entralizuoto valstybės ir savivaldybių institucijų ir...

1

Centralizuoto valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų dirbančiųjų darbo užmokesčio skaičiavimo,

išmokėjimo ir su šiais procesais susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo funkcijų atlikimo sprendimas

Investicijų projektas

2016 m. lapkričio 24 d.

2

Turinys

TURINYS .................................................................................................................................................. 2

LENTELIŲ SĄRAŠAS ..................................................................................................................................... 5

PAVEIKSLŲ SĄRAŠAS ................................................................................................................................... 6

SANTRAUKA .............................................................................................................................................. 7

VARTOJAMOS SĄVOKOS IR SUTRUMPINIMAI ................................................................................................... 10

1. PROJEKTO KONTEKSTAS ....................................................................................................................... 12

Darbo užmokesčio apskaitos ir personalo valdymo procesai ............................................................... 12

Srities analizė (GS) ........................................................................................................................... 12

Esamas kompiuterizavimo lygis (GS) ............................................................................................... 16

Projekto socialinė ir ekonominė aplinka ............................................................................................... 18

1.2.1. Personalo ir darbo užmokesčio apskaitos apžvalga ES valstybėse-narėse ..................................... 18

1.2.2. Geroji praktika: Airijos atvejo analizė .............................................................................................. 22

1.2.3. Geroji praktika: Estijos atvejo analizė ............................................................................................. 25

1.2.4. SSGG analizė (GS) ............................................................................................................................ 28

Projekto teisinė aplinka ........................................................................................................................ 30

1.3.1. Darbo užmokesčio apskaitą reglamentuojantys teisės aktai .......................................................... 30

1.3.2. Duomenų kaupimą VATARAS / VATIS reglamentuojantys teisės aktai ir poreikis juos keisti ......... 33

Kompiuterizuojamos veiklos procesų analizė (GS) ............................................................................... 34

1.4.1. Veiklos procesų analizė, trūkumai ir problematika ......................................................................... 36

1.4.2. Veiklos procesų brandos vertinimas ............................................................................................... 41

1.4.3. Duomenų srautų ir darbo su duomenimis principų analizė ............................................................ 44

1.4.4. Nefunkciniai reikalavimai ir apribojimai .......................................................................................... 47

1.4.5. Panaudojimo atvejai ........................................................................................................................ 50

1.4.6. Dalykinės srities sudėtingumo ir neapibrėžtumo vertinimas .......................................................... 57

Projekto sprendžiama problema .......................................................................................................... 58

Tikslinių grupių poreikiai ....................................................................................................................... 61

VATIS / VATARAS plėtros galimybės ..................................................................................................... 65

Skyriaus santrauka .......................................................................................................................................... 77

2. PROJEKTO TURINYS ............................................................................................................................ 78

Projekto tikslas ...................................................................................................................................... 78

Projekto organizacija............................................................................................................................. 79

3

Sąsajos su kitais projektais .................................................................................................................... 81

Projekto ribos ........................................................................................................................................ 82

Tikslinės grupės ..................................................................................................................................... 83

Projekto uždaviniai................................................................................................................................ 86

Siekiami rezultatai ................................................................................................................................. 87


3. GALIMYBĖS IR ALTERNATYVOS .............................................................................................................. 91

Esamos situacijos vertinimas ................................................................................................................ 91

Galimos projekto veiklos ....................................................................................................................... 93

Veiklų vertinimo kriterijai ..................................................................................................................... 93

Trumpasis veiklų sąrašas ....................................................................................................................... 95

Projekto alternatyvų aprašymas ........................................................................................................... 96


4. FINANSINĖ ANALIZĖ ............................................................................................................................ 98

Projekto ataskaitinis laikotarpis ............................................................................................................ 98

Finansinė diskonto norma..................................................................................................................... 98

Projekto lėšų srautai ............................................................................................................................. 98

4.3.1. Investicijų išlaidos ............................................................................................................................ 98

4.3.2. Investicijų likutinė vertė ................................................................................................................ 104

4.3.3. Veiklos pajamos ............................................................................................................................. 104

4.3.4. Veiklos išlaidos .............................................................................................................................. 104

4.3.5. Finansavimas ................................................................................................................................. 106

Finansiniai rodikliai ............................................................................................................................. 106

4.4.1. Investicijų finansiniai rodikliai ....................................................................................................... 106

4.4.2. Išvada dėl finansinio gyvybingumo ............................................................................................... 106

4.4.3. Kapitalo finansiniai rodikliai .......................................................................................................... 107

4.4.4. Rodiklių palyginimas ...................................................................................................................... 107

Skyriaus santrauka ........................................................................................................................................ 108

5. EKONOMINĖ ANALIZĖ ....................................................................................................................... 109

Kainų konversija .................................................................................................................................. 109

Socialinė diskonto norma .................................................................................................................... 109

Išorinio poveikio įvertinimas ............................................................................................................... 109

5.3.1. Poveikio komponentai ................................................................................................................... 110

5.3.2. Poveikio mastas ............................................................................................................................. 110

4

Ekonominiai rodikliai........................................................................................................................... 111

Optimalios alternatyvos pasirinkimas ................................................................................................. 112

Optimalios alternatyvos aprašymas .................................................................................................... 112


6. JAUTRUMAS IR RIZIKOS ..................................................................................................................... 114

Jautrumo analizė ................................................................................................................................. 114

6.1.1. Kintamųjų nustatymas ir jų tarpusavio priklausomybės įvertinimas ............................................ 114

6.1.2. Elastingumo analizė ....................................................................................................................... 114

6.1.3. Kritiniai kintamieji ......................................................................................................................... 114

Scenarijų analizė ................................................................................................................................. 116

Kintamųjų tikimybės ........................................................................................................................... 117

Rizikų įvertinimas ................................................................................................................................ 117

Kintamųjų rizikos įverčiai ............................................................................................................... 117

Rizikos grupės ................................................................................................................................ 118

Rizikų priimtinumas ............................................................................................................................ 119

Rizikų valdymo veiksmai ..................................................................................................................... 120


7. VYKDYMO PLANAS ........................................................................................................................... 124

Projekto trukmė ir etapai .................................................................................................................... 124

Projekto vieta ...................................................................................................................................... 127

Projekto komanda ............................................................................................................................... 127

Projekto prielaidos ir tęstinumas ........................................................................................................ 128


NAUDOTI ŠALTINIAI ................................................................................................................................ 130

1 PRIEDAS. INSTITUCIJŲ APKLAUSOS ANKETA ................................................................................................. 132

2 PRIEDAS. INSTITUCIJŲ APKLAUSOS DUOMENŲ APŽVALGA ............................................................................... 137

3 PRIEDAS. PRELIMINARŪS TIEKĖJŲ PASIŪLYMAI ............................................................................................ 142

4 PRIEDAS. INVESTICIJŲ PROJEKTO RENGIMO SKAIČIUOKLĖ................................................................................ 148

5

Lentelių sąrašas

1 Lentelė. Apklausoje dalyvavusių institucijų skaičius, pagal procesų automatizavimo lygio vertinimą ....... 13 2 Lentelė. ES valstybių-narių darbo užmokesčio apskaitos centralizavimo lygis ............................................ 19 3 Lentelė. Darbo užmokesčio apskaitos centralizavimo Airijoje rezultatai pagal etapus ............................... 25 4 Lentelė. Projekto SSGG analizė .................................................................................................................... 29 5 Lentelė. Informacinių sistemų sąsajų detalizavimas .................................................................................... 35 6 Lentelė. Darbo užmokesčio procesų esama situacija ir problematika ......................................................... 37 7 Lentelė. CMMI pakopinio modelio brandos lygiai ....................................................................................... 42 8 Lentelė. Darbo užmokesčio apskaitos procesų brandos vertinimas ............................................................ 42 9 Lentelė. Institucijų, kaupiančių atitinkamus duomenis vienoje iš sistemų, skaičius ................................... 46 10 Lentelė. Nefunkciniai reikalavimai ir apribojimai ...................................................................................... 47 11 Lentelė. Darbuotojų įdarbinimo panaudojimo atvejų detalizavimas ........................................................ 51 12 Lentelė. Procesų, darančių įtaką darbo laiko apskaitai, administravimo panaudojimo atvejai ................ 53 13 Lentelė. Darbo laiko apskaitos panaudojimo atvejai ................................................................................. 55 14 Lentelė. Darbo užmokesčio skaičiavimo ir išmokėjimo panaudojimo atvejai ........................................... 56 15 Lentelė. Dalykinės srities sudėtingumo vertinimas ................................................................................... 58 16 Lentelė. Buhalterijos ir personalo darbuotojų skiriamas laikas 100 dirbančiųjų (val. / m.) ...................... 60 17 Lentelė. Tikslinių grupių poreikiai .............................................................................................................. 62 18 Lentelė. VATIS funkcinių modulių koregavimo detalizavimas ................................................................... 67 19 Lentelė. Esamų ir numatomų informacinių sistemų sąsajų detalizavimas ................................................ 69 20 Lentelė. VATIS funkcinės sritys .................................................................................................................. 74 21 Lentelė. VTD įgyvendinti projektai, susiję su VATARAS / VATIS plėtra ...................................................... 81 22 Lentelė. Tikslinių grupių apibendrinimas ................................................................................................... 83 23 Lentelė. Projekto loginis pagrindimas ........................................................................................................ 87 24 Lentelė. Kiekybiniai ir kokybiniai rezultatų įvertinimo rodikliai ................................................................. 88 25 Lentelė. Planuojamas procesų trukmės pokytis po procesų automatizavimo .......................................... 89 26 Lentelė. Galimos projekto veiklos .............................................................................................................. 93 27 Lentelė. Veiklų vertinimo kriterijai ............................................................................................................. 94 28 Lentelė. Projekto veiklų vertinimas ........................................................................................................... 94 29 Lentelė. Trumpasis veiklų sąrašas .............................................................................................................. 95 30 Lentelė. Projekto investicijos (Eur su PVM) ............................................................................................. 100 31 Lentelė. Projekto investicijų detalizavimas (Eur su PVM) ........................................................................ 102 32 Lentelė. Veiklos išlaidų apibendrinimas (Eur su PVM) ............................................................................. 105 33 Lentelė. Projekto alternatyvų palyginimas pagal finansinius rodiklius .................................................... 107 34 Lentelė. Socialinė-ekonominė nauda (laiko ir piniginių sąnaudų sutaupymai, Eur), 2019-2031 m. ........ 111 35 Lentelė. Projekto alternatyvų palyginimas pagal socialinius-ekonominius rodiklius .............................. 112 36 Lentelė. Kritiniai Projekto kintamieji ir jų lūžio taškai .............................................................................. 115 37 Lentelė. Scenarijų analizė ......................................................................................................................... 116 38 Lentelė. Kritinio kintamojo rizikos įverčiai ............................................................................................... 117 39 Lentelė. Rizikų grupių galimų rizikų vertės .............................................................................................. 119 40 Lentelė. Rizikų priimtinumo vertinimas ................................................................................................... 120 41 Lentelė. Rizikų valdymo veiksmai ............................................................................................................ 121 42 Lentelė. Darbo užmokesčio apskaitos procesams skiriamas laikas ......................................................... 137 43 Lentelė. Informacinių sistemų integracija su darbo užmokesčio apskaitos sistema ............................... 138 44 Lentelė. Informacinių sistemų integracija personalo valdymo informacine sistema .............................. 139 45 Lentelė. Informacinių sistemų įsigijimo ir metiniai palaikymo kaštai ...................................................... 140 46 Lentelė. Institucijų, kaupiančių atitinkamus duomenis vienoje iš sistemų, skaičius ............................... 140

6

47 Lentelė. Apibendrinta tiekėjų pateiktų pasiūlymų informacija (Eur su PVM) ......................................... 142

Paveikslų sąrašas

1 Pav. Darbo užmokesčio apskaitos ir su ja susijusių personalo valdymo procesų detalizavimas ................. 15 2 Pav. Airijos darbo užmokesčio apskaitos centralizacijos etapai .................................................................. 23 3 Pav. Estijos projekto problematika, alternatyvos bei rezultatai .................................................................. 26 4 Pav. Estijos darbo užmokesčio centralizavimo projekto etapai ................................................................... 27 5 Pav. Dirbančiųjų kiekis vienam personalo ir darbo užmokesčio apskaitos darbuotojui .............................. 28 6 Pav. VATARAS / VATIS duomenų infrastruktūra .......................................................................................... 35 7 Pav. Procesų automatizavimo vertinimas .................................................................................................... 41 8 Pav. Darbo užmokesčio apskaitos duomenų srautai ................................................................................... 44 9 Pav. Institucijų, turinčių integracijas tarp nurodytų informacinių sistemų ar registrų, skaičius.................. 45 10 Pav. Darbuotojo įdarbinimas / atleidimas ................................................................................................. 51 11 Pav. Procesų, darančių įtaką darbo laiko apskaitai, administravimo panaudojimo atvejų analizė ........... 53 12 Pav. Darbo laiko apskaitos panaudojimo atvejai ....................................................................................... 54 13 Pav. Darbo užmokesčio skaičiavimo ir išmokėjimo panaudojimo atvejai ................................................. 56 14 Pav. Darbo užmokesčio apskaitos operacijų skaičius ................................................................................ 59 15 Pav. VATIS funkcinių modulių schema ....................................................................................................... 66 16 Pav. VATARAS / VATIS informacinių sistemų sąsajos ................................................................................. 69 17 Pav. VATIS architektūra .............................................................................................................................. 72 18 Pav. VTD organizacinė struktūra ................................................................................................................ 80 19 Pav. Informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymų – pokyčio įtaka EVGN ir EGDV ......................... 115 20 Pav. Projekto įgyvendinimo planas .......................................................................................................... 126 21 Pav. Procesų automatizavimo vertinimas ................................................................................................ 141

7

Santrauka

Projektas „Centralizuoto valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų dirbančiųjų darbo užmokesčio skaičiavimo, išmokėjimo ir su šiais procesais susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo funkcijų atlikimo sprendimas“ įgyvendinimas padės išspręsti šiuo metu egzistuojančias problemas, susijusias su decentralizuotu darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių personalo valdymo procesų institucijose vykdymu. Kiekviena institucija turi nusimačiusi savo vidinę tvarką, kokias priemones naudoti vykdant procesus, veikla dažnu atveju vykdoma neefektyviai, reikalauja santykinai daug rankinio darbo.

Išanalizavus gerąją darbo užmokesčio apskaitos vykdymo praktiką ES narėse, kaip sektina ir Lietuvos situacijai pritaikoma praktika yra išskiriami Airijos ir Estijos atvejai. Šiose valstybėse naudojama centralizuota darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema, taip pat veikia ir bendrųjų paslaugų centrai, centralizuojantys procesus ne tik IT, bet ir veiklos požiūriu.

Pagrindiniai teisės aktai, Lietuvoje reglamentuojantys valstybės tarnautojų ir darbuotojų darbo užmokesčio apskaitą yra VTĮ bei DK, kuriuose apibrėžta darbo užmokesčio, susijusių išmokų ir kitų su darbo užmokesčių susijusių aspektų administravimo tvarka. Projektui didelę įtaką turi VATARAS / VATIS nuostatai, kuriuose apibrėžiamas specifinių duomenų kaupimas sistemose bei sistemų tvarkytojų pareigos. Projekto įgyvendinimo metu numatytas VTĮ, VATARAS / VATIS nuostatų koregavimas, atsižvelgiant į naujos posistemės funkcijas ir modelį, taip pat įpareigojant institucijas naudotis žmogiškųjų išteklių tvarkymo posistemės moduliais, posisteme „Savitarna“ bei naujai įdiegta darbo užmokesčio apskaitos informacine sistema (nauja VATIS posistemė).

Projekto spendžiamos problemos yra :

Darbo užmokesčio apskaitos procesų neefektyvumas;

Dideli darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštai;

Nekaupiami faktiniai darbo užmokesčio duomenys nacionaliniu mastu, dėl to neužtikrinamas operatyvus duomenų pateikimas bei kokybė (pilnumas).

Projekto tikslinės grupės yra buhalterijos padalinių bei personalo administravimo padalinių darbuotojai, institucijų dirbantieji (valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis), VTD bei valstybės ir savivaldybių įstaigos ir institucijos (597 institucijos, esamos VATIS / VATARAS tvarkytojos). Pagrindiniai tikslinių grupių poreikiai yra automatizuoti ir standartizuoti darbo užmokesčio apskaitos bei su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesus, įdiegiant reikiamus funkcionalumus bei integracijas naujoje darbo užmokesčio apskaitos sistemoje.

Projekto tikslas: tobulinti darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų vykdymo efektyvumą ir kokybę nacionaliniu mastu. Projekto ribos apima valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, darbo užmokesčio ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų standartizavimą, papildomos VATIS posistemės darbo užmokesčio apskaitai įdiegimą, VATARAS / VATIS plėtrą bei teisinės bazės koregavimą. VTD, valstybės tarnybos tvarkymo funkcijas atliekanti institucija, yra Projektą vykdanti organizacija. VTD jau yra vykdęs VATARAS / VATIS plėtros projektus, todėl turi reikiamos patirties šiam Projektui, tačiau nė vienas anksčiau įvykdytų projektų neapima šio Projekto ribose numatytų veiklų.

Projekte yra apibrėžti du pagrindiniai uždaviniai:

Standartizuoti darbo užmokesčio ir su tuo susijusius žmogiškųjų išteklių valdymo procesus institucijose;

Centralizuoti darbo užmokesčio apskaitai naudojamas IT priemones, įdiegiant centralizuotą informacinę sistemą ir optimizuojant finansinius darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštus.

8

Šiuo metu darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesai institucijose yra vykdomi nestandartizuotai, kompiuterizavimo lygis institucijose atliekant šiuo procesus skiriasi, naudojamos skirtingos IT priemonės. Darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų žmogiškųjų išteklių kaštai valstybės mastu siekia apie 5,08 mln. Eur per metus, o institucijų naudojamų informacinių sistemų palaikymo kaštai – apie 1,83 mln. Eur per metus. VTD administruoja VATARAS / VATIS sistemas, kurių patobulinimas ir išplėtimas įdiegiant naują posistemę leistų vykdyti visus, su darbo užmokesčio apskaita ir su ja susijusius žmogiškųjų išteklių valdymu procesus.

Sėkmingam Projekto rezultatų įgyvendinimui buvo sudarytas visų galimų Projekto veiklų sąrašas, įtraukiantis veiklas, kurias įgyvendinus būtų galima pasiekti Projekte numatytų rezultatų. Norint atrinkti tinkamas Projekto įgyvendinimui veiklas, numatyto veiklos buvo vertinamos pagal atitinkamus kriterijus:

Kokybė ir kompleksiškumas;

Tęstinumas ir tvarumas;

Poveikis problemos sprendimui;

Įgyvendinamumas.

Įvertinus veiklas, sudarytas galutinis (trumpasis) veiklų sąrašas:

Darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų standartizavimas;

VATIS / VATARAS plėtra įdiegiant darbo užmokesčio apskaitos sistemą bei esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo patobulinimas.

Remiantis Investicijų projektų rengimo metodika, tolimesnei analizei išskirtos dvi Projekto įgyvendinimo alternatyvos: darbo užmokesčio informacinės sistemos ir VATIS / VATARAS tobulinimo pirkimas bei darbo užmokesčio informacinės sistemos nuoma ir esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo tobulinimas. Projekto alternatyvos nagrinėjamos 15 metų ataskaitiniu laikotarpiu, naudojant 4 % finansinę diskonto normą.

Projekto investicijų išlaidos abiems Projekto alternatyvoms yra skirtingos. Pirmoji alternatyva reikalauja mažiau investicijų (3 797 941 Eur), antroji – ženkliai daugiau (10 065 941 Eur). Verta paminėti, jog investicijų išlaidos ženkliai skiriasi dėl darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos nuomos kaštų, kurie yra skaičiuojami visu Projekto ataskaitiniu laikotarpiu. Taip pat skiriasi ir likutinė investicijų vertė: pirmosios alternatyvos likutinė vertė yra 1 704 000 Eur, antrosios – 474 000 Eur. Pagrindinės veiklos išlaidos abiejų alternatyvų atveju yra informacinių sistemų būklės palaikymas. Pirmoje alternatyvoje palaikymo kaštus sudaro darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos ir VATARAS / VATIS sistemų palaikymas; antroje alternatyvoje – tik VATARAS / VATIS palaikymui. Abi alternatyvos negeneruoja finansinių veiklos pajamų.

Lyginant alternatyvų finansinius rodiklius galima teigti, jog įsigijimo ir nuomos alternatyvos finansiniu požiūriu yra finansinės naudos neatnešančios, tačiau finansiškai gyvybingos alternatyvos. Projekto įgyvendinimo socialinė-ekonominė nauda yra gaunama iš laiko ir piniginių sąnaudų sutaupymo. Sukūrus centralizuotą darbo užmokesčio apskaitos informacinę sistemą institucijose yra sutaupomi darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštai bei buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojų darbo laiko sąnaudos. Projekto socialinė-ekonominė nauda, apimanti informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymus, kurie Projekto ataskaitiniu laikotarpiu iš viso sudaro 10,9 mln. Eur grynąja dabartine verte socialinės-ekonominės naudos. Verta paminėti, jog finansinė buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojų darbo laiko sutaupymo vertė nėra įskaičiuojama į socialinę-ekonominę Projekto naudą. Abiejų alternatyvų socialinė-ekonominė nauda yra vienoda.

Apskaičiavus darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos įsigijimo ir nuomos naudos ir sąnaudų santykį, galima matyti, jog pirmoji alternatyva – sistemos įsigijimas, atneša sąlyginai daugiau naudos (nauda 1,83 karto viršija sąnaudas), palyginus su antrąja alternatyva (nauda 1,70 karto viršija sąnaudas). Įvertinus

9

visus finansinius ir ekonominius rodiklius, pasirinkta Projekto įgyvendinimo alternatyva: „Naujo nematerialiojo turto įsigijimas“.

Siekiant įvertinti ir tinkamai valdyti projekto rizikas buvo atlikta jautrumo ir rizikų analizė. Projekto kritinis kintamasis – socialinės-ekonominės naudos (darbo užmokesčio informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymas) įvertis. Šio kintamojo pokytis daro reikšmingą įtaką EGDV ir EVGN rodikliams; visgi verta paminėti, jog institucijų darbo užmokesčio informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymams sumažėjus 25 %, Projekto įgyvendinimas vis dar išlieka naudingas. Projekto kritinio kintamojo, darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo sutaupymo kaštų, rizikos įverčio vertė yra – 2,9 mln. Eur (GDV).

Projekto scenarijų analizė parodė, jog visais scenarijais (nuo pesimistinio iki optimistinio) Projekto įgyvendinimas yra nenaudingas finansiškai, tačiau net ir nepalankiomis sąlygomis Projekto ekonominė-socialinė nauda viršija kaštus, todėl Projektas laikomas naudingu.

Projekto įgyvendinimo metu aktualios rizikos apima projektavimo (planavimo) kokybės, įsigyjamų (atliekamų) paslaugų kokybės, įsigyjamų (pagamintų) įrangos, įrenginių ir kito turto kokybės bei nepakankamo finansavimo rizikų grupes.

Buvo parengtas Projekto planas, kuriame numatyta Projektą įgyvendinti per 36 mėn. Projekto veiklos skirstomos į du etapus:

Procesų standartizavimas ir veiklos modelio parengimas (trukmė 12 mėn.);

Darbo užmokesčio informacinės sistemos ir VATARAS / VATIS tobulinimų diegimas (trukmė 33 mėn.);

Už Projekto įgyvendinimą atsako Projekto komanda, kurią sudaro Projekto vadovas, Projekto administratorius ir Projekto finansininkas (atskaitingi Projekto priežiūros grupei).

Projekto tęstinumas yra užtikrinamas numatytais teisės aktų pakeitimais, įpareigojančiais institucijas naudoti VATARAS / VATIS funkcionalumus darbo užmokesčio apskaitos procesams vykdyti. Verta paminėti, jog Projekto organizacija yra patikima ir užtikrina, jog informacinių sistemų būklė viso Projekto ataskaitiniu laikotarpiu bus tinkama numatytam institucijų naudojimui.

Pažymėtina, jog ateityje yra galima Projekto plėtra, kurios metu, remiantis sėkminga ES valstybių-narių patirtimi, ateityje galima darbo užmokesčio apskaitos procesus centralizuoti ir veiklos lygmenyje bei praplėsti centralizuojamų procesų apimtį, įtraukiant institucijų finansinės apskaitos ar kitus administracinius procesus.

10

Vartojamos sąvokos ir sutrumpinimai

Apklausa Investicijų projektui parengti skirta apklausa apie darbo užmokesčio apskaitos procesus, naudojamas IT sistemas / IT įrankius, tam skiriamus išteklius ir kitus aspektus. Anketavimas vyko spalio 10-17 d. elektroninės apklausos formatu pateikiant apklausos anketą keturiolikai institucijų (iš kurių atsakymus pateikė 13), numatytų Paslaugos techninėje specifikacijoje. Apklausos rezultatai atspindi 49 institucijų situaciją (įskaitant apklaustų institucijų regioninius padalinius, kuriuose procesai vykdomi taip pat kaip centrinėje institucijoje). Pažymėtina, jog apklausos imtis yra statistiškai reprezentatyvi, remiantis statistiškai reprezentatyvios imties dydžio skaičiavimais, kuomet patikimumo lygis – 90 %, patikimumo intervalas – 11.5 %, populiacija – 597).

Darbo užmokesčio informacinė sistema arba DUIS

Centralizuota darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema, Projekto metu kuriama VATIS posistemė, skirta darbo užmokesčio apskaitos procesų vykdymui.

Darbuotojas Darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį ir gaunantis darbo užmokestį iš valstybės biudžeto, savivaldybių biudžetų ir valstybės pinigų fondų

Dirbantysis Valstybės tarnautojas ar darbuotojas, gaunantis darbo užmokestį iš valstybės biudžeto, savivaldybių biudžetų ir valstybės pinigų fondų

DK LR Darbo kodeksas

EGDV Ekonominė grynoji dabartinė vertė

ENIS Ekonominis naudos ir išlaidų santykis

ES Europos Sąjunga

EVGN Ekonominė vidinė grąžos norma

FGDV Finansinė grynoji dabartinė vertė

FGDV(I) Investicijų finansinė grynoji dabartinė vertė

FVAIS Finansų valdymo ir apskaitos informacinė sistema

FVGN Finansinė vidinė grąžos norma

FVGN(I) Investicijų finansinė vidinė grąžos norma

Galimybių studija arba GS Galimybių studija ar jos dalys, parengtos vadovaujantis Valstybės informacinių sistemų gyvavimo ciklo valdymo metodikos, patvirtintos Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Susisiekimo ministerijos direktoriaus 2014 m. vasario 25 d. įsakymu Nr. T-29 „Dėl Valstybės informacinių sistemų gyvavimo ciklo valdymo metodikos patvirtinimo“, 3 priede nustatytais reikalavimais

GDV Grynoji dabartinė vertė

Investicijų projektas arba IP Investicijų projektas, parengtas pagal investicijų projektų, kuriems siekiama gauti finansavimą iš ES struktūrinių fondų ir valstybės biudžeto lėšų, rengimo metodiką ir pagal investicijų projekto „Centralizuoto valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų dirbančiųjų darbo užmokesčio skaičiavimo, išmokėjimo ir su šiais procesais susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo funkcijų atlikimo sprendimo parengimas ir pagrindimas“ parengimo paslaugų techninės specifikacijos skiltyje „Reikalavimai investicijų projekto rengimui“ numatytą struktūrą bei turinį

IP rengimo skaičiuoklė Investicijų projekto 4 Priedas – skaičiuoklė, skirta įvertinti Investicijų projekto finansinius ir ekonominius srautus, vertinant projekto alternatyvas sąnaudų ir naudos analizės metodu

11

Įstaiga arba Institucija Lietuvos Respublikos valstybės ir savivaldybių institucijos ir įstaigos, VATARAS / VATIS tvarkytojos

IT įrankis Sąvoka vartojama kaip sinonimas sąvokai informacinė sistema

LR Lietuvos Respublika

Metodika Investicijų projektų, kuriems siekiama gauti finansavimą iš ES struktūrinės paramos ir/ ar valstybės biudžeto lėšų, rengimo metodika, patvirtinta VšĮ Centrinės projektų valdymo agentūros direktoriaus 2014 gruodžio 31 d. įsakymu Nr. 2014/8-337

Modulis „Ebyla“ Personalo administravimo procedūrų modulis „Elektroninė asmens byla“

NPD Neapmokestinamas pajamų dydis

NDNT Neįgalumo ir nedarbingumo nustatymo tarnyba prie LR Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos

Paslaugų teikėjas arba Civitta

UAB „Civitta“

Perkančioji organizacija arba VTD

Valstybės tarnybos departamentas

PNPD Papildomas neapmokestinamas pajamų dydis

Posistemė „Savitarna“ arba „Savitarna“

Valstybės tarnybos valdymo informacinės sistemos valstybės tarnautojų ir darbuotojų posistemė „Savitarna“

Projektas Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų dirbančiųjų centralizuotos darbo užmokesčio apskaitos modulio (įrankio, sistemos) sukūrimas ir įdiegimas

Projekto finansavimo aprašas

2014-2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos 10 prioriteto „Visuomenės poreikius atitinkantis ir pažangus viešasis valdymas“ Nr. 10.1.1-ESFA-V-913 priemonės „Valstybės institucijų ir įstaigų vidaus administravimo tobulinimas“ projektų finansavimo sąlygų aprašas

Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės

Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės, patvirtintos LR Finansų ministro įsakymu Nr. 1K-316, 2014 m. spalio 8 d.

PVM Pridėtinės vertės mokestis

Sąlyginis darbuotojas Dirbančiojo visą mėnesį visą darbo dieną atitikmuo (nebūtinai vienas asmuo)

TLK Teritorinės ligonių kasos

VATARAS Valstybės tarnautojų registras

VATARAS nuostatai Valstybės tarnybos registro nuostatai, patvirtinti Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. rugpjūčio 10 d. nutarimo Nr. 1255, ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2014 m. vasario 26 d. nutarimo Nr. 203 redakcija.

VATIS Valstybės tarnybos valdymo informacinė sistema

VATIS nuostatai Valstybės tarnybos valdymo informacinės sistemos nuostatai, patvirtinti Valstybės tarnybos departamento prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos direktoriaus 2007 m. sausio 8 d. įsakymu Nr. 27V-8.

VBAMS Valstybės biudžeto apskaitos ir mokėjimų sistema

VMI Valstybinė mokesčių inspekcija prie LR Finansų ministerijos

VTĮ LR Valstybės tarnybos įstatymas

Žiniaraštis Darbo laiko apskaitos žiniaraštis

12

1. Projekto kontekstas

Šiame skyriuje yra aptariami darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susiję personalo valdymo procesai, Projekto socialinė ir ekonominė bei teisinė aplinka, atliekama kompiuterizuojamos veiklos procesų analizė; įvertinus esamą situaciją yra apsibrėžiama projekto sprendžiama problema, įvardijami tikslinių grupių poreikiai bei analizuojamos VATIS / VATARAS plėtros galimybės.

Darbo užmokesčio apskaitos ir personalo valdymo procesai

Šiame dokumento skyriuje pateikiamas visapusiškas veiklos srities, kurios vykdymo funkcijas numatoma kompiuterizuoti, įvertinimas, nustatant jos kompiuterizavimo reikšmę ir vietą institucijų veikloje. Skyriuje aprašoma darbo užmokesčio apskaitos centralizavimo valstybės ir savivaldybių institucijose ir įstaigose, socialinė ir ekonominė aplinka, teisinė aplinka, kompiuterizuojamos veiklos procesų analizė, Projekto sprendžiama problema ir veiklos tobulinimo poreikiai.

Srities analizė (GS)

VTD yra valstybės tarnybos tvarkymo funkcijas atliekanti Vyriausybės įstaiga, dalyvaujanti formuojant ir įgyvendinanti valstybės politiką vidaus reikalų ministrui pavestoje valstybės tarnybos valdymo srityje1.

Kai kurios VTD atliekamos funkcijos susijusios su darbo užmokesčio apskaitos ir personalo valdymo procesais institucijose. Pagrindinės su Projekto sritimi susijusios VTD funkcijos yra:

atlieka su valstybės tarnyba ir personalo valdymu valstybės tarnyboje susijusių teisės aktų projektų nagrinėjimą, derinimą, tikslinimą ir su jais susijusią tikslinę analizę, taip pat teikia išvadas ir (ar) pasiūlymus, galinčius turėti poveikį tokių teisės aktų kokybei;

analizuoja patirtį valstybės tarnybos valdymo klausimais, dalyvauja kuriant personalo valdymo standartus valstybės tarnyboje, teikia pasiūlymus valstybės ir savivaldybių institucijoms ir įstaigoms personalo valdymo valstybės tarnyboje tobulinimo klausimais;

tvarko VATARAS ir VATIS;

atlieka kitas Valstybės tarnybos įstatymo ir kitų teisės aktų nustatytas funkcijas2.

Tarp šiuo metu teisės aktų nustatytų VTD funkcijų yra informacinių sistemų VATIS ir VATARAS tvarkymas ir plėtra (VTD yra valdytojas), tai apima įskaitant, bet neapsiribojant, duomenų rinkimą apie valstybės bei savivaldybių įstaigų ir institucijų dirbančiųjų asmens duomenų informaciją, numatytą VATARAS nuostatų 14 punkte. Nors VATARAS yra privalomai kaupiama dalis informacijos, reikalingos darbo užmokesčio apskaitai vykdyti, dirbančiųjų darbo užmokesčio apskaita ar jos administravimas šiuo metu neįeina į VTD funkcijas.

VTD nuolat tobulina VATARAS / VATIS, siekiant palengvinti institucijų darbą, kaupiant dirbančiųjų duomenis, suteikiant įrankius personalo administravimui ir apskaitai vykdyti. Tam yra diegiami nauji ir plėtojami jau egzistuojantys VATIS moduliai, apimantys darbo laiko apskaitos, komandiruočių, atostogų administravimo ir kitus su darbo užmokesčio apskaita ir personalo valdymu susijusius procesus. Visgi verta pažymėti, jog VATARAS / VATIS dar nėra pilnai modernizuoti ir neatitinka institucijų poreikių. Dažnu atveju VATARAS / VATIS yra naudojami tik privalomais atvejais, t. y. suvedant šių sistemų nuostatuose numatytą informaciją

1 LR Vyriausybės 2012 m. spalio 31 m. nutarimas Nr. 1323. 2 LR Vyriausybės 2012 m. spalio 31 m. nutarimas Nr. 1323.

13

apie įstaigą ir jos dirbančiuosius (VATARAS nuostatų 14 punktas). Remiantis apklausos rezultatais, tik kas ketvirta-penkta institucija naudoja papildomas (neprivalomas) VATARAS / VATIS funkcijas (įskaitant ir institucijas, naudojančias bent vieną iš papildomų funkcijų).

Darbo užmokesčio apskaita valstybės mastu atliekama decentralizuotai, o darbo užmokesčio apskaitos organizavimo praktika skirtingose institucijose šiuo metu skiriasi – naudojamos skirtingos darbo užmokesčio skaičiavimo ir išmokėjimo sistemos. Pagrindinės institucijų darbo užmokesčio apskaitai naudojamos informacinės sistemos šiuo metu yra:

„Vikarina-užmokestis“;

„Apskaita“;

„Stekas-alga“;

„Paskata“;

„Alga 2000“ ir kitos.

Šios sistemos savo funkcionalumu yra pritaikytos vykdyti darbo užmokesčio apskaitos procesus, pagal institucijų poreikius. Visgi verta pažymėti, jog informacinių sistemų funkcionalumai skiriasi – institucijos skirtingą dalį žingsnių atlieka neautomatizuotai ar automatizuotai tik iš dalies. Institucijų vertinimu3, beveik automatizuoti ar pilnai automatizuoti procesai yra darbo užmokesčio išmokėjimas, skaičiavimas ir darbo užmokesčio lapelių siuntimas, tačiau darbo užmokesčio apskaitai įtaką darančių procesų automatizavimo lygis varijuoja (detalesnė informacija pateikiama toliau esančioje lentelėje).

Esamas automatizavimo lygis

0 1 2 3 4 5

Ataskaitos (SODRA, VMI, Statistikos departamento, vidinės institucijos veiklos valdymo ataskaitos)

0 2 0 4 3 4

Atostogų planavimas ir administravimas 2 2 3 2 1 3

Darbo laiko žiniaraščio pildymas 1 2 1 2 2 5

Darbo užmokesčio išmokėjimas 0 1 0 2 0 10

Darbo užmokesčio lapelių siuntimas / teikimas darbuotojams 0 0 1 0 0 12

Darbo užmokesčio skaičiavimas 0 0 0 3 3 7

Integracijos 1 3 2 4 2 1

Komandiruočių administravimas 3 6 0 2 1 1

Nedarbingumo pašalpos apskaita 0 1 1 0 3 8

Automatizavimo lygio paaiškinimas: 0 – visiškai neautomatizuota, 1 – beveik neautomatizuota, 2 – minimaliai automatizuota, 3 – vidutiniškai, 4 – beveik pilnai automatizuota, 5 – pilnai automatizuota.

3 Remiantis anketos duomenimis.

1 Lentelė. Apklausoje dalyvavusių institucijų skaičius, pagal procesų automatizavimo lygio vertinimą

Šaltinis: sudaryta autorių

14

Verta paminėti atvejus, kai darbo užmokesčio sistema institucijose yra naudojama ir papildomoms funkcijoms atlikti, pavyzdžiui, LR Kultūros ministerija administruoja nacionalines, vyriausybines ar kitas premijas kultūros darbuotojams, atlygį ekspertams pagal paslaugų teikimo sutartis ar autorinius honorarus4. Kiti netipiniai darbo užmokesčio sistemų funkcionalumai apima darbo užmokesčio apskaitą dirbantiesiems, kurių duomenys yra riboto naudojimo (kaip pavyzdžiui, Lietuvos Respublikos muitinė), signatarų rentos išmokėjimą (LR Seimo kanceliarija) ar darbo užmokestį politikams (LR Seimo kanceliarija). Verta paminėti ir tai, kad VATARAS / VATIS yra įgyvendintas teisėjų bei prokurorų duomenų kaupimas, tačiau faktiniam šių duomenų kaupimui bei jų darbo užmokesčio apskaitai vykdyti yra reikalingas VTĮ pakeitimas. Tokiais atvejais darbo užmokesčio informacinė sistema reikalinga platesniam panaudojimui nei vien darbo užmokesčio apskaitai vykdyti.

Taip pat, paminėtina ir tai, kad į Projekto apimtį patenkantiems dirbantiesiems darbo užmokestis yra mokamas iš skirtingų biudžetų: valstybės biudžeto ir savivaldybių biudžetų, priklausomai nuo įstaigos vietos institucinėje sąrangoje. Atkreiptinas dėmesys, kad į tai būtina atsižvelgti, formuojant darbo užmokesčio ir piniginių išmokų išmokėjimo procesą.

Dėl naudojamų skirtingų informacinių sistemų, šiuo metu valstybės mastu yra vykdomas decentralizuotas darbo užmokesčio apskaitos procesas – kiekviena institucija šį procesą vykdo individualiai ir skirtingai, tačiau dalį informacijos visos institucijos privalo suvesti į VATARAS, dėl ko saugomi duomenys dažnu atveju dubliuojami: ta pati informacija yra kaupiama VATARAS ir darbo užmokesčio apskaitos ar personalo valdymo informacinėje sistemoje.

Kaip dalinės centralizacijos atvejus galima paminėti Vilniaus miesto savivaldybės administraciją, Lietuvos Respublikos Vyriausybės kanceliariją, Nacionalinę teismų administraciją, LR Finansų ministeriją bei VMI, kurios darbo užmokesčio apskaitą vykdo ne tik savo, bet ir kitų, joms pavaldžių, institucijų dirbantiesiems. Visais atvejais, kai institucija vykdo darbo užmokesčio apskaitą pavaldžių institucijų dirbantiesiems, tam yra naudojama ta pati informacinė sistema, kaip ir pačios institucijos darbo užmokesčio apskaitai vykdyti5. Kai kuriais atvejais (kaip pavyzdžiui, Vilniaus miesto savivaldybės administracijos), darbo užmokesčio apskaita yra centralizuota ne tik IT, bet ir veiklos požiūriu – buhalterijos ir personalo administravimo padalinio darbuotojai dirba centralizuotai apskaito kelių institucijų dirbančiuosius (darbo pasidalijimas pagal aptarnaujamą instituciją).

4 Remiantis anketos duomenimis, LR Kultūros ministerija. 5 Remiantis anketos duomenimis.

15

Bendruoju atveju institucijose vykdomas darbo užmokesčio apskaitos procesas pavaizduotas toliau esančiame paveiksle.

1 Pav. Darbo užmokesčio apskaitos ir su ja susijusių personalo valdymo procesų detalizavimas


16

Įdarbinant naują dirbantįjį, jo pareigybės ir asmens duomenys suvedami į VATARAS bei kitas personalo valdymui bei darbo užmokesčio apskaitai institucijos naudojamas informacines sistemas ar IT įrankius. Toliau vykdomi kiti darbo užmokesčio apskaitos sub-procesai ir tiesiogiai su tuo susiję personalo valdymo procesai: darbo užmokesčio avanso apskaita, personalo administravimo procesai, turintys įtakos darbo laiko ir darbo užmokesčio apskaitai (kaip pavyzdžiui, atostogų išmokų apskaita, laisvų dienų suteikimas, komandiruočių, tėvadienių / mamadienių, nedarbingumo administravimas, kt.), darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymas, darbo užmokesčio apskaita, reikiamos pinigų sumos užsakymas bei darbo užmokesčio išmokėjimas dirbantiesiems.

Verta pažymėti, jog tie patys procesais turi būti atliekami visose institucijose, tačiau tiek naudojamos priemonės konkretiems procesams atlikti, tiek pats procesų įgyvendinimas institucijose skiriasi. Didžiausi skirtumai matomi naudojamų informacinių sistemų ir procesų kompiuterizavimo lygio srityse: dalyje institucijų procesai yra pilnai automatizuoti, kitose – didžioji dalis procesų yra vykdoma rankiniu būdu ar naudojant MS Word ir MS Excel programas.

Kaip galima matyti prieš tai pateiktame paveiksle, už skirtingus procesus dažnai yra atsakingi skirtingų padalinių darbuotojai – atsakomybė už procesą skirtinguose jo etapuose tenka personalo administravimo padalinio darbuotojams bei buhalterijos padalinio darbuotojams (remiantis interviu su institucijomis metu surinkta informacija). Dėl šios priežasties personalo valdymo ir darbo užmokesčio informacinės sistemos ar šiems procesams naudojami įrankiai turėtų būti tarpusavyje integruoti, taip sumažinant darbų dubliavimą (ypač dėl pakartotinio duomenų suvedimo) bei padidinant dalijimosi informacija efektyvumą.

Esamas kompiuterizavimo lygis (GS)

Šioje dalyje yra aptariamas dabartinis kompiuterizavimo lygis skirtinguose darbo užmokesčio apskaitos proceso etapuose valstybės ir institucijų lygmenyse. Kompiuterizuojamos veiklos procesų analizė ir VATARAS / VATIS funkcionalumo, susijusio su darbo užmokesčio apskaita, detalizavimas pateikiamas 1.4 skyriuje.

Šiuo metu nacionaliniu lygmeniu darbo užmokesčio apskaitos procesas centralizuotai nėra vykdomas; kiekviena institucija naudoja skirtingas priemones ir individualiai vykdo apskaitą. Nacionaliniu mastu šiuo metu visos institucijos privalo tik kaupti VTĮ ir VATARAS / VATIS nuostatuose numatytus duomenis VATARAS / VATIS. Visgi, verta paminėti, jog institucijos turi galimybę naudotis VATIS realizuotais darbo užmokesčio apskaitai reikalingais funkcionalumais (ne visų VATIS posistemių ir modulių naudojimas yra privalomas). VATARAS / VATIS gali būti naudojami kaip priemonės rinkti, kaupti bei sisteminti kai kuriuos duomenis, reikalingus darbo užmokesčio apskaitos sistemoje įstaigų ir institucijų darbe.

Sistemose kaupiami duomenys naudojami valstybės tarnybos administravimo procesams vykdyti. Toliau bus detaliau aprašomas VATARAS ir VATIS informacinės sistemos bei jų veikimo principai. VATARAS pagrindinės funkcijos:

Registruoti LR valstybės tarnybos įstatyme ir VATARAS nuostatuose nustatytus duomenis ir registro objektus;

Rinkti, kaupti, apdoroti, sisteminti, saugoti, naudoti ir teikti registro duomenis valstybės ir savivaldybių institucijoms ir įstaigoms, kitiems registrams ir valstybės informacinėms sistemoms, kitiems juridiniams ir fiziniams asmenims, atlikti kitus registro duomenų tvarkymo veiksmus.6

Registro objektus registruoja ir už pateiktų duomenų teisingumą atsako registro tvarkymo įstaigos. Tai atstovaujamosios, valstybės vadovo, vykdomosios, teisminės valdžios institucijos, teisėsaugos institucijos ir jų auditą, kontrolę (priežiūrą) atliekančios institucijos ir įstaigos, kitos valstybės ir savivaldybių institucijos

6 LR Vyriausybės 2002 m. rugpjūčio 10 d. nutarimas Nr. 1255.

17

ir įstaigos, kurios finansuojamos iš valstybės ar savivaldybių biudžetų bei valstybės pinigų fondų ir kurioms įstatymai suteikia viešojo administravimo įgaliojimus (institucijų skaičius yra nustatytas LR Vyriausybės7).

VATIS tikslas – informacinių technologijų priemonėmis vykdyti žmogiškųjų išteklių valdymo viešajame administravime, valstybės tarnybos valdymo sprendimų planavimo, Valstybės tarnybos įstatymo ir su juo susijusių teisės aktų įgyvendinimo kontrolės procedūras8.

VATIS pagrindinės funkcijos:

Rinkti, kaupti, apdoroti, sisteminti, saugoti ir teikti VATIS duomenis ir dokumentų elektronines kopijas;

Priimti fizinių asmenų nuotoliniu būdu teikiamus duomenis, elektroninius dokumentus ir dokumentų elektronines kopijas;

Formuoti atrankos į valstybės tarnautojo pareigas testus, dokumentų šablonus, dokumentus, duomenų perdavimo rinkinius, analitines ir kito pobūdžio ataskaitas;

Skelbti viešą informaciją9.

VATIS yra sudaryta iš šešių10 pagrindinių posistemių: žmogiškųjų išteklių tvarkymo, atrankos į valstybės tarnautojų pareigas testų, savitarnos, valstybės tarnybos portalo, valstybės tarnautojų registre ir VATIS kaupiamų duomenų analizės bei duomenų mainų posistemių. Taip pat paminėtini 2 papildomi posistemiai: VATIS administratoriaus ir VATIS audito.

Darbo užmokesčio apskaitos procesui svarbiausias yra VATIS žmogiškųjų išteklių tvarkymo posistemis, kuriuo galima vykdyti konkrečius su darbo užmokesčio apskaita susijusius procesus, kaip pavyzdžiui, darbo laiko apskaitą, atostogų ar komandiruočių administravimą.

Šiuo metu VATIS veikia dirbantiesiems skirta posistemė „Savitarna“, kurią naudojant dirbantieji gali matyti ir redaguoti savo asmens informaciją, naudoti tarnybinio kaitumo ir tarnybinės veiklos vertinimo modulių funkcionalumus, pildyti mokymo kokybės vertinimo anketas, pateikti prašymus personalo tarnybai. Vis dėlto siūlytina posistemės „Savitarna“ funkcionalumą papildyti sudarant sąlygas darbo užmokesčio apskaitos ir žmogiškųjų išteklių valdymo procesų vykdymui: kaip pavyzdžiui, sukurti galimybę prie standartizuotų prašymų pridėti pagrindžiančius dokumentus 11 , sukurti funkcionalumą darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymui ir kt.

Šiuo metu tik dvi institucijos 12 iš visų apklaustųjų turi informacinių sistemų sąsają tarp institucijoje naudojamos darbo užmokesčio ar personalo informacinės sistemos ir VATARAS / VATIS. Dėl šios priežasties dauguma institucijų tuos pačius duomenis rankiniu būdu į skirtingas sistemas suveda kelis kartus, dėl ko darbo užmokesčio apskaitos procesas nėra efektyvus ir daroma neigiama įtaka duomenų kokybei.

7 LR Vyriausybės 2002 m. rugpjūčio 10 d. nutarimas Nr. 1255. 8 LR Vyriausybės 2001 m. spalio 4 d. nutarimas Nr. 1196. 9 LR Vyriausybės 2001 m. spalio 4 d. nutarimas Nr. 1196. 10 Remiantis VTD viešai pateikiama informacija (http://portalas.vtd.lt/lt/text/tekstai/istaigoms/vataras-ir-vatis/valstybes-tarnybos-valdymo-informacine-sistema-vatis-442.html). 11Šiuo metu yra realizuota galimybė teikti prašymus, tačiau siekiant pilnai atsisakyti popierinių prašymų teikimo, funkcionalumą reikėtų patobulinti. 12 Remiantis anketos duomenimis, Lietuvos Respublikos muitinė ir LR Susisiekimo ministerija.

18

Šiuo metu valstybinės įstaigos ir institucijos darbo užmokesčio skaičiavimui ir administravimui bei susijusiems personalo valdymo procesams vykdyti naudojasi įvairia programine įranga. Pagrindinės programos bei priemonės yra šios:

Darbo užmokesčio apskaitos ir žmogiškųjų išteklių valdymo sistemos („Vikarina-užmokestis“, Duomenų bazė „Apskaita“, „Stekas-alga“, „Paskata“, „Alga 2000“ ir kt.);

VATARAS;

VATIS;

Teksto ir duomenų apdorojimo programos: Microsoft Office programinio paketo Excel ir Word programos.

Darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos dažnu atveju turi panašius funkcionalumus: galimybę vesti darbo laiko apskaitos žiniaraštį, skaičiuoti darbo užmokestį už atitinkamą mėnesį pagal pateiktą darbo laiko apskaitos žiniaraštį, vykdyti papildomų priskaitymų, atskaitymų ir išmokų apskaitą, formuoti tipines ataskaitas, atlikti avansinio darbo užmokesčio apskaitą ir kt. Tačiau esamas automatizavimo įrankis labai priklauso nuo institucijos naudojamų darbo užmokesčio apskaitos, personalo valdymo ir dokumentų valdymo sistemų išvystymo ir integravimo tarpusavyje bei su kitomis sistemomis.

