Türkiye’de SuistimalEtik Kurallara Uyumsuzluklar

1

Sunuş‘Denetim Koçluğu’ günümüzde işletmelerin yoğun olarak ihtiyaç hissettiği ve bağımsız denetim kuruluşları, iç denetim hizmeti veren kuruluşlar ile Yeminli Mali Müşavirlerden alınan bir destek hizmetidir.

Denetim Koçluğu temelde işletmelerin operasyonel ve finansal etkinliklerini artırmaya yönelik talep edilmekle birlikte vergi uygulamaları da sıklıkla destek verilen bir alandır.

ASİL Denetim metodolojisini de açıklamayı hedefleyen bu seride aşağıdaki alanlardaki yayınlarımızı sizlerle paylaşacağız.

• Etik Kurallara Uyumsuzluklar: Türkiye’de Suistimal

• Kurumsal Risk Yönetimi Uygulamaları

• İş Dünyasının Değişenleri: Yeni Türk Ticaret Kanunu Önemli Yenilikler

Ayrıca ‘Denetim Koçluğu’ hizmetleri kapsamında uygulamalı iç denetim eğitimlerimiz ve konferans organizasyonlarımızla işletmelerin geleceğini aydınlatmaya çalışacağız.

Saygılarımızla

YMM Hüseyin AKSOYYönetim Kurulu Başkanı

İç Denetim & Risk Yönetimi“İtimat kontrole mani değildir”

1

ÖnsözHileli işlemler; günümüzde pek çok şirket tarafından zamanında tespit edilemeyen, tespit edildiğinde de sistematik önlemler almak yerine bireysel tutumlarla geçiştirilen ve bundan dolayı da ilerleyen dönemlerde ciddi boyutlarda maddi kayıplara neden olan temel bir yönetim problemidir.

Yolsuzluk ve suistimal olarak da adlandırılan hileli işlemlere yönelik küresel ölçekte önemsenmesi gereken ciddi çalışmalar yapılmaktadır. Yapılan çalışmalar, hem durum tespitine hem de alınabilecek her türlü önleme ilişkin uygulamadaki beklentileri yansıtmaktadır.

Amerika’da hileli işlemlere yönelik yürütülen çalışmalar, hileli işlemlerin işletmelere olan maliyetinin işletme gelirinin yaklaşık % 5’i civarında olduğunu göstermektedir. Küresel rekabette yapılan maliyet analizlerinin daha çok maliyet tasarruflu perspektife yöneldiği günümüzde hileli işlemlerin işletmelere vermiş olduğu zararlar çok ciddi boyutlara ulaşmıştır.

Türkiye açısından hileli işlemlere yönelik tespit sonrası aksiyon planlamasını biraz daha hassas hale getiren faktör ise işletmelerin ağırlıklı olarak aile şirketi yapılanmasına sahip olmasıdır. Bundan dolayı aile işletmelerinde yaşanan, genellikle ortaya çıkmayan ve ortaya çıksa bile hukuki süreçlere aktarılamayan büyük meblağlarda hileli işlem gerçekleştiği tahmin edilmektedir.

Şirketlerin sağlıklı bir iç kontrol ortamına sahip olacağı, iç denetim yapılanmasının tamamlanacağı, hile belirtilerinin risk analizlerine dahil edileceği ve hile denetimi süreçlerinin alanında uzman hile denetçileri tarafından icra edileceği geleceğin Türkiye’sinde hileli işlem sıklıklarının ve şirketlere olumsuz yansımalarının azalacağı kabul edilebilir.

Saygılarımızla

Dr. Davut PEHLİVANLI

İç Denetim & Risk Yönetimi“İtimat kontrole mani değildir”

2

İçindekilerSuistimal Ama Neden ............................................................................... 3

Suistimale Zemin Hazırlayan İşletme İçi Ortam ............................... 4

Aile İşletmeleri ve Kurumsal İşletmelerde Suistimal ...................... 5

Suistimal Belirtileri / Kırmızı Bayraklar ................................................ 6

Suistimal Yönetimi Araçları ..................................................................... 7

Metodoloji...................................................................................................11

Araştırma Sonuçları .................................................................................12

Asil Çözümleri ............................................................................................17

3

Hile, bir kişinin veya bir kurumun varlığına el koyma veya bu varlığın haksız bir biçimde kullanılması şeklinde tanımlanabilir. Bir diğer hile tanımı da; bir çalışanın çalıştığı şirket kaynaklarını ve varlıklarını kasıtlı olarak uygun olmayan bir biçimde kullanarak veya ele geçirerek haksız kazanç sağlamasıdır.

Hile, muhasebe verilerinin manipülasyonu ve varlıkların çalınması şeklinde gerçekleşebileceği gibi işletmeye ait önemli verilerin kişisel bir menfaat sağlamak amacıyla işletme dışına çıkartılması şeklinde de gerçekleşebilir. Hile ve hata terimleri sıklıkla karıştırılsa da aralarındaki temel fark işlemin ardındaki “niyet-kasıt”tır.

Hilenin temel unsurları olan özenti/baskılar (pressures), fırsatlar (opportunities) ve haklı gösterme (rationalization) hile üçgeni üzerinde aşağıda gösterilmektedir.

