quan tri van phong chuong 1

Tổng quan vềvăn phòng, lựa

CHƯƠNG 1CHƯƠNG 1

2/2/2015 Quản trị Văn phòng 1

chọn địa điểm, thiết kế văn

phòng

Thảo luận

Anh(Chị) hiểu thế nào là văn phòng?

Văn phòng có những chức năng và nhiệm vụ gì?

Khi bố trí văn phòng thì cần chú ý những gì? Có những phương pháp bố trí văn phòng nào?

2/2/2015 2Quản trị Văn phòng

MỤC TIÊU MỤC TIÊU

Hiểu được khái niệm về văn phòng, nắm được chức năngnhiệm vụ của văn phòng;

Hiểu được cơ cấu tổ chức hành chính văn phòng;

Biết được những hình thức bố trí văn phòng cơ bản;

Phân tích đánh giá 5 S trong văn phòng;

Phân tích các yếu tố liên quan đến việc lựa chọn địa điểmvăn phòng.


1• Khái niệm, vai trò của văn phòng trong tổ chức;

2• Tổ chức văn phòng;

• Những tác động của môi trường đến công việc văn

NỘI DUNGNỘI DUNG

3• Những tác động của môi trường đến công việc văn

phòng;

4• 5s trong văn phòng;

5• Các yếu tố liên quan đến quyết định lụa chọn địa

điểm VP;


Văn phòng là bộ phận đảmtrách các hoạt động như tổchức, thu thập xử lý, phân1.1.1 KHÁI

1.1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ VP 1.1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ VP

chức, thu thập xử lý, phânphối, truyền tải, quản lý, sửdụng các thông tin bên ngoàivà nội bộ, trợ giúp lãnh đạothực hiện các hoạt độngđiều hành quản lý cơ quanđơn vị .

1.1.1 KHÁI NIỆM VỀ VP

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúpcho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan một đơn vị;

VĂN PHÒNG ĐƯỢC HIỂU THEOVĂN PHÒNG ĐƯỢC HIỂU THEO

NGHĨA RỘNG


NGHĨA HẸP

Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, làđịa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.

Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau

nhưng đều có đặc điểm chung, đó là:

Là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của

LƯU Ý


từng cơ quan:

Phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất

định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy

mô đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng.

Tham mưu tổng hợp cho cơ quan đơn vị:

Tư vấn xây dựng quy chế, quy trình làm việc.

Giúp việc Điều hành, hậu cần

Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc;

Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch;

1.1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG1.1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

2/2/2015 8

Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch;

Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan;

Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làmviệc cho cơ quan.

Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của cơ quan

Quản trị Văn phòng

Quản trị là gì?

Các chức năng của quản trị?

THẢO LUẬN

2/2/2015 9

Nguyên tắc trong hoạch định (công việc văn phòng)

Nguyên tắc tổ chức bộ máy và tổ chức công việc văn phòng

Phối hợp các bộ phận chức năng trong văn phòng

Tiêu chuẩn hóa các hoạt động văn phòng

Phản hồi và kiểm soát công việc văn phòng

1.1.3 MỘT SỐ NGUYÊN TẮC TRONG QTVP1.1.3 MỘT SỐ NGUYÊN TẮC TRONG QTVP

Phản hồi và kiểm soát công việc văn phòng

Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát

Nguyên tắc ủy thác công việc v..v…

2/2/2015 10Quản trị văn phòng

Quản trị HC-VP làviệc hoạch định, tổchức, phối hợp, tiêu

1.2 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG1.2 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

chức, phối hợp, tiêuchuẩn hóa và kiểmsoát các hoạt độngxử lý thông tintrong tổ chức.


Hoạch định công việc hành chính

Tổ chức công việc hành chính

Lãnh đạo công việc hành chính

Kiểm soát công việc hành chính

CHỨC NĂNG CỦA QT HCCHỨC NĂNG CỦA QT HC

Kiểm soát công việc hành chính

Thực hiện dịch vụ hành chính


Công việc hànhchính gồm những

công việc gì?