Verta aptarti ir personalo valdymui naudojamas informacines sistemas ar kitas IT priemones. Šioje srityje institucijų praktika išsiskiria – 46 % institucijų personalo valdymui naudoja tą pačią informacinę sistemą kaip darbo užmokesčio apskaitai 13 . Remiantis apklausos duomenimis, personalo valdymui ir darbo užmokesčio apskaitai yra tinkamos šios informacinės sistemos: „Stekas-alga“, „Vikarina“ (personalo valdymo ir darbo užmokesčio moduliai diegiami atskirai), „Paskata“.

Atvejais, kai institucijos turima informacinė darbo užmokesčio apskaitos sistema netinkama personalo administravimo procesams, tam yra diegiamos atskiros informacinės sistemos ar naudojami kiti IT įrankiai. Verta paminėti, jog mažiau nei trečdalis iš apklaustų institucijų savo ir sau pavaldžių institucijų personalo valdymo procesams naudoja tik VATARAS / VATIS14. Yra atvejų, kai personalo administravimo procesai vykdomi naudojant tik MS Excel programą15.

Dėl naudojamų skirtingų informacinių sistemų ir kitų darbo užmokesčio apskaitai vykdyti reikalingų priemonių, kompiuterizavimo ir procesų automatizavimo lygis institucijose ženkliai skiriasi.

Projekto socialinė ir ekonominė aplinka

Šiame skyriuje aptariama Projekto socialinė ir ekonominė aplinka, įskaitant ES šalių-narių darbo užmokesčio apskaitos centralizavimo lygio apžvalgą, detalią Airijos ir Estijos atvejų analizę bei vidinių ir išorinių aplinkos veiksnių analizę.

1.2.1. Personalo ir darbo užmokesčio apskaitos apžvalga ES valstybėse-narėse

Analizuojant Projekto socialinę ir ekonominę aplinką, svarbu aptarti ir kitų ES šalių-narių viešojo sektoriaus darbo užmokesčio apskaitos praktiką. Dėl to šioje skiltyje bus aptariamas 11 ES šalių darbo užmokesčio apskaitos centralizacijos viešojo sektoriaus įstaigose ir institucijose lygis. Remiantis atlikta analize, nagrinėjamos šalys buvo pasirinktos pagal savo viešojo sektoriaus išsivystymo lygį bei pažangumą, pateikiamos šalys, per pastaruosius 10 m. vykdžiusios viešojo sektoriaus reformas, susijusias su darbo

13 Remiantis apklausos duomenimis. 14 Remiantis apklausos duomenimis, LR Vidaus reikalų ministerija, LR Susisiekimo ministerija, LR Vyriausybės kanceliarija. 15 Remiantis apklausos duomenimis, LR Generalinė prokuratūra.

19

užmokesčio apskaitos centralizavimu valstybės mastu, papildomai įtraukta Latvija, kaip socio-kultūriniu požiūriu į Lietuvą santykinai panaši valstybė (Estija patenka į pirmą valstybių grupę). Centralizacijos lygio įvertis priskirtas pagal tai, kokia dalis valstybės tarnautojų yra aptarnaujami naudojant centralizuotą darbo užmokesčio apskaitos sistemą.

Nr. Šalis

Centra-lizaci-

jos lygis

Centra-lizuota DU sis-tema

Valstybės tarnautojų skaičius16,

tūkst.

Komentaras

1 Airija17 5 √ 24,6 Sistema šiuo metu naudojama 75 % visų valstybės tarnautojų darbo užmokesčio apskaitai vykdyti.

Planuojama, jog 2017 m. pradžioje informacine sistema naudosis visos valstybės institucijos.

Projektinėje stadijoje jau pradėta ir finansinės apskaitos centralizacija.

2 Belgija18 2 √ 28,4 Sistema įdiegta 2016 m., kol kas naudotis gali tik 7 institucijos.

Sistema vykdo visas personalo valdymo paslaugas: darbo laiko apskaitą, priėmimo / atleidimo procesus, t. t.

3 Danija19 4 √ 7,8 Sistema šiuo metu naudojama daugiau nei 50 % visų valstybės tarnautojų darbo užmokesčio apskaitai vykdyti.

Centralizuotai vykdyti bei kaupti duomenis apie institucijų finansinę apskaitą (neįskaitant darbo užmokesčio) yra sukurta atskira sistema.

4 Estija20 4 √ 6,9 Sistema šiuo metu naudojama apie 65 % visų valstybės tarnautojų darbo užmokesčio apskaitai vykdyti.

Kitos sistemos funkcijos: finansinė apskaita, e-dokumentai ir sąskaitos, personalo valdymas.

Projektas vykdomas nuo 2013 m.

16 Remiantis Eurostat duomenimis apie valstybės tarnautojų skaičių 2015 m. 17 Metinė Airijos viešojo sektoriaus reformos ataskaita, 2016 m. 18 Belgijos valstybės tarnybos bendrųjų paslaugų centro „Persopoint“ internetinė svetainė, nuoroda: http://www.persopoint.be. 19 Danijos valstybės tarnybos administravimo internetinis puslapis, nuoroda: http://www.statens-adm.dk/. 20 Nacionalinio Estijos bendrųjų paslaugų projekto metinė ataskaita, 2016 m.

2 Lentelė. ES valstybių-narių darbo užmokesčio apskaitos centralizavimo lygis

20

Nr. Šalis

Centra-lizaci-

jos lygis



tūkst.

Komentaras

5 Jungtinė Karalys-tė21

5 √ 317,6 Sistema šiuo metu naudojama apie 75 % visų valstybės tarnautojų darbo užmokesčio apskaitai vykdyti.

Įkurti centralizuoti paslaugų centrai (naudojantys vieną informacinę sistemą) taip pat vykdo finansinę apskaitą, personalo valdymo paslaugas.

Projektas vykdomas nuo 2012 m.

6 Latvija 1 Χ 4,4 Valstybinės institucijos darbo užmokesčio ir finansinę apskaitą vykdo atskirai.

7 Liuksem-burgas22

4 √ 1,0 Sistema šiuo metu naudojama apie 95 % visų valstybės tarnautojų darbo užmokesčio apskaitai vykdyti.

Sistema vykdo tik su personalo valdymu susijusias paslaugas: darbo užmokesčio ir papildomų išmokų skaičiavimas ir mokėjimas pensijų (buvusiems valstybės tarnautojams) mokėjimas.

Centralizuota finansinė apskaita nevykdoma.

8 Nyder-landai23

3 √ 109,4 Sistema šiuo metu naudojama apie 120 tūkst. dirbančiųjų darbo užmokesčio apskaitai vykdyti (tai yra visi valstybės administracijos darbuotojai).

Centras, atliekantis centralizuotą darbo užmokesčio apskaitą taip pat teikia kitas personalo valdymo paslaugas: e-dokumentų ir procesų administravimas, išmokos darbuotojams, elektroniniai vartai valstybės tarnautojams.

Centralizuota finansinė apskaita nevykdoma.

10 Suomija24

4 √ 33,4 Sistema šiuo metu naudojama apie 73 tūkst. dirbančiųjų darbo užmokesčio apskaitai vykdyti.

Paslaugų centras, vykdantis centralizuotą darbo užmokesčio paslaugą, taip pat teikia finansinės apskaitos, personalo valdymo bei konsultacines paslaugas.

21 Didžiosios Britanijos naujos kartos bendrųjų paslaugų centro strategija 2016 m. 22 Prancūzijos viešojo sektoriaus administravimo internetinė svetainė, nuoroda: http://www.fonction-publique.public.lu/fr/structure-organisationnelle/ape/index.html. 23 Olandijos viešojo sektoriaus administravimo internetinė svetainė, nuoroda: http://www.p-direkt.nl/. 24 Suomijos bendrųjų paslaugų centro internetinė svetainė, nuoroda: http://palkeet.fi.

http://www.p-direkt.nl/

21

Nr. Šalis

Centra-lizaci-

jos lygis



tūkst.

Komentaras

11 Švedija25 4 √ 63,7 Sistema šiuo metu naudojama apie 30 % visų valstybės tarnautojų darbo užmokesčio apskaitai vykdyti.

Paslaugų centras, teikiantis centralizuotą darbo užmokesčio paslaugą, taip pat teikia finansinės apskaitos, personalo valdymo bei konsultacines paslaugas.

Kitose ES valstybėse darbo užmokesčio apskaita decentralizuota (1 lygis) arba informacija viešai nėra prieinama.

Centralizacijos lygio paaiškinimas: 1 – visiškai decentralizuota; 2 – centralizuota tik dalis procesų, IS aptarnauja < 20 % valstybės tarnautojų); 3 – centralizuota tik IT požiūriu / centralizuoti ne visi procesai / darbo užmokesčio apskaitos procesai centralizuoti IT ir veiklos lygmenyje, tačiau aptarnauja < 20 % dirbančiųjų; 4 – centralizuota IT ir veiklos požiūriu, aptarnaujama 30-75 % dirbančiųjų / centralizuotai vykdomi ne visi darbo užmokesčio apskaitos procesai, tačiau sistema aptarnauja > 75 % dirbančiųjų. 5 – centralizuota IT ir veiklos požiūriu, apimami visi procesai, aptarnauja > 75 % dirbančiųjų.

Remiantis lentelėje pateiktais duomenimis, iš nagrinėjamų ES šalių, visose, išskyrus Latviją, yra sukurta galimybė viešojo sektoriaus institucijoms naudotis centralizuotomis valstybės tarnautojų darbo užmokesčio apskaitos informacinėmis sistemomis.

Remiantis lentelėje pateiktais duomenimis galima teigti, jog darbo užmokesčio apskaita labiausiai centralizuota Airijoje, Jungtinėje Karalystėje bei Liuksemburge. Taip pat reikėtų pastebėti, jog kai kuriose šalyse, centralizacija pradėta vykdyti visai neseniai, dėl to centralizacijos lygis kol kas nėra aukštas, tačiau yra nuolat didinamas ir valstybinių institucijų bendrųjų paslaugų teikimo centralizavimą įgyvendinant etapais. Dažniausiai paslaugų centralizacijos iniciatyvos valstybėse buvo vykdomos palaipsniui: pradžioje sistema įdiegiama vos kelioms valstybinėms institucijoms (dažniausiai ministerijoms), vėliau jų skaičius didinamas, prijungiant vis daugiau viešojo sektoriaus įstaigų ir institucijų.

Remiantis pateiktais duomenimis galima teigti, jog bent kol kas nė vienoje ES valstybėje viešojo sektoriaus darbuotojų darbo užmokesčio apskaitos sistema nėra absoliučiai centralizuota. Dažnu atveju didelės institucijos (ministerijos, vyriausybės kanceliarija t. t.) prie informacinės sistemos yra prijungiamos privalomai, o mažesnės įstaigos ar institucijos gali prisijungti prie sistemos savo noru, pateikdamos prašymą ar užsiregistruodamos sistemoje.

Vidutiniškai ES šalyse, kuriose veikia centralizuota darbo užmokesčio apskaitos sistema, centralizuotai darbo užmokesčio apskaita atliekama maždaug pusei visų valstybės tarnautojų. Atskirose valstybėse sistemos aptarnauja nuo 5 tūkst. iki 300 tūkst. dirbančiųjų.

Beveik visose analizuotose valstybėse darbo užmokesčio apskaita atliekama centralizuotai ne tik IT požiūriu, bet ir veiklos. Daugumoje valstybių yra įkurtos atskiros agentūros – bendrųjų paslaugų centrai. Galima išskirti du šių institucijų tipus pagal teikiamas paslaugas: vieni centrai ir jų naudojamos informacinės sistemos sukurti tik su personalo valdymu susijusiems procesams (darbo užmokesčio apskaita, darbo laiko

25 Švedijos bendrųjų paslaugų centro metinė ataskaita, 2016 m.


22

apskaita, personalo dokumentų administravimas ir kt.) vykdyti, kiti centrai atlieka visą institucijų finansinę apskaitą (įskaitant darbo užmokesčio apskaitą), teikia kitas finansines paslaugas ir konsultacijas. Antrojo tipo paslaugų centrai analizuojamose valstybėse yra mažiau paplitę: tokie šiuo metu yra Estijoje, Suomijoje, Švedijoje; jie centralizuotai vykdo visus valstybinio sektoriaus institucijų apskaitos bei personalo valdymo procesus. Atsižvelgiant į išanalizuotą ES šalių gerąją praktiką parengta Projekto įgyvendinimo koncepcija plačiau pristatoma 1.5 skyriuje.

1.2.2. Geroji praktika: Airijos atvejo analizė

Šioje dalyje detaliai aptariama geroji Airijos patirtis centralizuojant darbo užmokesčio apskaitos sistemą viešojo sektoriaus institucijose, kadangi Airija yra viena iš ES šalių, kuriose darbo užmokesčio apskaita yra viena labiausiai centralizuotų. Airijos patirtis analizuojama aptariant viešojo sektoriaus reformos dalis, darbo užmokesčio apskaitos centralizavimo IT ir veiklos lygmenyje projekto tikslus, principus, etapus, rezultatus bei kitą svarbiausią informaciją.

Centralizavimo projekto tikslai, apimtis ir laukiami rezultatai

Valstybės tarnautojų darbo užmokesčio apskaitos centralizavimo projektas buvo pradėtas 2011 m., sukuriant centralizuotą, visoms valstybės institucijoms pritaikytą informacinę darbo užmokesčio apskaitos sistemą. Šis projektas buvo viena iš Airijoje pradėtos viešojo sektoriaus reformos dalių. Viešojo sektoriaus reforma Airijoje siekiama pažangos, dėmesį skiriant keturioms pagrindinėms sritims:

1. Paslaugų vartotojams;

2. Efektyvumui;

3. Atvirumui, skaidrumui, atskaitomybei;

4. Lyderystei, organizaciniam atsinaujinimui.

Darbo užmokesčio centralizavimas patenka į antrąją reformos sritį: efektyvumo didinimą centralizuojant bendrąsias paslaugas. Įgyvendinant projektą buvo numatyti šie bendrųjų paslaugų centralizavimo valstybės tarnyboje rezultatai:

Padidintas valstybės tarnautojų darbo efektyvumas;

Lengviau ir greičiau prieinama informacija apie valstybės tarnautojus ir darbuotojus;

Standartizuojant procesus bei mažinant funkcijų pasikartojimą tarp institucijų sumažinti procesų kaštai;

Standartizuojant ir palengvinant procesus, pagerinta paslaugų kokybė;

Padidintas technologijų naudojimas siekiant sumažinti kaštus ir padidinti darbo efektyvumą;

Didesnė administracinių funkcijų integracija viešojo sektoriaus institucijose.

Airijos vyriausybė pradėdama reformą galėjo rinktis iš skirtingų alternatyvų, koks turėtų būti paslaugų centralizavimo lygis, kad būtų pasiekti geriausi kokybės ir finansiniai rezultatai. Įprastai, darbo užmokesčio apskaitai vykdyti valstybės institucijose išskirtinos keturios pagrindinės alternatyvos:

1. IT ir veikla decentralizuota. Visose institucijose procesai ir IT įrankiai standartizuojami.

2. IT centralizuota, veikla – decentralizuota. Visos institucijos naudoja vieną informacinę sistemą, apskaitos procesas įgyvendinamas kiekvienoje institucijoje.

3. IT centralizuota, veikla – centralizuota iš dalies. Naudojama centralizuota informacinė sistema, o veiklos procesai centralizuojami kiekvienos ministerijos srityje.

4. IT ir veikla centralizuota. Paslaugas visoms institucijoms teikiamos vieno centro, tam naudojant vieną informacinę sistemą.

23

Airija pasirinko įgyvendinti ketvirtąją alternatyvą – darbo užmokesčio apskaitos centralizavimą tiek IT, tiek veiklos požiūriu, t. y. darbo užmokesčio apskaitos paslaugų teikimą viename paslaugų centre, tam naudojant vieną informacinę sistemą.

Bendrųjų paslaugų centralizavimas Airijoje apima ne tik darbo užmokesčio apskaitos centralizavimą, tačiau ir kitų palaikomųjų funkcijų centralizavimą, perkeliant bendrąsias viešojo sektoriaus paslaugas į nacionalinį bendrųjų paslaugų centrą. Šio centro veikla skirstoma į tris sritis:

personalo valdymas;

darbo užmokesčio apskaita;

finansinė apskaita.

Įkūrus kiekvienos srities paslaugų centrus bei įdiegus informacines sistemas, Airijoje palaipsniui planuojama centralizuoti visus personalo valdymo, darbo užmokesčio ir finansinės apskaitos procesus.

Darbo užmokesčio centralizavimo projektas Airijoje buvo vykdomas keliais etapais: pirmajame etape centralizacija atlikta tik IT požiūriu, antrajame (įgyvendinamas šiuo metu) – centralizuojamas apskaitos procesų vykdymas (veiklos centralizavimas), trečiajame (projekto plėtra) – planuojama išplėsti projekto apimtį centralizuojant visą buhalterinę apskaitą.

Pirmame etape buvo įdiegta informacinė sistema, kuria galima vykdyti darbo užmokesčio apskaitą visoms valstybės institucijoms. Šiame etape pradėta IT centralizacija, tačiau apskaitos procesai nekoreguoti ir veiklos požiūriu įgyvendinti decentralizuotai. Darbo užmokesčio apskaitai ir personalo valdymui visose Airijos viešojo sektoriaus institucijose yra naudojama ta pati informacinė sistema CoreHR.

Antrame projekto etape įkurtas darbo užmokesčio apskaitos centras šiuo metu turi padalinius trijuose regionuose. Centre dirbantys buhalteriai nuotoliniu būdu vykdo darbo užmokesčio apskaitą valstybės įstaigų ir institucijų darbuotojams. Planuojama, kad iki 2017 m. pradžios centras bus pilnai funkcionuojantis

2 Pav. Airijos darbo užmokesčio apskaitos centralizacijos etapai


24

ir atliks darbo užmokesčio apskaitą 120 tūkst. darbuotojų 26 iš 54 valstybinio sektoriaus institucijų. Palyginimui, 2015 m. buvo aptarnaujami 78 tūkst. darbuotojų (iš kurių 45 tūkst. pensininkų) iš 31 institucijos. Pažymėtina, kad tai apima ir visus Airijos valstybės tarnyboje27 dirbančius asmenis.

Darbo užmokesčio apskaitos sistema

Centralizuotai darbo užmokesčio apskaitai vykdyti yra naudojama CoreHR informacinė sistema. Ši informacinė sistema yra sukurta tarptautinės bendrovės CoreHR, teikiančios paslaugas, susijusias su personalo valdymu ir darbo užmokesčio apskaita įvairiose pasaulio valstybėse viešajam ir privačiam sektoriui. Specifinė sistema Airijos valstybės tarnybos darbo užmokesčio centralizavimui nebuvo kuriama, pasirinkta naudoti CoreHR siūlomą paslaugų paketą.

Kaip ir dauguma darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų, ši leidžia vykdyti pagrindines personalo administravimo ir darbo užmokesčio apskaitos funkcijas. CoreHR sistemoje vykdomos funkcijos yra:

Darbo laiko apskaita;

Darbo užmokesčio skaičiavimas ir atlyginimo lapelių formavimas;

Priedų, paskatinimų skyrimas;

Ligos, atostogų, komandiruočių apskaita;

Dokumentų teikimas, administravimas;

Duomenų analizė;

Nurodymų bankams formavimas, siuntimas;

Dirbančiojo savitarna.

Visi dirbantieji turi galimybę prisijungti prie CoreHR sistemos naudojantis savo asmenine paskyra. Dirbantysis savo paskyroje gali:

Užpildyti ar patvirtinti savo asmeninę informaciją;

Patvirtinti banko sąskaitos duomenis;

Matyti savo darbo laiko grafiką, esant poreikiui teikti prašymą jį koreguoti;

Sekti nepanaudotas atostogas;

Pildyti ir teikti atostogų, laisvų dienų suteikimo, atleidimo iš darbo ir kitus prašymus;

Sekti detalią išmokėto darbo užmokesčio informaciją;

Pildyti darbo kalendorių.

Sistemos architektūra yra patogi dirbančiųjų bei personalo ir buhalterijos darbuotojams. Personalo ir darbo užmokesčio apskaitos informacija matoma vienoje vietoje, todėl darbas nėra dubliuojamas; visa informacija yra patogiai prieinama ir pritaikyta naudojimui. Visa tai leido Airijos viešojo sektoriaus administravimui ženkliai sumažinti aptarnaujančių darbuotojų skaičių bei padidinti darbo efektyvumą.

26 Į šį skaičių įskaitomi ir buvę institucijų darbuotojai – pensininkai, kuriems institucijos moka specialias išmokas. 27 Gatvės lygmens (angl. Street level, remiantis Michael Lipsky „Toward a Theory of Street-Level Bureaucracy“) biurokratai (kaip pavyzdžiui, gydytojai, mokytojai) į šio projekto apimtį nepatenka. Pastarieji priskiriami viešojo sektoriaus darbuotojams (angl. public servants). Į šį skaičių patenka buvę valstybės tarnautojai, kuriems mokamos specialios išmokos.

25

Projekto rezultatai

Projekto finansinė grąža siejama su sutaupymais dėl buhalterijos ir personalo darbuotojų skaičiaus mažinimo bei informacinių sistemų palaikymo kaštų optimizavimo aptarnaujant visus valstybės tarnybos dirbančiuosius. Toliau esančioje lentelėje yra pavaizduota kiekvienos bendrųjų paslaugų srities pilno centralizavimo (IT ir veiklos) finansinė grąža. Pastebėtina, kad centralizacija Airijoje apima ir pensijų išmokėjimą asmenims, gaunantiems valstybės tarnautojo pensiją, tad sutaupymas skaičiuojamas įtraukiant ir šį procesą.

Sistema Atsipirkimo

laikotarpis, m. Darbuotojų sk. sumažinimas

Metinis kaštų sutaupymas*, mln. Eur

Personalo valdymo 4,0 17 % 12,5

Darbo užmokesčio apskaitos 3,2-3,3 18 % 5,6-7,3

Finansinės apskaitos (kūrimo stadija, planuojamos reikšmės)

6,7 24 % 14,6

*aptarnaujant 120 tūkst. darbuotojų ir buvusių darbuotojų (pensininkų, kuriems institucijos moka specialias išmokas).

Šaltinis: sudaryta autorių, remiantis Kasmetinėmis reformos pažangos įgyvendinimo ataskaitomis (http://reformplan.per.gov.ie/2_efficiency/2_efficiency.html) ir nepriklausoma Airijos viešojo sektoriaus bendrųjų paslaugų reformos įvertinimo ataskaita (pasiekiama iš prieš tai nurodyto dokumento).

Kiti darbo užmokesčio apskaitos centralizavimo rezultatai apima darbo efektyvumo padidinimą, greitesnį ir patogesnį informacijos apie valstybės tarnautojus ir jų darbo užmokestį prieinamumą, padidintą viešojo sektoriaus administracinių funkcijų tarpusavio integraciją ir kt. Apibendrinant galima teigti, jog įdiegiant CoreHR informacinę sistemą bei centralizuojant darbo užmokesčio apskaitos ir personalo valdymo procesus veiklos lygmenyje buvo pasiekti visi užsibrėžti šios reformos srities tikslai – įskaitant finansinius ir veiklos gerinimo tikslus.

1.2.3. Geroji praktika: Estijos atvejo analizė

Šioje dalyje detaliai aptariama geroji Estijos patirtis centralizuojant darbo užmokesčio apskaitos sistemą viešojo sektoriaus institucijose. Estijos, kuri yra savo istoriniu – kultūriniu kontekstu santykinai panaši į Lietuvą ir kuri neseniai įgyvendino apskaitos centralizavimo reformą, patirtis analizuojama aptariant viešojo sektoriaus reformos dalis, darbo užmokesčio apskaitos centralizavimo IT ir veiklos lygmenyje projekto tikslus, principus, etapus, rezultatus bei kitą svarbiausią informaciją.

Projekto tikslai ir etapai

Valstybinio sektoriaus darbo užmokesčio apskaitos proceso centralizacija prasidėjo 2010 m., kai Estijos Respublikos Finansų ministerija iniciavo projektą pavadinimu TUTSE.

Projekto tikslai:

Sukurti efektyvesnę valstybės institucijų darbo užmokesčio apskaitos bei žmogiškųjų išteklių valdymo sistemą;

Didinti viešojo sektoriaus darbo efektyvumą ir kokybę;

Sumažinti viešojo sektoriaus administravimo procesų kaštus valstybei.

3 Lentelė. Darbo užmokesčio apskaitos centralizavimo Airijoje rezultatai pagal etapus

26

TUTSE projekto koordinavimas patikėtas Valstybės bendrųjų paslaugų centrui. Pagrindinės Estijos bendrųjų paslaugų centro funkcijos yra vykdyti bendrinius (aktualius visoms valstybinėms institucijoms) apskaitos procesus:

rengti pasiūlymus Finansų Ministerijai dėl bendrųjų valstybės apskaitos taisyklių ir jų pakeitimų;

padėti valstybinėms apskaitos institucijoms, regioninėms valdžios institucijoms ir kitoms viešojo sektoriaus institucijoms vykdyti apskaitą;

rinkti ir tikrinti viešojo sektoriaus įstaigų ir institucijų finansines ataskaitas;

ruošti ir teikti valstybės, regioninės valdžios institucijų ir kitų viešojo sektoriaus institucijų finansines ataskaitas.

Prieš pradedant projektą Estijoje buvo svarstomos keturios projekto apimties alternatyvos (analogiškos aprašytoms 1.2.2 skyriuje). Buvo nuspręsta centralizuoti institucijų darbo užmokesčio apskaitą IT lygmenyje (centralizuojant darbo užmokesčio apskaitos informacinę sistemą) ir veiklos lygmenyje (centralizuojant buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbą).

Estijos atvejo problematika, projekto alternatyvos ir iki 2015 m. pasiekti rezultatai iliustruojami toliau esančiame paveiksle.

Projektas Estijoje yra vykdomas trimis etapais. Pirmame etape darbo užmokesčio apskaita centralizuojama IT lygmenyje, įdiegiant centralizuotą darbo užmokesčio apskaitos informacinę sistemą. Antrame etape procesas centralizuojamas veiklos lygmenyje, teikiant darbo užmokesčio apskaitos paslaugas kelioms institucijoms iš vieno bendrųjų paslaugų centro. Trečiame projekto etape planuojama plėsti projekto apimtį, įtraukiant beveik visas valstybės institucijas bei apimant papildomus funkcionalumus, pavyzdžiui, viešųjų pirkimų centralizavimą.

Šaltinis: Sudaryta autorių

3 Pav. Estijos projekto problematika, alternatyvos bei rezultatai

27

Pirmame etape Estijos viešojo sektoriaus institucijoms buvo įdiegta centralizuoja informacinė sistema SAP. Pažymėtina, kad istoriniai duomenys pereinant prie naujos sistemos nebuvo perkelti. Svarbiausi sistemos funkcionalumai:

Darbo užmokesčio apskaita;

Dirbančiųjų informacijos kaupimas;

Institucijų finansinė apskaita;

Dirbančiųjų savitarna.

Antrame projekto etape pradėjęs veikti Bendrųjų paslaugų centras perėmė keturių ministerijų sričių institucijų darbo užmokesčio apskaitos, finansinės apskaitos ir personalo valdymo procesų vykdymą. Bendrųjų paslaugų centro funkcijos:

Finansinė apskaita;

Personalo administravimas ir darbo užmokesčio apskaita;

Konsultacinės paslaugos;

Viešųjų pirkimų administravimas.

Trečiame projekto etape bus toliau plečiama projekto apimtis, įtraukiant beveik visas valstybės institucijas bei apimant papildomus funkcionalumus, pavyzdžiui, pilnai skaitmenizuotą dokumentų administravimą bei viešųjų pirkimų vykdymą.

Projekto rezultatai

Šiuo metu Estijoje beveik visos (tos, kurios apskaitos procesus įgyvendina decentralizuotai) viešojo sektoriaus institucijos naudojasi centralizuota darbo užmokesčio apskaitos sistema SAP, valstybinio


4 Pav. Estijos darbo užmokesčio centralizavimo projekto etapai

28

sektoriaus dirbantieji prašymams teikti naudoja tik jiems skirtą dirbančiųjų savitarnos platformą; nebėra popieriniu formatu teikiamų prašymų.

Dėl centralizuotos darbo užmokesčio apskaitos veiklos lygmenyje, iki 2015 m. darbo užmokesčio buhalterijos darbuotojų skaičius buvo sumažintas 27 %, finansinės apskaitos buhalterijos darbuotojų – 35 %. Taip pat verta paminėti dirbančiųjų efektyvumo padidėjimą. Darbo užmokesčio buhalterijos darbuotojų ir personalo administravimo darbuotojų, tenkančių vienam dirbančiajam skaičiaus kitimas projekto eigoje matomas toliau esančiame paveiksle.

Paveiksle matoma, jog buhalterijos darbuotojų efektyvumas nuo projekto pradžio padidėjo beveik 50 %, o personalo administravimo – 60 %. Verta paminėti, jog iki 2018 m. pilnai įgyvendinus projekto veiklas, planuojama darbuotojų efektyvumo rodiklius padidinti iki 1300 dirbančiųjų, tenkančių vienam personalo administravimo darbuotojui, ir 1250 – vienam buhalterijos darbuotojui, t. y. beveik du kartus daugiau nei projekto pradžioje.

1.2.4. SSGG analizė (GS)

Toliau pateiktoje lentelėje pateikta VTD veiklos vidinių stiprybių ir silpnybių bei išorinių galimybių ir grėsmių (SSGG), susijusių darbo užmokesčio apskaitos centralizavimu, analizė. Politiniai, ekonominiai, socialiniai, technologiniai ir teisiniai aplinkos veiksniai analizuojami galimybių ir grėsmių dalyse. Išorinės galimybės ir grėsmės atitinkamai yra suskirstytos pagal skirtingus aplinkos veiksnius. Aplinkosauginiai veiksniai nedaro įtakos VTD darbo užmokesčio apskaitos procesams, todėl plačiau nėra nagrinėjami.

Šaltinis: Sudaryta autorių, remiantis Estijos Bendrųjų paslaugų centro duomenimis

5 Pav. Dirbančiųjų kiekis vienam personalo ir darbo užmokesčio apskaitos darbuotojui

29

Stiprybės Silpnybės

Išnagrinėta ES šalių narių geroji patirtis centralizuojant valstybės institucijų darbo užmokesčio apskaitos procesus;

Žinomi visų institucijų poreikiai, susiję su darbo užmokesčio apskaitos procesais;

Atnaujintos VATARAS / VATIS, galinčios kaupti reikalingus valstybės tarnautojų duomenis bei sukurti kai kurie įrankiai darbo užmokesčio apskaitai įtakos turintiems personalo valdymo procesams atlikti.

Institucijų poreikiai centralizuojant darbo užmokesčio apskaitos sistemą skiriasi, priklausomai nuo dirbančiųjų statuso, darbo užmokesčio mokėjimo šaltinių skaičiaus;

IT infrastruktūros ir informacinių sistemų pajėgumo trūkumas;

Dabartinis kompiuterizacijos lygis skirtingose įstaigose ir institucijose ženkliai skiriasi;

Institucijos naudoja skirtingo funkcionalumo informacines sistemas;

Žinių, įgūdžių ir mokymų trūkumas dirbant su esamomis bendrai prieinamomis sistemomis (VATARAS / VATIS): daliai dirbančiųjų trūksta kompiuterinio raštingumo žinių, norint efektyviai išnaudoti esamų informacinių sistemų ir įrankių funkcionalumus.

Galimybės Grėsmės

Technologinis aspektas

Galimybė įgyvendinti technologinius standartizuotus IT sprendimus, išnaudojant integracijas su šiuo metu valstybės tarnyboje veikiančiomis informacinėmis sistemomis ir duomenų bazėmis.

Politinis ir socialinis aspektas

Efektyvesnis valstybės viešojo sektoriaus veiklos vykdymas;

Palankios Projekto finansavimo sąlygos (galimybė gauti finansavimą iš ES struktūrinių fondų);

Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų IS palaikymui skiriamų lėšų panaudojimo efektyvumo skatinimas;

Galimybė centralizuotai teikti viešojo sektoriaus darbo užmokesčio duomenis visuomenei, taip didinant skaidrumą;

Galimybė padidinti viešojo sektoriaus skaidrumą ir visuomenės informuotumą apie viešojo sektoriaus tobulinimą bei efektyvumo didinimą.

Teisinis aspektas

Objektyvesnis įstaigų vertinimas, biudžeto planavimas.

Technologinis aspektas

Santykinai dideli centralizuotos IT sistemos sukūrimo kaštai;

Rizika netinkamai užtikrinti valstybės ir savivaldybių įstaigų dirbančiųjų asmens duomenų apsaugą (VATARAS / VATIS asmens duomenų apsauga yra ir toliau bus užtikrinama VATARAS / VATIS duomenų saugos nuostatuose numatytomis priemonėmis, kurios suderintos su visomis atsakingomis institucijomis);

Galutinis, įgyvendintas projekto techninis sprendimas neatitinka numatytų kokybinių gairių.

Politinis ir socialinis aspektas

Strateginės Vyriausybės krypties pasikeitimas;

Valstybės institucijų pokyčių vėlavimas dėl biurokratinių apribojimų ir procedūrų veiklos planavimo ir valdymo srityje;

Negautas finansavimas iš ES struktūrinių fondų;

Nepakankamas bendradarbiavimas / vadovybės palaikymas iš visų susijusių šalių (įstaigų ir institucijų);

Užsitęsusios viešųjų pirkimų procedūros.

Teisinis aspektas

Nepriimti ar užsitęsę teisės aktų pakeitimai, reikalingi projekto įgyvendinimui;

Teisės aktų pasikeitimai, neigiamai veikiantys projekto įgyvendinimo veiklas.

4 Lentelė. Projekto SSGG analizė


30

Apibendrinant verta pažymėti, jog esama situacija gali būti apibūdinama kaip neefektyvi ir nevientisa, t. y. tiek procesas, tiek naudojami įrankiai varijuoja, egzistuojanti geroji praktika tarp institucijų nėra skleidžiama, taip atotrūkiui tarp skirtingų institucijų pažangos tik augant. Neabejotinas šio Projekto įgyvendinimo privalumas – žinomi ir detaliai išnagrinėti institucijų poreikiai bei kitų ES šalių-narių patirtis, kuri rodo, jog panašios reformos jau yra sėkmingai įgyvendintos kitose ES valstybėse. Negana to, šis Projektas – tai galimybė sukurti prielaidas viešojo sektoriaus apskaitos centralizavimui (remiantis kitų ES valstybių patirtimi), taip pat padidinti efektyvumą, skaidrumą ir visuomenės informuotumą. Projekto stiprybės, galimybės bei Projektą įgyvendinančios institucijos turima patirtis, leidžia teigti, kad Projekto grėsmės ir rizikos bus tinkamai įvertintos ir valdomos. Pagrindinių Projekto silpnybių ir grėsmių įtaka gali būti mažinama didelį dėmesį skiriant naujos informacinės sistemos techninių reikalavimų apibrėžimui, įtvirtinant institucijoms privalomumą naudotis nauja informacine sistema (kas leistų eliminuoti esamų decentralizuotų įrankių palaikymo kaštus). Svarbu paminėti, kad sėkmingam Projekto įgyvendinimui būtina įgyvendinančios institucijos lyderystė ir gebėjimas sklandžiai organizuoti derinimą, teisės aktų pakeitimus, valdyti suinteresuotas šalis.

Projekto teisinė aplinka

Šiame poskyryje aptariami galiojantys įstatymai bei teisės aktai, kuriais vadovaujantis, turi būti skaičiuojamas ir mokamas darbo užmokestis institucijų dirbantiesiems, informacinių sistemų veikimo principus bei duomenų kaupimo taisykles reglamentuojantys teisės aktai ir teisės aktų keitimo poreikis, siekiant Projekto įgyvendinimo.

1.3.1. Darbo užmokesčio apskaitą reglamentuojantys teisės aktai

LR Valstybės ir savivaldybių institucijos ir įstaigos darbo užmokesčio apskaitą vykdo remiantis VTĮ, DK, LR Vyriausybės nutarimais, Valstybės tarnybos departamento direktoriaus įsakymais bei individualių įstaigų bei institucijų direktorių įsakymais. Taip pat paminėtini ir statutai: LR Vidaus tarnybos statutas, LR diplomatinės tarnybos įstatymas, Tarnybos kalėjimų departamento prie LR Teisingumo ministerijos statutas, Tarnybos LR muitinėje statutas, Civilinės krašto apsaugos tarnybos statutas.

Galima išskirti tris pagrindinius dirbančiųjų valstybės įstaigose ir institucijose tipus: valstybės tarnautojai, darbuotojai, gaunantys darbo užmokestį iš LR valstybės biudžeto, savivaldybių biudžetų ir valstybės pinigų fondų bei valstybės tarnautojai, kurių tarnyba reglamentuojama statutais (pareigūnai). Toliau aptariama darbo užmokesčio skaičiavimo ir išmokėjimo tvarka, taikoma visiems dirbančiųjų tipams, kadangi darbo užmokesčio skaičiavimas varijuoja. Valstybės tarnautojo alga skaičiuojama remiantis VTĮ, darbuotojų – remiantis LR darbo kodekso, pareigūnų – statutų numatyta tvarka.

Valstybės tarnybos įstatymas

Valstybės tarnautojo darbo užmokestį pagal LR valstybės tarnybos įstatymą sudaro pareiginė alga, priedai, priemokos bei apmokėjimas už darbą poilsio ir švenčių dienomis, nakties bei viršvalandinį darbą ir budėjimą. Pareiginės algos dydis priklauso nuo valstybės tarnautojo turimos kategorijos bei yra vienodas visoms tos pačios kategorijos pareigybėms. Pareiginės algos dydis nustatomas pagal pareiginės algos koeficientą, kurio dydžius kategorijoms nustato VTĮ 1 priedas. Pareiginės algos dydis apskaičiuojamas atitinkamą pareiginės algos koeficientą dauginant iš valstybės tarnautojų algos bazinio dydžio.

Priedas už tarnybos stažą, remiantis VTĮ 25 str., mokamas valstybės tarnautojams už metų, ištarnautų valstybės tarnyboje, skaičių. Priedą už tarnybos stažą sudaro 3 % pareiginės algos už kiekvienus trejus metus. Šio priedo suma negali viršyti 30 % pareiginės algos.

Priedas už kvalifikacinę klasę, remiantis VTĮ 25 str., yra nustatomas atitinkamai: už trečią kvalifikacinę klasę – 15 % pareiginės algos, už antrą kvalifikacinę klasę – 30 % pareiginės algos, už pirmą kvalifikacinę klasę – 50 % pareiginės algos.

31

Priemokos, remiantis VTĮ 26 str., valstybės tarnautojams gali būti mokamos už: darbą švenčių dienomis ir nakties metu, už darbą kenksmingomis, labai kenksmingomis ir pavojingomis darbo sąlygomis, taip pat už pareigybės aprašyme nenurodytą ar įprastą darbo krūvį viršijančią veiklą, atsiradusią dėl kito valstybės tarnautojo laikino nedarbingumo ar papildomų užduočių. Priemokų suma negali viršyti 50 % pareiginės algos.

Remiantis VTĮ 43 str., tarnybinių komandiruočių metu valstybės tarnautojams yra garantuojamas darbo užmokestis. Verta paminėti, jog į komandiruočių apskaitos procesus yra įtraukiamos ir išmokos už komandiruotėje patirtas išlaidas, patvirtintos LR Vyriausybės 2003 m. sausio 28 d. nutarimu Nr. 116.

Verta pažymėti ir kasmetinių atostogų suteikimo tvarką valstybės tarnautojams, nustatytą pagal VTĮ. Remiantis VTĮ 36 str., valstybės tarnautojui, vienam auginančiam vaiką iki 14 m. arba neįgalų vaiką iki 18 m., taip pat valstybės tarnautojui, kuris pripažintas neįgaliuoju yra skiriamos papildomos kasmetinių atostogų dienos. Atsižvelgiant į tai, šiuos požymius įrodanti asmens informacija yra aktuali vykdant žmogiškųjų išteklių valdymo ir darbo užmokesčio apskaitos procesus.

Taip pat pažymėtina, jog valstybės tarnautojams VTĮ nereglamentuojamiems darbo užmokesčio apskaitos aspektams taikomos LR darbo kodekso nuostatos.

LR Darbo kodeksas

Darbuotojų darbo užmokestis yra nustatomas darbo sutartyje pagal atitinkamas pareigas ir darbo kiekį, tačiau negali būti mažesnis nei tuo metu LR Vyriausybės numatytas minimalusis mėnesio darbo užmokestis. Darbo užmokestis gali būti fiksuotas, priklausantis nuo darbo rezultatų ar dirbtų valandų skaičiaus. Kaip numatyta DK 188 str., konkretūs valandiniai tarifiniai atlygiai, mėnesinės algos, kitos darbo apmokėjimo formos ir sąlygos, darbo normos (išdirbio, laiko, aptarnavimo ir kt.) nustatomos kolektyvinėse ir darbo sutartyse.

Darbo užmokesčio mokėjimas yra atliekamas pagal DK 201 str. numatytą tvarką: darbo užmokestis mokamas ne rečiau nei du kartus per mėnesį (jei yra dirbančiojo raštiškas sutikimas – kartą per mėnesį). Konkretūs darbo užmokesčio mokėjimo terminai, vieta ir tvarka nustatomi kolektyvinėse arba darbo sutartyse.

Jei atlyginimas mokamas du kartus per mėnesį, darbo užmokesčio dalis, gaunama mėnesio eigoje už einamąjį mėnesį (avansas), remiantis DK 207 str., gali būti fiksuota arba skaičiuojama kaip procentinė dalis nuo darbo užmokesčio. Darbdavys įsipareigoja laiku sumokėti tiksliai apskaičiuotą darbo užmokestį ir avansą. Kai dėl darbdavio kaltės pavėluotai išmokamas darbo užmokestis ar kitos su darbo santykiais susijusios išmokos, kartu su jomis dirbančiajam išmokami nustatyto dydžio delspinigiai.

Išmokėjus atlyginimus, visiems dirbantiesiems darbdavys turi įteikti atsiskaitymo lapelius, kaip numatyta DK 202 str. Į atsiskaitymo lapelius įrašomos darbuotojui apskaičiuotos, išmokėtos ir išskaičiuotos sumos.

Kiekvieną mėnesį darbdaviui apskaičiuojant tikslų dirbančiajam priklausantį mėnesio darbo užmokestį, reikia apskaičiuoti privalomą sumokėti gyventojų pajamų mokestį, SoDra ir garantinio fondo įmokas. Gyventojų pajamų mokestis (remiantis LR Gyventojų pajamų mokesčio įstatymu) bei dalis Sodra įmokų (remiantis LR Socialinio draudimo įstatymu) išskaičiuojama iš dirbančiajam priklausančio darbo užmokesčio, kitą Sodra įmokų dalį (remiantis LR Socialinio draudimo įstatymu) bei įmokas į Garantinį fondą (remiantis LR garantinio fondo įstatymu) sumoka darbdavys. Kiekviena institucija privalo kas mėnesį pateikti mėnesio deklaracijas ir pranešimus bei ataskaitas pagal Valstybinės mokesčių inspekcijos prie LR Finansų ministerijos viršininko 2004 m. liepos 26 d. įsakymą Nr. VA-145 ir Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus įsakymo Nr. V-243 numatytą tvarką.

Norint tinkamai apskaičiuoti mokėtinus mokesčius, būtina atsižvelgti į dirbančiojo pageidaujamą taikyti NPD ir PNPD (reglamentuojama LR Gyventojų pajamų mokesčio įstatymu). Dėl NPD ir PNPD taikymo ir tikslaus dydžio dirbantysis institucijai pateikia prašymą bei susijusius dokumentus (įrodymus dėl PNPD taikymo).

32

Su darbo užmokesčio skaičiavimu ir išmokėjimu yra susijusios ir kitos dirbančiajam mokamos išmokos: kasmetinių atostogų, nedarbingumo, vienkartinės išmokos ir kt.

Kiekvienam dirbančiajam taip pat priklauso įstatymų numatytas skaičius kasmetinių atostogų dienų. Darbdavys pagal šiuo metu galiojančią LR darbo kodekso numatytą tvarką, privalo dirbantiesiems mokėti vidutinį darbo užmokestį visu jiems priklausančiu kasmetinių atostogų laikotarpiu. Vidutinio darbo užmokesčio apskaičiavimo tvarka darbuotojams ir valstybės tarnautojams yra nustatyta LR Vyriausybės 2003 m. gegužės 25 d. nutarimu Nr. 650. Vidutinis darbo užmokestis skaičiuojamas atsižvelgiant į paskutinių 3 mėn. dirbančiojo darbo užmokestį, į jį įtraukiant visus dirbančiojo gautus priedus ar premijas. Darbo užmokestis už kasmetines atostogas mokamas ne vėliau kaip prieš 3 kalendorines dienas iki kasmetinių atostogų pradžios, nebent dirbantysis pateikia prašymą priklausančią išmoką išmokėti kartu su atlyginimu.

LR Statutai

Pažymėtina, dalies valstybės tarnautojų ir pareigūnų darbo užmokestis nustatomas remiantis ne tik VTĮ ir LR darbo kodeksu, o taip pat yra reglamentuojama šiuose LR statutuose: LR diplomatinės tarnybos įstatymas, Tarnybos kalėjimų departamento prie LR Teisingumo ministerijos statutas, Tarnybos LR muitinėje statutas, Civilinės krašto apsaugos tarnybos statutas, LR Vidaus tarnybos statutas.

Diplomatinės tarnybos tarnautojams darbo užmokestis yra nustatomas LR Diplomatinės tarnybos įstatymo, patvirtinto LR 1998 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. VIII-1012. Diplomatų darbo užmokestį sudaro pareiginė alga, priedas už diplomatinį rangą, kompensacijos už darbą užsienyje, kompensacija diplomato šeimos nariams, gyvenantiems užsienyje, išlaikyti, kiti priedai ir priemokos, numatyti VTĮ.

Muitinės pareigūnų darbo užmokestis yra nustatomas tarnybos LR Muitinėje statuto, patvirtinto LR 2000 m. spalio 10 d. įstatymu Nr. VIII-1986. Statute nustatyta, jog muitinės pareigūnų darbo užmokestį sudaro pareiginė alga bei mokami šie priedai: už tarnybos Lietuvos valstybei stažą, už kvalifikacinę kategoriją, už pareiginį laipsnį, pareiginės algos dydžio vienkartinis priedas. Muitinės pareigūnams, kurių darbas tiesiogiai susijęs su tarnybinių gyvūnų priežiūra ir dresavimu, gali būti mokama papildoma priemoka. Muitinės pareigūnų darbo apmokėjimo tvarką nustato VTĮ.

Pataisos pareigūnų darbo užmokestis yra nustatomas LR Tarnybos Kalėjimų departamente prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos statuto, patvirtinto LR 2014 m. gruodžio 16 d. įstatymo Nr. XII-1447 redakcija. Remiantis statutu, pataisos pareigūnų darbo užmokestį sudaro pareiginė alga, priedai už tarnybos Lietuvos valstybei stažą, tarnybinį rangą, kvalifikacinę kategoriją, apmokėjimas už darbą poilsio ir švenčių dienomis, nakties bei viršvalandinį darbą ir budėjimą, taip pat pareiginės algos dydžio vienkartinis priedas ir priemokos. Yra atvejų, kai dėl pavėluoto darbo užmokesčio išmokėjimo pareigūnams gali būti išmokami įstatymų nustatyto dydžio delspinigiai.

LR civilinės krašto apsaugos tarnybos statutas, patvirtintas LR 2003 m. liepos 1 d. įstatymu Nr. IX-1669. Darbo užmokestis nustatomas ir išmokamas pagal VTĮ numatytą tvarką, priedai už kvalifikacinę kategoriją apibrėžiami LR civilinės krašto apsaugos tarnybos statute.

Vidaus tarnybos tarnautojams darbo užmokestis yra nustatomas remiantis vidaus tarnybos statutu, patvirtintu LR 2015 m. birželio 25 d. įstatymo Nr. XII-1855 redakcija. Statutas numato, jog vidaus tarnybos pareigūnų darbo užmokestį sudaro: pareiginė alga, priedas už laipsnį, priedas už tarnybos Lietuvos valstybei stažą, priemokos; apmokėjimas už darbą poilsio ir švenčių dienomis, nakties ir viršvalandinį darbą ir budėjimą. Darbo užmokestis vidaus tarnybos tarnautojams mokamas VTĮ numatyta tvarka.

Verta paminėti, jog pagal šiuo metu galiojančius teisės aktus visi tarnautojai, kurių darbo užmokestis yra nustatomas remiantis anksčiau minėtais statutais gali būti įtraukti į darbo užmokesčio apskaitos centralizavimo Projekto ribas. Verta paminėti, jog šiuo metu galiojantys teisės aktai nenumato Vidaus tarnybos sistemos pareigūnų visų duomenų kaupimo VATARAS / VATIS. Dėl šios priežasties norint įgyvendinti Projektą yra reikalingi LR Vidaus tarnybos statuto pakeitimai, leidžiantys kaupti dirbančiųjų duomenis, reikalingus darbo užmokesčio apskaitai VATARAS / VATIS.