Hile Üçgeni

Hile üçgeni, hile risklerinin tanımlanması ve değerlendirilmesi aşamasında kullanılan ve literatürde benimsenmiş bir terimdir. Hile üçgeni; hile riski faktörleri olarak da adlandırılabilecek fırsat, baskı ve haklı gösterme adlı üç temel unsurdan meydana gelmektedir. Kurumsal işletmelerde dahi hile ortamının oluşması basit de olsa sıklıkla karşılaşılan bir durumdur.

Haklı gösterme; çalışanların hak ettiklerini alamama duygusu veya terfi beklentilerinin karşılıksız kalması gibi nedenlerle hileli işlemi kendileri için haklı görme duygusudur. İşletme içi etik ortamın oluşturulması ve her kademe çalışanlarda etik davranışlara uyumun yükselmesi hileli işlemleri haklı görme eğilimini azaltacaktır.

İşletme içi koşullardan veya kişisel faktörlerden kaynaklanabilecek özenti ve baskılar hileli işlemlere neden olabilmektedir. İşletme içi nedenler; aşırı hedefler, bireysel nedenlerden kaynaklanabilecek baskılar, kötü alışkanlıklardan doğan baskılar ve aşırı borçlanma şeklinde örneklendirilebilir. Özenti ve baskı nedeniyle hayat bulan hileli işlemler işletme hedeflerinin ulaşılabilir olmasıyla ve personelin kişilik analizleriyle engellenebilir.

Fırsatlar ise temelde işletme iç kontrol zayıflıklarından kaynaklanmaktadır. Ayrıca işletme içindeki pozisyonun kuvvetli olması, işletmenin genel olarak kanun ve yönetmeliklere aykırı hareket etmesi ve işletme faaliyetleri hakkındaki üst düzey bilgi hileli işlemlere fırsat verebilmektedir. Fırsat odaklı ortaya çıkabilecek hileli işlemler iç kontrol sisteminin etkinlik seviyesi artırılarak ve işletme çalışanlarına hile eğitimleri verilerek önlenebilir.

Suistimal Ama Neden

4

2 Yetersiz kayıt ortamı

3 Yetki ve sorumlulukların belirlenmemesi

4 Varlıklar için yetersiz koruma politikaları ve uygulamaları

• Aşırı üretim, satış beklentileri ve bu yöndeki baskılar

İşletme hedeflerinin çalışanlar üzerinde olumlu etkisi olmakla birlikte aşırı yüksek hedefler ve beklentiler çalışanları hileli işlemlere yönlendirebilmektedir.

Hileli işlemlerin gerçekleştiği işletmelerin temel özellikleri aşağıdaki gibi sıralanabilir;

• İşe alım sürecindeki aksamalar

İşe alım sürecindeki aksamalar hileli işlemlere zemin hazırlayan en temel faktörlerdir. Günümüzde işletmelerin işe alım öncesinde gerçekleştirdikleri referans ve belge incelemesini işe alımdan sonraki 6 ay içinde de tekrar güncellemeleri gerekmektedir. Çünkü işe alım sürecinde aday personelin bir önceki çalıştığı iş yerinden çoğunlukla sağlıklı bilgi alınamamaktadır. Çoğunlukla işten çıkan/çıkartılan personel hakkındaki soruşturma devam ettiğinden dolayı işletme sağlıklı bilgi verememekte/vermeye sıcak bakmamaktadır.

• Kontrol ortamına güven

İç kontrol sistemine aşırı güvenin yanı sıra iç kontrol ortamının olmaması veya zayıf olması da bir diğer temel faktördür. Etkin çalışan iç kontrol sistemlerinin en kritik özelliği görevlerin ayrımı ilkesinin titizlikle iş süreçlerine tam olarak yansıtılmasıdır. Kontrol ortamındaki aksamalar özet olarak şu şekilde sıralanabilir;

1 Yetersiz gözlem, kontrol ve denetim

İşe alım sürecindeki aksamalar hileli işlemlere zemin hazırlayan en temel faktörlerdir. Günümüzde işletmelerin işe alım öncesinde gerçekleştirdikleri referans ve belge incelemesini işe alımdan sonraki 6 ay içinde de tekrar güncellemeleri gerekmektedir.

Suistimale Zemin Hazırlayan İşletme İçi Ortam

5

Aile işletmelerinde hileli işlemlere zemin hazırlayan temel etkenler aşağıdaki gibi

sıralanabilir;

• Güven esaslı çalışma yapısı

• İç kontrol uygulamaların zayıf olması veya hiç olmaması

• Kurumsallaşmanın çok düşük düzeyde olması

• Görevlerin ayrılığı ilkesinin göz ardı edilmesi

• Genelde önde gelen bir aile bireyinin “Bay Güvenilir” olarak sınırsız yetkilere sahip olması ve yürüttüğü faaliyetlerden dolayı sorgulan(a)maması

Kurumsal işletmelerde hileli işlemlere zemin hazırlayan temel etkenler aşağıdaki gibi sıralanabilir;

• Yetki devri nedeniyle kontrolün merkezden uzaklaşması ve merkez haricindeki birimlerin online sistemlerle izlenmemesi

İmar Bankası sürecinde ortaya çıkan temel bulgu: banka genel merkezi ile şubeler arasında online bilgi akışını sağlayan sistemin olmamasıydı. Özellikle çok şubeli işletmeler açısından genel merkezden faaliyetlerin kontrolüne ve kural dışı durum raporlamasına imkan veren bir bilgi teknolojisi altyapısının bulunması hileli işlemleri kısmen önleyebilmektedir.

