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SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA EL REGISTRO, CONTROL DE INSCRIPCIN, NOTAS, ASISTENCIAS Y SEGUIMIENTO DE PAGO DE LOS ESTUDIANTES DE LA ACADEMIA DE MSICA ADORACIN EXTREMAAutores: Ortiz Gnesis Gutirrez NailaTutor: Rosa Gonzlez Barinas, Julio del 2014

CAPITULO IPLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Proceso lento, perdida de tiempo

Proceso manual, siendo lo mas sofisticado la aplicacin Excel de Microsoft.

Gran cantidad de archivos fsicos

Reportes de deudas, notas, asistencias.

Acceso a la informacinConfiabilidad de la informacin

OBJETIVOSOBJETIVO GENERALDesarrollar un sistema administrativo para el registro, control de inscripcin, notas, asistencias y seguimiento de pago de los estudiantes de la Academia de Msica Adoracin Extrema.OBJETIVOS ESPECFICOSDiagnosticar la situacin actual del proceso administrativo que rige el registro, control de inscripcin, notas, asistencias y seguimiento de pago de los estudiantes.Analizar los requerimientos del departamento de administracin.Determinar el estudio de factibilidad tcnica, econmica y psicosocial.Disear una propuesta de un nuevo sistema automatizado de carcter administrativo que facilite el registro, control de inscripcin, notas, asistencias y seguimiento de pago de los estudiantes.

ALCANCES Y LIMITACIONES DEL SISTEMAEl alcance del tema de investigacin es concerniente a Desarrollar un sistema administrativo para el registro, control de inscripcin, notas, asistencias y seguimiento de pago de los estudiantes de la academia de msica adoracin extrema, cuya ubicacin geogrfica del problema est circunscrita en la Parroquia Ramn Ignacio Mndez, Urbanizacin Juan Pablo II, Manzana K8-21, Templo Evanglico Fuente de Luz del Municipio Barinas, Estado Barinas. En tal sentido, dicho sistema puede servir de referencia a todo el territorio Barines, en funcin de que las conclusiones elaboradas son valiosas para la poblacin en general.

CAPITULO IIrea de InvestigacinDepartamento de Administracin

Antecedentes de la InvestigacinAponte Jess (2010), optando al ttulo de T.S.U. en Informtica en el Colegio Universitario de Caracas, present una tesis de grado titulada: Desarrollo un software para el control y registro de los estudiantes de la banda musical los marqueses

Gonzlez y Bohrquez (2010) en el Instituto Universitario "Juan Pablo Alfonso" en su trabajo de investigacin expone lo siguiente "Desarrollar un Sistema Automatizado a la gestin de los Procesos de registro"

Cordero Wilson (2010), present una tesis de grado titulada: Sistema de Registro y Control de pago de Alumnos de U.E Cristian (El Buen Pastor).

Tipo de Investigacin

Proyecto FactibleInvestigacin de Campo descriptiva, analtica y cuantitativa

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD DEL SISTEMAPara Kendall & Kendall (2006) La factibilidad significa que el proyecto propuesto: Ayuda que la organizacin logre sus objetivos generales, es decir, posible de lograr con los recursos actuales de la organizacin en las siguientes 3 reas: Factibilidad Operacional, Tcnica y Econmica. (Pg. 21).Factibilidad Operacional

Depende de los recursos humanos. El personal de la Academia concluyo que para mejorar el flujo de informacin, era necesario el diseo y desarrollo del sistema administrativo.Factibilidad TcnicaFactibilidad Social

El sistema tiene un impacto social positivo ya que permitir la automatizacin de todas las actividades y procesos que se llevan a cabo en dicha institucin.