Công việc hành chính:

Xử lý công văn ;

Soạn thảo VB;

Tổ chức và xếp đặt(lịch làm việc, điều xe);

Công việc quản trị

PHÂN BIỆT CV HC VÀ CV QUẢN TRỊPHÂN BIỆT CV HC VÀ CV QUẢN TRỊ

điều xe);

Công việc lưu trữ;

Công việc tính toán(thống kê, tổng hợp, dự toán, tổng kêt…)

Công việc giao tiếp(tiếp khách, nhận và phổ biến thông tin)

Công việc quản trị:

Hoạch định ; Tổ chức

Lãnh đạo; Kiểm tra

Công việc HC-VP

Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng bố trí để đảm nhận những nhiệm

1.2 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG(1.2 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG(tttt))

phòng bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng

2/2/2015 14Quản trị

Văn phòng

Bộ phận hành chính văn thưBộ phận tổng hợpBộ phận quản trịBộ phận bảo vệ

Bộ phận lưu trữBộ phận tạp vụBộ phận quản lý nhân sựKhác

1. Vị trí, vai trò vp trong DN

Vp với vị trí là “trung tâm thần kinh” của DN, là nơi thu thập xửlý và tổng hợp thông tin của DN, là nơi soạn thảo công văn giấytờ, tổ chức và sử dụng hồ sơ, giao tiếp đối nội đối ngoại củaDN và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận khác hoạt

1.2 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG1.2 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

DN và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận khác hoạtđộng;

VP có nhiệm vụ cung cấp thông tin, tham mưu tư vấn cho cấplãnh đạo trong quá trình hoạch định tổ chức, ra quyết địnhquản lý;

VP còn là cầu nối mọi hđ giữa các tổ chức, tạo sự thống nhất,ăn khớp trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

2/2/2015Quản trị Văn phòng

15

2. Những yêu cầu của bộ máy tổ chức

a. Yêu cầu tổ chức: Khoa học, linh hoạt;

b. Yêu cầu về cơ cấu, cơ chế phù hợp;

c. Các MQH trong cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng

1.2 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG1.2 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

c. Các MQH trong cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng

2/2/2015 Quản trị văn phòng 16

TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ PHÒNG

1.2 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG(1.2 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG(tttt))

2/2/2015


17

QLNS

BP Lương

Chếđộ

Vănthư

PHÓ PHÒNG

ATLĐ

Y tế

Láixe

BảoVệ

NHỮNG MÔ HÌNHTỔ CHỨC THỰC HIỆN CỦA VPNHỮNG MÔ HÌNHTỔ CHỨC THỰC HIỆN CỦA VP

MÔ HÌNH

MÔ HÌNH

MÔ HÌNH

2/2/2015 18Quản trị

Văn phòng

HÌNH THEO

ĐỊA BÀN

HÌNH PHÂN TÁN

HÌNH HỖN HỢP

Văn phòng tập trung theo địa bàn(mô hình tập trung).

Nhà quản trị hành chính

Ưu điểm: Dễ bố trí, sắp xếp nhân sự, dễ kiểm tra,

VĂN PHÒNG BỐ TRÍ THEO ĐỊA BÀNVĂN PHÒNG BỐ TRÍ THEO ĐỊA BÀN

chính

Mọi công việc hành chính cho các

bộ phận A,B,C...

xếp nhân sự, dễ kiểm tra, dễ tập trung trang thiết bị và đơn giản thủ tục.

Nhược điểm: Khó chuyên môn hoá, công việc thiếu chính xác


Nhà

Công việc HC bộ phận A

Công việc HC bộ

VĂN PHÒNG BỐ TRÍ THEO CHỨC NĂNGVĂN PHÒNG BỐ TRÍ THEO CHỨC NĂNG


Nhà

QTHC

Công việc HC bộ phận B

Công aviệc HC bộ phận C

Tận dụng tối ưu mặt bằng,sử dụng cơ động, tiết kiệm diện tích văn phòng ;

Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng;

Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân

1.3 CÁC YÊU CẦU BỐ TRÍ VĂN PHÒNG1.3 CÁC YÊU CẦU BỐ TRÍ VĂN PHÒNG

Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên;

Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công tác thu thập, xử lý thông tin;

Tiết kiệm chi phí lắp đặt; Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn

lao động.


Là dạng bố trí sắp đặt theo đặc điểm không gian

CÁC PHƯƠNG PHÁP BỐ TRÍ VĂN PHÒNGCÁC PHƯƠNG PHÁP BỐ TRÍ VĂN PHÒNG

VĂN PHÒNG BỐ TRÍ

Là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch từng phòng, bộ phận với tường xây ngăn cách có

CÁCH THỨC BỐ TRÍ VĂN PHÒNGCÁCH THỨC BỐ TRÍ VĂN PHÒNG


BỐ TRÍ KÍN:

từng phòng, bộ phận với tường xây ngăn cách có cửa ra vào có thể đóng kín, khóa khi cần thiết

Ưu điểm: Bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận, đáp ứng được bí mât khi cần thiết.

Nhược điểm: tốn diện tích mặt bằng, thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn, khó ks hđ của NV...

VĂN PHÒNG BỐ TRÍ KÍNVĂN PHÒNG BỐ TRÍ KÍN


CÁCH THỨC BỐ TRÍ VĂN PHÒNG(TT)CÁCH THỨC BỐ TRÍ VĂN PHÒNG(TT)

VĂN PHÒNG BỐ TRÍ

MỞ:

Là một khoảng không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp

2/2/2015 24

Ưu điểm: Tận dụng được diện tích mặt bằg, cơ động, nhân viên có cơ hội gần gũi nhau hơn

Nhược điểm: Ồn ào, khó tập trung, tính bảo mật không cao...


VĂN PHÒNG BỐ TRÍ MỞVĂN PHÒNG BỐ TRÍ MỞ


CÁCH THỨC BỐ TRÍ VĂN PHÒNG(TT)CÁCH THỨC BỐ TRÍ VĂN PHÒNG(TT)

VP BỐ TRÍ

PHÂN TÁN

Tất cả các bộ phận của văn phòng đều bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện các dịch vụ như: đánh máy, photo...

2/2/2015 26

Ưu điểm: Nâng cao tính chủ động,bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi...

Nhược điểm: Không sử dụng hết công suất của thiết bị, nhân viên,chi phí lớn...


Liên là một nhân viên thư ký mới tuyển về phòng Tổ chức hành chính trường A tại Hà nội. Văn phòng trường là một tòa nhà được kế thừa một thư viện thời kỳ Pháp để lại, mỗi người một phòng riêng, khi cần họp thì tập trung vào phòng họp; Mỗi khi cần truyền tải hoặc thông tin Liên thường tới từng phòng gõ cửa để đưa công văn hoặc thông báo, công việc này khiến Liên phải mất rất nhiều

TÌNH HUỐNG

văn hoặc thông báo, công việc này khiến Liên phải mất rất nhiều thời gian.

Anh(Chị) hãy cho biết đây là Văn phòng bố trí theo kiểu nào. Phân tích ưu và nhược điểm(bao gồm những yếu tố tự nhiên)

Liên cần làm gì để hạn chế việc mất thời gian cho việc gửi công văn giấy tờ cho từng phòng riêng?


Là yếu tố vật chất cầnthiết cho hoạt động vănphòng. Tùy theo mức độ phát

1.4 TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG1.4 TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

phòng. Tùy theo mức độ pháttriển của nên kinh tế và nhucầu thực tiễn của công tácvăn phòng mà người ta trangbị những máy móc, đồ dùngcần thiết khác nhau.


TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG(TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG(tttt))

Thiết bị Văn

Máy vi tínhMáy in laserMáy Scanner


Thiết bị Vănphòng

Máy ScannerMáy photocopyMáy faxMáy hủy hồ sơMáy điện thoạiMáy ghi âm, ghi hìnhThiết bị hội nghị


Đồ dùng văn phòng

Bàn ghế

Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến


Bàn ghế Tủ đựng hồ sơGiá đựng tài liệuTủ hoặc mắc áo

và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút…

Phương tiện chuyên chở Xe con chở lãnh đạo



Xe con chở lãnh đạo Xe đưa đón công nhân Xe dùng di chuyển dụng

cụ, vật tư, hàng hóa…

Hiện đại hóa công tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của thời đại

HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNGHIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

Văn phòng điện tử


Văn phòng điện tử Văn phòng không giấy Văn phòng tự động hóa Văn phòng của thế kỷ 21

“Văn phòng không giấy” có thay thế được cho văn phòng truyền thống?