33

1.3.2. Duomenų kaupimą VATARAS / VATIS reglamentuojantys teisės aktai ir poreikis juos keisti

Šiuo metu pagrindinė informacija apie dirbančiuosius yra kaupiama VATARAS. Tai reglamentuota VATARAS nuostatų 14 p. Verta pažymėti, jog VATARAS nėra numatytas duomenų apie Vidaus tarnybos sistemos pareigūnus, kurių duomenys tvarkomi vadovaujantis LR vidaus tarnybos statuto 72 str. 3 dalimi, kriminalinės žvalgybos pareigūnus, kurių duomenis kaupia ir administruoja pagrindinės kriminalinės žvalgybos institucijos, nurodytos LR kriminalinės žvalgybos įstatymo 2 str. 11 dalyje, ir duomenų, kurie įslaptinti LR valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo nustatyta tvarka, kaupimas. Panaši tvarka taikoma ir duomenų apie Vyriausybės narius ir pareigūnus kaupimui – VATARAS saugomi tik šių dirbančiųjų asmens duomenys, reikalingi valstybės tarnautojo pažymėjimui išduoti, t. y. neįtraukiant informacijos, susijusios su darbo užmokesčiu (VATARAS nuostatai, 14.3 punktas). Naujai kuriama / įsigyjama darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema būtų universali ir tinkama viso viešojo sektoriaus darbuotojų darbo užmokesčio apskaitai. Verta paminėti, jog darbo užmokesčio informacinė sistema turėtų apimti visų valstybės tarnautojų ir darbuotojų darbo užmokesčio apskaitą, įskaitant ir Vidaus tarnybos pareigūnus, kurių duomenys šiuo metu yra tvarkomi Vidaus reikalų pareigūnų registre. Atkreiptinas dėmesys, kad tam turėtų būti pakeisti atitinkami teisės aktai (LR Vidaus tarnybos statutas, VTĮ, VATIS / VATARAS nuostatai).

Taip pat pažymėtina, kad, vadovaujantis VTĮ 50 str. 1 d. 6., VATARAS kaupiami vyriausybės narių ir valstybės pareigūnų duomenys tiek, kiek tai reikalinga jų tarnybiniams pažymėjimams ar kitokioms elektroniniam pasirašymui skirtoms priemonėms pagaminti. Siekiant šias dirbančiųjų grupes įtraukti į Projekto apimtį taip sudarant prielaidas institucijoms pilnai atsisakyti darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo, turi būti pakeistos VTĮ nuostatos numatant, darbo užmokesčio apskaitai reikalingų vyriausybės narių ir valstybės pareigūnų duomenų kaupimą VATARAS.

Pažymėtini ir teisėjai bei prokurorai, kurių duomenys šiuo metu taip pat nėra kaupiami VATARAS / VATIS, remiantis esama teisės aktų analize. Norint įtraukti šiuos dirbančiuosius į Projekto apimtį bei išnaudoti anksčiau įgyvendintų projektų (žr. 2.3. ir 2.2 skyrius) metu sukurtą funkcionalumą, teisėjų ir prokurorų duomenų kaupimas turi būti numatytas VTĮ. Pažymėtina, kad VTĮ pakeitimo įstatymo projektas (Nr. VIII-1316, registravimo data 2015 m. birželio 12 d.) yra pateiktas LR Seimui.

Kadangi kuriama / įsigyjama darbo užmokesčio apskaitos sistema būtų nauja VATARAS / VATIS posistemė, atitinkamai turėtų būti pakeistas VTĮ 50 str. bei papildomi ir koreguojami VATARAS ir VATIS tvarkymo nuostatai. Šiuo metu privalomai VATARAS nuostatuose yra įteisintas tik 14 p. numatytų duomenų apie dirbančiuosius suvedimas (duomenų kaupimas taip pat reguliuojamas VTĮ bei VATIS nuostatais). Kaupti nuostatuose nenurodytą informaciją, pavyzdžiui, dirbančiųjų darbo laiko informaciją, nėra privaloma. VATIS nuostatų 4 punkte įvardintuose teisės aktuose taip pat nėra numatytas privalomumas institucijoms naudotis VATIS žmogiškųjų išteklių valdymo posistemės asmens bylos, įstaigos darbo laiko apskaitos, kasmetinių atostogų apskaitos, įstaigos darbo užmokesčio planavimo moduliais bei savitarnos posisteme. Neprivalomas sistemos naudojimas neužtikrina, jog darbo užmokesčio apskaitos ir personalo valdymo procesai institucijose būtų vykdomi vienodai, paliekama galimybė visoms institucijoms naudoti skirtingas informacines sistemas ir procesus vykdyti nestandartizuotai. Siekiant suvienodinti darbo užmokesčio procesus, taip pat optimaliai išnaudoti kuriamos / įsigyjamos darbo užmokesčio apskaitos sistemos galimybes ir funkcionalumus, reikalinga institucijas įpareigoti privalomai naudotis tiek darbo užmokesčio apskaitos, tiek kitais su darbo užmokesčio apskaita susijusiais VATIS moduliais.

Šioje situacijoje atsiranda teisinės bazės koregavimo poreikis. Projekto metu turi būti pakeistas VTĮ, jo 50 str. numatant dirbančiųjų duomenų, susijusių su darbo užmokesčio apskaita, kaupimą. Atitinkamai turi būti pakeisti VATIS nuostatai, įpareigojant VATIS tvarkytojus (nurodytus VATIS nuostatų 8.2 punkte), privalomai naudoti šiuos VATIS Žmogiškųjų išteklių tvarkymo posistemės modulius ir visas atitinkamas personalo valdymo operacijas atlikti naudojant tik šiuos modulius:

Asmens bylos modulis;

34

Įstaigos darbo laiko apskaitos modulis (modulis tobulinamas šio Projekto apimtyje);

Kasmetinių atostogų apskaitos modulis;

Įstaigos darbo užmokesčio planavimo modulis (skaičiuoklė);

Komandiruočių modulis (praplečiamas esamo privalomo modulio naudojimas).

Siekiant veiklos kompiuterizavimo ir efektyvumo, būtina užtikrinti, kad dirbančiųjų prašymai bei kiti dirbančiųjų teikiami dokumentai (kaip pavyzdžiui, finansinės apyskaitos forma) būtų teikiami tik elektronine forma tam naudojant VATIS posistemę „Savitarna“ (toliau prašymai tvarkomi Asmens bylos modulyje). Taip pat, jei institucija pasirenka darbo laiko apskaitos žiniaraščių pildymą dirbančiojo lygmenyje (kiekvienas dirbantysis pildo savo darbo laiko apskaitos žiniaraštį), VATIS nuostatuose turėtų būti numatytas įpareigojimas dirbantiesiems naudoti posistemės „Savitarna“ darbo laiko apskaitos žiniaraščio funkcionalumą28 (kitu atveju, jeigu institucija pasirenka darbo laiko apskaitos žiniaraščių pildymo būdą, kai tai daro personalo administravimo padalinio darbuotojai, žiniaraštis turi būti pildomas DUIS).

Verta paminėti, jog kuriant / diegiant naują DUIS, VATARAS / VATIS nuostatuose turėtų būti numatytas privalomas šios informacinės sistemos naudojimas vykdant darbo užmokesčio apskaitą, taip pat papildyti VATARAS / VATIS nuostatai reglamentuojant naują darbo užmokesčio apskaitos posistemę ir naudojimosi ja tvarką. Siūlytina įpareigojimą naudoti prieš tai nurodytus VATIS modulius įtvirtinti VTĮ ir VATIS nuostatų pakeitimu, taip pat Projekto įgyvendinimo metu privalomumą naudotis konkrečiais VATIS moduliais įtvirtinti LR Vyriausybės nutarimu.

Apibendrinant, Projekto įgyvendinimui yra reikalingi šių teisės aktų pakeitimai:

Valstybės tarnybos įstatymo pakeitimas, įpareigojant institucijas naudoti VATIS žmogiškųjų išteklių valdymo posistemės asmens bylos, įstaigos darbo laiko apskaitos, kasmetinių atostogų apskaitos, įstaigos darbo užmokesčio planavimo moduliais, savitarnos posisteme bei darbo užmokesčio apskaitos posisteme. Taip pat įstatymo pakeitimas, įtraukiant dirbančiųjų, kurių duomenys yra kaupiami remiantis LR Vidaus tarnybos statute numatyta tvarka, taip pat Vyriausybės narių ir pareigūnų, teisėjų ir prokurorų duomenų kaupimą VATARAS / VATIS.

VATARAS / VATIS nuostatų pakeitimas, įtraukiant darbo užmokesčio apskaitos posistemės naudojimo tvarką ir privalomumą.

LR Vidaus tarnybos statuto pakeitimas, leidžiantis perkelti ir toliau kaupti Vidaus sistemos pareigūnų duomenis iš Vidaus reikalų pareigūnų registro į VATARAS / VATIS.

LR Vyriausybės nutarimas, kuriuo visoms į Projekto apimtį patenkančioms institucijoms nurodoma darbo užmokesčio apskaitai ir susijusiems procesams vykdyti naudoti VATIS ir optimizuoti decentralizuotų darbo užmokesčio apskaitos sistemų palaikymo kaštus.

Kompiuterizuojamos veiklos procesų analizė (GS)

Šiame skyriuje aprašoma kompiuterizuojamų darbo užmokesčio apskaitos procesų analizė, apimanti šiuo metu veikiančių procesų trūkumus ir problematiką, procesų brandos vertinimą, duomenų srautų analizę, nefunkcinius reikalavimus naujai sistemai, panaudojimo atvejus bei dalykinės srities sudėtingumo analizę.

28 Funkcionalumas sukuriamas šio Projekto metu.

35

Toliau esančiame paveiksle matoma VATARAS / VATIS esama duomenų infrastruktūra.

Toliau lentelėje pateikiamas informacinių sistemų sąsajų detalizavimas.

Nr. Teikėjas Gavėjas Perduodami duomenys Periodiškumas Technologija

1. VĮ Registrų centras: Gyventojų registro IS

VTD: VATARAS / VATIS Dirbančiųjų asmens duomenys

Pagal poreikį Tinklo paslaugos

2. Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba: SoDra IS

VTD: VATARAS / VATIS Informacija apie dirbančiųjų skaičių

Pranešimai apie dirbančiųjų nedarbingumą



5 Lentelė. Informacinių sistemų sąsajų detalizavimas

6 Pav. VATARAS / VATIS duomenų infrastruktūra

36


3. VTD: VATARAS / VATIS

Sertifikatų valdymo IS Dirbančiųjų informacija valstybės tarnautojų pažymėjimų sertifikatų tvarkymui



Valstybinė mokesčių inspekcija: VMI IS

Dirbančiųjų informacija



Asmens dokumentų išrašymo IS

Tarnybinių pasų ir valstybės tarnautojo pažymėjimo informacija


6. Duomenų tvarkytojai

VTD: VATARAS / VATIS Dirbančiųjų duomenys

Kas mėnesį (jei yra poreikis, dažniau)

Tinklo paslaugos / rankinis įvedimas


LR Seimui, LR Vyriausybei, ministerijoms, juridiniams ir fiziniams asmenims, visuomenei

Dirbančiųjų pareigybių, darbo užmokesčio ir kt. informacija

Pagal poreikį Rankinis įvedimas

Šiuo metu VATARAS / VATIS duomenų infrastruktūra yra nepatogi, informacinės sistemos stokoja automatinių integracijų su Statistikos departamento informacine sistema, nepakankamai išplėtota integracija su Gyventojų registro informacine sistema. Verta paminėti, jog Projekto metu sukuriant darbo užmokesčio apskaitos funkcionalumus, atsiras poreikis turėti VATARAS / VATIS sąsajas ir su VBAMS bei FVAIS.

1.4.1. Veiklos procesų analizė, trūkumai ir problematika

Šioje dalyje (toliau pateikiamoje lentelėje) yra aprašoma esama kompiuterizuojamų darbo užmokesčio apskaitos procesų eiga bendruoju atveju bei pagrindiniai dabartinio proceso vykdymo trūkumai ir problematika. Problemų sprendimas aprašomas 611.6 ir 1.7 skyriuose.


37

Nr. Procesas Proceso aprašymas Trūkumai ir problematika

1. Darbuotojų įdarbinimas / atleidimas

Dirbančiųjų įdarbinimas pradedamas suvedant naujojo dirbančiojo asmens duomenis į atitinkamas sistemas – privalomai į VATARAS bei, dažnu atveju, į institucijų naudojamas personalo valdymo ar darbo užmokesčio apskaitos sistemas. Sąsajos tarp personalo apskaitos, darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų ir VATARAS nėra pilnai realizuotos (integracija iš VATARAS pusės parengta, institucijos – ne), todėl duomenų suvedimas kai kuriais atvejais yra dubliuojamas.

Dirbantysis privalo pateikti prašymą popieriniame formate, kuriame būtų nurodyta banko sąskaita, į kurią dirbantysis pageidauja gauti darbo užmokestį, mėnesio darbo užmokesčio mokėjimo dažnis ir proporcijos, pageidavimas taikyti / netaikyti jam priklausančių NPD ir PNPD (teikiama kartu su įrodančiais dokumentais).

Pagal gautus dirbančiųjų prašymus personalo administravimo padalinio darbuotojai įveda informaciją į informacines sistemas ar IT įrankius, su kuriais yra dirbama (yra atvejų, kai informacija yra kaupiama ir popieriniame formate).

Įdarbinus naują dirbantįjį 1-SD pranešimas ir atleidus dirbantįjį 2-SD pranešimas į SoDra siunčiamas rankiniu būdu, prisijungus prie SoDra informacinės sistemos.

Atleidžiant dirbantįjį yra vykdoma galutinio atsiskaitymo procedūra, apskaičiuojant jam priklausančią sumą už neišnaudotas kasmetines atostogas, neišmokėtą darbo užmokestį ir kitas su atleidimu susijusios išmokas. Toliau vykdomi pinigų užsakymo ir išmokėjimo procesai.

Dvigubas dirbančiojo asmens duomenų suvedimas į VATARAS ir institucijos naudojamą informacinę sistemą ar IT įrankį daro neigiamą įtaką duomenų kokybei ir darbo efektyvumui (integracijos nebuvimas su valstybės registrais ir informacinėmis sistemomis).

Popieriniame formate teikiamų prašymų informacija turi būti pervedama į informacines sistemas; toks procesas yra neefektyvus, užima santykinai daug laiko, reikalauja fizinio dokumentų archyvavimo ir saugojimo.

Norint pagrįsti dirbančiajam priklausančio PNPD taikymą, jis privalo pateikti įrodymus dėl savo šeiminės padėties, faktiškai auginamų vaikų (įvaikių) skaičiaus bei amžiaus, specialiųjų poreikių, neįgalumo lygio. Tokiu būdu iš dirbančiojo reikalaujama pateikti informaciją ir dokumentus, kuriuos valstybė jau turi (informacija kaupiama Gyventojų registre bei NDNT). Be to, tai yra nepatogus procesas, užimantis daug laiko.

Verta paminėti, jog šiuo metu galutinis atsiskaitymas su dirbančiuoju yra vykdomas rankiniu būdu; esamoje situacijoje nėra automatizuoto sprendimo dėl kas mėnesį mokamos išeitinės išmokos, todėl procesas yra neefektyvus.

2. Procesai, turintys įtakos darbo laiko apskaitai

Šiuos procesus apima: nedarbingumo apskaita, atostogų apskaita, laisvų dienų suteikimas (įskaitant mamadienius / tėvadienius), komandiruočių administravimas.

Dažnu atveju šie procesai prasideda dirbančiajam pateikus prašymą (pvz. dėl laisvų dienų suteikimo), kurio pagrindu vėliau formuojamas įsakymas. Įsakymo

Popieriniu formatu teikiami prašymai ir įsakymai apsunkina procesą, informacija turi būti perrenkama rankiniu būdu;

Informacijos dubliavimas tais atvejais, kai informacija privalomai suvedama į VATARAS ir pasirinktinai į kitą institucijos naudojamą informacinę sistemą ar IT įrankį;

Norint pradėti priklausančios išmokos procesą, informacija dažnu atveju yra rankiniu

6 Lentelė. Darbo užmokesčio procesų esama situacija ir problematika

38


informacija yra rankiniu būdu suvedama į darbo laiko apskaitos žiniaraštį institucijos naudojamoje informacinėje sistemoje (yra atvejų, kai informacija vedama į popierinius darbo laiko apskaitos žiniaraščius ar naudojant primityvų IT įrankį); kai kuriais atvejais informacija turi būti suvedama ir į VATARAS (pvz. komandiruočių informacija). Taip pat yra institucijų, kurios darbo laiko apskaitai – grafikų ir žiniaraščių sudarymui – naudoja VATIS Įstaigos darbo laiko apskaitos modulį.

Jei yra poreikis (priklausomai nuo atvejo), toliau yra inicijuojamas išmokamos sumos apskaičiavimas, įvedimas į sistemą bei išmokėjimo procesas. Tam informacija turi būti perkelta ir į darbo užmokesčio informacinę sistemą (dažniausiai įvedama rankiniu būdu).

Kaip minima 1.3.1 skyriuje, yra atvejų, kai tam tikrais atvejais (kaip pavyzdžiui, vienam iš tėvų auginant nepilnametį vaiką, dėl neįgalumo ir kt.) valstybės tarnautojams priklauso papildomos kasmetinių atostogų dienos. Tokiu atveju dirbantysis turi pateikti dokumentus, pagrindžiančius papildomai priklausančių atostogų dienų skaičių.

būdu pervedama į darbo užmokesčio informacinę sistemą.

Popieriniu formatu teikiami papildomas atostogų dienas pagrindžiantys dokumentai užima papildomo laiko dirbantiesiems, procesas yra nepatogus; tie patys duomenys jau yra kaupiami Gyventojų registre bei NDNT.

3. Darbo laiko apskaita

Darbo grafiko sudarymo praktika institucijose skiriasi, tačiau dažniausiai darbo grafiką sudaro personalo administravimo padalinio darbuotojas. Pažangesnes informacines sistemas naudojančios institucijos turi galimybę informacinėje sistemoje sudaryti skirtingų funkcionalumų darbo grafikus bei juos priskirti atitinkamiems dirbantiesiems. Dalis institucijų darbo laiko apskaitos žiniaraštį pildo popieriniame formate ar naudojant MS Excel, kitos naudoja darbo užmokesčio ar personalo valdymo informacines sistemas. Taip pat yra institucijų, kurios darbo laiko apskaitai – grafikų ir žiniaraščių sudarymui – naudoja VATIS Įstaigos darbo laiko apskaitos modulį.

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis dažnu atveju yra pildomas kartą per mėnesį

Dažnu atveju personalo administravimo padalinio darbuotojai koreguoja darbo grafiką pagal individualius dirbančiųjų prašymus rankiniu būdu;

Žiniaraščio pildymas popieriniame formate ar programose, neturinčiose reikiamų funkcionalumų, užima daug rankinio darbo;

Žiniaraščiai pildomi normatyviniu požiūriu, o ne pagal faktinį dirbtą laiką. Institucijos neturi galimybės šitos informacijos panaudoti veiklos valdymui, kiekvieno darbuotojo darbo laiką priskiriant konkrečioms veikloms / projektams.

39


(mėnesio gale); už tai dažniausiai atsako personalo padalinio darbuotojas29.

4. Darbo užmokesčio apskaita

Darbo užmokestis dažnu atveju yra skaičiuojamas darbo užmokesčio informacinėse sistemoje ar naudojant kitą IT įrankį.

Darbo užmokesčio apskaita apima ir avanso išmokėjimą, vykdomą mėnesio eigoje. Darbo užmokesčio avanso apskaita vykdoma pagal dirbančiojo prašyme nurodytą avanso sumą ar proporciją nuo mėnesio darbo užmokesčio. Atitinkamą mėnesio dieną, institucijoje inicijuojama buhalterinė avanso išmokėjimo procedūra; reikiama avanso suma apskaičiuojama darbo užmokesčio informacinėje sistemoje ar kitame naudojamame IT įrankyje. Prieš pradedant išmokėjimo procedūrą, paplitusi praktika rankiniu būdu peržiūrėti personalo informaciją dėl dirbančiųjų, esančių atostogose ar turinčių nedarbingumą.

Pagal turimą darbo laiko apskaitos žiniaraštį ir dirbančiojo pareiginę informaciją yra skaičiuojamas dirbančiajam priklausantis mėnesio darbo užmokestis. Praktika institucijose skiriasi – dalis institucijų darbo laiko apskaitos žiniaraščio informaciją, reikalingą darbo užmokesčio skaičiavimui gali perkelti automatiškai, kitose tai vykdoma rankiniu būdu.

Proceso vykdymas akivaizdžiai skiriasi institucijose, kuriose darbo užmokestis dirbantiesiems yra mokamas iš kelių šaltinių (dažna praktika ministerijose, gaunančiose projektinį finansavimą iš ES). Tokiu atveju darbo užmokesčio skaičiavimui reikalingi skirtingi algoritmai. Remiantis apklausos duomenimis institucijos naudoja nuo 2 iki 50 skirtingų algoritmų dirbančiųjų darbo užmokesčiui skaičiuoti. Šio proceso automatizavimo lygis institucijose ženkliai skiriasi – dalis institucijų šiam skaičiavimui naudoja informacines sistemas, kitos – sudėtingus skaičiavimus atlieka rankiniu

Trūksta informacinių sistemų sąsajų – duomenys suvedami kelis kartus;

Atvejais, kai informacinės sistemos neturi reikiamų funkcionalumų darbo užmokesčio, mokamo iš kelių darbo užmokesčio fondų, skaičiavimui, buhalterijos padalinio darbuotojai patiria daug papildomo darbo (darbo užmokesčio skaičiavimas atliekamas rankiniu ar iš dalies rankiniu būdu); tokiu atveju išauga klaidų tikimybė.

29 Mažose institucijose atsakingu gali būti skiriamas ir buhalterijos padalinio ar kitas darbuotojas.

40


būdu (sistemos neturi reikiamo funkcionalumo).

Pažymėtina, kad darbo užmokesčio skaičiavimas apima ir darbo užmokesčio skaičiavimą darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis (įskaitant atvejus, kai darbo užmokestis mokamas pagal valandinę, suminę darbo laiko apskaitą, taikomas apmokėjimas už konkretų darbą, minimalus darbo užmokestis ir kt.

5. Pinigų užsakymas

Pinigų užsakymo procesas pradedamas apskaičiuojant atitinkamo mėnesio institucijos darbo užmokesčio laikotarpio sumą. Suskaičiavus reikiamą pinigų sumą, yra formuojamas ir siunčiamas pinigų užsakymas į VBAMS. Užsakymas dažnu atveju vykdomas ne tiesiogiai iš darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos (tik viena iš apklaustų institucijų turi informacinės sistemos sąsają su VBAMS30); paplitusi praktika pinigų užsakymui naudoti FVAIS ar kitą buhalterinei apskaitai naudojamą sistemą. Užsakius pinigus ir gavus patvirtinimą, pinigai pervedami į institucijos banko sąskaitą.

Teikiant ilgalaikes darbo užmokesčio fondo prognozes, paplitusi praktika, jog darbo užmokesčio fondas institucijose skaičiuojamas rankiniu būdu, tam nenaudojant specifinių IT įrankių.

Esamas procesas reikalauja buhalterijos padalinio darbuotojų rankinio darbo, proceso žingsniai nėra pilnai automatizuoti.

6. Darbo užmokesčio išmokėji-mas

Darbo užmokesčio išmokėjimas vykdomas siunčiant apskaičiuotų darbo užmokesčio nurodymus bankams. Nurodymai bankams kai kuriose institucijose yra siunčiami naudojant darbo užmokesčio apskaitos sistemos sąsajas su bankų informacinėmis sistemomis. Atlikus pavedimus, banko išrašai rankiniu būdu sutikrinami su apskaičiuotomis darbo užmokesčio sumomis.

Proceso pabaigoje visiems dirbantiesiems yra išsiunčiami darbo užmokesčio atsiskaitymo lapeliai. Paplitusi praktika, jog

Atvejais, kai darbo užmokesčio informacinė sistema neturi sąsajos su bankų informacinėmis sistemomis, nurodymų siuntimas vykdomas rankiniu būdu;

Banko išrašų ir apskaičiuoto darbo užmokesčio sumų sutikrinimas reikalauja daug rankinio darbo; procesas galėtų būti automatizuotas;

Pinigai pervedami po kelis kartus per kelias sąskaitas, kai galima būtų tiesiai iš iždo sąskaitos pagal pateiktus duomenis vykdyti pinigų pervedimą dirbančiajam, tuo sutaupant lėšas banko mokesčiams.

30 Remiantis anketos duomenimis

41


atsiskaitymo lapeliai dirbantiesiems yra formuojami darbo užmokesčio informacinėje sistemoje ir siunčiami elektroniniu paštu.

Remiantis apklausos rezultatais buvo sudarytas paveikslas, iliustruojantis, kaip institucijos pačios vertina esamą darbo užmokesčio procesų automatizavimą. Paveiksle pateikiamas institucijų procesų automatizavimo lygio vertinimo vidurkis. Procesai buvo vertinami skalėje nuo 1 iki 5 (1 – procesas visai neautomatizuotas, 5 – procesas pilnai automatizuotas).

Paveiksle matoma, jog, institucijų nuomone, šiuo metu labiausiai automatizuoti procesai yra darbo užmokesčio atsiskaitymo lapelių siuntimas dirbantiesiems, darbo užmokesčio skaičiavimas bei išmokėjimas ir nedarbingumo pašalpos apskaita – šių procesų automatizavimo lygio įvertinimas aukštesnis nei 4. Tuo tarpu komandiruočių administravimas, informacinių sistemų integracijos bei atostogų administravimas, institucijų nuomone, yra mažiausiai automatizuoti procesai – jų automatizavimo įvertinimas žemesnis nei 3 balai. Žemas procesų įvertinimas atkreipia dėmesį į šių procesų automatizavimo svarbą kuriant / plėtojant darbo užmokesčio informacinę sistemą.

1.4.2. Veiklos procesų brandos vertinimas

Šiame skyriuje pateikiamas valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų darbo užmokesčio apskaitos procesų brandos lygio vertinimas remiantis CMMI (angl. Capability Maturity Model Integration) procesų brandos lygio vertinimo metodika. Remiantis CMMI metodika išskiriami penki procesų brandos lygiai (pradinis, valdomas, apibrėžtas, kiekybiškai valdomas ir optimizuojamas). Toliau esančioje lentelėje pateikiama:

Lygis – CMMI pakopinio modelio brandos lygis;

Pavadinimas – CMMI pakopinio modelio brandos lygio pavadinimas;


Šaltinis: Sudaryta autorių, remiantis apklausos duomenimis

7 Pav. Procesų automatizavimo vertinimas

42

Charakteristika – CMMI pakopinio modelio brandos lygio charakteristika.

Lygis Pavadinimas Charakteristika

1 Pradinis (angl. Initial) Procesai yra vykdomi chaotiškai, dažnai nėra pastovios aplinkos jiems vykdyti. Procesų įvykdymo sėkmė priklauso nuo individualių asmenų kompetencijos ir netgi atsitiktinės sėkmės.

2 Valdomas (angl. Managed) Procesai yra planuojami, vykdomi, matuojami ir kontroliuojami. Pasiekus šį lygį yra visiškai eliminuojamas chaotiškumas.

3 Apibrėžtas (angl. Defined) Procesai yra labai aiškiai apibrėžti naudojantis bendrais standartais ir įrankiais. Naudojant bendrus įmonės standartus, ilgainiui yra pasiekiamas procesų vykdymo pastovumas.

4 Kiekybiškai valdomas (angl. Quantitatively Managed)

Procesams vykdyti yra pasirenkami geriausią vykdymo laiką ir kokybę turintys subprocesai. Patys procesai yra matuojami kiekybiniais metodais.

5 Optimizuojamas (angl. Optimizing)

Procesai yra nenutrūkstamai gerinami.

Procesų brandos lygio vertinimas atliktas dviem lygmenimis: valstybės arba nacionaliniu ir institucijos. Tokie analizės lygmenys pasirinkti atsižvelgiant į šio Projekto turinį: siekiama optimizuoti darbo užmokesčio apskaitą valstybės lygmeniu, tačiau šiuo metu darbo užmokesčio apskaitos procesas vykdomas tik institucijų lygmenyje. Remiantis lentelėje toliau pristatomais procesų brandos lygio vertinimo rezultatais, galima teigti, kad valstybės mastu procesų branda yra labai žema, nors institucijų lygmenyje procesai gali būti apibūdinami kaip apibrėžti ar kiekybiškai valdomi. Tokia situacija gali būti iliustruojama dviejų institucijų pavyzdžiu: viena institucija analizuojamus procesus yra aiškiai apsibrėžusi ir juos įgyvendina panaudojant konkretų IT įrankį, kita institucija – taip pat yra savarankiškai (savo institucijai) apibrėžusi procesus ir juos įgyvendina naudojant konkretų IT įrankį, tačiau ne tą patį, kaip naudoja pirmoji. Vertinant institucijos lygmenyje, abi jos yra pasiekusios apibrėžto proceso brandos lygį. Vis dėlto vertinant nacionaliniu mastu (šiuo atveju – abi šias institucijas), brandos lygis būtų vertinamas kaip pradinis, kadangi skirtingų institucijų dirbantieji procesą vykdo skirtingai, o naudojami IT įrankiai nėra standartiniai (vienodi visiems naudojantiems).

Nr. Procesas

Valstybės lygmuo Institucijos lygmuo

Brandos lygis

Vertinimas Brandos

lygis Vertinimas

1. Darbuotojų įdarbinimas / atleidimas

2 Atranka į laisvas darbo vietas yra organizuojama centralizuotai pagal numatytą tvarką (brandos lygis 4), tačiau po konkurso

3 Procesas vykdomas nuosekliai pagal institucijos numatytą eigą. Procesas yra pastovus, tačiau ne visose institucijos yra naudojamos priemonės, leidžiančios

7 Lentelė. CMMI pakopinio modelio brandos lygiai

Šaltinis: Sudaryta autorių, remiantis CMMI metodika

8 Lentelė. Darbo užmokesčio apskaitos procesų brandos vertinimas

43

Nr. Procesas

Valstybės lygmuo Institucijos lygmuo

Brandos lygis

Vertinimas Brandos

lygis Vertinimas

įdarbinimo procedūra (aktualu darbo užmokesčio apskaitai) kiekvienos institucijos yra vykdoma individualiai, skirtingose sistemose. Galutinio atsiskaitymo procedūra atleidžiant dirbantįjį institucijose vykdoma necentralizuotai.

procesą vykdyti kompiuterizuotai ir automatizuotai.

2. Procesai, turintys įtakos darbo laiko apskaitai

1 Centralizuotas procesas nevykdomas.

2 Procesas vykdomas pagal kiekvienos institucijos numatytą vidinę tvarką, tačiau yra atvejų, kai dalis šių procesų vykdomi chaotiškai, procesai neautomatizuoti (pavyzdžiui, mamadienių / tėvadienių suteikimas).

3. Darbo laiko apskaita


3 Procesas vykdomas pagal institucijos numatytą tvarką, tačiau ne visas procesas yra automatizuotas; yra atvejų, kai procesas vykdomas neefektyviai.

4. Darbo užmokesčio apskaita


3 Procesas vykdomas pagal institucijos numatytą tvarką. Proceso vykdymui dažnu atveju yra pasirinktos tinkamos priemonės, tačiau yra atvejų (kai darbo užmokestis mokamas iš kelių darbo užmokesčio šaltinių), kai procesas vykdomas chaotiškai.

5. Pinigų užsakymas

2 Pinigų užsakymui yra numatyta bendra tvarka valstybės mastu; bet procesui naudojami skirtingi įrankiai, dalis operacijų atliekama rankiniu būdu.

4 Procesas vykdomas pagal aiškiai numatytą tvarką; daugeliu atveju procesas yra automatizuotas, pasirinktos tinkamos priemonės efektyviam proceso vykdymui.

6. Darbo užmokesčio išmokėjimas


3 Procesas vykdomas pagal aiškiai numatytą tvarką, tačiau yra atvejų, kai procesas nėra pilnai automatizuotas, pasirinktos neoptimalios priemonės.

Prieš tai pateiktoje lentelėje matoma, jog nacionaliniu mastu darbo užmokesčio apskaitos procesai išvis nėra vykdomi arba yra vykdomi chaotiškai; beveik visų procesų brandos vertinimas atitinka žemiausią


44

brandos skalės vertinimą. Visgi verta paminėti, kad, vertinant institucijų lygmenyje, procesų brandos lygis aukštesnis: vertinimas svyruoja apie 3-4, tačiau nė vienas procesas nėra vykdomas pilnai optimizuotai.

1.4.3. Duomenų srautų ir darbo su duomenimis principų analizė

Šiame skyriuje yra analizuojamos veiklos taisyklės, gaunami ir siunčiami duomenys, dokumentai, nustatomos diegiamos informacinės sistemos sąsajos su kitomis informacinėmis sistemomis, ir žinybiniais registrais.

Darbo užmokesčio apskaitos taisyklės, įskaitant darbo užmokesčio išmokėjimo, duomenų kaupimo ir technines taisykles, kartu su jas reglamentuojančiais teisės aktais, yra aprašytos 1.3 skyriuje. Error! eference source not found.

Prieš tai esančiame paveiksle matomi esamos situacijos duomenų srautai tarp atskirų institucijų ir nacionaliniu mastu veikiančių informacinių sistemų. Nacionaliniu mastu duomenys šiuo metu yra saugomi VATARAS / VATIS. Dalis duomenų taip pat turi būti perduodami LR statistikos departamentui, VMI, SoDra ir LR Finansų ministerijai (VBAMS). Šiuo metu informacija dažnai yra siunčiama rankiniu būdu; pagal apklausos rezultatus 5 iš 13 institucijų turi informacinių sistemų sąsajas su bent viena iš paveiksle nurodytų informacinių sistemų. Verta paminėti, jog didelis kiekis informacijos turi būti perduodamas ir į VATARAS / VATIS. Detaliau šis duomenų srautas aptartas 1.1.2., 0. ir kituose 1.4 poskyriuose.

Numatoma, jog diegiama centralizuota darbo užmokesčio informacinė sistema turės informacinių sistemų sąsajas su visomis paveiksle nurodytomis informacinėmis sistemomis (įskaitant kitas tos pačios informacinės sistemos posistemes). Plačiau planuojamos informacinių sistemų sąsajos ir funkcinių poreikių analizė aprašomos 1.6 ir 1.7 skyriuose.

Verta paminėti, jog šiuo metu institucijos turi informacinių sistemų sąsajas tarp savo darbo užmokesčio apskaitai naudojamų informacinių sistemų ir išorinių informacinių sistemų ar registrų. Toliau esančiame

8 Pav. Darbo užmokesčio apskaitos duomenų srautai


45

paveiksle pavaizduotos institucijų darbo užmokesčio ir personalo valdymo informacinių sistemų integracijos su šiomis informacinėmis sistemomis ar registrais:

Buhalterinės apskaitos informacinė sistema;

Dokumentų valdymo informacinė sistema;

SoDra informacinės sistemos;

VATARAS ir VATIS;

Aktyvūs katalogai (angl. Active directory);

VMI informacinės sistemos;

Teritorinių ligonių kasų informacinė sistema;

Išteklių (turto) valdymo sistema;

Statistikos departamento informacinė sistema;

VBAMS.

Toliau pateikiamas paveikslas, vaizduojantis institucijų, atsakiusių, jog turi informacinių sistemų sąsajas tarp šių informacinių sistemų ar registrų, skaičių.

Paveiksle galima matyti, jog labiausiai paplitusi yra informacinių sistemų sąsaja su buhalterinės apskaitos informacinėmis sistemomis (vidinių institucijos duomenų integracija), tai pat SoDra, VMI informacinėmis sistemomis. Visgi verta paminėti, jog didelė dalis institucijų neturi informacinių sistemų sąsajų, kas apsunkina darbo užmokesčio ir personalo valdymo procesus, reikalauja daug rankinio darbo.

9 Pav. Institucijų, turinčių integracijas tarp nurodytų informacinių sistemų ar registrų, skaičius

Šaltinis: Sudaryta autorių, remiantis anketos duomenimis

46

Vertinga aptarti ir duomenų, susijusių su darbo užmokesčio apskaita kaupimui naudojamas informacines sistemas / duomenų bazes. Toliau esančioje lentelėje pateikiami institucijų apklausos rezultatai, rodantys, kurioje informacinėje sistemoje ar registre yra kaupiami atitinkami dirbančiųjų duomenys.

Duomenų tipas Darbo

užmokesčio apskaitos IS

Personalo valdymo IS

VATARAS / VATIS

Kita informacinė sistema ar IT

įrankis

Kontaktinė informacija 5 7 11 2

Šeiminę padėtį apibūdinanti informacija

5 6 1* 0

Užimama pareigybė (įskaitant ir istorinius duomenis)

10 7 13 3

Išmokėtas darbo užmokestis (įskaitant istorinius duomenis)

13 2 4* 0

Darbo laiko grafikas 8 4 1 0

Faktiniai darbo laiko duomenys 11 4 0 1

Informacija apie planuojamas ir suteiktas atostogas

7 8 6 3

Komandiruočių informacija 1 5 7** 4

Laikino nedarbingumo informacija 13 3 1 1

Pastaba: Lentelėje nurodomi skaičiai kiek įstaigų pažymėjo atsakymą „Taip“ (apklaustų įstaigų skaičius – 13).

*Nurodžiusių institucijų skaičius, nors tai nėra VATARAS / VATIS kaupiamas duomuo.

** Nurodžiusių institucijų skaičius, nors tai yra privalomas kaupti VATARAS / VATIS duomuo.

Lentelėje matoma, jog didžioji dalis dirbančiojo informacijos yra kaupiama darbo užmokesčio ar personalo valdymo informacinėje sistemoje. VATARAS / VATIS dažnu atveju kaupiama tik privaloma, VTĮ, VATARAS ir VATIS nuostatuose numatyta informacija apie dirbantįjį, pavyzdžiui, užimama pareigybė, kontaktinė informacija, komandiruočių informacija. Taip pat naudinga paminėti, jog yra atvejų, kai tam tikra dirbančiųjų informacija yra kaupiama ne informacinėse sistemose, o naudojant primityvius IT įrankius, pvz. MS Excel programą.

Pažymėtina, jog VTD atliko visų VATARAS / VATIS tvarkytojų apklausą, prašant nurodyti naudojamus VATIS modulius. Buvo gauti 109 institucijų atsakymai, kuriose dirba 34 % visų šiuo metu VATARAS / VATIS administruojamų dirbančiųjų. Remiantis apklausos rezultatai galima teigti, jog šiuo metu plačiausiai naudojamas yra VATIS kasmetinių atostogų modulis – jį naudoja 88 iš 109 apklaustų institucijų. Tai sudaro 81 % apklaustųjų institucijų skaičiaus bei 73 % visų jose apskaitomų dirbančiųjų. Taip pat pažymėtinas ir elektroninės asmens bylos modulis, kurį šiuo metu naudoja 25 % institucijų, kas sudaro 30 % visų jose apskaitomų dirbančiųjų. Darbo užmokesčio laiko apskaitos modulį, remiantis apklausos duomenimis naudoja 19 % institucijų, o darbo užmokesčio planavimo modulį – 11 % institucijų, kas atitinkamai sudaro 11 % ir 6 % visų jose apskaitomų dirbančiųjų. Remiantis šiais duomenimis, galima teigti, kad dažnu atveju mažesnės institucijos yra labiau linkusios naudotis VATIS funkcionalumais nei didelės.

9 Lentelė. Institucijų, kaupiančių atitinkamus duomenis vienoje iš sistemų, skaičius


47

1.4.4. Nefunkciniai reikalavimai ir apribojimai

Siekiant tinkamai įgyvendinti numatomą vykdyti Projektą, svarbu ne tik atlikti veiklos srities, kurios vykdymo funkcijas numatoma kompiuterizuoti, analizę, identifikuoti veiklos planavimo ir valdymo poreikius, įvertinti vykdomus procesus, jų brandą, naudojamos informacinės sistemos struktūrą bei funkcionalumą, bet ir apibrėžti nefunkcinius reikalavimus įrankiui, padėsiančiam išspręsti analizės metu identifikuotas problemas ir realizuoti nustatytus veiklos tobulinimo poreikius.

Šioje dokumento dalyje nagrinėjami pagrindiniai nefunkciniai saugos užtikrinimo ir naudotojų administravimo, kompiuterizuotų darbo vietų pakankamumo, personalo kompetencijos ir naudotojų sąsajos ergonomiškumo reikalavimai ir ribojimai, taikytini darbo užmokesčio apskaitos informacinei sistemai. Atsižvelgiant į tai, kad numatomo įgyvendinti Projekto metu nėra numatoma įsigyti techninės įrangos, nefunkciniai reikalavimai ir apribojimai techninės įrangos laikymo patalpoms nėra išskiriami.

Nr. Reikalavimai ir apribojimai

1. Saugos užtikrinimas ir naudotojų administravimas

1.1. Informacinės sistemos informacinių technologijų saugos atitikties vertinimas turi būti atliekamas ne rečiau kaip kartą per dvejus metus.

1.2. Sistema turi palaikyti naudotojo sesijos šifravimą.

1.3. Sistemoje turi būti kaupiama audito informacija apie operacijas su duomenimis. Sistemos naudotojas turi turėti galimybę nustatyti, kokių duomenų audito informacija turi būti kaupiama.

1.4. Audito istorijoje turi būti saugoma informacija apie veiksmus su duomenimis, naudotojus, kurie atliko veiksmus su duomenimis, datas, laiko įrašus.

1.5. Sistemoje turi būti registruojami ir nustatytą laiką saugomi duomenys apie informacinės sistemos įjungimą, išjungimą, sėkmingus ir nesėkmingus bandymus registruotis informacinėje sistemoje, kitus saugai svarbius įvykius, nurodant informacinės sistemos naudotojo identifikatorių ir įvykio laiką. Sistemoje turi būti priemonės šiai informacijai analizuoti.

1.6. Sistemos autorizavimo mechanizmas turi būti realizuotas remiantis vaidmenų modeliu (angl. role-based model).

1.7. Sistemos priežiūros funkcijos turi būti atliekamos naudojant atskirą tam skirtą administratoriaus identifikatorių, kuriuo naudojantis nebūtų galima atlikti sistemos naudotojo funkcijų.

1.8. Sistemoje kiekvienas naudotojas turi būti unikaliai identifikuojamas.

1.9. Sistemoje naudotojas turi patvirtinti savo tapatybę slaptažodžiu arba kita identifikavimo ir autentifikavimo patvirtinimo priemone (pvz., per viešojo administravimo institucijų informacinių sistemų interoperabilumo sistemą, el. bankininkystės ar panašias vienareikšmiškai identifikuoti ir autentifikuoti asmenį galinčias sistemas).

1.10. Sistemoje naudotojas turi galėti nustatyti prisijungimo vardus ir slaptažodžius. Sistemos administratorius turi galėti nustatyti pirmą kartą prie sistemos prisijungiančių naudotojų slaptažodžius bei keisti sistemos naudotojų slaptažodžius. Sistemos naudotojas turi galėti pasikeisti naudojamą slaptažodį.

10 Lentelė. Nefunkciniai reikalavimai ir apribojimai

48


1.11. Sistemoje naudotojų vardai ir slaptažodžiai turi būti saugomi su tinkamu prieigos kontrolės užtikrinimu ir informacijos šifravimu (pvz., slaptažodžiai turi būti šifruojami ir pan.).

1.12. Sistemoje turi būti galimybė suskirstyti naudotojus į atskirus vaidmenis su skirtingomis prieigos teisėmis prie atskirų sistemos objektų ar jų dalių (pvz., lentelių ar konkrečių lentelės įrašų), sistemos programinių vienetų (pvz., formų, ataskaitų, procedūrų ir kt.) ar jų dalių (pvz., formos mygtukas, laukas). Sistemos naudotojas turi galėti peržiūrėti tik tokią informaciją ir naudotis tik tokiomis funkcijomis, kurios yra nustatytos prieigos teisėmis (pvz., ataskaitoje gali būti pateikti tik tokie rezultatai, kuriuos naudotojas gali peržiūrėti; jei naudotojas nori peržiūrėti ir kitą informaciją, sistema turi pranešti, kad naudotojas neturi teisių peržiūrėti tam tikrų duomenų ar kitais būdais apriboti informacijos peržiūrą).

1.13. Sistemoje turi būti galimybė sistemos naudotojui apibrėžti ir keisti vaidmeniui priskirtas prieigos teises.

1.14. Sistemoje turi būti galimybė vienam naudotojui priskirti daug vaidmenų. Sistema neturėtų reikalauti, kad naudotojas, norėdamas pasinaudoti funkcijomis, priskirtomis skirtingiems vaidmenims, turėtų prisijungti prie sistemos kitu naudotojo vardu arba nurodyti kitą vaidmenį.

1.15. Sistemoje turi būti galimybė sistemos naudotojui keisti naudotojo statusą (aktyvus, neaktyvus).

1.16. Sistemoje turi būti galimybė nustatyti naudotojo prisijungimo slaptažodžio ilgį. Turi būti galimybė keisti slaptažodžio ilgio reikšmę.

1.17. Sistemoje turi būti galimybė nustatyti ir keisti naudotojo prisijungimo slaptažodžio sudėtingumą (pvz., slaptažodį turi sudaryti 8 simboliai, iš kurių bent 2 skaičiai ir bent viena didžioji raidė).

1.18. Sistema turi automatiškai nutraukti naudotojo darbo seansą praėjus parametrais apibrėžtam naudotojo neaktyvumo laikotarpiui ir informuoti naudotoją apie atjungimo priežastį pranešimu. Turi būti galimybė keisti neaktyvumo laikotarpio parametro reikšmę.

1.19. Sistemos naudotojui neatliekant jokių veiksmų, informacinė sistema turi užsirakinti, kad toliau naudotis informacine sistema galima būtų tik pakartojus tapatybės nustatymo ir autentiškumo patvirtinimo veiksmus.

1.20. Sistemoje turi būti galimybė valdyti paskutinių naudotojo slaptažodžių istoriją. Sistemoje turi būti galimybė neleisti naudoti prieš tai buvusių slaptažodžių. Neleidžiamų naudoti slaptažodžių skaičius turi būti apibrėžtas parametru. Turi būti galimybė keisti parametro reikšmę.

1.21. Sistemoje turi būti galimybė nustatyti naudotojo neteisingų prisijungimų skaičių, po kurio naudotojo prisijungimo vardas būtų blokuojamas. Prisijungimų skaičius turi būti apibrėžtas parametru. Turi būti galimybė keisti parametro reikšmę.

1.22. Sistemoje turi būti galimybė nustatyti, kad pirmą kartą į sistemą įsiregistruojantys naudotojai privalėtų pakeisti administratoriaus suteiktą pirminį slaptažodį.

1.23. Sistemoje administratoriaus vaidmuo turi būti atskirtas nuo kitų sistemos naudotojų vaidmenų.

1.24. Sistemoje turi būti galimybė naudoti skirtingus slaptažodžių sudėtingumo reikalavimus sistemos administratoriams.

1.25. Sistema neturi teikti pagalbos sistemos naudotojui spėliojant slaptažodžius.

1.26. Sistema neturi vaizduoti įvedamo slaptažodžio.

49


1.27. Prisijungimo prie sistemos lange turi būti įspėjimas, kad sistema gali naudotis tik tam teises turintys asmenys.

1.28. Viešuoju tinklu perduodamos informacinės sistemos elektroninės informacijos konfidencialumas turi būti užtikrintas naudojant šifravimą, virtualų privatų tinklą (angl. virtual private network), skirtines linijas, saugų valstybinį duomenų perdavimo tinklą ar kitas priemones.

1.29. Sistema turi perspėti administratorių, kai pagrindinėje informacinės sistemos kompiuterinėje įrangoje sumažėja iki nustatytos pavojingos ribos laisvos kompiuterio atminties ar vietos diske, ilgą laiką stipriai apkraunamas centrinis procesorius ar kompiuterių tinklo sąsaja.

2. Kompiuterizuotų darbo vietų pakankamumas

2.1. Naudotojų, dirbančių su IS, kompiuterizuotos darbo vietos turi tenkinti reikalavimus:

Procesorius – Intel Pentium 4 2.33GHz, Athlon 64 2800+ ar spartesnis;

Operatyvinė atmintis – ne mažiau 1 GB;

Grafinė atmintis – ne mažiau 256 MB;

Operacinė sistema – Microsoft® Windows® XP Pro with SP2 OEM ar naujesnė;

Darbo vieta aprūpinta internetine prieiga;

Įdiegta naujausia bent vienos iš šių naršyklių Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome ar kitos paplitusios naršyklės versija.

2.2. Informacinės sistemos naudotojų kompiuteriuose turi būti naudojamos centralizuotai valdomos ir atnaujinamos kenksmingosios programinės įrangos aptikimo, stebėjimo realiu laiku priemonės.

3. Naudotojų (personalo) kompetencija

3.1. Sistemos naudotojas turi mokėti dirbti su Microsoft Windows operacine sistema, biuro taikomosiomis programomis arba turėti Europos kompiuterio naudotojo pažymėjimą.

3.2. Sistemos naudotojas turi būti susipažinęs su sistemos naudotojams skirta dokumentacija (mokymų medžiaga, naudotojų instrukcijomis ir pan.).

3.3. Sistemos naudotojas turi mokėti tvarkyti IS elektroninę informaciją IS nuostatų ir kitos IS dokumentacijos nustatyta tvarka ir būti susipažinęs su elektroninės informacijos saugą reglamentuojančiais teisės aktais bei saugos politiką įgyvendinančiais dokumentais.

3.4. Sistemos naudotojas turi būti susipažinęs su VATARAS ir VATIS nuostatais bei kitais darbo užmokesčio apskaitą ar duomenų kaupimą valstybės tarnautojams ir darbuotojams reglamentuojančiais teisės aktais.

3.5. DU IS administratorius privalo būti susipažinęs su informacinės sistemos duomenų saugos nuostatais ir kitais saugos politiką įgyvendinančiais dokumentais.

3.6. DU IS administratorius privalo išmanyti elektroninės informacijos saugos principus.

3.7. DU IS administratorius privalo išmanyti IS administravimo funkcijas bei jų panaudojimo atvejus.

3.8. Asmenys, konsultuojantys sistemos naudotojus, turi gerai išmanyti sistemoje vykdomus procesus ir funkcijas, būti susipažinę su visa sistemine dokumentacija, taip pat su VATARAS ir VATIS nuostatais bei kitais darbo

50


užmokesčio apskaitą ar duomenų kaupimą valstybės tarnautojams ir darbuotojams reglamentuojančiais teisės aktais.

4. Naudotojų sąsajos ergonomiškumas

4.1. Grafinė naudotojo sąsaja bei joje esantys valdymo elementai turi būti vienodi, unifikuoti visoje sistemoje (išskyrus sistemos administratoriams skirtas priemones): turi būti vienodai iškviečiamos funkcijos, vaizduojamos formos ir kt.

4.2. Naudotojo darbo vietoje turi būti naudojama internetinė naršyklė.

4.3. Reikalavimai prisijungimui bei darbui su sistema interneto naršyklės pagalba: suderinamumas su Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera ir kitomis paplitusiomis interneto naršyklėmis.

