ensayo - organigramas

INTRODUCCION

El trabajo se concentr en fortalecer la informacin, los conceptos y aplicaciones, integrando distintos puntos de vista. Con fines estrictamente acadmicos para el mejor desempeo y aprendizaje profundoHemos asociado la informacin de distintas fuentes como la utilizacin de diferentes herramientas de consulta para lograr el mejor desarrollo posible. Elaborando conceptos con influencia de libros. Este trabajo es importante y necesario para una eficiente gestin administrativaPor ello, el propsito de este trabajo es ofrecer los fundamentos que sirvan de orientacin para la elaboracin de organigramas de modo que todo gestor pueda disearlos de acuerdo a sus necesidades de la institucin donde se desarrolle su actividad.

ORGANIGRAMAS

El organigrama o grafico organizacional, diagrama de la organizacin entre otras denominaciones.Representacin grfica de una estructura organizacional formal de toda institucin (empresas, corporacin, entidades pblicas). Puede considerarse como una fotografa de una institucin ya que permite observar, en un momento determinado, como se distribuyen las diversas unidades orgnicas que la constituyen, tambin podemos decir que un organigrama es un organismo humano.Los organigramas son representaciones graficas de los diferentes niveles de autoridad, que van de mayor a menor jerarqua. Cada puesto se representa por medio de un rectngulo que encierra el nombre del puesto y en ocasin el nombre de quien lo ocupa: la unin de los cuadros mediante lneas representa los canales de autorizacin y responsabilidad.1. CARACTERSTICAS1.1. ORGANIGRAMA LINEALPara que el organigrama de una institucin o empresa sea eficaz y a la vez eficiente tiene que tenerse en cuenta algunos criterios. Debe ser actual: tener la representacin actual de la institucin tal y como es en un momento determinado. Debe ser fcil de entender: tiene que ser sencillo en su diseo e interpretacin. Debe ser uniforme: podemos emplear smbolos grficos y lneas segn los modelos o estndares establecidos no es conveniente utilizar figuras diferentes. Debe ser preciso: solo debe ir lo necesario y justo para representar la realidad organizacional. Debe ser equilibrado: esta caracterstica debe tener un orden que le consistencia de forma y fondo. OBJETIVOEs el instrumento idneo para plasmar y trasmitir en forma grfica como est compuesta una organizacin IMPORTANCIAProporciona una imagen formal de la organizacin.Facilita el conocimiento de una organizacin, as como de sus relaciones de jerarqua y coordinacin.Representa un elemento tcnico valioso para el anlisis organizacional Constituye una fuente autorizada de consulta. MISIONSirve a la organizacin como gua o marco de referencia para orientar sus actividades y enlazar lo deseado con lo posible. FUNCIONESEs la especializacin de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que forman parte de la estructura orgnica necesarias para cumplir con las atribuciones encomendadas a la organizacin.Funciones a tomar para la representacin: Los ttulos de las unidades correspondan a la estructura orgnica que se utilizara Seguir el orden que se estableci en la estructura Iniciar en la redaccin con un verbo infinitivoCRITERIO FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACION Tener en cuenta los siguientes pasos: PRESICION: debe definir con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones . SENCILLEZ: Debe ser muy simple para que se comprenda fcilmente. Por esa razn se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o poco clara. UNIFORMIDAD: Para facilitar su interpretacin conviene homogeneizar las lneas y figuras que se utilicen para disear. PRESENTACION: su funcionalidad depende de su formato y estructura, por lo tanto para prepararlos se debe considerar criterios tcnicos y de servicio, teniendo en cuenta la funcin de su objetivo VIGENCIA: para conservar su vigencia, se debe mantener actualizado. CLASIFICACION PUEDEN CLASIFICARSE SEGN CUANTRO GRANDES CRITERIOS Por su naturalezaPor su mbitoPor su contenido Por su presentacin

ORGANIGRAMA GENERAL

DIRECCION GENERALDIRECCIONDIRECCIONDIRECCIONDEPARTA-MENTODEPARTA-MENTODEPARTA-MENTODEPARTA-MENTODEPARTA-MENTODEPARTA-MENTO

Louffat, Enrique Organigramas y manuales organizacionales

POR SU NATURALEZA TENEMOS:Microadministrativos : esta implica solo una organizacin y puede referirse a ella en forma general o solo referirse alguna de las reas que la conforma.Macroadministrativo : implica informacin de mas de una organizacin Mesoadministrativo: es una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o rama especifica. El termino mesoadministrativo pertenece a una convencin del sector pblico, tambin emplendose en el sector privado .

