HANASAARI 14.5.2009TERVETULOA
Dokumenttien hallinta SharePoint -ympäristössä
Antti KirmanentuotepäällikköMicrosoft Oy
Kommunikoinnin uudet haasteet
Työympäristön haasteita
Tiedon löytäminen ja priorisointi organisaatiossani? Informaatioähky
Tietoa lukuisissa eri järjestelmissä, tiedon löytäminenhaasteellista, joskus jopa mahdotonta
Tieto hajallaan
Laajamittaisen käytön varmistaminen – turvallisuus jasäännökset huomioiden
Käytettävyys
Olemassaolevan infrastuktuurin ja sovellusten hyödyntäminen.
Ylläpidon kalleus
Dokumenttien määrän kasvaminen
• 20 % tiedosta sijaitseestrukturoiduissa tietovarastoissa
• Lue: 80% tiedosta sijaitseestukturoimattomissajärjestelmissä
• 90% strukturoimattomasta tiedostatiedonhallintajärjestelmienulkopuolella
• Tietomäärä kasvaa 36% vuosittain
• Uudentyyppisten “dokumentien” määrä kasvaa ja kasvattaatietomäärää, mutta täytyy olla hallittavissa ja löydettävissä
• Tiedon löytymisen merkitys kasvaa
• Vaatimukset IT investointien takaisinmaksulle
Source: Doculabs
LomakkeetTyönkulku
Dokumentit
Sähk. työpöytä
Transaktionaalinen
Tiimityötilat
Roolipohjaiset työtilatOnline kokoukset
Pikaviestipalvelut
Wikit
Blogit Sähköposti
Strukturoitu
Reaaliaikainen
Tarpeen
mukainen
Ajasta
riippumaton
RSS
Välineet kommunikointiinmonipuolistuvat
Työntekijät informaation välittäjänä?
Dokumenttienhallinta
Collaboration
Tiedonhaku
Prosessit
ERPCRM
Tapauskohtaisettyönkulut
Määrämuotoinen tieto
Kovalevyt jatiedostojaot
Liiketoiminta-sovellukset
Relaatiotieto-kannat
Olemassaolevat
sovellukset
Strukturoimatontyöskentely
Ryhmien
työskentely ja
tiedon
jakaminen
Liiketoimintajärj
estelmiin
helpompi pääsy
Tiedon
löytäminen ja
hyödyntäminen
Dokumenttienhal
linta, ml.
tietoturva ja
säännökset
Prosessien
automatisointi
Tiedon
hyödyntäminen
päätöksenteossa
Alusta dokumentinhallinnalle
Löydettävyys
IP:n
suojaaminen
Informaation
arvo
Kaikki tieto on helposti löydettävissä koko
organisaatiossa
• Yhtenäinen
infrastruktuuri
• Helppokäyttöisyys
ja tiedon
yhtenäisyys
• Käytettävyys
Tarpeellinen
tieto tuodaan
helposti
kaikkien
käyttäjien
saataville
Tärkeä
informaatio
suojattavissa
asiaankuulu-
mattomalta
käytöltä
Dokumentinhallinnan laajentaminen
Perinteinen
ECM
Hallittu
sisältö
Tieto laajemmin hyödynnettävissä
Tietoturvan hallinta
Käyttäjien
sitoutuminen
Sisältö
Hallitusti kaikkien käyttäjien
käytettävissä
Kustannusten
ja monimutkai-
suuden
hallinta
Ei-hallittu sisältö
Organisaatiolaajuinen alusta
Erillisjärjestelmien haasteita Ratkaisuja
Käyttäjien sitouttaminen
Tuttu, mutta nyt organisaation käytäntöjen mukaan
hallinnoitu dokumentinhallinta ja työskentely-
ympäristö
Rajoittuu pieneen osaan dokumentteja
Ryhmätyötilojen, sähköpostin, pikaviestipalveluiden ja
sosiaalisen tietojenkäsittelyn kautta kattaa laajan
osan viestinnästä
Dokumentit useissa eri järjestelmissä
Tieto löydettävissä kaikkialta,
dokumentinhallintapiirteiden hyödyntäminen
määritellään sisällön tarpeiden mukaisesti
LiitettävyysYhtenäinen ja avoin alusta mahdollistavat tiedon
tuottamisen ja hyödyntämisen eri välinein.
LisenssikustannuksetUseimmilla organisaatioilla käyttöoikeudet jo
olemassa
Tutkimuksesta
•Tiedonkeruu: Puhelinhaastattelut tehtiin joulu-
helmikuussa.
•Kohderyhmänä yli 10 miljoonan liikevaihdon
omaamat yritykset ja yli sadan henkilön julkiset
organisaatiot.
•Kokonaisvastaajamäärä: 195
•Lisätietoja tutkimuksen hankintaan www.marketvisio.fi
tai Mika Rajamäki mika.rajamaki ( ) marketvisio.fi, p.
040 774 6422
Microsoft dokumentinhallinta ja ryhmätyö• Kaikkien käyttäjien saatavilla
• Dokumentinhallinta hyödynnettävissäeri käyttöyhteyksissä
• Erityyppisten dokumenttien hallinta
• Tuottavuustyökalujen japalvelinsovellusten integrointipiste
• Dokumenttien ja tiedon hallinta
• Ryhmätyö- ja kommunikointiympäristö
• Sosiaalinen tietojenkäsittely
• Dokumentihallinta, ryhmätyö jayhdistetty viestintä integroidussakäyttöympäristössä
• Rikas ja laajennettava alusta
Avo
imet
sta
nd
ard
it
• Tiedonhallinta-alusta
• Keskitetty identiteetin ja oikeuksienhallinta
• Sisältöoikeuksien hallinta
• Työnkulku
Organisaation sisältä sama tieto ulkoisiin palveluihin
• Julkaisujärjestelmät
• Yhtenäinen ulkoasu
• Hyväksymiskäytännöt
• Ajastus
• Viranomaisvaatimukset
• Sähköiset itsepalvelut
• Lisätietopyynnöt
• Asiakaspalvelun yhteydenotto
• Tilausjärjestelmät
• Verkkokauppa
Esimerkki: metadatan käsittely
Muokattava metadatan
Käsittely Office-sovelluksista
Oikeudet ja
rajoitukset
tuodaan käyttäjälle
esille
Esimerkki: dokumenttien työnkulku• Työnkulun määrittely suoraan
työasemasovelluksista
• sähköpostihälytykset
• Outlookin tehtävät
• Kommentit hyväksymis / hylkäämispäätöksiin
• Suojauksien huomiointi
• Ryhmätyömahdollisuus
• Dokumenttien automaattinensiirto arkistoon määriteltyjenkäytäntöjen mukaisesti
• Työnkulun hälytykset ja määrittelyt dokumenttikohtaisia
• Käyttäjien ei tarvitse siirtyä SharePoint ympäristöön työnkulun
käsittelyä varten
Esimerkki: sisältöoikeuksien hallinta
• Sähköpostin jadokumenttiensisältöoikeuksiensuojaus: kaksinaksautusta hiirellä
• Suojaus koskeeSISÄLTÖÄ – kulkeedokumentin mukana
• Vain nimetyt käyttäjätvoivat lukea tai muokatadokumenttia
• Voidaan automatisoidaSharePoint dokumentinhallinnanyhteydessä
Eteneminen
Kertaus: Dokumenttien määrän kasvaminen
• 20 % tiedosta sijaitseestrukturoiduissa tietovarastoissa
• Lue: 80% tiedosta sijaitseestukturoimattomissajärjestelmissä
• 90% strukturoimattomasta tiedostatiedonhallintajärjestelmienulkopuolella
• Tietomäärä kasvaa 36% vuosittain
• Uudentyyppisten “dokumentien” määrä kasvaa ja kasvattaatietomäärää, mutta täytyy olla hallittavissa ja löydettävissä
• Tiedon löytymisen merkitys kasvaa
• Vaatimukset IT investointien takaisinmaksulle
Source: Doculabs
Vaihe 1: tunnusta tosiasiat
• Tietomäärät kasvavat
• Tietoa on erityyppistä
• Tieto ei tule olemaan yhdessä tietovarastossa
• Tiedon liiketoimintakriittisyys vaihtelee
Neuvo: huijaa käyttäjää
Prosessit
Määrämuotoinen tieto
Omat kovalevytja tiedostojaot
ERPCRM
Liiketoiminta-sovellukset
Tietokannat
Tuttu työskentely-ympäristö
Integration
Liiketoiminnallinen vaikutus
Toim
innan t
ehokkuus
Älykäs, organisaatio-
tason tiedonhaku
Operatiiiviset työpöydät &informaatioportaalit
Perushaku
Huijausvinkki #1: yritystason haku
•Oikeus etsittävään sisältöön
•Tiedon relevanssin määrittely
•Haun älykkyys
Microsoftin tiedonhakuohjelmistot
Älykäs tiedonhaku
liiketoimintakriittisiin,
edistyksellisiin
hakusovelluksiin
Liiketoiminnan
tuottavuusinfraan
saumattomasti
integroitu tiedonhaku
Maksuttomasti
ladattava tiedonhaku
Perustason
tiedonhaku
Tiedonhaku
infraratkaisuna
Tiedonhaku
liiketoimintakriitti-
siin ympäristöihin
Vinkit 2-x
• Uusi sisältö älykkäämpään tietovarastoon
• Käyttöönotettavat ominaisuudet tietosisällön mukaan
• Versiointi, työnkulku, sisältöoikeudet
• Käyttäjille vapautta käyttää uusia viestintämuotoja
• Taustajärjestelmät mukaan
• Tieto organisaation ulkopuolelle
Yhteenveto
Microsoft is establishing foundation
content services as a new class of
ECM functionality, which will blend
pervasive team collaboration with
business document management”
“
Team
Division
Enterprise
Extranet
Internet
Individual
Business Applications
(SAP, data warehouse, custom . . .)
Integroitu työskentely-ympäristö
24
Arkkitehtuuri
Käyttökokemus
Hallittavuus
Yhteensopivuus
ECM Components
Policy Management
Web Content Management
Forms Management
Mailbox Management
User Interface
Microsoft Office
Web browsers
3rd party apps
Unified Storage Architecture
Unified Services
Workflow
Search
Metadata
Security
Policies
IRM
Library Services
Collaboration
Exchange 2007
Transport Services
Rules
Search
Policies
Security
Records Management
Document Management
SMTPSOAP