Presentación de Informes de Contratistas Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión

INFORME FINAL DE ACTIVIDADES

Contrato No. 270 del año 2018

Objeto del Contrato: Prestar los Servicios Profesionales en Función Pública, para apoyar la articulación de los actores internos y externos que participen en el desarrollo, implementación y puesta en marcha del SIGEP II, así como en la verificación del cumplimiento de las actividades

realizadas por el desarrollador del Sistema

Periodo reportado: Actividades del 8 de octubre al 28 de diciembre de 2018

Obligaciones del Contrato

Actividades realizadas por el Contratistas

1.Apoyar la articulación del trabajo

de los diferentes

actores, para la

implementación de los

requerimientos

funcionales y no

funcionales del SIGEP II.

En el mes de octubre se proyectaron las siguientes respuestas y/o solicitudes al contratista ADA S.A: ( \\yaksa.dafp.local\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE

COMUNICADOS\2018-10_08_Respuesta_comunicado_20181300253131_del 03-10-2018_20182060269632.docx \\yaksa.dafp.local\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE

COMUNICADOS\2018-10_09_Solicitud_conciliación_extrajudicial.docx \\yaksa.dafp.local\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE

COMUNICADOS\2018-10-08_Respuesta_especificaciones_servicio_de_consumo.docx \\yaksa.dafp.local\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE

COMUNICADOS\2018-10-09_Solicitud_capacitación_y_gestión_del_cambio_ada.docx \\yaksa.dafp.local\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE

COMUNICADOS\2018-10-09_Solicitud_entregables_migración_ada.docx \\yaksa.dafp.local\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE

COMUNICADOS\2018-10-09_Solicitud_seguridad_ada.docx \\yaksa.dafp.local\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE

COMUNICADOS\2018-10-10_Solicitud_reserva_presupuestal.docx)

Con el fin de articular los actores internos de la función pública, se realiza la proyección de la circular interna para ser enviada por la supervisión del contrato a la oficina de Dirección de Desarrollo Organizacional y así lograr el involucramiento necesario

para apalancar la etapa final del proyecto, la misma puede encontrase en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE

COMUNICADOS\2018-10-31_Circular_interna_ddo.docx)

Se realiza la proyección del comunicado de solicitud de asignación de funcionarios para apoyar el proyecto SIGEP II al doctor Juan Pablo Remolina, la solicitud puede encontrarse en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE COMUNICADOS\ENVIADOS A FP\2018-10-31_Solicitud_asignación_funcionarios_ddo_para_apoyar_sigep.pdf)

Se realiza el apoyo para la citación del representante legal el ingeniero Cesar Echeverry de la empresa ADA S.A, con el fin de que sostenga reunión de invitación por parte del Director General de la Función Pública el doctor Fernando Grillo, la citación

puede encontrarse en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE COMUNICADOS\ENVIADOS A ADA\2018-10-

12_Invitación_reunión_revisión_estado_contrato_254_de_2017.pdf)

En el mes de noviembre con el propósito de aprovisionar la infraestructura necesaria para el proyecto se realiza una validación exhaustiva de la arquitectura definida por el contratista ADA S.A, a partir de este ejercicio se desprenden actividades internas en FP tales como (análisis y conformación de una arquitectura reducida para realizar un aprovisionamiento progresivo de la infraestructura de pre-producción, capacitación y posteriormente la infraestructura productiva definitiva), el documento de

análisis reposa en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\ARQUITECTURA\EJERCICIO DE ARQUITECTURA MÍNIMA SIGEP II\2018-11-28_Arquitectura_e_infraestructura_aprovisionada_final_FP.pdf) y en el documento

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\ARQUITECTURA\EJERCICIO DE ARQUITECTURA MÍNIMA SIGEP II\2018-11-15_Capacidad_mínima_preproducción_capacitación.pdf).

Se da trámite al comunicado de agradecimiento por el apoyo al proyecto SIGEP II enviado por el Director General de Función

Pública a la señora Ministra de tecnologías de la información y las comunicaciones la doctora SYLVIA CRISTINA CONSTAIN RENGIFO, la comunicación se almacena en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE COMUNICADOS\A LA MINISTRA TICS\2018-11-01_Comunicado_agradecimiento_apoyo_proyecto_sigep_ministra_tics.pdf)

En el mes de diciembre se realiza el análisis del licenciamiento para SIGEP II con la adición del componente de costos para ser analizado al interior de le Entidad y realizar la proyección de respuesta al comunicado de solicitud de aclaración realizado por

el contratista ADA S.A, el mismo se encuentra en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\LICENCIAMIENTOS\2018-12-11_Presentación_análisis_licenciamiento_con_costos_SIGEP II.pptx).

