estructura organizacional (jerarquías y organigramas)

Estructura Organizacional (Jerarquías Y Organigramas)

Autor: Soniber MoraC.I: 22.804.111

Estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo

dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos. División del trabajo Permite observar a la

organización divida en “sectores"

Estructura Organizacional

Strategor: (1988) Estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.

Mintzberg: (1984) Estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.


La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

Elementos de la organización: (requerimientos)

• Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.• Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona.• Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas.• Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la información y le debe ser facilitada.


Estructura Organizativa Formal

Características• Especialización: forma según la cual se divide el trabajo en tareas más simples y cómo estas son agrupadas en unidades organizativas.• Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de un supervisor.• Formalización: grado de estandarización de las actividades y la existencia de normas, procedimientos escritos y la burocratización.

Factores que determinan cómo es una estructura organizativa formal:

Tamaño: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura organizativa más compleja + especializaciónTecnología: la tecnología condiciona el comportamiento humano como la propia estructura organizativa.Entorno sectorial y social: no es lo mismo una empresa que está en el sector agrario que en el industrial, si la empresa está en un sector más simple la estructura es más simple.

Tipos De Estructura Organizacional

Estructura en Comité:Es aquella en donde la autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de personas en vez de una. En ellas se reúne el comité, por lo general para tomar una decisión y suele complementar a la de línea o staff. Suele aplicarse para la creación de un nuevo producto, donde se reúnen los distintos departamentos para decidir. Suele tener detractores por su lentitud y ser conservadoras.

Estructura Lineal:La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados, por ejemplo la estructura militar. Esta obedece al hecho de que entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad, cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área puesto que las líneas de comunicación se establecen con rigidez

Estructura Funcional:Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de funciones para cada tarea. El principio funcional separa, distingue y especializa. Esta estructura fue consagrada por Taylor quien preocupado por las dificultades producidas por el excesivo y variado volumen de atribuciones dadas a los jefes de producción en la estructura lineal de una siderúrgica estadounidense optó por la supervisión funcional.

Estructura Línea y Staff:Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staff. Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los de staff realizan apoyo y asesoramiento.

Tipos De Estructura Organizacional

DepartamentalizaciónEs una rama diferenciada dentro de la empresa, con un supervisor que tiene autoridad sobre la realización de ciertas actividades específicas que realiza un grupo de personas.

• Director general => empresa• Vicepresidente => división• Director => departamento/ diferentes cargos dentro de una empresa• Gerente => sucursal• Jefe => sección

La departamentalización es la especialización dentro de la empresa y se rige por el principio de homogeneidad. La departamentalización puede ser vertical u horizontal.

• Dep. Vertical (proceso escalar): aumenta la calidad en la dirección, para ello se crean más niveles jerárquicos.

• Departamentalización horizontal: lo normal en una empresa es que se den las dos departamentalizaciones a la vez, aumentando la calidad del trabajo y de la dirección y seguimos especializando se dispara el costo. Hay que buscar el equilibrio lógico.

Clasificación DepartamentalizaciónNúmerosSe agrupan a las personas que han de ejecutar la misma tarea bajo un mismo director siendo lo importante el número de personas que trabajan (está cayendo en desuso).

TiemposAgrupa las actividades con relación al tiempo. Se usan turnos, por ejemplo, la policía, conductores de autobuses, etc.

Ventajas:• los servicios pueden ir más allá de la jornada laboral normal.• el proceso de producción puede ser interrumpido.• el equipo de capital caro puede usarse más tiempo.• permite la adaptación a los horarios de algunas personas.

Inconvenientes:• la falta de supervisión en el turno de noche.• factor fatiga: se altera el comportamiento.• problemas de coordinación y comunicación entre los diferentes turnos.• elevado coste que supone utilizar varios turnos.

Departamentalización por funcionesConsiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones básicas de una empresa. Depende del sector en el que esté situada la empresa para ver cuántos departamentos hay que crear.

Ventajas:• es el reflejo lógico de las funciones que se desarrollan en la empresa.• se mantiene el poder de las funciones principales.• sigue el principio de especialización ocupacional. Facilita la eficiencia de la ocupación del personal.• facilita la formación y la capacitación ya que al ser las funciones básicas las que se encuentran cerca de los niveles superiores , estos tienen la responsabilidad sobre los resultados finales.• permite un control estricto desde la cima.Se aconseja a empresas que tengan pocas líneas de productos y que se encuentre en productos estables.