4.4. Sistema turi palaikyti personalizuotas (pagal naudotoją bei naudotojo vaidmenį) darbo sritis. Naudotojo vaidmeniui nepriskirtas funkcionalumas neturi būti prieinamas.

4.5. Sistemoje turi būti lietuvių kalbos terpė, IS tiekėjas privalo atsižvelgti į lietuviškų rašmenų ypatybes. Naudotojų sąsajos turi būti lietuvių kalba, sistemos administratorių – lietuvių ir (arba) anglų kalba.

Nefunkciniai reikalavimai ir apribojimai (o taip pat ir funkciniai reikalavimai numatomai kurti / plėsti sistemai) bus detalizuojami rengiant informacinės sistemos techninę specifikaciją.

1.4.5. Panaudojimo atvejai

Šiame skyrelyje aprašomi panaudojimo atvejai, kurie turėtų būti realizuoti kuriant / plėtojant pasirinktą funkcionalumą. Panaudojimo atvejai suformuoti remiantis esamos situacijos analizės metu identifikuota darbo užmokesčio apskaitos procesų problematika, identifikuotais veiklos specialistų poreikiais, kita informacija.

Panaudojimo atvejai suskirstyti į keturias procesų sritis:

Darbuotojo įdarbinimas / atleidimas;

Procesų, darančių įtaką darbo laiko apskaitai administravimas;

Darbo laiko apskaita;

Darbo užmokesčio skaičiavimas ir išmokėjimas.

Formuojant sistemos funkcinių sričių panaudojimo atvejus išskirti tokie preliminarūs sistemos naudotojų vaidmenys:

Dirbantysis – naudotojas, galintis redaguoti informaciją savo profilyje ir teikti prašymus (dirbančiojo pateikti duomenys saugomi VATARAS / VATIS);

Vadovas – institucijos vadovas, padalinio vadovas ar pasirašymą / tvirtinimą turintis teisę atlikti asmuo – naudotojas, atsakingas už darbo laiko apskaitos žiniaraščio ir kitų proceso dalių tvirtinimą;

Buhalterijos padalinio darbuotojas – naudotojas, atsakingas už finansinės apskaitos procesų vykdymą;

Personalo administravimo padalinio darbuotojas – naudotojas, atsakingas už personalo valdymo procesų vykdymą.


51

Taip pat gali būti išskiriamas administratoriaus vaidmuo. Administratorius – naudotojas, atsakingas už VATARAS / VATIS naudotojų, teisių, klasifikatorių valdymą, auditą ir saugą, archyvinį ir rezervinį kopijavimą. Verta pažymėti, jog Projekto metu tobulinami funkcionalumai nekeis administratoriams aktualių sisteminio įrankio panaudojimo atvejų, todėl toliau administratoriaus vaidmuo plačiau neaptariamas.

Naudotojų vaidmenys ir jų teisės bus detalizuojamos Projekto įgyvendinimo detalios analizės metu. Toliau pateikiami numatomo kurti / plėtoti sisteminio įrankio panaudojimo atvejai ir jų aprašymas (detalizavimas lentelėse).

Darbuotojo įdarbinimas / atleidimas

Nr. Panaudojimo atvejis Vykdytojas Aprašymas

1. Teikia prašymus Dirbantysis Sistemoje turi būti suteikiamos priemonės dirbančiajam teikti reikiamus prašymus bei pasirašyti juos elektroniniu būdu. Prašymo formoje turėtų būti įmanoma pateikti įdarbinimui reikalingus duomenis bei kitus prašymus (papildomus asmens duomenis, banko sąskaitos numerį, pageidavimą taikyti / netaikyti NPD, PNDP, darbo užmokesčio mokėjimo dažnį ir proporcijas (avanso mokėjimas)).

2. Rengia įsakymą Personalo administravimo padalinio darbuotojas

Sistemoje turi būti sudaryta galimybė personalo administravimo padalinio darbuotojui dirbančiojo prašymo pagrindu rengti įsakymą dėl prašymuose nurodytos informacijos taikymo (gali būti naudojamas „Asmens bylos modulio“ funkcionalumas).


11 Lentelė. Darbuotojų įdarbinimo panaudojimo atvejų detalizavimas

10 Pav. Darbuotojo įdarbinimas / atleidimas

52


3. Pildo dirbančiojo

duomenis

Personalo

administravimo

padalinio darbuotojas

Sistemoje turi būti sukurta galimybė personalo

administravimo darbuotojui įvesti atitinkamus duomenis į

dirbančiojo profilį (sukurti dirbančiojo profilį sistemoje).

4. Redaguoja dirbančiojo

duomenis

Personalo

administravimo


Sistemoje turi būti sukurta galimybė personalo

administravimo darbuotojui esant poreikiui redaguoti

dirbančiojo duomenis sistemoje.

5. Perkelia dirbančiojo

duomenis

Personalo

administravimo


Duomenų teikėjui turi būti suteiktos priemonės importuoti bei

eksportuoti dirbančiojo duomenis iš kitų sistemų ar registrų,

su kuriais numatyta informacinių sistemų sąsaja, įskaitant ir

duomenų mainus per automatizuotą sąsają arba integraciją.

6. Inicijuoja SoDra

pranešimo siuntimą

Personalo

administravimo


Sistemoje turi būti galimybė personalo administravimo

darbuotojui inicijuoti SoDra pranešimo formavimą ir siuntimą

dėl dirbančiojo įdarbinimo / atleidimo.

7. Registruojamas

paskyrimas į pareigybę

Personalo

administravimo



darbuotojui registruoti paskyrimą į pareigybę (naujo

dirbančiojo). Pareigybės gali būti pasirenkamos iš sąrašo ar,

esant reikalui, sukuriamos naujos (naudojamas VATARAS

funkcionalumas).

8. Peržiūri savo duomenis Dirbantysis Sistemoje dirbantysis turi turėti galimybę peržiūrėti savo

informaciją.

9. Inicijuoja ir

administruoja galutinio

atsiskaitymo procedūrą

Buhalterijos padalinio

darbuotojas

Sistemoje turi būti galimybė pradėti galutinio atsiskaitymo

procedūrą, apskaičiuojant dirbančiojo neišnaudotų kasmetinių

atostogų bei neišmokėto darbo užmokesčio sumas bei, jei yra

poreikis, administruoti iki kas mėnesį mokamas išeitines

išmokas.


53

Procesai, darantys įtaką darbo laiko apskaitai

Nr. Panaudojimo

atvejis

Vykdytojas Aprašymas

1. Teikia prašymą Dirbantysis Sistemoje turi būti suteikiamos priemonės dirbančiajam teikti reikiamus prašymus bei pasirašyti juos elektroniniu būdu. Prašymo formoje turėtų būti įmanoma nurodyti pageidavimą dėl avanso mokėjimo bei jo dydžio / proporcijos nuo darbo užmokesčio.

2. Inicijuoja

įsakymą

Personalo administravimo


Sistemoje personalo administravimo padalinio

darbuotojas turi turėti galimybę inicijuoti įsakymą dėl

dirbančiojo atostogų, laisvų dienų suteikimo, mamadienių

/ tėvadienių suteikimo, komandiruočių ir kt.

(panaudojamas „Asmens bylos modulio“ funkcionalumas)

3. Redaguoja darbo

laiko apskaitos

žiniaraštį


padalinio darbuotojas /

Dirbantysis

Duomenų teikėjui turi būti suteiktos priemonės importuoti

bei eksportuoti dirbančiojo duomenis.

4. Peržiūri darbo

laiko apskaitos

žiniaraštį




darbuotojas / Dirbantysis

Sistemoje turi būti sukurta galimybė peržiūrėti dirbančiojo

darbo laiko apskaitos žiniaraštį su jame pažymėtomis

darbo dienomis (ir dirbtu laiku) bei laisvomis dienomis.


12 Lentelė. Procesų, darančių įtaką darbo laiko apskaitai, administravimo panaudojimo atvejai

11 Pav. Procesų, darančių įtaką darbo laiko apskaitai, administravimo panaudojimo atvejų analizė

54

Nr. Panaudojimo

atvejis


5. Tvirtina darbo

laiko apskaitos

žiniaraštį

Vadovas / Personalo

administravimo padalinio

darbuotojas


padalinio darbuotojui ir vadovui patvirtinti dirbančiojo

darbo laiko apskaitos žiniaraštį.

6. Inicijuoja

išmokos

procedūrą


darbuotojas

Sistemoje turi būti galimybė buhalterijos padalinio

darbuotojui inicijuoti vienkartinės išmokos dirbančiajam

procedūrą.

7. Siunčia

pranešimą

dirbančiajam



Sistemoje turi būti sudaryta galimybė siųsti pranešimus

dirbančiajam apie jam suteiktas atostogas, laisvas dienas,

komandiruočių administravimo eigą ir kt.

8. Teikia finansinę

apyskaitą

Dirbantysis Sistemoje turi būti suteikta galimybė dirbančiajam,

grįžusiam iš komandiruotės, teikti finansinę apyskaitą ir

pridėti susijusius dokumentus (skenuotus).

9. Tvirtina finansinę

apyskaitą

Vadovas / Buhalterijos


Sistemoje turi būti sukurta galimybė buhalterijos padalinio

darbuotojui ir vadovui patvirtinti / pasirašyti dirbančiojo

pateiktą finansinę apyskaitą.

10. Peržiūri savo

informaciją

Dirbantysis Dirbantysis sistemoje turi turėti galimybę peržiūrėti su

savimi susijusią informaciją – įsakymus, išmokėjimus ir kt.

Darbo laiko apskaita


12 Pav. Darbo laiko apskaitos panaudojimo atvejai


55

Nr. Panaudojimo

atvejis


1. Priskiria darbo laiko grafiką dirbančiajam

Personalo administravimo padalinio darbuotojas

Sistemoje turi būti suteikiama galimybė personalo administravimo padalinio darbuotoju priskirti darbo laiko grafiką dirbančiajam.

2. Redaguoja darbo

laiko grafiką

Personalo

administravimo


Sistemoje turi būti numatyta galimybė personalo

administravimo padalinio darbuotojui redaguoti dirbančiojo

darbo grafiką, pasirenkant iš kelių funkcionalumų,

pavyzdžiui, trumpinti darbo laiką atitinkamomis dienomis.

3. Teikia prašymą dėl

darbo laiko

koregavimo

Dirbantysis Sistemoje numatyta galimybė dirbančiajam teikti prašymą

dėl darbo laiko grafiko koregavimo, kuriame nurodytų, kaip

pageidaujamas keisti darbo grafikas.

4. Inicijuoja įsakymą Personalo

administravimo


Sistemoje personalo administravimo padalinio darbuotojas

turi turėti galimybę inicijuoti įsakymą dėl dirbančiojo darbo

grafiko pakeitimo.

5. Redaguoja darbo

laiko apskaitos

žiniaraštį

Personalo

administravimo


Dirbantysis

Personalo administravimo padalinio darbuotojas ir / ar

dirbantysis (priklausomai nuo institucijos pasirinkimo) turi

turėti galimybę redaguoti / pildyti darbo laiko apskaitos

žiniaraštį.

6. Peržiūri darbo

laiko apskaitos

žiniaraštį

Personalo

administravimo


Dirbantysis

Sistemoje turi būti numatyta galimybė peržiūrėti užpildytą

darbo laiko apskaitos žiniaraštį (dirbančiajam tik savo,

kitiems vykdytojams – visų dirbančiųjų), įskaitant ir

praėjusių laikotarpių informaciją.

7. Tvirtina darbo

laiko apskaitos

žiniaraštį

Vadovas Sistemoje turi būti sudaryta galimybė vadovui tvirtinti darbo

laiko apskaitos žiniaraštį.

8. Užrakina darbo

laiko apskaitos

žiniaraštį

Personalo

administravimo


Personalo administravimo padalinio darbuotojas turi turėti

teisę užrakinti darbo laiko apskaitos žiniaraštį pasibaigus

mėnesiui (ar kita numatytam laikotarpiui), kad dirbantysis ar

kitas vykdytojas negalėtų keisti informacijos pasibaigus

numatytam laikotarpiui.

13 Lentelė. Darbo laiko apskaitos panaudojimo atvejai


56

Darbo užmokesčio skaičiavimas ir išmokėjimas


1. Peržiūri darbo laiko apskaitos žiniaraštį

Personalo administravimo padalinio darbuotojas / Buhalterijos padalinio darbuotojas

Sistemoje turi būti numatyta galimybė peržiūrėti užpildytą darbo laiko apskaitos žiniaraštį (dirbančiajam tik savo, kitiems vykdytojams – visų dirbančiųjų), įskaitant ir praėjusių mėnesių informaciją.

2. Inicijuoja darbo

užmokesčio ar

avanso skaičiavimą


darbuotojas

Sistemoje turi būti suteikta galimybė buhalterijos

padalinio darbuotojui inicijuoti darbo užmokesčio

ar avanso skaičiavimo procedūrą (pagal

informaciją nurodytą darbuotojo kortelėje ir darbo

laiko žiniaraštį).

3. Prideda papildomų

išmokų / atskaitymų


darbuotojas / Personalo

administravimo padalinio

darbuotojas

Sistemoje turi būti galimybė vykdytojams pridėti

papildomų išmokų / atskaitymų darbuotojo

kortelėje, pasirenkant jų taikymo laikotarpį ir

sąlygas.


14 Lentelė. Darbo užmokesčio skaičiavimo ir išmokėjimo panaudojimo atvejai

13 Pav. Darbo užmokesčio skaičiavimo ir išmokėjimo panaudojimo atvejai

57


4. Redaguoja

dirbančiojo kortelę



Personalo administravimo padalinio darbuotojas

turi turėti galimybę redaguoti dirbančiojo kortelėje

esančią informaciją, įskaitant stažo, klasės,

kategorijos pasikeitimus.

5. Inicijuoja pinigų

užsakymo procesą


darbuotojas

Sistemoje turi būti numatyta galimybė buhalterijos

padalinio darbuotojui inicijuoti pinigų užsakymo

procesą reikiamai sumai darbo užmokesčio

išmokėjimams gauti.

6. Inicijuoja nurodymo

bankams formavimą


darbuotojas

Buhalterijos padalinio darbuotojas sistemoje turi

turėti galimybę inicijuoti nurodymo bankams

formavimą dėl darbo užmokesčio išmokėjimo

dirbantiesiems.

7. Inicijuoja nurodymo

bankams siuntimą


darbuotojas


turėti galimybę inicijuoti nurodymo bankams

siuntimą dėl darbo užmokesčio išmokėjimo

dirbantiesiems.

8. Inicijuoja išrašo ir

nurodymo bankui

sutikrinimą


darbuotojas


turėti galimybę inicijuoti banko išrašo sutikrinimą

su siųstu nurodymu.

9. Siunčia atsiskaitymo

lapelius

dirbantiesiems


darbuotojas

Buhalterijos padalinio darbuotojas turi turėti

galimybę siųsti atsiskaitymo lapelius už išmokėtą

darbo užmokestį dirbantiesiems.

10. Peržiūri darbo

užmokesčio

informaciją




darbuotojas / Dirbantysis

Numatyti vykdytojai turi turėti galimybę sistemoje

peržiūrėti išmokėto darbo užmokesčio informaciją

(įskaitant ir praėjusių laikotarpių duomenis).

Siekiant užtikrinti efektyvų darbo užmokesčio apskaitos centralizavimą valstybės ir savivaldybių institucijose ir įstaigose, prioritetas turėtų būti skiriamas darbo laiko apskaitos, procesų, turinčių įtakos darbo laiko apskaitai, administravimo, darbo užmokesčio skaičiavimo ir išmokėjimo procesų panaudojimo atvejams.

1.4.6. Dalykinės srities sudėtingumo ir neapibrėžtumo vertinimas

Šioje dokumento dalyje įvertinamas dalykinės srities sudėtingumas ir neapibrėžtumas, atsižvelgiant į tokius veiksnius, kaip suinteresuotųjų šalių įvairovė, dalykinės srities dydis ir svarba institucijos ir sektoriaus atžvilgiu, veiklos procesų ir apdorojamos informacijos sudėtingumas ir neapibrėžtumas. Toliau lentelėje pateikiama informacija:

Kriterijus – dalykinės srities sudėtingumo ir neapibrėžtumo vertinimo kriterijus;


58

Sudėtingumo įvertis – analizuojamos dalykinės srities sudėtingumo įverčio vertinimas;

Paaiškinimas – dalykinės srities sudėtingumo ir neapibrėžtumo vertinimo paaiškinimas.

Kriterijus Sudėtingumo įvertis

Paaiškinimas

Suinteresuotųjų šalių kiekis

Sudėtingas Institucijų, naudosiančių informacinę sistemą yra labai daug (pirmame etape 597) ir jų veikla bei taikoma darbo užmokesčio apskaitos praktika nėra vienarūšė, todėl standartizuoti procesus visose institucijose bus itin sudėtinga.

Dalykinės srities dydis ir svarba institucijos ir sektoriaus atžvilgiu

Vidutinis Numatomas sistemos funkcionalumas apims gana didelę aibę skirtingų funkcijų: darbo laiko apskaitą, personalo valdymo procesus, darbo užmokesčio skaičiavimą, išmokėjimą ir kt. Vis dėlto, šie procesai yra palaikomieji ir tiesiogiai nesusiję su pagrindine institucijų veikla, todėl dalykinės srities dydis ir svarba vertinamas vidutiniškai.

Veiklos procesų sudėtingumas

Vidutinis Darbo užmokesčio apskaitos procesai reglamentuoti, nusistovėję ir žinomi institucijų atstovams, tačiau jų automatizavimas, naujų priemonių diegimas reikalaus iš esmės pakeisti bei standartizuoti procesus, todėl sudėtingumas vertintinas kaip vidutinis.

Apdorojamos informacijos sudėtingumas ir neapibrėžtumas

Žemas Numatoma sistema apims didelius kiekius įvairių institucijų duomenų, tačiau duomenų tipai yra aiškiai apibrėžiami ir struktūrizuoti.

Apibendrinant dalykinės srities vertinimą galima teigti, kad sritis apibrėžta, bet ganėtinai sudėtinga dėl didelio suinteresuotųjų šalių skaičiaus, poreikio standartizuoti procesus skirtingose institucijose. Šiuo metu darbo užmokesčio apskaitos procesas vykdomas pagal tai, kaip tai apibrėžta institucijos lygmenyje. Vis dėlto, darbo užmokesčio apskaita yra palaikomoji (o ne pagrindinė dalyvaujančių institucijų funkcija), be to, kaip rodo kitų ES šalių patirtis, dalykinė sritis gali būti sėkmingai reformuojama ją centralizuojant.

Projekto sprendžiama problema

Šiame skyriuje aptariamos Projekto spendžiamos problemos, jų atsiradimo priežastys ir siūlomas sprendimas.

Šiuo metu Lietuvoje yra 597 valstybės ir savivaldybių institucijos ir įstaigos, VATARAS / VATIS tvarkytojos – dauguma iš jų vykdo darbo užmokesčio apskaitą tik sau, kai kurios sau ir kelioms pavaldžioms institucijoms (pvz. Vilniaus miesto savivaldybės administracija), naudodamos skirtingas informacines sistemas ir kaupdamos informaciją atskirose duomenų bazėse. Visose šiose institucijose dirba apie 75 tūkst. dirbančiųjų, kurių apskaitą vykdo apie 900 darbo užmokesčio buhalterių skirtingose institucijose.

Remiantis Civitta įgyvendintų projektų, kurių metu buvo atliekama darbo užmokesčio apskaitos valstybės ir savivaldybių įstaigose ir institucijose analizė, vertinamas vienam buhalterijos darbuotojui tenkantis operacijų skaičius mikro lygmenyje, patirtimi, galima teigti, kad darbo užmokesčio apskaitos procesai yra

15 Lentelė. Dalykinės srities sudėtingumo vertinimas


59

vykdomi neefektyviai. Remiantis Civitta ekspertine nuomone, vienam dirbančiajam vidutiniškai tenka 18,7 darbo užmokesčio operacijų per metus, o vienam darbo užmokesčio buhalteriui – 4 978 operacijos. Atliekant tokį operacijų kiekį, vienam darbo užmokesčio buhalteriui vidutiniškai tenka apskaityti nuo 88 iki 267 darbuotojų (išsamiau žr. toliau pateikiamą paveikslą).

Remiantis atliktos apklausos duomenimis, galima teigti, kad situacija nėra kardinaliai pasikeitusi31. Šiuo metu vienam darbo užmokesčio buhalteriui vidutiniškai tenka apskaityti 120 darbuotojų, o vienam personalo specialistui – 208. Remiantis apklausos duomenimis, vienas personalo administravimo padalinio darbuotojas ir buhalterijos padalinio darbuotojas vienam dirbančiajam per metus skiria po maždaug 10 valandų darbo laiko32. Toliau esančioje lentelėje pateikiamas detalus personalo ir buhalterijos darbuotojų laiko pasiskirstymas valandomis (100 darbuotojų, per metus).

31 Atkreiptinas dėmesys, kad apklausos ir 2011 m. atlikto tyrimo metodikos skiriasi, tačiau bendra tendencija atspindima korektiškai. 32 Remiantis anketos duomenimis.

Šaltinis: Sudaryta autorių. Pastaba: paveiksle naudojamas sutrumpinimas „darbo užmokestis“ – DU.

14 Pav. Darbo užmokesčio apskaitos operacijų skaičius

60

Procesas Buhalterių laikas Personalo darbuotojų

laikas

Darbo laiko žiniaraščio pildymas 18,2 89,4

Darbo užmokesčio skaičiavimas 536,9 13,4

Atostogų planavimas ir administravimas 29,3 387,5

Nedarbingumo pašalpos apskaita 72,2 0,0

Komandiruočių administravimas 53,4 201,4

Darbo užmokesčio išmokėjimas 100,1 0,0

Darbo užmokesčio lapelių siuntimas / teikimas 50,4 0,0

Kiti, su personalo administravimu ir darbo užmokesčio apskaita susiję procesai

148,3 385,1

Iš viso: 1009,2 1076,9

Verta pažymėti, jog šie rodikliai yra žemesni nei valstybių, kuriose darbo užmokesčio apskaita yra centralizuota; pavyzdžiui, Estijoje vienam darbo užmokesčio buhalteriui tenka 1086 dirbančiųjų darbo užmokesčio apskaita33. Iki 2018 metų planuojamas pasiekti 1 250 dirbančiųjų vienam darbo užmokesčio buhalteriui rodiklio reikšmę ir 1 300 dirbančiųjų vienam personalo apskaitos specialistui.

Remiantis apklausos duomenimis, valstybės mastu dirba 135 darbo užmokesčio buhalteriai ir 117 personalo specialistų (atliekančių tik funkcijas, turinčias įtakos darbo užmokesčio apskaitai). Darant prielaidą, kad vieno specialisto darbo užmokestis per mėnesį yra 1 067 Eur neatskaičius mokesčių, o įskaitant darbdavio mokesčius ir 20 % pridėtines darbo vietos išlaidas nuo darbo užmokesčio fondo (darbo vieta, baldai, komunalinės paslaugos ir pan.), darbo vietos kaštai per mėnesį sudaro 1 680 Eur. Apibendrinant, šiuo metu buhalterių ir personalo specialistų darbo užmokesčio kaštai sudaro apie 5,08 mln. Eur per metus.

Šiuo metu institucijos darbo užmokesčio apskaitai naudoja skirtingas informacines sistemas, todėl nacionaliniu mastu patiriami dideli darbo užmokesčio apskaitai naudojamų informacinių sistemų palaikymo kaštai. Remiantis apklausos duomenimis, vidutiniškai vienos darbo užmokesčio informacinės sistemos palaikymas kainuoja 12 tūkst. Eur per metus (daugiausiai išleidžiama 49 tūkst. Eur, mažiausiai – 580 Eur per metus; apibendrintais duomenimis, institucijų, kuriose dirbančiųjų skaičius didesnis nei 500 – 19 123,49 Eur, kuriose dirba 100-499 dirbančiųjų – 7 631,75 Eur, 20-99 dirbantieji – 2 289,53 Eur per metus, mažiau nei 20 dirbančiųjų turinčioms institucijoms palaikymo kaštai nevertinami)34. Institucijų patiriami kaštai skiriasi priklausomai nuo naudojamos informacinės sistemos funkcionalumų, aptarnaujamų dirbančiųjų skaičiaus. Remiantis apklausos duomenimis, nacionaliniu mastu darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštai siekia 1,83 mln. Eur per metus. Galima teigti, kad pinigai nėra

33 Remiantis Estijos Bendrųjų paslaugų centro informacija. 34 Į skaičiavimus neįtraukta institucija, nurodžiusi, jog metiniai sistemos palaikymo kaštai yra 116 tūkst. Eur; ši institucija traktuojama kaip išskirtis.

16 Lentelė. Buhalterijos ir personalo darbuotojų skiriamas laikas 100 dirbančiųjų (val. / m.)


61

panaudojami efektyviai, informacinių sistemų palaikymo kaštus būtų galima optimizuoti pereinant prie IT požiūriu centralizuotos darbo užmokesčio apskaitos.

Verta paminėti, jog atskirų informacinių sistemų naudojimas šiuo metu daro neigiamą įtaką ir duomenų surinkimui bei jų kokybei nacionaliniu mastu. Kadangi nėra realizuota pakankamai sąsajų tarp institucijų naudojamų informacinių sistemų ar įrankių ir VATARAS / VATIS ar kitų informacinių sistemų (kaip pavyzdžiui, SoDra, VMI informacinės sistemos, kt.), ta pati informacija rankiniu būdu įvedama į kelias informacines sistemas. Tai užima daug papildomo laiko personalo ir buhalterijos padalinių darbuotojams, sunku surinkti patikimą faktinę informaciją apie dirbančiuosius ir jų darbo užmokestį nacionaliniu mastu; dėl rankinio didelio kiekio duomenų pervedimo tikėtinos informacijos neatitikimai, klaidos.

Apibendrinant, pagrindinės šiuo metu egzistuojančios darbo užmokesčio apskaitos vykdymo problemos yra šios:

darbo užmokesčio apskaita vykdoma neefektyviai;

dideli darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštai;

nekaupiami faktiniai darbo užmokesčio duomenys nacionaliniu mastu, dėl to neužtikrinamas operatyvus duomenų pateikimas bei kokybė (pilnumas).

Remiantis kitų ES šalių-narių patirtimi, efektyvi priemonė spręsti šias problemas – vykdyti didelio masto viešojo sektoriaus reformas, kurių tikslas centralizuoti ir standartizuoti viešojo sektoriaus administravimo procesus. Dažnu atveju reformų įgyvendinimas vykdomas etapais, pradedant informacinių sistemų centralizavimu. Remiantis sėkmingais ES šalių-narių atvejais, tikėtina, jog panašaus pobūdžio reforma atneštų teigiamų rezultatų ir Lietuvoje.

Šio Projekto apimtyje numatytas įvardytų problemų sprendimas, sukuriant‚ įdiegiant darbo užmokesčio apskaitos informacinę sistemą, turinčią visus reikiamus funkcionalumus bei informacinių sistemų sąsajas (plačiau aprašyta 1.6, 1.7 skyriuose). Šio projekto ribose problemos bus sprendžiamos centralizuojant procesus tik IT požiūriu, pereinant prie vieningo IT sprendimo ir taip sutaupant decentralizuotų darbo užmokesčio apskaitos sistemų priežiūrai skiriamas lėšas. Taip pat kuriamas / įsigyjamas centralizuotas IT įrankis bus diegiamas taip, kad darbo užmokesčio apskaitos ir personalo administravimo procesai būtų standartizuoti ir automatizuojami. Įgyvendinus reikalingas informacinių sistemų sąsajas bus sprendžiama dvigubo duomenų suvedimo problema ir užtikrinama aukštesnė duomenų kokybė bei darbo efektyvumas – automatizavus procesus nebeliks rankinio darbo.

Visgi verta paminėti, jog norint pilnai optimizuoti apskaitos procesų įgyvendinimą valstybės mastu (optimizuoti šių procesų vykdymui skiriamą darbo laiką), ateityje Projekto metu sukurti rezultatai turi būti plečiami (užtikrinant platesnį dalyvaujančių institucijų ir dirbančiųjų ratą) bei centralizuojant darbo užmokesčio apskaitą veiklos požiūriu. Projekto plėtra papildomai atneštų finansinės naudos bei pilnai standartizuotų darbo užmokesčio apskaitos procesus valstybės lygmenyje.

Tikslinių grupių poreikiai

Šio Projekto įgyvendinimas padės VTD įgyvendinti savo tikslus tobulinant valstybės tarnybos sistemą Lietuvoje, taip pat leis optimizuoti valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų patiriamus darbo užmokesčio ir personalo apskaitai naudojamų IT sistemų palaikymų kaštus bei sudarys prielaidas viešojo sektoriaus dirbančiųjų darbo užmokesčio apskaitos centralizavimo veiklos požiūriu. Projekto metu kuriamos informacinės sistemos tikslas – centralizuoti ir automatizuoti darbo užmokesčio bei su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesus, sukuriant informacinių sistemų ir registrų integracijas, perkeliant su darbo užmokesčio apskaitos procesais susijusių dokumentų teikimą ir administravimą į elektroninę erdvę. Pažymėtina, kad apskaitos paslaugų centrai – sietini su ilguoju laikotarpiu bei Projekto

62

plėtros etapu, Projekto sukuriamą naudą patirs tik vėlesniais etapais. Atsižvelgiant į tai, šio Projekto naudos vertinime apskaitos paslaugų centrai nėra įtraukiami.

Remiantis Investicijų projektų, kuriems siekiama gauti finansavimą iš ES struktūrinių fondų ir valstybės biudžeto lėšų, rengimo metodika, kuri apibrėžia Projekto tikslines grupes kaip projekto metu sukurto infrastruktūros naudotojus ir / ar paslaugų gavėjus, kuriems skirta kuriama socialinė-ekonominė nauda, šio Projekto tikslinės grupės yra institucijų buhalterijos ir personalo administravimo padalinio darbuotojai ir visi dirbantieji. Plačiau Projekto tikslinės grupės yra aptartos 2.5 skyriuje. Toliau esančioje lentelėje pateikiamas tikslinių grupių poreikių aprašymas pagal darbo užmokesčio ir susijusių personalo administravimo procesus.

Procesai Buhalterijos ir personalo administravimo padalinio darbuotojų poreikiai

Dirbančiųjų poreikiai

Darbuotojų įdarbinimas / atleidimas

Dirbančiojo pateikto prašymo pagrindu formuoti įsakymą.

Darbo užmokesčio apskaitai reikalingus ir VATARAS / VATIS įvestus duomenis automatiškai perduoti į DUIS.

Automatiškai perkelti / patikrinti reikiamus dirbančiojo duomenis iš Gyventojų registro ir NDNT, pateikti reikiamą informaciją Statistikos departamentui.

Automatiškai išsiųsti pranešimą apie naujo dirbančiojo įdarbinimą (1–SD pranešimas apie asmens socialinio draudimo pradžią).

Automatiškai išsiųsti pranešimą apie dirbančiojo atleidimą (2-SD pranešimas apie asmens socialinio draudimo pabaigą).

Automatiškai suskaičiuoti dirbančiajam priklausančio galutinio atsiskaitymo sumą.

Automatizuotai vykdyti išeitinių mėnesinių išmokų administravimą ir išmokėjimą, vykdant išmokėjimus pagal atleisto asmens esamą statusą (dirbantis / nedirbantis valstybės tarnyboje).

Elektroniniu būdu teikti standartizuotus prašymus:

dėl banko sąskaitos, į kurią pageidauja gauti darbo užmokestį, nurodymo;

dėl NPD ir PNPD taikymo;

darbo užmokesčio mokėjimų skaičius per mėnesį bei proporcijos (avanso mokėjimas ir dydis).

Praplėsta VATARAS / VATIS integracija su Gyventojų registru bei sukurta sąsaja su NDNT, siekiant išvengti prievolės teikti pagrindžiančius dokumentus dėl šeiminės padėties, faktiškai auginamų vaikų (įvaikių) skaičiaus bei amžiaus, specialiųjų poreikių, neįgalumo lygio.

Galimybė teikiant prašymus pridėti susijusius dokumentus.

Procesai, turintys įtakos darbo laiko apskaitai

Dirbančiojo pateikto prašymo ir / ar patvirtinto individualaus kasmetinių atostogų plano pagrindu formuoti įsakymą.

Įsakyme dėl komandiruotės standartizuotai nurodyti informaciją apie komandiruotės dienpinigius ir kitas išmokas.

Pagal Gyventojų registre ir NDNT kaupiamus duomenis automatiškai įvertinti dirbančiajam priklausančias papildomas laisvas dienas (mamadienius / tėvadienius) bei papildomas kasmetinių atostogų dienas.

Elektroniniu būdu teikti standartizuotus prašymus:

dėl komandiruotės;

dėl kasmetinių atostogų išmokos išmokėjimo kartu su atlyginimu;

dėl laisvų dienų suteikimo.

Jei įvykusi komandiruotė sutampa su poilsio ar švenčių dienomis,

17 Lentelė. Tikslinių grupių poreikiai

63



Įsakymuose esančią informaciją automatiškai perduoti susijusiems procesams vykdyti.

Automatiškai koreguoti dirbančiojo sukauptų kasmetinių atostogų dienų skaičių, priklausomai nuo dirbančiojo pasirinkimo, kai komandiruotė sutampa su poilsio dienomis.

Automatiškai perduoti informaciją apie darbo pobūdį ir dienas į žiniaraštį.

Tvirtinti dirbančiojo pateiktą finansinės apyskaitos formą.

Patvirtintos avansinės apyskaitos duomenis automatiškai perduoti kitų procesų vykdymui.

Tvirtinti komandiruotės ataskaitą.

Tvirtinti sudarytą individualų kasmetinių atostogų planą.

Patvirtintų individualių atostogų planų pagrindu suformuoti įstaigos kasmetinių atostogų planą.

Peržiūrėti ir keisti institucijos numatytą vidinę tvarką dėl kasmetinių atostogų suteikimo (dėl dienų skaičiavimo, pavadavimo, atostogų trukmės reikalavimų ir pan.).

Automatiškai apskaičiuoti kasmetinių atostogų išmokas, nedarbingumo pašalpą.

Automatiškai į žiniaraštį gauti informaciją apie dirbančiųjų nedarbingumą iš SoDra.

Jei dirbančiojo nedarbingumo periodas dubliuojasi su atostogomis, automatiškai gauti pranešimą.

pasirinkti, ar šias dienas automatiškai pridėti prie kasmetinių atostogų. Teikti avansinę apyskaitą ir pridėti susijusius skenuotus dokumentus. Teikti komandiruotės ataskaitą. Sudaryti individualų planuojamų kasmetinių atostogų planą. Pažymėti savo sirgimo pradžią ir (vėliau) pabaigą, jei gydomasi stacionariai. Praplėsta VATARAS / VATIS integracija su Gyventojų registru bei sukurta sąsaja su NDNT, siekiant išvengti prievolės teikti pagrindžiančius dokumentus, kurie reikalingi priklausančiam kasmetinių atostogų dienų skaičiui apskaičiuoti.


Sudaryti tipinį institucijos darbo grafiką ir jį priskirti visiems dirbantiesiems.

Dirbančiojo pateikto prašymo pagrindu suformuoti įsakymą.

Koreguoti dirbančiajam priskirtą darbo grafiką, esant poreikiui taikyti netipines darbo grafiko formas (slenkantį, sutrumpintos darbo dienos).

Pažymėti institucijos pasirinktą vieną iš dviejų žiniaraščio pildymo būdų (už žiniaraščio pildymą atsako personalo administravimo padalinio darbuotojas arba kiekvienas dirbantysis pildo individualų žiniaraštį).

Pildyti ir koreguoti institucijos naudojamą veiklų / projektų kodų klasifikatorių.

Automatiškai perduoti užpildytus žiniaraščius darbo užmokesčio skaičiavimui.

Elektroniniu būdu teikti standartizuotus prašymus dėl darbo laiko grafiko pakeitimo. Įstaigai pasirinkus žiniaraščio pildymo būdą, kai už tai atsako pats dirbantysis, nurodyti dirbtas valandas pagal vykdytas veiklas / projektus (pagal veiklų kodų klasifikatorių).

Darbo užmokesčio apskaita

Automatiškai apskaičiuoti dirbančiajam priklausantį darbo užmokesčio avansą.

Automatiškai apskaičiuoti kiekvieno dirbančiojo darbo užmokestį, įskaitant ir tuos atvejus, kai dirbančiojo atlyginimas mokamas iš kelių finansavimo šaltinių.

-

64



Automatiškai suformuoti darbo užmokesčio išmokėjimo žiniaraščius ir automatiškai šią informaciją perduoti tolimesnių procesų vykdymui (išmokėjimui).

Automatiškai perduoti darbo užmokesčio duomenis į FVAIS ar kitą naudojamą buhalterinės apskaitos sistemą.

Automatiškai perduoti informaciją į VBAMS dėl atlyginimų išmokėjimo dirbantiesiems.

Automatiškai sutikrinti faktiškai išmokėtas sumas (pagal bankų pinigų išmokėjimo žiniaraščius) su apskaičiuotomis.

Automatiškai išsiųsti atsiskaitymo lapelius darbuotojams.

Vienkartinių mokėjimų ir atskaitymų apskaita

Formuoti įsakymą dėl vienkartinės išmokos paskyrimo ir išmokėjimo (su nurodymu, išmokėti iš karto ar su artimiausiu darbo užmokesčiu).

Formuoti įsakymą dėl pašalpų ar kitų išmokų paskyrimo dirbančiajam (su nurodymu, išmokėti iš karto ar su artimiausiu darbo užmokesčiu).

Automatiškai perduoti išmokėjimui reikalingą informaciją (sumą ir nurodymą dėl išmokėjimo momento) perduoti tolimesnių procesų vykdymui.

Darbuotojo kortelėje suvesti atskaitymų informaciją (pagal antstolių ir reikiamų vidinių atskaitymų pateiktą informaciją (telefono sąskaitos perviršį ir pan.).

Skaičiuojant darbo užmokestį, turi būti automatiškai atsižvelgiama į informaciją apie atskaitymus, išmokas ir priskaitymus.

Elektroniniu būdu teikti prašymą dėl pašalpos suteikimo.

Darbo užmokesčio fondo planavimas

Automatiškai pagal esamą institucijos pareigybių struktūrą ir pareiginius atlyginimus, skaičiuoti ateinančių metų preliminarų darbo užmokesčio fondą.

Galimybė skaičiuoklėje įvesti pastoviuosius bei kintančiuosius kriterijus, pavyzdžiui, pareigybių skaičių, dirbančiųjų stažo didėjimą, klasės pakėlimą, t. t. ir taip modeliuoti galimą darbo užmokesčio fondą.

Automatiškai apskaičiuoti vieno dirbančiojo darbo užmokestį ir susijusius mokesčius ir įmokas, pagal nurodytus kriterijus (pareigybės lygį, kvalifikacinę klasę, stažą ir kt.).

Atlikti valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų dirbančiųjų ir privataus sektoriaus darbuotojų vidutinio darbo užmokesčio analizę ir / ar palyginimą; įvesti analizei reikalingus privataus sektoriaus duomenis.

Automatiškai apskaičiuoti darbo užmokestį ir susijusius mokesčius ir įmokas, pagal nurodytus kriterijus (pareigybės lygį, kvalifikacinę klasę, stažą ir kt.).


65

Projekto tikslinių grupių poreikiai centralizuojant darbo užmokesčio apskaitos informacinę sistemą yra labai konkretūs, funkciniai, reikalingi norint automatizuoti darbo užmokesčio apskaitos procesus, sumažinti šiuo metu patiriamą didelį rankinio darbo kiekį ir taip pagerinti procesų efektyvumą. Visi tikslinių grupių poreikiai gali būti patenkinti tinkamai įdiegus darbo užmokesčio informacinės sistemos funkcionalumus ir sąsajas su kitomis informacinėmis sistemomis ir registrais.

VATIS / VATARAS plėtros galimybės

Norint patenkinti tikslinių grupių poreikius yra reikalingi atitinkami esamų informacinių sistemų funkcionalumų patobulinimai. Projekto ribose yra planuojama dalį funkcionalumų (aptartų skyriuje 1.6 ) įdiegti / išplėtoti jau esamiems VATIS funkciniams moduliams, kitus sukurti naujai diegiamoje darbo užmokesčio informacinėje sistemoje. Šiame skyriuje detaliai aptariamos VATARAS / VATIS plėtros galimybės bei planuojami sistemų pokyčiai Projekto įgyvendinimo metu.

Toliau esančiame paveiksle yra vaizduojama VATIS funkcinių modulių schema, rodanti Projekto metu planuojamus funkcinių VATIS modulių pokyčius.


66

Paveiksle matoma, jog Projekto metu bus plečiami esami VATIS žmogiškųjų išteklių posistemio moduliai, savitarnos bei duomenų mainų posistemiai. Pažymėtina ir Projekto metu planuojamas sukurti darbo užmokesčio apskaitos posistemis, plečiantis VATIS funkcionalumus darbo užmokesčio apskaitai vykdyti.

15 Pav. VATIS funkcinių modulių schema

67

Toliau esančioje lentelėje detaliai aprašomas numatomas VATIS funkcinių modulių koregavimo poreikis.

Nr. Posistemis Modulis Būsena Detalizavimas

1. Žmogiškųjų išteklių tvarkymo posistemis

Asmens bylos modulis

Plečiama Tobulinamas įsakymų rengimo pagal „Savitarna“ posistemyje pateiktų prašymų duomenis, funkcionalumas;

Sukuriama galimybė automatiškai perkelti duomenis į darbo laiko apskaitos žiniaraštį.

Įstaigos darbo užmokesčio planavimo (skaičiuoklė)

Plečiama Tobulinamas skaičiuoklės funkcionalumas, sukuriant galimybę automatiškai pagal esamą institucijos pareigybių struktūrą ir pareiginius atlyginimus, skaičiuoti ateinančių metų preliminarų darbo užmokesčio fondą bei modeliuoti jį pagal atitinkamus kintamuosius;

Sukuriama darbo užmokesčio skaičiuoklė bei papildomi analizės funkcionalumai.

Komandiruočių modulis

Plečiama Sukuriama galimybė pateikti ir tvirtinti komandiruočių atskaitas;

Sukuriama galimybė teikti finansines apyskaitas ir pridėti susijusius dokumentus bei jas tvirtinti. Verta pažymėti, jog dokumentų vizavimas bei pasirašymas vyksta įstaigos duomenų valdymo sistemoje;

Sukuriamos sąsajos su darbo laiko apskaitos žiniaraščiu.

Įstaigos darbo laiko apskaitos modulis

Plečiama Modulis plečiamas sukuriant galimybę pasirinkti darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymo būdą (pildo personalo administravimo padalinio darbuotojas arba dirbantysis);

Papildomas individualaus darbo grafiko sudarymo funkcionalumas (dirbantysis sudaro darbo grafiką sau ir teikia personalo tarnybai tvirtinimui);

Sukuriamas dirbtų valandų klasifikatoriaus valdymo funkcionalumas pagal institucijos veiklas / projektus (II lygio darbo laiko apskaitos žiniaraščio klasifikatorius).

18 Lentelė. VATIS funkcinių modulių koregavimo detalizavimas

68

Nr. Posistemis Modulis Būsena Detalizavimas

Įstaigos dirbančiųjų kasmetinių atostogų apskaitos modulis

Plečiama Sukuriamas funkcionalumas, automatiškai

pagal Gyventojų registro duomenis nustatantis dirbančiajam priklausančių kasmetinių atostogų dienų skaičių;

Sukuriamas pranešimų funkcionalumas, automatiškai informuojantis, kai nedarbingumo periodas dubliuojasi su dirbančiojo atostogomis;

Sukuriama galimybė modulyje institucijoms nustatyti individualią institucijos atostogų suteikimo tvarką.

2. Savitarnos posistemis

- Plečiama Tobulinamas prašymų teikimo funkcionalumas, sukuriant papildomas standartizuotas prašymų, apyskaitų formas;

Sukuriamas dirbančiojo darbo laiko apskaitos žiniaraščio funkcionalumas;

Plečiamos galimybės dirbančiajam peržiūrėti savo duomenis;

Sukuriama darbo užmokesčio skaičiuoklė.

3. Duomenų mainų posistemis

- Plečiama Sukuriamos papildomos informacinių sistemų sąsajas su 16 Pav. VATARAS / VATIS informacinių sistemų sąsajos nurodytomis informacinėmis sistemomis.

4. Darbo užmokesčio apskaitos posistemis

Darbo užmokesčio skaičiavimo modulis

Kuriama Sukuriamas darbo užmokesčio skaičiavimo funkcionalumas, automatizuojantis darbo užmokesčio avanso, darbo užmokesčio, vienkartinių išmokų, atostogų išmokų, nedarbingumo pašalpos, priskaitymų ir atskaitymų apskaitą, pinigų užsakymą ir išmokėjimą, ataskaitų bei deklaracijų formavimo procesus.

Elektroninių pranešimų modulis

Kuriama Sukuriamas elektroninių pranešimų modulis, turintis darbo užmokesčio išmokėjimo lapelių siuntimo bei kitų pranešimų dirbantiesiems funkcionalumą;

Sukuriamas automatinis ataskaitų, pranešimų ir deklaracijų generavimo ir teikimo funkcionalumas.

Sukuriamas automatinis buhalterijos bei personalo administravimo padalinių darbuotojų informavimas apie neplanuotus pasikeitimus dirbančiojo darbo laiko žiniaraštyje (pvz. nedarbingumas dėl ligos).


69

Verta paminėti, jog be VATARAS / VATIS funkcinių modulių plėtros, planuojamos sukurti ir naujos informacinių sistemų sąsajos tarp VATARAS / VATIS bei kitų nacionalinių informacinių sistemų ir registrų. Toliau esančiame paveiksle vaizduojamos VATARAS / VATIS sąsajos su išorinėmis informacinėmis sistemomis ir registrais.

Pažymėtina, jog paveiksle vaizduojamos jau esamos ir planuojamos sukurti informacinių sistemų sąsajos. Projekto ribose yra numatytos naujos VATARAS / VATIS integracijos su VBAMS, FVAIS (ar kitais buhalterinės apskaitos įrankiais), statistikos departamento informacine sistema, NDNT informacine sistema, perduodamų duomenų požiūriu plėtojama integracija su Gyventojų registru.

Toliau esančioje lentelėje aprašomas informacinių sistemų sąsajų detalizavimas.


1. VĮ Registrų centras: Gyventojų registro IS

VTD: VATARAS / VATIS

Dirbančiųjų asmens duomenys



Valstybinė mokesčių inspekcija: VMI IS

Dirbančiųjų informacija

Mokesčių ataskaitos

Kas mėnesį (jei yra poreikis, dažniau)

Tinklo paslaugos


19 Lentelė. Esamų ir numatomų informacinių sistemų sąsajų detalizavimas

16 Pav. VATARAS / VATIS informacinių sistemų sąsajos

70



Statistikos departamentas: Statistikos departamento IS

Dirbančiųjų informacija Pagal poreikį Tinklo paslaugos

4. Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba: SoDra IS


Pranešimai apie dirbančiųjų nedarbingumą

Dirbančiųjų skaičiaus informacija



Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba: SoDra IS

Mėnesio mokesčių ataskaitos

Metinės mokesčių ataskaitos

Informacija apie dirbančiųjų skaičių

Informacija apie naujus dirbančiuosius, atleistuosius

Kas mėnesį

Kas metus

Pagal poreikį

Tinklo paslaugos


LR Finansų ministerija: VBAMS

Darbo užmokesčio fondo informacija

Mokėjimo nurodymai pagal dirbančiuosius


LR Finansų ministerija: VBAMS


Darbo užmokesčio fondo užsakymo ataskaitos

Informacija apie atliktus pinigų pervedimus



Sertifikatų valdymo IS

Dirbančiųjų informacija valstybės tarnautojų pažymėjimų sertifikatų tvarkymui


Sertifikatų valdymo IS


Valstybės tarnautojų pažymėjimų sertifikatų informacija



Asmens dokumentų išrašymo IS

Tarnybinių pasų ir valstybės tarnautojo pažymėjimo informacija


Asmens duomenų išrašymo IS


Tarnybinių pasų ir valstybės tarnautojo pažymėjimų išdavimo duomenys



LR Finansų ministerija: FVAIS

Darbo užmokesčio informacija


9. NDNT: NDNT IS VTD: VATARAS / VATIS

Asmenų nedarbingumo ir neįgalumo lygio informacija


71

Planuojama, jog VATARAS / VATIS plėtra apims visas prieš tai aprašytas informacinių sistemų sąsajas, tai turės didelės įtakos automatizuojant darbo užmokesčio apskaitos procesus bei didinant buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojų veiklos efektyvumą.



72

Paveiksle pavaizduotos šios pagrindinės VATIS architektūros dalys: dirbančiojo naudotojo sąsaja, VATIS naudotojo sąsaja, duomenų mainų posistemis bei VATIS funkciniai moduliai (posistemės ir jų moduliai). Toliau bus detaliai aptariamos visos šios dalys.

Dirbančiojo naudotojo sąsaja yra skirta išorinių naudotojų – institucijų dirbančiųjų – prisijungimui prie VATIS teikiamos informacijos ir dokumentų bei informacijos teikimui vienoje vietoje. Dirbantiesiems

17 Pav. VATIS architektūra

73

pateikiamas turinys yra personalizuotas ir nepersonalizuotas. Naudotojai savo paskyroje gali peržiūrėti savo darbo užmokesčio informaciją, teikti standartizuotus prašymus, pildyti darbo laiko apskaitos žiniaraštį (jei taip numatyta institucijos), planuoti atostogas, registruotis į testus, kandidatuoti į naujas pareigas, informuoti instituciją apie savo gydymąsi stacionare (personalizuotas turinys). Taip pat dirbantiesiems prieinamas ir nepersonalizuotas turinys, apimantis naujienas, statistines ataskaitas, informaciją apie laisvas pareigybes bei mokymus, darbo užmokesčio skaičiuoklę bei konkursų informaciją ir rezultatus (nepersonalizuotas turinys, kuris gali būti pasiekiamas ne tik dirbantiesiems).

