Modul III Perencanaan dan Pengambilan

Keputusan(Ancilla K Kustedjo)

EKMA4116 Manajemen

KEGIATAN BELAJAR 1

PERENCANAAN

Definisi

Perencanaan (Planning)suatu proses untuk menentukan tujuan serta sasaran yang ingin dicapai dengan mengambil langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan tersebut.

Hasil Perencanaan (yang baik)Hasil suatu proses perencanaan yang baik

harus memiliki kemampuan organisasi yang berasal dari kekuatannya sendiri, seperti:Kemampuan memprediksiKemampuan menghitung biayaKemampuan KomunikasiKemampuan menguasai teknik-teknik manajemenKemampuan pengukuran kinerja

Tahap Dasar Perencanaan

Hakikat PerencanaanPerencanaan harus memiliki, mengetahui, dan

memperhitungkan beberapa unsur pokok:1. Tujuan akhir yang dikehendaki2. sasaran-sasaran dan prioritas untuk mewujudkannya3. Jangka waktu mencapai sasaran-sasaran tersebut4. masalah-masalah ang dihadapi5. modal atau sumber daya yang akan digunakan serta pengalokasiannya6. Kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk melaksanakannya7. orang, organisasi, atau badan pelaksanaannya8. Mekanisme pemantauan, evaluasi, dan pengawasan pelaksanaan

Mengapa perencanaan penting?1. “protective benefits”

yang dihasilkan dari penguranga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan

2. “positive benefit” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi

Manfaat PerencanaanMembantu manajemen untuk menyesuaikan diri

dengan diri dengan perubahan lingkunganMembantu dalam kristalisasi penyesuaian pada

masalah-masalah utamaMembantu manajer untuk memahami gambaran

operasional secara menyeluruhMembantu penempatan tanggung jawab lebih

tepatMemberikan cara pemberian perintah untuk

beroperasiMemudahkan dalam melakukan pengkoordinasianMembuat tujauan yang lebih khusus dan terperinciMeminimumkan pekerjaan yang tidak pastiMenghemat waktu, usaha, dan dana

Peran Perencanaan[Amirullah dan Budiyono, 2004] Perencanaan

memiliki peran:1. Mengkoordinasikan Usaha-usaha2. Mengatasi Perubahan3. Mengembangkan Manajer4. Mengembangkan Standard Kerja5. Mengurangi Ketidakpastian

Fungsi perencanaan merupakan tempat bergantungnya fungsi-fungsi manajemen lainnya

Proses Perencanaan

Jenis Perencanaan1. Perencanaan menurut fungsinya:

a. Perencanaan Strategik, cth. Keputusan merger dan akuisi perusahaan, ekspansi pasar, menambah dan mengurangi produksib. Perencanaan Taktis Operasional, berfokus pasa kegiatan operasional setiap unit aktivitas perusahaan sehari-hari

- Perencana Sekali Pakai (single use Plan): Program, proyek, dan anggaran

- Perencanaan untuk beragam kegunaan (standing plan): Kebijakan, peraturan, prosedur organisasi

- Perencanaan berkesinambungan (contingency plan): menjelaskan respons perusahaan yang dilakukan pada kondisi darurat

Jenis Perencanaan2. Menurut ruang Lingkup Kewilayahan

- Perencanaan nasional- Perencanaan regional- Perencanaan daerah/lokal

3. Menurut jangka waktunya- Perencanaan Jangka Pendek ( < 2 tahun)- Perencanaan Jangka Menengah ( 2-5 thn)- Perencanaan Jangka Panjang (> 5 thn)Ciri2: Kontinuitas, Peninjauan, Mempertimbangkan atau meninjau kembali tujuan

Jenis Perencanaan4. Perencanaan menurut objeknya:

- Perencanaan Fisik- Perencanaan Non-Fisik

5. Perencanan Tetap- digunakan untuk kejadian yang terjadi berulang-ulang secara terus menerus

6. Perencanaan dengan maksud tertentu- digunakan saat organisasi menghadapi perubahan, kontingensi, dan pengembangan produk

Pendekatan dalam Perencanaan1. Management by Objective (MBO)

suatu sistem manajerial yang komprehensif yang memadukan banyak aktivitas manajerial yang penting secara sistematis, dengan sadar diarahkan untuk mencapai sasaran organisasi dan individual secara efektif dan efisien.