POR SU AMBITO GENERALES: contiene informacin representativa de la organizacin hasta un determinado nivel jerrquico segn magnitud y caractersticas Sector pblico : abarca hasta el nivel de direccin general o su equivalente Sector privado. Suele hacerlo hasta el nivel de departamento u oficinasESPECFICOS: muestran en forma particular la estructura de una rea de una organizacin.

ORGANIGRAMA ESPECFICOGERENCIADEPARTAMENTOOFICINAOFICINADEPARTAMENTOOFICINAOFICINADEPARTAMENTOOFICINAOFICINA


POR SU CONTENIDOINTEGRALES: Encontramos representaciones graficas de todas las unidades representativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia .ORGANIGRAMA INTEGRALDIRECCION GENERAL1.1

1.1DIRECCION 1.1DIRECCION 1.2DIRECCION 1.3DEPTODEPTODEPTODEPTODEPTODEPTO


FUNCIONALES: Incluye las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES: indica las necesidades de puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias de cada unidad consignada

VENTAJAS En la configuracin estructural de la institucin, es fuente de informacin clara, objetiva y directa. Nos permite ubicar con rapidez y facilidad la unidad organica. Sirve para dar consistencia a la aplicacin del proceso administrativo. Permite detectar anomalas estructurales, como exceso o dficit de personal en las unidades orgnicas.DESVENTAJAS-Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin.-No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes intensidades para diferentes grados de autoridad, est en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems si se dibujan las lneas indicativas de relaciones informacin, el organigrama se hara tan complejo que perdera su utilidad. -con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como es en realidad.-puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.UNIDADES ORGANICASUnidades de direccin: son aquellas que se ubican en la cspide de la jerarqua institucional.Unidades consultivas: estn constituidas por expertos en el medio y el sector donde actua la empresa.Unidades de control: son las encargadas de verificar el desempeo eficiente y eficaz.Unidades de apoyo: son aquellas que administran los recursos humanos, materiales y financieras.Unidades asesoras: estas se caracterizan por sugerir, dar opiniones y aconsejar a las unidades de lnea sobre diversos temas.Unidades de lnea: son las unidades que ejecutan las operaciones propias de institucin, aquellas que le dan su razn de ser y hacen que funcionen de acuerdo con su misin y objetivo.

UNIDADES DE CONTROLUNIDADES DE APOYOUNIDADES DE DERECCION UNIDADES DE LINEA

UNIDADES DE ASESORIA


2. ELEMENTOS PARA EL DISEO DE UN ORGANIGRAMAEl organigrama consta de dos elementos: Las formas: representan diversas unidades orgnicas y que puedan adoptar figuras de cuadrados, rectngulos, crculos o elipsis. Las lneas: representan las diversas relaciones o interrelaciones que se establecen entre las unidades orgnicas.3. TIPOS DE ORGANIGRAMAS3.1 ORGANIGRAMAS SEGN LA INFORMACION QUE PROPORCIONAN.3.3.1 ORGANIGRAMA JERARQUICO: nos informa de la distribucin de diversas unidades orgnicas de acuerdo a un criterio de jerarqua. Para ellos son bsicas lneas de mando las cuales subordinan cuyo objetivo es indicar que hay unidades orgnicas que obedecen a estas.En este tipo de organigrama nos facilita la aplicacin del principio de unidad de mando, esta razn el subordinado solo obedece al jefe.Las organizaciones clsicas o tradicionales se caracterizan generalmente por tener demasiado niveles jerrquicos de este modo su representacin es muy vertical y en forma de pirmide.

