Ensayo sobre la utilidad, ventajas y desventajas del programa de Excel

INTRODUCCIÓN

En este trabajo, trataremos sobre el entorno de trabajo básico de Microsoft Excel, el cual, es

un archivo de libro de trabajo que puede contener una o más hojas de cálculo. Una hoja de

cálculo es similar a un libro de contabilidad, con números, texto y resultados de cálculos

alineados en columnas y filas. Pero a diferencia de un libro de contabilidad, cuando

introduce los números en Microsoft Excel, el programa es el que ejecuta los cálculos en su

lugar y de forma electrónica.

Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de cálculo

y el poder cambiar, suprimir o añadir datos a dicha información. No tiene que preocuparse

si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no lo han hecho de

forma completa. Siempre podrá cambiarlos o terminar de introducirlos más tarde. Puede

ordenar varias hojas dentro de un libro de trabajo (por ejemplo puede colocar en un libro

todas las hojas que pertenezcan a un solo cliente o a un único proyecto) y a continuación

póngales un nombre para poder localizar rápidamente la información que necesita.

1.1 La relación entre el programa de EXCEL y educación

La situación económica por la que atraviesan la mayoría de las instituciones nos obliga a

buscar alternativas económicas y asequibles a nuestros estudiantes, que permitan llevar

los conceptos estadísticos y su metodología a la práctica a través de aplicaciones

informáticas, logrando con ello manipular formulas y variables de acuerdo a un problema

determinado. Para poder trabajar en estadística con estudiantes aún “inexpertos” en

programas estadísticos necesitamos que el software utilizado cumpla determinadas

condiciones:

Un proceso de instalación automático y sencillo.

Introducción sencilla de la información.

Definición de variables y creación de ficheros de forma intuitiva.

Importación y exportación de datos desde los formatos más habituales

Operadores (aritméticos, lógicos y relacionales).

Funciones

La hoja de cálculo de Excel, ha cumplido perfectamente con estas condiciones y si

tomamos en cuenta que por formar parte del paquete integrado Microsoft Office (en

cualquiera de sus versiones) se encuentra prácticamente a la mano de cualquier estudiante,

lo que le ha permitido permanecer por su sencillez, disponibilidad y relación calidad/precio

como una herramienta idónea tanto para estudiantes, usuarios principiantes como para

maestros usuarios avanzados, que deseen realizar una análisis estadístico.

Excel, dependiendo de la versión, es un programa que se ajusta bastante bien al contenido

mínimo de muchos de los programas educativos y que cumple con las condiciones

señaladas anteriormente. Se trata de un software considerado actualmente como estándar en

todos los entornos (educativo, profesional, familiar, etc), que posee la virtud de presentar

una interfaz agradable y una facilidad de uso digna de elogio

1.2 La Definición del Programa de EXCEL y de la Educación.

Excel: Es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata

de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones,

desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

Educación: Proceso de acción sobre el individuo a fin de llevarlo a un estado de madurez

que lo capacite para enfrentar la realidad de manera consciente, equilibrada y eficiente, y

para actuar dentro de ella como ciudadano participante y responsable.

1.3 Herramientas utilizadas en el programa de EXCEL con el icono representativo

de cada herramienta.

HERRAMIENTAS QUE LO COMPONEN

Comenzar a utilizar Excel, para ello, vamos al Menú Inicio - Programas - Microsoft Excel.

En la siguiente ilustración podemos ver los elementos que aparecen en pantalla.

Se necesitan inspeccionar todas las barras de herramientas de Excel y aprender donde

existen diferencias con el material que se esperaría encontrar. Esas diferencias podrían

crear sorpresas muy poco felices si no está enterado de que existen

La Barra de Herramientas Estándar

La mayor parte de los botones de Excel en la Barra Estándar, son verdaderamente estándar.

Verá a los mismos botones en otros programas de Microsoft, como por ejemplo en Word.

No obstante esto, hay algunas diferencias en la manera en que los botones funcionan, lo que

podría causar problemas.

La Barra de Formato

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números.

Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo,

Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar

formato funcionan como se espera. Los comandos de formato se aplican generalmente a

toda la celda. También puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro

de la celda (fuente, tamaño de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de

números, alineamientos y sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y

sangrías son aplicados solo dentro de la celda y no a través de toda la página u hoja de

cálculo.