VATIS naudotojo sąsaja leidžia VATIS duomenų tvarkytojams (įskaitant institucijų personalo administravimo ir buhalterijos padalinių darbuotojus, vadovus) bei VTD, naudoti jiems pritaikytus konkrečius VATIS funkcionalumus. Darbo užmokesčio ir su tuo susijusių procesų administravimo funkcionalumai yra suteikiami buhalterijos, personalo administravimo padalinių darbuotojams bei kai kurios su tuo susijusios funkcijos (pavyzdžiui darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvirtinimas) – vadovams. Turinio valdymo bei sistemos administravimo funkcijų grupės yra tvarkomos VTD.

Duomenų mainų posistemio paskirtis yra surinkti ir kaupti bendruosius dirbančiųjų ir institucijų duomenis ir suteikti institucijoms prieigą (per VATIS ar duomenų mainus su kitomis IS) prie institucijos dirbančiųjų duomenų, naudojant juos formuoti reikiamas ataskaitas, perduoti reikiamus duomenis kitoms informacinėms sistemoms ar registrams.

Toliau esančioje lentelėje aprašomos planuojamos VATIS funkcinių sričių funkcijų grupės ir jų pagrindiniai funkcionalumai. Verta paminėti, jog aprašomi tik Projekto ribose plečiami arba kuriami funkcionalumai.

74

Funkcijų grupė Funkcija Būsena Aprašymas

Žmogiškųjų išteklių valdymas

Asmens byla Dokumentų formavimas Plečiama Funkcija plečiama sukuriant galimybę dirbančiojo pateikto prašymo ir kartu pateiktų dokumentų pagrindu formuoti įsakymus, kaip pavyzdžiui, atostogų suteikimo įsakymą, kuriame apibrėžiamas ir atostoginių išmokos išmokėjimas.

Sąsaja su darbo laiko apskaitos moduliu

Kuriama Sukuriama galimybė automatiškai perkelti duomenis iš suformuotų įsakymų į darbo laiko apskaitos žiniaraštį.

Komandiruotės Ataskaitų ir kitų dokumentų teikimas ir tvirtinimas

Kuriama Sukuriama galimybė pateikti komandiruočių atskaitas, finansines apyskaitas. Verta paminėti, jog ataskaitos nėra vizuojamos bei pasirašomos šiame modulyje (tam išnaudojami dokumentų valdymo sistemos funkcionalumai).

Sąsaja su darbo laiko apskaitos moduliu ir atostogų apskaita

Kuriama Sukuriama galimybė automatiškai perkelti duomenis į darbo laiko apskaitos žiniaraštį apie planuojamas ir įvykusias komandiruotes. Taip pat, komandiruotei įvykus poilsio ir švenčių dienomis, koreguojamas dirbančiajam priklausančių kasmetinių atostogų dienų skaičius.

Įstaigos darbo užmokesčio fondo planavimas

Darbo užmokesčio fondo modeliavimas

Plečiama Tobulinamas skaičiuoklės funkcionalumas, sukuriant galimybę automatiškai pagal esamą institucijos pareigybių struktūrą ir pareiginius atlyginimus, skaičiuoti ateinančių metų preliminarų darbo užmokesčio fondą bei modeliuoti jį pagal atitinkamus kintamuosius.

Darbo užmokesčio skaičiuoklė ir analizė

Kuriama Sukuriama darbo užmokesčio skaičiuoklė bei papildomi analizės funkcionalumai.

Atostogų apskaita

Priklausančių atostogų / laisvų dienų apskaičiavimas

Plečiama Sukuriamas funkcionalumas, automatiškai pagal dirbančiojo informaciją, Gyventojų registro ir NDNT duomenis nustatantis dirbančiajam priklausančių kasmetinių atostogų dienų kiekį.

Nepanaudotų atostogų koregavimas dėl komandiruočių išeiginėmis dienomis

Plečiama Sukuriamas pranešimų funkcionalumas, automatiškai informuojantis, kai nedarbingumo periodas dubliuojasi su dirbančiojo atostogomis.

Įstaigos atostogų suteikimo tvarkos nustatymas

Kuriama Sukuriama galimybė modulyje institucijoms nustatyti individualią institucijos atostogų suteikimo tvarką.


Dirbančiojo ir įstaigos darbo grafiko sudarymas ir koregavimas

Plečiama Sukuriama galimybė sudaryti individualų darbo grafiką.

20 Lentelė. VATIS funkcinės sritys

75


Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymas, koregavimas ir tvirtinimas

Kuriama Sukuriama galimybė personalo administravimo padalinio darbuotojui ar dirbančiajam pildyti, koreguoti ir tvirtinti darbo laiko apskaitos žiniaraštį.

Veiklų ir projektų kodų klasifikatoriaus valdymas

Kuriama Sukuriamas dirbtų valandų klasifikatoriaus valdymo funkcionalumas pagal institucijų veiklas / projektus. Sudaroma galimybė institucijų darbuotojams klasifikatorių pildyti ir pritaikyti savo veiklos specifikai.

Taikomo darbo laiko apskaitos žiniaraščio būdo pasirinkimas

Kuriama Modulis plečiamas sukuriant galimybę pasirinkti darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymo būdą (pildo personalo administravimo padalinio darbuotojas arba dirbantysis).

Darbo užmokesčio apskaita

Darbo užmokesčio skaičiavimas

Darbo užmokesčio avanso ir darbo užmokesčio apskaita

Kuriama Sukuriamas funkcionalumas, galintis pagal dirbančiojo informaciją ir darbo laiko žiniaraštį apskaičiuoti dirbančiajam priklausantį avansą ir darbo užmokestį.

Darbo užmokesčio mokėjimo žiniaraščių formavimas ir sutikrinimas su bankų išrašais

Kuriama Sukuriama galimybė formuoti darbo užmokesčio mokėjimo žiniaraščius ir sutikrinti juos su bankų išrašais.

Kasmetinių atostogų išmokų apskaita

Kuriama Sukuriamas funkcionalumas, galintis apskaičiuoti dirbančiajam priklausančias kasmetinių atostogų išmokas.

Nedarbingumo išmokų apskaita, pagal Sodra informaciją

Kuriama Sukuriamas funkcionalumas, galintis apskaičiuoti dirbančiajam priklausančias nedarbingumo išmokas pagal Sodra informaciją.

Vienkartinių išmokų apskaita Kuriama Sukuriamas funkcionalumas, galintis vykdyti vienkartinių išmokų apskaitą.

Priskaitymų ir atskaitymų apskaita

Kuriama Sukuriamas funkcionalumas, leidžiantis vykdyti priskaitymų, atskaitymų apskaitą, įvedant reikiamą sumą, laikotarpį bei priskaitymo / atskaitymo periodiškumą.

Ataskaitų ir deklaracijų formavimas

Kuriama Automatinis reikiamų ataskaitų bei deklaracijų SoDra ir VMI formavimas.

Pinigų užsakymas ir išmokėjimas

Kuriama Sukuriamas funkcionalumas, galintis teikti pinigų užsakymą bei sukurti nurodymą išmokėti darbo užmokestį dirbantiesiems.

Elektroniniai pranešimai

Darbo užmokesčio lapelių ir kitų pranešimų siuntimas darbuotojams

Kuriama Sukuriamas funkcionalumas, leidžiantis automatiškai siųsti darbo užmokesčio išmokėjimo lapelius bei kitų pranešimus dirbantiesiems; taip pat automatinis buhalterijos bei personalo administravimo padalinių darbuotojų informavimas apie neplanuotus pasikeitimus dirbančiojo darbo laiko žiniaraštyje.

76


Ataskaitų ir pranešimų generavimas ir teikimas

Kuriama Sukuriamas automatinis su darbo užmokesčio apskaita susijusių ataskaitų, pranešimų ir deklaracijų Sodra, VMI ir Statistikos departamentui generavimo ir teikimo funkcionalumas.

Savitarna

Duomenų ir dokumentų pateikimas ir peržiūra

Plečiama Tobulinamas duomenų ir dokumentų pateikimo ir peržiūros funkcionalumas, sukuriant galimybę teikti standartizuotus prašymus, teikti bei koreguoti asmens informaciją (įskaitant ir finansinės apyskaitos formą su susijusiais dokumentais, komandiruotės ataskaitas ir kt.)

Prašymų teikimas Plečiama Tobulinamas prašymų teikimo funkcionalumas, sukuriant papildomas standartizuotas prašymų formas (kaip pavyzdžiui dėl sąskaitos, į kurią pageidauja gauti darbo užmokestį nurodymo).

Individuali darbo laiko apskaita Kuriama Sukuriamas dirbančiojo darbo laiko apskaitos žiniaraščio funkcionalumas, leidžiantis dirbančiajam pildyti ir koreguoti savo darbo laiko apskaitos žiniaraštį.

Darbo užmokesčio skaičiuoklė Kuriama Sukuriama darbo užmokesčio skaičiuoklė, leidžianti dirbančiajam pagal atitinkamus kintamuosius modeliuoti darbo užmokestį.

Informavimas apie nedarbingumą

Kuriama Sukuriamas funkcionalumas, leidžiantis dirbančiajam informuoti personalo administravimo padalinio darbuotoją ar padalinio vadovą apie nedarbingumą atvejais, kai gydomasi stacionariai.

Aprašyta VATIS / VATARAS funkcinių sričių plėtra sukurs galimybę automatizuotai vykdyti darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesus, taip patenkinant 1.6 skyriuje aptartus tikslinių grupių poreikius.


77

Skyriaus santrauka

Šiuo metu darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susiję personalo valdymo procesai institucijose yra vykdomi decentralizuotai. Kiekviena institucija turi nusimačiusi savo vidinę tvarką, kokias priemones naudoti vykdant procesus; veikla dažnu atveju vykdoma neefektyviai, reikalauja santykinai daug rankinio darbo.

Išanalizavus gerąją darbo užmokesčio apskaitos vykdymo praktiką ES narėse, kaip sektina ir Lietuvos situacijai pritaikoma praktika yra išskiriami Airijos ir Estijos atvejai. Šiose valstybėse darbo užmokesčio informacinė sistema viešojo sektoriaus institucijose yra centralizuota, taip pat veikia ir bendrųjų paslaugų centrai, centralizuojantys procesus ne tik IT, bet ir veiklos lygmenyje.

Pagrindiniai teisės aktai, reglamentuojantys valstybės tarnautojų ir darbuotojų darbo užmokesčio apskaitą yra VTĮ DK bei LR Statutai. Projektui didelę įtaką turi VATARAS / VATIS nuostatai, kuriuose apibrėžiamas specifinių duomenų kaupimas sistemose bei sistemų tvarkytojų pareigos. Projekto metu numatytas VATARAS / VATIS nuostatų koregavimas, atsižvelgiant į naujos posistemės funkcijas ir modelį, taip pat įpareigojant institucijas naudotis žmogiškųjų išteklių tvarkymo posistemės moduliais, posisteme „Savitarna“ bei naujai įdiegta darbo užmokesčio apskaitos informacine sistema.

Projekto spendžiamos problemos yra :

Darbo užmokesčio apskaitos procesų neefektyvumas;

Dideli darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštai;

Nekaupiami faktiniai darbo užmokesčio duomenys nacionaliniu mastu, dėl to neužtikrinamas operatyvus duomenų pateikimas bei kokybė (pilnumas).

Projekto tikslinės grupės yra: buhalterijos padalinių bei personalo administravimo padalinių darbuotojai, institucijų dirbantieji, VTD bei valstybės ir savivaldybių įstaigos ir institucijos. Pagrindiniai tikslinių grupių poreikiai yra automatizuoti ir standartizuoti darbo užmokesčio apskaitos bei su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesus, įdiegiant reikiamus funkcionalumus bei integracijas naujoje darbo užmokesčio apskaitos sistemoje.

78

2. Projekto turinys

Šiame skyriuje aprašomas centralizuoto valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų dirbančiųjų darbo užmokesčio skaičiavimo, išmokėjimo ir su šiais procesais susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo funkcijų atlikimo Projekto turinys. Skyriuje aptariamas Projekto tikslas, sąsajos su kitais projektais, nustatomos Projekto ribos, detaliai aprašomos Projekto tikslinės grupės, suformuluoti Projekto uždaviniai, aprašoma Projekto organizacija bei siekiami rezultatai.

Projekto tikslas

Projektas yra reikšmingas nacionaliniu mastu, nes Projektu siekiama taupyti valstybės išteklius bei faktinius darbo užmokesčio duomenis kaupti valstybiniame registre, tuo įgyvendinant galimybę panaudoti kaupiamus duomenis valstybės tarnybos valdymo sprendimų priėmime, atsiskaitant įvairaus lygio vadovams ir visuomenei. Plačiąja prasme galima teigti, jog Projektas prisideda prie viešojo sektoriaus reformavimo bei modernizavimo procesų.

Projekto tikslas – tobulinti darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų vykdymo efektyvumą ir kokybę nacionaliniu mastu.

Projekto uždaviniai:

Standartizuoti darbo užmokesčio ir su tuo susijusius žmogiškųjų išteklių valdymo procesus institucijose;

Centralizuoti darbo užmokesčio apskaitai naudojamas IT priemones, įdiegiant centralizuotą informacinę sistemą, taip optimizuojant informacinių sistemų palaikymo kaštus.

Projektu siekiama patenkinti tokius pagrindinius tikslinių grupių poreikius (detaliau tikslinių grupių poreikiai aptariami 1.6 skyriuje):

Sukurti funkcionalią darbo užmokesčio apskaitos informacinę sistemą;

Sukurti integracijas tarp VATARAS / VATIS ir kitų susijusių informacinių sistemų ir / ar registrų;

Pilnai perkelti su darbo užmokesčio apskaita ir personalo valdymu susijusių dokumentų teikimą bei administravimą į elektroninę erdvę, praplečiant esamą posistemės „Savitarna“ funkcionalumą;

Sukurti galimybę operatyviai gauti savalaikę informaciją apie faktinį dirbančiųjų darbo užmokestį nacionaliniu mastu.

Projektu siekiama išspręsti aktualias darbo užmokesčio apskaitos ir ja susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų problemas, pagrinde susijusias su procesų procedūriniu ir finansiniu neefektyvumu. Įdiegus centralizuotą darbo užmokesčio apskaitos informacinę sistemą buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojai bus supažindinti bei apmokyti naudotis naująja informacine sistema; didelis dėmesys bus skiriamas paaiškinti pridėtinę centralizuotos darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos vertę institucijai, ypatingai institucijų vadovybei bei personalo administravimo ir buhalterijos padalinių darbuotojams. Projektu bus siekiama, jog nauja informacinė sistema atitiktų ir individualius institucijų poreikius (tačiau darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susiję personalo valdymo procesai bus standartizuoti Projekto metu).

Numatomas įgyvendinti Projektas prisideda prie 2014-2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos 10 prioriteto „Visuomenės poreikius atitinkantis ir pažangus viešasis valdymas“ Nr. 10.1.1-ESFA-V-913 priemonės „Valstybės institucijų ir įstaigų vidaus administravimo tobulinimas“, kadangi Projekto metu sukurta ir įdiegta darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema padidins viešojo sektoriaus institucijų personalo ir buhalterijos padalinių darbuotojų efektyvumą atliekant darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusius žmogiškųjų išteklių valdymo procesus, padidins nacionaliniu mastu prieinamų faktinių darbo užmokesčio duomenų kokybę bei prieinamumą. Verta paminėti, jog

79

Projekto metu įdiegtos informacinės sistemos funkcionalumai prisidės viešojo sektoriaus institucijų pažangumo, perkeliant dirbančiųjų prašymus bei institucijos vidinius įsakymus į elektroninę erdvę ir taip mažinant rankinio darbo ir popierinių dokumentų administravimą.

Projekto įgyvendinimas prisidės prie Viešojo valdymo tobulinimo 2012-2020 m. programos įgyvendinimo 2016-2018 m. veiksmų plano, patvirtinto LR vidaus reikalų ministro 2016 m. balandžio 29 d. įsakymu Nr. 1V-329 „Dėl viešojo valdymo tobulinimo 2012-2020 m. programos įgyvendinimo 2016-2018 m. veiksmų plano patvirtinimo“, 3 tikslo: Stiprinti strateginį mastymą viešojo valdymo institucijose ir gerinti jų veiklos valdymą“ siekimo, įgyvendinant 3.2 uždavinio „Nuolat didinti viešojo valdymo institucijų veiklos efektyvumą“ 3.2.2. priemonę „Optimizuoti viešojo valdymo institucijų atliekamas funkcijas, nuolat vertinti ir tobulinti šių institucijų valdymą ir gebėjimus“.

Verta paminėti, jog Projekto įgyvendinimas yra reikalingas, remiantis 2015 m. kovo 25 d. LR Vyriausybės pasitarimo protokolu Nr. 15 bei dėl jo metu išreikšto pritarimo sukurti centralizuotą viešojo sektoriaus darbuotojų darbo užmokesčio skaičiavimo sistemą, šiuo funkcionalumu papildant jau veikiančius registrus ir informacines sistemas, bei susieti šiuos procesus su žmogiškųjų išteklių valdymo funkcijų atlikimo sprendimais. Projekto įgyvendinimas padėtų išpildyti LR Vidaus reikalų ministrui pavestų valdymo sričių 2016-2018 metų strateginio veiklos plano antrąjį strateginį tikslą – formuoti valstybės politiką vidaus reikalų ministrui pavestose valdymo srityse, sudaryti sąlygas efektyviam viešajam valdymui. Verta paminėti, jog Projektas prisidės ir prie LR Vyriausybės 2015 m. gegužės 13 d. nutarimo Nr. 498 „Dėl valstybės informacinių išteklių infrastruktūros konsolidavimo ir jos valdymo optimizavimo“ įgyvendinimo.

Taip pat Projekto įgyvendinimas skatintų ir tolimesnes viešojo sektoriaus reformas, pavyzdžiui, bendrųjų paslaugų centro darbo užmokesčio apskaitai ir žmogiškųjų išteklių valdymui kūrimą; finansinės apskaitos viešojo sektoriaus institucijose centralizavimą ir kt.

Projekto organizacija

Šiame skyriuje aprašoma Projekto organizacija bei Projekto vieta Projekto organizacijoje, įskaitant Projekto svarbą pareiškėjams.

Projekto pareiškėjas – VTD, įmonės kodas 188784211 – yra valstybės tarnybos tvarkymo funkcijas atliekanti Vyriausybės įstaiga, dalyvaujanti formuojant ir įgyvendinanti valstybės politiką vidaus reikalų ministrui pavestoje valstybės tarnybos valdymo srityje. VTD savo veiklą fiziškai vykdo Vilniuje; verta paminėti, jog VTD veikla apima viešojo sektoriaus institucijas nacionaliniu mastu.

Šiuo metu VTD dirba 56 dirbantieji, institucijos direktorius – Osvaldas Šarmavičius. Organizaciniu požiūriu, VTD sudaro 7 veiklos skyriai. Toliau esančiame paveiksle pateikiama VTD organizacinė struktūra.

80

LR Vyriausybė VTD delegavo atsakomybę už valstybės tarnybos tvarkymo funkcijas. Galima išskirti 4 pagrindinės VTD veiklos sritis:

VTĮ nuostatų įgyvendinimo stebėsena ir kontrolė;

Valstybės tarnautojų mokymo kokybės gerinimas;

Su valstybės tarnyba susijusių teisės aktų projektų rengimas;

VATARAS ir VATIS tvarkymas.

Su Projekto vykdymu tiesiogiai yra susijęs Registro ir informacinių sistemų skyrius, atsakingas už projektus, susijusius su VATARAS / VATIS. Šiuo metu skyriuje dirba 8 dirbantieji: skyriaus vedėjas, 2 patarėjai ir 5 vyriausieji specialistai (pažymėtina, kad ne visų skyriaus dirbančiųjų funkcijos susijusios su VATIS / VATARAS tobulinimu ir / ar administravimu).

VTD turi patirties vykdant informacinių sistemų plėtros projektus. Verta paminėti, jog VTD jau yra vykdęs VATARAS / VATIS funkcionalumų plėtros (bendra vertė 2,99 mln. Eur, iš jų IT daliai skirta 2,68 mln. Eur) bei valstybės tarnautojų atrankos sistemos tobulinimo projektus (bendra vertė 1,81 mln., iš jų IT daliai skirta 0,28 mln. Eur), kurių metu buvo plėtojami atitinkami VATARAS / VATIS funkcionalumai. Projektų metu buvo sukurtas VATIS atrankos modulis, papildytas modulis „Elektroninė asmens byla“ ir posistemė „Savitarna“, sukurti ir plėtoti kiti žmogiškųjų išteklių valdymo moduliai bei duomenų perdavimo galimybės. Projektų vykdymas suteikė VTD papildomos patirties ir kompetencijų tolimesniam VATARAS / VATIS sistemų tobulinimui. Verta paminėti, jog be informacinių sistemų tobulinimo, VTD yra vykdė ir kitą su valstybės tarnybos veiklos tobulinimu susijusią veiklą. Kaip pavyzdžiui, įgyvendinant projektą „Valstybės tarnyboje būtinų kompetencijų analizė ir valstybės tarnautojų pareigybių aprašymų katalogas“ buvo atlikta užsienio šalyse taikomų valstybės tarnautojų kompetencijų modelių bei pareigybių sisteminimo principų analizė, susistemintos Lietuvos valstybės tarnautojų vykdomos funkcijos, parengtas valstybės tarnautojų pareigybių aprašymų elektroninis katalogas bei valstybės tarnautojų kompetencijų modelio taikymo metodika. Projektas taip pat apėmė mokymus valstybės bei savivaldybių institucijų ir įstaigų dirbantiesiems. Šis projektas prisidėjo prie valstybės tarnybos sistemos tobulinimo: pareigybių aprašymų katalogas leidžia rengti standartizuotus pareigybių aprašymus, o valstybės tarnautojų vykdomų funkcijų sisteminimas leidžia optimizuoti pareigybių skaičių įstaigoje. Bendra valstybės tarnautojų pareigybių aprašymų katalogo parengimo bei valstybės tarnautojų kompetencijų modelio ir jo taikymo metodikos parengimo,

Šaltinis: Valstybės tarnybos departamento internetinis puslapis

18 Pav. VTD organizacinė struktūra

a

81

aukštesniųjų vadovų 360 laipsnių kompetencijų vertinimo sistemos sukūrimo, valstybės tarnautojų atrankos užduočių parengimo veiklų vertė 2012-2016 m. siekia beveik 600 tūkst. Eur.

Šiuo metu numatyta VTD strateginė veiklos kryptis yra orientuota į Projekto siekiamus rezultatus. 2016-2018 m. strateginiame veiklos plane VTD išskiriamas valstybės tarnybos modernizavimas kaip prioritetinė veiklos kryptis. VTD strategijoje pažymima pažangių personalo valdymo metodų svarba bei bendrųjų funkcijų, kurios apima ir darbo užmokesčio apskaitą, efektyvumo didinimo svarba. Šio Projekto įgyvendinimas atitinka VTD strategijos prioritetines sritis, bei numatytas ateinančių metų veiklos gaires.

Siekiant kokybiško Projekto įgyvendinimo, ne vėliau kaip per 1 mėn. nuo Projekto pradžios bus sudaryta Projekto vykdymo priežiūros grupė, įtraukianti ir LR Vidaus reikalų ministerijos atstovus.

Sąsajos su kitais projektais

Toliau pateiktoje lentelėje pristatomi visi su šiuo Projektu netiesiogiai susiję VTD įgyvendinti Projektai ir aktualios veiklos. Šiame skyriuje aprašomi projektai siekiant įrodyti, jog šio Projekto metu nebus finansuojamos įgyvendintos ankstesnių projektų metu. Verta paminėti, jog tiesiogiai su šiuo Projektu susijusių projektų neidentifikuota.

Nr. Projektas Veiklos ir rezultatai Projektų sąsajos Išlaidos

1. Valstybės tarnautojų registro ir Valstybės tarnybos valdymo informacinės sistemos modernizavimas ir plėtra

Projektas įgyvendintas 2015 m.

Projekto metu plėtoti VATARAS / VATIS: įdiegtas modulis „Elektroninė asmens byla“, papildytas posistemės „Savitarna“ funkcionalumas, plėtoti kiti žmogiškųjų išteklių valdymo moduliai bei duomenų perdavimo galimybės. Projekto pasiekti rezultatai pagerino VATARAS / VATIS duomenų kaupimo ir apdorojimo funkcionalumus, tačiau į projekto apimtį nebuvo įtraukti sistemų funkcionalumai, reikalingi darbo užmokesčio apskaitos procesų vykdymui.

Projektai yra susiję netiesiogiai – plėtojami VATARAS / VATIS.

Bendra vertė : 2 991 187,59 Eur

2. Valstybės tarnautojų atrankos sistemos tobulinimas

Projektas įgyvendintas 2015 m.

Sukurtas ir įdiegtas kompleksiškas viešojo sektoriaus dirbančiųjų atrankos instrumentų paketas bei apmokyti konkursų komisijos nariai. Įdiegtas VATIS atrankos modulis, leidžiantis elektroniniu būdu registruotis į laisvų pareigybių konkursus bei sukurta elektroninė kandidatų testavimo galimybė. Šio projekto veiklos nebuvo susijusios su žmogiškųjų išteklių valdymo posistemės ar kitomis Projekto numatytomis plėtoti posistemėmis.

Projektai yra netiesiogiai susiję – VATIS įdiegtas Valstybės tarnautojų atrankos modulis.

Bendra vertė: 1 805 386,07 Eur

21 Lentelė. VTD įgyvendinti projektai, susiję su VATARAS / VATIS plėtra

Šaltinis: LR Finansų ministerijos ES struktūrinės paramos internetinis puslapis

82

Nė viename iš susijusių projektų nebuvo plėtojami su darbo užmokesčio apskaita susiję, šiame Projekte numatyti VATARAS / VATIS funkcionalumai. Projekto biudžete numatytas finansavimas, reikalingas papildomiems informacinių sistemų funkcionalumams, kurie nebuvo įgyvendinti aptartuose projektuose.

Projekto ribos

Projekto, kurio tikslas tobulinti darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų vykdymą nacionaliniu mastu, įgyvendinamas kaip vienas projektas, kurio organizacija yra VTD. Projekto įgyvendinimo metu numatoma įgyvendinti pokyčius keturiose pagrindinėse srityse:

1. Standartizuoti darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusius procesus valstybės institucijose. Projekto metu planuojama suvienodinti darbo užmokesčio apskaitos procesų vykdymą institucijose, norint sukurti galimybę visoms institucijoms pereiti prie centralizuotos darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos.

2. Įdiegti naują VATIS posistemę centralizuotos darbo užmokesčio apskaitos vykdymui ir integruoti ją su susijusiomis informacinėmis sistemomis ir / ar registrais. Projekto metu planuojama įdiegti IT įrankį, leisiantį juo vykdyti darbo užmokesčio apskaitą visiems dirbantiesiems (valstybės tarnautojams ir darbuotojams, gaunantiems darbo užmokestį iš valstybės biudžeto, savivaldybių biudžetų ir valstybės pinigų fondų35) visose valstybės ir savivaldybių įstaigose ir institucijose.

3. VATARAS / VATIS plėtra. Veiklos metu planuojama patobulinti VATARAS / VATIS, sukuriant galimybę patogiau naudoti sistemas žmogiškųjų išteklių valdymo procesams, susijusiems su darbo užmokesčio apskaita, vykdyti; išplėsti dirbančiųjų savitarnos funkcionalumą bei, esant poreikiui, sukurti papildomas sąsajas su susijusiomis informacinėmis sistemomis.

4. Papildyti esamą teisinę bazę, reglamentuojant naujos sistemos veikimo ir naudojimo tvarką. Projekto metu planuojama įgyvendinti 0 skyriuje numatytų teisės aktų koregavimo poreikius, įpareigojant institucijas naudotis centralizuota darbo užmokesčio informacine sistema ir kitomis su darbo užmokesčio apskaitos procesu susijusiomis VATIS posistemėmis.

Įgyvendinus Projektą institucijų buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojai galės efektyviau vykdyti darbo užmokesčio apskaitą bei su tuo susijusius žmogiškųjų išteklių valdymo procesus, bei ženkliai sumažins rankinio darbo atliekant šiuos procesus kiekį. Įdiegta centralizuota informacinė sistema ir informacinių sistemų integracijos pagerins duomenų surinkimo kokybę bei leis optimizuoti darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštus nacionaliniu mastu. Verta paminėti, jog numatomi pokyčiai atneš naudos ir kitoms su Projektu susijusioms grupėms: valstybės bei savivaldybių įstaigoms ir institucijoms, VTD, o kartu ir visai valstybei. Pažymėtina, jog Projektu yra siekiama taupyti valstybės išteklius, didinti valstybės tarnybos atskaitomybę įvairaus lygio vadovams ir visuomenei bei įgyvendinti galimybę naudoti kaupiamus faktinius darbo užmokesčio duomenis valstybės tarnybos valdymo sprendimų priėmime.

35 Šis Projektas neapima statutinių valstybės tarnautojų, vidaus tarnybos sistemos pareigūnų, LR Vyriausybės narių ir valstybės pareigūnų, kriminalinės žvalgybos pareigūnų, politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojų, dirbančiųjų, kurių duomenys yra įslaptinti Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo nustatyta tvarka ir dirbančiųjų, kurių duomenys yra riboto naudojimo.

83

Tikslinės grupės

Šiame skyriuje aprašytos Projekto tikslinės grupės, t. y. institucijų buhalterijos padalinių darbuotojai, personalo administravimo padalinių darbuotojai, institucijų dirbantieji, VTD bei valstybės ir savivaldybių įstaigos ir institucijos, kuriems skirta Projekto kuriama socialinė ekonominė nauda. Toliau esančioje lentelėje detalizuoti tikslinių grupių bruožai, Projekto įtaka bei konkrečių projektų tikslinių grupių suinteresuotumas.

Nr. Tikslinė grupė Tikslinės grupės bruožai Projekto įtaka tikslinei grupei

Tikslinės grupės suinteresuotumas

1. Buhalterijos padalinių darbuotojai

Institucijų buhalterijos padalinių darbuotojai vykdo dirbančiųjų darbo užmokesčio apskaitą. Verta paminėti, jog ne visi buhalterijos padalinių darbuotojai yra susiję su darbo užmokesčio apskaitos vykdymu, taigi šis Projektas apima apie 30 % buhalterijos padalinių darbuotojų36. Buhalterijos padalinio darbuotojai vykdo dirbančiųjų darbo užmokesčio avanso apskaitą, darbo užmokesčio skaičiavimo bei išmokėjimo procedūras, vertina darbo užmokesčio fondą, vykdo atostoginių išmokų, nedarbingumo pašalpos bei kitų vienkartinių išmokų apskaitą, pinigų užsakymo procedūras, siunčia pranešimus bei deklaracijas VMI bei SoDra, teikia duomenis Statistikos departamentui, atlieka kitas funkcijas.

Remiantis apklausos duomenimis, šiuo metu visose institucijose dirba maždaug 135 sąlyginiai

Projekto įgyvendinimas padės patenkinti šiuos buhalterijos darbuotojų poreikius:

Automatizuoti darbo užmokesčio skaičiavimo ir išmokėjimo procesą;

Sukurti galimybę automatiškai perkelti darbo laiko apskaitos žiniaraščio duomenis darbo užmokesčio skaičiavimui;

Automatizuoti darbo užmokesčio duomenų perdavimą į FVAIS ir VBAMS;

Automatizuoti darbo užmokesčio fondo prognozių sudarymą;

Sukurti galimybę kaupti faktinius darbo užmokesčio duomenis DUIS;

Automatizuoti pranešimų, deklaracijų ir ataskaitų siuntimą SoDra, VMI ir Statistikos departamentui.

Projekto metu įdiegta informacinė sistema leis buhalterijos darbuotojams efektyviau vykdyti darbo užmokesčio skaičiavimo ir išmokėjimo procesus.

Automatizuoti su darbo užmokesčio apskaita susiję procesai sumažins buhalterijos darbuotojų rankinio darbo kiekį.

Galimybė kaupti faktinius dirbančiųjų darbo užmokesčio duomenis ir darbo užmokesčio fondo skaičiuoklės funkcionalumai leis buhalterijos darbuotojams priimti racionalius ir pragrįstus sprendimus dėl ateinančiam periodui reikalingo darbo užmokesčio fondo, šią informaciją pateikti sprendimų priėmėjams.

36 Remiantis apklausos duomenimis.

22 Lentelė. Tikslinių grupių apibendrinimas

84



buhalterijos padalinių darbuotojai, kurie vykdo darbo užmokesčio apskaitą ir susijusius procesus.

2. Personalo administravimo padalinių darbuotojai

Personalo administravimo padalinių darbuotojai yra atsakingi už visus, su žmogiškųjų išteklių valdymu, susijusius procesus. Verta paminėti, jog šis Projektas apima tik tuos personalo administravimo padalinių darbuotojus, kurių veikla yra susijusi su darbo užmokesčio apskaita. Tai sudaro apie 45 % visų personalo administravimo padalinių darbuotojų. Personalo administravimo darbuotojai administruoja dirbančiųjų įdarbinimo, darbo laiko apskaitos, atostogų administravimo, laisvų dienų suteikimo nedarbingumo, komandiruočių administravimo bei informacijos apie dirbantįjį kaupimo ir atnaujinimo procesus.

Remiantis apklausos duomenimis, šiuo metu institucijose iš viso dirba apie 117 sąlyginių personalo administravimo padalinių darbuotojų, kurie vykdo su darbo užmokesčio apskaita susijusius personalo administravimo procesus.

Projekto įgyvendinimas padės patenkinti šiuos personalo administravimo padalinių darbuotojų poreikius:

Automatizuoti dirbančiųjų darbo laiko apskaitos procesus, įskaitant individualaus darbo grafiko sudarymą, darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymą;

Automatizuoti procesų, darančių įtaką darbo laiko apskaitai (pvz. atostogų, komandiruočių, laisvų dienų suteikimo), administravimą;

Patobulinti galimybę gauti dirbančiojo prašymus bei jų pagrindu formuoti įsakymus elektroninėje erdvėje;

Sukurti galimybę pasiekti visą reikiamą dirbančiųjų informaciją vienoje vietoje;

Panaikinti dvigubo duomenų suvedimo poreikį skirtingose informacinėse sistemose ir registruose.

Panaikinti popierinių dokumentų, patvirtinančių dirbančiojo šeiminę padėtį, neįgalumo laipsnį ar kitą asmens informaciją, turinčią įtakos darbo laiko, papildomų kasmetinių atostogų, mokesčių lengvatoms taikymą,

VATIS darbo laiko apskaitos modulyje patobulinti darbo laiko grafiko ir darbo laiko apskaitos žiniaraščio funkcionalumai bei jų integracijos su VATIS „Savitarna“ posisteme ir SoDra informacine sistema, leis personalo administravimo padalinių darbuotojams efektyviau vykdyti dirbančiųjų darbo laiko apskaitą.

Projekto metu sukurtos informacinių sistemų ir registrų tarpusavio integracijos palengvins personalo administravimo procesus; sumažins rankinio darbo kiekį.

Projekto metu išplėtota VATIS žmogiškųjų išteklių valdymo posistemė leis efektyviau administruoti procesus, darančius įtaką darbo laiko apskaitai.

85



kaupimą, praplečiant VATARAS / VATIS sąsają su Gyventojų registru.

3. Dirbantieji Dirbančiųjų tikslinę grupę sudaro valstybės ir savivaldybių įstaigose ir institucijose dirbantys valstybės tarnautojai ir darbuotojai, gaunantys darbo užmokestį iš valstybės biudžeto, savivaldybių biudžetų ir valstybės pinigų fondų.

Šiuo metu dirbančiųjų, patenkančių į Projekto apimtį yra 75 tūkst., kurie dirba 597 institucijose.

Projekto įgyvendinimas padės patenkinti šiuos dirbančiųjų poreikius:

Elektroniniu formatu teikti visus standartizuotus, su dirbančiojo informacija, darbo laiko bei darbo užmokesčio apskaita susijusius prašymus (patobulintas esamas funkcionalumas);

Sukurti galimybę peržiūrėti išmokėto darbo užmokesčio, apskaityto darbo laiko informaciją, įskaitant ir praėjusius laikotarpius; praėjusius laikotarpius;

Sukurti funkcionalią individualaus darbo užmokesčio skaičiuoklę;

Sukurti dabartinio funkcionalumo papildymą, leisiantį patogiau, vienoje sistemoje peržiūrėti dirbančiojo individualią informaciją.

Išplėsti VATARAS / VATIS integraciją su Gyventojų registru, panaikinant būtinybę teikti dokumentus, patvirtinančius dirbančiojo šeiminę padėtį, neįgalumą ar kitą asmens informaciją, turinčią įtakos darbo laiko, papildomų kasmetinių atostogų ar mokesčių lengvatų nustatymui.

Projekto metu išplėtota VATIS posistemė „Savitarna“ leis dirbantiesiems teikti visus reikiamus standartizuotus prašymus elektroniniu būdu bei susijusius dokumentus, taip padidinant šių procesų efektyvumą.

Dirbantieji posistemėje „Savitarna“ turės galimybę peržiūrėti visą jiems aktualią informaciją, susijusią su darbo laiko apskaita, darbo užmokesčiu bei kitais individualiais duomenimis, naudoti darbo užmokesčio skaičiuoklę.

86



4. VTD VTD yra už valstybės tarnybos tvarkymo funkcijas atsakinga institucija. Be kitų funkcijų, VTD veikla apima: dalyvavimą kuriant personalo valdymo standartus valstybės tarnyboje, valstybės tarnybos valdymo gerosios patirties sklaidą; VATARAS / VATIS priežiūrą ir tvarkymą. Šis Projektas tiesiogiai prisidės prie VTD strateginio plano įgyvendinimo.

Projekto įgyvendinimas padės patenkinti šiuos VTD poreikius:

Sukurti galimybę kaupti tikslius faktinius dirbančiųjų darbo užmokesčio duomenis;

Sukurti galimybę palyginti atitinkamų pareigybių darbo užmokestį viešajame ir privačiajame sektoriuje.

Projekto metu DUIS funkcionalumai leis kaupti tikslius faktinius institucijų dirbančiųjų darbo užmokesčio duomenis vienoje vietoje bei papildomas funkcionalumas leis atlikti darbo užmokesčių analizę, įskaitant tiek viešojo, tiek privataus sektoriaus darbo užmokesčio palyginimą.

Pažymėtinas ir poreikis panaudoti kaupiamus duomenis valstybės tarnybos valdymo sprendimų priėmime, atsiskaitant įvairaus lygio vadovams bei visuomenei.

5. Valstybės ir savivaldybių įstaigos ir institucijos

Valstybės ir savivaldybių įstaigos ir institucijos yra valstybės tarnautojų bei darbuotojų darbdaviai. Šios institucijos patiria informacinių sistemų, skirtų darbo užmokesčio apskaitai vykdyti, palaikymo kaštus.

Šiuo metu Lietuvoje yra 597 institucijos, patenkančios į Projekto apimtį.

Projekto įgyvendinimas padės patenkinti šiuos institucijų poreikius:

Optimizuoti DUIS palaikymo kaštus.

Padidinti darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų efektyvumą.

Įdiegus centralizuotą DUIS, valstybės ir savivaldybių įstaigos ir institucijos patirs finansinę naudą, sumažindamos informacinių sistemų palaikymo kaštus, taip pat padidins žmogiškųjų išteklių panaudojimo efektyvumą (bus sutaupomas buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojų darbo laikas).

Projekto įgyvendinimas yra orientuotas į lentelėje nurodytų tikslinių grupių poreikių patenkinimą. Visos numatytos Projekto tikslinės grupės yra tiesiogiai susijusios su Projekto veiklomis. Kitame skyriuje aprašomi Projekto uždaviniai, planuojami įgyvendinti Projekto ribose, norint sukurti socialinę bei ekonominę naudą aptartoms tikslinėms Projekto grupėms.

Projekto uždaviniai

Norint pasiekti iškeltą Projekto tikslą, apibrėžti 2 Projekto uždaviniai: centralizuoti darbo užmokesčio apskaitą IT požiūriu, įdiegiant centralizuotą informacinę sistemą, taip optimizuojant finansinius informacinių sistemų palaikymo kaštus; standartizuoti darbo užmokesčio ir su tuo susijusius žmogiškųjų išteklių valdymo procesus institucijose. Loginis Projekto pagrindimas pateikiamas toliau esančioje lentelėje.


87

Nr. Uždavinys Nr. Projekto veikla Fizinis rodiklis Siekiama rodiklio reikšmė

1. Standartizuoti darbo užmo-kesčio ir su tuo susijusius žmogiškųjų iš-teklių valdymo procesus

1.1. Detali procesų analizė, standartizavimas ir aprašymas

Parengtas detalus procesų aprašymas

Gerosios užsienio praktikos perėmimas

1 vnt.

1 šalis

1.2. Veiklos modelio parengimas

Parengtas veiklos modelio aprašas

Parengtas reikalingų tvarkų ir taisyklių projektų komplektas


1 vnt.

1 rinkinys

1 šalis

2. Centralizuoti darbo užmokesčio apskaitą IT požiūriu

2.1.

DUIS ir VATARAS / VATIS tobulinimo reikalavimų diegėjui ir techni-nės specifikacijos parengimas

Reikalavimų diegėjui aprašas

Techninė specifikacija

1 vnt.

1 vnt.

2.2. DUIS įrangos sukūrimas / įsigijimas ir įdiegimas ir VATARAS / VATIS tobulinimas

Įsigyta / sukurta ir įdiegta DUIS ir įgyvendintas VATIS / VATARAS tobulinimas


Darbuotojai apmokyti naudotis programine įranga

1 vnt.

2 šalys

Ne mažiau 100 dirbančiųjų (įstaigų duomenų tvarkytojų).

2.3. Techninė priežiūra Įgyvendinta techninė priežiūra (informacinės sistemos kūrimo, diegimo bei atitikimo reikalavimams kontrolė)

1 vnt.

Verta paminėti, jog Projekto ribose numatytos veiklos nedarys neigiamo poveikio moterų ir vyrų lygybės, diskriminavimo lyties, rasės, tautybės, kalbos, kilmės, socialinės padėties, tikėjimo, įsitikinimų ar pažiūrų, amžiaus, negalios, lytinės orientacijos, etninės priklausomybės, religijos principų atžvilgiu klausimais; nebus vykdomi veiksmai, turintys neigiamą poveikį darnaus vystymosi principo įgyvendinimui.

Siekiami rezultatai

Įgyvendinus Projektą valstybės ir savivaldybių įstaigos ir institucijos galės centralizuotai vykdyti darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusius žmogiškųjų išteklių valdymo procesus. VATARAS / VATIS, įgyvendinus Projektą, taps pritaikytomis centralizuotai valstybės ir savivaldybių įstaigų ir institucijų darbo

23 Lentelė. Projekto loginis pagrindimas


88

užmokesčio apskaitai ir su ja susijusioms funkcijoms atlikti (papildant esamas funkcijas). Darbo užmokesčio bei su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų standartizavimas ir automatizavimas leis institucijoms efektyviau vykdyti darbo užmokesčio apskaitą bei su tuo susijusius žmogiškųjų išteklių valdymo procesus. Projektas taip pat leis optimizuoti darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštus, kadangi kiekviena institucija nepatirs individualių darbo užmokesčio apskaitos sistemų palaikymo kaštų, bei užtikrinti faktinių dirbančiųjų darbo užmokesčio duomenų surinkimą ir kokybę.

Toliau pateiktoje lentelėje apibendrinami kiekybiniai ir kokybiniai rodikliai, kuriais bus vertinami Projekto rezultatai.

Nr. Rodiklis Rodiklio pokytis

1. Kiekybiniai rezultatų įvertinimo rodikliai

1.1 Standartizuoti darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesai

1.1.1. Veiklos modelio parengimas 1 vnt.

1.1.2. Institucijos, įgyvendinusios darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų veiklos modelį (institucijų dalis)

100 %

1.1.3. Viešojo valdymo institucijų darbuotojai, dalyvavę užsienio gerosios praktikos perėmime

12

1.2. Įdiegta darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema ir VATARAS / VATIS tobulinimas

1.2.1. Įdiegta darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema ir VATARAS / VATIS tobulinimas

1 vnt.

1.2.2. Institucijos, naudojančios informacinę sistemą (institucijų dalis) 100 %

1.2.3. Viešojo valdymo institucijų darbuotojai, dalyvavę užsienio gerosios praktikos perėmime

12

2. Kokybiniai rezultatų įvertinimo rodikliai

2.1. Automatizuoti darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susiję personalo valdymo procesai ir dėl to padidėjęs darbuotojų efektyvumas

2.2. Užtikrintas faktinių darbo užmokesčio duomenų surinkimas ir kokybė

Toliau pateiktoje lentelėje detaliau aprašomi planuojami kokybinio rodiklio 2.1 (padidėjęs darbuotojų efektyvumas) vertinimo rodikliai. Tikslios sutaupomo darbuotojų laiko reikšmės bus nustatytos įgyvendinant Projektą, įgyvendinant detalios procesų analizės ir standartizavimo veiklą, kadangi darbo laiko trukmės pokytis iš esmės priklausys nuo pasirinkto proceso vykdymo (toliau esančioje lentelėje pateikiami siektini preliminarūs dydžiai).

24 Lentelė. Kiekybiniai ir kokybiniai rezultatų įvertinimo rodikliai


89

Nr. Procesas Buhalterijos darb.

Personalo admi-nistravimo darb. Paaiškinimas

Trukmė Pokytis Trukmė Pokytis

1.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymas

0,9 0,9 4,5 1,0

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymas bus automatizuotas, sukuriant sąsajas tarp posistemės „Savitarna“ bei automatizuojant įsakymų pagal prašymus formavimą. Standartizavus procesus darbo užmokesčio žiniaraštį institucijose vykdys tik personalo administravimo padalinių darbuotojai arba patys institucijų dirbantieji.

2. Darbo užmokesčio skaičiavimas

26,8 2,0 0,7 0,7 Standartizavus darbo užmokesčio apskaitos procesus, visas darbas bus atliekamas tik buhalterijos padalinių darbuotojų. Įdiegus reikiamus funkcionalumus bei reikiamus algoritmus darbo užmokesčio skaičiavimui, sumažės rankinio darbo.

3. Atostogų planavimas ir administravimas

1,5 0,5 19,4 2,0 Patobulinus reikiamus VATARAS / VATIS funkcionalumus, personalo administravimo padalinių darbuotojams sumažės rankinio darbo administruojant dirbančiųjų atostogas. Buhalterijos padalinių darbuotojams sistemoje bus automatizuotas atostoginių išmokų administravimas.

4. Nedarbingumo pašalpos apskaita

3,6 0,5 0,0 0,0 Sukūrus informacinės sistemos sąsajas su SoDra informacine sistema, nedarbingumo pašalpos apskaita buhalterijos padalinių darbuotojams užims mažiau laiko.

5. Komandiruočių administravimas

2,7 0,5 10,1 1,0

Patobulinus esamą VATARAS / VATIS funkcionalumą su komandiruotėmis susijusi dokumentacija būtų pilnai teikiama elektroniniu formatu, informaciją automatiškai atžymima darbo laiko apskaitos žiniaraštyje. Taip pat darbo užmokesčio informacinėje sistemoje bus automatizuotas komandiruočių išmokų administravimas.

6. Darbo užmokes-čio išmokėjimas

5,0 0,0 0,0 0,0 Esminiai šio proceso pokyčiai nėra numatomi.

7.

Darbo užmokesčio lapelių teikimas darbuotojams

2,5 0,5 1,0 0,0 Įdiegus centralizuotą darbo užmokesčio apskaitos informacinę sistemą darbo užmokesčio lapelių siuntimas darbuotojams bus centralizuotas, buhalterijos padalinio darbuotojas turės tik iniciuoti procedūrą.

Trukmė – esama trukmė, nurodyta minutėmis / 1 dirbančiajam, pokytis – esamos trukmės pokytis minutėmis.

25 Lentelė. Planuojamas procesų trukmės pokytis po procesų automatizavimo


90

Projektu taip pat bus siekiama trijų 2014-2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos 10 prioriteto „Visuomenės poreikius atitinkantis ir pažangus viešasis valdymas“ Nr. 10.1.1-ESFA-V-913 priemonės „Valstybės institucijų ir įstaigų vidaus administravimo tobulinimas“ projektų finansavimo sąlygų apraše nurodytų priemonės įgyvendinimo stebėsenos produkto rodiklių: rezultato pokyčio rodiklio bei dviejų produkto rodiklių. Rezultato pokyčio rodiklis – „Valstybės ir savivaldybių institucijos ir įstaigos, kurios naudoja pagal veiksmų programą ESF lėšomis įgyvendintas veiklos valdymo tobulinimo priemones“ (rodiklio kodas – R.S.394-2). Stebėsenos rodiklis laikomas pasiektu, kai praėjus vieneriems metams po Projekto finansavimo pabaigos valstybės ir savivaldybių institucijos ir įstaigos patvirtina, kad naudoja Projekto metu įgyvendintas veiklos valdymo tobulinimo priemones. Produkto rodikliai: pirmasis – „Viešojo valdymo institucijos, pagal veiksmų programą ESF lėšomis įgyvendinusios veiklos valdymo tobulinimo priemones“ (rodiklio kodas – P.S.409); stebėsenos rodiklis laikomas pasiektu, kai Projekto veiklų įgyvendinimo pabaigoje VTD baigia įgyvendinti Projektą, kuriuo siekiama įgyvendinti veiklos valdymo tobulinimo priemones, ir patvirtinamas šio Projekto galutinis mokėjimo prašymas, bei antrasis – „Viešojo valdymo institucijų darbuotojai, kurie dalyvavo pagal veiksmų programą ESF lėšomis vykdytose veiklose, skirtose stiprinti įrodymais grįsto valdymo priemonių taikymui ar institucijų veiklos valdymo tobulinimui reikalingas kompetencijas“ (rodiklio kodas – P.S.411).