Se realiza la articulación de los diferentes actores del proyecto tanto por parte del contratsita ADA S.A, como por parte de la Entidad, con el fin de realizar el pago correspondiente a los componentes pactados para el pago en el hito N°4, evidencia de

ello se puede encontrar en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\DICIEMBRE\2018-12-

26_Evidencia_articulación_trabajo_diferentes_actores.docx)

Se realiza la gestión entre las partes (ADA - FP), para lograr la entrega y aceptación de los productos entregados para los componentes de software contemplando en el Hito N°6 del acuerdo de pagos, como resultado de ello se realiza la proyección

de comunicado de solicitud de factura al pago del hito N°6, evidencia se puede encontrar en (\\Yaksa\10031gsi\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE

COMUNICADOS\ENVIADOS A ADA\2018-12-26_Proyecto_solicitud_factura_hito_6.docx)

2. Efectuar seguimiento y monitoreo

a las actividades

del contratista encargado

del desarrollo,

implementación, puesta en marcha,

capacitación, soporte y

mantenimiento del

SIGEP II.

En el mes de octubre se realiza análisis detallado de la propuesta de arquitectura para el SIGEP II con el fin de solventar problemáticas tales como, definición del licenciamiento, entendimiento de anexos técnicos, revisión de pliegos, levantamiento de la historia del proyecto. Como evidencia de ellos se puede enunciar uno de los documentos del analisis que se relaciona en

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE\2018-10-16_Análisis_revisión_documentos_cintel.docx).

En el mes de noviembre se realiza el análisis, revisión y la programación de un review para el componente de Inteligencia de Negocio (BI) y analítica avanzada del SIGEP II, para la misma se toma en consideración la documentación aprobada para su

construcción (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\BI\2018-11-02_Propuesta_arquitectura_bi_SIGEP_II.pptx y \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\BI\2018-11-02_Mapa_etl_sigep_bia ) y se hacen las recomendaciones pertinentes para los ajustes del componente.

Se realizan reuniones de seguimiento previas a las reuniones del comité directivo de los días jueves con la gerencia del

proyecto del contratista, con el fin de acordar los temas a presentar en comité y hacer un barrido total del proyecto, evidencia del mismo se puede encontrar en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS

CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\NOVIEMBRE\2018-12-07_Evidencia_seguimiento_monitoreo.docx).

En el mes de diciembre se realizó un trabajo conjunto con el contratista ADA S.A, para logra un cronograma muy cercano a la realidad del proyecto, para establecer la línea base del mismo se informa a la supervisión y a la jefatura de TICS la necesidad al interior de la Entidad de concretar fechas y aprobar planes para los frentes de Interoperabilidad, Capacitación, Infraestructura productiva, el cronogramas más actualizado del proyecto con fecha de finalización 29 de marzo de 2019 puede encontrarse en

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\CRONOGRAMA\Segunda Prórroga\19122018\Cronograma_Prorroga_V2_Sin_FP en proceso Rv2.0SALT19122018 (1).mpp).

Se realizó un seguimiento remoto a las actividades del contratista ADA S.A, por medio de reuniones virtuales para la

presentación de los avances del componente de AppMóvil y llamadas telefónicas para el monitoreo del avance en los desarrollos del componente de Entidades y componentes asociados, evidencia de ello se puede encontrar en (\\Yaksa\10031gsi\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\PRÓRROGA HASTA EL 28 DE DICIEMBRE\ACTA 26-12-2018 review App.pdf)

3. Asistir a los comités ejecutivos y técnicos a

los que haya lugar, para

realizar seguimiento al proyecto.

En el mes de octubre se realiza la revisión de ANS según actas históricas del proyecto y se presenta tanto al comité técnico como al comité directivo, el resumen de los presentado se puede encontrar en el documento (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\ANS\2018-10-

23_Homologación_tipos_de_errores_ans.pptx).

Se presta apoyo en la elboración de análisis y presentaciones que permitan a la supervisión y a la jefatura de la oficina de TIC, presentar el avance del proyecto en los diferentes comités institutcionales, se almacena en la ruta y documento

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\ACTAS\COMITÉ DIRECTIVO FUNCIÓN PÍBLICA\2018-10-25_Comité_directivo_avances_SIGEPII.pptx).

En el mes de noviembre se presta apoyo en la elboración de análisis y presentaciones que permitan a la supervisión y a la

jefatura de la oficina de TIC, presentar el avance del proyecto en los diferentes comités institutcionales, se almacena en la ruta y documento (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\ACTAS\COMITÉ DIRECTIVO

FUNCIÓN PÍBLICA\2018-11-09_Comité_directivo_avances_SIGEPII.pptx).