• Sürekli büyüme ve farklı pazarlara açılma sonucunda riskin artması

• Karmaşık işletme süreçlerinin kontrolü zorlaştırması

• Artan pazar payı ve satış hacimleri şeklindeki aşırı baskıya neden olabilecek hedefler

• Etkin personel politikalarının oluşturulmaması

Hileye maruz kalan işletmelerde yaşanan problemlerin analizinde işletmelerin kurumsallık düzeyleri ve aile işletmesi olup olmadıkları dikkate alınmalıdır.

Aile İşletmeleri ve Kurumsal İşletmelerde Suistimal

6

İşletmelerin genel özellikleri ile ilişkili olan, sistematik olarak hileli işlemlere zemin hazırlayan ve ortadan kaldırılmaları halinde hileli işlemlerin gerçekleşme ihtimalini azaltan hile belirtileri aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir;• Faaliyetlerin yürütülmesi ile ilgili anormallikler • Açıklanamayan mali tablo rakamları• Yetersiz özkaynak yapısı• Büyük ölçekli toplu satışlar• Yüksek borç ve faiz yapısı• Alacak tahsilatında sıkıntılar• Sektörün gerisinde kalan kâr rakamları• Önemli davalar• Yönetimle ilgili anormallikler • Sabıkalı yönetici• Kumar gibi kötü alışkanlıklara sahip yönetici• Mali sıkıntı içindeki yönetici• Uzun yıllar izin yapmayan yönetici• Çalışanlarına değer vermeyen yönetici• Yönetim devir oranının yüksek olması

(özellikle muhasebe yöneticisi)

Kırmızı bayrak olarak da ifade edilebilen hile belirtileri; hileli işlemlerin gerçekleşmiş olabileceğini / gerçekleşebileceğini gösteren işaretlerdir. Hile belirtileri analizi temelde işletmenin yapısı, departmanlar seviyesinde faaliyetlerin yürütülme tarzı ve işletme kültürünün analizine dayanmaktadır.

Suistimal Belirtileri Kırmızı Bayraklar

• Örgüt yapısı ile ilgili anormallikler • Karmaşık işletme yapısı• Denetim komitesi üyelerinin sağlıksız seçimi• Baskıcı yönetim yaklaşımı• Kontrol ve denetim faaliyetlerinin yapılmaması• Yüksek riskli faaliyetler• Sık değişen üst yönetim• Yetki – onay sürecinde yetersizlikler• Görevlerin ayrılığı ilkesine uyumsuzluklar• Sık yaşanan varlık kayıpları• Üçüncü kişilerle olan ilişkilerdeki düzensizlikler • Kamu kurumları, maliye ve SPK ile yaşanan

sıkıntılar• Sıklıkla bağımsız denetçi değişimi• İç denetim faaliyet alanının daraltılması• Önemli hukuki davalar• İşletmenin iş yaptığı diğer kuruluş yöneticileri

ile yakın ilişkiler• Muhasebe sistemine yönelik genel kırmızı

bayraklar • Kayıp veya değiştirilmiş / tahrifata uğramış

belgeler• Tarih uyumsuzluklarına yönelik kanıtlar• Orijinal olmayan belgeler• Çelişkili belgeler• Şüpheli imzalar

Sıralanan hile belirtilerinin bir kısmı sistematik olarak yürütülmeyen işletme faaliyetlerinden kaynaklanmaktadır. Bu durum da aslında iç kontrol sisteminin olmadığı veya çok zayıf olduğu şeklinde yorumlanabilir. Öncelikle faaliyetlerin sistematik olarak yürütülmesi sağlanmalı ve işlemlere ait belge düzeni oluşturulmalıdır.

7

Hileli İşlemlerin Ortaya Çıkartılmasında

Kullanılan Yöntemler

İşletmeler açısından işletme içi ve dışı hilelerin

maliyetleri gün geçtikçe artmaktadır. Hileleri

gerçekleşmeden önce önlemek ve gerçekleştikten

sonra ortaya çıkarmak için telefon hatları, fısıltı

yönetimi ve davranış kuralları oluşturmak gibi çeşitli

yöntemler kullanılmaktadır.

ACFE (Association of Certified Fraud Examiners)

2010 araştırmasına göre dünya genelinde hileli

işlemlerin tespit edilme yöntemleri aşağıdaki

gibidir;

• Şikayetler (% 40,2)

• Yönetim incelemeleri (% 15,4)

• İç denetim (% 13,9)

• Tesadüfen (% 8,3)

• Muhasebe mutabakatları (% 6,1)

• Belge incelemeleri (% 5,2)

• Bağımsız denetim (% 4,6)

• Gözlem (% 2,6)

• Kamu kurumlarının tespitleri (% 1,8)

• İtiraf (% 1)

• Bilgi teknolojileri kontrolleri (0.8)

Yukarıda sıralananlara ilave olarak aşağıdaki

yöntemler sistematik olarak hilenin oraya

çıkarılması sürecinde etkilidir;