La Barra Fórmula

Para ayudar a que la vida siga siendo confusa, el término Barra Fórmula, es usado tanto

para significar toda la barra que se ve debajo de la barra de herramientas Formato, como

también para el cuadro de texto a la derecha, que exhibe lo que contiene la celda

seleccionada.

Iconos

LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR

Botón: Nuevo 

El botón Nuevo crea un nuevo documento en blanco usando su plantilla por defecto. El

comando Archivo Nuevo, en el menú abre el diálogo Nuevo, el cual le ofrecerá opciones

de plantillas.

Botón: Abrir 

El botón Abrir trae al cuadro de diálogo para que elija un documento para ser abierto. La

ilustración es para Excel 2000 en Windows 98, pero es muy semejante en otras versiones.

Botón: Guardar 

El botón Guardar conserva al actual documento de vuelta al lugar de donde vino. Si el

documento nunca ha sido guardado antes, verá un cuadro de diálogo donde podrá elegir una

carpeta y nombre de archivo. Puede tener problemas si está editando un documento viejo

para un nuevo propósito y no quiere perder al viejo. Deberá usar el comando en el menú,

Archivo/Guardar Como para tener el cuadro de diálogo que necesita para guardar bajo un

nombre de archivo distinto. De lo contrario sobrescribirá al viejo documento.

Botón: Email 

El botón de Email le permite mandar a otra persona,  la presente hoja de trabajo o todo el

libro de trabajo por email. 

Botón: Imprimir 

Imprimirá todas las filas y columnas que piense que contienen datos.

A veces Excel se confunde si se han borrado datos o se dio formato a celdas en blanco.

Siempre haga una vista Preliminar, antes de imprimir una hoja de cálculo. Usar Archivo

luego Imprimir para abrir el diálogo de Impresión, donde puede elegir imprimir solo una

parte de la hoja o del libro de trabajo.

Botón: Vista Preliminar de Impresión

Muestra como se verá su documento cuando sea impreso. Siempre debería tener esta vista

antes de imprimir. Mediante una cuidadosa verificación antes de realmente  imprimir,

puede evitarse errores y ahorrar mucho papel y tiempo. Es especialmente importante tener

una vista preliminar de las hojas de cálculo, porque con mucha frecuencia resultan

demasiado anchas para caber en una sola hoja.  

Botón: Ortografía 

Verifica la ortografía de su texto pero no lo hará en las fórmulas. Excel no corrige su

gramática.

Botones: 

Cortar. Copiar, y Pegar 

Los botones de Cortar, Copiar y Pegar funcionan como de costumbre.

Cortar remueve el texto seleccionado y lo envía al Clipboard.

Copiar coloca una copia del texto seleccionado en el Clipboard.

Pegar coloca una copia de lo que estaba en el Clipboard en el punto donde se encuentra el

cursor. (Ve al diminuto clipboard en el dibujo del Botón Pegar?)

Cuando quiere pegar un rango de celdas que ha cortado o copiado, solo seleccione la celda

que desea que se encuentre arriba a la izquierda de los datos pegados y Pegue allí.

Cuando Pega datos en Excel, permanece en el Clipboard solamente hasta que usted ejecute

un comando diferente más bien que hasta que copie algo nuevo. De manera que podrá

pegar los datos varias veces seguidas en diferentes lugares, pero una vez que haga algo

diferente, los datos se borran del Clipboard.

Botón: Copiar Formato 

Con el icono de forma de pincel, Copiar Formato, se copia el formato de una celda a la

otra.   

Como funciona: Primero seleccionar la celda con el formato que quiere usar.  Hacer un

clic en el botón Copiar Formato. El puntero del  mouse cambia a   la forma del pincel

de Copiar Formato. Clic en la celda que usted desea que tenga el mismo formato. El

puntero del mouse vuelve a cambiar y  usted ha terminado.   Puede aplicarse Copiar

Formato a más de un sitio, si hace un doble clic en el botón. El puntero del mouse

conservará la forma de Copiar Formato hasta que haga un nuevo clic en el botón.   Copiar

Formato solamente funciona con celdas completas. No es posible usarlo para dar formato

solamente a una parte del texto de una celda.