En el mes de diciembre se presta apoyo en la elboración de análisis y presentaciones que permitan a la supervisión y a la jefatura de la oficina de TIC, presentar el avance del proyecto en los diferentes comités institutcionales, se almacena en la ruta

y documento (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\ACTAS\COMITÉ DIRECTIVO FUNCIÓN PÍBLICA\2018-12-07_Comité_directivo_avances_SIGEPII.pptx)

Se realiza el comité técnico del proyecto SIGEP II para hablar exclusivamente del componente de Interoperabilidad, en dicho comité se toma la decisión de dar continuidad a la arquitectura definida por ADA S.A en cuanto a la construcción de servicios

RESTFull bajo Json, se le solicita al contratista la adición del componente XML bajo los requerimientos de Gobierno Digital y su marco de GELXml, el registro del comité puede encontrase en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\ACTAS\COMITE TECNICO - SEGUIMIENTO\28 - Seguimiento - 04-Dic-2018\2018-12-04_Comité_técnico_seguimiento_sigep_interoperabilidad.pdf)

Se realizaron las presentaciones a los comités directivos de seguimiento del mes de diciembre presentando avances del

contratista ADA S.A y avances por parte de la Entidad en las actividades relacionadas con el proyecto, las mismas reposan en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMITÉS\COMITE DIRECTIVO\DICIEMBRE\COMITÉ 06122018\2018-12-06 Presentacion Comite 44 SIGEP II.pptx ,

\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMITÉS\COMITE DIRECTIVO\DICIEMBRE\COMITÉ 13122018\2018-12-13 Presentacion Comite 45 SIGEP II.pptx)

Se asistió el día 28 de diciembre al comité directivo de función pública para apoyar la presentación de los avances del proyecto

SIGEP II, evidencia de ello puede encontrarse en la presentación mostrada en comité (\\Yaksa\10031gsi\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\PRÓRROGA HASTA EL 28 DE DICIEMBRE\2018-12-28_CD_Avances_sigep_II.pptx)

4. Presentar avances,

gestión de actividades y compromiso

s, gestión estratégica

riesgos y restricciones relacionadas

con el proyecto.

En el mes de octubre, precisamente el día 23 de octubre de 2018, se identifica y se realiza la primera revisión a la gestión de riesgos del proyecto, se plantea a la gerencia del proyecto del contratista ADA S.A un trabajo conjunto de actualización de la

matriz de riesgos con el fin de actualizarlos y redactarlos mejor:

\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\RIESGOS\DAFP.2017-254-F023_Matriz_de_Riesgos_RV2_23102018.xslx

En el mes de noviembre, exactamente el día 21 de noviembre de 2018, se realiza una segunda revisión a la gestión de riesgos

del proyecto, con el fin de evaluar el estado real de avance del proyecto en el frente de Gerencia del Proyecto:

\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\RIESGOS\DAFP.2017-254-F023_Matriz_de_Riesgos_RV2_21112018.xslx

En el mes de diciembre, exactamente el día 5 de diciembre, se ejecuta trabajo conjunto de actualización de la matriz de riesgos del proyecto, se presenta la nueva propuesta de riesgos en los comites directivos de seguimiento N° 44 y N° 45, y el resultado

de esto se encuentra en:

\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\RIESGOS\DAFP.2017-254-F023_Matriz_de_Riesgos_RV2_13122018.xslx

Evidencia de la reunión sostenida para generar la matriz anterior puede encontrarse en

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\DICIEMBRE\2018-12-26_Evidencia_gestión_riesgos.docx)

5. Efectuar seguimiento y control a

los planes de trabajo

establecidos por los

diferentes actores

relacionados con el SIGEP II y solicitar los ajustes a los que haya lugar, para

que se ejecute

dentro de los tiempos pactados.

En el mes de octubre se realiza la construcción del cronograma de entregables con el fin de lograr una alineación entre los productos entregados por el contratista ADA S.A y los entregables definidos por anexo técnica que se deben de validar para dar total cumplimiento a cada uno de los requerimientos del sistema y de los módulos asociados, el mismo puede encontrarse en

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\CRONOGRAMA\Entregables\2018-10-22_Cronograma_entregables_sigep.xlsx)

En el mes de noviembre se realiza la validación del cronograma elaborado por el contratista ADA S.A con el fin de lograr la

aprobación de la prórroga del contrato hasta el 29 de marzo de 2019. El cronograma base reposa en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\CRONOGRAMA\Segunda

Prórroga\Cronograma_Prorroga_II Vr15112018.mpp)

En el mes de diciembre Se realiza la verificación del candidato para suplir el perfil analista funcional por parte del equipo base del contratista ADA S.A, a la profesional LUISA FERNANDA SEPULVEDA LONDOÑO, la cual cumple con las competencias propias requeridas para el desempeño del rol y se proyectó la respectiva respuesta para ser enviada desde la supervisión del contrato,

la comunicación puede encontrarse en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\ENVIADOS POR ADA\2018-12-05_Presentación_candidato_analista_funcional.pdf)

Se realiza el seguimiento y control a los avances del equipo de trabajo en Función Pública encargado de realizar las pruebas de

certificación de todos los componentes desarrollados por el contratista ADA S.A, evidencia de ello se muestra ajustes que fueron necesarios al plan inicialmente enviado (\\Yaksa\10031gsi\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO

HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\PRÓRROGA HASTA EL 28 DE DICIEMBRE\2018-12-28_Evidencia_seguimiento_y_control_planes.docx).