• Yönetim değişiklikleri (özellikle zincir

işletmelerde) sonrası yapılan analizler

Suistimal Yönetimi Araçları

• İç denetim

• İç kontrol

Hileli İşlemlerin Önlenmesinde Kullanılan

Yöntemler

Hileli işlemlerin ortaya çıkarılmasında kullanılan

yöntemler aynı zamanda hileli işlemlerin

önlenmesine de katkıda bulunmaktadır. Aşağıda

sıralanan geleneksel yöntemler hileyi önlemede

kullanılmaktadır;

• Sürpriz denetimler

• Gözetimler (kamera sistemi gibi)

• İşletmenin duran varlıkları ile özellikle

stoklarının fiziksel incelemesi

• Seyahat ve eğlence harcamalarının kontrolü

• Bordro bilgilerinin kontrolü

8

• Satıcıların kontrolü

• Banka mutabakatları

• İhbar hattı uygulaması

Hile Karşıtı Proaktif Önlemler

Günümüzde, iç denetim birimlerinden hilelerin

önlenmesi, ortaya çıkarılması ve raporlanması

konularındaki beklenti geçmişe nazaran daha

da artmıştır. Beklentilerdeki farklılaşmanın

temelinde öncelikle ENRON skandalından dolayı

hile konusunda bağımsız denetçilere güvenin

sarsılmış olması vardır. Şüphesiz aynı zamanda

iç denetim birimlerinin bağımsız denetçilere

kıyasla maliyet avantajına sahip olması da bir

diğer etkendir.

İç denetime yönelik beklenti farklılaşması

sadece üst yönetimde yaşanmamış aynı

zamanda denetim komitesinin, paydaşların ve

yatırımcılarında iç denetime bakış açıları olumlu

yönde değişmiştir.

Denetçiler tarafından hilelere yönelik

alınabilecek organizasyon büyüklükleri, sektörler

ve lokasyonlara göre farklılaşmayan, diğer bir

ifadeyle her işletme, her sektör ve her coğrafyada

tatbik edilebilecek en temel proaktif yaklaşımlar

aşağıdaki gibidir;

• Çalışan geçmişlerinin titizlikle araştırılması

Doğru, etik değerlere bağlı ve güvenilir kişilerle

çalışmak hile ile mücadele sürecinde işletmenin

en büyük avantajıdır. İşe alım esnasında çalışan

referanslarının kontrol edilmesi ve geçmişlerinin

araştırılması hırsızlık, hile ve diğer nedenlerden

dolayı işletmenin zarara uğrama ihtimalini

azaltacaktır.

Genel anlamda hileli işlemlere karışan özel olarak

da her türlü usulsüzlüklerin içinde yer almış kişiler

ister istemez arkalarında iz bırakmaktadırlar. Hileli

işlemleri ortaya çıkan kişiler işletme veya sektör

değiştirmek zorunda kalırlar. Bu tip durumlarda

önceki çalışanlarla iletişim kurulmaz ve işten

ayrılma gerekçeleri şüpheye yer bırakmayacak

ölçüde aydınlatılmazsa hileli işlemlere karışmış

kişiler işe alım süreçlerindeki kontrol noktalarında

elenemeyecektir.

İşe alım öncesinde özgeçmişteki bilgiler

titizlikle kontrol edilmeli ve gerekli bilgiler

doğrulanmalıdır. Telefon numaraları bağımsız

kaynaklardan teyit edilmeli, önceki işyeri

kurumsal bilgilerinden hareket edilmeli,

akademik dereceler ve gerekiyorsa sertifikalar

direkt olarak ilgili kurumlardan doğrulanmalıdır.

9

• Analitik inceleme süreçlerinin daha yoğun

kullanılması

Hileli işlemler ilk yapıldıklarında veya düzensiz

aralıklara tekrar edildiklerinde finansal tablolara

bir değişiklik, trendlerden sapma, beklentilerin

karşılanmaması ve/veya bütçe hedeflerine

ulaşılamama şeklinde yansımaktadır.

Denetçiler birden fazla yılı içeren analizlerde farklı

tekniklere başvurmalı ve hileli işlemlerin finansal

tablolara yansımalarını yakalamaya çalışmalıdır.

Bu amaçla çok farklı analitik inceleme tekniklerine

başvurulabilir. Bunlar; yatay analiz, dikey analiz,

oran analizleri, bütçe karşılaştırmaları ve büyük

defter hesaplarının incelemeleri vb. tekniklerdir.

Ulaşılan olağanüstü sonuçların hileli işlemlerden

kaynaklanma ihtimali büyüktür.

• Sözleşme incelemelerindeki titizlik

İşletme sözleşmelerinin ve anlaşmalarının

titizlikle incelenmesi olası rüşvet, yolsuzluk

ve çıkar çatışmalarını ortadan kaldıracaktır.

Sözleşme hileleri bir işletme çalışanı ile satıcı

arasında olabileceği gibi birden fazla satıcı

arasında da olabilir.

Denetçiler sözleşme hilelerini incelerken normal

Bazı durumlarda hileli işlemelerden dolayı işten

çıkarmalarda süreçlerin tamamlanması zaman

almaktadır. İşten çıkaran işletme kınama veya

para cezası gibi uygulamalar için süreçlerin

tamamlanmasını beklemektedir. Bundan dolayı

işe alım esnasında kesinleşmiş bilgiler olmadığı

durumlarda kişi aleyhinde olumsuz bilgiler karşı

tarafla paylaşılmamaktadır. Bu gibi durumlarla

karşılaşmamak için işe alım sonrasında, ideal

olanı 6 ay içinde, tekrar önceki referanslara

ulaşmak ve bilgi istemektir.

İşe alım sürecinde insan kaynakları personeli

iç denetim birimi ile temas halinde olmalıdır.

Denetçiler sürece dahil edilmelidir. Eğer

süreçte denetçiler yer almıyorsa rutin insan

kaynakları denetimlerinde ilgili kırmızı bayraklar

gözlemlenmelidir.

10

dışı sözleşme koşullarına odaklanmalıdırlar.

Sözleşme hilelerine örnek olarak tekliflerin çok

yüksek veya çok düşük olması gösterilebilir.

• İşletme sırlarının saklanmasında titizlik

İşletme sırlarının korunması ve entelektüel

sermayeye ilişkin denetçiler tarafından

incelemeler yapılması şarttır. Bu aşamada

yapılacak ilk faaliyet ticari sır niteliğindeki bilgi

türleri tanımlanmalıdır.

Bu çerçevede; gizlilik anlaşmaları, belge politikası,

fiziksel erişim kontrolü, bilgisayar erişim kontrolü

ve ilgili personele eğitim başlıklarında denetçiler

incelemelerini yoğunlaştırmalıdırlar.

• İç kontrol değerlemeleri ve testlerinin

sıklaştırılması

Çoğunlukla hileler iç kontrol sistemi zayıf olan

işletmelerde gerçekleşmektedir. İç kontroller

genel anlamda işletmenin hedeflerine

ulaşmasına yardımcı olmaktadır. Bu konuda yasal

olarak bağımsız denetçiler de iç kontrole ilişkin

bir takım değerlemeler yaparlar. Öte yandan iç

denetçilerin en temel çalışma alanı kontrollerin

yeterliliğini belirlemektir.

Bağımsız denetçiler ve iç denetçilerin ortak

çalışma alanı olan iç kontrollerin kalitesinin

ve yeterliliklerinin artması, hem işletmenin

hedeflerine ulaşma ihtimalini yükseltmekte hem

de hilelerin gerçekleşmesini önleyici ve ortaya

çıkarıcı bir güvence olarak öne çıkmaktadır.

• Bilgi sistemleri güvenliğinin artırılması

Günümüzde bilgi sistemleri temelli hileler

artmakta ve işletmelerin itibar kaybına

uğramalarına neden olmaktadır. Genel olarak

bilgi sistemi hileleri şu şekilde sınıflandırılabilir;

şifre hileleri, veri depolama hileleri, işletim sistemi

hileleri, network güvenlik kontrolleri hileleri ve

yedekleme hileleri.

• Hile politikalarının oluşturulması

İşletmeler hile politikaları oluşturmalı, hileli

işlemleri ve davranışları tanımlamalı ve yazılı

hale getirmelidirler. Hile politikaları davranış

kuralları veya etik kurallar ile birleştirilmemeli ve

öneminden dolayı ayrı olarak yayınlanmalıdır.

Hile politikaları, açık ve net olmalıdır.

11

Anket sorularının hazırlanması sürecinde Kaplan ve Schultz (2006), Read ve Rama (2003), Waring (2004) ve Brown, Mendenhall ve Kramer (2003) tarafından yapılan çalışmaların uygulama kısımlarındaki anket soruları Türkiye denetim kültürüne uyarlanmıştır.

Çalışma 2011 Şubat ayında katılımcılarla paylaşılmış ve 10 hafta boyunca yayında kalmıştır. Ankete gelen cevaplar içinden kamu kurumlarında çalışanların cevapları ile çalıştıkları işletmede iç denetim birimi faal olmayanların cevapları elenmiş ve toplam 81 katılımcının anketi değerlendirmede dikkate alınmıştır. Ankete cevap veren katılımcılar özel sektör kuruluşlarında çalışmaktadırlar ve bu kuruluşlarda iç denetim birimleri aktif olarak faaliyet göstermektedir.

Araştırma; Türkiye İç Denetim Enstitüsü ve Ulusal Suistimal İnceleme Uzmanları Derneği ulaşılabilen üyelerini, özel sektör kuruluşlarında çalışan iç denetçileri ve iç denetim birimi yöneticilerini kapsayan web tabanlı anket uygulaması şeklinde gerçekleştirilmiştir.

Metodoloji

12

Kişisel Bilgiler ile Katılımcıların Çalıştıkları Kurumlara Ait Bilgiler

Cevaplayıcıların % 28’i iç denetim yöneticisi, % 11’i kıdemli iç denetçi ve % 41’i de iç denetçidir. Genel olarak iç denetim faaliyetleri ve etik kurallara uyumun denetimi hakkında güvenilir bilgi alınabilecek kitleye ulaşıldığı varsayılabilir.

Bankacılık sektöründen ankete katılanların oranı % 36’dır. Bu durum; reel sektörde de iç denetimin belirli olgunluğa ulaştığını göstermektedir. Diğer yanıtı veren katılımcıların sektörleri; tarım, turizm, otomotiv, sigorta, lojistik, kargo, enerji holding, inşaat, operasyonel kiralama ve medya olarak belirlenmiştir.

