Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
En overordnet introduksjon
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Visjon og strategi Grønlands Torg
Hvordan vil vi ha det og
hvordan kommer vi
dit?
1. Høy markedsverdi
1.1 Vi skal ha veldrevne sameier
1.2 Vi skal ha god service
1.3 Vi skal ha velholdte og
praktiske uterom
1.4 Vi skal forme egne omgivelser
2. Trygt og godt miljø
2.1 Vi skal ha nulltoleranse for
forsøpling
2.2 Vi skal ha stasjonære
vaktmester- og vektertjenester
2.3 Vi skal ha et levende og aktivt
miljø
3. Samarbeid på Grønland Torg
3.1 Vi skal ha effektive løsninger for synergieffekter
3.2 Vi skal lytte til eieres og
leietakeres ønsker og behov
3.3 Vi skal ha Smalgangen som utstillingsvindu
4. Forsvarlig drift og vedlikehold
4.1 Vi skal ha daglig driftsleder for å
skape kontinuitet
4.2 Vi skal ha fokus på et planmessig og
kontinuerlig vedlikeholdsarbeid
4.3 Vi skal ha åpenhet i
forvaltningen
Årlige arbeidsplaner vedtas av styret i hvert
sameie
Overordnet om Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Planmessig og profesjonell drift Grønlands Torg
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Vekter- og sikkerhetstjenester 24/7/365
Vaktmestertjenester
Renovasjon & Skadedyr
Renhold
Bygg – grunn, bæresystem, vegger, dekker, tak, trapper, balkonger, terrasser.....
VVS – sanitær, fjernvarme, brannslokking, ventilasjon, komfortkjøling…..
Elektro – basisinst., høy-/lavspent forsyning, lys/nødlys, el-varme, reservekraft.....
Tele og automatisering – basisinst., integrert komm., telefoni, alarm, lyd og bilde.....
Andre installasjoner – heiser, avfallsutstyr, spesialutrustning.....
Utendørs – konstruksjoner, VVS/elkraft/tele og automatisering, veier, hage.....
Utstyr – traktor/feiemaskin, gressklipper, løvblåser, snøfreser, høytrykksspyler.....
Arealer innv. – seksjoner, oppganger, loft, boder/lagre, avfalls-/ tekniske rom....
Lover og forskrifter
Strategier oghandlingsplaner
FDVUS-styring
Formalia/arkivering
Forretningsførsel
Forsikringer
Energistyring
Oppfølging eiere og leietakere
Leverandør-/avtalestyring
Miljø, sikkerhet, brannvern og internkontroll
Kommunikasjon beboere, eiere og omverden
Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling Servicetjenester
Prosesser
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Systematisk samordning ressurser og prosesser på tvers av sameiene for optimal drift og styring
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
• Komponenter• Leverandører• Avtaler• Tegningsarkiv• FDV-dokumentasjon• Branndokumentasjon• HMS-dokumentasjon• Dokumentarkiv• +++
• Arbeidsordrer:• faste• variable
• Servicerapporter• Vekterjournal• Avvikshåndtering• Tilsyn service/brann• Internkontroll• Vedlikeholdsplan• +++
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Aktiv leverandør-, avtale- og anbuds-/prosjektstyring
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
- Elektronisk saksflyt- Elektronisk innrapportering
servicerapporter og -avvik
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Forvaltning byggets FDV-dokumentasjon
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Forvaltning tegningsarkiver
Planmessig og effektiv drift Grønlands TorgTegningsarkiv m/tegninglister:• Arkitekttegninger• Landskapstegninger• Geo-tegninger• Bygningstegninger• Elektrotegninger• VVS-tegninger• Branntegninger
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Kontroll komponenter - livssyklushåndtering
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
2. Bygning
• 20 Bygning generelt
• 21 Grunn og fundameneter
• 22 Bæresystemer
• 23 Yttervegger
• 24 Innervegger
• 25 Dekker
• 26 Yttertak
• 27 Fast Inventar
• 28 Trapper, balkonger m.m.
• 29 Andre bygnings-messige deler
3. VVS
• 30 VVS-inst. genererelt
• 31 Sanitær
• 32 Varme
• 33 Brannslokking
• 34 Gass og trykkluft
• 35 Proseskjøling
• 36 Luftbehandling
• 37 Komfortkjøling
• 38 Vannbehandling
• 39 Andre VVS-inst.
4. Elektro
• 40 Elkraft generelt
• 41 Basisinst. elkraft
• 42 Høyspent forsyning
• 43 Lavspent forsyning
• 44 Lys
• 45 Elvarme
• 46 Reserverekraft
• 49 Andre el.inst.
5. Tele og automatisering
• 50 Tele og autom. generelt
• 51 Basisinst. for tele og autom.