6. Verificar el

cumplimiento de las

Obligaciones y entrega de productos,

del contratista encargado

del desarrollo,

implementación, puesta en marcha,

capacitación, soporte y

mantenimiento del

SIGEP II.

En el mes de octubre se realiza la verificiación de la entrega de los componentes de desarrollo del contratista ADA S.A, entregados durante el mes con su respectivo Plan de despliegue de productos de software, medio magnético con

documentación y artefactos para el despliegue, además de la validación en el repositorio documental yaksa con las evidencias completas por cada entrega, el cuadro resumen de la actividad puede encontrarse en

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\HITOS\HITO 4\2018-12-05_Check_list_archivos_entregados.xlsx)

En el mes de noviembre con el fin de lograr la verificación del cumplimiento de los productos a entregar por parte del

contratista ADA S.A, se realizó la revisión y el estudio de los diferentes casos de uso definidos y refinados para el sistema de información SIGEP II, tales como (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\CASOS_USO_REFINADOS_VER_YULY\CU_REFINACION\Masivos\firmado\2018-05-28_Documento_de_diseño_funcional_de _Cargues_Masivos.docx, \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\CASOS_USO_REFINADOS_VER_YULY\CU_REFINACION\Hoja de Vida\Firmado\DAFP_207_CU 02 INFORMACION DE LAS PERSONAS_V2_18122017.docx, \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\CASOS_USO_REFINADOS_VER_YULY\CU_REFINACION\Administración\firmado\DAFP_207_CU 06 ADMINISTRACIÓN_V2 0.pdf, \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\CASOS_USO_REFINADOS_VER_YULY\CU_REFINACION\contratacion\firmado\DAFP_207_CU 03 CONTRATACION_V 2.0.pdf, \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\CASOS_USO_REFINADOS_VER_YULY\CU_REFINACION\Declaración Bienes y Rentas\firmado\DAFP_207_CU 02 REGISTRARBIENESYRENTAS_V 2.0.pdf, \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\CASOS_USO_REFINADOS_VER_YULY\CU_REFINACION\Entidades\Firmado\DAFP_207_CU 04 INFORMACION DE LAS ENTIDADES_V3.0 Parte1.odcx, \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\CASOS_USO_REFINADOS_VER_YULY\CU_REFINACION\Entidades\Firmado\DAFP_207_CU 04 INFORMACION DE LAS ENTIDADES_V3.0 Parte2.docx, \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\CASOS_USO_REFINADOS_VER_YULY\CU_REFINACION\Ingreso al Sistema\Firmado\DAFP_254_2017_CU 01 INGRESAR AL SIGEP_V2-Final_28112017.docx, \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\CASOS_USO_REFINADOS_VER_YULY\CU_REFINACION\Portal(Directorios)\Firmado\DAFP_207_CU 07 PORTAL SPYC_Directorios_VersiónFinalRefinad.docx, \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\CASOS_USO_REFINADOS_VER_YULY\CU_REFINACION\Situaciones

Administrativas\firmado\DAFP_207_CU 03 SITUACIONES ADMINISTRATIVASV2.0.pdf, \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\CASOS_USO_REFINADOS_VER_YULY\CU_REFINACION\Vinculación_desvinculacion\Firmado\VINCULARYDESVINCULARSERVIDORESPUBLICOS_V2.0.docx).

Se realiza la verificiación de la entrega de los componentes de desarrollo del contratista ADA S.A, entregados durante el mes

con su respectivo Plan de despliegue de productos de software, medio magnético con documentación y artefactos para el despliegue, además de la validación en el repositorio documental yaksa con las evidencias completas por cada entrega, el

cuadro resumen de la actividad puede encontrarse en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\Entregas\SIGEPII-V.8.4.1_06-11-2018_ISSUES-HV-CONTR-B&R-SIT_ADM-VINC_DESV_INTEROP),

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\Entregas\SIGEPII-V.8.5.1_23-11-2018_CERTIFICACION_HV_BYR), (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\Entregas\SIGEPII-

V.9.0.0-30-11-2018-ENTIDADES).

En el mes de diciembre Se realiza la verificiación de la entrega de los componentes de desarrollo del contratista ADA S.A, entregados durante el mes con su respectivo Plan de despliegue de productos de software, medio magnético con

documentación y artefactos para el despliegue, además de la validación en el repositorio documental yaksa con las evidencias completas por cada entrega, el cuadro resumen de la actividad puede encontrarse en

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\Entregas\SIGEPII-V.9.0.1-10-12-2018-CONTRATOS).

Se realiza la verificación del cumplimiento de las obligaciones y entrega de los productos pactados por parte del contratista

ADA S.A en el marco del contrato 254 de 2017 y según lo establecido por cronograma del proyecto, evidencia del mismo puede encontrarse en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\DICIEMBRE\2018-12-26_Evidencia_cumplimiento_obligaciones_y_entrega_productos.docx)

Se realiza la verificación de la entrega de los componentes de desarrollo del contratista ADA S.A, entregados durante el periodo del informe con su respectivo Plan de despliegue de productos de software, medio magnético con documentación y artefactos para el despliegue, además de la validación en el repositorio documental yaksa con las evidencias completas por

cada entrega, el cuadro resumen de la actividad puede encontrarse en: (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\2018-12-26_Check_list_entrega_componente_gestión_información.xlsx).

7. Apoyar la supervisión del contrato

de prestación

de servicios No. 254 de

2017, suscrito para el desarrollo, implementación, puesta en marcha, migración,

capacitación y

mantenimiento del

SIGEP II.

En el mes de octubre se realizó un análisis y estudio exhaustivo de toda la documentación relacionada al contrato N° 254 de 2017 celebrado entre ADA S.A y la Función Pública, desde sus inicios en estudios previos en modalidad de selección por licitación pública, documentación que reposa oficialmente en el SECOP y que consta al momento de la revisión de 130

documentos entre los que se encuentran relevantes (67 DA_PROCESO_17-1-173510_105001000_30484400.pdf:Pliego de Condiciones, 68 DA_PROCESO_17-1-173510_105001000_30484403.pdf:Anexo Técnico, 124 C_PROCESO_17-1-

173510_105001000_33325314.pdf: Contrato N° 254 de 2017 ), todos estos documentos quedan disponibles para una consulta rápida en la carpeta (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\DOCUMENTOS SECOP LICITACIÓN SIGEP II\).

En el mes de noviembre En el mes de noviembre se realiza la validación de las hojas de vida del Arquitecto de Software MELO

TORRES OSCAR JAVIER (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\EQUIPO DE TRABAJO\COPNIA).

Se realiza el análisis de los documentos elaborados por el contratista CINTEL que sirvieron como base para el desarrollo del

sistema de información SIGEP II, los documentos pueden encontrarse en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\CINTEL\2018-10-

16_Análisis_revisión_documentos_cintel.docx, \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\CINTEL\2017-05-12_Dafp_comparacioncostos.xlsx y

\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\CINTEL\2017-05-12_Dafp_207_request_information_rfi_v_1_1_0.pdf).

En el mes de noviembre se proyectaron las siguientes respuesta y/o solicitudes al contratista ADA S.A

(\\yaksa.dafp.local\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE COMUNICADOS\):

2018-11-27_Respuesta_arquitecto_de_software_rad_2018-206-032812-2 2018-11-15_Respuesta_Gerente_de_Proyecto_Rad_2018-206-031540-2

2018-11-16_Respuesta_Entregas_Pendientes_BI_Rad_2018-206-031059-2 2018-11-27_Respuesta_arquitecto_de_software_rad_2018-206-03524-2

Se realiza apoyo en la proyección de la solicitud de concepto al área jurídica para la validación del entendimiento de los pagos

pendientes por realizar al contratista ADA S.A y de la relación de los Hitos con respecto a los componentes y el pago de los mismos, la misma se encuentra en:(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE COMUNICADOS\2018-11-26_Proyecto_solicitud_concepto_para_pagos_contratista_ada.docx)

En el mes de diciembre En el mes de diciembre se realiza la validación de las hojas de vida del Arquitecto de Software OROZCO

QUINTERO HECTOR FABIO (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\EQUIPO DE TRABAJO\COPNIA), la respuesta al comunicado puede encontrarse en la siguiente ruta

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE COMUNICADOS\ENVIADOS A ADA\2018-12-05_Respuesta_radicado_presentación_candidato_arquitecto_software.pdf)

Se realiza el apoyo para la elaboración del documento solicitud de concepto jurídico para el estudio de la propuesta de forma

de pago para el contrato N° 254 de 2017, ubicada en la ruta (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\CONCEPTO\2018-12-03_Solicitud_concepto_propuesta_forma_de_pago_contrato_254.pdf).