Araştırma Sonuçları

% 30 oranında katılımcı etik kurallara uyumda sorumluluğun CEO-Genel Müdür’de olduğunu belirtirken % 28 oranında katılımcı ise sorumluluğun İç Denetim Yöneticisi’nde olduğunu belirtmişlerdir.

% 41 oranında işletme iç denetim birimi son iki yılda etik kurallara aykırılıklara ilişkin herhangi bir bildirim almamışlardır. 1 işletme iç denetim birimi ise 40 ve üzeri sayıda son iki yılda etik kurallara aykırılıklara ilişkin bildirim almıştır.

İç Denetim Yöneticisi

Kıdemli İç Denetçi

İç Denetçi

İç Denetçi Yardımcısı

Hangipozisyondaçalışıyorsunuz?

Çalışılan Pozisyon Dağılımı Adet

23 (%28)

9 (%11)

33 (%41)

16 (%20)

Çalıştığınızişletmehangisektördefaaliyetgöstermektedir?

Sektör Dağılımı Adet

Bankacılık - Finans

Perakende

Üretim

Enerji

Diğer

29 (%36)

4 (%5)

6 (%79)

2 (%2)

40 (%79)

Son iki yılda iç denetim birimine ulaşan etikkurallaraaykırılıkbildirimsayısınedir?

Bildirimlerin Dağılımı Adet

Hiç

1 - 9 arası

10 - 19 arası

20 - 39 arası

40 ve üzeri

33 (%41)

29 (%36)

9 (%11)

0 (%0)

1 (%1)

Çalıştığınız kurumda etik kurallara uyumdankimsorumlu?

Etik kurallara uyum sorumluluğu Adet

Etik Uyum Yöneticisi

Bir Yönetim Kurulu Üyesi

CEO - Genel Müdür

İç Denetim Yöneticisi

13 (%20)

14 (%22)

19 (%30)

18 (%28)

Yeniişealımlardaetikkurallarauyumayönelikbireğitimyapılıyormu?

Etik Kurallara Uyum Eğitimleri Adet

Evet

Hayır

33 (%40)

48 (%60)

13

Yeni işe alımlarda etik kurallara uyuma yönelik bir eğitim yapan işletmelerin toplam cevaplayıcılara oranı % 40 olarak belirlenmiştir. % 60 oranında çoğunluğu oluşturan işletme, etik kurallara uyuma yönelik eğitimler düzenlememektedir. Eğitim düzenlemeyen işletme sayısının fazla olması etik kurallara uyum düzeyinin düşük olabileceğini dolayısıyla da denetçiler tarafından etik kurallara uyumun dikkatle değerlendirilmesi gerektiği sonucunu ortaya çıkarmaktadır.

Etik kurallarda güncellenen hususlar olduğu takdirde yenileme eğitimleri yapan işletmelerin sayısı % 30 olarak belirlenmiştir. “Yeni işe alımlarda etik kurallara uyuma yönelik bir eğitim yapılıyor mu ?” sorusu ile birlikte değerlendirildiğinde etik kurallara yönelik işe alım sonrası eğitim veren işletmelerin (24/32) %70’i etik kurallarda güncelleme olması halinde de eğitim yapmaktadır.

% 52 oranında işletme çalışanların etik kurallara aykırı eylemlerinin kişisel dosyalarda İnsan Kaynakları tarafından güncelleme yapıldığını belirtmiştir.

% 52 oranında işletme etik kurallara uyum sürecinde yönetimin gerekli desteği verdiğini belirtmiştir.

% 42 oranında işletme Denetim Komitesi toplantılarında etik kurallara uyum problemleri değerlendirildiği bilgisini vermiştir. Denetim Komitesi toplantılarının gündeminde etik kurallara uyum problemlerinin yer alması uyuma yönetimin destek verdiğini göstermektedir. Diğer yandan % 42 oranında işletmede etik kurallara uyumsuzlukların ciddi boyutta olması dolayısıyla Denetim Komitesi toplantılarında ele alındığını da gösterebilir.

Etik kurallarda güncellenen hususlar olduğutakdirdeyenilemeeğitimleriyapılmaktamı?

Etik Kurallar Yenileme Eğitimleri Adet

Evet

Hayır

25 (%30)

56 (%70)

Sizce etik kurallara uyum konusunda üstyönetimgereklidesteğivermektemidir?

Üst yönetim gerekli desteği veriyor mu? Adet

Evet

Hayır

42 (%52)

39 (%48)

DenetimKomitesitoplantılarındaetikkurallarauyumproblemlerideğerlendiriliyormu?

Uyum problemleri değerlendiriliyor mu? Adet

Evet

Hayır

34 (%42)

37 (%58)

Etik kurallara uyumsuzluklar çalışanlarınkişiseldosyalarınaİnsanKaynaklarıtarafındanekleniyormu?

Kişisel dosyalara ekleniyor mu? Adet

Evet

Hayır

42 (%52)

39 (%48)

İşletmenizde etik aykırılıkları tespit etmede ensıkkullanılanaraçnedir?