Skyriaus santrauka

Projekto tikslas: tobulinti darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų vykdymo efektyvumą ir kokybę nacionaliniu mastu. Projekto ribos apima darbo užmokesčio ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų standartizavimą, papildomos VATIS posistemės darbo užmokesčio apskaitai įdiegimą, VATARAS / VATIS plėtrą. Projekto tikslinės grupės – institucijų buhalterijos padalinių darbuotojai, personalo valdymo padalinių darbuotojai, valstybės ir savivaldybių įstaigų ir institucijų dirbantieji, VTD bei valstybės ir savivaldybių įstaigos ir institucijos. VTD, Projektą vykdanti organizacija, yra valstybės tarnybos tvarkymo funkcijas atliekanti institucija. VTD jau yra vykdęs VATARAS / VATIS plėtros projektus, todėl turi reikiamos patirties šiam Projektui, tačiau nė vienas anksčiau vykdytų projektų neapima šio Projekto ribose numatytų veiklų. Projekte yra apibrėžti du pagrindiniai uždaviniai: standartizuoti darbo užmokesčio ir su tuo susijusius žmogiškųjų išteklių valdymo procesus institucijose bei centralizuoti darbo užmokesčio apskaitai naudojamas IT priemones, įdiegiant centralizuotą informacinę sistemą ir optimizuojant finansinius informacinių sistemų palaikymo kaštus. Šiuo Projektu taip pat siekiama užtikrinti faktinių dirbančiųjų darbo užmokesčio duomenų surinkimą ir kokybę.

91

3. Galimybės ir alternatyvos

Šiame skyriuje aprašomas darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų esamos situacijos vertinimas, galimos Projekto veiklos, veiklų vertinimo kriterijai, trumpasis veiklų sąrašas bei galimų Projekto alternatyvų aprašymas.

Esamos situacijos vertinimas

Šiame skyriuje aprašomas tolimesnis veiklos vykdymas vadovaujantis dabartiniais veiklos principais. Analizuojant esamą situaciją yra įvertinami darbo užmokesčio apskaitos bei su tuo susiję žmogiškųjų išteklių valdymo procesai bei kaip jie šiuo metu tenkina tikslinių grupių poreikius.

Esamos situacijos esmė

Šiuo metu institucijose darbo užmokesčio apskaita yra vykdoma decentralizuotai. Kiekviena institucija naudojasi individualia darbo užmokesčio apskaitos ir personalo valdymo informacine sistema ar kitais IT įrankiais atitinkamiems procesams vykdyti. Darbo užmokesčio procesų atlikimas reikalauja nemažai rankinio darbo; dėl informacinių sistemų sąsajų tarp darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų ir VATARAS / VATIS ar kitų privalomų informacinių sistemų ar registrų duomenys dažnai turi būti suvedami kelis kartus skirtingose informacinėse sistemose ar registruose.

Nacionaliniu mastu darbo užmokesčio faktiniai duomenys nėra kaupiami, o darbo užmokesčio apskaitos procesai nacionaliniu mastu vykdomi chaotiškai – procesai nėra standartizuoti. Jei situacija nebūtų keičiama ir darbo užmokesčio apskaitos bei su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų vykdymas nesikeistų, tikėtina, jog atskirtis tarp darbo užmokesčio apskaitą automatizuotai ir primityviais būdais vykdančių institucijų ilguoju laikotarpiu didėtų.

Verta paminėti, jog šiuo metu tikslinių grupių, personalo administravimo ir buhalterijos padalinių darbuotojų, poreikiai nėra tenkinami: darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesai nėra standartizuoti ir automatizuoti, privalomos informacinės sistemos ir registrai neturi tarpusavio sąsajų, kas lemia dvigubą duomenų suvedimą sistemose, dirbančiųjų prašymai rengiami popieriniu formatu, o su jais susiję įsakymai formuojami rankiniu būdu (pažymėtina, kad nors VATIS funkcinės galimybės egzistuoja, tačiau kai kuriose institucijose jos nėra pilnai išnaudojamos ar nėra pilnai pritaikytos institucijos poreikiams). Nesprendžiant esamos situacijos šių procesų vykdymas ir toliau išliktų neefektyvus ir chaotiškas, o tikslinių grupių poreikiai nepatenkinti. Plačiau tikslinių grupių poreikiai aprašomi 1.6 ir 2.5 skyriuose.

Veiklos palaikymo išlaidos

Šiuo metu patiriami būtinieji darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų palaikymo kaštai apima buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojų darbo užmokestį bei šiuo metu institucijų naudojamų darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštus. Verta paminėti, jog šiuo metu su darbo užmokesčio apskaita bei su tuo susijusiais žmogiškųjų išteklių valdymo procesais dirbančių buhalterijos padalinių sąlyginių darbuotojų institucijose yra 13537, personalo administravimo padalinių sąlyginių darbuotojų – 117 38 . Dažnu atveju šie buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojai yra vyriausieji specialistai, kurių vidutinis mėnesio bruto (neatskaičius

37 Remiantis apklausos duomenimis. 38 Remiantis apklausos duomenimis.

92

mokesčių) darbo užmokestis institucijose yra 1 067,17 Eur39. Verta paminėti, jog vieno vyr. specialisto darbo vietos kaina (įtraukiant darbdavio mokamus mokesčius, 31,18 %) darbdaviui (institucijai) per mėnesį sudaro 1 399,69 Eur. Norint įvertinti tikrąją vienos darbo vietos kainą institucijai į šią sumą įtraukiami ir darbo vietos išlaikymo kaštus, į kuriuos įeina darbo vietos eksploatavimo išlaidos, aprūpinimas baldais ir įranga ir kitomis smulkiomis prekėmis. Vertinant konservatyviai, šios išlaidos siekia apie 20 % nuo darbo vietos kainos ir sudaro 279,94 Eur. Tokiu atveju vienas buhalterijos ar personalo administravimo padalinio darbuotojas per mėnesį institucijai kainuoja 1 679,63 Eur. Remiantis atliktais skaičiavimais, galima teigti, jog visų 252 darbuotojų (įskaitant 135 buhalterijos padalinių ir 117 personalo administravimo padalinių sąlyginius darbuotojus) išlaikymo metiniai kaštai valstybei yra 5 079 201,12 Eur.

Informacinių sistemų metiniai palaikymo kaštai atitinkamai gali būti skaičiuojami sumuojant visų institucijų darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštus. Remiantis apklausos duomenimis, galima teigti, jog didelei institucijai (500 ir daugiau dirbančiųjų) palaikyti darbo užmokesčio informacinę sistemą per metus kainuoja – 19 123,49 Eur, vidutinei (100-499 dirbantieji) – 7631,75 Eur, mažai (20-99 dirbantieji) – 2289,53 Eur. Skaičiavimuose daroma prielaida, jog institucijos, turinčios mažiau nei 20 dirbančiųjų, darbo užmokesčio informacinės sistemos palaikymo kaštų nepatiria (daugiau nei 200 institucijų). Atsižvelgiant į tai, jog didelių institucijų yra 17, vidutinių – 144, mažų – 176, darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštai per metus iš viso sudaro 1 827 027,95 Eur.

Turimos informacinės technologijos bei jų plėtra

Esama darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų situacija galėtų būti standartizuota bei automatizuota visose institucijose, situaciją įmanoma pagerinti plėtojant VATARAS / VATIS ir įdiegiant darbo užmokesčio apskaitos informacinę sistemą (VATARAS / VATIS posistemę). Naujai diegiama darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema turėtų būti glaudžiai integruota su kitomis VATARAS / VATIS posistemėmis dėl automatinio duomenų perkėlimo. Verta paminėti, jog VATARAS / VATIS tobulinimas, praplečiant žmogiškųjų išteklių tvarkymo posistemę bei posistemę „Savitarna“ taip pat yra svarbi Projekto dalis, norint pritaikyti ir sukurti visus reikiamus funkcionalumus, reikalingus darbo užmokesčio apskaitai bei su tuo susijusiems žmogiškųjų išteklių valdymo procesams automatizuoti. Detaliau esami VATARAS / VATIS funkcionalumai skirti darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusiems žmogiškųjų išteklių valdymo procesams nagrinėjami 1 skyriuje.

39 Apskaičiuota remiantis 7 institucijų duomenimis: LR Vidaus reikalų ministerija, LR Finansų ministerija, LR Ūkio ministerija, LR Susisiekimo ministerija, Nacionalinė teismų administracija, Vilniaus miesto savivaldybės administracija, VMI.

93

Galimos projekto veiklos

Šiame skyriuje identifikuotos visos galimos Projekto veiklos Projekto tikslui bei uždaviniams pasiekti. Toliau esančioje lentelėje pateikiamas galimų Projekto veiklų sąrašas.

Nr. Veikla Aprašymas

1. VATIS / VATARAS plėtra įdiegiant darbo užmokesčio apskaitos sistemą bei esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo patobulinimas

Naujoji darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema perkama ir diegiama kaip VATARAS / VATIS posistemė (ne kaip atskira informacinė sistema). Tai reiškia, jog darbo užmokesčio apskaitos IT įrankis būtų prijungtas prie esamų VATARAS / VATIS posistemių. Taip pat VATIS žmogiškųjų išteklių valdymo posistemė ir posistemė „Savitarna“ papildomos funkcionalumais, reikalingais darbo užmokesčio apskaitos ir žmogiškųjų išteklių valdymo procesų automatizavimui. Įdiegiamos reikiamos integracijos su kitomis sistemomis, registrais, užtikrinami ryšiai tarp skirtingų VATIS posistemių.

2. Tobulinti kiekvienos įstaigos naudojamus įrankius, sukuriant papildomus reikalingus funkcionalumus ir integracijas.

Darbo užmokesčio informacinė sistema necentralizuojama – kiekviena institucija toliau naudoja individualias informacines sistemas. Projekto metu tobulinamos individualios informacinės sistemos ar IT įrankiai, siekiant automatizuoti darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesus institucijose.

3. VATARAS / VATIS funkcionalumų praplėtimas tobulinant valstybės tarnautojų ir darbuotojų darbo užmokesčio analizės modulį ir jį papildant darbo užmokesčio apskaitos funkcionalumu.

VATIS valstybės tarnautojų ir darbuotojų darbo užmokesčio analizės modulis, šiuo metu vykdantis teorinio darbo užmokesčio kaupimo funkciją, praplečiamas funkcionalumais, leidžiančiais vykdyti faktinio darbo užmokesčio apskaitą institucijose. Modulis naudojamas kaip centralizuota darbo užmokesčio apskaitos sistema.

4. Darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų standartizavimas.

Atliekama detali darbo užmokesčio ir su ja susijusių procesų analizė, procesai standartizuojami ir aprašomi. Parengiamas veiklos modelis.

5. Fizinio valstybės tarnautojų ir darbuotojų darbo laiko stebėsenos sistemos sukūrimas ir įdiegimas.

Sukuriama darbo laiko apskaitos sistema, fiziškai fiksuojanti dirbančiųjų darbo laiką institucijoje, pagal specialios elektroninės kortelės žymėjimą darbo vietoje.

Visos aprašytos galimos Projekto veiklos toliau bus vertinamos ir atrenkamos pagal numatytus veiklų vertinimo kriterijus, po to sudarant galutinį Projekto veiklų sąrašą.

Veiklų vertinimo kriterijai

Norint atrinkti geriausiai Projekto tikslą įgyvendinti padedančias veiklas, būtina jas įvertinti pagal kriterijus, suformuotus atsižvelgiant į Projekto kontekstą ir sprendžiamas problemas.

26 Lentelė. Galimos projekto veiklos


94

Remiantis IP rengimo metodika, kriterijai yra nustatomi Projekto organizacijos. Jie yra suformuluojami atsižvelgiant į Projekto kontekstą (žr. skyrių 1), sprendžiamas problemas (žr. skyrių 1.5), finansuojamų veiklų pobūdį ir kitas charakteristikas, apibūdintas ankstesnėse investicijų projekto dalyse. Nustatytieji vertinimo kriterijai turi suteikti galimybę tarpusavyje palyginti visas veiklas ir įvertinti jas pagal svarbiausius bruožus.

Veiklos atitikimas kiekvienam kriterijui yra vertinamas balais:

5 – veikla neatitinka kriterijaus arba atitinka kriterijų silpniausiai, palyginti su kitomis veiklomis;

10 – veikla dalinai atitinka kriterijų;

15 – veikla atitinka kriterijų.

Kriterijų svoris – vienodas. Maksimalus galimas surinktų balų skaičius yra 60. Tinkamiausios ir lengviausiai Projekto tikslą pasiekti leidžiančios veiklos (surinkusios 50 ir daugiau balų) bus įtraukiamos į trumpąjį veiklų sąrašą.

Nr. Kriterijus Aprašymas

1. Kokybė ir kompleksiškumas Kriterijumi vertinama, ar veikla užtikrins kokybiškus Projekto rezultatus bei jų kompleksiškumą.

2. Tęstinumas ir tvarumas Kriterijus vertina, ar veikla užtikrins paslaugų teikimo tęstinumą, patikimumą ir procesų tvarumą.

3. Poveikis problemos sprendimui

Kriterijus vertina, ar veikla yra efektyvi užtikrinant tikslinių grupių poreikius ir padeda išspręsti egzistuojančias problemas.

4. Įgyvendinamumas Kriterijus vertina, ar veiklos įgyvendinimui prireiks mažiau skirtingų veiklų ir jos bus paprastesnės, lengviau ir su mažiau rizikų įgyvendinamos, lyginant su kitomis veiklomis tam pačiam tikslui pasiekti.

Toliau esančioje lentelėje pateikiami ilgojo Projekto veiklų vertinimo rezultatai ir jų surinkti balai. Tamsesne pilka spalva pažymėtos veiklos, surinkusios daugiau nei 50 balų ir įtraukiamos į trumpąjį veiklų sąrašą.

Nr. Veikla

1. K

oky

bė

ir

kom

ple

ksiš

kum

as

2. T

ęst

inu

mas

ir

tvar

um

as

3. P

ove

ikis

pro

ble

mo

s

spre

nd

imu

i

4. Į

gyve

nd

inam

um

as

Gal

uti

nis

įver

tin

imas


15 15 15 15 60

2. Tobulinti kiekvienos įstaigos naudojamus įrankius, sukuriant papildomus reikalingus funkcionalumus ir integracijas. 10 5 10 5 30

3. VATARAS / VATIS funkcionalumų praplėtimas plėtojant valstybės tarnautojų ir darbuotojų darbo užmokesčio analizės modulį ir jį papildant darbo užmokesčio apskaitos funkcionalumu.

5 10 15 5 35

27 Lentelė. Veiklų vertinimo kriterijai


28 Lentelė. Projekto veiklų vertinimas

95

Nr. Veikla

1. K

oky

bė

ir

kom

ple

ksiš

kum

as

2. T

ęst

inu

mas

ir

tvar

um

as

3. P

ove

ikis

pro

ble

mo

s

spre

nd

imu

i

4. Į

gyve

nd

inam

um

as

Gal

uti

nis

įver

tin

imas


15 15 10 15 55

5. Fizinio valstybės tarnautojų ir darbuotojų darbo laiko stebėsenos sistemos sukūrimas ir įdiegimas.

15 10 5 10 40

Remiantis veiklų vertinimo kriterijų rezultatais, iš ilgojo veiklų sąrašo atrenkamos tinkamiausios veiklos (surinkusios daugiau nei 50 balų), kurios naudojamos Projekto įgyvendinimo alternatyvų formavimui.

Trumpasis veiklų sąrašas

Šiame skyriuje, remiantis veiklų vertinimo kriterijais, sudarytas planuojamų įgyvendinti Projekto veiklų sąrašas.

Nr. Veikla Veiklos detalizavimas Aprašymas


Detali procesų analizė, standartizavimas ir aprašymas

Atliekama detali darbo užmokesčio apskaitos ir susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų analizė. Analizuoti procesai standartizuojami ir parengiamas jų aprašas.

Veiklos modelio parengimas

Parengiamas darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių procesų veiklos modelis.


DUIS ir VATARAS / VATIS tobulinimo reikalavimų diegėjui ir techninės specifikacijos parengimas

Parengiama techninė užduotis DUIS bei VATARAS / VATIS tobulinimo diegėjui bei techninė specifikacija, pirkimo kvalifikacinių dokumentų projektas, pasiūlymų vertinimo metodika.

DUIS ir VATARAS / VATIS tobulinimo įsigijimas ir diegimas

Įsigyjama, pritaikoma ir įdiegiama DUIS bei VATARAS / VATIS tobulinimas su visais techninėje specifikacijoje numatytais funkcionalumais. Sukuriamos reikiamos informacinių sistemų sąsajos, sistema testuojama bei apmokomi sistemos vartotojai.

Techninė įgyvendinimo priežiūra

Atliekama DUIS diegimo ir VATIS / VATARAS tobulinimo techninė priežiūra dėl atitikimo visiems kokybės bei funkcionalumo reikalavimams.


29 Lentelė. Trumpasis veiklų sąrašas


96

Visos lentelėje aprašytos veiklos atitinka vertinimo kriterijus, todėl bus įgyvendinamos Projekto metu. Veiklų finansiniai įgyvendinimo kaštai bei planuojamas įgyvendinimo laikas yra vaizduojami dokumento 4 ir 7.1 skyriuose.

Projekto alternatyvų aprašymas

Remiantis Metodika, atvejais, kai Projekto investicijos suplanuotos į kelis skirtingus investavimo objektus, įvertinama, kuriam investavimo objektui skiriama didžiausia investicijų lėšų suma (daugiau nei 50 %), tokiu atveju pasirenkamas vienas investavimo objektas. Šio Projekto apimtyje didžioji investicijų dalis tenka nematerialiojo turto tobulinimui, kadangi bus plečiamas VATIS / VATARAS funkcionalumas įdiegiant naują darbo užmokesčio apskaitos informacinę sistemą (naujas VATIS modulis) bei plečiant esamų VATIS / VATARAS modulių funkcionalumas. Atsižvelgiant į tai, pasirenkamas investavimo objektas „nematerialusis turtas“, o investavimo objekto tipas „esamo nematerialiojo turto tobulinimas“. Remiantis metodikos 4 priedu pagal Projektui priskirtą investavimo objektą turi būti nagrinėjamos šios alternatyvos:

Naujo nematerialiojo turto įsigijimas;

Nematerialiojo turto nuoma.

Šiame Projekte nagrinėjamos šios alternatyvos: darbo užmokesčio informacinės sistemos ir VATIS / VATARAS tobulinimo pirkimas bei darbo užmokesčio informacinės sistemos ir VATIS / VATARAS tobulinimo nuoma.

1 alternatyva – darbo užmokesčio informacinės sistemos ir VATIS / VATARAS tobulinimo pirkimas

Pirmosios alternatyvos – darbo užmokesčio informacinės sistemos ir VATIS / VATARAS tobulinimo pirkimas – įgyvendinimą sudaro du etapai:

I. procesų standartizavimas ir veiklos modelio parengimas,

II. VATARAS / VATIS tobulinimo ir darbo užmokesčio apskaitos sistemos diegimas.

I Projekto etapą sudaro dvi veiklos: procesų standartizavimas ir veiklos modelio parengimas. Šis etapas yra pradedamas pirmąjį Projekto įgyvendinimo mėnesį ir iš viso trunka 12 mėn. Pažymėta, kad už šio etapo veiklų įgyvendinimą atsakingi ekspertai ir tiekėjas, kurie pagal iš anksto apibrėžtas atsakomybes kartu dalyvauja įgyvendinant I etapo projekto veiklas. Ekspertų vaidmuo šio etapo veiklose yra parengti viešojo pirkimo (reikalingo I etapo veiklų įgyvendinimui) dokumentus, vertinti pasiūlymus, teikti savo ekspertines žinias dėl darbo užmokesčio apskaitos centralizavimo. Ekspertų komandą numatoma sudaryti iš skirtingų institucijų darbo užmokesčio apskaitos ir personalo valdymo specialistų, IT ir finansų ekspertų, taip pat į ekspertų grupę bus įtraukti LR Finansų ministerijos atstovai, įnešiantys strateginį matymą ir projekto suderinimą su valstybės finansų valdymu ir praktika (iš viso komandą sudarys 13 ekspertų). Paslaugų tiekėjo atsakomybė įgyvendinant I etapo veiklas bus fasilitavimas (metodinės darbo schemos pasiūlymas, pradinės informacijos parengimas ir platesnis nagrinėjamo klausimo pristatymas, savo siūlymų ir nuomonės svarstomais klausimais pateikimas, darbinių sesijų moderavimas ir darbo grupės dinamikos valdymas, rezultatų apibendrinimas), taip pat galutinių dokumentų – veiklos modelio ir standartizuotų procesų aprašymų parengimas.

II Projekto etapą sudaro 3 veiklos: reikalavimų diegėjui ir techninės specifikacijos parengimas, VATARAS / VATIS tobulinimų ir darbo užmokesčio apskaitos sistemos diegimas bei šio diegimo techninė priežiūra. Pažymėtina, jog šios veiklos vykdymas bus pradėtas jau turint preliminariai standartizuotus procesus bei veiklos modelį. Šio etapo veiklų įgyvendinime dalyvaus ekspertai (ta pati ekspertų grupė analogišku darbo krūviu kaip I etape) bei 2 paslaugų tiekėjai (pirmasis – techninės specifikacijos parengimui bei techninei diegimo priežiūrai, antrasis – VATARAS / VATIS tobulinimų ir darbo užmokesčio apskaitos sistemos diegimui). Įgyvendinant šio etapo veiklas ekspertų komanda bus atsakinga už viešojo pirkimo techninės specifikacijos parengimą (pirmojo tiekėjo paslaugoms įsigyti) bei tiekėjo atrinkimą, taip pat dalyvavimą rengiant techninę specifikaciją antrojo tiekėjo paslaugoms įsigyti, atrenkant tiekėją bei kuriant ir diegiant VATARAS / VATIS tobulinimus. Pirmasis paslaugų tiekėjas atsakingas už techninės specifikacijos parengimą bei tinkamą techninės priežiūros atlikimą.

97

Atsižvelgiant į didelę VATARAS / VATIS tobulinimų ir darbo užmokesčio apskaitos sistemos diegimo pirkimo vertę, planuojama viešojo pirkimo trukmė – iki 6 mėn. Įgyvendinus viešąjį pirkimą, kuriami ir diegiami VATARAS / VATIS tobulinimai ir darbo užmokesčio apskaitos sistema, šioje veikloje kartu dalyvaujant antrajam tiekėjui bei ekspertams, o pirmajam tiekėjui atliekant techninę priežiūrą.

Viso Projekto įgyvendinimo metu numatomas 13 ekspertų, dirbančių pusę darbo dienos, įsitraukimas. Bendra alternatyvos įgyvendinimo trukmė – 3 metai.

2 alternatyva – darbo užmokesčio informacinės sistemos nuoma ir esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo tobulinimas

2 alternatyvos įgyvendinimas savo turiniu yra analogiškas 1 alternatyvai, išskyrus tai, kad įgyvendinant II etapo antrąją veiklą – VATARAS / VATIS tobulinimų ir darbo užmokesčio apskaitos sistemos diegimas – sudaro dvi dalys (taip pat ir viešojo pirkimo objektą): esamų VATARAS / VATIS funkcionalumų tobulinimo pirkimas ir darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos išsinuomojimas. Toks nuomos alternatyvos turinys suformuluotas atsižvelgiant į tai, kad didžiąją dalį investicijų (daugiau nei 50 %) sudaro darbo užmokesčio apskaitos įrankio kaina, taip pat tai, kad esamo VATARAS / VATIS funkcionalumo patobulinimas techniškai negali būti išsinuomotas (nes tobulinamos esami funkcionalumai). Planuojama, jog darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema būtų išnuomota ir pradėta naudoti antrais Projekto metais. Analizuojant šią alternatyvą atkreiptinas dėmesys į projekto kaštų skirstymą: darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos nuomos kaštai Projekto įgyvendinimo metais (1-3 Projekto įgyvendinimo metai) yra priskiriami Projekto investicijoms, o nuo 4 Projekto metų traktuojami kaip veiklos išlaidos.

Projekto įgyvendinimo alternatyvos plačiau pristatomos ir nagrinėjamos 4 ir 5 skyriuose, pagal finansinius ir socialinius-ekonominius aspektus.

Skyriaus santrauka

Šiuo metu darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesai institucijose yra vykdomi nestandartizuotai, kompiuterizavimo lygis institucijose atliekant šiuo procesus skiriasi, naudojamos skirtingos IT priemonės. Darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų žmogiškųjų išteklių kaštai valstybės mastu siekia apie 5,08 mln. Eur, o institucijų naudojamų informacinių sistemų palaikymo kaštai – apie 1,83 mln. Eur per metus, remiantis apklausos duomenimis. VTD administruoja VATARAS / VATIS sistemas, kurių plėtra leistų vykdyti visus, su darbo užmokesčio apskaita ir su ja susijusius žmogiškųjų išteklių valdymu procesus.

Buvo sudarytas visų galimų Projekto veiklų sąrašas, kurio veiklos buvo įvertintos pagal šiuos kriterijus: kokybė ir kompleksiškumas, tęstinumas ir tvarumas, poveikis problemos sprendimui, įgyvendinamumas.

Įvertinus veiklas, sudarytas galutinis (trumpasis) veiklų sąrašas:

Darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų standartizavimas;

VATIS / VATARAS plėtra įdiegiant darbo užmokesčio apskaitos sistemą bei esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo patobulinimas.

Remiantis IP rengimo metodika, tolimesnei analizei išskirtos dvi Projekto įgyvendinimo alternatyvos: darbo užmokesčio informacinės sistemos ir VATIS / VATARAS tobulinimo pirkimas bei darbo užmokesčio informacinės sistemos nuoma ir esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo tobulinimas.

98

4. Finansinė analizė

Finansinė analizė atlikta nagrinėjant finansinius Projekto įgyvendinimo alternatyvų pinigų srautus. Naudotas pinigų srautų metodas: Projekto išlaidos (investicijos, veiklos sąnaudos ir pan.) vertintos kaip neigiami pinigų srautai, o Projekto įplaukos (finansavimas, likutinė vertė) – kaip teigiami pinigų srautai. Finansiniams rodikliams apskaičiuoti viso ataskaitinio laikotarpio grynųjų pinigų srautai diskontuoti.

Projekto ataskaitinis laikotarpis

Projekto įgyvendinimo metu planuojama investuoti į skirtingą turtą. Dėl šios priežasties Projekto ataskaitinio laikotarpio trukmė nustatyta įvertinant turto, kuriam numatoma skirti didžiąją dalį investicijų, naudingo tarnavimo laikotarpį.

Atsižvelgiant į Projekto veiklas, Projektas priskiriamas kategorijai „Kiti sektoriai“, todėl nustatytas Projekto investicijų laikotarpis – 15 metų. Pirmaisiais Projekto įgyvendinimo metais analizės tikslais laikomi 2017 m. (pirmieji investicijų išlaidų patyrimo metai).

Finansinė diskonto norma

Projektą numatoma finansuoti ES struktūrinės paramos lėšomis, t. y. gauti finansavimą iš ES struktūrinių fondų. Finansiniai rodikliai apskaičiuoti diskontuojant Projekto grynuosius pinigų srautus 4 % finansine diskonto norma, rekomenduojama Europos Komisijos40.

Taikant šią normą, analizė atlikta realiosiomis kainomis, t. y. nekoreguojant jų dėl infliacijos. Diskontavimo principas taikytas tik ateities pinigų srautams.

Projekto lėšų srautai

Atliekant finansinę analizę, išskirti šie Projekto lėšų srautai: investicijos, investicijų likutinė vertė, veiklos išlaidos ir finansavimas. VTD nėra PVM mokėtojas, dėl to visos investicijų ir veiklos išlaidų sumos skaičiavimuose vertintos su PVM.

4.3.1. Investicijų išlaidos

Projekto investicijos – tai visos Projekto veikloms įgyvendinti reikalingos išlaidos, kurias planuojama patirti sukuriant apibrėžtus Projekto rezultatus. Alternatyvų įgyvendinimui skirtas investicijų išlaidas (nekoreguotos dėl infliacijos) sudaro komponentai, pateikiami lentelėje apačioje.

Įranga, įrenginiai ir kitas ilgalaikis turtas – VATIS / VATARAS plėtra įdiegiant naują darbo užmokesčio apskaitos sistemą bei esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo patobulinimas, įskaitant reikalingų integracijų sukūrimą.

Projektavimo, techninės priežiūros ir kitos su investicijomis į ilgalaikį turtą susijusios paslaugos – detali procesų analizė ir standartizavimas, veiklos modelio parengimas, darbo užmokesčio apskaitos

40 Remiantis 2014 m. kovo 3 d. Europos Komisijos deleguotuoju reglamentu (ES) Nr. 480/2014, kuriuo papildomas Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) Nr. 1303/2013.

99

informacinės sistemos ir VATARAS / VATIS tobulinimo techninės specifikacijos parengimas, techninė priežiūra.

Projekto administravimas ir vykdymas – projekto valdymas, finansinė apskaita ir auditas.

Nr. Investicijos 1 alternatyva, kainos

Eur su PVM 2 alternatyva, kainos

Eur su PVM

1. Įranga, įrenginiai ir ilgalaikis turtas 2 840 000 9 190 000

1.1. Darbo užmokesčio informacinė sistema ir VATARAS / VATIS tobulinimas

2 840 000 9 190 000

1.1.1. Darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema 2 050 000 8 400 000

1.1.2. Esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo tobulinimas 790 000 790 000

2. Projektavimo, techninės priežiūros ir kitos su investicijomis į ilgalaikį turtą susijusios paslaugos

819 400 737 400

2.1. Veiklos procesų standartizavimas ir veiklos modelio parengimas

359 888 359 888

2.1.1. Detali procesų analizė ir aprašymas 244 295 244 295

Tiekėjas 120 000 120 000

Ekspertai 116 478 116 478

Užsienio gerosios praktikos perėmimas 7 817 7 817

2.1.2. Veiklos modelio parengimas 115 593 115 593

Tiekėjas 80 000 80 000

Ekspertai 29 120 29 120

Užsienio gerosios praktikos perėmimas 6 473 6 473

2.2. Darbo užmokesčio informacinė sistema ir VATARAS / VATIS

459 512 377 512

2.2.1. Reikalavimų diegėjui ir IS techninės specifikacijos parengimas

40 000 40 000

2.2.2. Techninė priežiūra 113 600 31 600

2.2.3. Ekspertų konsultacijos 291 196 291 196

2.2.4. Užsienio gerosios praktikos perėmimas 14 716 14 716

3. Projekto administravimas ir vykdymas 129 971 129 971

3.1. Administravimas 109 971 109 971

3.2. Auditas 10 000 10 000

3.3. Smulki technika ir kanc. prekės 10 000 10 000

4. Kitos paslaugos ir išlaidos 8570 8570

4.1. Viešinimas 100 100

4.2. Investicijų projekto rengimas 8 470 8 470

100

Kitos paslaugos ir išlaidos – Projekto viešinimas bei Investicijų projekto parengimas.

Toliau esančioje lentelėje pateikiamos detalizuotos Projekto investicijų sumos kiekvienai alternatyvai pagal pagrindinį investavimo objektą. 1 alternatyva – VATIS / VATARAS plėtros įdiegiant darbo užmokesčio apskaitos sistemą bei esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo patobulinimo įsigijimas, 2 – darbo užmokesčio informacinės sistemos nuoma ir esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo tobulinimas.

Bendra Projekto investicijų suma apskaičiuota remiantis atliktų rinkos tyrimų rezultatais. Darbo užmokesčio informacinės sistemos ir VATARAS / VATIS esamo funkcionalumo tobulinimo kaina nustatyta atlikus potencialių tiekėjų apklausą (skaičiavimuose naudojamas kainų vidurkis). Verta paminėti, jog siekiant užtikrinti alternatyvų finansinių rodiklių palyginamumą bei atsižvelgiant į skaičiuoklės apribojimus, darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos nuomos kaštai (antros alternatyvos atveju) visu ataskaitiniu laikotarpiu yra skaičiuojami kaip Projekto investicijos. Detalios procesų analizės ir standartizavimo, veiklos modelio parengimo (su investicijomis į ilgalaikį turtą susijusios paslaugos), kaina nustatyta pagal potencialių tiekėjų pateiktų pasiūlymų kainų vidurkį. Rengiant veiklos modelį bei standartizuojant procesus taip pat numatomas ekspertų dalyvavimas: planuojama, kad įgyvendinant projekto veiklas dalyvaus 13 ekspertų iš skirtingų institucijų ir sričių. Ekspertų konsultacijoms skirtas biudžetas buvo nustatytas remiantis LR Vyriausybės 1993 m. liepos 8 d. nutarimu Nr. 511; vertinama, kad veikloms įgyvendinti reikalinga 13 specialistų, dirbančių visu Projekto įgyvendinimo laikotarpiu pusės darbo dienos krūviu (visam Projekto laikotarpiui skaičiuojamas 39 mėn. darbo užmokestis su darbdavio mokesčiais, įvertinant 3 mėnesių (t. y. 1 mėn. / metams) atostogų išmoką). Remiantis ankstesnių VTD Projektų patirtimi, ekspertų darbo užmokestis skaičiuojamas pagal koeficientą 18,85 su 100 % priedu. Vertinant ekspertų darbo užmokestį taip pat pridėti ir darbdavio mokesčiai, t. y. SoDra įmokos ir įmokos į garantinį fondą (31,18 %). Remiantis pateikta informacija, skaičiuojamas eksperto mėnesio darbo užmokestis su darbdavio mokesčiais sudaro 861,52 Eur. Pažymėtinas ir ekspertų darbo krūvio pasiskirstymas pirmaisiais Projekto įgyvendinimo metais: skaičiavimuose daryta prielaida, jog pirmaisiais Projekto įgyvendinimo metais ekspertai 80 % savo darbo laiko skirs detaliai darbo užmokesčio apskaitos procesų analizei bei aprašymui, o 20 % laiko – veiklos modelio parengimui.

Techninių specifikacijų diegiant darbo užmokesčio informacinę sistemą diegimui bei VATARAS / VATIS patobulinimus, kaštai buvo apskaičiuoti remiantis konsultantų pateiktų pasiūlymų kainų vidurkiu.

Remiantis patirtimi, informacinių sistemų techninės priežiūros kaštai buvo skaičiuojami kaip 4 % nuo informacinių sistemų įsigijimo vertės, tai sudaro 113 600 Eur darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos ir VATARAS / VATIS patobulinimų įsigijimo alternatyvoje ir 31 600 Eur patobulintų VATARAS / VATIS elementų priežiūros išlaidų per metus antros alternatyvos atveju.

Verta paminėti, jog Projekto vykdymo laikotarpiu yra planuojamos keturios išvykos užsienio gerajai praktikai perimti. Pirmais Projekto metais planuojamos Projektą vykdančių asmenų komandiruotės į Airiją ir Estiją, antrais metais – į Jungtinę Karalystę, trečiais – į Belgiją. Pažymėtina, kad šalys gerosios praktikos perėmimui atrinktos pagal atliktą užsienio gerosios praktikos analizę ir visos numatytos šalys yra įgyvendinusios darbo užmokesčio apskaitos procesų centralizavimo reformas. Atsižvelgiant į tai, kad šiuo metu labiausiai išanalizuotos yra Airijos ir Estijos gerosios praktikos, šios komandiruotės yra planuojamos pirmame Projekto etape, vykdant procesų standartizavimą ir rengiant veiklos modelį. Antrais bei trečiais Projekto vykdymo metais numatytų komandiruočių į Jungtinę Karalystę bei Belgiją metu yra planuojama toliau perimti darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos sprendimo bei tolimesnių viešojo sektoriaus administravimo procesų reformavimo patirtį. Verta paminėti, kad komandiruočių išlaidos yra skaičiuojamos remiantis Komandiruočių ir kelionių fiksuotųjų įkainių nustatymo techninės paramos projektuose tyrimo ataskaitos 2016 m. gegužės 19 d. redakcija, darant prielaidą, kad kiekvienos išvykos trukmė bus 3 dienos (atitinkamai 2

1-4. Bendra projekto investicijų suma (įgyvendinimo laikotarpiu)

3 797 941 10 065 941

30 Lentelė. Projekto investicijos (Eur su PVM)


101

nakvynės) ir dalyvių skaičius bus 6. Detalesnis šių išlaidų apskaičiavimas pateikiamas Investicijų projekto rengimo skaičiuoklės prielaidų lape.

Į Projekto administravimo ir vykdymo išlaidas įtraukiami audito vykdymo ir Projekto administravimo kaštai, o kitos paslaugos ir išlaidos apima Investicijų projekto parengimo (pagal prieš Projekto įgyvendinimą patirtas faktines išlaidas, 8 470 Eur), viešinimo, smulkios technikos bei kanceliarinių prekių išlaidas. Kitos paslaugos ir išlaidos apima ir Projekto viešinimo išlaidas – apie Projektą informuojančių plakatų įsigijimą. Preliminari plakatų kaina nustatyta remiantis viešai pateikiama (internete) plakatus spausdinančių įmonių kainų informacija ir skaičiuojama 10 plakatų spausdinimui bei maketavimui. Į papildomas išlaidas taip pat yra įtrauktos ir smulkios technikos bei kanceliarinių prekių išlaidos, siekiančios 10 000 Eur per visą Projekto laikotarpį.

Projekto administravimo ir viešinimo netiesioginės projekto išlaidos buvo nustatytos remiantis Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių 10 priedo 4 punktu. Verta paminėti, jog iš viso Projekto netiesioginės išlaidos sudaro 28 570 Eur, tai yra 0,75 % visų Projekto investicijų (remiantis Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių 10 priedu, netiesioginės išlaidos gali siekti iki 2,6 % Projekto investicijų), taigi šiuo atveju numatyta norma nėra viršijama.

Verta paminėti, jog Projektą administruojančių dirbančiųjų atlyginimai šiuo atveju nėra priskiriami netiesioginėms Projekto išlaidoms, nes nėra skaičiuojami pagal fiksuotus įkainius. Projektą administruojančių asmenų atlyginimai buvo nustatyti remiantis LR Vyriausybės 1993 m. liepos 8 d. nutarimu Nr. 511, darant prielaidą, kad Projekto vadovas, Projekto administratorius ir finansininkas dirbs pusę darbo dienos atitinkančiu krūviu, visus Projekto įgyvendinimo 36 mėn. (skaičiuojami 39 mėn. įtraukiant 3 mėnesius kasmetinių atostogų). Projektą administruojančių dirbančiųjų darbo užmokestis yra skaičiuojamas pagal koeficientus, kurie atitinka: projekto vadovui – 22,85, finansininkui 18,85, administratoriui – 18,85 (taip pat visoms pareigybėms yra pridedamas 100 % dydžio priedas). Toks Projektą administruojančių darbuotojų atlygis nustatytas remiantis anksčiau VTD įgyvendintų projektų patirtimi, taikant analogiškus koeficientus ir priedus. Vertinant Projekto administravimo išlaidas taip pat pridėti ir darbdavio mokesčiai, t. y. SoDra įmokos ir įmokos į garantinį fondą (31,18 %). Atsižvelgiant į tai, darbo užmokesčio išlaidos per mėnesį atitinkamai sudaro: projekto vadovui – 811,18 Eur, finansininkui ir administratoriui po 669,18 Eur.

Reinvesticijos sudarys 5 680 000 Eur pirmos alternatyvos atveju (kai DUIS įsigyjama) ir 1 580 000 Eur antros alternatyvos atveju (kai DUIS nuomojamasi, reinvesticijos numatomos atsižvelgiant tik į VATARAS / VATIS tobulinimą).

Alternatyvų investicijų sumos skiriasi dėl to, kad antros alternatyvos (darbo užmokesčio informacinės sistemos nuoma ir esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo tobulinimas) atveju, darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos nuomai nepatiriamos reinvesticijos. Pažymėtina, jog vykdant skaičiavimus daroma prielaida, kad informacinė sistema nusidėvi per 5 metus, todėl reinvesticijos yra skaičiuojamos kaip DUIS ir pirktų VATARAS / VATIS modifikacijų visiškas pakeitimas kas 5 metus.

Toliau pateiktoje lentelėje apibendrintos Projekte numatomos investicijos per trejus Projekto metus bei apibendrintos Projekto veiklos išlaidos visu Projekto ataskaitiniu laikotarpiu.

102

Investicijos

Iš viso: 1

alternatyv

a

Iš viso: 2

alternatyva

1 Alternatyva 2 Alternatyva

2017 2018 2019 2017 2018 2019 2020-2031*

A. Alternatyvos investicijos, iš viso 9 477 941

11 645

941 441 545 192 179 3 155 747 441 545 792 179 1 623 747 600 000

A.4. Įranga, įrenginiai ir ilgalaikis turtas 2 840 000 9 190 000 0 0 2 840 000 0 600 000 1 390 000 600 000

A.4.1. Darbo užmokesčio informacinė sistema ir

VATARAS / VATIS tobulinimas 2 840 000 9 190 000 0 0 2 840 000 0 600 000 1 390 000 600 000

Darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema 2 050 000 8 400 000 0 0 2 050 000 0 600 000 600 000 600 000

Esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo

tobulinimas 790 000 790 000 0 0 790 000 0 0 790 000 0

A.5. Projektavimo, techninės priežiūros ir kitos su

investicijomis į ilgalaikį turtą susijusios paslaugos 819 400 737 400 399 888 153 022 266 490 399 888 153 022 184 490 0

A.5.1. Veiklos procesų standartizavimas ir veiklos

modelio parengimas 359 888 359 888 359 888 0 0 359 888 0 0 0

Detali procesų analizė ir aprašymas 244 295 244 295 244 295 0 0 244 295 0 0 0

Tiekėjas 120 000 120 000 120 000 0 0 120 000 0 0 0

Ekspertai 116 478 116 478 116 478 0 0 116 478 0 0 0

Užsienio gerosios praktikos perėmimas 7 817 7 817 7 817 0 0 7 817 0 0 0

Veiklos modelio parengimas 115 593 115 593 115 593 0 0 115 593 0 0 0

Tiekėjas 80 000 80 000 80 000 0 0 80 000 0 0 0

Ekspertai 29 120 29 120 29 120 0 0 29 120 0 0 0

Užsienio gerosios praktikos perėmimas 6 473 6 473 6 473 0 0 6 473 0 0 0

A.5.2. Darbo užmokesčio informacinė sistema ir

VATARAS / VATIS 459 512 377 512 40 000 153 022 266 490 40 000 153 022 184 490 0

Reikalavimų diegėjui ir IS techninės specifikacijos

parengimas 40 000 40 000 40 000 0 0 40 000 0 0 0

Techninė priežiūra 113 600 31 600 0 0 113 600 0 0 31 600 0

31 Lentelė. Projekto investicijų detalizavimas (Eur su PVM)

103

Investicijos

Iš viso: 1

alternatyv

a

Iš viso: 2

alternatyva

1 Alternatyva 2 Alternatyva

2017 2018 2019 2017 2018 2019 2020-2031*

Ekspertų konsultacijos 291 196 291 196 0 145 598 145 598 0 145 598 145 598 0

Užsienio gerosios praktikos perėmimas 14 716 14 716 0 7 424 7 292 0 7 424 7 292 0

A.6. Projekto administravimas ir vykdymas 129 971 129 971 41 657 39 157 49 157 41 657 39 157 49 157 0

A.6.1. Administravimas 109 971 109 971 36 657 36 657 36 657 36 657 36 657 36 657 0

A.6.2. Auditas 10 000 10 000 0 0 10 000 0 0 10 000 0

A.6.3. Smulki technika ir kanc. prekės 10 000 10 000 5 000 2 500 2 500 5 000 2 500 2 500 0

A.7. Kitos paslaugos ir išlaidos 8570 8570 100 0 0 100 0 0 0

A.7.1. Viešinimas 100 100 100 0 0 100 0 0 0

A.7.2. Investicijų projekto rengimas 8 470 8 470 0 0 0 0 0 0 0

A.8. Reinvesticijos 5 680 000 1 580 000 0 0 0 0 0 0 0

*Pastaba: Rodomos vienerių metų investicijos; išlaidos kartojasi kiekvienais metais visą laikotarpį.


104

Verta paminėti, jog Projekto investicijos yra planuojamos remiantis Projekto įgyvendinimo vykdymo planu. Planuojama, jog pirmaisiais Projekto metais bus atliekama detali procesų analizė, procesai standartizuojami ir aprašomi bei sukuriamas veiklos modelis, taip pat pradedamas darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos bei VATARAS / VATIS esamo funkcionalumo tobulinimo kūrimas / diegimas (viešojo pirkimo ir techninio specifikavimo veiklos). Trečiais metais informacinių sistemų diegimas baigiamas, yra atsiskaitoma už sistemų diegimo techninę priežiūrą. Projekto administravimo kaštai yra patiriami visu Projekto įgyvendinimo laikotarpiu tolygiai; Projekto viešinimo išlaidos patiriamos pirmaisiais Projekto metais. Pažymėtina, jog reinvesticijos yra patiriamos ne Projekto įgyvendinimo laikotarpiu. Detaliau Projekto vykdymo trukmė ir etapai aptariami 7.1 skyriuje.

4.3.2. Investicijų likutinė vertė

Nustatant per investavimo laikotarpį sukurto / įsigyto turto likutinę vertę, atsižvelgta į Projekto investicijų vertę ir ekonominį turto tarnavimo laikotarpį.

Projekto analizės ataskaitinis laikotarpis – 15 metų, o įsigytos informacinė sistema nusidėvėjimo laikotarpis – 5 metai. Reinvesticijos bus reikalingos du kartus, nes informacinė sistema bus perkama paskutiniais Projekto metais. Jos likutinė vertė paskutiniais ataskaitinio laikotarpio metais sudarys 1 704 000 Eur įgyvendinant pirmąją alternatyvą ir 474 000 Eur įgyvendinant antrąją alternatyvą (apskaičiuota naudojant tiesinio nusidėvėjimo metodą).

4.3.3. Veiklos pajamos

Projekto veiklos pajamos – pajamos, kurios yra tiesiogiai gaunamos iš vartotojų už prekes ir (arba) paslaugas, kurios sukuriamos įgyvendinant projektą, pavyzdžiui: vartotojų tiesiogiai mokami mokesčiai už naudojimąsi infrastruktūra, žemės ar pastatų pardavimas arba nuoma, mokėjimai už paslaugas ir pan.

Įgyvendintas Projektas padidins darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų veiklos efektyvumą ir darbo užmokesčio duomenų kokybę, tačiau pajamų pokytis, tiesiogiai susijęs su Projekto įgyvendinimu, nenumatomas.

4.3.4. Veiklos išlaidos

Šiame skyriuje apibendrintos Projekto alternatyvų veiklos išlaidos ir jų prielaidos. Projekto veiklos išlaidos – tai išlaidų pokytis, atsiradęs dėl Projekto įgyvendinimo.

Abiejų alternatyvų veiklos išlaidos ženkliai skiriasi. Pirmosios alternatyvos veiklos išlaidos yra skaičiuojamos kaip įsigytų informacinių sistemų palaikymo kaštai. Remiantis patirtimi, daroma prielaida, jog informacinių sistemų palaikymo kaštai sudaro maždaug 20 % informacinių sistemų įsigijimo vertės. Verta paminėti, jog į informacinių sistemų įsigijimo kaštus yra įtraukti ir 3 metų palaikymo kaštai. Dėl šios priežasties palaikymas skaičiuojamas tik dvejus metus iki reinvesticijų.

Antrosios alternatyvos veiklos išlaidas sudaro tik VATARAS / VATIS sistemų palaikymo kaštai, skaičiuojami remiantis pirmosios alternatyvos informacinių sistemų palaikymo kaštų prielaida. Verta paminėti, jog darbo užmokesčio informacinės sistemos nuomos kaštai visu Projekto ataskaitiniu laikotarpiu yra skaičiuojami kaip Projekto investicijos.

Toliau pateikiamos apibendrintos Projekto veiklos išlaidos.

105

Iš viso* 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031

1 Alternatyva

D.1. Veiklos išlaidos 2 272 000 0 0 568 000 568 000 0 0 0 568 000 568 000 0 0 0

D.1.5. Infrastruktūros būklės palaikymo išlaidos

2 272 000 0 0 568 000 568 000 0 0 0 568 000 568 000 0 0 0

D.1.5.1. DUIS ir VATARAS / VATIS palaikymas

2 272 000 0 0 568 000 568 000 0 0 0 568 000 568 000 0 0 0

2 Alternatyva

D.1. Veiklos išlaidos 632 000 0 0 158 000 158 000 0 0 0 158 000 158 000 0 0 0

D.1.5. Infrastruktūros būklės palaikymo išlaidos

632 000 0 0 158 000 158 000 0 0 0 158 000 158 000 0 0 0

D.1.5.1. VATARAS / VATIS palaikymas

632 000 0 0 158 000 158 000 0 0 0 158 000 158 000 0 0 0

* Nurodoma buhalterinė išlaidų suma (nediskontuotas srautas).

Verta paminėti, jog žaliavų, darbo užmokesčio, elektros energijos, šildymo bei kitos išlaidos (D.1.1.-D.1.4. ir D.1.6.) įgyvendinant alternatyvas papildomai nebus reikalingos, todėl nagrinėjamos tik infrastruktūros būklės palaikymo išlaidos.

32 Lentelė. Veiklos išlaidų apibendrinimas (Eur su PVM)


106

4.3.5. Finansavimas

Projekto įgyvendinimui reikalingą finansavimą (prašomą finansavimą) sudaro ES struktūrinių fondų investicijos (100 %, įskaitant PVM), remiantis Projekto finansavimo aprašu.

ES lėšų dalį siekiama pritraukti pagal 2014-2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos 10 prioriteto „Visuomenės poreikius atitinkantis ir pažangus viešasis valdymas“ Nr. 10.1.1-ESFA-V-913 priemonės „Valstybės institucijų ir įstaigų vidaus administravimo tobulinimas“ įgyvendinimą.

Projekto metu sukurti ES finansuojami rezultatai bus naudojami VTD veikloje ne mažiau nei 5 metus, o veiklos palaikymo bei darbo užmokesčio apskaitos ir VATARAS / VATIS reinvesticijos bei būklės palaikymo kaštai bus vykdomi ir finansuojami iš valstybės biudžeto asignavimų.

Finansiniai rodikliai

Šiame skyriuje yra aptariami ir palyginami alternatyvų investicijų ir kapitalo finansiniai rodikliai, įvertinamas alternatyvų finansinis gyvybingumas.

4.4.1. Investicijų finansiniai rodikliai

Investicijų finansinė grynoji dabartinė vertė apskaičiuota siekiant įvertinti planuojamų investicijų naudą šiandien, t. y. grynoji dabartinė vertė parodo, ar verta investuoti į Projektą.

Atliekant išlaidų ir naudos analizę, vertinti trys pagrindiniai finansiniai rodikliai:

Investicijų finansinė grynoji dabartinė vertė (FGDV (I)), kuri parodo, kokią finansinę naudą padeda gauti Projekto investicijos per ataskaitinį laikotarpį ir kiek ši nauda verta šiandien. Jei investicijų FGDV < 0, tai reiškia, kad diskontuoti Projekto grynųjų pajamų srautai nepadengia diskontuotų investicijų ir Projektas per ataskaitinį laikotarpį finansiškai neatsiperka, ir atvirkščiai.