Se realiza acuerdo de consumo de horas según control de cambios aprobados que irían a cargo de la bolsa de horas que tiene

destinado el proyecto para cambios de tipo mantenimiento en producción, capacitación y/o mantenimientos de tipo preventivo, adaptativo, evolutivo, perfectivo sobre la totalidad de los componentes del sistema de información SIGEP II, el acta

se encuentra en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\BOLSA DE HORAS\2018-12-18_Acta_consumo_bolsa de horas.docx) y está basada sobre el cálculo realizado en

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\BOLSA DE HORAS\2018-12-18_Estimación_tiempos_control_de_cambios_SIGEP II.xlsx).

En el periodo del informe se realiza la validación de la hoja de vida del candidato a Gerente del proyecto por parte del

contratista, el ingeniero JAVIER ALBERTO QUIROGA RUIZ ((\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\2018-12-26_Respuesta_Gerente_de_Proyecto_Rad_2018-

206-035025-2.docx).

8. Apoyar la supervisión

de los contratos de prestación

de servicios

En el mes de octubre se realizó el proceso de selección y vinculación del personal de apoyo al proyecto por parte de Función Pública, para lo cuál se logró la incorporación de los siguientes perfiles:

Andrea Alejandra Velasco Triana - Analista de Pruebas Funcionales Johann Andrés Triana Olaya - Analista de Interoperabilidad y Bus de Servicios

Andrés Soto Neira - Analista de Infraestructura Humberto Andrés Díaz Escudero - Analista de pruebas funcionales y no funcionales

profesionales que

suscriba la Entidad, para el apoyo

técnico, funcional y

no funcional del SIGEP II.

Joan Sebastian Barrera Molina- Analista de calidad de datos Juan Germán López Dussan - Product Owner, gestión del cambio, capacitaciones

La relación de la hojas de vida y los candidatos rechazados se puede encontrar en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\HOJAS DE VIDA CANDIDATOS\23102018).

Se realizó el proceso de apoyo en la definición de estudios previos para la conformación de requerimientos y definición de

objeto y obligaciones para los nuevos contratos del área de OTIC, se puede encontrar la evidencia en la ruta (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE\2018-10-31_Evidencia_apoyo_otras_supervisiones_2.docx).

Se realizó el apoyo en la modificación del plan de adquisiciones para la adición de las líneas para la contratación del nuevo equipo de apoyo para el SIGEP II, la evidencia se puede encontrar en la ruta

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE\2018-10-31_Evidencia_apoyo_otras_supervisiones_3.docx).

En el mes de noviembre Se recibe y analiza la oferta de servicio de DATACENTER y continuidad de negocio del contratista ADA

S.A, con el fin de estudiar la posibilidad de contar con los servicios de infraestructura para el SIGEP II que incluyan tanto el valor del arrendamiento de los equipos como el valor de arrendamiento de los licenciamientos necesarios para operar el sistema de

información, la propuesta puede encontarse en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\LICENCIAMIENTOS\2018-29-11_Propuesta_servicio_datacenter_continuidad_de_negocio_ada_sa.pdf).

Se apoya a la Entidad en el análisis del Informe final de cierre y liquidación de conrato de interventoría N° 349 de 2017,

presentado por la empresa Ingenian Software el día 18 de octubre de 2018, al cual se le dio respuesta conjunta que reposa junto con el informe y el contrato en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\INTERVENTORIA-

INGENIAN\INFORME FINAL\), bajo los nombre de (349_2017_CARPETA_3.pdf:Contrato y documentos auxiliares de la carpeta, DAFP - Informe de cierre de Gestion coment AFGR.pdf: Informe final, 2018-11-

01_Proyecto_de_respuesta_definitivo_al_informe_final_ingenian.docx: Proyecto de respuesta al informe final ).

Se realizó la verificación de las cuentas de cobro de los ingenieros líderes del proyecto SIGEP II, el ingeniero Gerson Carrillo y la ingeniera Gina Mahecha,evidencia del mismo puede encontrarse en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\NOVIEMBRE\2018-12-07_Evidencia_apoyar_supervision_contratos_1.docx y \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO

HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\NOVIEMBRE\2018-12-07_Evidencia_apoyar_supervision_contratos_2.docx).

En el mes de diciembre Se realizó la revisión y validación del cumplimiento de los compromisos contractuales de los líderes del

grupo de SIGEP II, para el Ingeniero Gerson Carrillo, evidencia de la validación puede encontrarse en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\DICIEMBRE\2018-12-26_Evidencia_revisión_cuenta_gerson_carrillo.docx), para la Ingeniera Gina Mahecha, evidencia de la validación puede encontrarse en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO

HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\DICIEMBRE\2018-12-26_Evidencia_revisión_cuenta_gina_mahecha.docx).