Copiar Formato usará el primer formato que encuentre. Por ejemplo, si el texto que está en

la celda usa 2 colores diferentes, Copiar Formato usará el primero de los dos colores usados

en la celda desde la cual está copiando. 

Botones: Deshacer y Rehacer

El botón Deshacer le permite revertir una acción que acaba de realizar. Cancelar le permite

cambiar de idea y ejecutar esa acción toda de nuevo.

Excel mantiene el seguimiento de solo 16 acciones. Antes en

Excel 97 solo se podía revertir la última acción. La lista de las

acciones brinda la referencia de celda existente para algunas

de ellas. Hay una sola lista para Deshacer, que cubre todas las

hojas del libro de trabajo. Las referencias de celdas no incluyen el nombre de la hoja de

cálculo.

Botón: Hipervínculo

El botón de Hipervínculo abre un diálogo para que se pueda crear un hipervínculo en la

hoja de cálculo. Cuando está viendo una hoja de cálculo en la computadora, haciendo clic

en su vínculo abre el recurso en la URL usado para el mismo. Este puede ser una página

web, otra hoja de cálculo, un documento de Word, o un archivo de sonido.

Botón: Autosuma

Autosuma sumará de manera inteligente los números en la columna de arriba o en la fila a

la izquierda de la celda activa. Una vez que abandone la celda con la fórmula, verá el total

en lugar de la fórmula.

Botón: Pegar Función

El botón con la función Pegar le permite seleccionar una

de las funciones que ya conoce Excel y pegarla dentro de

una fórmula. Para la mayoría de las funciones, verá

entonces un nuevo diálogo donde puede entrar cada uno

de los números que la función necesite. Hasta podrá

seleccionar una celda o rango de celdas en lugar de escribir los números existentes. Usar los

diálogos significará que no tendrá necesidad de recordar donde van todos los paréntesis y

comas en la función.

En Excel 2002/2003 el botón de la Pegar función está en la

izquierda del cuadro de texto de Fórmula.

 Botones: Orden

Los botones de Orden Ascendente y Orden Descendiente dispondrán las celdas

seleccionadas en una columna en orden numérico o alfabético. Si ha seleccionado celdas

en filas y ordena, las filas serán dispuestas en base a que es lo que hay en la primer celda de

cada fila. Para ordenar en una columna diferente debe usar el diálogo Ordenar desde el

menú de comandos, Tenga cuidado cuando ordene en una hoja de cálculo. Puede tener sus

datos mezclados si no selecciona todas las celdas que deberían permanecer juntas.

Botón: Asistente de Gráfico

El botón del Asistente de Gráfico abre un asistente que lo ayuda a convertir sus datos en

gráficos.

Botón: Dibujo

El botón Dibujo abre una barra de herramientas de dibujo. Esta barra puede ser llevada y

estacionada en cualquier borde de la ventana, al igual que las otras barras de herramientas.

O puede dejarse flotar como una paleta.

Se usan estas herramientas para

crear gráficos mientras aún se permanece en una aplicación de MS Office. Las herramientas

crean dibujos vectoriales que son los que usan formas, en lugar de puntos individuales.

Estas lecciones no usan la barra de Dibujo en gran medida.

BARRA DE FORMATO

Control: Fuente

El control Fuente, lista las fuentes actuales. Todas las otras fuentes instaladas están

disponibles en una lista que se baja. La lista muestra el nombre de la fuente usando a la

misma, menos en Excel 97. Puede tener alguna idea sobre como lucirá su texto aún antes de

que haya aplicado a esa fuente.

Control: Tamaño de Fuente

El Tamaño de Fuente controla la lista disponible de puntos en una lista que baja. También

puede escribir en un tamaño.

Botones: Negrita, Cursiva, Subrayado

Los botones de Negrita, Cursiva y Subrayado aplican su estilo al texto seleccionado,

negrita, cursiva, subrayado.

Botones: Alinear

Los botones alinear ponen al texto seleccionado o el de las celdas seleccionadas alineadas

por el margen a la izquierda, al centro o a la derecha.

