Download - Balanced scorecard para - 52.0.140.18452.0.140.184/typo43/fileadmin/Base_de_Conocimiento/XI_Jornada... · I 4.2.1 Estándares y normas ... CEDC: Cantidad de estándares y normas que

BalancedBalancedBalanced Balanced scorecard parascorecard parascorecard para scorecard para proyectosproyectosproyectosproyectos

Juan Gabriel Gantiva Vergara PMP PMI‐RMPJuan Gabriel Gantiva Vergara, PMP, PMI RMP

Marzo de 2013

CONDUCIENDOCONDUCIENDO

BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 2

CONDUCIENDOCONDUCIENDO


BALANCED SCORECARD BSCBALANCED SCORECARD BSC

Modelo gerencial Modelo para definir

y aplicar las gde gestión

y pestrategias en las organizaciones

BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 4BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 4

PERSPECTIVAS DEL BSCPERSPECTIVAS DEL BSCPERSPECTIVAS DEL BSCPERSPECTIVAS DEL BSC

FINANCIERA

ÓVISIÓN Y ESTRATEGIA

PROCESOS INTERNOSCLIENTES

APRENDIZAJE Y


Y CRECIMIENTO

PERSPECTIVAS DEL BSCPERSPECTIVAS DEL BSCFINANCIERA

¿Có d b

PERSPECTIVAS DEL BSCPERSPECTIVAS DEL BSC

¿Cómo debemos aparecer ante los accionistas, para tener éxito financiero?

VISIÓN Y

PROCESOS INTERNOS¿En qué procesos d b

CLIENTES¿Cómo debemos VISIÓN Y

ESTRATEGIAdebemos ser

excelentes para satisfacer a los

accionistas y clientes?

¿aparecer ante nuestros clientes para alcanzar

nuestra visión?

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO¿Cómo mantener y sustentar


¿Cómo mantener y sustentar nuestra capacidad de cambiar y mejorar para alcanzar la

visión?

BENEFICIOS DEL BSCBENEFICIOS DEL BSC

DEFINIR LA DIRECCIÓN Y LOS

BENEFICIOS DEL BSCBENEFICIOS DEL BSC

PROPÓSITOS

ALINEACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

COMUNICACIÓN A TODOS LOS NIVELES DE LA ESTRATEGIA

REALIMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA


BSCBSCTemas Temas

estratégicosestratégicos

Objetivos Objetivos estratégicosestratégicos

IndicadoresIndicadoresIndicadoresIndicadores

IniciativasIniciativasc at asc at as

Proyectos / OperacionesProyectos / Operaciones


y / py / p

BSC vs GESTIÓN PROYECTOSBSC vs GESTIÓN PROYECTOSBSC vs. GESTIÓN PROYECTOSBSC vs. GESTIÓN PROYECTOSÍTEM BALANCED SCORECARD GESTIÓN DE PROYECTO PMI

UsoEmpresarialComunicación de la estrategia

EmpresarialDirección de proyectos

Cualquier sector Cualquier sector (telecomunicaciones ti

Tipo organizaciones

(telecomunicaciones, ti, financiera, salud, entre otras) y si es pública, privada o mixta

(telecomunicaciones, ti, financiera, salud, entre otras) y si es pública, privada o

y p , pmixta

TamañoCualquiera sin importar su Cualquiera sin importar su


Tamaño organizaciones

tamaño (pequeño, mediano, grande, global, entre otras)

tamaño (pequeño, mediano, grande, global, entre otras)

GESTIÓN DE PROYECTOSGESTIÓN DE PROYECTOSGESTIÓN DE PROYECTOSGESTIÓN DE PROYECTOS

INICIOINICIO PLANEACIÓNPLANEACIÓN EJECUCIÓNEJECUCIÓN CIERRECIERRE

MONITOREO Y CONTROLMONITOREO Y CONTROL

FASE 1 FASE 2

INICIOINICIO PLANEACIÓPLANEACIÓNN EJECUCIÓNEJECUCIÓN CIERRECIERRE INICIOINICIO PLANEACIÓPLANEACIÓ

NN EJECUCIÓNEJECUCIÓN CIERRECIERRE

MONITOREO Y CONTROLMONITOREO Y CONTROL MONITOREO Y CONTROLMONITOREO Y CONTROL


BSC APLICADO A PROYECTOSBSC APLICADO A PROYECTOSBSC APLICADO A PROYECTOSBSC APLICADO A PROYECTOSTemas t té iTemas t té iestratégicos

para proyectoestratégicos para proyecto

Objetivos t té i d lObjetivos t té i d lestratégicos del proyecto

estratégicos del proyecto

I di d d l tI di d d l tIndicadores del proyectoIndicadores del proyecto

PPProcesosProcesos

Acti idadesActi idades


ActividadesActividades

TEMAS ESTRATÉGICOSTEMAS ESTRATÉGICOSTEMAS ESTRATÉGICOSTEMAS ESTRATÉGICOSPARA EL PROYECTOPARA EL PROYECTO


TEMAS ESTRATÉGICOS TEMAS ESTRATÉGICOS PARA EL PROYECTOPARA EL PROYECTO

S1Cumplir con los costos según el presupuesto aprobado del

tproyecto

S2Cumplir con los tiempos programados y acordados para la entrega del producto/servicio del proyectog p p y

S3Cumplir con la totalidad de los requerimientos y funciones para el producto o servicios indicados en el alcance del proyectoCumplir con la totalidad de requisitos de calidad y normas para

S4Cumplir con la totalidad de requisitos de calidad y normas para el producto/servicio y el proyecto aprobados

S5Realizar la gestión de riesgos del proyecto para lograr el

S5producto/servicio.

S6Lograr la satisfacción del cliente con el producto/servicio del proyecto


proyecto

S7 Contar con los recursos para la realización del proyecto

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DELOBJETIVOS ESTRATÉGICOS DELOBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL PROYECTOPROYECTO

TEMA ESTRATÉGICO OBJETIVOS ESTRATÉGICOSTEMA ESTRATÉGICO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

S1Cumplir con los costos según el presupuesto aprobado del proyecto

O 1.1Mantener la viabilidad financiera del proyectoMinimizar las desviacionespresupuesto aprobado del proyecto

O 1.2Minimizar las desviaciones sobre los costos planeados

Cumplir con los tiempos Minimizar las desviaciones

S2programados y acordados para la entrega del producto/servicio del proyecto

O 2.1Minimizar las desviaciones sobre los tiempos estimados

S3

Cumplir con la totalidad de los requerimientos y funciones para el

d i i i di d l

O 3.1Controlar los cambios durante el proyectoCumplir con los


producto o servicios indicados en el alcance del proyecto

O 3.2p

requerimientos comprometidos

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DELOBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL

É É

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL PROYECTOPROYECTO

TEMA ESTRATÉGICO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Cumplir con la totalidad de O 4.1Minimizar la cantidad de defectos

S4requisitos de calidad y normas para el producto/servicio y el

defectos

O 4 2 C li tá dproducto/servicio y el proyecto aprobados

O 4.2 Cumplir normas y estándares

S5Realizar la gestión de riesgos del proyecto para lograr el producto/servicio.

O 5.1Gestionar los riesgos de forma efectiva


g p /

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DELOBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL

TEMA ESTRATÉGICO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL PROYECTOPROYECTO

Lograr la satisfacción del

O 6.1 Involucrar al cliente durante el proyecto

O 6.2Mantener e incrementar la satisfacción del cliente

S6satisfacción del cliente con el producto/servicio del proyecto

cliente

O 6.3Capacitar a los usuarios en el uso del producto o servicioCapacitar al personal que a realizar ladel proyecto

O 7.5Capacitar al personal que a realizar la operación del producto o servicio

C lO 7.1

Minimizar la rotación del personal i d d l

S7

Contar con los recursos para la realización del

asignado durante el proyecto

O 7.2Utilizar eficientemente los recursos asignados


proyecto O 7.3 Adquirir los recursos necesariosO 7.4 Minimizar los accidentes de trabajo

MAPA ESTRATÉGICO DEL PROYECTOMAPA ESTRATÉGICO DEL PROYECTOMAPA ESTRATÉGICO DEL PROYECTOMAPA ESTRATÉGICO DEL PROYECTO

INDICADORESINDICADORESINDICADORESINDICADORESEspecíficos

• No deben ser ambiguos, deben ser claros, asociados a cada uno de los objetivos

• Deben poderse medir, se debe conocer y seguir la forma de medición

Medibles

• Deben ser alcanzables, es decir, deben poderse lograr durante el l di d fi id

Logrables

proyecto y con los recursos y medios definidos.

Duración determinada


• Deben tener un período para su medición dentro de los tiempos del proyecto.

INDICADORESINDICADORES

• Deben tener un nombre único

Únicos


• Deben tener un nombre único. • No se deben contradecir unos con otros.• No deben medir lo mismo.

Frecuencia de medición

• Se debe indicar la frecuencia de la medición del indicador, independiente si lo realiza una persona o una máquina

Frecuencia de medición

Forma de medición

• Se debe indicar el procedimiento y las actividades necesarias para realizar la medición de cada uno de los indicadores

Forma de medición

H i t d di ió

• Indicar las herramientas con se mide el indicador

Herramientas de medición

Responsable del indicador


• Se detalla el nombre del cargo de la persona y área que deben realizar el seguimiento del desempeño del indicador

INDICADORESINDICADORESINDICADORESINDICADORESResponsable de la medición

• Se detalla el nombre del cargo de la persona y área que deben realizar el seguimiento del desempeño del indicador.

Fuente de los datos

• Se detalla en donde se almacena la información del indicador.

Fuente de los datos

F l d l i di d

• Se debe definir la fórmula y las variables del indicador.

Formula del indicador

• Definir los rangos de valoración• Los rangos de evaluación pueden variar en las diferentes etapas o

Valoración del indicador


g p pmomentos del proyecto

INDICADORESINDICADORESOBJETIVO ESTRATÉGICO INDICADOR FORMULA VARIABLES

O 1.1Mantener la viabilidad financiera del proyecto

I 1.1.1Índice de desempeño de los costos

CPI: Índice de desempeño del costoEV: Valor ganadoAC: Valor actual


del proyecto AC: Valor actual

O 1.2Minimizar las desviaciones sobre los costos planeados

I 1.2.1Variación a la completitud

VAC: Variación a la completitudBAC: Presupuesto a la completitudEAC: Estimación a la completitud

I 2.1.1Índice de desempeño del

SPI: Índice de desempeño del cronograma

O 2.1

Minimizar las desviaciones sobre los tiempos estimados

I 2.1.1cronograma EV: Valor ganado

PV: Valor planeado

I 2.1.2 Entregables a tiempo

PET: Porcentaje de entregables a tiempoET: Cantidad de entregables entregados a tiempo al clienteCEE: Cantidad entregables entregadosCEE: Cantidad entregables entregados

O 3.1Controlar los cambios durante el proyecto

I 3.1.1 Cambios gestionados

PCA: Porcentaje de cambios gestionadosCA: Cantidad de cambios gestionadosCT: Cantidad total de cambios propuestosPEA: Porcentaje de entregables

O 3.2Cumplir con los requerimientos comprometidos

I 3.2.1 Entregables aceptadosentregados aceptados por el clienteEA: Cantidad de entregables aceptados por el clienteEE: Cantidad de entregables entregadosCP: Porcentaje de entregables a tiempo por parte de los proveedores


comprometidos

I 3.2.2Cumplimiento de los proveedores

por parte de los proveedoresEAP: Cantidad de entregables a tiempo de los proveedoresEEP: Cantidad de entregables de los proveedores


D f d d

DAC: Cantidad de defectos detectados antes de llegar al cliente


O 4.1Minimizar la cantidad de defectos

I 4.1.1Defectos detectados antes de llegar al cliente

gDD: Defecto detectado antes de llegar al clienteTD: Cantidad defectos detectados

I 4.1.2Defectos detectados por el li t

CDD: Cantidad de defectos detectados por el cliente

clienteDDC: Defecto detectado por el cliente

I 4.1.3 Defectos corregidosPDC: Porcentaje de defectos corregidosCDC: Cantidad de defectos corregidosTD: Cantidad de defectos detectadosPEC: Porcentaje de estándares y normas

Cumplir

I 4.2.1Estándares y normas cumplidos

cumplidosCEC: Cantidad de estándares y normas cumplidosCEDC: Cantidad de estándares y normas que se deben cumplir

O 4.2 normas y estándares

I 4.2.2Lineamientos de estándares cumplidos

PLEC: Porcentaje de lineamientos de estándares y normas cumplidosCLEC: Cantidad de lineamientos de estándares y normas cumplidosCLEDC: Cantidad de lineamientos de


estándares que se deben cumplir


PRA: Porcentaje de uso de la reserva administrativaRAU: Reserva administrativa utilizada en riesgos


I 5.1.1 Uso reserva administrativaRAU: Reserva administrativa utilizada en riesgos desconocidosRAT: Reserva administrativa total

I 5.1.2 Uso reserva de contingencia

PRC: Porcentaje de uso de la reserva de contingenciaRCU: Reserva de contingencia utilizada en riesgos

O 5.1 Gestionar los riesgos de forma efectiva

RCT: Reserva de contingencia total

I 5.1.3Riesgos identificados materializados

PRIM: Porcentaje riesgos identificados materializadosRIM: Cantidad de riesgos identificados materializadosRI: Riesgos identificados

I 5.1.4Riesgos desconocidos materializados

PRDM: Cantidad Riesgos desconocidos materializadosRDM: Riesgos desconocidos materializados

I 5.1.5Riesgos con tratamiento de riesgos

RRT: Porcentaje de riesgos con tratamiento CRT: Cantidad de riesgos con tratamientoCR: Cantidad de riesgos priorizados

O 6.1Involucrar al cliente durante el proyecto

I 6.1.1Comunicaciones realizadas con el cliente

PCR: Porcentaje de comunicaciones formales realizadas con los interesadosCCR: Cantidad de comunicaciones realizadasCC: Cantidad total de comunicaciones planeadas

I 6.2.1 Satisfacción de los interesados PSI: Porcentaje de interesados satisfechosIS: Interesados satisfechos


O 6.2

Mantener e incrementar la satisfacción del cliente

I: Cantidad total de interesados

I 6.2.2Quejas resueltas satisfactoriamente

PQRS: Porcentaje de quejas resueltas satisfactoriamenteCQRS: Cantidad de quejas resueltas satisfactoriamenteCQI: Cantidad total de quejas de los interesados


Transferir conocimiento a Usuarios capacitados en el uso del

PUC: Porcentaje de usuarios capacitados en el uso del producto o servicio


O 6.3 los usuarios en el uso del producto o servicio

I 6.3.1Usuarios capacitados en el uso del producto o servicio

UC: Cantidad de usuarios capacitados en el uso del producto o servicioUP: Cantidad de usuarios del producto o servicio

O 6.4

Transferir conocimiento al personal que a realizar la

I 6.4.1Personal capacitado en la operación del

PPCO: Porcentaje de personal capacitado en la operación del producto o servicioUCO: Cantidad de personal capacitado en la operación

O 6.4operación del producto o servicio

I 6.4.1producto o servicio del producto o servicio

UPO: Cantidad de personal de operación del producto o servicio

O 7.1Minimizar la rotación del personal asignado durante el proyecto

I 7.1.1Rotación del personal asignado al proyecto

REP: Porcentaje rotación del personal asignado al proyectoPC: Personal del proyecto cambiadoPPP P l l d l tPPP: Personal planeado para el proyecto

O 7.2Utilizar eficientemente los recursos (personas, máquinas) asignados

I 7.2.1 Recursos efectivamente utilizadosPREU: Porcentaje de recursos efectivamente utilizadosEFU: Recursos efectivamente utilizadosRP: Recursos planeados

Habilidades adquiridas por el personal

PHP: Porcentaje de habilidades adquiridas por el personal del proyectoHA: Habilidades adquiridas por el personal del

O 7.3Adquirir los recursos necesarios

I 7.3.1Habilidades adquiridas por el personal del proyecto

HA: Habilidades adquiridas por el personal del proyectoHP: Habilidades propuestas para ser adquiridas por el proyecto

I 7 3 2Competencias adquiridas por el

PCP: Porcentaje de competencias adquiridas por el personal del proyectoCA: Competencias adquiridas por el personal del


I 7.3.2p q p

personal del proyectop q p p

proyectoCP: Competencias propuestas para ser adquiridas por el proyecto

O 7.4Minimizar los accidentes de trabajo

I 7.4.1 Cantidad de accidentes de trabajoCAT: Cantidad de accidentes de trabajoAT: Accidente de trabajo

CÓDIGO NOMBRE OBJETIVO DEL FORMA DE Á

VARIABLES DE LA

RANGOS DE EVALUACIÓN

INDICADOR INDICADOR INDICADOR CÁLCULODE LA

FÓRMULABUENO REGULAR MALO

CPIÍndice de desempeño de los Medir costos CPI = EV / AC

EV: Valor ganadoAC: Costo

0,98 < CPI < 1,20,95 < CPI < 0,97

CPI>1,3 0,94 < CPI

costosAC: Costo actual


CÓDIGO INDICADOR

PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓNMEDIO DE

VERIFICACIÓNRESPONSABLE MEDICIÓN

FRECUENCIA DE LA MEDICIÓN

RESPONSABLE SEGUIMIENTO

FRECUENCIA DEL REPORTE

1 Introducir los costos incurridos en1. Introducir los costos incurridos en la gestión de riesgos2. Buscar el valor de costos planeado en el día de la medición3. Realizar el cálculo de la fórmula en excel (formato A 35)

Líd dCPI

e ce ( o ato 35)4. Verificar en que rango de evaluación se encuentra5. Registrar valor del indicador en el formato A40, firmar por parte del gerente de proyecto

Microsoft Project Server

Líder de gestión de riesgos

Diario ‐ Lunes a Viernes

Gerente de proyecto

Semanal

6. Almacenar en el repositorio de riesgos del proyectos los cálculos detallados en formato de Excel


PROCESOSPROCESOSINDICADOR PROCESO

I 1.1.1 Índice de desempeño de los costos- Definir flujos de caja - Estimar costos

Definir presupuesto

PROCESOSPROCESOS

- Definir presupuestoI 1.2.2 Variación a la completitud - Realizar monitoreo y control sobre el presupuesto

I 2.1.1 Índice de desempeño del cronograma

- Definir actividades- Secuenciar actividades- Estimar los recursos de las actividades

Estimar la duración de las actividades- Estimar la duración de las actividades- Desarrollar el cronograma

I 2.1.2 Entregables a tiempo - Definir relaciones entre actividadesI 3.1.1 Cambios aprobados - Realizar control integrado de cambios

- Desarrollar project charterD ll l PMP

I 3.2.1 Entregables aceptados

- Desarrollar el PMP- Dirigir la ejecución del proyecto- Monitorear el trabajo del proyecto- Cierre del proyecto- Recolectar requisitos

D fi i l- Definir alcance- Crear WBS- Verificar alcance- Buscar proveedores- Clasificar y evaluar proveedores


I 3.2.2 Cumplimiento de los proveedores- Planear adquisiciones- Efectuar adquisiciones- Administrar adquisiciones- Cierre de adquisiciones

PROCESOSPROCESOSPROCESOSPROCESOSINDICADOR PROCESO

Defectos detectados antes de llegar al - Definir e implementar controles

f lI 4.1.1g

cliente- Verificar alcance- Controlar alcance

I 4.1.2 Defectos detectados por el cliente- Verificar alcance- Controlar alcance

f d f d íI 4.1.3 Defectos corregidos - Definir procesos de garantía

I 4.2.1 Estándares y normas cumplidos

- Establecer plan de calidad- Planear la calidad- Asegurar la calidad

l l l d d- Controlar la calidad

I 4.2.2 Lineamientos de estándares cumplidos- Planear la calidad- Asegurar la calidad- Controlar la calidad

I 5.1.1 Uso reserva administrativa - Controlar los riesgosI 5.1.2 Uso reserva de contingencia - Controlar los riesgos

I 5.1.3 Riesgos identificados materializados- Identificar riesgos- Analizar cualitativo y cualitativo de riesgos


I 5.1.4 Riesgos desconocidos materializados - Gestionar los riesgos

I 5.1.5 Riesgos con tratamiento de riesgos- Planear respuesta a riesgo- Controlar los riesgos

PROCESOSPROCESOSPROCESOSPROCESOSINDICADOR PROCESOS

I 6.1.1Comunicaciones realizadas con el cliente

- Identificar a los interesados- Utilizar TIC

cliente- Planear las comunicaciones

I 6.2.1 Satisfacción de los interesados - Identificar los interesados- Planificar las comunicaciones- Gestionar expectativas de los interesados

Di ib i i f ióI 6.2.2

Quejas resueltas satisfactoriamente

- Distribuir información- Reportar desempeño- Gestionar cambios

I 6.4.1Usuarios capacitados en el uso del producto o servicio

- Gestionar equipo- Gestionar conocimientoproducto o servicio Gestionar conocimiento

I 6.5.1Personal capacitado en la operación del producto o servicio

- Gestionar equipo- Gestionar conocimiento

I 7.1.1Rotación del personal asignado al proyecto

- Desarrollar el plan de recursos humanos- Reportar desempeño

I 7.2.1 Recursos efectivamente utilizados- Adquirir el equipo del proyecto- Reportar desempeño

I 7.3.1Habilidades adquiridas por el personal del proyecto

- Desarrollar el equipo del proyecto- Motivar al equipo del equipo

I 7.3.2Competencias adquiridas por el personal del proyecto

- Desarrollar el equipo del proyecto- Motivar al equipo del proyecto

I 7.4.1 Cantidad de accidentes de trabajo- Definir normas de salud ocupacional y seguridad industrial

que se deben seguir y cumplirBSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 29

CONCLUSIONESCONCLUSIONESCONCLUSIONESCONCLUSIONES

Permite mejorar el nivel de madurez de los

l d l

Este esquema permite estandarizar la forma de ver la efectividad deproyectos al poderlos

comparar

ver la efectividad de cada uno de los

proyectos

El uso de BSC en proyectos permite

La comprensión por parte de la alta gerencia p y p

enfocarse en los elementos claves del

proyecto

p gde las organizaciones de los proyectos se hace

más fácil.


CONCLUSIONESCONCLUSIONESCONCLUSIONESCONCLUSIONES

El mapa estratégico del proyecto permite de forma gráfica y sencilla a todos los i l d h i

Las estrategias para el proyecto surgen a partir de las restricciones extendidas de involucrados conocer hacia

dónde va el proyecto cualquier tipo de proyecto

Los indicadores permiten Si una organización ya está utilizando BSC, de una forma

cuantificar el logro de los temas estratégicos del

proyecto

natural y fácil, puede incorporar la gestión de

proyectos, manteniendo el mismo enfoque


mismo enfoque

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESRECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

Comenzar su Capacitar a los dif t

Revisar resultados de los proyectos para

aplicación en proyectos pequeños

diferentes interesados

p y pajustar los valores de

los indicadores

Utilizar de forma Compartir la información con elcontinua información con el equipo de proyecto


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