Se realizó la revisión y validación del cumplimiento de los compromisos contractuales de los líderes del grupo de SIGEP II, en el periodo comprendido entre el 21 de diciembre de 2018 y el 28 de diciembre de 2018, para el Ingeniero Gerson Carrillo y para

la Ingeniera Gina Mahecha, evidencia de la validación puede encontrarse en ((\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\2018-12-28_Evidencia_apoyo_supervisión.docx).

9. Verificar el

cumplimiento técnico,

administrativo y

financiero de los

requerimientos

funcionales y no

funcionales del SIGEP II.

En el mes de octubre se realizó un análisis detallado del cumplimiento a la fecha del contrato por parte del contratista ADA S.A, del cual salió como resultado la matriz de entregables completa del proyecto que fue compartida al interior de Función Pública a todos los involucrados que apoyan al proyecto y de igual manera al contratista ADA S.A con el fin que le diera cumplimiento

uno a uno a los entregables allí contenidos y exigidos por anexo técnico, el derrotero puede encontrase en la ruta (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\DERROTERO\2018-10-

25_Derrotero_sigep2_contrato_254_de 2017.xlsx).

En el mes de noviembre se realiza la verrificación de los requisitos de formación del ingeniero OSCAR OLMEDO ZORRO PAEZ como candidato para el perfil de Líder de Arquitecto de Software por parte del contratista ADA S.A, el cual no cumple por lo

que su programa académico pertenece al de ADMINISTRACIÓN y no al de INGENIERÍA como es solicitado por anexo técnico del contrato, la respuesta puede encontrarse en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE COMUNICADOS\ENVIADOS A ADA\2018-11-

01_Respuesta_radicado_presentación_candidato_arquitecto_software.pdf).

Se realiza el seguimiento a las pruebas de certificación del equipo interno de la Entidad asignado para el proyecto, con el fin de garantizar el cumplimiento de todos los requierimientos funcionales y no funcionales del sistema de información solicitado

según anexo técnico, evidencia del mismo se puede encontrar en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\NOVIEMBRE\2018-12-

07_Evidencia_seguimiento_pruebas_certificación.docx).

En el mes de diciembre se realiza la verificación y las observaciones al informe del mes de noviembre de 2018 del contratista ADA S.A, entregado el día 14 de noviembre de 2018 dando cumplimiento a la obligación N° 36 de la clausula tercera,

presentado por la ingeniera ANA MARÍA MEDINA ALVAREZ y que se conserva en la siguiente ruta (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\INFORMES\NOVIEMBRE\2018-12-

14_Entrega_informe_noviembre_2018.pdf).

10. Asistir al comité de control de

cambios, en el que se

definen los ajustes a los requerimientos técnicos,

funcionales y no

funcionales, necesarios

para el desarrollo,

implementación, puesta en marcha,

capacitación, soporte y

En el mes de octubre no se celebró ningun comité de control de cambios para el proyecto SIGEP II, por otro lado si se realizó seguimiento y control al último comité de control de cambios celebrado el día 21 de agosto de 2018 con la participación del ingeniero Nicolas Salamanca y la ingeniera Gina Mahecha, donde llegaron a acuedos que se relacionan en la siguiente ruta:

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\CONTROL_CAMBIOS\2018-08-14_SOLICITUD_DE_CAMBIO_Aprobadas), para diferentes componentes tales como el modelo entidad relación, hoja de vida, ingreso al sistema, contratos, se aclara que no se encontró en este momento una relación y/o acta que acordara cuantas de

estas horas acordadas iban a cargo de la bolsa de horas que tiene contemplado el proyecto para algunos de estos propósitos.

En el mes de noviembre se realiza el trámite al control de cambios del componente de hoja de vida para lograr la inclusión de documentos adicionales, el mismo se encuentra en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\CONTROL_CAMBIOS\EN NEGOCIACIÓN\2018-11-06_Solicitud_de_cambio_a_componente_hv.docx), evidencia de la gestión realizada para el control de cambios solicitado se puede encontrar en

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\NOVIEMBRE\2018-12-07_Evidencia_gestión_control_de_cambios.docx).

En el mes de diciembre se realiza el proceso de acuerdo en cuanto a las horas estimadas de desarrollo requeridas para

completar los cambos derivados de los controles de cambios necesarios para los ajustes del componente de Entidades y de los ajustes relacionados en otros módulos, el documento base del acuerdo puede encontrarse en

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\CONTROL_CAMBIOS\EN NEGOCIACIÓN\2018-12-14_Control_de_cambios_con_cargo_a_bolsa.xlsx).

mantenimiento del

SIGEP II.

