Электронный документооборот –точка зрения аудитора,

пользователя и руководителя

Татьяна СевастьяноваГенеральный директор ЗАО АФ «Аудит-Классик»

1. Зарубежный опыт.

2. Нормативная база применения электронного

документооборота в России.

3. Позиция контролирующих органов по

признанию электронных документов, в том

числе счетов-фактур.

4. Типичные опасения бухгалтера при переходе

на электронный документооборот.

5. Преимущества от внедрения ЭД.

2

Товар – Деньги – Товар Товар – Деньги – Товар ~~3

4

5

Многие европейские страны подписали соглашение о

возможности выставления электронных счетов из частного

сектора в государственный.

Еврокомиссия запустила ряд проектов, поддерживающих

распространение электронных счетов (e-invoicing).

Дания - имеет достаточный опыт в реализации электронного

документооборота, экономит около 100 млн. евро в год.

Греция, Португалия, Испания отказались от бумажного

документооборота не только в целях экономии затрат, но и

для ускорения оборачиваемости денежных потоков.

6

В Корее отказ выпустить электронный счет-

фактуру приведет к штрафу в размере 2%

от суммы операции, а отказ от передачи

электронного документа – к штрафу в

размере 1% от суммы операций.

в Европе уже созданы условия для

перехода на систему ЭДО малого и

среднего бизнеса; в Австрии в случае неиспользования

электронных документов государство

взимает специальный сбор, составляющий

от 0,9 до 1,5% суммы сделки;

7

в Мексике при превышении суммы заказа 2000 песо

законодательство обязывает поставщика выставлять электронный

счет; с 1 января 2011 года компании должны теснее сотрудничать с

Налоговой службой; Мексика опережает Европу по темпам

распространения электронных счетов.

в США активное использование

электронных счетов все еще

ограничивается компаниями

списка Fortune 1000;

8

С января по июль 2009 года в Москве прошел «пилотный»

проект обмена электронными счетами-фактурами;

общее впечатление – положительное;

НО - были вынуждены дублировать счета-фактуры на бумаге,

поскольку электронные форматы документов на тот момент

не были официально утверждены.

9

Для гражданско-правовых целей:

•Гражданский кодекс РФ;

•Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об

электронной подписи" и Федеральный закон от 10 января

2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"

(прекращает действие с 01.07.2012).

10

Для целей бухгалтерского учета:

• Федеральный закон от 21.11.1996

N129-ФЗ "О бухгалтерском учете"

(действует до 31.12.2012) – п. 6 ст. 13;

• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском

учете" (действует с 01.01.2013) – ст. 9, 10, 29.

11

Для целей налогообложения:

•Налог на прибыль - ст. 252 НК РФ

•НДС – ст. 169 НК РФ

а также подзаконные акты:

•Приказом МФ РФ от 25.04.2011 N 50н утвержден Порядок

выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по

телекоммуникационным каналам связи;

•11 апреля зарегистрирован в  Минюсте Приказ ФНС России

от 05.03.2012 №ММВ-7−6/138@ «Об утверждении форматов

счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных

счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных

листов книги покупок и книги продаж в электронном виде».

12

Письмо ФНС РФ от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@ "Об отдельных вопросах применения

электронных документов" «Федеральная налоговая служба сообщает, что легитимно

составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности. Указанное учитывается налоговыми органами и в целях применения налогоплательщиками положений пункта 1 статьи 252 НК РФ».

13

Письмо Минфина РФ от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1

«В соответствии со ст. 93 НК РФ в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи…

Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью)».

14

В настоящее время утверждены электронные форматы:

товарной накладной ТОРГ-12;

акта приемки-сдачи работ (услуг) (Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@);

счета-фактуры - 11 апреля был зарегистрирован в Минюсте Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7−6/138@.

15

• необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром - в особенности с контролирующими органами, судами и иными лицами, запрашивающими юридически значимые документы предприятия;

• проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД);

• незнание особенностей функционирования СЭД, а следовательно, опасения по таким вопросам, как обеспечение корректной передачи электронных документов, конфиденциальности, сохранности ЭД в течение длительного периода времени,

• консерватизм персонала, опасения нового-непонятного.

16

Оператор электронного документооборота: гарантирует достоверность информации об организациях в

системе; гарантирует юридическую значимость всех документов в

системе; независимо фиксирует все действия со счетом-фактурой как

со стороны покупателя, так и со стороны продавца; обеспечивает хранение электронных документов в соответ-

ствии с требованиями законодательства; предоставляет пользователям круглосуточную и профессио-

нальную техподдержку; гарантирует безопасность передачи документов, качество и

бесперебойность работы самых систем.

17

Какова цена перехода на системы электронного документооборота

???

Эффективность = Результат/Затраты

пути повышения эффективности деятельности организации:

сокращение затрат и/или увеличение результата

18

19

СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ:1) сокращение затрат на бумажные документы, в том числе:• снижение затрат на ведение архива документов на бумажном

носителе (затраты на бумагу, печать, аренду площадей для архива и т.д.);

• сокращение косвенных (неочевидных) затрат (на копирование и дублирование документов, на почтовые услуги, уплата штрафов и пени за несвоевременную оплату счетов, судебные издержки и т.п.);

• согласно требованиям действующего законодательства при проведении налоговых проверок (как выездных, так и встречных) бумажные дубликаты электронных счетов-фактур и иных электронных документов не требуются – сокращение расходов как на бумагу, так и рабочего времени сотрудников.

20

СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ:

2) сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, в том числе:

• оптимизация внутренних бизнес-процессов (экономия времени и ресурсов, достигаемая за счет устранения непроизводительного труда, позволяет совершенствовать бизнес-процессы и наращивать дополнительный приток денежных средств).

По оценкам западных консалтинговых компаний выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами

может составлять до 20-30% всего рабочего времени.

21

ПОВЫШЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТА:

1) ускорение информационных потоков, в том числе:• оперативный поиск нужного документа (все счета-

фактуры будут храниться систематизировано в электронном архиве);

• скорость передачи (для того чтобы выставить счет-фактуру контрагентам, территориально удаленным друг от друга, потребуются минуты).

22

ПОВЫШЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТА:

2) ускорение оборачиваемости денежных средств за счет:

• оптимизации налогообложения, в первую очередь НДС и налога на прибыль (своевременное наличие счетов-фактур и других документов снижает налоги и позволяет работать без штрафов);

• ускорение оплаты счетов через повышения прозрачности и контроля над денежными потоками - ЕЩЕ ОДНО РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ!

23

Зарубежные компании отмечают также:

СЭД обеспечивают необходимый уровень

прозрачности в целях осуществления

финансового контроля со стороны государства

и общества (аудит) (через внедрение

соответствующих опций в корпоративное ПО).

не подвергается сомнению

обеспечена

очевидны

Необходимость перехода на использование СЭД

Возможность перехода на законодательном уровне

Преимущества от перехода

24

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

25