Gerencia generalGer. informaticaGer. de RR.HHDepartamento de asesora jurdica.Gerencia de operacionesGerencia de marketingGerencias de finanzasDivisin de logstica Divisin de calidad Divisin de publicidadDivisin de ventasDivisin de tesoreraDivisin de contabilidad

Louffat, Enrique Organigramas y manuales organizacionale

3.3.2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL: En esta enuncia las funciones generales o principios que le competen a cada unidad orgnica. Este organigrama nos orienta para las labores que le corresponde desempean a cada una de las unidades orgnicas, lo cual en la prctica constituyen una delimitacin clara de las atribuciones que corresponden de hecho y de derecho.Es claro sealar claro y preciso que la informacin puede ser extrada del manual de organigramas y funciones.3.3.3 ORGANIGRAMA NOMINAL: en esta se puede identificar por su nombre a las personas que asumen la responsabilidad de reducir cada unidad orgnica.Este organigrama tiene un unidad informativa sobre todo cuando la empresa es muy grande, radica por permitir a los clientes internos y externos, conocer a los responsables de la administracin de las diversas unidades orgnicas.3.3.4 ORGANIGRAMA DE ASIFNACION DE PERSONAL: en esta damos cuenta de la cantidad de funcionarios que pertenecen a una determinada unidad orgnica de una empresa.El mrito de este organigrama reside en la informacin sobre la distribucin de todo el personal de la empresa. En este organigrama de personal se encuentra su materia prima que es el cuadro superior donde est el personal institucional en lo cual figuran; segn las categoras.3.3.5 ORGANIGRAMA DE FECHAS Y NORMAS: Aqu registramos la fecha de creacin de cada unidad orgnica.En este tipo de organigrama tiene como propsito dar a conocer el surgimiento y a evolucin de cada una de las unidades orgnicas, lo que se sustenta en informes y archivos administrativos.Este tipo de organigrama se aplica particularmente al sector pblico.3.2 ORGANIGRAMA SEGN LA FORMA DE DISEO3.2.1 Organigrama verticalEl organigrama muestra una jerarqua de arriba hacia abajo encabezada por la gerencia general, se ubica en la parte superior, en segundo nivel se encuentra la gerencia de lnea de apoyo, tercer nivel las divisiones de las gerencias de lnea.Este organigrama es la ms utilizada por su facilidad de su diseo y fcil interpretacin. Y su forma se debe a que se remite al orden jerrquico.

3.2.2 Organigrama horizontalEste organigrama muestra su informacin de izquierda a derecha.Un ejemplo: la gerencia general se ubicara al extremo izquierdo del organigrama, el segundo Nivel se encontrara las gerencias de soporte (informtica, recursos humanos, y las gerencias de lnea (operaciones, marketing y finanzas).Y finalmente se encuentra la de tercer nivel se colocan las divisiones de cada gerencia de lnea: logstica y calidad, publicidad, ventas y tesorera3.2.3 Organigrama descentralizadoEs aquel que presenta todas las unidades orgnicas separadas por niveles jurisdiccionales jerrquicos y geogrficos este tipo de organigrama se emplea en el sector pblico.Ejemplo se toma en cuenta la estructura de su sede matriz. Luego sique el orden jerrquico, se colocan niveles desconcentrados. Cada uno de estos niveles tendr, a su vez, una estructura orgnica jurisdiccional segn su orden jerrquico.3.2.4 Organigrama circularEl organigrama circular muestra las unidades orgnicas y sus niveles organizacionales siguiendo un orden circular. Su orden es de adentro para a fuera.Las de mayor jerarqua le corresponden las ubicaciones del centro. Y las subordinadas le corresponden los carriles que rodean al nivel superior.Las unidades colocadas fuera de la circunferencia se unen por medio de lneas con corchetes3.2.5 Organigrama semicircular Se disponen en un sentido circular, pero empleado solo la semicircunferencia. El organigrama es en forma de medialuna.Tantos las unidades de apoyo como la de asesora se enlazan al semicrculo por medio de lneas y con corchetes 3.2.6 Organigrama escalar Representa una escalera, pues las unidades orgnicas simulan peldaos en cascada, ya que no hay espacio alguno entre ellas.Las unidades de apoyo se ubican afuera de la escalera mientras el departamento de asesora jurdica, en calidad de unida extern3.2.7 Organigrama radialEl organigrama radial es en forma de caminos bifurcados o ramas de rbol que parten del centro y se ubica dnde est el mayor nivel jerrquico y luego se van abriendo para incluir a los sucesivos niveles jerrquicos. Hay dos opciones de organigramas radialesA. Organigrama radial de tipo ASe caracteriza por colocar a la gerencia general en el centro del organigrama donde se distribuye de arriba hacia abajo. Las unidades orgnicas de apoyo, se ubican a la izquierda de la gerencia general mientras que al lado opuesto se coloca el departamento de acceso jurdico (externo).