Clasificación Departamentalización

Inconvenientes:• se resta importancia a los resultados globales.• exagera la especialización.• se reduce la coordinación entre funciones.• toda la responsabilidad final reside en la alta dirección.• lenta adaptación a los cambios.• se dificulta la formación de directores generales.La departamentalización por funciones se utiliza en empresas que trabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos o servicios y que sus tareas sean rutinarias.


Departamentalización por zonas geográficasAgrupamos dependiendo de la zona donde se localice la actividad que realice la empresa.Ventajas:• la responsabilidad se coloca en niveles superiores.• aprovecha los mercado locales - • mejora la coordinación regional.• proporciona una ocasión para la formación de directores generales.Inconvenientes:• requiere personal de más alto nivel. -• se dificulta el control de la empresa.• dificulta la centralización de las funciones.


Departamentalización por productosSe da en las empresas que estaban departamentalizadas por funciones y que debido a la cantidad de productos o servicios que oferta la empresa, la departamentalización se queda pequeña. También se utiliza para poder dar la misma importancia a distintos productos.

Ventajas:• focaliza la acción sobre el producto.• facilita la especialización por producto.• mejora la coordinación de las funciones.• coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.• proporciona formación para los futuros directores.• coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.• aumenta la diversificación de la empresa.


Inconvenientes:• requiere más empleados de alta dirección.• dificulta la centralización de las funciones económicas.• problemas de control para la dirección general.

Conclusiones: se recomienda en circunstancias ambientales inestables, aumenta la coordinación entre los técnicos para un mismo producto.


Departamentalización por clientesAgrupa las actividades que reflejan un interés especial por los clientes.Ventajas:• estimula la especialización.- • el cliente tiene la impresión de ser el único.• facilita el conocimiento de cada tipo de cliente.Inconvenientes:• difícil coordinación de demandas opuestas de un mismo cliente.• es difícil orientar la agrupación por clientes dentro de una empresa.Conclusión: está orientada al exterior de la empresa al contrario que las otras especializaciones. Se utiliza cuando se tienen varios productos o servicios pero el cliente es lo más importante


Departamentalización orientada al mercadoVentajas e inconvenientes: igual que en la departamentalización por productos y por clientes.

Departamentalización por proyectosSe está realizando un proyecto para poder producir un nuevo producto. Se utiliza para facilitar el control presupuestario.

Departamentalización multidivisionalConsiste en mezclar los criterios vistos anteriormente.


Departamentalización matricialEs combinación de la departamentalización funcional y la departamentalización por productosVentajas:• se orienta hacia los resultados finales.• mantiene la identificación profesional.

Inconvenientes:• conflictos de autoridad entre los dos departamentos.• no se cumple el principio de unidad de mando.• se requiere de un buen director en cuanto a relaciones humanas.• debido a los conflictos potenciales, cada persona de la organización va a querer que se ponga todo por escrito

Dado que la toma individual de decisiones no es un proceso simple, y que se encuentra condicionado por metas, características sicológicas y marcos de referencia de quien toma las decisiones, los sistemas deben ser diseñados de forma que brinden un verdadero apoyo a la toma de decisiones proporcionando diferentes opciones para manejar la información y evaluarla, apoyando los estilos personales y adicionalmente modificándose conforme las personas aprenden y aclaran sus valores. Los diseñadores de sistemas de información deben encontrar la forma de construir sistemas de información que apoyen a la toma de decisiones en la institución como un proceso condicionado por luchas burocráticas, líderes políticos y la tendencia a adaptar aleatoriamente las soluciones a los problemas.

Modelos para la toma de decisiones.

Modelo racional:Considera que el comportamiento humano se construye con la idea que las personas llevan a cabo cálculos o adaptaciones consistentes que maximizan el valor bajo ciertas restricciones. Una persona tiene metas u objetivos y una función de utilidad o preferencia que le permite clasificar todas las posibles acciones de acuerdo a con la contribución de estas a sus metas. Finalmente la persona selecciona la alternativa de valor más alto en términos de las funciones de retribución.

Pasos en el modelo racional de la toma de decisiones:1.- Definir el problema.2.- Identificar los criterios de decisión.3.- Distribuir ponderaciones a los criterios.4.- Desarrollar las alternativas.5.- Evaluar las alternativas.6.- Seleccionar la mejor alternativa.


Modelo de satisfacción:A diferencia del modelo racional, este modelo propone una realidad limitada. Afirma que las personas se satisfacen, es decir, seleccionan la primera alternativa disponible que se mueve hacia su meta. Considera que las personas evitan alternativas nuevas e inciertas y en vez de esto, confían en reglas ciertas y probadas.

