Download - 2. презентация севастьяновой
Электронный документооборот –точка зрения аудитора,
пользователя и руководителя
Татьяна СевастьяноваГенеральный директор ЗАО АФ «Аудит-Классик»
1. Зарубежный опыт.
2. Нормативная база применения электронного
документооборота в России.
3. Позиция контролирующих органов по
признанию электронных документов, в том
числе счетов-фактур.
4. Типичные опасения бухгалтера при переходе
на электронный документооборот.
5. Преимущества от внедрения ЭД.
2
Товар – Деньги – Товар Товар – Деньги – Товар ~~3
4
5
Многие европейские страны подписали соглашение о
возможности выставления электронных счетов из частного
сектора в государственный.
Еврокомиссия запустила ряд проектов, поддерживающих
распространение электронных счетов (e-invoicing).
Дания - имеет достаточный опыт в реализации электронного
документооборота, экономит около 100 млн. евро в год.
Греция, Португалия, Испания отказались от бумажного
документооборота не только в целях экономии затрат, но и
для ускорения оборачиваемости денежных потоков.
6
В Корее отказ выпустить электронный счет-
фактуру приведет к штрафу в размере 2%
от суммы операции, а отказ от передачи
электронного документа – к штрафу в
размере 1% от суммы операций.
в Европе уже созданы условия для
перехода на систему ЭДО малого и
среднего бизнеса; в Австрии в случае неиспользования
электронных документов государство
взимает специальный сбор, составляющий
от 0,9 до 1,5% суммы сделки;
7
в Мексике при превышении суммы заказа 2000 песо
законодательство обязывает поставщика выставлять электронный
счет; с 1 января 2011 года компании должны теснее сотрудничать с
Налоговой службой; Мексика опережает Европу по темпам
распространения электронных счетов.
в США активное использование
электронных счетов все еще
ограничивается компаниями
списка Fortune 1000;
8
С января по июль 2009 года в Москве прошел «пилотный»
проект обмена электронными счетами-фактурами;
общее впечатление – положительное;
НО - были вынуждены дублировать счета-фактуры на бумаге,
поскольку электронные форматы документов на тот момент
не были официально утверждены.
9
Для гражданско-правовых целей:
•Гражданский кодекс РФ;
•Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об
электронной подписи" и Федеральный закон от 10 января
2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"
(прекращает действие с 01.07.2012).
10
Для целей бухгалтерского учета:
• Федеральный закон от 21.11.1996
N129-ФЗ "О бухгалтерском учете"
(действует до 31.12.2012) – п. 6 ст. 13;
• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском
учете" (действует с 01.01.2013) – ст. 9, 10, 29.
11
Для целей налогообложения:
•Налог на прибыль - ст. 252 НК РФ
•НДС – ст. 169 НК РФ
а также подзаконные акты:
•Приказом МФ РФ от 25.04.2011 N 50н утвержден Порядок
выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по
телекоммуникационным каналам связи;
•11 апреля зарегистрирован в Минюсте Приказ ФНС России
от 05.03.2012 №ММВ-7−6/138@ «Об утверждении форматов
счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных
счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных
листов книги покупок и книги продаж в электронном виде».
12
Письмо ФНС РФ от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@ "Об отдельных вопросах применения
электронных документов" «Федеральная налоговая служба сообщает, что легитимно
составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности. Указанное учитывается налоговыми органами и в целях применения налогоплательщиками положений пункта 1 статьи 252 НК РФ».
13
Письмо Минфина РФ от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1
«В соответствии со ст. 93 НК РФ в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи…
Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью)».
14
В настоящее время утверждены электронные форматы:
товарной накладной ТОРГ-12;
акта приемки-сдачи работ (услуг) (Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@);
счета-фактуры - 11 апреля был зарегистрирован в Минюсте Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7−6/138@.
15
• необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром - в особенности с контролирующими органами, судами и иными лицами, запрашивающими юридически значимые документы предприятия;
• проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД);
• незнание особенностей функционирования СЭД, а следовательно, опасения по таким вопросам, как обеспечение корректной передачи электронных документов, конфиденциальности, сохранности ЭД в течение длительного периода времени,
• консерватизм персонала, опасения нового-непонятного.
16
Оператор электронного документооборота: гарантирует достоверность информации об организациях в
системе; гарантирует юридическую значимость всех документов в
системе; независимо фиксирует все действия со счетом-фактурой как
со стороны покупателя, так и со стороны продавца; обеспечивает хранение электронных документов в соответ-
ствии с требованиями законодательства; предоставляет пользователям круглосуточную и профессио-
нальную техподдержку; гарантирует безопасность передачи документов, качество и
бесперебойность работы самых систем.
17
Какова цена перехода на системы электронного документооборота
???
Эффективность = Результат/Затраты
пути повышения эффективности деятельности организации:
сокращение затрат и/или увеличение результата
18
19
СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ:1) сокращение затрат на бумажные документы, в том числе:• снижение затрат на ведение архива документов на бумажном
носителе (затраты на бумагу, печать, аренду площадей для архива и т.д.);
• сокращение косвенных (неочевидных) затрат (на копирование и дублирование документов, на почтовые услуги, уплата штрафов и пени за несвоевременную оплату счетов, судебные издержки и т.п.);
• согласно требованиям действующего законодательства при проведении налоговых проверок (как выездных, так и встречных) бумажные дубликаты электронных счетов-фактур и иных электронных документов не требуются – сокращение расходов как на бумагу, так и рабочего времени сотрудников.
20
СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ:
2) сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, в том числе:
• оптимизация внутренних бизнес-процессов (экономия времени и ресурсов, достигаемая за счет устранения непроизводительного труда, позволяет совершенствовать бизнес-процессы и наращивать дополнительный приток денежных средств).
По оценкам западных консалтинговых компаний выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами
может составлять до 20-30% всего рабочего времени.
21
ПОВЫШЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТА:
1) ускорение информационных потоков, в том числе:• оперативный поиск нужного документа (все счета-
фактуры будут храниться систематизировано в электронном архиве);
• скорость передачи (для того чтобы выставить счет-фактуру контрагентам, территориально удаленным друг от друга, потребуются минуты).
22
ПОВЫШЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТА:
2) ускорение оборачиваемости денежных средств за счет:
• оптимизации налогообложения, в первую очередь НДС и налога на прибыль (своевременное наличие счетов-фактур и других документов снижает налоги и позволяет работать без штрафов);
• ускорение оплаты счетов через повышения прозрачности и контроля над денежными потоками - ЕЩЕ ОДНО РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ!
23
Зарубежные компании отмечают также:
СЭД обеспечивают необходимый уровень
прозрачности в целях осуществления
финансового контроля со стороны государства
и общества (аудит) (через внедрение
соответствующих опций в корпоративное ПО).
не подвергается сомнению
обеспечена
очевидны
Необходимость перехода на использование СЭД
Возможность перехода на законодательном уровне
Преимущества от перехода
24
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ
25