B. Organigrama radial de tipo BSe diferencia ubicando a la gerencia general en el medio; pero no en el centro del grfico, sino en la parte superior. Las de apoyo se encuentran en el exterior que luego se bifurcan en sus respectivas divisiones3.2.8 Organigrama estandarteSe denomina as por semejarse a un conjunto de banderas con soportes cada uno. Distribuye las unidades orgnicas siguiendo el patrn del organigrama vertical3.2.9 Organigrama de pegadoMuestra juntas las formas de las unidades orgnicas. As se evitan los espacios horizontales o verticales en blanco y se reduce el espacio empleado por el organigrama en su conjunto.En este tipo de organigrama se nota el evidente ahorro de espacio, sin comprometer la simetra y la uniformidad del diseo.3.2.10 Organigrama linealSe denomina as porque solo emplea textos y lneas conectoras para graficar la estructura. No obstante, la ausencia de formas obliga a presentar mayor atencin al tipo y a tamao de las fuentes utilizadas al momento de redactar el texto.3.2.11 Organigrama replegadoSe denomina as por adoptar la forma de un acorden que se repliega sucesivamente a partir de la configuracin de sus diversos niveles jerrquicos.A. Variante de tipo ALa lnea de subordinacin nace en medio y parte inferior de la forma de la unidad orgnica de nivel jerrquico y se proyecta al margen izquierdo donde se desciende verticalmente. Y de esta lnea parte lateralmente dos lneas horizontalesB. Variante de tipo de BDe este organigrama se proyectan dos lneas en ngulo de 90 grados que desembocan en la parte superior de las formas de sus respectivas divisiones C. Variante de tipo CLa lnea de subordinacin nace tambin del centro de la parte superior y desciende siempre verticalmente dos lneas horizontales que finalizan en el medio de lateral izquierda de las formas de sus respectivas divisionesD. Variante de tipo DEn esta nueva configuracin las divisiones de las unidades orgnicas de lnea se desagregan, a su vez, en una o dos unidades3.2.12 Organigrama matricialMescla dos o ms tipos de departamentalizacin. El ms utilizado considera la relacin de nicamente dos tipos de departamentalizacin por proyectos y funcionalEn este tipo de organigrama los gerentes de proyectos se consideran en el mismo nivel jerrquicoQue los gerentes funcionales y los gerentes de apoyo. En esta configuracin, cada gerencia funcional asigna personal a cada gerencia de proyecto por un periodo predeterminado, durante el cual el mando operacional que cargo del gerente de proyecto.3.2.13 Organigrama en redMuestra la interrelacin de unidades orgnicas por medio de procesos de negocio simultneos, sinrgicos e integrados. Por tratarse de un modelo under construction, hay diversas formas de graficar la red.