• 52 Integrert kommunikasjon
• 53 Telefoni og personsøking
• 54 Alarm og signal
• 55 Lyd og bilde
• 56 Automatisering
• 57 Instrumentering
• 59 Andre inst. Tele og automatisreing
6. Andre installasjoner
• 60 Andre inst. Generelt
• 61 Prefabrikerte rom
• 62 Person- og varetransport
• 63 Transportanlegg småvarer
• 64 Sceneteknisk utstyr’
• 65 Avfall og stvøsuging
• 65 Avfall og støvsugiing
• 66 Fastmontert spesilautrustning for virksomhet
• 67 Løs spesialutrutstning for virksomehet
• 69 Andre tekniske installasjoner
7. Utendørs
• 70 Utendørs generelt
• 71 Bearbeidet terreng
• 72 Utendørs konstruksjoner
• 73 Utendørs VVS
• 74 Utendørs elkraft
• 75 Utendørs leie og automatisering
• 76 Veier og plasser
• 77 Park og hage
• 78 Utendørs infrastruktur
• 79 Andre utendørs anlegg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Branndokumentasjon og - organisering
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Brannverntekniske tiltak og -organisering
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Planlagt Periodisk Vedlikehold (PPV)
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Oppgave-/tjenestestyringFaste tilsyn, service, bestillinger og avvik
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Styrt drift og overvåking av tekniske anlegg
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Renovasjons- og renholdsplaner
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
mai jul sep nov jan mar
2012 2013
Oppgang 7, 1-6.etasje
Oppgang 3, 1-K2,trappeløp P-hus
Oppgang 3, 1-6.etasje
Oppgang 29, 1-6.etasje
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Nulltoleranse forsøpling, hensettinger, uryddighet m.v.
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Gågaten Smalangen er vårt felles ansikt utad
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Vaktmestertjenester fellesarealer/-anlegg
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Vektertjeneste 24/7/365 for fellesarealer/-anlegg
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
24/7 beredskaps/-alarmsentral
•Alarm brann, innbrudd og heis
•Overvåker vektere i arbeid
•Besvarer henvendelser
•Ruter saker videre.
•Sender ut rykkvekter v/behov
Mobilevektere
•Bistand når objekt ubetjent
•Bistand til stasjonærvekter
•Bistand nødsituasjoner
Stasjonærvekter
•God tilstedeværelse
•Være forebyggende
•Ro og orden
•Faste tilsyn
•Variable tilsyn og streifrunder
•Servicetjenester
•Avvikshåndtering
•Internkontroll
Miljø & Sikkerhet Grønlands Torg
Næring har i tillegg egen butikkvekter-tjeneste
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Kameraovervåking som verktøy for vektertjenesten for å forebygge og øke sikkerheten
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Tilsyns- og avvikshåndtering via stasjonærvektere
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sammen for et godt og trygt miljø
Vektere utfører en krevende oppgave hvor gode holdninger m/korrekte handlinger i
tråd med lovverk m.v. er påkrevet.
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Hovedområder vektertjeneste – 1/2
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Tilsyn felles-arealer/-anlegg
Faste/var. tilsyn fellesarealer. Inkl. P-hus m/fellesareal
Tilsyn rømningsveier
Kameraovervåking gitte områder
Brannalarmsentraler Tunet/Hagen / sprinkler P-hus/Tunet
El-hovedtavle og el-anlegg
Ro og orden
Brudd ordensregler
Støy og uro
Bortvisningerulovlig opphold
Tagging/hærverk
Hensettinger, Farlige gjenstander, sprøyter m.v.
Nødsituasjoner
Brannalarm/-tilløp
Vann-/kloakklekkasjer
El-feil / strømutfall
Heisalarm/-stans
Bestille lev. iht. fullmakter
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Hovedområder vektertjeneste – 2/2
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Fysisk sikkerhet
Ulåste/defekte dører/vinduer
Fjerne pullerter
Tyveri/nnbrudd
Mistede nøkler/uthenting nøkler
Bistand/samarbeid politi
Servicetjenester
Innl. større gjenstander
Bistå leverandører
Dele ut velkomstpakke nye eiere/leietakere
Følge opp gjengangere iht. nærmere avtale
Ekstraoppgaver etter behov
Administrativt
Journalføring/ \strekkoder
Avviksrapportering
Månedsrapportering
Forbedringstiltak
Rute spørsmål videre
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Styringsdata som grunnlag for prioriteringer og tiltak
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar
2012 2013
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Eksempel på styringsdata for heiser bolig og næring
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
2013 - apr
2013 - mar
2013 - feb
2013 - jan
2012 - des
2012 - nov
2012 - okt
2012 - sep
2012 - aug
2012 - jul
2012 - jun
2012 - mai
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
HMS – internkontroll fellesarealer/-anlegg og den enkelte seksjon
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Grønlands Torg på Internett
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
www.gronlandshagen.no www.gronlandstunet.no http://boligperm.nowww.gronlandstorg.no (næring)
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Interne sider - Boligperm for seksjonseiere (og eventuelt leietakere)
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Arkivet i Boligperm gir tilgang til løpende informasjon som styremøtereferater, årsmøteinfo, nyhetsskriv m.v.
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Boligpermen – faginformasjon, seksjonstegning m.v.
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Registrere avvik, spørsmål og bestillinger i Boligperm blir automatisk tilgjengelig for vaktmester, driftsleder m.v.
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg
Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22
Månedlig påminnelse fra «huskelisten» om internkontrollansvar egen seksjon
Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg