5
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Peneliti Terdahulu
Prihanto (2010) menyatakan bahwa sistem penerimaan kas dari instalasi rawat
inap pada RSUD. Karanganyar, pengotorisasian terhadap dokumen oleh pejabat
yang berwenang masih belum maksimal, seperti pada rincian biaya rawat inap
(RBRI) hanya diotorisasi oleh bendahara, apabila dokumen ini hilang atau rusak
maka akan menyebabkan kesulitan dalam memperhitungkan biaya yang harus
dibayar oleh pasien atas tindakan yang diberikan.
Ika (2012) menyatakan bahwa prosedur pelaksanaan transaksi UD. Karya
Baru Surakarta belum sesuai dengan unsur sistem pengendalian internal
penerimaan kas dari penjualan tunai. Dimana penerimaan kas dilakukan oleh
pimpinan tanpa cap “lunas”. Prosedur pencatatan dan penyetoran kas ke bank
belum ada dalam transaksi penjualan tunai UD. Karya Baru Surakarta. Struktur
organisasi UD. Karya Baru Surakarta belum dapat dikatakan baik karena fungsi –
fungsi organisasinya belum memenuhi unsur pokok sistem pengendalian internal
yang seharusnya ada pada sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari
penjualan tunai. Dimana terdapat perangkapan jabatan fungsi kas oleh pimpinan,
belum terbentuknya fungsi akuntansi dalam transaksi penjualan tunai.
Fauziah (2012) menyatakan dari penelitian yang dilakukan pada Bengkel Intan
Mulia Motor yaitu, sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada bengkel Intan
Mulia Motor memiliki tiga prosedur yang dijalankan diantaranya prosedur bagian
6
front desk, bagian asisten, dan bagian montir. Sistem informasi akuntansi
penerimaan kas pada Bengkel Intan Mulia Motor berjalan kurang efektif, hal ini
terjadi karena adanya kerangkapan tugas dan tanggung jawab dilakukan oleh
orang yang sama, kelengkapan dokumen yang digunakan masih belum
terkomputerisasi atau masih dilakukan secara manual sehingga memicu terjadinya
kecurangan dan manipulasi data yang mungkin saja dilakukan oleh karyawan.
Zulvina,dkk (2016) menyatakan dari penelitian yang dilakukan pada PG.
Kebon Agung Malang dokumen bukti kas masuk dan bukti kas keluar yang ada
tidak dibuat rangkap dua atau tiga melainkan hanya satu saja. Sehingga yang
digunakan masih terdapat kelemahan – kelemahan yaitu bukti kas masuk yang
digunakan masih belum dibuat rangkap begitu juga bukti kas keluar belum dibuat
rangkap.
Dari beberapa penelitian diatas, terdapat beberapa kesalahan yang ditemukan
oleh peneliti terdahulu hal ini yang harus diperhatikan oleh penulis untuk
melakukan penelitian tentang sistem informasi akuntansi penerimaan kas, antara
lain :
1. Menurut prihanto yang melakukan penelitian pada instalasi rawat inap
RSUD. Karanganyar pada tahun 2010. Peran dan fungsi bagian
pengotorisasian berdampak pada baik nya sistem informasi akuntansi yang
digunakan.
2. Menurut ika yang melakukan penelitian pada UD. Karya Baru Surakarta
pada tahun 2012. Membubuhkan cap “lunas” pada penerimaan kas sangat
dibutuhkan sebagai bukti transaksi yang dilakukan telah selesai dan
7
peyetoran kas ke bank sesuai dengan sistem pengendalian internal pada
penerimaan kas dari penjualan tunai. Dan pemisahan fungsi terkait pada
sistem penerimaan kas dibutuhkan sesuai dengan sistem pengendalian
internal pada penerimaan kas dari penjualan tunai.
3. Menurut fauziah yang melakukan penelitian pada Bengkel Intan Mulia
Motor pada tahun 2012. Pemisahan tugas dan tanggung jawab pada fungsi
yang terkait dalam siklus penerimaan kas dan pendapatan sangat
dibutuhkan agar mengurangi ancaman adanya kecurangan atau manipulasi
data yang dapat dilakukan oleh karyawan.
4. Menurutzulvinia, dkk yang melakukan penelitian pada PG. Kebon Agung
Malang pada tahun 2016. Dokumen kas masuk dan keluar haraus dibuat
rangkap agar mempermudah saat melakukan penelusuran saat terjadi
kesalahan ataupun penyelewengan terhadap kas.
B. Tinjauan pustaka
1) Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2004) Sistem informasi akuntansi memiliki
tujuan yaitu :
a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang
dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh
aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam
berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan
pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal
yang terjadi
8
b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak
manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan
c. Menyediakan pengendalian yang memadai unttuk menjaga aset aset
organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan data tersebut
tersedia saat dibutuhkan, akurat, andal.
Menurut Mardi (2014:4) terdapat tiga tujuan sistem informasi akuntansi, yaitu:
a. Guna memenuhi setiap kewajiban sesuai dengan otoritas yang
diberikan seseorang (to fulfil obligation relating to stewardship).
Pengelolaan perusahaan selalu mengacu kepada tanggung jawab
manajemen guna menata secara jelas segala sesuatu yang berkaitan
dengan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Keberadaan
sistem informasi membantu ketersediaan informasi yang dibutuhkan
oleh pihak eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan
yang diminta lainnya, demikian pula ketersediaan laporan internal
yang dibutuhkan oleh seluruh jajaran dalam bentuk laporan
pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan.
b. Setiap infomasi yang dihasilkan merupakan bagian yang berharga bagi
pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by
internal decision makers). Sistem informasi menyediakan informasi
guna mendukung setiap keputusan yang diambil oleh pimpinan sesuai
dengan pertanggungjawaban yang ditetapkan.
c. Sistem informasi diperlukan untuk mendukung kelancaran operasional
9
perushaan sehari-hari (to support the-day-today operational). Sistem
informasi bagi setiap satuan tugas dalam berbagai level manajemen,
sehingga mereka dapat lebih produktif.
Fungsi lain dari SIA yang didesain secara baik merupakan proses menyiapkan
pengawasan dan pengendalian dengan tujuan unuk mengotorisasi secara benar dan
pencatatan secara valid, dapat menjaga keamanan data kas, persediaan dan risiko
kehilangan dan pencurian, dapat meningkatkan efisiensi dan evektivitas kegiatan
bisnis (Mardi, 2014)
2) Unsur-unsur sistem informasi akuntansi
Setiap sistem pasti terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan
unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut, sedangkan proses sistem
menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem.
Setiap sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar terdiri dari
berbagai sistem sistem yang lebih kecil, yang disebut dengan subsistem.
Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan
kita. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu dipandang dari sudut
pandang sistem, yang berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk
sistem tersebut. Dengan memahami struktur sistem dan proses sistem, sesorang
dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu sistem tidak tercapai (Mulyadi, 1997:3).
Sesuatu yang dapat dikatakan sistem apabila memenuhi dua syarat yaitu :
a. memiliki bagian bagian yang saling berinteraksi
b. sistem harus memiliki tiga unsur yaitu input, proses, output
Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu
10
dioperasikan. Proses merupakan aktivitas yang mengubah input menjadi output.
Output adalah hasil dari operasi dalam pengertian sederhana output berarti tujuan,
sasaran, atau target pengoganisasian suatu sistem (Nugroho,2001:2).
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikordinasikan sedemekian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pangelolaan perusahaan. Dari
definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah
formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta
laporan (Mulyadi. 1997:3).
Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai dokumen, alat
komunikasi, tenaga pelaksanaan dan berbagai laporan yang didesain untuk
mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan yang dibutuhkan
manajemen. Sistem informasi juga berperan sebagai pengaman harta kekayaan
perusahaan. Dengan adanya unsur unsur pengendalian atau pengecekan dalam
sistem akuntansi, berbagai kecurangan penyimpangan, dan kesalahan dapat
dihindarkan atau dilacak sehingga dapat diperbaiki (Nugroho, 2001:4).
Berikut diuraikan lebih lanjut pengrtian dari masing-masing unsur sistem
akuntansi tersebut :
a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadi nya transaksi. Formulir sering juga disebut dengan istilah
dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam
organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas.
11
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan
data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalm jurnal ini adalah
formulir.
c. Buku besar
Buku besar (General Ledger) terdiri dari rekening-rekening yang
digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat
sebelumnya dalam jurnal.
d. Buku pembantu
Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang
merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu
dalam buku besar.
e. Laporan
Hasil akhir proses akunansi adalah laporan keuangan yang dapat
berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang
ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran,
laporan harga pokok penjualan, daftar umum piutang, daftar utang
yang belum dibayar daftar saldo persediaan yang lambat
penjualannya (Mulyadi, 1997:4).
Beberapa prinsip prinsip yang harus dipegang dalam penyusunan sistem
informasi akuntansi diantara nya :
12
a. Analisis transaksi bisnis
b. Pencatatan transaksi ke dalam formulir dan catatan yang tepat
c. Perancangan sistem internal check transaksi
d. Pencatatan transaksi yang telah terekam di formulir ke dalam buku
(jurnal dan besar)
e. Perancangan berbagai pernyataan (statement) akuntansi dan
laporan statik dengan data dari transaksi yang telah tercatat di
buku.
f. Pelaksanaan pemeriksaan intern (internal audit) yang
berkesinambungan dan pemeriksaan eksternal secara periodik
terhadap sistem informasi akuntansi
g. Penyajian laporan keuangan untuk memenuhi kebutuhan intansi
pemerintah.
Sistem akuntansi adalah salah satu sistem informasi diantara berbagai sistem
yang informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan.
Setiap sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem
tersebut. Komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok (disebut
dengan information system building block) : masukan, model, keluaran, teknologi,
basis
data,
dan
pengendalian (Mulyadi, 1997:11).
MASUKAN MODEL KELUARAN
13
Gambar blok bangunan sistem informasi
1) Blok masukan
Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi
beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan
memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Masukan terdiri dari
transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah, identifikasi, otorisasi,
tata letak, dan pengolahannya.
2) Blok Model
Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang
mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai
macam cara, untuk memproduksi hasil yag dikehendaki atau
keluaran.
3) Blok Keluaran
Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa
informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat
manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai intern
maupun pemakai luar organisasi.
4) Blok Teknologi
Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi.
Dalam sistem infomasi berbasis komputer, teknologi terdiri dari
TEKNOLOGI BASIS DATA PENGENDALIAN
14
tiga komponen : komputer dan penyimpan data luar (Auxiliary
storage), telekomunikasi, dan perangkat lunak (Software).
5) Blok Basis Data
Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang
digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.
6) Blok Pengendalian
Semua sistem harus dilindungi dari bencana dan ancaman, seperti
bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan
penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, sabotase, orang-orang
yang dibayar untuk melakukan kejahatan.
Menurut Mulyadi (1997:57) simbol- simbol standar yang digunakan oleh
analis sistem untuk membuat bagan alir data (data flow diagram) dan bagan alir
dokumen (document flowchart) untuk menggambarkan sistem informasi tertentu.
Bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagian yang penting dalam
perancangan sistem informasi yang kompleks dan pengembangan program
komputer. Bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data
dan proses untuk mengolah data dan proses untuk mengolah data dalam suatu
sistem. Bagan alir data merupakan model logis yang menunjukkan aliran data
melalui sistem, oleh karna itu bagan tersebut tidak menunjukkan disk, pita
magnetik, printer, komputer, atau alat fisik lainnya. Sistem akuntansi dapat
dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen.
15
Contoh bagan alir data (data flow diagram) :
Proses
Aliran Aliran material
Aliran data
Penghubung
Halaman sama halaman lain
Tempat penyimpanan atau arsip
-
Sumber atau tujuan data
Masukan/keluaran Ditunjukkan oleh garis alir
Pengolahan data
16
Contoh bagan alir documen (document flowchart) :
Dokumen. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan semua jenis dokumen, yang
merupakan formulir yang digunakan umtuk
merekam data terjadinya suatu transaksi.
Contohnya seperti faktur penjualan, bukti
memorial.
Dokumen dan tembusannya. Simbol ini
digunakan untuk menggambarkan dokumen asli
dan tembusannya. nomor lembar dokumen
dicantumkan disudut kanan atas.
Catatan. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat data yang direkam
sebelumnya didalam dokumen atau formulir.
Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk
2
Faktur 1
17
menggambarkan kegiatan manual seperti :
menerima order dari pembeli, mengisi formulir,
membandingkan, memeriksa dan berbagai jenis
kegiatan klerikal yang lain.
Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan tmpat penyimapanan dokumen,
seperti almari arsip dan kotak arsip. Arsip
sementara adalah tempat penyimpanan dokumen
yang dokumennya akan diambil kembali dari
arsip tersebut dimasa yang akan datang untuk
keperluan pengolahan lebih lanjut. Dan masih
banyak simbol-simbol yang biasa digunakan
analis sistem.
3) Sistem Informasi Akuntansi dapat menambah nilai untuk organisasi
Menurut Romney dan Steinbart (2015:11) Sistem informasi akuntansi yang
didesain dengan baik, dapat menambah nilai untuk organisasi dengan :
1) Meningkatkan kualitas dan mengurang biaya produk atau jasa
2) SIA dapat memonitor mesin
3) Meningkatkan efisiensi
4) Berbagi pengetahuan
5) Meningkatkan efisiensi dan efektivitas rantai pasokannya
6) Meningkatkan struktur pengendalian internal
7) Meningkatkan pengambilan keputusan
18
8) Memperbaiki pengambilan keputusan
4) Sistem Penerimaan Kas
Penerimaan kas berasal dari dua sumber utama : penerimaan kas dari
penjualan tunai dan penerimaan dari piutang. Penerimaan kas dari penjualan tunai
yang terdiri dari penerimaan kas dari over-the-counter sale, dari cash-on-delivery,
dan credit card sale. Dan penerimaaan kas dari piutang melalui penagihan
perusahaan, kantor pos dan lock-box-collection plan (Mulyadi, 1997:457).
Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari
penjualan tunai mengharuskan :
1) Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetorkan ke bank dalam
penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan
internal.
2) Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu
kredit, yang melibatkan bank penerima kartu kredit dalam pencatatan
transaksi penerimaan kas.
Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur
berikut ini :
1) Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales.
2) Prosedur penerimaan kas dari cash-on-delivery sales.
3) Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.
19
Penerimaan kas dari over-the-counter sales. Dalam penjualan tunai ini,
pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang
akan dibeli. Dalam over-the-counter sale ini, perusahaan menerima uang tunai,
cek pribadi (personal check), atau pembayaran langsung dari pembeli dengan
credit card, sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Penerimaan kas dari
over-the-counter sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini :
1) Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales person) di
Bagian penjualan.
2) Bagian kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang
tunai, cek pribadi (personal check), atau kartu kredit.
3) Bagian penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkan
barang kepada pembeli.
4) Bagian kasa menyetorkan kas yang diterima ke Bank.
5) Bagian akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan.
6) Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam
jurnal penerimaan kas.
Jika kas yang diterima berupa cek pribadi, bank penjual (bank yang
penjual memiliki rekening giro didalamnya) kemudian akan mengurus check
clearing tersebut ke bank pembeli (bank yang memiliki rekening giro
didalamnya). Jka kas yang diterima berupa kartu kredit, bank penjual yang berupa
penerbit kartu kredit langsung menambah saldo rekening giro penjual setelah
dikurangi dengan credit card fee (yang berkisar 2,5% sampai 4%). Bank penerbit
kartu inilah yang secara periodik melakukan penagihan kepada pemegang kartu
20
kredit (Mulyadi,1997:458).
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan
tunai adalah :
1) Fungsi penjualan
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur
penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk
kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
2) Fungsi kas
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
3) Fungsi akuntansi
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan
kas dan pembuatan laporan penjualan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan
tunai adalah :
1) Faktur penjualan tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang
diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Formulir
21
faktur penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai
nama pembeli dan alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama
barang, kualitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan kode wiraniaga,
otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi. Faktur penjualan tunai diisi
oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh
pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan
transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur in juga
berfungsi sebagai slip pembungkus (packing slip) yang ditempelkan oleh
fungsi pengiriman diatas pembungkus, sebagai alat identifikasi bungkusan
barang.
2) Pita register kas (cash register tape)
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoprasikan
mesin register kas (cash register). Pita register kas ini merupakan bukti
penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan
dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal
penjualan.
3) Credit card sales slip
Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu
kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang
menjadi anggota kartu kredit.
4) Bukti setor
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
Bukti setor dibuat tiga lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank,
22
bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank.
Bukti kas diserahkan oleh fungsi kas ke fungsi akuntansi, dan dipakai oleh
fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi
penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.
5) Rekap harga pokok penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga
pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan).
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen
pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok
produk - produk yang dijual (Mulyadi, 1997:465)
Menurut Mulyadi (2016:394) terdapat beberapa ketentuan yang harus
diperhatikan pada sistem penerimaan kas yaitu :
1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi peenjualan dengan
menggunakan formulir faktur penjualan tunai. Dengan formulir ini fungsi
penerimaan kas akan menerima kas dan faktur penjualan tunai harus
diotorissasi fungsi penjualan agar menjadi dokumen yang sahih, yang
dapat dipakai sebagai dasar bagi fungsi penerima kas untuk menerima kas
dari pembeli serta sebagai dokumen sumber untuk pencatatan dalam
akuntansi catatan akuntansi.
2) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara
membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan dan penempelan pita
register pada faktur tersebut. Sebagai bukti bahwa fungsi penerimaan kas
telah menerima kas dari pembeli, fungsi tersebut harus membubukan cap
23
“lunas” dan menempelkan pita register kas pada faktur penjualan tunai.
3) Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan oleh
karyawan yang diberi wewenang untuk melaksanakannya. Setiap
pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan
yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut.
Sehabis karyawan tersebut memutakhirkan (up-date) catatan akuntansi
berdsarkan dokumen sumber, ia harus membubuhkan tanda tangan dan
tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukannya
pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal
tersebut. Dengan cara ini maka tanggung jawab atas pengubahan catatan
akuntansi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu, sehingga tidak ada
satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntansi yang
tidak dipertanggungjawabkan.
4) Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. Dalam organinasi, setiap
transaksi keuangan hanya akan terjadi jika telah mendapat otorisasi dari
yang berwenang. Otorisasi dari yang berwenang tersebut diwujudkan
dalam bentuk tanda tangan pada formulir. Salah satu cara pengawasan
formulir (dan dengan demikian pengawasan terhadap terjadinya transaksi
keuangan) adalah dengan merancang formulir yang bernomor urut
tercetak. Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang
digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tersebut
dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk
24
menggunakan formulir tersebut. Oleh karna itu, dalam sistem penjualan
tunai formulir faktur penjualan tunai harus bernomor urut tercetak dan
penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
5) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan seluruhnya ke
bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja
berikutnya. Penyetoran segera seluruh jumlah kas yang diterima dari
penjualan tunai ke bank akan menjadikan jurnal kas perusahaan dapat diuji
ketelitian dan keandalannya dengan menggunakan informasi dari bank
yang tercantum dalam rekening koran.
6) Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan
mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Perhitungan kas secara periodik
dan secara mendadak akan mengurangi risiko penggelapan kas yang
diterima oleh kasir. Dalam perhitungan kas ini dilakukan pencocokan
antara jumlah kas hasil hitungan dengan jumlah kas yang seharusnya ada
menurut faktur penjualan tunai dan bukti penerimaan kas yang lain
(misalnya bukti kas masuk).
Menurut Mulyadi (2016:393) unsur pengendalian internal yang seharusnya
ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai yaitu :
1. Organisasi
1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
2) Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
25
3) Transaksi penjualan tunai harus dilakukan oleh fungsi
penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi
akuntansi.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi
penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan
tunai.
2) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara
membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan
penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
3) Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan
permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
4) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman
dengan cara membubuhan cap “sudah diserahkan” pada
faktur penjualan tunai.
5) Pencatatan kedalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi
akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur
penjualan tunai.
3. Praktik yang sehat
1) Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi
penjualan.
2) Jumlah kas yang dterima dari penjualan tunai disetor
26
seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi
penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
3) Perhitungan saldo kas uang ada ditangan fungsi kas secara
periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksaan
intern.