3.3 ORGANIGRAMAS SEGN EL AMBITO DE ANALISISSe reconocen dos tipos de organigramas:3.3.1 ORGANIGRAMA GENERAL DEL TIPO A: Es una visin general de la empresa en las reas funcionales y niveles jerrquicos. Este abarca hasta el tercer nivel jerrquico como las gerencias de lneas marketing y finanzas, gerencias de apoyo como los recursos humanos o como la divisin de las gerencias de lnea como ventas, publicidad, tesorera etc.Este organigrama principalmente se enfoca en la matriz de la empresa, por lo cual no incorpora conexiones o redes estratgicas con otras identidades.Por su aspecto general estos organigramas pueden elegir cualquiera de las clasificaciones de departamentalizacin utilizadas en el diseo organizacional como funcional, geogrficas, clientes, periodos, proyectos etcTambin este organigrama puede emplear cualquiera de las clasificaciones de organigramas anteriores tomando en cuenta el tipo de informacin proporcionada o forma de diseo ya que su propsito es presentar la integridad de las unidades orgnicas de la entidad.3.3.2 EL ORGANIGRAMA GENERAL DE TIPO B: Es muy similar al anterior, esta contiene las estructuras de las unidades de la organizacin desconcentradas y descentralizadas. En esta oportunidad se incrementa la presentacin de la estructura organizacional aqu entra otras instituciones asignadas por sectores como tambin de diferentes niveles de reparticin jurisdiccionales que estn dispersos geogrficamente pero dependen de la sede matriz.3.3.3 EL ORGANIGRAMA ESPECIFICO: Se enfoca en alguna parte del organigrama general de la entidad para detallar y puntualizar la distribucin interna de la unidad anticipadamente clasificada.Un organigrama general no detalla algunas puntos por eso motivo hay un inters por conocer ms y se procede al organigrama especifico que adopta a los criterios de la departamentalizacin como funcional, geogrfica, clientes, productos, periodos. etc3.3.4 EL ORGANIGRAMA INTERORGANIZACIONAL: Aqu se enlazan entre las unidades orgnicas de varias entidades que generalmente se basan en alianzas estratgicas. Este organigrama trata que diferentes entidades decidan unirse para laborar. Hay tres opciones de estructuras asociadas .La primera los socios de la red deciden constituir una nueva entidad, esto hace que no se altere en nada los organigramas de cada socio de la red.En segunda opcin, cada socio de la red elige un grupo para que trabaje en conjunto con los equipos de sus socios. Aqu aparece una estructura paralela de accin en grupo, mientras cada socio realiza el resto de sus funciones de acuerdo a su propia estructura.La tercera opcin, se enfoca en que el funcionario de los socios aleatoriamente de acuerdo a sus horarios trabajar en la sede de otra entidad miembro de la red donde se adaptara a los grupos de trabajo asignados en la estructura de cada socio de la red.4. TECNICAS DE DISEO4.1 FORMULACION DEL ESTUDIOSe establece las bases y referencias de la situacin actual y del futuro de la entidad. El primer paso es la contextualizacin organizacional, consiste en presentar la resea histrica de la organizacin. Debe incluir informacin general sobre su origen, etapas atravesadas , recursos .Trata de ofrecer un marco de referencia para entender la organizacin.Delimitar el objetivos, pretende alcanzar el estudio organizacional este debe ser en forma clara, precisa el cual debe de llegar a la solucin a una situacin ineficiente.En todo estudio organizacional es mejor indicar claramente las situaciones o aspectos que sern tratados parcialmente el cual teniendo esto no habr falsas expectativas en los interesados. Las limitaciones pueden ser de tipo conceptual referidas a la lnea doctrinal que ser aplicada .El diagnostico organizacional son los grados en el cual se desarrollaran las actividades ah tenemos que ver si la entidad funciona adecuadamente para lograr una mayor eficacia .4.2 ETAPAS DE BASES TEORICAS: Presenta el marco terico que llevara al desarrollo del estudio organizacional y a su posterior anlisis.4.2.1 Fundamentos de administracin y organizacin: tiene algunos elementos como la planeacin, la organizacin, la direccin, el control,4.2.2 Variables del diseo organizacional condiciones y componentes: A fin de realizar un diseo organizacional es necesario tener en cuenta algunos elementos como la estrategia, ambiente, tecnologa y cultura .De otro modo los componentes son elementos endgenos, microorganizacional como la departamentalizacin, actividades de lneas y asesora,cadena de jerarqua, grados de centralizacin y descentralizacin, comunicacin etc4.3 LOS CONDICIONANTES LA ESTRATEGIA: Aqu nos dice el motivo de ser de la organizacin para que existe, la misin que tiene y hacia donde se proyecta, la entidad debe plantearse sus objetivos y estrategias lo que la hace diferente de sus competidores . Toda estrategias necesita de estructuras que le estabilidad para poder funcionar.EL AMBIENTE ORGANIZACIONAL: tiene dos perspectivas la macroorganizacional aqu se encuentra los aspectos estructurales del pas como econmico poltico social etc y la microorgacional aqu se encuentra el ambiente el cual se refiere al comportamiento relacional con los stakeholders: accionistas gerentes funcionarios proveedores etcLA TECNOLOGIA: Aqu se encuentra los intangibles esta encargado de generar el conocimiento generador de maquinas, materiales, implementos etc LA CULTURAL: Es otro factor que afecta el diseo organizacional, es el comportamiento organizacional valores, principios, cosntumbres . aqu es necesarios conocer la historia de la organizacin sus polticas de recursos humanos .4.4 MODELOS DE DISEO ORGANIZACIONAL Son varias las estructuras que puede adoptar una organizacin para ser usadas en los estudios organizacionales. Tenemos:LA ESTRUCTURA FUNCIONAL: se basa principalmente en el criterio de habilidad o conocimiento tcnico de las reas funcionales como el rea de finanzas marketing etc . LA ESTRUCTURA GEOGRAFICA: Bsicamente se enfoca en la localizacin como una matriz, sucursales localizadas en otras partes del pas.LA ESTRUCTURA POR CLIENTES: Se basa principalmente en el diseo organizacional sobre el mercado, clientes especficos.LA ESTRUCTURA POR PRODUCTOS: Se basa en entidades que ofrecen productos y servicios y cada una hace procesos de produccin y comercializacin.LA ESTRUCTURA POR TURNOS: esta estructura se basa principalmente en los horarios de trabajo en sus condiciones de trabajo, este es propio de procesos productivos que no paralizan sus actividades.LA ESTRUCTURA POR PROCESOS PRODUCTIVOS: Aqu vemos la sucesin de pasos que deben seguirse para poder obtener productos finales en una actividad.LA ESTRUCTURA POR CANTIDAD: Se basa principalmente en cuntos trabajadores puede dirigir un jefe generalmente esta estructura aplica a trabajos rutinarios. LA ESTRUCTURA POR DIVISION. Son estructuras con una grado independiente pero subordinadas por una matrizLA ESTRUCTURA POR PROYECTOS: Se encarga de atender las necesidades de cada cliente por un determinado periodo. Un miembro de un equipo puede participar en varios proyectos.LA ESTRUCTURA MATRICIAL: es el diseo de estructuras mixtas constituida por varias estructuras principalmente funcional y de proyectos.LA ESTRUCTURA POR REDES: Esta estructura puede desarrollarse en conexiones interorganizacionales con clientes, distribuidores proveedores etc5. ETAPAS DE METODOLOGIA Estas etapas nos muestran algunos aspectos para poder ejecutar una buena investigacin con confiabilidad estos pueden ser : el tipo de estudio, determinacin de la muestra, fuentes de informacin, tcnicas de recoleccin de datos, anlisis de la informacin, elaboracin de cronogramas y presupuesto de trabajo.

6. ETAPA DE RESULTADOSFinalizados los pasos anteriores llega el momento de presentar los resultados del estudio organizacional el cual el organigrama contribuir con los resultados eficaces y de eficiencia del diseo y dinmica organizacional. Las unidades orgnicas, el personal, las funciones, actividades permanezcan igual antes del estudio. Se tiene que fusionar las unidades orgnicas con su respectivo personal as como procesos funciones etc Se debe de incrementar las unidades orgnicas asi como agregar funciones procedimientos, actividades al diseo organizacional.Finalmente el estudio organizacional termina con la evaluacin y se hace un seguimiento permanente al proceso de implantacin de los cambios con la finalidad de obtener el trabajo realizado, los organigramas el cual la entidad actuara con eficacia.

BIBLIOGRAFA

LOUFFAT, Enrique Organigramas y manuales organizacional: fundamentos para su elaboracin Lima: universidad ESAN, 2006-149p.

BENJAMIN, Enrique & FICOUSKWY Franklin Organizacin de Empresas

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