Sự khác biệt trong quản trị “văn phòng không giấy” và văn phòng truyền thống?

THẢO LUẬN

giấy” và văn phòng truyền thống?


Ảnh hưởng từ bên ngoài(từ môi trường QT):

o Kinh tế;

o Chính trị- Pháp luật;

o Văn hóa- XH

Tự nhiên, công nghệ

1.4 NHỮNG TÁC ĐỘI CỦA MT ĐẾN VP1.4 NHỮNG TÁC ĐỘI CỦA MT ĐẾN VP

o Tự nhiên, công nghệ

Ảnh hưởng từ bên trong

o Chức năng doanh nghiệp

o Năng lực của bộ máy quản lý;

o Kỹ năng nguồn nhân lực.


Thông gió và điều hòa không khí

Kiểm soát tiếng ồn

Chiếu sáng

1.4 NHỮNG TÁC ĐỘI CỦA MT ĐẾN VP1.4 NHỮNG TÁC ĐỘI CỦA MT ĐẾN VP

Trang trí màu sắc


1.5 5S TRONG VĂN PHÒNG1.5 5S TRONG VĂN PHÒNG


Hoa là thư ký một văn phòng thương mại Cty A, trong văn phòng làmviệc mọi người luôn nhìn thấy cô trong trạng thái bận rộn, trên bàn làm việccủa cô có rất nhiều loại hồ sơ, và cô luôn trong tình trạng lục tung hết tập hồsơ này đến tập hồ sơ khác để tìm một văn bản hay một hồ sơ cần thiết. Trongngăn kéo bàn làm việc của Hoa cũng lưu giữ rất nhiều loại hồ sơ, nhiều khicần người ta còn thấy Hoa chạy đi chạy lại giữa nơi bàn làm việc và tủ đựnghồ sơ với một quãng đường không phải ngắn. Hoa làm việc rất cần mẫn, côluôn cảm thấy thiếu thời gian, khi được giao công việc Hoa luôn nghĩ ra nhiều

TÌNH HUỐNG

luôn cảm thấy thiếu thời gian, khi được giao công việc Hoa luôn nghĩ ra nhiềuphương án để thực hiện. Tuần trước, Hoa được giao nhiệm vụ chuẩn bị bàibáo cáo trước cuộc họp cho giám đốc vào thứ hai tuần sau, cô nghĩ thời giancòn nhiều nên cô có thời gian suy nghĩ thấu đáo để làm sao viết bài báo cáotốt nhất, cô tưởng tượng đến ánh mắt hài lòng của giám đốc khi đọc báo cáodo chính tay cô viết…, tuy nhiên có một số công việc quan trọng khác cũng cầnhoàn thành trong tuần, Hoa nghĩ cần thực hiện trước những việc đó, việc viếtbáo cáo chưa vội, chiều chủ nhật cuối tuần, khi Hoa nghĩ ra việc viết báo cáothì trong đầu lại không biết viết nội dung gì và viết như thế nào…


1. Theo anh(chị), Hoa mắc phải những vấn đềgì mà người thư ký không nên có?

2. Theo anh chị Hoa cần làm gì để cải thiệnhiệu quả công việc của cô?

THẢO LUẬN

hiệu quả công việc của cô?


Ý nghĩa: Sàng lọc, phân loại và

SEIRI

lọc, phân loại và loại bỏ các vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc


Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiếtLoại bỏ những thứ không cần thiết

Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết

1. Kỹ thuật• Thẻ đỏ + Ảnh chụp (loại bỏ trong vòng 1 tuần ví dụ tham khảo)• Chuẩn bị “Khu vực tạm thời” chứa các vật bị loại bỏ

S1 – SEIRI – Sàng lọc Hiệu quả

2/2/2015 40

2. Phương pháp• Báo chí, tạp chí hơn 3 tháng không sử dụng: Thẻ đỏ• Tài liệu hết hiệu lực không sử dụng trong 1 năm: Thẻ đỏ• Các hồ sơ không liên quan đến nhân sự không sử dụng hơn 1 năm: Thẻ đỏ• Máy móc, thiết bị văn phòng hỏng không được sửa hơn 1 năm: Thẻ đỏ• Các tập tin không sử dụng hơn 1 năm: Thẻ đỏ