Manfaat Kelemahan

• meningkatkan kualitas organisasi

• Penetapan tujuan Jangka Pendek

• memperjelas berbagai peran dan struktur organisasi

• Ketidakluwesan dalam hal perubahan sasaran.

• menuntut setiap posisi diisi oleh orang yang tepat dan sesuai dengan posisi tersebut

•Perencanaan dan pengendalian yang efektif

Kegiatan Utama agar MBO Berhasil

Menetapkan tujuanMengembangkan rencanan pelaksanaanMeninjau kemajuan yang dicapai Penghargaan atas kinerja keseluruhan

Pendekatan dalam Perencanaan2. Pendekatan Perencanaan Inside

Out/Outside–In

Inside-Out: menitikberatkan pada berbagai hal yang telah dilakukan tetapi didorong terus menerus hingga mencapai kemampuan terbaik bisa dilaksanakan

Outside-In: menganalisa lingkungan eksternal dan membuat perencanaan untuk mengeksploitasi berbagai kesempatan dan meminimalisasi permasalahan yang terjadi

Pendekatan dalam Perencanaan3. Pendekatan Perencanaan Top-Down & Bottom-Up

Top-Down: pimpinan/manajer puncak menentukan secara menyeluruh dan kemudian mengijinkan manajer tingkat bawah membuat perencanaan dengan mengunakan batas yang telah di buat pimpinan atas.

Bottom-up: awal perencanaan dikembangkan pada tingkatan bawah tanpa batasan aturan

4. Pendekatan Perencanaan ContingencyMencakup perencanaan yang menyebabkan tindakan yang dapat diimplementasikan dan saat perencanaan yang telah disusun tidak sesuai dengan keadaan

Pendekatan dalam Perencanaan5. Pendekatan Social Demand

berusahan memprediksi kesesuaian antar produk dengan keiginan dan kebutuhan konsumen.

6. Pendekatan Man Powerdidasarkan pada kebutuhan perkembangan dan pertumbuhan laju ekonomi organisasi yang difokuskan pada sumber daya peningkatan kualitas sumber daya manusia yang akan berdampak pada peningkatan kesejahteraan organisasi.

7. Pendekatan Rate of Return atau Cost Benefit Ratio berdasarkan teori produktivitas dengan Konsep keseimbangan antar masukan (input) dan keluaran (output)

KEGIATAN BELAJAR 2

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Proses Pembuatan Keputusan

Teknik Pembuatan Keputusan

Tipe-Tipe Keputusan Teknik-teknik Pembuat Keputusan

Tradisional Modern Di program: Keputusan-keputusan rutin dan berulang-ulang. Organisasi mengembangkan proses-proses khusu bagi penangannya

1. Kebiasaan 2. Kegiatan Rutin:

Prosedur-prosedur Pengoperasian standard

3. – Struktur organisasi - Pengharapan Umum - Sistem Tujuan - Saluran informasi yang disusun dengan baik

1. Teknik-teknik riset operasi Analisa matematik; model-model simulasi komputer

2. Pengolahan data elektronik

Tidak diprogram: Keputusan-Keputusan sekali pakai, disusun tidak sehat, kebijaksanaan. Ditangani dengan proses pemecahan masalah umum

1. Kebijakan intuisi, dan kreativitas

2. Coba-coba 3. Seleksi dan pelatihan

pare pelaksana

Teknik pemecahan masalah yang diterapkan pada:

a. a. Latihan membuat keputusan

b. b. Penyusunan program-program komputer “heuristic”

Gaya Pengambilan KeputusanGaya mengarahkan

Toleransi rendah terhadap ambiguitas; Rasional (efisien dan logis); Memusatkan pada Jangka Pendek

Gaya analitis: Toleransi terhadap ambiguitas; lebih ingin punya banyak informasi dan alternatif sebelum mengambil keputusan

