HANASAARI 14.5.2009TERVETULOA

Dokumenttien hallinta SharePoint -ympäristössä

Antti KirmanentuotepäällikköMicrosoft Oy

Kommunikoinnin uudet haasteet

Työympäristön haasteita

Tiedon löytäminen ja priorisointi organisaatiossani? Informaatioähky

Tietoa lukuisissa eri järjestelmissä, tiedon löytäminenhaasteellista, joskus jopa mahdotonta

Tieto hajallaan

Laajamittaisen käytön varmistaminen – turvallisuus jasäännökset huomioiden

Käytettävyys

Olemassaolevan infrastuktuurin ja sovellusten hyödyntäminen.

Ylläpidon kalleus

Dokumenttien määrän kasvaminen

• 20 % tiedosta sijaitseestrukturoiduissa tietovarastoissa

• Lue: 80% tiedosta sijaitseestukturoimattomissajärjestelmissä

• 90% strukturoimattomasta tiedostatiedonhallintajärjestelmienulkopuolella

• Tietomäärä kasvaa 36% vuosittain

• Uudentyyppisten “dokumentien” määrä kasvaa ja kasvattaatietomäärää, mutta täytyy olla hallittavissa ja löydettävissä

• Tiedon löytymisen merkitys kasvaa

• Vaatimukset IT investointien takaisinmaksulle

Source: Doculabs

LomakkeetTyönkulku

Dokumentit

Sähk. työpöytä

Transaktionaalinen

Tiimityötilat

Roolipohjaiset työtilatOnline kokoukset

Pikaviestipalvelut

Wikit

Blogit Sähköposti

Strukturoitu

Reaaliaikainen

Tarpeen

mukainen

Ajasta

riippumaton

RSS

Välineet kommunikointiinmonipuolistuvat

Työntekijät informaation välittäjänä?

Dokumenttienhallinta

Collaboration

Tiedonhaku

Prosessit

ERPCRM

Tapauskohtaisettyönkulut

Määrämuotoinen tieto

Kovalevyt jatiedostojaot

Liiketoiminta-sovellukset

Relaatiotieto-kannat

Olemassaolevat

sovellukset

Strukturoimatontyöskentely

Ryhmien

työskentely ja

tiedon

jakaminen

Liiketoimintajärj

estelmiin

helpompi pääsy

Tiedon

löytäminen ja

hyödyntäminen

Dokumenttienhal

linta, ml.

tietoturva ja

säännökset

Prosessien

automatisointi

Tiedon

hyödyntäminen

päätöksenteossa

Alusta dokumentinhallinnalle

Löydettävyys

IP:n

suojaaminen

Informaation

arvo

Kaikki tieto on helposti löydettävissä koko

organisaatiossa

• Yhtenäinen

infrastruktuuri

• Helppokäyttöisyys

ja tiedon

yhtenäisyys

• Käytettävyys

Tarpeellinen

tieto tuodaan

helposti

kaikkien

käyttäjien

saataville

Tärkeä

informaatio

suojattavissa

asiaankuulu-

mattomalta

käytöltä

Dokumentinhallinnan laajentaminen

Perinteinen

ECM

Hallittu

sisältö

Tieto laajemmin hyödynnettävissä

Tietoturvan hallinta

Käyttäjien

sitoutuminen

Sisältö

Hallitusti kaikkien käyttäjien

käytettävissä

Kustannusten

ja monimutkai-

suuden

hallinta

Ei-hallittu sisältö

Organisaatiolaajuinen alusta

Erillisjärjestelmien haasteita Ratkaisuja

Käyttäjien sitouttaminen

Tuttu, mutta nyt organisaation käytäntöjen mukaan

hallinnoitu dokumentinhallinta ja työskentely-

ympäristö

Rajoittuu pieneen osaan dokumentteja

Ryhmätyötilojen, sähköpostin, pikaviestipalveluiden ja

sosiaalisen tietojenkäsittelyn kautta kattaa laajan

osan viestinnästä

Dokumentit useissa eri järjestelmissä

Tieto löydettävissä kaikkialta,

dokumentinhallintapiirteiden hyödyntäminen

määritellään sisällön tarpeiden mukaisesti

LiitettävyysYhtenäinen ja avoin alusta mahdollistavat tiedon

tuottamisen ja hyödyntämisen eri välinein.

LisenssikustannuksetUseimmilla organisaatioilla käyttöoikeudet jo

olemassa

Tutkimuksesta

•Tiedonkeruu: Puhelinhaastattelut tehtiin joulu-

helmikuussa.

•Kohderyhmänä yli 10 miljoonan liikevaihdon

omaamat yritykset ja yli sadan henkilön julkiset

organisaatiot.

•Kokonaisvastaajamäärä: 195

•Lisätietoja tutkimuksen hankintaan www.marketvisio.fi

tai Mika Rajamäki mika.rajamaki ( ) marketvisio.fi, p.