Investicijų finansinė vidinė grąžos norma (FVGN (I)), kuriai esant didesnei nei vidutinė rinkos palūkanų norma, Projekto sukuriama finansinė nauda yra didesnė už lėšų Projektui įgyvendinti skolinimosi išlaidas.

Naudos ir išlaidų santykis (FNIS), kuris parodo proporciją tarp Projekto gaunamų pajamų ir veiklos išlaidų. FNIS rodiklio reikšmė „1“ reiškia, kad Projektui įgyvendinti reikalingos išlaidos atitinka iš veiklos gaunamas pajamas, o kai rodiklio reikšmė viršija 1, Projekto nauda yra didesnė už jo įgyvendinimo išlaidas, priešingu atveju – mažesnė.

Remiantis šiais ir kitais rodikliais buvo atlikti skaičiavimai, kurie pateikiami kiekvienai alternatyvai atskirai „Rodiklių palyginimas“ poskyryje.

4.4.2. Išvada dėl finansinio gyvybingumo

Projektas suplanuotas taip, kad nei vienu laikotarpiu Projekto įgyvendinimas ir veikla nesustotų dėl lėšų trūkumo, t. y. per visą Projekto ataskaitinį laikotarpį sukauptasis grynųjų pinigų srautas yra teigiamas. Projekto sukauptasis grynųjų pinigų srautas parodo, kaip Projekto ataskaitiniu laikotarpiu numatomos įplaukos padengia išlaidas atitinkamu laikotarpiu.

Kaupiant pinigų srautus kiekvienų metų pinigų likučiai perkeliami į kitus metus. Pagal sukauptąjį grynųjų pinigų srautą sprendžiama, ar įgyvendinant Projektą bus pajėgiama užtikrinti reikalingus pinigų srautus per visą ataskaitinį laikotarpį. Finansinio gyvybingumo vertinimas kiekvienos alternatyvos atveju pateikiamas IP rengimo skaičiuoklėje. Atlikus skaičiavimus ir analizę daroma išvada, kad abi alternatyvos būtų finansiškai gyvybingos.

107

4.4.3. Kapitalo finansiniai rodikliai

Atliekant tolimesnę analizę, skaičiuoti šie pagrindiniai rodikliai:

Kapitalo finansinė grynoji dabartinė vertė (FGDV (K)), kuri parodo, kokią finansinę naudą per ataskaitinį laikotarpį sukuria investuotas kapitalas. Projektą planuojama įgyvendinti viešajame sektoriuje, o Projekto organizaciją sudaro viešojo sektoriaus subjektai, prie Projekto įgyvendinimo prisidedantys biudžeto lėšomis. Jei kapitalo FGDV < 0, Projekto savininkui finansiškai nėra naudinga vykdyti Projektą, nes Projekto generuojami diskontuoti pinigų srautai nepadengia savininko įnašo, ir atvirkščiai.

Kapitalo finansinė vidinė grąžos norma (FVGN (K)) parodo, kad jeigu kapitalo FVGN didesnė už rinkoje esančią palūkanų normą, vadinasi, Projektas duos didesnę naudą už kapitalo skolinimosi išlaidas.

Skaičiuojant kapitalo rodiklius valstybės, privatūs ir nuosavo privataus kapitalo įnašai suprantami kaip valstybės arba Projekto savininko patiriamos Projekto vykdymo sąnaudos, todėl įtraukiami su neigiamu ženklu (skirtingai nei skaičiuojant Projekto finansavimo šaltinius ir Projekto gyvybingumą).

4.4.4. Rodiklių palyginimas

Šiame skyriuje išanalizuotos Projekto įgyvendinimo alternatyvos, kurios tarpusavyje palygintos pagal apskaičiuotus finansinius rodiklius. Suvestiniai duomenys, alternatyvų palyginimui, pateikiami lentelėje toliau.

Nr. Rodiklis 1 Alternatyva 2 Alternatyva Išvados

1. FGDV (I), Eur -7 855 053 -8 849 697 Projektas yra finansiškai nenaudingas, nes rodiklio reikšmė yra neigiama.

2. FVGN (I) Nėra reikšmės Nėra reikšmės Projektas yra finansiškai nenaudingas, nes rodiklis neturi reikšmės.

3. FNIS 0,00 0,00 FNIS yra < 1, vadinasi, Projekto sukuriama finansinė nauda yra mažesnė už jo įgyvendinimo išlaidas.

4. Išvada dėl finansinio gyvybingumo

Taip Taip Alternatyva yra finansiškai gyvybinga – išlaidos yra padengiamos visu Projekto laikotarpiu.

Lentelėje matoma, jog abiejų Projekto alternatyvų finansiniai rodikliai yra panašūs – abi alternatyvos negeneruoja finansinių srautų, todėl finansiniu požiūriu neapsimoka. Visgi verta paminėti, jog abi alternatyvos yra finansiškai gyvybingos, todėl įmanomos įgyvendinti su planuojamais biudžeto srautais.

33 Lentelė. Projekto alternatyvų palyginimas pagal finansinius rodiklius


108

Skyriaus santrauka

Šiame skyriuje finansiniu požiūriu nagrinėjamos dvi Projekto alternatyvos: darbo užmokesčio informacinės sistemos ir esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo tobulinimo pirkimas bei darbo užmokesčio informacinės sistemos nuoma ir esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo tobulinimas. Projekto alternatyvos nagrinėjamos 15 metų ataskaitiniu laikotarpiu, naudojant 4 % finansinę diskonto normą.

Projekto investicijų išlaidos abiem Projekto alternatyvoms yra skirtingos. Antroji alternatyva reikalauja daugiau investicijų – 10 065 941 Eur, o pirmoji alternatyva – mažiau (3 797 941 Eur). Verta paminėti, jog investicijų išlaidos ženkliai skiriasi dėl darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos nuomos kaštų, kurie yra skaičiuojami visu Projekto ataskaitiniu laikotarpiu. Taip pat skiriasi ir likutinė investicijų vertė: pirmosios alternatyvos likutinė vertė 1 704 000 Eur, antrosios – 474 000 Eur. Pagrindinės veiklos išlaidos abiejų alternatyvų atveju yra informacinių sistemų būklės palaikymas. Pirmoje alternatyvoje palaikymo kaštus sudaro darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos ir VATARAS / VATIS sistemų palaikymas; antroje alternatyvoje – tik VATARAS / VATIS palaikymas. Abi alternatyvos negeneruoja finansinių veiklos pajamų.

Lyginant alternatyvų finansinius rodiklius galima teigti, jog įsigijimo ir nuomos alternatyvos finansiniu požiūriu yra finansinės naudos neatnešančios, tačiau finansiškai gyvybingos alternatyvos.

109

5. Ekonominė analizė

Finansinėje analizėje nagrinėjami vidiniai pinigų srautų pasikeitimai organizacijoje, o socialinėje-ekonominėje analizėje nagrinėjami Projekto įgyvendinimo sąlygoti pokyčiai visuomenėje – poveikis regiono ekonominei gerovei. Socialinio-ekonominio poveikio vertinimas atliekamas visoms alternatyvoms, nes, atlikus alternatyvų palyginimą pagal finansinius rodiklius, nė viena įgyvendinimo alternatyva nėra išskirtina, kaip visapusiškai pranašesnė.

Naudos komponentai vertinti kiekybiškai arba kokybiškai. Kiekybinis naudos komponentų įvertinimas atliktas nustatant ekonominę grynąją dabartinę vertę ir vidinę grąžos normą. Socialinė-ekonominė nauda apskaičiuota koreguojant finansinius Projekto grynuosius pinigų srautus.

Kainų konversija

Finansinėje analizėje įvertintus pinigų srautus gali paveikti netobula konkurencinė, mokestinė aplinka ir kiti veiksniai, dėl kurių pasireiškimo finansinėje analizėje įvertinti pinigų srautai neatspindi tikrosios pinigų vertės. Socialinėje ekonominėje analizėje turi būti naudojami ne finansiniai, o ekonominiai pinigų srautai, todėl šiame skyriuje finansinės analizės pinigų srautai konvertuojami perskaičiuojant rinkos kainas į ekonomines vertes. Finansinėje analizėje įvertinti pinigų srautai perskaičiuojami eliminuojant mokesčius, subsidijas, kitas pridėtines išlaidas, kurios valstybės biudžeto mastu yra teigiami pinigų srautai arba biudžeto pajamos.

Atliekant vertinimą socialinei-ekonominei analizei naudojami finansinės analizės duomenys, naudoti apskaičiuojant FGDV ir FVGN. Konvertavimui apskaičiuojami įplaukų ir išlaidų eilučių konversijos koeficientai iš 2015 m. rinkos kainų konvertavimo suvestinės41.

Šiame etape taikant ekonominės-socialinės naudos vertinimo metodiką, pereinama nuo rinkos prie ekonominių kainų.

Socialinė diskonto norma

Socialiniams-ekonominiams rodikliams apskaičiuoti naudota socialinė diskonto norma. Ši norma atskleidžia visuomenės požiūrį į ateities naudą ir išlaidas, parodo visuomenės pasiryžimą atidėti vartojimą šiandien dėl vartojimo ateityje. Didelė diskonto norma reiškia, kad visuomenė teikia pirmenybę dabarties vartojimui ir trumpalaikėms investicijoms, maža socialinė diskonto norma – pirmenybė teikiama ilgalaikėms investicijoms.

Ekonominėje analizėje taikyta 5 % socialinė diskonto norma.

Išorinio poveikio įvertinimas

Išorinis poveikis nustatytas vertinant Projekto sukuriamus rezultatus (naudą ir žalą). Atsižvelgta į visas socialines-ekonomines Projekto įtakos aplinkybes, kurios turi tiesioginį poveikį Projekto tikslinėms grupėms ir kitoms išorinės aplinkos grupėms42.

41 CPVA investicinio projekto metodika 42 „Konversijos koeficientų, socialinės-ekonominės naudos (žalos) įverčių apskaičiavimo metodika“, 2014 m.

110

Siekiant nustatyti išorinį poveikį, atlikus įvertinimą, pasirinkti Projektui taikytini ekonominės-socialinės naudos (žalos) komponentai, kurie priklauso informacinės visuomenės plėtros sektoriui. Naudos ir žalos komponentai buvo kokybiškai įvertinti ir nustatytas jų tinkamumas ekonominiams skaičiavimams.

5.3.1. Poveikio komponentai

Projekto socialinė ekonominė nauda šiame Projekte yra gaunama iš darbo laiko ir piniginių sutaupymų. Kaip darbo laiko ir piniginiai sutaupymai šiame Projekte yra skaičiuojami institucijų darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymai bei buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojų, dirbančių su darbo užmokesčio apskaita ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesais, darbo laiko sutaupymai.

5.3.2. Poveikio mastas

Poveikio mastas šiame Projekte nustatomas skaičiuojant finansinę socialinės-ekonominės naudos reikšmę Projekto tikslinėms grupėms, šiuo atveju, institucijoms bei buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojams.

Skaičiuojant darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymus yra daroma prielaida, jog šią Projekto socialinę ir ekonominę naudą patirs 70 % institucijų. Tokia prielaida daroma remiantis apklausos rezultatais, jog apie 30 % institucijų negalėtų iškart atsisakyti savo naudojamos darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos. Dalis jų vykdo papildomas funkcijas, kurioms yra reikalingi atitinkami darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos funkcionalumai (pvz. nacionalinių premijų kultūros darbuotojams skaičiavimas), taip pat pažymėtini ir atvejai, kada institucijų darbo užmokesčio informacinės sistemos buvo finansuotos ES projektinėmis lėšomis ir įsigytos vėliau nei prieš 5 m. Tokiu atveju institucijos yra įsipareigojusios naudoti esamą informacinę sistemą bent 5 m., todėl kurį laiką negalėtų pilnai pereiti prie centralizuotos darbo užmokesčio informacinės sistemos. Verta paminėti, jog šių institucijų informacinių sistemų nebūtų galima iškart pilnai atsisakyti, todėl į šio Projekto socialinę-ekonominę naudą 30 % institucijų darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymai neįskaičiuojami, siekiant jos nepervertinti.

Informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymas skaičiuojamas remiantis šiomis prielaidomis:

Institucijos skirstomos į dideles (daugiau nei 500 dirbančiųjų, vidutines (100-499 dirbantieji), mažas (20-99 dirbantieji) ir itin mažas (iki 20 dirbančiųjų).

Institucijų informacinių sistemų vidutiniai metiniai palaikymo kaštai yra atitinkami: didelių institucijų – 19 123,49 Eur, vidutinių – 7 631,75 Eur, mažų – 2 289,53 Eur43. Verta paminėti, jog daroma prielaida, jog itin mažos institucijos informacinių sistemų kaštų nepatiria.

Remiantis prielaidomis ir apklausos duomenimis, informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymai institucijose Projekto ataskaitiniu laikotarpiu iš viso sudaro 10 896 711 Eur grynąja dabartine verte.

Verta paminėti, jog dėl standartizuotų ir automatizuotų procesų bei informacinių sistemų integracijų, bus sutaupomas buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojų darbo laikas. Pažymėtina, jog tikslų sutaupomo darbo laiko pokytį bus galima įvertinti atlikus detalią procesų analizę ir standartizavimą. Šiuo metu yra keliami uždaviniai optimizuoti procesus, tačiau siekiant į socialinę naudą įtraukti tik tiksliai žinomus dydžius, darbo laiko dedamoji dalis neįtraukiama.

Vis dėlto, šiame etape preliminariai planuojama, kad įdiegus darbo užmokesčio apskaitos informacinę sistemą, vieno dirbančiojo apskaitymui ir administravimui buhalterijos padalinio darbuotojas per mėnesį sutaupys 4,9 minutes, personalo administravimo padalinio darbuotojas – 4,7 minutes, vertinant konservatyviai (sutaupomo laiko detalizavimas pateikiamas 2.7 skyriuje). Remiantis Metodikos ir modelio,

43 Remiantis apklausos duomenimis.

111

skirto įvertinti investicijų, finansuojamų ES struktūrinių fondų ir Lietuvos nacionalinio biudžeto lėšomis, socialinį-ekonominį poveikį, sukūrimo galutine ataskaita, darbo laiko sutaupymų vertė Projekto ataskaitiniu laikotarpiu sudarytų 7 115 253 Eur grynąja dabartine verte.

Sukuriama socialinė-ekonominė nauda, atsiradusi dėl Projekto įgyvendinimo, 1 ir 2 alternatyvos atveju yra vienoda. Nuo 2019 m. (kai bus įdiegta darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema ir įdiegti VATARAS / VATIS pakeitimai) iki 2031 m. patiriama nauda pateikiama toliau esančioje lentelėje (darbo laiko sutaupymo vertė neįskaitoma).

Lentelėje matoma, jog Projekto teikiama socialinė-ekonominė nauda viso ataskaitinio laikotarpio metu sudaro 10 896 711 Eur. Toliau bus aprašomi alternatyvų ekonominiai rodikliai, įvertinantys Projekto socialinę-ekonominę naudą alternatyvų įgyvendinimo investicijų ir veiklos išlaidų atžvilgiu.

Ekonominiai rodikliai

Šiame skyriuje bus aptariami ekonominiai rodikliai, kuriais remiantis buvo vertinamos Projekto alternatyvos.

Ekonominė grynoji dabartinė vertė (EGDV) – apskaičiuojama finansinės analizės duomenis įvertinus ekonomine verte ir papildomai įvertinus Projekto sukuriamą socialinę ekonominę naudą bei Projekto nulemtą žalą. Rodiklis skirtas pagrįsti būsimai Projekto naudai tikslinėms grupėms, išreiškiant ją dabartine pinigų verte. Socialiniu ekonominiu požiūriu pagrįstas Projektas yra tas, kurio EGDV yra teigiama. EGDV parodo, kad socialinė ekonominė nauda Projektu bus sukurta išorinėje Projekto aplinkoje. Jei EGDV < 0, Projekto sukuriama diskontuota nauda nepadengia diskontuotinų sąnaudų, todėl toks Projektas neturėtų būti įgyvendinamas. Esant EGDV > 0, Projektu kuriama pridėtinė vertė visuomenei ir jo įgyvendinimo galimybės turi būti nagrinėjamos ir lyginamos su Projekto įgyvendinimo išlaidomis.

Ekonominė vidinė grąžos norma (EVGN) – tai diskonto norma, kuriai esant ekonominė grynoji dabartinė vertė EGDV lygi nuliui. Kadangi skaičiuojant EGDV grynųjų pajamų srautai taip pat diskontuojami, apskaičiuotoji EVGN lyginama su socialine diskonto norma, pritaikyta EGDV apskaičiuoti. Žymią socialinę ekonominę naudą duodančio Projekto EVGN paprastai yra didesnė nei pritaikyta diskonto norma.

Naudos ir sąnaudų santykis (ENIS) – svarbiausiasis socialinės ekonominės analizės rodiklis, atskleidžiantis, kiek kartų Projekto sukuriama nauda viršija jam įgyvendinti reikalingas sąnaudas. Apskaičiuojamas dalijant suminės ekonominės naudos grynąją dabartinę vertę iš suminės ekonominių sąnaudų grynosios dabartinės vertės. Viešųjų investicijų Projektų naudos ir sąnaudų santykis visais atvejais privalo būti didesnis už 1.

Ekonominiai rodikliai pateikiami IP rengimo skaičiuoklėje.

34 Lentelė. Socialinė-ekonominė nauda (laiko ir piniginių sąnaudų sutaupymai, Eur), 2019-2031 m.

Metai 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025

Sutaupymai 1 278 920 1 278 920 1 278 920 1 278 920 1 278 920 1 278 920 1 278 920

Metai 2026 2027 2028 2029 2030 2031 Iš viso, GDV

Sutaupymai 1 278 920 1 278 920 1 278 920 1 278 920 1 278 920 1 278 920 10 896 711


112

Optimalios alternatyvos pasirinkimas

Kadangi dažniausiai viešieji investicijų Projektai nėra finansiškai atsiperkantys ir jie naudingi tik socialiniu-ekonominiu aspektu, ekonominės analizės rodikliai tampa pagrindiniais alternatyvų palyginimo kriterijais. Lyginant alternatyvas pagal ekonominius rodiklius, pirmiausia atsižvelgiama į alternatyvos naudos ir sąnaudų santykį, tuomet į EVGN ir ENIS. Projekto organizacija turi būti pajėgi įgyvendinti pasirinktąją Projekto įgyvendinimo alternatyvą, alternatyva turi būti finansiškai gyvybinga ir sukurti didžiausią socialinę ekonominę naudą, viršijančią sąnaudas.

Šiuo atveju vertinamos dvi Projekto įgyvendinimo alternatyvos. Įvertinus jų finansinius rodiklius (žr. 4. skyrių) ir socialinius-ekonominius rodiklius, lentelėje toliau pateikiamos galutinės išvados apie optimalią Projekto įgyvendinimo alternatyvą. Išsamesnis alternatyvų vertinimas pateiktas IP rengimo skaičiuoklėje.

Nr. Rodiklis 1 alternatyva 2 alternatyva Išvados

1. EGDV, Eur

5 198 008 4 542 417 Diskontuotas grynasis pinigų srautas per visą Projekto įgyvendinimo laikotarpį yra didesnis už 0 – alternatyvų įgyvendinimas yra tikslingas, nes kuriama pridėtinė vertė visuomenei. Šiame Projekte abiejų nagrinėjamų alternatyvų EGDV vertė yra teigiama, tačiau pirmoji alternatyva sukuria didesnį diskontuotą grynąjį pinigų srautą.

2. EVGN, % 44,58 % 44,28 % Vertinant EVGN, prasminga įgyvendinti tik tą alternatyvą, kurios EVGN viršija diskonto normą. Didelė rodiklio reikšmė parodo, kad socialinė-ekonominė Projekto nauda generuoja didesnę grąžą nei „kainuoja“ investicijoms reikalingos lėšos. Abiejų alternatyvų EVGN rodikliai viršija diskonto normą ir yra labai panašūs.

3. ENIS 1,83 1,70 Projekto sukuriama nauda pirmos alternatyvos atveju 1,83 karto viršija jam įgyvendinti reikalingas išlaidas; antros alternatyvos atveju – 1,70 karto. Remiantis šiuo kriterijumi, pirmoji alternatyva yra sąlyginai labiau naudinga.

Apibendrinant, ekonominiu-socialiniu požiūriu optimali yra 1 Projekto įgyvendinimo alternatyva „Naujo nematerialiojo turto įsigijimas“.

Optimalios alternatyvos aprašymas

Pasirinktos alternatyvos – darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos įsigijimas – esmė yra turėti ilgalaikį sprendimą darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesų automatizuotam ir centralizuotam vykdymui. Ši alternatyva nacionaliniu mastu yra finansiškai palankesnė, lyginant su darbo užmokesčio informacinės sistemos nuomos ir esamo VATIS / VATARAS funkcionalumo tobulinimo įsigijimo alternatyva. Verta paminėti, jog informacinės sistemos įsigijimas taip pat yra lankstesnė alternatyva ilgalaikiame laikotarpyje – esant poreikiui reikiamus funkcionalumus galima toliau tobulinti ir plėsti įgyvendinant kitų procesų automatizavimą ir / ar tobulinimą. Pažymėtina, jog pasirinkta alternatyva yra labiausiai tinkama Projekto tikslams pasiekti bei patenkinti esamus tikslinių grupių poreikius.

35 Lentelė. Projekto alternatyvų palyginimas pagal socialinius-ekonominius rodiklius


113

Šios alternatyvos įgyvendinimui reikalingos veiklos apima šias planuojamas Projekto veiklas:

Reikalavimų diegėjui ir techninės specifikacijos parengimas, kurio metu parengiama techninė užduotis VATIS / VATARAS tobulinimo bei darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos diegėjui bei techninė specifikacija; pirkimo kvalifikacinių dokumentų projektas, pasiūlymų vertinimo metodika;

VATIS / VATARAS modifikavimo bei darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos pirkimas ir diegimas – perkama VATARAS / VATIS tobulinimo paslauga, reikiami funkcionalumai įdiegiami į sistemas, sistemos testuojamos bei apmokomi sistemos vartotojai;

Techninė įgyvendinimo priežiūra – procesas yra prižiūrimas ekspertų dėl atitikimo visiems kokybės bei funkcionalumo reikalavimams.

Kitos Projekto metu įgyvendinamos veiklos abejų alternatyvų atvejų yra vienodos ir plačiau aptariamos 3.4 skyriuje.

Plačiau planuojamos įgyvendinti alternatyvos funkcinė schema yra parašoma 1.7 skyriuje – VATIS / VATARAS plėtros galimybės.

Skyriaus santrauka

Projekto įgyvendinimo socialinė-ekonominė nauda yra gaunama iš laiko ir piniginių sąnaudų sutaupymo. Sukūrus centralizuotą darbo užmokesčio apskaitos informacinę sistemą institucijose yra sutaupomi informacinių sistemų palaikymo kaštai bei buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojų darbo laiko sąnaudos.

Projekto socialinė-ekonominė nauda, apimanti informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymus, kurie Projekto ataskaitiniu laikotarpiu iš viso sudaro 10 896 711 Eur socialinės-ekonominės naudos. Verta paminėti, jog finansinė buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojų darbo laiko sutaupymo vertė nėra įskaičiuojama į socialinę-ekonominę Projekto naudą. Abiejų alternatyvų socialinė ekonominė nauda yra vienoda.

Apskaičiavus darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos įsigijimo ir nuomos naudos ir sąnaudų santykį, galima matyti, jog pirmoji alternatyva – sistemos įsigijimas, atneša sąlyginai daugiau naudos (nauda 1,83 karto viršija sąnaudas), palyginus su antrąja alternatyva (nauda 1,70 karto viršija sąnaudas).

Įvertinus visus finansinius ir ekonominius rodiklius, pasirinkta Projekto įgyvendinimo alternatyva: „Naujo nematerialiojo turto įsigijimas“, t. y. darbo užmokesčio informacinės sistemos ir VATIS / VATARAS tobulinimo pirkimas.

114

6. Jautrumas ir rizikos

Šiame skyriuje pateikiama Projekto kintamųjų jautrumo analizė, scenarijų analizė, nustatomos kintamųjų reikšmių tikimybės, įvertinamos galimos Projekto rizikos, jų priimtinumas bei valdymo priemonės.

Jautrumo analizė

Jautrumo analizė atlikta atskirai keičiant prielaidas dėl kiekvieno kintamojo reikšmės ir stebint, kaip šis pasikeitimas daro įtaką finansiniams ir ekonominiams rodikliams. Vienu metu buvo keičiama tik vieno kintamojo reikšmė.

Jautrumo analizės rezultatas yra kritinių kintamųjų ir jų lūžio taškų sąrašas, grafiškai atvaizduojant kritinių kintamųjų įtaką. Kritiniais kintamaisiais laikomi tie kintamieji, kurių reikšmei pasikeitus 1 %, Projekto FGDV(I), FVGN(I), EVGN arba EGDV pasikeičia daugiau nei 1 %.

6.1.1. Kintamųjų nustatymas ir jų tarpusavio priklausomybės įvertinimas

Projekto kintamieji analizės tikslais suskirstyti į tris grupes:

bendrieji – bendrosios Projekto finansinio modelio prielaidos (finansinė diskonto norma, socialinė diskonto norma, Projekto ataskaitinis laikotarpis);

tiesioginiai – Projekto investicijų srautai, investicijų likutinė vertė, veiklos pajamos, veiklos ir finansinės išlaidos, mokesčiai, socialinio-ekonominio poveikio finansinė išraiška;

specifiniai – kintamieji, susiję su Projektui būdinga specifine veikla ar jos įgyvendinimo ypatumais, pavyzdžiui institucijų, naudojančių darbo užmokesčio informacinę sistemą, skaičius.

Atskiri specifiniai kintamieji gali būti to paties tiesioginio kintamojo sudedamoji dalis, tai gali sąlygoti jautrumo (scenarijų) analizės rezultatų iškraipymą. Dėl šios priežasties naudoti kintamieji, kurie yra tarpusavyje nepriklausomi. Kintamųjų tarpusavio priklausomybė atskiruose finansiniuose ir (ar) ekonominiuose srautuose eliminuota pasirenkant:

tik specifinius kintamuosius, kurie veikia tiesioginius kintamuosius;

tik tiesioginius kintamuosius, tai yra reikšmingesnius sudėtinius kintamuosius, kuriems daro įtaką specifiniai kintamieji.

Norint išvengti jautrumo analizės rezultatų iškraipymo, šiame Projekte pasirinkta analizuoti tik tiesioginius kintamuosius bei jų pokyčius.

6.1.2. Elastingumo analizė

Atlikta elastingumo analizė parodė, kokią įtaką kiekvieno atskiro kintamojo pasikeitimas daro analizuojamo Projekto rezultatams. Atlikta skaičiuojamoji elastingumo analizė atskirai pasirinktu procentiniu dydžiu keičiant kintamųjų reikšmes ir stebint įtaką finansiniams ir ekonominiams rodikliams. Elastingumo analizės rezultatai parodė, jog didžioji dalis Projekto kintamųjų didelės įtakos finansiniams ir ekonominiams rodikliams nedaro – kintamųjų pokytis lemia proporcingai mažesnį pokytį finansiniuose ir ekonominiuose rodikliuose. Projekte nustatyti du kritiniai kintamieji, kurių pokytis turi sąlyginai didelę įtaką Projekto rezultatams. Išsamesnė elastingumo analizės informacija pateikiama IP rengimo skaičiuoklėje.

6.1.3. Kritiniai kintamieji

Atsižvelgiant į elastingumo analizės rezultatus, kritiniais laikytini tie kintamieji, kurių reikšmei padidėjus (sumažėjus) 1 %, bent vieno finansinio ar ekonominio rodiklio reikšmė pakinta daugiau nei 1 %.

Kritiniai kintamieji daro tiesioginę įtaką pagrindiniams finansiniams srautams: investicijoms, veiklos pajamoms, veiklos išlaidoms ir panašiai. Buvo nustatytas 1 kritiniai kintamasis, kuris pateiktas toliau esančioje lentelėje (detalesni skaičiavimai pateikiami IP rengimo skaičiuoklėje).

115

Kritinis kintamasis Esama GDV vertė,

Eur Lūžio taškas (GDV), Eur

Lūžio taškas (pokytis % nuo

plano)

Darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo sutaupymo kaštai (ekonominės-socialinės naudos komponentas)

10 896 711 5 698 709 -48 %

Lūžio taškas – tai kritinio kintamojo reikšmė, kurią pasiekus EGDV tampa lygi nuliui ir Projektu sukuriama socialinė-ekonominė nauda nesiekia minimalios priimtinos reikšmės, kuriai esant grynoji dabartinė Projekto išlaidų vertė lygi sukuriamai naudai. Vadinasi, jeigu laiko ir piniginių sąnaudų sutaupymų (šiuo atveju, darbo užmokesčio informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymų) GDV nesiektų 5 698 709 Eur – Projektas būtų nenaudingas.

Atlikus jautrumo analizę, toliau grafiškai pateikiami rezultatai, kurie parodo kritinio kintamojo įtaką EGDV ir EVGN (FGDV ir FVGN šis kritinis kintamasis įtakos nedaro) rodikliams.

Toliau grafiškai vaizduojama kritinio kintamojo – informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymų – įtaka EVGN ir EGDV.

Siekiant įvertinti ekonominių rodiklių jautrumą, atitinkamos socialinės-ekonominės naudos (gaunamo iš informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymo) reikšmės buvo padidintos ir sumažintos nuo 1 % iki 25 %. Net ir 25 % sumažėjus socialinei-ekonominei naudai, Projektas išlieka naudingas, atsižvelgiant į ekonominius rodiklius (detalūs skaičiavimai pateikti IP rengimo skaičiuoklėje). Tokie jautrumo analizės rezultatai rodo, jog Projekto rezultatai nėra jautrūs kritinio kintamojo reikšmingam pasikeitimui.

36 Lentelė. Kritiniai Projekto kintamieji ir jų lūžio taškai



19 Pav. Informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymų – pokyčio įtaka EVGN ir EGDV

116

Scenarijų analizė

Scenarijų analizė yra speciali jautrumo analizės forma, leidžianti modeliuoti Projekto rodiklius, tokiu būdu įvertinant Projekto rizikingumą. Analizės metu įvertinama kritinių kintamųjų bendra įtaka finansiniams (FGDV(I), FVGN(I)) ir ekonominiams (EGDV, EVGN) rodikliams. Palyginimui, standartinėje jautrumo analizėje nagrinėjama kiekvieno atskiro kintamojo įtaka Projekto rodikliams. Analizė atlikta keturiems scenarijams: esant tariamai pesimistinei, mažiau pesimistinei, tariamai mažiau optimistinei ir optimistinei įvykių klostymosi eigai. Optimistiniai ir pesimistiniai scenarijai leidžia modeliuoti Projekto rodiklius, tokiu būdu įvertinant bendrą Projekto rizikingumą. Projekto finansiniai ir ekonominiai rodikliai apskaičiuoti kiekvienam kritinių kintamųjų reikšmių deriniui (scenarijui).

Buvo pasirinktos Metodikoje rekomenduojamos scenarijų analizės prielaidos, kurios yra pateiktos IP rengimo skaičiuoklėje:

Tariamo optimistinio scenarijaus prielaidos yra 25 % sumažėjimas A.1.-A.8. ir D.1.1.-D.2. biudžeto eilutėms bei 25 % padidėjimas B, C.1.-C.3. ir H biudžeto eilutėms;

Mažiau optimistinio scenarijaus prielaidos yra 10 % sumažėjimas A.1.-A.8. ir D.1.1.-D.2. biudžeto eilutėms bei 10 % padidėjimas B, C.1.-C.3. ir H biudžeto eilutėms;

Mažiau pesimistinio scenarijaus prielaidos yra 10 % padidėjimas A.1.-A.8. ir D.1.1.-D.2. biudžeto eilutėms bei 10 % sumažėjimas B, C.1.-C.3. ir H biudžeto eilutėms;

Tariamo pesimistinio scenarijaus prielaidos yra 25 % padidėjimas A.1.-A.8. ir D.1.1.-D.2. biudžeto eilutėms bei 25 % sumažėjimas B, C.1.-C.3. ir H biudžeto eilutėms.

Apskaičiuoti scenarijų analizės rezultatai pateikiami toliau esančioje lentelėje.

Finansinis (ekonominis) rodiklis ir jo reikšmė

Scenarijaus pavadinimas

Pesimistinis Mažiau

pesimistinis Realus

Mažiau optimistinis

Optimistinis

Finansinė grynoji dabartinė vertė investicijoms – FGDV(I)

-10 291 902 -8 829 793 -7 855 053 -6 880 313 -5 418 204

Finansinė vidinė grąžos norma investicijoms – FVGN(I)

- - - - -

Ekonominė grynoji dabartinė vertė – EGDV

710 452 3 402 986 5 198 008 6 993 030 9 685 554

Ekonominė vidinė grąžos norma – EVGN

9,89 % 29,49 % 44,58 % 62,27 % 95,68 %

Atlikta analizė parodė, kad FGDV(I), nepriklausomai nuo pasirinkto scenarijaus, bus neigiama, o FVGN(I) neįmanoma apskaičiuoti (kadangi šis Projektas negeneruoja pajamų), tai reiškia, kad investicija finansiškai neatsipirks esant net ir labai palankioms sąlygoms. Vertinant ekonominius rodiklių reikšmes, EGDV visų scenarijų atveju, įskaitant pesimistinį scenarijų yra teigiama, o EVGN viršija diskonto normą. Apibendrinant galima teigti, kad Projektas net ir esant nepalankioms sąlygoms bus naudingas.

37 Lentelė. Scenarijų analizė


117

Kintamųjų tikimybės

Atliekant scenarijų analizę, nėra atsižvelgiama į tikimybę, kad kintamasis tam tikra apimtimi gali paveikti Projekto rodiklius tikrovėje. Kitaip tariant, kintamojo reikšmės keitimas sąlyginiu procentiniu dydžiu nereiškia tikimybės, kad kintamasis pasikeis būtent tokiu dydžiu. Dėl šios priežasties kiekvienam kintamajam nustatomas tikimybių skirstinys, tai yra galimų kintamojo reikšmių ir kiekvienos reikšmės tikimybės sąrašas. Pasirinktoje Projekto įgyvendinimo alternatyvoje nurodyta kintamojo reikšmė laikoma labiausiai tikėtina kintamojo reikšme.

Pasirinktoje Projekto įgyvendinimo alternatyvoje kiekvienam tiesioginiam kintamajam naudojamas rekomenduojamas labiausiai tikėtinas tikimybių skirstinys ir jo parametrų reikšmė44.

Rizikų įvertinimas

Tikimybė, kad tam tikri įvykiai teigiamai arba neigiamai paveiks Projekto įgyvendinimą, įvardijama kaip rizika. Rizika gali būti apibrėžiama ir kaip bet kuris veiksnys, įvykis ar poveikis, kuris turi teigiamos arba neigiamos įtakos sėkmingam Projekto įgyvendinimui nustatytu laiku, patiriant iš anksto apibrėžtą išlaidų sumą ir užtikrinant reikalingą kokybę.

Rizikos valdymą praktikoje sudaro du pagrindiniai komponentai: rizikos įvertinimas ir rizikos kontrolė. Rizikos valdymas gali būti atliekamas bet kuriuo Projekto įgyvendinimo momentu, tačiau rizikos kontrolė nebus efektyvi be prieš tai tinkamai atlikto rizikos įvertinimo. Vadovaujantis kitų įgyvendintų projektų praktika galima atlikti pirmuosius 4 rizikos valdymo žingsnius:

Apibrėžti ir įvertinti didžiąją dalį rizikos pradiniuose Projekto įgyvendinimo etapuose;

Nustatyti kritinius kintamuosius, kurie šiuo atveju nurodo rizikos sritis. Kritiniai kintamieji priklauso nuo jiems skirtingą įtaką darančių rizikos veiksnių;

Identifikavus kritinius kintamuosius ir jų tikimybes, Projektui būdingus rizikos veiksnius ir jų įtaką rizikos pasireiškimui, yra įvertinama rizika;

Galiausiai rizikos veiksniams yra priskiriamos veiksmingiausios atsakomosios priemonės ir valdymo veiksmai.

Toliau, remiantis prieš tai įvardintais rizikų valdymo žingsniais, aprašytos ir įvertintos galimos Projekto rizikos.

Kintamųjų rizikos įverčiai

Kiekvienam kritinio (tiesioginio) kintamojo rizikos įverčiui apskaičiuoti buvo pasirinkta mažiausia reikšmė, kurios (pagal kaupiamosios tikimybių kreivės duomenis) kritinis kintamasis neviršija 70 % visų galimų atvejų.

Kritinio (tiesioginio) kintamojo rizikos įvertis (absoliutus skaičius) apskaičiuotas iš pasirinktos reikšmės atėmus Projekto biudžete numatytą atitinkamo kritinio (tiesioginio) kintamojo reikšmę. Toliau esančioje lentelėje pateikiamos kritinio kintamojo rizikos vertės.

Kritinis kintamasis Rizikos įverčio vertė

(GDV), Eur Rizikos įverčio vertė (nominali vertė), Eur

44 CPVA ekspertų atlikti tyrimai

38 Lentelė. Kritinio kintamojo rizikos įverčiai

118

Darbo užmokesčio apskaitos IS palaikymo sutaupymo kaštai

2 857 121 4 359 329

Išsamūs Projekto rizikos įverčiai pateikiami IP rengimo skaičiuoklėje.

Rizikos grupės

Nustačius tiesioginių kintamųjų rizikos įverčius, įvertintos Projekte galinčios pasireikšti rizikos. Išskirtos šios aktualios rizikų grupės:

1. Projektavimo (planavimo) kokybės;

2. Įsigyjamų (atliekamų) paslaugų kokybės;

3. Įsigyjamų (pagaminamų) įrangos, įrenginių ir kito turto kokybės;

4. Nepakankamo finansavimo.

Vertinant Projekto rizikas atsižvelgta ir įvertinta, ar konkretus rizikos veiksnys turi įtakos Projektui, kaip minimizuoti šią įtaką ir tinkamai suvaldyti jos pasireiškimą.

Vertinant Projekte galinčias pasireikšti rizikas, atskirai kiekvienai rizikų grupei pagal rizikos pasireiškimo pobūdį atitinkamai priskirti šių tiesioginių kintamųjų rizikos įverčiai:

1. Projektavimo (planavimo) kokybės rizikų grupė – tiesioginiai kintamieji: projektavimo, techninės priežiūros ir kitos su investicijomis į ilgalaikį turtą susijusios paslaugos, projekto administravimas ir vykdymas.

2. Įsigyjamų (atliekamų) paslaugų kokybės rizikų grupė – tiesioginiai kintamieji: kitos paslaugos ir išlaidos.

3. Įsigyjamų (pagamintų) įrangos, įrenginių ir kito turto kokybės rizikų grupė – tiesioginiai kintamieji: įranga, įrenginiai ir kitas turtas.

4. Finansavimo prieinamumo rizikų grupė – tiesioginiai kintamieji: paskolų palūkanos.

Kiekvienai rizikų grupei, priskyrus tiesioginių kintamųjų rizikos įverčius, kiekvienoje jų rizikų įverčiai susumuoti. Tokiu būdu apskaičiuota kiekvienoje rizikos grupių galimų pasireikšti rizikų vertė.

Toliau esančioje lentelėje pateiktos kiekvienos rizikos grupės galimų pasireikšti rizikų vertės.


119

Rizikų grupė Rizikų finansinė diskontuota vertė, Eur

Projektavimo (planavimo) kokybės rizikos 267 023

Įsigyjamų (atliekamų) paslaugų kokybės rizikos 2 270

Įsigyjamų (pagamintų) įrangos, įrenginių ir kito turto kokybės rizikos 450 333

Finansavimo prieinamumo rizika45 0

Svarbiausioms rizikoms šiame Projekte yra priskiriamos projektavimo (planavimo) kokybės ir įsigyjamos įrangos, įrenginių ar kito turto kokybės rizikų grupėms. Prieš tai esančioje lentelėje matoma, jog šios rizikos turi sąlyginai didelę finansinę vertę šiame Projekte. Tai reiškia, jog projektavimo kokybės rizika įvertinama 267 023 Eur, įsigyjamos įrangos kokybės rizika – 450 033 Eur.

Kiekvienas rizikos įvertis pagal Projekto ataskaitinio laikotarpio metus paskirstytas proporcingai šios rizikų grupės veikiamo tiesioginio kintamojo lėšų srautui. Detalūs skaičiavimai pateikiami IP rengimo skaičiuoklėje.

Rizikų priimtinumas

Dažniausiai projekto socialinės-ekonominės naudos rodikliai apskaičiuojami vertinant labiausiai tikėtiną įvertį, tačiau pagrindinis kriterijus projekto tinkamumą lemiančioms vertėms nustatyti yra tikėtina šių rodiklių vertė. Rodiklių vertės skaičiavimai grindžiami juos veikiančių kritinių kintamųjų tikimybių skirstinių duomenimis. Toks metodas leidžia ne tik teikti pirmenybę projektams, kurių EGDV tikėtinas rezultatas yra geriausias, bet ir įvertinti susijusias rizikas ir palyginti skirtingus atvejus.

Remiantis Metodika, rizikos priimtinumui įvertinti naudotas Monte Carlo metodas:

Pagal šį statistinio pasiskirstymo metodą daugelį kartų imamos (simuliuojamos) atsitiktinės kritinių (tiesioginių) kintamųjų reikšmės iš apibrėžto intervalo (skirstinio) ir apskaičiuojamos Projekto finansinių ir ekonominių rodiklių reikšmės;

Šis procesas kartojamas apie 2 000 kartų (didesnis simuliacijų skaičius didina rezultatų patikimumą). IP rengimo skaičiuoklėje pateikiama rizikos analizės (Monte Carlo metodo) rezultatų grafinė išraiška;

Naudojant IP rengimo skaičiuoklę, kiekvienam rodikliui atskirai nurodoma, kokia yra tikimybė, kad rodiklio reikšmė bus nepriimtina;

Paaiškinama, ar tokia neigiamų (arba mažesnių nei pageidaujama) rezultatų tikimybė yra priimtina – Projekto organizacijai neigiamų rezultatų tikimybė yra priimtina, kadangi yra žinoma, kad Projektas finansiškai neatsiperka, tačiau atsiperka įvertinus ekonominę-socialinę naudą;

Apskaičiuotos labiausiai tikėtinos finansinių (FGDV(I), FVGN(I)) ir ekonominių (EGDV, EVGN) rodiklių reikšmės (pateiktos toliau esančioje lentelėje).

45 Projekto finansavimo šaltinių (ES struktūrinių fondų ir LR Valstybės investicijų programos) prieinamumo rizika egzistuoja, tačiau lentelėje pateikiamas finansavimo prieinamumas apima tik paskolų palūkanas.

39 Lentelė. Rizikų grupių galimų rizikų vertės


120

Rodiklis Minimaliai priimtina rodiklio reikšmė46

Tikimybė, kad nurodyta reikšmė bus pasiekta

Labiausiai tikėtina rodiklio reikšmė

FGDV(I) -7 855 053 16,7 % -9 210 137

FVGN(I) - 0,0 % 0,0 %

EGDV 5 198 008 31,6 % 1 295 208

EVGN 44,58 % 0,0 % 7,2 %

Priimtinumo analizės rezultatai parodo, jog labiausiai tikėtina, kad FGDV reikšmė bus mažesnė nei minimaliai priimtina rodiklio reikšmė. Nepaisant to, Projekto įgyvendinimui tai yra priimtina ir didelės įtakos nedaro, nes Projekto finansiniai rodikliai visais atvejais yra neigiami, o Projekto socialinė-ekonominė nauda atsveria Projekto kaštus. Verta paminėti, jog labiausiai tikėtina EGDV yra teigiama, todėl Projekto įgyvendinimas net įvertinus galimas rizikas yra naudingas, o rizikos – priimtinos.

Rizikų valdymo veiksmai

Iš galimo teorinio rizikų veiksnių sąrašo atrinkti tie veiksniai, kurie gali turėti įtakos Projektui. Rizikų grupė detalizuota, išskiriant rizikos veiksnius ir juos aprašant bei įvertinant galimą poveikį Projektui. Taip pat nurodytos priemonės, kurių numatoma imtis nurodytai rizikų grupei valdyti. Rizikų valdymo priemonės parinktos atsižvelgiant į galimus rizikos valdymo būdus:

Rizikos išvengimas – pašalinamos rizikos priežastys, tokiu būdu išnyksta rizikos įvykio tikimybė;

Rizikos prevencija – mažinama rizikos pasireiškimo tikimybė arba sušvelninamas galimas rizikos poveikis Projekto rezultatams, vykdant prevencines veiklas ar investuojant daugiau lėšų;

Apsidraudimas nuo rizikos (finansinis rizikos perdavimas draudikui) – įsigyjamas draudimas nuo rizikų, nuo kurių įmanoma apsidrausti (force majeure rizikos, statybos rizikos, civilinės atsakomybės rizikos ir pan.);

Rizikos perdavimas – rizikos valdymas perduodamas tai šaliai, kuri pajėgesnė ją valdyti (pavyzdžiui, projektas įgyvendinamas pasitelkus partnerį, kuris yra įgijęs atitinkamos rizikos valdymo patirties);

Pasidalijimas rizika – šalys iš anksto apibrėžia, kokia apimtimi bus dalijamasi teigiamu (neigiamu) poveikiu, atsitikus rizikos įvykiui;

Rizikos prisiėmimas – riziką nusprendžiama valdyti patiems (sudaroma atitinkama organizacinė struktūra, paskirstomos atsakomybės už visas galimas rizikas Projekto organizacijos viduje ir pan.), atliekant tik pasyvią rizikos stebėseną.

Toliau lentelėje pateikiamos galimos Projekto rizikos bei jų valdymo veiksmai.

46 Rodiklių vertės atitinka 1 alternatyvos suskaičiuotas FGDV(I), FVGN(I), EGDV ir EVGN rodiklių vertes.

40 Lentelė. Rizikų priimtinumo vertinimas


121

Nr. Rizikų grupė Rizikos veiksnys Paaiškinimas Valdymo priemonės

1. Projektavimo (planavimo) kokybės rizika

Projekto veiklos vėluoja dėl projektavimo paslaugų pirkimų procedūrų trukmės.

Viešųjų pirkimų procesai gali užsitęsti dėl pirkimo rezultatų ar pasiūlymų vertinimo apskundimo, viešojo pirkimo dalyvių nebuvimo. Ne pagal planą užsitęsusios pirkimų procedūros kelia riziką reikšmingam Projekto veiklų įgyvendinimo atsilikimui nuo plano.

Sudaromas detalus viešųjų pirkimų planas, kuriame numatomas pirkimo skelbimas iš anksto, numatant laiko rezervą kiekvienam viešajam pirkimui;

Techninę specifikaciją ir kitus pirkimo dokumentus rengęs paslaugų tiekėjas įtraukiamas į viešųjų pirkimų vykdymo procesą, teikiant konsultacijas dėl potencialių tiekėjų atrankos ir pateiktų pasiūlymų vertinimo.

Projektavimo paslaugų trukmė nukrypsta nuo planuotos.

Šio Projekto projektavimo paslaugos siejamos su detalia procesų analize, standartizavimu ir aprašymu bei veiklos modelio parengimu. Egzistuoja rizika, kad procesų standartizavimo veiklos trukmė viršys numatytą dėl didelio suinteresuotų šalių kiekio. Verta paminėti, jog dėl projektavimo paslaugų vėlavimo atsiliktų viso Proceso įgyvendinimas, nes tolesnės veiklos yra priklausomos nuo šio etapo rezultatų (procesų standartizavimo bei veiklos modelio sukūrimo).

Sudaromas suinteresuotų šalių valdymo planas;

Įvertinamas poreikis procesų standartizavimui įsteigti tarpinstitucinę darbo grupę, kuri prisiimtų atsakomybę už procesų standartizavimo ir veiklos modelio suderinimą su suinteresuotomis šalimis.

2. Įsigyjamų (atliekamų) paslaugų kokybės rizika.

Paslaugų teikimo kokybė neužtikrinama dėl žmogiškųjų išteklių kokybės ir prieinamumo.

Žmogiškųjų išteklių kompetencijos trūkumas gali turėti didelės įtakos įsigyjamų paslaugų kokybei dėl specifinių kompetencijų ir žinių, kurias privalo turėti paslaugos tiekėjas.

Skelbiant viešuosius pirkimus, numatomi atitinkami kvalifikaciniai reikalavimai paslaugos tiekėjui, kurie leis minimizuoti šios rizikos pasireiškimo tikimybę;

Projekto valdymą pavesti kompetentingam asmeniui, kuris periodiškai atsiskaito Projekto priežiūros grupei.

3. Įsigyjamų (pagamintų) įrangos, įrenginių ir kito turto kokybės rizika

Viešasis sektorius įrangos, įrenginių ir kito ilgalaikio turto gamybos ir tiekimo metu pakeičia reikalavimus jų kokybei (įskaitant neesminius pakeitimus).

Projekto įgyvendinimo metu priimti susijusių teisės aktų pakeitimai, gali turėti didelės įtakos Projekto įgyvendinimui. Esant pakeitimams gali atsirasti poreikis keisti diegiamos ir tobulinamų informacinių sistemų funkcionalumą, apimtį, architektūrą ir kt., dėl ko reikėtų koreguoti techninę specifikaciją, Projekto įgyvendinimo planą ir imtis kitų nenumatytų veiklų, turinčių įtakos Projekto įgyvendinimo laikui, finansams bei kokybei.

Pasireiškus rizikai, nedelsiant peržiūrimas Projekto įgyvendinimo planas, kuris, esant poreikiui, koreguojamas pagal pasikeitusius teisės aktus.

41 Lentelė. Rizikų valdymo veiksmai

122

Nr. Rizikų grupė Rizikos veiksnys Paaiškinimas Valdymo priemonės

Įrangos, įrenginių ar kito ilgalaikio turto kokybė neužtikrinama dėl žmogiškųjų išteklių.

Kadangi diegiama informacinė sistema yra sudėtingas IT produktas bei reikalauja specifinių informacinės sistemoms funkcionalumų ir neabejotinos kokybės, paslaugos tiekėjų kompetencijos trūkumas gali turėti didelės įtakos informacinės sistemos kokybei.

Skelbiant viešuosius pirkimus, numatomi atitinkami kvalifikaciniai reikalavimai paslaugos tiekėjui, kurie leis minimizuoti šios rizikos pasireiškimo tikimybę.

4. Nepakankamo finansavimo rizika

Finansavimo poreikis pasikeičia dėl padidėjusių investicijų išlaidų.

Kadangi Projekto metu įsigyjamos DUIS ir VATIS / VATARAS tobulinimo paslaugos galės būti aiškiai ir konkrečiai apibrėžtos tik Projekto įgyvendinimo metu: atlikus detalią procesų analizę, standartizavimą, jų aprašymą bei parengus veiklos modelį; parengus technines specifikacijas, numatyta Projekto investicijų suma gali būti nepakankama. Kadangi Projekto metu planuojami pirkimai yra didelės apimties, bet koks nukrypimas nuo planuojamų sumų sukelia nepakankamo finansavimo riziką.

Pasireiškus rizikai, bus nedelsiant ieškoma papildomų finansavimo šaltinių.

Verta paminėti, jog pagrindinės Projekto rizikos bus valdomos mažinant rizikos pasireiškimo tikimybę – įgyvendinant rizikos prevencijos priemones. Pažymėtinos dvi rizikos, kurios bus prisiimamos: viešojo sektoriaus numatytų reikalavimų pasikeitimas bei nepakankamas Projekto finansavimas, kitoms Projekto rizikoms valdyti bus taikomos rizikos prevencijos priemones.


123

Skyriaus santrauka

Projekto kritinis kintamasis – socialinės-ekonominės naudos (darbo užmokesčio informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymas) įvertis. Šio kintamojo pokytis daro reikšmingą įtaką EGDV ir EVGN rodikliams; visgi verta paminėti, jog institucijų darbo užmokesčio informacinių sistemų palaikymo kaštų sutaupymams sumažėjus 25 %, Projekto įgyvendinimas vis dar išlieka naudingas.

Projekto scenarijų analizė parodė, jog visais scenarijais (nuo pesimistinio iki optimistinio) Projekto įgyvendinimas yra nenaudingas finansiškai, tačiau net ir nepalankiomis sąlygomis Projekto ekonominė-socialinė nauda viršija kaštus, todėl Projektas laikomas naudingu.

Projekto kritinio kintamojo, darbo užmokesčio apskaitos informacinių sistemų palaikymo sutaupymo kaštų, rizikos kaštai yra – 2 857 121 Eur (GDV).

Projekto įgyvendinimo metu aktualios rizikos apima projektavimo (planavimo) kokybės, įsigyjamų (atliekamų) paslaugų kokybės, įsigyjamų (pagamintų) įrangos, įrenginių ir kito turto kokybės bei nepakankamo finansavimo rizikų grupes.

124

7. Vykdymo planas

Šiame skyriuje detaliai aprašomas Projekto vykdymo planas, apimantis Projekto trukmę ir etapus, Projekto vietą, komandą bei Projekto prielaidas ir tęstinumą.

Projekto trukmė ir etapai

Projekto įgyvendinimo pradžia laikoma Projekto finansavimo sutarties pasirašymo data. Numatomi Projekto įgyvendinimo etapai:

E1. Procesų standartizavimas ir veiklos modelio parengimas – etapo trukmė 12 mėnesių. Įgyvendinant šio etapo veiklas dalyvauja ir ekspertai. Numatomos etapo veiklos:

V1. Detali procesų analizė, standartizavimas ir aprašymas;

V2. Veiklos modelio parengimas.

E2. VATARAS / VATIS tobulinimas ir darbo užmokesčio apskaitos sistemos diegimas – etapo trukmė 33 mėnesiai. Numatomos etapo veiklos:

V1. Reikalavimų diegėjui ir informacinės sistemos techninės specifikacijos parengimas;

V2. VATIS / VATARAS tobulinimo ir darbo užmokesčio apskaitos funkcionalumo pirkimas ir diegimas;

V3. Techninė priežiūra.

Bendra planuojama Projekto veiklų įgyvendinimo trukmė – 36 mėnesiai. Verta paminėti, jog pagrindiniai Projekto trukmę lemiantys veiksniai yra informacinės sistemos sudėtingumo lygis, didelis suinteresuotų šalių skaičius, viešųjų pirkimų procedūrų vykdymo trukmę. Toliau esančiame paveiksle pateikiamas Projekto įgyvendinimo planas.

125


126

Pažymėtina, kad Projekto įgyvendinimo etapai ir laikotarpiai yra preliminarūs ir gali būti koreguojami atsižvelgiant į pasikeitusias aplinkybes.

20 Pav. Projekto įgyvendinimo planas

127

Projekto vieta

Projektas bus įgyvendinamas VTD, adresu Labdarių g. 8, LT-01120 Vilnius. Projekto metu įdiegta darbo užmokesčio apskaitos informacine sistema ir patobulintais VATIS / VATARAS funkcionalumais galės naudotis visos į Projekto ribas patenkančios institucijos, t. y. šio Projekto vieta neapsiriboja konkrečia fizine teritorija (arba apima visą Lietuvos teritoriją).

Projekto komanda

Planuojama Projekto komanda yra sudaryta iš Projekto vadovo, Projekto finansininko ir Projekto administratoriaus. Pažymėtina, jog ne vėliau kaip per 1 mėnesį nuo Projekto sutarties sudarymo dienos planuojama sudaryti Projekto vykdymo priežiūros grupė, į kurią bus įtraukti ir LR Vidaus reikalų ministerijos atstovai. Verta paminėti, jog Projekto komanda bus atskaitinga Projekto priežiūros grupei.

Toliau detalizuojamos Projekto komandos narių funkcijos bei atsakomybės. Numatomos tokios Projekto komandos funkcijos ir atsakomybės:

Projekto vadovas. Pagrindinė Projekto vadovo atsakomybė – užtikrinti tinkamą Projekto įgyvendinimą. Projekto vadovas atlieka šias funkcijas:

Planuoja laiko ir išteklių naudojimą tikslui pasiekti, prižiūri Projekto įgyvendinamumą bei lėšų naudojimo tinkamumą;

Koordinuoja bendrą Projekto įgyvendinimo eigą, užtikrina rezultatų pasiekiamumą;

Bendrauja su finansavimą administruojančiomis, kontroliuojančiomis, valstybinėmis ir kitomis institucijomis;

Prižiūri Projekto viešųjų pirkimų eigą;

Teikia Projekto komandai visą su Projektu susijusią informaciją;

Organizuoja Projekto komandos ir tiekėjų darbą, jį koordinuoja, tiesiogiai bendrauja su tiekėjais, kontroliuoja sutarčių vykdymą;

Vertina pasiektus veiklos rezultatus;

Organizuoja visos reikiamos informacijos rengimą ir teikimą turinčioms teisę gauti tokią informaciją institucijoms bei asmenims, užtikrina, kad dokumentai būtų prieinami turintiems teisę juos tikrinti asmenims ir institucijoms;

Užtikrina Projekto dokumentų saugojimą, atsekamumą;

Vykdo kitą veiklą, susijusią su Projekto sėkmingu įgyvendinimu.

Projekto finansininkas. Pagrindinė Projekto finansininko atsakomybė – užtikrinti Projekto finansų valdymą bei tinkamą Projekto buhalterinės apskaitos tvarkymą. Projekto finansininkas atlieka šias funkcijas:

Rengia finansines ataskaitas;

Organizuoja Projekto netinkamų finansuoti iš ES struktūrinių fondų lėšų išlaidų apmokėjimą;

Rengia mokėjimo pavedimus;

Tvarko bankinių dokumentų ir faktinių išlaidų apskaitą;

Registruoja sąskaitas faktūras, susijusias su Projektu;

Tvarko darbo laiko apskaitos dokumentus, kuriuose žymimas darbuotojų prie Projekto dirbtas darbo laikas, skaičiuoja darbo užmokestį darbuotojams, dirbantiems su Projektu;

Tvarko atsiskaitymų su paslaugų teikėjais ir prekių tiekėjais apskaitą;

Bendradarbiauja su suinteresuotais asmenimis;

Užtikrina, kad finansiniai dokumentai būtų prieinami turintiems teisę juos tikrinti asmenims ir institucijoms.

128

Projekto administratorius. Pagrindinė Projekto administratoriaus funkcija – užtikrinti sklandų Projekto veiklų vykdymą. Projekto administratorius atlieka šias funkcijas:

Rengia viešųjų pirkimų dokumentaciją;

Prižiūri Projekto viešųjų pirkimų eigą;

Dalyvauja tiekėjų pasiūlymų vertinime, tiekėjų atrankoje;

Organizuoja visos reikiamos informacijos rengimą ir teikimą turinčioms teisę gauti tokią informaciją institucijoms bei asmenims, užtikrina, kad dokumentai būtų prieinami turintiems teisę juos tikrinti asmenims ir institucijoms;

Užtikrina Projekto dokumentų saugojimą, atsekamumą;

Vykdo kitas veiklas, susijusią su Projekto sėkmingu įgyvendinimu.

Visų Projekto įgyvendinimui reikalingų prekių, paslaugų tiekėjus numatoma atrinkti vykdant viešuosius pirkimus. Projekto viešuosius pirkimus, vadovaujantis LR viešųjų pirkimų įstatymu bei viešųjų pirkimų taisyklėmis, vykdys Projekto organizacija – VTD. Viešųjų pirkimų procedūrų taikymas leis užtikrinti, kad būtų pasirinkti visus kvalifikacinius reikalavimus atitinkantys paslaugų tiekėjai. Su konkursus laimėjusiais ūkio subjektais bus sudaromos sutartys, nurodančios tikslius reikalavimus ir terminus prekėms, veikloms bei paslaugoms atlikti. Verta paminėti, jog už sutarties nesilaikymą paslaugų tiekėjams bus taikomos sutartyje numatytos sankcijos.

Projekto prielaidos ir tęstinumas

Įgyvendinus Projektą centralizuota darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema bus prieinama naudotis valstybės tarnautojų ir darbuotojų darbo užmokesčio apskaitos bei su ja susijusių personalo valdymo procesų vykdymui visoms valstybės ir savivaldybių įstaigoms ir institucijoms, patenkančioms į Projekto ribas (žr. 2.4. Projekto ribos). Atsižvelgiant į 1.3 skyriuje (Projekto teisinė aplinka) numatytus teisės aktų pakeitimus, visos šios institucijos bus įpareigotos darbo užmokesčio apskaitą ir su tuo susijusius žmogiškųjų išteklių valdymo procesus vykdyti naudojant VATARAS / VATIS bei Projekto metu įdiegtą darbo užmokesčio apskaitos procesams vykdyti skirtą informacinę sistemą (VATIS posistemę), taip užtikrinant Projekto rezultatų tęstinumą visu Projekto ataskaitiniu laikotarpiu.

Įgyvendinus Projektą nacionaliniu mastu bus standartizuoti darbo užmokesčio apskaitos ir su ja susiję personalo valdymo procesai institucijose. Atsižvelgiant į tai, taip pat į parengtą veiklos modelį, institucijoms valstybės tarnautojų ir darbuotojų darbo užmokesčio apskaita ir su ja susijusius procesus pradės vykdyti naudojant centralizuotą informacinę sistemą, taip šie procesai taps stabilūs ir optimizuoti.

Įdiegus centralizuotą darbo užmokesčio apskaitos informacinę sistemą visų institucijų buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojai bus apmokyti naudotis informacine sistema darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesams vykdyti. Įdiegus centralizuotą informacinę sistemą buhalterijos ir personalo administravimo padalinių darbuotojai galės efektyviau vykdyti darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusius procesus, bus išvengta darbų dubliavimo, užtikrinta faktinių darbo užmokesčio duomenų kokybė nacionaliniu mastu.

Projekto organizacija (VTD) bus atsakinga už Projekto tęstinumą ir VATARAS / VATIS būklės palaikymą bei tvarkymą. Verta paminėti, jog VTD yra teisės aktais 47 įpareigotas užtikrinti tinkamą VATARAS / VATIS priežiūrą – tai užtikrina, jog Projekto metu įdiegtos informacinės sistemos bus tinkamai prižiūrimos. VTD įsipareigoja Projekto metu įsigytas sistemas ir kitus produktus naudoti ne mažiau nei 5 m.

47 Remiantis LR Vyriausybės 2012 m. spalio 31 m. nutarimu Nr. 1323.

129

Verta aptarti ir Projekto plėtros galimybes. Pažymėtina, jog vadovaujantis sėkminga ES valstybių-narių patirtimi, būtų galima ateityje darbo užmokesčio apskaitos procesus centralizuoti ir veiklos lygmenyje, įsteigiant bendrųjų kompetencijų centrus, vykdančius darbo užmokesčio apskaitos ir su tuo susijusių žmogiškųjų išteklių valdymo procesus visoms institucijoms. Remiantis ES valstybių-narių patirtimi Projektas galėtų būtų plečiamas ir centralizuojant institucijų finansinės apskaitos ar kitus administracinius procesus.

Skyriaus santrauka

Projekto veiklos yra skirstomos į du etapus:

Procesų standartizavimas ir veiklos modelio parengimas (trukmė 12 mėn.);

Darbo užmokesčio informacinės sistemos ir VATARAS / VATIS tobulinimų diegimas (trukmė 33 mėn.);

Pagal parengtą Projekto planą Projektą įgyvendinti planuojama per 36 mėn. Už Projekto įgyvendinimą atsako Projekto komanda, kurią sudaro Projekto vadovas, Projekto administratorius ir Projekto finansininkas (atskaitingi Projekto priežiūros grupei).

Projektas bus įgyvendinamas VTD, adresu Labdarių g. 8, LT-01120 Vilnius, tačiau projekto veikla bus vykdoma visos Lietuvos mastu ir konkrečia fizine teritorija neapsiriboja.

Projekto tęstinumas yra užtikrinamas numatytais teisės aktų pakeitimais, įpareigojančiais institucijas naudoti VATARAS / VATIS funkcionalumus darbo užmokesčio apskaitos procesams vykdyti. Verta paminėti, jog Projekto organizacija yra patikima ir užtikrina, jog informacinių sistemų būklė viso Projekto ataskaitiniu laikotarpiu bus tinkama numatytam institucijų naudojimui.

Pažymėtina, jog ateityje yra galima Projekto plėtra, kurios metu, remiantis sėkminga ES valstybių-narių patirtimi, ateityje galima darbo užmokesčio apskaitos procesus centralizuoti ir veiklos lygmenyje bei praplėsti centralizuojamų procesų apimtį, įtraukiant institucijų finansinės apskaitos ar kitus administracinius procesus.

130

Naudoti šaltiniai

Teisės aktai

1. 2014 m. kovo 3 d. Europos Komisijos deleguotasis reglamentas (ES) Nr. 480/2014, kuriuo papildomas Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) Nr. 1303/2013.

2. 2015 m. kovo 25 d. LR Vyriausybės pasitarimo protokolas Nr. 15.

3. LR civilinės krašto apsaugos tarnybos statutas, patvirtintas LR 2003 m. liepos 1 d. įstatymu Nr. IX-1669.

4. LR Darbo kodeksas, patvirtintas 2002 m. birželio 4 d. įstatymu Nr. IX-926.

5. LR Diplomatinės tarnybos įstatymas, patvirtintas LR 1998 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. VIII-1012.

6. LR Tarnybos Kalėjimų departamente prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos statutas, patvirtintas LR 2014 m. gruodžio 16 d. įstatymo Nr. XII-1447 redakcija.

7. LR valstybės saugumo departamento statutas, patvirtintas LR 2002 m. liepos 5 d. įstatymu Nr. IX-1042.

8. LR Vyriausybės 2001 m. spalio 4 d. nutarimas Nr. 1196.

9. LR Vyriausybės 2002 m. rugpjūčio 10 d. nutarimas Nr. 1255.

10. LR Vyriausybės 2003 m. gegužės 25 d. nutarimas Nr. 650.

11. LR Vyriausybės 2012 m. spalio 31 m. nutarimas Nr. 1323.

12. LR Vyriausybės 2015 m. gegužės 13 d. nutarimas Nr. 498 „Dėl valstybės informacinių išteklių infrastruktūros konsolidavimo ir jos valdymo optimizavimo“ .

13. Operatyvinių tarnybų departamento prie Krašto apsaugos ministerijos statutas, patvirtintas LR 2003 m. rugsėjo 23 d. įstatymu Nr. IX-1743.

14. Specialiųjų tyrimų tarnybos statutas, patvirtintas LR 2003 m. balandžio 1 d. įstatymu Nr. IX-1409.

15. Tarnybos LR Muitinėje statutas, patvirtinto LR 2000 m. spalio 10 d. įstatymu Nr. VIII-1986.

16. Valstybės tarnybos registro nuostatai, patvirtinti Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. rugpjūčio 10 d. nutarimo Nr. 1255, ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2014 m. vasario 26 d. nutarimo Nr. 203 redakcija.

17. Valstybės tarnybos valdymo informacinės sistemos nuostatai, patvirtinti Valstybės tarnybos departamento prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos direktoriaus 2007 m. sausio 8 d. įsakymu Nr. 27V-8.

18. Valstybinės mokesčių inspekcijos prie LR Finansų ministerijos viršininko 2004 m. liepos 26 d. įsakymas Nr. VA-145.

19. Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus įsakymas Nr. V-243.

20. Vidaus tarnybos statutas, patvirtintas LR 2015 m. birželio 25 d. įstatymo Nr. XII-1855 redakcija.

Kiti šaltiniai

1. 2014-2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos 10 prioriteto „Visuomenės poreikius atitinkantis ir pažangus viešasis valdymas“ Nr. 10.1.1-ESFA-V-913 priemonės „Valstybės institucijų ir įstaigų vidaus administravimo tobulinimas“ projektų finansavimo sąlygų aprašas.

2. Belgijos valstybės tarnybos bendrųjų paslaugų centro „Persopoint“ internetinė svetainė, nuoroda: http://www.persopoint.be.

3. Danijos valstybės tarnybos administravimo internetinis puslapis, nuoroda: http://www.statens-adm.dk/.

4. Didžiosios Britanijos naujos kartos bendrųjų paslaugų centro strategija 2016 m.

131

5. Estijos bendrųjų paslaugų centro duomenys, 2016 m.

6. Eurostat duomenys, nuoroda: http://ec.europa.eu/eurostat.

7. Investicijų projektų, kuriems siekiama gauti finansavimą iš ES struktūrinės paramos ir/ ar valstybės biudžeto lėšų, rengimo metodika, patvirtinta VšĮ Centrinės projektų valdymo agentūros direktoriaus 2014 gruodžio 31 d. įsakymu Nr. 2014/8-337

8. Kasmetinės reformos pažangos įgyvendinimo ataskaitos, nuoroda: http://reformplan.per.gov.ie/2_efficiency/2_efficiency.html.

9. Konversijos koeficientų, socialinės-ekonominės naudos (žalos) įverčių apskaičiavimo metodika, 2014 m.

10. LR Finansų ministerijos ES struktūrinės paramos internetinis puslapis.

11. Metinė Airijos viešojo sektoriaus reformos ataskaita, 2016 m.

12. Nacionalinio Estijos bendrųjų paslaugų projekto metinė ataskaita, 2016 m.

13. Nepriklausoma Airijos viešojo sektoriaus bendrųjų paslaugų reformos įvertinimo ataskaita.

14. Olandijos viešojo sektoriaus administravimo internetinė svetainė, nuoroda: http://www.p-direkt.nl/.

15. Prancūzijos viešojo sektoriaus administravimo internetinė svetainė, nuoroda: http://www.fonction-publique.public.lu/fr/structure-organisationnelle/ape/index.html.

16. Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės, patvirtintos LR Finansų ministro įsakymu Nr. 1K-316, 2014 m. spalio 8 d

17. Suomijos bendrųjų paslaugų centro internetinė svetainė, nuoroda: http://palkeet.fi/.

18. Švedijos bendrųjų paslaugų centro metinė ataskaita, 2016 m.

19. Valstybės informacinių sistemų gyvavimo ciklo valdymo metodika, patvirtinta Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Susisiekimo ministerijos direktoriaus 2014 m. vasario 25 d. įsakymu Nr. T-29 „Dėl Valstybės informacinių sistemų gyvavimo ciklo valdymo metodikos patvirtinimo“, 3 priedas.

20. VTD Portalas, nuoroda: http://portalas.vtd.lt/lt/text/tekstai/istaigoms/vataras-ir-vatis/valstybes-tarnybos-valdymo-informacine-sistema-vatis-442.html.

132

1 priedas. Institucijų apklausos anketa

Informacija apie

respondentą

Institucija

Kontaktai pasiteiravimui:

Pareigos

Vardas ir pavardė

Tel nr.

El. pašto adresas

Žmogiškieji ištekliai

Atsakymas

1 Ar darbo užmokesčio apskaitą atliekate tik savo institucijos dirbantiesiems?

2* Įvardinkite aptarnaujamų institucijų skaičių, kurioms apskaitote darbo užmokestį. (Pildyti, jei į 1 klausimą atsakėte „Savo ir kitų institucijų“)

3 Kokiam skaičiui dirbančiųjų Jūsų institucija skaičiuoja ir išmoka darbo užmokestį?

4 Kuris padalinys Jūsų įstaigoje atsakingas už darbo laiko apskaitos žiniaraščių užpildymą? (Atsakymo variantas „Veiklos“ reiškia, kad kiekvienas institucijos padalinys atsako už jam priklausančių darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščio užpildymą).

Buhalteriai /

Apskaitininkai Personalo specialistai

5 Nurodykite, kiek kiekvienos iš šių sričių pareigybių yra Jūsų institucijoje?

6 Kokia, Jūsų nuomone, šių pareigybių darbo laiko dalis (procentais) skiriama 7-ame klausime išvardintiems darbo užmokesčio apskaitos procesams?

7

Paskirstykite darbo užmokesčio apskaitos funkcijoms skiriamą darbo laiką per tipinį mėnesį. Laiką įvardinkite 5 % tikslumu (pvz., 10 %, 15 %) taip, jog vienos srities dirbančiųjų laiko suma būtų 100 %.

Funkcija Darbo užmokesčio apskaitos

specialistai (buhalteriai) Personalo specialistai

Darbo laiko žiniaraščio pildymas


Atostogų planavimas ir administravimas

Nedarbingumo pašalpos apskaita

Komandiruočių administravimas

Darbo užmokesčio išmokėjimas

Darbo užmokesčio lapelių siuntimas / teikimas darbuotojams

Kiti su personalo ir darbo užmokesčio apskaita susiję procesai

Iš viso 0 % 0 %

Programinė įranga ir jos palaikymas

Atsakymas

8 Ar darbo užmokesčio apskaitai ir personalo valdymui Jūsų institucijoje yra naudojama ta pati informacinė sistema? (Jei atsakėte „Taip“, į 10B-19B klausimus neatsakykite.)

133

Darbo užmokesčio apskaitos informacinė sistema - atsakydami į 9A-20A klausimus pateikite informaciją apie darbo užmokesčio apskaitos sistemą.

Atsakymas

9A Ar darbo užmokesčio apskaitai naudojama informacinė sistema (ar IT įrankis) yra buhalterinės apskaitos informacinės sistemos dalis?

10A Nurodykite informacinės sistemos (ar IT įrankio) pavadinimą.

11A Nurodykite informacinės sistemos (ar IT įrankio) kūrėją / diegėją.

12A Nurodykite turimą informacinės sistemos (ar IT įrankio) licencijų skaičių.

13A Nurodykite informacinės sistemos (ar IT įrankio) licencijų tipą.

14A Kiek Jūsų institucijoje yra kompiuterizuotų darbo vietų, kuriose yra įdiegta ši programinė įranga?

15A* Ar pavaldžių institucijų darbo užmokesčio apskaitai naudojate tą pačią informacinę sistemą (ar IT įrankį)? (Pildyti, jei į 1 klausimą atsakėte „Savo ir kitų institucijų“)

16A

Su kuriomis iš šių informacinių sistemų ar registrų yra integruota Jūsų darbo užmokesčio apskaitos sistema ar kitas darbo užmokesčio apskaitai naudojamas IT įrankis?

Atsakymas Integracijos

būdas Technologija

Išorinės sistemos

VATARAS ir VATIS

SODRA informacinėmis sistemomis

VMI informacinėmis sistemomis

Teritorinių ligonių kasų informacinė sistema

Statistikos departamento informacinė sistema

Valstybės biudžeto apskaitos ir mokėjimų sistema (VBAMS)

Kita (įvardykite)

Vidinės sistemos

Dokumentų valdymo sistema

Buhalterinės apskaitos sistema (pildoma, jei sistema yra atskirai nuo darbo užmokesčio apskaitos sistemos)

Active directory

Išteklių (turto) valdymo sistema

Kitomis (pvz., dirbančiųjų praėjimo kontrolės / fizinės darbo laiko apskaitos sistema, mokymų planavimo sistema) Nurodykite konkrečias.

Atsakymas

17A*

Ar integracija su VBAMS vykdoma tiesiogiai iš darbo užmokesčio apskaitos sistemos? (Pildyti, jei 16A klausime pažymėjote, jog yra integracija su VBAMS.) Jei vykdoma netiesiogiai, tarpinę sistemą įvardykite gretimame langelyje.

Pavadinimas Įsigijimo metai

18A Nurodykite, kokią duomenų bazių valdymo sistemą naudojate darbo užmokesčio apskaitos vykdymui.

134

Atsakymas

19A Ar Jūsų įstaiga yra pasirašiusi sutartį su paslaugų tiekėju dėl darbo užmokesčio apskaitos programinės įrangos priežiūros, palaikymo, plėtros?

20A* Iki kurių metų galioja institucijos pasirašyta sutartis su paslaugų tiekėju? (Pildyti, jei į 19A klausimą atsakėte „Taip“.)

Personalo valdymo informacinė sistema - toliau atsakydami į 10B-19B klausimus pateikite informaciją apie personalo valdymo informacinę sistemą.

Atsakymas

10B Nurodykite informacinės sistemos (ar IT įrankio) pavadinimą.

11B Nurodykite informacinės sistemos (ar IT įrankio) kūrėją / diegėją.

12B Nurodykite turimą informacinės sistemos (ar IT įrankio) licencijų skaičių.

13B Nurodykite informacinės sistemos (ar IT įrankio) licencijų tipą.

14B Kiek Jūsų institucijoje yra kompiuterizuotų darbo vietų, kuriose yra įdiegta ši programinė įranga?

15B* Jei vykdote personalo valdymo procesus ir pavaldžioms institucijoms, ar tam naudojate tą pačią informacinę sistemą (ar IT įrankį)? (Pildyti, jei į 1 klausimą atsakėte „Savo ir kitų institucijų“)

16B

Su kuriomis iš šių informacinių sistemų ar registrų yra integruota Jūsų personalo valdymo informacinė sistema ar kitas personalo valdymui naudojamas IT įrankis?

Atsakymas Integracijos

tipas Technologija

Išorinės sistemos

VATARAS ir VATIS

SODRA informacinėmis sistemomis

VMI informacinėmis sistemomis

Teritorinių ligonių kasų informacinė sistema

Statistikos departamento informacinė sistema

Kita (įvardykite)

Vidinės sistemos

Dokumentų valdymo sistema

Buhalterinės apskaitos sistema

Active directory

Išteklių (turto) valdymo sistema


Pavadinimas Įsigijimo

metai

17B Nurodykite, kokią duomenų bazių valdymo sistemą naudojate personalo valdymui.

135

Atsakymas

18B Ar Jūsų įstaiga yra pasirašiusi sutartį su paslaugų tiekėju dėl personalo valdymo programinės įrangos priežiūros, palaikymo, plėtros?

19B* Iki kurių metų galioja institucijos pasirašyta sutartis su paslaugų tiekėju? (Pildyti, jei į 18B klausimą atsakėte „Taip“.)

21

Kiek kainavo šių sistemų (ar IT įrankių) įsigijimas / įdiegimas ir kokie jų palaikymo ir priežiūros metiniai kaštai (iš išorės perkamos paslaugos, neįskaičiuojant vidinių darbuotojų darbo užmokesčio)? Prašome užpildyti lentelę. (Jeigu nuomojama, prie įdiegimo kainos rašykite 0; jei įsigijote kelis kartus arba kartu su palaikymo paslaugomis, parašykite bendrą kainą.)

Informacinė sistema

Įsigijimo (įdiegimo)

kaina (EUR) su PVM

Įsigijimo (įdiegimo baigimo)

metai

Metinė palaikymo kaina, įskaitant licencijas,

priežiūrą, palaikymą, tobulinimą (EUR) su PVM

Darbo užmokesčio apskaitos sistema*

Personalo valdymo sistema**

Kitos susijusios sistemos arba IT įrankiai (pavyzdžiui, darbo laiko valdymui ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių formavimui)

* Jei 9A klausime nurodėte, jog informacinė sistema yra buhalterinės apskaitos informacinės sistemos dalis, nurodykite bendrą pirkimo sumą.

** Jei 8 klausime nurodėte, jog personalo valdymo ir darbo užmokesčio apskaitos sistema yra bendra, visą sumą nurodykite prie darbo užmokesčio apskaitos sistemos.

IT dirbantieji Kiti dirbantieji

22

Kokia yra institucijos visų dirbančiųjų darbo laiko suma per mėnesį (valandomis) skiriama darbo užmokesčio apskaitos ir personalo valdymo programinės įrangos priežiūrai, palaikymui, plėtrai?

Kiti klausimai

Atsakymas

23 Ar patiriate papildomų išlaidų, susijusių su darbo užmokesčio skaičiavimu ir išmokėjimu, kaip pavyzdžiui, konsultacinėms paslaugoms, procesų tobulinimui ir kt., neįskaitant programinės įrangos įsigijimo ir neįskaitant įstaigos dirbančiųjų darbo užmokesčio?

24* Nurodykite šių išlaidų vidutinį dydį per pastaruosius trejus metus (Eur su PVM). Pildyti, jei į prieš tai esantį klausimą atsakėte „Taip“.

25 Nurodykite, kiek iš viso darbo užmokesčio skaičiavimo algoritmų (pvz., dėl skirtingų finansavimo šaltinių) šiuo metu taikoma įstaigoje.

26 Nurodykite, kiek daugiausiai skirtingų darbo užmokesčio skaičiavimo algoritmų (pvz. dėl skirtingų finansavimo šaltinių) šiuo metu taikoma vienai pareigybei.

136

27

Kurioje informacinėje sistemoje ar kitame IT įrankyje yra kaupiami šie duomenys apie dirbantįjį? Taip pat prašome nurodyti nuo kurių metų ši informacija apie dirbantįjį yra prieinama skaitmeniniame formate atitinkamoje sistemoje.

Duomenų tipas DU

apskaitos IS

Personalo valdymo IS

VATARAS / VATIS

Kita IS ar IT

įrankis

Metai, nuo kurių info. prieinama

skaitm. formate

Kontaktinė informacija

Šeiminę padėtį apibūdinanti informacija

Užimama pareigybė (įskaitant ir istorinius duomenis)


Darbo laiko grafikas

Faktiniai darbo laiko duomenys

Informacija apie planuojamas ir suteiktas atostogas

Komandiruočių informacija

Laikino nedarbingumo informacija

Kurių darbo užmokesčio apskaitos procesų automatizavimas, Jūsų nuomone, galėtų labiausiai prisidėti prie įstaigos veiklos efektyvumo didinimo?

28

Įvertinkite esamą automatizavimo

laipsnį (1 - neautomatizuota, 5 -

pilnai automatizuota)

Siektinas automatizavimo

laipsnis (1 - neautomatizuota, 5 -

pilnai automatizuota)

Svarba (I lygis - labiausiai svarbu, III

lygis - mažiausiai svarbu)

Darbo laiko žiniaraščio pildymas


Atostogų planavimas ir administravimas

Nedarbingumo pašalpos apskaita

Komandiruočių administravimas

Darbo užmokesčio išmokėjimas

Darbo užmokesčio lapelių siuntimas / teikimas darbuotojams

Ataskaitos (SODRA, VMI, Statistikos departamento, vidinės institucijos veiklos valdymo ataskaitos)

Integracijos

29 Kokius, 28 klausime nepaminėtus, darbo užmokesčio apskaitos ar susijusius procesus, Jūsų nuomone, būtų galima tobulinti automatizuojant?

30 Jei turite papildomų komentarų ar pastabų, prašome nurodyti klausimo numerį ir jam skirtą pastabą.

137

2 priedas. Institucijų apklausos duomenų apžvalga

Šiame priede pateikiama surinktų duomenų apžvalga pagal anketą (žr. 3 priedas). Duomenys yra surinkti iš 13 Lietuvos Respublikos institucijų.

1 klausimas: Ar darbo užmokesčio apskaitą atliekate tik savo institucijos dirbantiesiems?

„Tik savo“ – pasirinko 8 institucijos; „Savo ir kitų institucijų“ – pasirinko 5 institucijos.

2 klausimas: Įvardinkite aptarnaujamų institucijų skaičių, kurioms apskaitote darbo užmokestį. (Pildyti, jei į 1 klausimą atsakėte „Savo ir kitų institucijų“)

Penkių institucijų pateikti duomenys: 2; 6; 8; 11; 11.

3 klausimas: Kokiam skaičiui dirbančiųjų Jūsų institucija skaičiuoja ir išmoka darbo užmokestį?

Septynios institucijos atsakė: 130-260; viena institucija: ~500; dvi institucijos: ~1300; dvi institucijos: 2200-3200; viena institucija: ~12000 darbuotojų.

4 klausimas. Kuris padalinys Jūsų įstaigoje atsakingas už darbo laiko apskaitos žiniaraščių užpildymą? (Atsakymo variantas „Veiklos“ reiškia, kad kiekvienas institucijos padalinys atsako už jam priklausančių darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščio užpildymą).

„Veiklos skyrius“ – pasirinko 10 institucijų; „Personalo skyrius“ – pasirinko 3 institucijos.

5 - 7 klausimų rezultatai pateikiami apskaičiavus skiriamo laiko vidurkius, konkrečiai funkcijai, pagal institucijos darbuotojų skaičių ir buhalterių bei personalo darbuotojų kiekį.

Procesas Buhalterių skiriamas laikas Personalo darbuotojų skiriamas laikas

Darbo laiko žiniaraščio pildymas 18.2 89.4

Darbo užmokesčio skaičiavimas 536.9 13.4

Atostogų planavimas ir administravimas 29.3 387.5

Nedarbingumo pašalpos apskaita 72.2 0.0

Komandiruočių administravimas 53.4 201.4

Darbo užmokesčio išmokėjimas 100.1 0.0

Darbo užmokesčio lapelių siuntimas / teikimas darbuotojams 50.4 0.0

Kiti, su personalo administravimu ir darbo užmokesčio apskaita susiję procesai 148.3 385.1

Iš viso: 1009.2 1076.9

Pastaba: pateikiamos valandos, skiriamos 100 dirbančiųjų per metus.

8 klausimas. Ar darbo užmokesčio apskaitai ir personalo valdymui Jūsų institucijoje yra naudojama ta pati informacinė sistema? (Jei atsakėte „Taip“, į 10B-19B klausimus neatsakykite.)

„Taip“ – pasirinko 6 institucijos; „Ne“ – pasirinko 7 institucijos.

10A, 11A klausimai. Nurodykite informacinės sistemos (ar IT įrankio) pavadinimą. Nurodykite informacinės sistemos (ar IT įrankio) kūrėją / diegėją.

42 Lentelė. Darbo užmokesčio apskaitos procesams skiriamas laikas


138

Vikarina (UAB „Vikarinos technologijos“) – 2 institucijos; Alga (IĮ „Edrana Baltic“) – 3 institucijos; Stekas (UAB „Stekas“) – 4 institucijos; FAS DU (UAB „ERP“) – 1 institucija; PASKATA (UAB „Affecto Lietuva“) – 1 institucija; Apskaita (G. Jonausko firma „Alfitas“) – 1 institucija; SAP – 1 institucija.

12A, 14A klausimai. Nurodykite turimą informacinės sistemos (ar IT įrankio) licencijų skaičių. Kiek Jūsų institucijoje yra kompiuterizuotų darbo vietų, kuriose yra įdiegta ši programinė įranga?

Licencijų ir kompiuterizuotų darbo vietų skaičius yra dažnu atveju toks pat vienoje institucijoje. Rezultatai: ~3000 – 1 institucijoje; ~500 – 1 institucijoje; ~120 – 1 institucijoje; ~15 – 2 institucijose; 1 – 10 – 8 institucijose.

13A klausimas. Nurodykite informacinės sistemos (ar IT įrankio) licencijų tipą.

Licencijuojama vardiniais naudotojais – 8 institucijos; licencijuojama konkurentiniais naudotojais (maksimalus vienu metu dirbančių naudotojų skaičius) – 1 institucija; licencijuojama neribojant naudotojų/techninės įrangos pajėgumo (viena licencija visai organizacijai) – 1 institucija; konkurenciniai vartotojai – 1 institucija; neatsakė – 2 institucijos.

15A klausimas. Ar pavaldžių institucijų darbo užmokesčio apskaitai naudojate tą pačią informacinę sistemą (ar IT įrankį)? (Pildyti, jei į 1 klausimą atsakėte „Savo ir kitų institucijų“)

„Taip“ atsakė – 6 institucijos.

16A klausimas. Su kuriomis iš šių informacinių sistemų ar registrų yra integruota Jūsų darbo užmokesčio apskaitos sistema ar kitas darbo užmokesčio apskaitai naudojamas IT įrankis?

Atsakymas

Išorinės sistemos

VATARAS ir VATIS 1

SODRA informacinėmis sistemomis 5

VMI informacinėmis sistemomis 5

Teritorinių ligonių kasų informacinė sistema -

Statistikos departamento informacinė sistema 3

Valstybės biudžeto apskaitos ir mokėjimų sistema (VBAMS) 1

Kita (įvardykite) -

Vidinės sistemos

Dokumentų valdymo sistema -

Buhalterinės apskaitos sistema (pildoma, jei sistema yra atskirai nuo darbo užmokesčio apskaitos sistemos)

8

Active directory 2

Išteklių (turto) valdymo sistema -


1

17A klausimas. Ar integracija su VBAMS vykdoma tiesiogiai iš darbo užmokesčio apskaitos sistemos? (Pildyti, jei 16A klausime pažymėjote, jog yra integracija su VBAMS.) Jei vykdoma netiesiogiai, tarpinę sistemą įvardykite gretimame langelyje.

Naudojamasi šiomis tarpinėmis sistemomis: BAFVS (Buhalterinės apskaitos ir finansų valdymo sistema); FVAIS; Finansinės apskaitos IS Visma business.

18A klausimas. Nurodykite, kokią duomenų bazių valdymo sistemą naudojate darbo užmokesčio apskaitos vykdymui.

Institucijos nurodė, šias duomenų bazes: Oracle – 4 institucijos; Microsoft SQL 2008 DBVS – 1 institucija; MS SQL express, nemokama – 1 institucija; Kitos DB – 7 institucijos.

43 Lentelė. Informacinių sistemų integracija su darbo užmokesčio apskaitos sistema


139

19A klausimas. Ar Jūsų įstaiga yra pasirašiusi sutartį su paslaugų tiekėju dėl darbo užmokesčio apskaitos programinės įrangos priežiūros, palaikymo, plėtros?

„Taip“ – 12 institucijų; „Ne“ – 1 institucija.

20A klausimas. Iki kurių metų galioja institucijos pasirašyta sutartis su paslaugų tiekėju? (Pildyti, jei į 19A klausimą atsakėte „Taip“.)

Iki 2016 m. – 1 institucija; iki 2017 m. – 5 institucijos; iki 2018 m. – 4 institucijos; iki 2019 m. – 1 institucija; iki 2020 m. ir ilgiau – 1 institucija.

10B, 11B klausimai. Nurodykite informacinės sistemos (ar IT įrankio) pavadinimą. Nurodykite informacinės sistemos (ar IT įrankio) kūrėją / diegėją.

Vikarina ŽRV (UAB „Vikarinos technologijos“) – 1 institucija; Stekas (UAB „Stekas“) – 3 institucijos; FAS SAP HR (UAB „ERP“) – 1 institucija; SAP – 1 institucija.

12B, 14B klausimai. Nurodykite turimą informacinės sistemos (ar IT įrankio) licencijų skaičių. Kiek Jūsų institucijoje yra kompiuterizuotų darbo vietų, kuriose yra įdiegta ši programinė įranga?

Licencijų ir kompiuterizuotų darbo vietų skaičius yra dažnu atveju toks pat vienoje institucijoje. Rezultatai: ~3000 – 1 institucijoje; 30-50 – 2 institucijose; 1-10 – 4 institucijose.

13B klausimas. Nurodykite informacinės sistemos (ar IT įrankio) licencijų tipą.

Licencijuojama vardiniais naudotojais – 5 institucijos; licencijuojama neribojant naudotojų/techninės įrangos pajėgumo (viena licencija visai organizacijai) – 1 institucija; konkurenciniai vartotojai – 1 institucija.

15A klausimas. Ar pavaldžių institucijų darbo užmokesčio apskaitai naudojate tą pačią informacinę sistemą (ar IT įrankį)? (Pildyti, jei į 1 klausimą atsakėte „Savo ir kitų institucijų“)

„Taip“ atsakė – 3 institucijos.

16B klausimas. Su kuriomis iš šių informacinių sistemų ar registrų yra integruota Jūsų personalo valdymo informacinė sistema ar kitas personalo valdymui naudojamas IT įrankis?

Atsakymas

Išorinės sistemos

VATARAS ir VATIS 2

SODRA informacinėmis sistemomis 2

VMI informacinėmis sistemomis 1

Teritorinių ligonių kasų informacinė sistema 1

Statistikos departamento informacinė sistema -

Kita (įvardykite) -

Vidinės sistemos

Dokumentų valdymo sistema 3

Buhalterinės apskaitos sistema 5

Active directory 2

Išteklių (turto) valdymo sistema 1


-

Personalo valdymo informacinės sistemos integracijos su kitomis sistemomis yra labai skirtingos. Daugiausia naudojamas integracijos būdas – vienpusis automatinis, tačiau taip pat naudojami: vienpusis rankinis ir dvipusis automatinis. Integracija vykdoma pasitelkiant šias technologijas: DB-DB sąsaja, Webservice, XML rinkmena ir kt.

17B klausimas. Nurodykite, kokią duomenų bazių valdymo sistemą naudojate personalo valdymui.

44 Lentelė. Informacinių sistemų integracija personalo valdymo informacine sistema


140

Institucijos nurodė, šias duomenų bazes: Oracle – 3 institucijos; Microsoft SQL 2008 DBVS – 1 institucija; Kitos DB – 2 institucijos.

18B klausimas. Ar Jūsų įstaiga yra pasirašiusi sutartį su paslaugų tiekėju dėl personalo valdymo programinės įrangos priežiūros, palaikymo, plėtros?

„Taip“ – 6 institucijos; „Ne“ – 7 institucijos.

19B klausimas. Iki kurių metų galioja institucijos pasirašyta sutartis su paslaugų tiekėju? (Pildyti, jei į 18B klausimą atsakėte „Taip“.)

Iki 2017 m. – 2 institucijos; iki 2018 m. – 2 institucijos; iki 2020 m. ir ilgiau – 1 institucija.

21 klausimas. Kiek kainavo šių sistemų (ar IT įrankių) įsigijimas / įdiegimas ir kokie jų palaikymo ir priežiūros metiniai kaštai (iš išorės perkamos paslaugos, neįskaičiuojant vidinių darbuotojų darbo užmokesčio)? Prašome užpildyti lentelę. (Jeigu nuomojama, prie įdiegimo kainos rašykite 0; jei įsigijote kelis kartus arba kartu su palaikymo paslaugomis, parašykite bendrą kainą.)

Informacinė sistema Įsigijimo (įdiegimo) kaina (EUR) su PVM

Metinė palaikymo kaina, įskaitant licencijas,

priežiūrą, palaikymą, tobulinimą (EUR) su PVM

Darbo užmokesčio apskaitos sistema* 137872 20103

Personalo valdymo sistema** 776 0

Kitos susijusios sistemos arba IT įrankiai (pavyzdžiui, darbo laiko valdymui ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių formavimui)

444 0


22 klausimas. Kokia yra institucijos visų dirbančiųjų darbo laiko suma per mėnesį (valandomis) skiriama darbo užmokesčio apskaitos ir personalo valdymo programinės įrangos priežiūrai, palaikymui, plėtrai?

IT dirbantieji: 0 val. – 1 institucija; iki 8 val. – 6 institucijos; 8-24 val. – 1 institucija; 24-72 val. – 1 institucija; 72-168 val. – 3 institucijos; daugiau nei 168 val. – 1 institucija.

Kiti dirbantieji: 0 val. – 8 institucijos; iki 8 val. – 3 institucijos; 72-168 val. – 2 institucijos.

23 klausimas. Ar patiriate papildomų išlaidų, susijusių su darbo užmokesčio skaičiavimu ir išmokėjimu, kaip pavyzdžiui, konsultacinėms paslaugoms, procesų tobulinimui ir kt., neįskaitant programinės įrangos įsigijimo ir neįskaitant įstaigos dirbančiųjų darbo užmokesčio?

„Taip“ – 6 institucijos; „Ne“ – 7 institucijos.

24 klausimas. Nurodykite šių išlaidų vidutinį dydį per pastaruosius trejus metus (Eur su PVM). Pildyti, jei į prieš tai esantį klausimą atsakėte „Taip“.

Vidutinės patiriamos išlaidos ~4534 EUR (vidurkis iš 6 institucijų pateiktų duomenų).

25 klausimas. Nurodykite, kiek iš viso darbo užmokesčio skaičiavimo algoritmų (pvz., dėl skirtingų finansavimo šaltinių) šiuo metu taikoma įstaigoje.

Algoritmų kiekis: 1-5 – 9 institucijos; 6-10 – 1 institucija; ~20 – 1 institucija; ~50 – 1 institucija; „daug“ – 1 institucija.

26 klausimas. Nurodykite, kiek daugiausiai skirtingų darbo užmokesčio skaičiavimo algoritmų (pvz. dėl skirtingų finansavimo šaltinių) šiuo metu taikoma vienai pareigybei.

Algoritmų kiekis: 1-4 – 11 institucijų; 10-15 – 2 institucijos.

45 Lentelė. Informacinių sistemų įsigijimo ir metiniai palaikymo kaštai

46 Lentelė. Institucijų, kaupiančių atitinkamus duomenis vienoje iš sistemų, skaičius

141

27 klausimas. Kurioje informacinėje sistemoje ar kitame IT įrankyje yra kaupiami šie duomenys apie dirbantįjį? Taip pat prašome nurodyti nuo kurių metų ši informacija apie dirbantįjį yra prieinama skaitmeniniame formate atitinkamoje sistemoje.

Duomenų tipas DUIS Personalo valdymo IS

VATARAS / VATIS

Kita IS ar IT įrankis

Kontaktinė informacija 5 7 11 2

Šeiminę padėtį apibūdinanti informacija 5 6 1 0

Užimama pareigybė (įskaitant ir istorinius duomenis) 10 7 13 3


13 2 4 0

Darbo laiko grafikas 8 4 1 0

Faktiniai darbo laiko duomenys 11 4 0 1

Informacija apie planuojamas ir suteiktas atostogas 7 8 6 3

Komandiruočių informacija 1 5 7 4

Laikino nedarbingumo informacija 13 3 1 1

Pastaba: Lentelėje nurodomi skaičiai kiek įstaigų pažymėjo atsakymą „Taip“ (apklaustų įstaigų skaičius - 13).

28 klausimas. Kurių darbo užmokesčio apskaitos procesų automatizavimas, Jūsų nuomone, galėtų labiausiai prisidėti prie įstaigos veiklos efektyvumo didinimo?


21 Pav. Procesų automatizavimo vertinimas

142

3 priedas. Preliminarūs tiekėjų pasiūlymai

Siekiant nustatyti įsigyjamų prekių / paslaugų rinkos kainas buvo apklaustos 3 IT paslaugas teikiančios įmonės (UAB „Asseco Lietuva“, UAB „Prototechnika“ ir UAB „Mediapark“) bei 3 konsultacines paslaugas teikiančios įmonės (UAB „Civitta“, UAB „A sprendimai“ ir UAB „Ekonominių tyrimų centras“). Rinkos kaina su PVM prilyginama 3 potencialių tiekėjų pateiktų kainų su PVM vidurkiui. Apibendrinta potencialių tiekėjų pateiktų preliminarių pasiūlymų informacija pateikiama toliau esančioje lentelėje.

IT prekės ir paslaugos Rinkos kaina, Eur su PVM Nr. Pirkimo objektas 1 pasiūlymas 2 pasiūlymas 3 pasiūlymas

1. Darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos pirkimas ir diegimas

1 950 000 2 200 000 2 000 000 2 050 000

2. VATARAS / VATIS modifikavimas ir diegimas

810 000 760 000 800 000 790 000

3. Darbo užmokesčio informacinės sistemos nuoma (metams)

600 000 650 000 550 000 600 000

Konsultavimo paslaugos Rinkos kaina, Eur su PVM Nr. Pirkimo objektas 1 pasiūlymas 2 pasiūlymas 3 pasiūlymas

1. Veiklos modelio parengimas 80 000 90 000 70 000 80 000

2. Detali veiklos procesų analizė ir aprašymas

110 000 125 000 125 000 120 000

3. Darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos reikalavimų ir VATIS / VATARAS modifikavimo užduoties diegėjui ir techninės specifikacijos parengimas

35 000 45 000 40 000 40 000

47 Lentelė. Apibendrinta tiekėjų pateiktų pasiūlymų informacija (Eur su PVM)

Šaltinis: Sudaryta autorių, remiantis gautų pasiūlymų informacija

143

IT prekės ir paslaugos

Pastaba: Pasiūlyme nurodyta metinė darbo užmokesčio apskaitos informacinės sistemos nuomos kaina.

144


145


146

Konsultavimo paslaugos

147

Pastaba: Pasiūlymą pateikė ir pasirašė UAB „A Sprendimai“ direktorė Rasa Makejava.

148

4 priedas. Investicijų projekto rengimo skaičiuoklė

Priedas pateikiamas kaip atskiras dokumentas (MS Excel).

entralizuoto valstybės ir savivaldybių institucijų ir...

Documents