Gaya Konseptual: mempunyai pandangan Luas dan banyak alternatif; Jangka Panjang

Gaya perilaku mudah bekerja sama dengan orang lain; Perhatian terhadap prestasi anak buah; suka dengan kritik dan saran

RENDAH

Rasional

Tole

ran

si T

erh

ad

ap

am

big

uit

as

Cara Berpikir

Intuitif

• Penyakit Hamlet

• Dorongan Berlebihan

• Kecemasan memikirkan Akibat

• Berdiam diri

• Menyadari• Melangkah

mundur•

mengganti• mengubah

• Kurang lengkapnya Informasi

• Kesulitan Menggunakan Tolak Ukur

• Munculnya Tujuan Ganda

• Adanya lebih dari satu orang yang berwenang mengambil keputusan

Hambatan Psikologis

Tindakan ketika Gagal

Penyebab Kesulitan

Keterlibatan KelompokKeberhasilan pencapaian tujuan organisasi terdapat pada manusia-manusia yang terlibat didalamnya.

Brincloe (1983) organisasi dapat berbuat lebih baik dalam mencapai tujuan, apabila, perhatian lebih banyak diberikan kepada manusia dalam organisasi.

Teknik Pengambilan Keputusan1. Teknik Curah Pendapat Temu Muka (Face-

to-face Brainstorming) Teknik yang menyangkut pengunaan kelompok untuk mengidentifikasi berbagai alternatif penyelesaian masalah

Tujuan: mendorong orang berpikir kritis dan membebaskan mereka dari hambatan, keritikan sendiri, dan kritikan orang lain

- Individual Brainstorming/Synthetic Group Brainstorming

Teknik Pengambilan Keputusan Individual Brainstorming/Synthetic Group

Brainstorming aturan Pokok:- Setiap anggota tidak diperkenankan melakukan kritik terhadap diri sendiri hingga identifikasi selesai- Ide ekstreem lebih baik daripada ide umum- Ide banyak ide yang lebih dashyat.

Langkah-Langkah:- Menjelaskan masalah dan tugas, idenifikasi - Setiap anggota dilarang berkomunikasi selama

mereka menuangkan ide-idenya- Waktu yang diberikan +/- 10 menit- Usahakan mereka menulis ide seadanya

Teknik Pengambilan Keputusan2. Teknik Kelompok Nominal

Sering digunakan kelompok untuk mengevaluasi awal sejumlah alternatif keputusan.

Langkah-Langkah: Setiap anggota kelompok harus memiliki ide-

ide dan informasiSetiap anggota menyampaikan ide-ide mereka

secara bergiliranPastikan para anggota mendiskusikan ide-ide

tersebut dalam urutan yang telah ditentukanSetiap anggota kelompok mengunakan “rank

vote”

Teknik Pengambilan Keputusan3. Teknik Delphi

metode pembuatan keputusan dengan jalan membentuk suatu panel yang beranggotakan sejumlah tenaga ahli untuk menanggapi sejumlah pertanyaan dari anggota sehingga mencapai suatu kesepakatan atas suatu permasalahan.

Teknik Pengambilan KeputusanLangkah-langkah Tahap Delphi:- Rumuskan masalah- Rancang kuestioner- Pastikan orang yang bertugas dan mereka

untuk berpartisipasi dengan baik- Berikan semua materi yang diperlukan dan

kuestioner kepada anggota kelompok- Buat tabulasi dan analisa- Buat kuestioner tahap 2- Berikan ringkasan umpan balik - Analisa hasil kuestioner tahap 2

Teknik Pengambilan Keputusan4. Curah Pendapat Elektronik (Electronic

Brainstorming) menggabungkan antara teknik Kelompok nominal dengan teknologi komputer

Langkah:• Buat sebanyak mungkin ide tanpa nama (30

menit)• Memeriksa ide yang disusun,

mengklasifikasikannya• Mengeliminasi hal-hal yang kurang perlu, Susun

berdasarkan tingkatan kualitas,

ReferensiModul Manajemen Universitas TerbukaSlide Tutorial Manajemen

Widita RarasatiFadia Dewanda