Botón:

Combinar y Centrar

El botón Combinar y Centrar tomará las celdas seleccionadas y creará una sola celda con

todas ellas. El contenido de la celda de arriba a la izquierda quedará centrado en la nueva

celda combinada. Todo lo que había en cualquier otra celda de las combinadas se ha

perdido.

Todo lo que había en cualquier otra celda de las combinadas se ha perdido.

Botones: Formatos de Números

Los números con los cuales trabajará a menudo necesitan diferentes formatos. Moneda,

Porcentaje y Millares son formatos preestablecidos ara números.

Moneda aplica el formato en la selección como dinero. El ajuste por defecto para

moneda proviene de los Ajustes Regionales que se hacen en el Panel de

Control de Windows. Allí se puede cambiar el formato por defecto

a libras o rublos o cualquier otra moneda que utilice usualmente.

Porcentaje aplica a las celdas seleccionada(s) un porcentaje, redondeado para que no

tenga decimales.

Millares se aplica a las celdas seleccionadas (s) como un

número general con comas que separan cada 3 dígitos a la izquierda del punto decimal y

muestra solo 2 dígitos a la derecha.

Usted puede ver un botón para Euros. El botón aplica el símbolo para cantidades en

Euros.

Botones: Decimales

Puede cambiar la cantidad de lugares decimales que se muestran a la derecha del punto

decimal en sus números mediante  los botones Aumentar Decimales y Disminuir

Decimales. El valor en la celda, en realidad no cambia. Cuando se disminuyen los

decimales los valores son redondeados pero son mostrados nuevamente cuando se aumenta

el número de lugares mostrados.  

Botones: Sangrías

Puede tener un texto con sangría y otro sin ella en una celda o cuadro de texto con los

botones, Aumentar Sangría y Disminuir Sangría.

Igual número, con formatos diferentes 

  Ejemplo 1 - 

número grande

Ejemplo 2 -

número con

decimales 

General 3456789 1.6287

Moneda $ 3.456.789.00 $ 1,63

Porcentaje 345678900% 163%

Coma 3.456.789,00 1,63

Aumento de

decimales del

original 

3456789,0 1,62870

Disminución de

decimales del

original

3456789 1,629

Botón: Bordes

Puede agregar bordes a los costados de sus celdas, o puede marcarle el contorno a una celda

o un rango de celdas. La flecha a la derecha del botón abre una paleta de opciones

comunes. Hay un diálogo para aún más opciones: Formato | Celdas... | Bordes

Botón: Color de Relleno

Un rellenado es el color de fondo de una celda o cuadro de texto. El botón de Relleno

muestra el color que se ha usado la última vez. Mediante un Clic en el botón se aplica ese

color a cualquier celda actualmente seleccionada.

Para cambiar los colores, hacer clic en la flecha para abajo al lado del

botón. Aparece una paleta de colores. Solo haga clic en el color que quiere

usar, o haga un clic en Sin Relleno, para remover uno.

Botón: Color de Fuente

El Color de Fuente es para dar color al texto en una celda o cuadro de texto. El botón de

Color de Fuente muestra el último color que fue utilizado. Haciendo clic en el botón, se

aplica ese color a cualquier texto que se haya seleccionado.

Para cambiar los colores, hacer un clic en la flecha hacia abajo, al lado del botón. Aparece

una paleta de colores. Solamente haga un clic en el color que quiere usar, o clic en

Automático, para usar los colores por defecto.

Botón: Flecha

Si usted ve una doble flecha al final de una barra de herramienta en una aplicación de

Microsoft Office es que hay más botones asignados a la barra que los que esta puede

mostrar. Usted puede hacer un clic en las flechas, para abrir un menú que lista los otros

botones.

La flecha que apunta hacia abajo siempre está al final de la barra de herramientas. Abre

un menú con un comando Agregar/Remover para poder modificar qué botones son

mostrados en la barra de herramientas

BARRA DE FORMULA

Cuadro de Nombres

El Cuadro de Nombres muestra la celda de referencia o el nombre de la celda activa. Para

un rango, solo se muestra la celda de referencia arriba a la izquierda.