Factibilidad Econmica

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CAPITULO IIIDISEO DE LA INVESTIGACINEl desarrollo de la investigacin propone la metodologa formada por el Modelo Programacin Extrema o eXtreme Programing (XP)FASES METODOLOGA XPFase de ExploracinFase de PlanificacinFase deIteracionesFase deMantenimientoFase deMuerte oCierre deProyecto

Realizacin de pago, notas, inscripcin y asistenciasRegistro de pago, notas, inscripcin y asistenciasAcademia de Msica Adoracin ExtremaDiagrama de flujo de datos contextual del sistema Actual

Diagrama de flujo de datos expandido del sistema ActualFuente: Ortiz y Gutirrez Figura 2Fuente: Ortiz y Gutirrez Figura 1

Diagrama de flujo de datos expandido del sistema PropuestoDiagrama de flujo de datos contextual del sistema PropuestoFuente: Ortiz y Gutirrez Figura 3Fuente: Ortiz y Gutirrez Figura 4

PANTALLAS DEL SISTEMA

Para ingresar al sistema es necesario poseer un nombre de usuario y clave de acceso autorizada para poder operar el sistema, las cuales debe introducir en el formulario que se muestra a continuacin:Una vez ingresado al sistema se puede observar una interfaz de mltiples funciones:El men principal permite ver las ventanas de inscripcin, notas, asistencias, pagos, profesores, estudiantes, cursos y reportes.

Este formulario consta en la parte superior de los campos necesarios para el registro de los datos de los profesores, como lo son fecha de ingreso, fecha de nacimiento, cdula, nombres, direccin telfono, telfono mvil, correo, luego se pulsa guardar y queda registrado en la base de datos del sistema. Si se desea buscar un profesor registrado, simplemente en la parte superior escribimos el correspondiente numero de cedula y le damos buscar y nos muestra el profesor correspondiente.Si ingresamos en la ventana de Registro de profesores, inmediatamente nos lleva al mdulo de profesores:Los mdulos que se muestran a continuacin tienen un funcionamiento similar al descrito anteriormente:

La particularidad de este mdulo consiste en la insercin de los datos antes de registrar el estudiante.Este formulario consta en la parte superior de los campos necesarios para el registro de los datos de los estudiantes, como lo son fecha de ingreso, fecha de nacimiento, cdula, nombres, direccin telfono, telfono mvil, correo, luego se pulsa guardar y queda registrado en la base de datos del sistema

La particularidad de este formulario consiste en que debe asignar un docente registrado para cada curso y nivel a que se desee registrar.Asignamos nivel, curso turno y horario.Tambin el mdulo de inscripcin: se busca el dato del estudiante por su cdula:Luego se asigna la fecha de inscripcin, nivel, curso, turno, profesor. Se registran dos cursos por estudiante: teora y solfeo e instrumento.

La particularidad de este formulario consiste en que debe asignar un numero de cedula de un estudiante, se pulsa buscar , y luego podemos ver sus notas como tambin si tiene los pagos al da.

CONCLUSINSe detecto una serie de situaciones problemticas en la Academia de Msica Adoracin Extrema, entre las que se destac:

-La complejidad y duplicidad de los procesos de trabajo, aumentando el tiempo de respuesta y el tiempo requerido para su procesamiento.

-Dificultad para procesar la informacin y acceder a los archivos de estudiantes, adems de las necesidades actuales de incrementar la eficiencia, reducir la incertidumbre a travs del conocimiento de lo que acontece en la institucin, de agilizar los procesos dentro de la misma y mejorar la calidad del servicio.

Finalmente el sistema propuesto es una estructura de datos que contiene la informacin de una manera integrada y confiable que permite al usuario acceder a los datos de forma instantnea para hacer los procesos ms eficientes.

RECOMENDACIONESContinuar con el anlisis de los requerimientos de procesamiento de informacin de la escuela de msica Adoracin Extrema a fin de lograr en un futuro la integracin de todos los procesos en un solo sistema de informacin computarizado.

Realizar mantenimientos al sistema de modo que se actualice continuamente con el fin de mejorar las capacidades del mismo, en respuesta a las necesidad es organizacionales cambiantes, esto debido a las siguientes situaciones.i) Los usuarios frecuentemente solicitan caractersticas adicionales despus que se familiarizan con las funcionalidades del sistema.ii) La institucin cambia con el tiempo. Por lo tanto se debe modificar el software para abarcar cambios tales como: nuevos requerimientos de reportes o producir una nueva informacin.iii) Promover continuamente la importancia de la confiabilidad de la informacin; evitando as que los usuarios no compartan las contraseas personales con empleados autorizados o no autorizados de la institucin.

Gracias por su Atencin!