En sık kullanılan araçlar Adet

Fısıltı Yönetimi

Telefon hattı ile ihbar

Ombudsman

Şikayet Yönetimi

Diğer

14 (%21)

6 (%8)

1 (%1)

44 (%65)

2 (%2)

14

Etik kurallara aykırı işlemleri belirlemede en sık kullanılan araç % 65 ile şikayet yönetimi ve % 21 ile fısıltı yönetimidir.

% 61 oranında cevaplayıcı çalıştıkları işletmelerde son iki yılda 1-3 arası işten çıkarmanın etik kurallara aykırılıklardan kaynaklandığını belirtmişlerdir. 10 ve üzeri işten çıkarma ise % 14 oranında gerçekleşmiştir.

Etik aykırılıkların tespitinde işletme genelinde sıklıkla kullanılan ERP yazılımlarının büyük katkısı olmaktadır. Bilgisayar uygulamalarının ilk katkısı bu tür yazılımlar üzerinde yapılacak uyarlamalarla mümkündür. İkinci olası uygulama ise işletmelerin hile denetimine özel yazılımları kullanmalarıdır.

Bu çerçevede cevaplayıcıların % 17’si bilgisayar uygulamalarında etik aykırılık ihbar sistemlerinin mevcut olduklarını belirtmişlerdir. Mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde evet cevabını verenlerin finans kesimi (29 cevaplayıcı finans

kesiminde çalışmaktaydı) içinde bankacılık sektörü çalışanları olduğunu tahmin etmek mümkündür.

% 52 oranında işletmenin denetim evreninde etik risklerin yer alması işletmelerin etik kurallara aykırı eylemleri sistematik olarak değerlendirdikleri sonucuna ulaşılmasını sağlamaktadır.

Denetim evreninde etik risklerin yer alması genel olarak hile ve mevzuata aykırı eylem belirtilerinin sistematik olarak denetim evrenine aktarıldığı sonucuna ulaşılmasını sağlamaktadır. Bu açıdan % 51 oranında işletmenin denetim evreninde etik risklerin yer alması olumlu bir sonuçtur.

Denetim evreni ile kıyaslanması gereken ve sonuç olarak denetim evreni içindeki ağırlığının dikkate alınması gereken etik risk sayısı işletmelerin farklı özelliklerinden ve denetim evreninin hazırlanmasına yönelik belirleyici bir standardın olmamasından dolayı sadece rakamsal olarak değerlendirilmektedir. Denetim evreninin 1-10 arası etik riskin yer aldığını ifade eden işletmelerin oranı % 41’dir.

Araştırma Sonuçları

Sonikiyıliçindeetikkurallaraaykırılıknedeniyleiştençıkarılançalışansayısınedir?

İşten çıkarılan çalışan sayısı Adet

1 - 3 arası

4 - 6 arası

7 - 9 arası

10 ve üzeri

30 (%61)

10 (%20)

2 (%4)

7 (%14)

İşletmedekullanılanbilgisayarsisteminde(ERPgibi) etik aykırılıkların Etik Yöneticisine ihbarısistemimevcutmu?

Bilgisayar uygulamalarında etik ihbarları Adet

Evet

Hayır

12 (%17)

59 (%83)

İç denetim evreninde etik riskler yer almaktamı?Denetim evreninde etik riskler yer almakta mı? Adet

Evet

Hayır

42 (%52)

39 (%48)

Eğer etik riskler denetim evreninizde yeralıyorsa,kaçadetrisklifaaliyetvardır?

Riskli faaliyet adetleri Adet

1 - 10 arası

11 - 30 arası

31 - 60 arası

61 ve üzeri

34 (%41)

6 (%7)

0 (%0)

2 (%2)

15

Denetim evreninde etik riskler olduğunu ifade eden 42 katılımcıdan % 17’si bu risklerin yüksek etki ve olasılık risk seviyesinde % 40 oranında katılımcı ise orta risk seviyesinde olduğunu belirtmiştir.

% 69 oranındaki işletmede etik kurallara uyumun denetlendiğine ilişkin sonuç etik kuralara uyumun denetlenmesi konusunda farkındalık seviyesinin üstünde bir iç denetim kültürünün oluştuğu sonucuna ulaşılabilir.

% 41 oranında işletmede etik kurallara uyuma yönelik testler denetim programı adımları arasında yer alması iç denetim faaliyetlerinin sistematik olarak etik kurallara yöneldiğini göstermektedir.

% 41 oranında işletme iç denetim birimi son iki yılda etik kurallara aykırılıklara ilişkin herhangi bir bildirim almamışlardır. 1 işletme iç denetim birimi ise 40 ve üzeri sayıda son iki yılda etik kurallara aykırılıklara ilişkin bildirim almıştır.

% 19 oranında işletme % 1-20 arasında aykırılık bildirimlerinin kaynağının çalışanlar olduğunu bildirirken % 16 oranında işletme ise aykırılık bildirimlerinin % 81-100 arasında çalışanlar tarafından yapıldığını belirtmişlerdir.

Araştırma Sonuçları

Denetim evreninizde yer alan etik risklerinişletmeye etkileri bakımından ortalama riskseviyesinedir?

Etik kurallara uyumun denetlenme oranı Adet

Yüksek

Orta

Düşük

7 (%17)

17 (%40)

18 (%43)

İç denetim birimi etik kurallara uyumudenetlemektemi?

Etik kurallara uyum denetleniyor mu? Adet

Evet

Hayır

57 (%69)

24 (%30)

Etik kurallara uyuma yönelik testler denetimprogramıadımlarıarasındayeralmaktamıdır?

Testler denetim programı adımları arasında mı? Adet

Evet

Hayır

34 (%41)

47 (%58)

Son iki yılda iç denetim birimine ulaşan etikkurallaraaykırılıkbildirimsayısınedir?

Kurallara aykırılık bildirim sayısı Adet

Hiç

1 - 9 arası

10 - 19 arası

20 - 39 arası

40 ve üzeri

33 (%41)

29 (%36)

9 (%11)

0 (%0)

1 (%1)

Sonikiyıliçindeiçdenetimbirimineulaşanetikkurallara aykırılık bildirimlerinin kaynağı veoranınedir?(Çalışanlar)

Etik kurallara aykırılık bildirimleri oranı Adet

% 1 - 20 arası

% 21 - 40 arası

% 41 - 60 arası

% 61 - 80 arası

% 81 - 100 arası

15 (%19)

5 (%6)

6 (%7)

6 (%7)

13 (%16)

16

% 53 oranında işletmede etik kurallara aykırılıklarda şikayet yönetimi metodu kullanılırken bu metodu sırasıyla fısıltı yönetimi, telefon hattı ihbar sistemi ve ombudsman metotları izlemektedir.

Son iki yıl içinde tespit edilen etik kurallara aykırı faaliyetlerden önemli düzeyde olanlar % 36 oranında 1-9 arası faaliyet, orta düzeyde olanlar % 35 oranında 1-9 arası faaliyet ve önemsiz olanlar ise % 30 oranında 1-9 arası faaliyet olarak belirlenmiştir.

Verilerden yıllık bazda üst yönetimin; % 80 oranında sözleşme incelemelerine, % 70 oranında bilgi gizliliğine, % 49 oranında içerden öğrenenlerin ticaretine ve % 42 oranında çıkar çatışmalarına yönelik özel denetim talep edildiği anlaşılmaktadır.

Araştırma SonuçlarıAykırılıkları tesbit etmede kullanılan araçlar Adet

Fısıltı Yönetimi

Telefon hattı ile ihbar

Ombudsman

Şikayet Yönetimi

Diğer

14 (%17)

6 (%7)

1 (%1)

43 (%53)

17 (%21)

Son iki yıl içinde tespit edilen etik kurallaraaykırıfaaliyetlerkaçadettir?

Etik kurallara aykırı faaliyet adetleri Adet

Önemli Aykırılık

1 - 9 arası

10 - 19 arası

20 - 39 arası

40 ve üzeri

29

2

0

1

Son iki yıl içinde tespit edilen etik kurallaraaykırıfaaliyetlerkaçadettir?

Etik kurallara aykırı faaliyet adetleri Adet

Orta Düzeyde Aykırılık

1 - 9 arası

10 - 19 arası

20 - 39 arası

40 ve üzeri

29

6

1

0

Aşağıda yer alan özel denetim alanları içinüst yönetim tarafından hangi sıklıkla denetimtalepedilmektedir?

Çıkar Çatışması Adet

Her yıl

1 - 3 yıl arası

4 yıl üzeri

20 (%42)

19 (%40)

9 (%18)

Aşağıda yer alan özel denetim alanları içinüst yönetim tarafından hangi sıklıkla denetimtalepedilmektedir?

Sözleşme İncelemeleri Adet

Her yıl

1 - 3 yıl arası

4 yıl üzeri

41 (%80)

5 (%10)

5 (%10)

17

Asil Çözümleri

Süreç Denetimi Çözümleri

• Anlık İç Denetim Hizmetleri

• İç Denetim Sistem Tasarımı Hizmetleri

• İç Kontrol Sistem Tasarımı Hizmetleri

• Anlık Hile Denetimi Hizmetleri

• Kurumsal Risk Yönetimi Hizmetleri

Eğitim Çözümleri

Denetim Koçluğu Serisi

• 01 – Modern İç Denetim

• 03 – Risk Odaklı İç Denetim

• 05 – Hile Denetimi, Metodoloji ve Raporlama

• 07 – İç Denetimde Etkin Raporlama

• 09 – İç Denetimin Kurumsal Risk Yönetimi Sürecindeki Rolü

• 11 – Uygulamalı Satın Alma Departmanı İç Denetimi

• 13 – Uygulamalı Muhasebe Departmanı İç Denetimi

• 15 – Uygulamalı İnsan Kaynakları Departmanı İç Denetimi

• 17 – Uygulamalı Pazarlama Departmanı İç Denetimi

• 19 – Uygulamalı Zincir Mağazalar İç Denetimi

• 21 – Uygulamalı Makyajlanmış Bilanço Analizleri ve Finansal Tablo Hileleri

Kısıklı Mah. Bosna BulvarıNo:25 Üsküdar/İSTANBULTel: +90 216 520 22 50 pbxFax: +90 216 521 50 05asildenetim@asildenetim.com w w w. a s i l d e n e t i m . co m

İç Denetim & Risk Yönetimi“İtimat kontrole mani değildir”

Çalışma;

Dr. Davut Pehlivanlı, Hile Denetimi Metodoloji ve Raporlama, Beta Kitap, 2011 yayınından derlenmiştir.

ww

w.d

eniz

graf

ik.c

om