Modelo de selección:También llamado "comparaciones sucesivas limitadas", afirma que las personas y las instituciones tienen metas conflictivas, lo que las lleva a decidir entre las políticas que contienen varias mezclas en conflicto. La única prueba de haber hecho una buena elección es si las personas están de acuerdo con ella.

Modelo psicológico:Todos aquellos que toman decisiones seleccionan metas pero difieren en cuanto a la recopilación y evaluación de la información. Los pensadores sistemáticos imponen un orden en percepción y evaluación. Los intuitivos usan modelos y perspectiva múltiples de evaluar información.


Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.

Organigramas

Para la ciencia de la administración:

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

Para el área de organización y sistema:

Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.

Funciones Del Organigrama

•Para el área de administración de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes

de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y

actualización de todos los sistemas de personal.

Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.Comunicar la estructura organizativa.

Reflejar los cambios organizativos.

•Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959)

•Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción (Leener op. Cit)

•Muestra quién depende de quién (Leener op. cit)

•Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles (Leener op. cit)

•Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía (Leener op. cit)

Ventajas Del Organigrama

Desventajas Del Organigrama

•Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.

•No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.

•Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.

Contenido Del Organigrama

Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos:

•Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compañía y la

actividad que se defina.•Nombre del funcionario que formuló las cartas.

•Fecha de formulación.•Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo,

consejo de organización, etc.).•Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales)

CLASIFICACIÓN DE LOS ORGRANIGRAMA

Según la forma como muestran la estructura son;

•ANALÍTICOS Son los organigramas específicos, los cuales suministran una información detallada; incluso se complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia

con datos circunstanciados. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.

•GENERAL: Este tipo de organigrama facilita una visión muy sucinto de la organización: se limita a las unidades de mayor

importancia. Se le denomino general por ser las más comunes.

•SUPLEMENTARIOS Estos organigrama se utilizan para mostrar une unidad de la estructura en forma analítica o más

detallada, tales unidades pueden ser una dirección, una división, un departamento, una gerencia, etc. son

complemento de los analíticos

Según la forma y disposición geométrica de los Organigramas, éstos pueden ser:

•Verticales. Tipo clásico

•Horizontales.de izquierda a derecha•Escalares.

•Circulares o concéntricos

Importancia de los organigramas

Como instrumento de análisis: Detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí y Detecto fallo de control de supervisión en la departamentalización.

cuando se individualiza podría definirse como el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa, así el individuo que desempeña como gerente goza indudablemente de un respetable status dentro de la misma, pero la diferencia de este individuo en su cargo también condicionará su mayor o menor jerarquía dentro de una empresa.

La jerarquía cuando se usa como instrumento para ejecutar la autoridad posee una mayor formalidad y es conocida como jerarquía estructural de la organización. Este tipo de jerarquía no solamente depende de las funciones que debido a ella existen sino también del grado de responsabilidad y autoridad asignadas a la posición, por ejemplo, independientemente de la eficiencia que pueda tener un presidente en su desempeño, este cargo posee intrínsicamente determinadas y complejas funciones, responsabilidades y un alto grado de autoridad.

La jerarquía

• La jerarquía dada por el cargo:

Este tipo de jerarquía es la que constituye los diferentes niveles estructurales de la organización, se expone por medio de organigramas y se describe en los manuales de organización.

Se encarga de la clasificación de las distintas posiciones de la estructura de la organización, tomando como base las actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posición determinada.Esta modalidad jerárquica favorece la clasificación de personas en grupos, series y clases, según sea la naturaleza, características, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la condición de que guarden entre ellas ciertas similitudes.

tipos de jerarquías en las organizaciones:

• La jerarquía del rango:

Este tipo de jerarquía no se establece sobre el fundamento de las actividades ni se liga a labores determinadas. Se basa en las condiciones personales no en las obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar. Es utilizada en las organizaciones militares para establecer los distintos grados por los que se van a regir.

• La jerarquía dada por la capacidad:

Este tipo de jerarquía es limitativa y acorde con cada individuo. Las personas están previamente clasificadas de acuerdo con sus capacidades, independientemente de su condición de clase en la sociedad, es decir, el individuo asciende en la organización de acuerdo a su capacidad.

• La jerarquía dada por la remuneración:

Este tipo de jerarquía está determinada por la complejidad del trabajo (a mayor complejidad mayor salario), la antigüedad en la empresa o porque se es empleado de confianza y, en gran sumo, por el rendimiento del individuo.

La jerarquía de un empleado en una empresa se basa en el grado de especialización que posea pero su alta ubicación dentro de la organización también depende de la naturaleza del negocio, por ejemplo, en muchas empresas venezolanas el gerente de planta es un ejecutivo muy importante,Su status llega a ser mayor que un gerente de finanzas.

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