3. Loại bỏ Do Hội đồng xử lý• Thẻ đỏ (1- 2 tuần) tới “Khu vực tạm thời” để:

Tái sử dụng hoặc Bán hoặc Loại bỏ thành phế liệu

SEITON

Ý nghĩa: Sắp xếp các vật dụng cần thiết


vật dụng cần thiết theo một trật tự tối ưu sao cho dễ sử dụng

S2 – Seiton – Sắp xếp

Ta thấy thế nào khi bước vào siêu thị ?

Tại sao người ta sắp xếp như vậy ?

Sắp xếp những thứ cần thiết theo

thứ tự ngăn nắp, đúng vật, đúng chỗ

và có đánh ký hiệu để dễ tìm,

dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng, dễ kiểm tra

2/2/2015 42

PHÂN LOẠI XỬ LÝ

Sử dụng thường xuyên Đặt gần nơi làm việc

Thỉnh thoảng sử dụng Để ở nơi dễ tìm,dễ lấy, dễ cất giữ

Lưu vào kho có chia khu vực và có dấu hiệu

nhận biết rõ ràng

Ít sử dụng nhưng phải giữ

Vật dụngcần dùng

dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng, dễ kiểm tra

SEISO

Ý nghĩa: Giữ sạch sẽ nơi


Ý nghĩa: Giữ sạch sẽ nơi làm việc sao cho không có bụi bẩn trên sàn nhà, máy móc thiết bị

Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽHạn chế NGUỒN gây dơ bẫn, bừa bãi

Vệ sinh, lau chùi có “Ý THỨCÝ THỨC”

1. Kỹ thuật

• Vệ sinh hàng ngày – Định kỳ vệ sinh + kiểm tra toàn bộ

• Thành lập đội kiểm tra 5S

S3 – Seiso – Sạch sẽ

2/2/2015 44

• Chụp ảnh trước và sau khi vệ sinh Lấy hình ảnh chụp làm ví dụ điển hình và khuyến khích mọi người tham gia

2. Phương pháp

• Chia khu vực/ Phân công trách nhiệm Lập bản đồ khu vực và bảng điểm 5S

phân công cụ thể trách nhiệm thực hiện theo tiêu chí kiểm tra đã đề ra

• Tiến hành vệ sinh khu vực/ máy móc thiết bị Vệ sinh cẩn thận, có hệ thống

Làm vệ sinh không phải chỉ là chùi sạch bụi bẩn, mà chính là để KIỂM TRA

• Thực hiện cải tiến Giảm nguồn gây dơ bẩn Giảm thời gian vệ sinh

• Đề ra quy định giữ gìn vệ sinh trong toàn đơn vị Kiểm tra việc tuân thủ

SEIKETSU

Ý nghĩa: Duy trì nơi


Ý nghĩa: Duy trì nơi làm việc thật tiện nghi, hiệu quả bằng cách lập lại thường xuyên 3S trên

Duy trì thành quả đạt được“Liên tục phát triển” 3S mọi lúc mọi nơi

Nguyên tắc 3 Không:“Không có vật vô dụng – Không bừa bãi – Không dơ bẩn”

S4 – Seiketsu – Săn sóc

Sàng lọc

Xuất sắc

2/2/2015 46

Kỹ thuật

• Chấm điểm 5S

• Cải tiến các điểm chưa đạt

• Khen thưởng đơn vị thực hiện tốt

Thời gian

Sắp xếpSạch sẽ

Xuất sắc

Giỏi

Khá

Đạt

SHITSUKE

Ý nghĩa: Huấn luyện mọi người có ý thức, thói


có ý thức, thói quen thực hiện các qui định 5S ở nơi làm việc

Tạo thành nề nếp, thói quen, tự nguyện, tự giácthực hiện và duy trì 3S: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ

Hệ thống “Kiểm soát bằng mắt” được xây dựngVisual Control System - VCS

Cách thực hiện• Bộ phận thực hiện chưa tốt

học tập bộ phận thực hiện tốt,

S5 – Shitsuke – Sẵn sàng

Sẵn sàngMục tiêu của 5S


học tập bộ phận thực hiện tốt, tiến hành đào tạo thêm cho bộ phận thực hiện chưa tốt

• Làm cho mọi người thấu hiểu các nội dung quy định bằng cách tốt nhất là nhìn hiểu ngay.