040 774 6422

Microsoft dokumentinhallinta ja ryhmätyö• Kaikkien käyttäjien saatavilla

• Dokumentinhallinta hyödynnettävissäeri käyttöyhteyksissä

• Erityyppisten dokumenttien hallinta

• Tuottavuustyökalujen japalvelinsovellusten integrointipiste

• Dokumenttien ja tiedon hallinta

• Ryhmätyö- ja kommunikointiympäristö

• Sosiaalinen tietojenkäsittely

• Dokumentihallinta, ryhmätyö jayhdistetty viestintä integroidussakäyttöympäristössä

• Rikas ja laajennettava alusta

Avo

imet

sta

nd

ard

it

• Tiedonhallinta-alusta

• Keskitetty identiteetin ja oikeuksienhallinta

• Sisältöoikeuksien hallinta

• Työnkulku

Organisaation sisältä sama tieto ulkoisiin palveluihin

• Julkaisujärjestelmät

• Yhtenäinen ulkoasu

• Hyväksymiskäytännöt

• Ajastus

• Viranomaisvaatimukset

• Sähköiset itsepalvelut

• Lisätietopyynnöt

• Asiakaspalvelun yhteydenotto

• Tilausjärjestelmät

• Verkkokauppa

Esimerkki: metadatan käsittely

Muokattava metadatan

Käsittely Office-sovelluksista

Oikeudet ja

rajoitukset

tuodaan käyttäjälle

esille

Esimerkki: dokumenttien työnkulku• Työnkulun määrittely suoraan

työasemasovelluksista

• sähköpostihälytykset

• Outlookin tehtävät

• Kommentit hyväksymis / hylkäämispäätöksiin

• Suojauksien huomiointi

• Ryhmätyömahdollisuus

• Dokumenttien automaattinensiirto arkistoon määriteltyjenkäytäntöjen mukaisesti

• Työnkulun hälytykset ja määrittelyt dokumenttikohtaisia

• Käyttäjien ei tarvitse siirtyä SharePoint ympäristöön työnkulun

käsittelyä varten

Esimerkki: sisältöoikeuksien hallinta

• Sähköpostin jadokumenttiensisältöoikeuksiensuojaus: kaksinaksautusta hiirellä

• Suojaus koskeeSISÄLTÖÄ – kulkeedokumentin mukana

• Vain nimetyt käyttäjätvoivat lukea tai muokatadokumenttia

• Voidaan automatisoidaSharePoint dokumentinhallinnanyhteydessä

Eteneminen

Kertaus: Dokumenttien määrän kasvaminen

• 20 % tiedosta sijaitseestrukturoiduissa tietovarastoissa

• Lue: 80% tiedosta sijaitseestukturoimattomissajärjestelmissä

• 90% strukturoimattomasta tiedostatiedonhallintajärjestelmienulkopuolella

• Tietomäärä kasvaa 36% vuosittain

• Uudentyyppisten “dokumentien” määrä kasvaa ja kasvattaatietomäärää, mutta täytyy olla hallittavissa ja löydettävissä

• Tiedon löytymisen merkitys kasvaa

• Vaatimukset IT investointien takaisinmaksulle

Source: Doculabs

Vaihe 1: tunnusta tosiasiat

• Tietomäärät kasvavat

• Tietoa on erityyppistä

• Tieto ei tule olemaan yhdessä tietovarastossa

• Tiedon liiketoimintakriittisyys vaihtelee

Neuvo: huijaa käyttäjää

Prosessit

Määrämuotoinen tieto

Omat kovalevytja tiedostojaot

ERPCRM

Liiketoiminta-sovellukset

Tietokannat

Tuttu työskentely-ympäristö

Integration

Liiketoiminnallinen vaikutus

Toim

innan t

ehokkuus

Älykäs, organisaatio-

tason tiedonhaku

Operatiiiviset työpöydät &informaatioportaalit

Perushaku

Huijausvinkki #1: yritystason haku

•Oikeus etsittävään sisältöön

•Tiedon relevanssin määrittely

•Haun älykkyys

Microsoftin tiedonhakuohjelmistot

Älykäs tiedonhaku

liiketoimintakriittisiin,

edistyksellisiin

hakusovelluksiin

Liiketoiminnan

tuottavuusinfraan

saumattomasti

integroitu tiedonhaku

Maksuttomasti

ladattava tiedonhaku

Perustason

tiedonhaku

Tiedonhaku

infraratkaisuna

Tiedonhaku

liiketoimintakriitti-

siin ympäristöihin

Vinkit 2-x

• Uusi sisältö älykkäämpään tietovarastoon

• Käyttöönotettavat ominaisuudet tietosisällön mukaan

• Versiointi, työnkulku, sisältöoikeudet

• Käyttäjille vapautta käyttää uusia viestintämuotoja

• Taustajärjestelmät mukaan

• Tieto organisaation ulkopuolelle

Yhteenveto

Microsoft is establishing foundation

content services as a new class of

ECM functionality, which will blend

pervasive team collaboration with

business document management”

“

Team

Division

Enterprise

Extranet

Internet

Individual

Business Applications

(SAP, data warehouse, custom . . .)

Integroitu työskentely-ympäristö

24

Arkkitehtuuri

Käyttökokemus

Hallittavuus

Yhteensopivuus

ECM Components

Policy Management

Web Content Management

Forms Management

Mailbox Management

User Interface

Microsoft Office

Web browsers

3rd party apps

Unified Storage Architecture

Unified Services

Workflow

Search

Metadata

Security

Policies

IRM

Library Services

Collaboration

Exchange 2007

Transport Services

Rules

Search

Policies

Security

Records Management

Document Management

SMTPSOAP