Cuando una celda con un nombre es seleccionada, como TotaldeIngresos1998, el Cuadro

de Nombres se ve como:

Tener celdas con nombres y rangos es práctico para navegar por las hojas de cálculo

extendidas. Los Nombres también son útiles para crear algunos tipos de fórmulas y pruebas

lógicas.

Botones: Barra de Fórmulas

Los botones en la barra de fórmulas actúan sobre la celda seleccionada, la cual tiene su

contenido exhibido en la ventana alargada a la derecha de esos botones.

La X roja cancela sus cambios si todavía no ha entrado los datos. Pulsar en la tecla

ESC hace lo mismo. Si ya ha ingresado los datos dentro de la celdas, use el comando

Deshacer para revertir lo que hizo. Recuerde que Deshacer recuerda no más de 16

acciones.

La tilde verde ingresa lo que ha escrito en la celda y la deja seleccionada. Pulsando la

tecla ENTRAR también hace que dicha celda acepte lo que ha escrito, pero después por

defecto, cambia la selección a la celda de abajo.

Mediante un clic en el botón Igual se abre un cuadro de diálogo donde puede ver el

resultado de una fórmula antes de entrarla en la celda. Esto puede ahorrar mucha

confusión y molestia.

En Excel 2002/2003 el botón Insertar función está aquí en la izquierda del área de

Fórmula. Abre un diálogo que ayuda le a escoger y completar varias funciones de la

norma.

La barra de fórmula

El lado derecho de la barra de Fórmulas muestra el contenido de la celda activa. El

contenido de una celda puede ser texto, un número, una fórmula para calcular un número, o

una prueba lógica que determina que es lo que va a exhibir la celda. En la celda,

normalmente ve los resultados de la fórmula o de la prueba lógica en lugar de la fórmula

misma.

1.4 Ventajas y desventajas para el estudiante al utilizar este programa.

Ventajas

El excel es una herramienta muy efectiva para el docente pues le permite organizar datos,

realizar estadísticas, elaborar gráficas; específicamente en la elaboración de las listas,

promedios de evaluaciones y otras tantas cosas.

De igual forma puedes enseñar estos recursos a los alumnos si tienen la posibilidad de

acceder a una computadora.

Desventajas

El planteo de problemas sencillos a modelar es fácil de aprehender para quien tiene poca

experiencia con una computadora, pero a partir de un punto de complejidad, resulta más

fácil valerse de lenguajes procedurales (al punto que Excel brinda un lenguaje procedural

pero orientado a profesionales y no al uso educativo).

En definitiva, la cuestión no pasa tanto por la herramienta en sí, sino por la elección de

problemas a modelar para luego buscar la herramienta que aporte más al proceso de

aprendizaje, que incluya el menor nivel de ruido y distracción a partir del esfuerzo que

requiere el aprender a utilizarla (si la mayor parte de la atención se centra en entender la

tecnología, distrayéndote del problema a resolver, entonces la elección de tecnología es

mala).

CONCLUSIÓN

Finalmente, se puede utilizar las hojas para almacenar datos numéricos y luego utilizar las

herramientas de Microsoft Excel para ejecutar cálculos con los datos, las cuales se pueden

ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando la ayuda de

Microsoft Excel.

Excel fue el primer programa de hoja de cálculos en permitir al usuario definir la apariencia

de las hojas de cálculos. También introdujo resolución inteligente de celdas, esto es, si se

modifica una celda y hay celdas afectadas, se actualizan automáticamente.

La primera vez que Excel se introdujo en Office fue en 1993.

Determinamos cómo realizar una hoja de cálculo mediante la utilización de la barra de

herramientas; introducir datos en las celdas, cómo eliminar las celdas que no fueran

necesarias y a deshacer los cambios realizados en las fórmulas que se encontraban dentro

de las celdas.

BIBLIOGRAFIA

Antonio Manuel Campos Navas. Excel XP avanzado. Editorial Vértice, Jun 11,

2008 - Computers - 158 pages.

Jorge Eduardo Ortiz T. Fundamentos de Microsoft Excel 2000. Univ. Nacional de

Colombia.

Internet

Diccionario de informática. http://www.alegsa.com.ar/Dic/excel.php

http://www.calameo.com/books/000091317c2976c974a3f