• Thực hiện ngay những gì được chỉ thị, qui định

• Thay thói quen cũ chưa tốt bằng thói quen mới tốt hơn

• Thực hiện liên tục sẽ tạo thành thói quen

Sàng lọc

Các công cụ

5SLặp đi lặp lại 3S liên

tục

Do không ngăn nắp:

o Vật dụng nhiều, lưu giữ lộn xộn, không tìm được khi cần đến, dẫn đến tình trạng phải đi mua trong khi đang có;

Do không chọn lọc, chuẩn bị

o Giữ lại cả thứ sử dụng được vàkhông sử dụng được;

NGUYÊN NHÂN SỬ DỤNG 5S

o Giữ lại cả thứ sử dụng được vàkhông sử dụng được;

o Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, không ai quan tâm, chỉ làm khi cóđoàn kiểm tra;

o Có tổ chức tốt mới sản xuất ra được những sản phẩm tốt vàổn định, với tình hình hiện nay, muốn tồn tại thìphải thực hiện


Lợi ích của việc sử dụng 5 S là gì?

1.5 5S TRONG VĂN PHÒNG(1.5 5S TRONG VĂN PHÒNG(tttt))


Phù hợp với quy mô hoạt động (Tầm hạn quảntrị);

Tính thuận lợi phục vụ công việc (môi trường,xa lộ, sân bay nhà ga, dân số, văn hoá, nhà cung

1.5 CÁC YẾU TỐ LIÊN QUAN ĐẾN CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG


xa lộ, sân bay nhà ga, dân số, văn hoá, nhà cungứng);

Tính dễ dàng liên hệ giao dịch;

Yếu tố phong thuỷ;

Nhiệt độ ánh sáng v.v.

TÌNH HUỐNG

Tập đoàn INFORM CORP là một tập đoàn chuyên về cung cấp dịch vụ CNTT của Đài Loan, năm 2013 tập đoàn này quyết định mở VPĐD tại TPHCM. Khi đặt hàng với trung tâm cung cấp DV thuê văn phòng nhà xưởng họ đã đưa ra yêu cầu như sau:- Tổng DT từ 150-200 m2;- Tổng DT từ 150-200 m2;- Tiện ích(gần điện đường trường trạm);- Dễ liên lạc với các sở ban chuyên ngành của TP- Tiêu chuẩn văn phòng xanh

Là nhân viên của Trung tâm, Anh(Chị) hãy tư vấn để tập đoànIFORM đưa ra quyết định lựa chọn địa điểm văn phòng phù hợpnhất.


1. Trình bày khái niệm văn phòng, chức năng nhiệm vụ của văn phòng.

2. Quản trị hành chính văn phòng là gì? Chức năng và nhiệm vụ của quản trịHCVP.

3. Những công việc văn phòng gồm những công việc gì? Những công việcquản trị là gì? Mục đích của QTHCVP là gì?

4. Phân tích ưu và nhược của mô hình văn phòng theo địa bàn và mô hìnhvăn phòng theo chức năng(phân tán).

ÔN TẬP

văn phòng theo chức năng(phân tán).

5. Tổ chức văn phòng là gì? Vẽ sơ đồ tổ chức văn phòng của doanh nghiệpnhỏ và sơ đồ tổ chức doanh nghiệp lớn.

6. Phân tích những yêu cầu về tổ chức văn phòng?

7. Trình bày cách thức bố trí văn phòng kín và mở. Phân tích ưu và nhượccủa từng cách thức bố trí.

8. Tại sao phải sử dụng 5 S trong QTVP? Những lợi thế khi sử dụng 5S. Trìnhbày những nội dung cơ bản của 5S.

2/2/2015 Quản trị văn phòng 53

quan tri van phong chuong 1

Documents