11. Revisar y validar la

incorporación y

cumplimiento de los

lineamientos de Gobierno Digital (antes Gobierno en Línea), en el

SIGEP II.

En el mes de octubre se realiza el apoyo para realizar un acercamiento al Ministerio de TICS con el fin de solicitar un apoyo y acompañamiento en la validación de los lineamiento de gobierno digital que expone este Ministerio para todas la Entidades y

específicamente en los componentes tecnológicos de seguridad, interoperabilidad, bus de servicios, usabilidad y todos aquellos relacionados con el funcionamiento de nuevos sistemas de información, evidencia de la actividad puede encontrarse en

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE\2018-10-31_Evidencia_incorporación_gobierno_digital.docx).

En el mes de noviembre se valida que la construcción del SIGEP II se está adelantando acorde al cumplimiento de los

líneamientos de gobierno digital en cuanto a la inclusión de trámites y servicios en línea como lo son: la declaración de bienes y rentas para los funcionarios públicos y la actualización de la hoja de vida como funcionario público, evidencia de esto se puede

encontrar en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\NOVIEMBRE\2018-12-07_Evidencia_lineamientos_gobierno_digital.docx).

En el mes de diciembre Se revisa y se valida la incorporación y cumplimiento de los lineamientos de Gobierno Digital en lo

referente al componente de Seguridad y Privacidad de la Información, para lo mismo se tiene en consideración especialmente la Guía para la Gestión y Clasificación de Incidentes de Seguridad de la Información y su etapas que relacionan las mejores

prácticas para el aseguramiento de redes, sistemas y aplicaciones. La guía puede encontrarse en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\SEGURIDAD\articles-

5482_G21_Gestion_Incidentes.pdf).

12. Verificar la

integralidad del

funcionamiento de los productos

entregados

En el mes de octubre se realizó la definición del procedimiento de pruebas de certificación que sigue el grupo interno de la Entidad encargado de las pruebas de certificación fase 1, fase 2 y fase 3 para la aceptación de los productos de software

entregados por el contratista ADA S.A, evidencia del mismo puede encontrarse en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE\2018-10-31_Evidencia_integralidad_funcionamiento_1.docx y \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE\Procedimiento Pruebas de Certificación DAFP.bpm).

por el contratista del SIGEP II,

provenientes del

desarrollo del sistema.

En el mes de noviembre verificación de la integralidad del funcionamiento de los productos del sistema de información SIGEP II por medio de la aplicación de pruebas de certificación a los componentes que hacen parte de sistema y el cumplimiento de las

reglas de negocio aplicables para su correcto funcionamiento, evidencia de ello se puede encontrar en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\NOVIEMBRE\2018-12-07_Evidencia_integralidad_productos.docx).

En el mes de diciembre Se realizó la verificación del funcionamiento integral del sistema de información SIGEP II una vez entregado el componente de Entidades, la verificación se logró en conjunto con todo el equipo que conforma al SIGEP II y se

logró gracias a que el componente de Entidades es componente fundamental para el correcto funcionamiento de otros módulos o componentes que conforman el sistema de información, evidencia de la verificación se presenta a continuación

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\DICIEMBRE\2018-12-26_Evidencia_verificación_integralidad.docx), de igual manera evidencia de la ruta

entregada por el contratista donde se realiza la verificación del cumplimiento de los productos entregados se presenta en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\Entregas\SIGEPII-V.10.0.0_21-12-2018-

ENTIDADES-GESTION_INFORMACION\).

13. Identificar y

generar alertas

tempranas respecto a demoras o presuntos

incumplimientos del

contratista del SIGEP II.

En el mes de octubre se identifican las siguientes alertas tempranas durante el mes de octubre:

1. Factores críticos de éxito del proyecto: \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE\2018-10-31_Evidencia_alerta_temprana_1.docx y

\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE\Presentación Empalme Nuevo Director_1.pptx

2. Reservas presupuestales para los pagos no ejecutados durante la vigencia 2018:

\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE\2018-10-31_Evidencia_alerta_temprana_2.docx y

\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE\Solicitud Reserva Presupuestal_2.docx

3. Ajustes al cronograma para poder tener referencia de los componentes adicionales que componen al SIGEP II diferentes al

componente de software (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE\2018-10-31_Evidencia_alerta_temprana_3.docx y

\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE\Solicitud Ajuste Cronogramas_3.docx)

En el mes de noviembre se identifican las siguientes alertas tempranas:

1. Evidencia temprana para la toma de decisión adecuada con respecto al modelo de infraestructura donde se implementará

el sistema de información SIGEP II: \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\NOVIEMBRE\2018-12-

07_Evidencia_alerta_temprana_nube_privada_pública.docx

En el mes de diciembre Se realiza alerta temprana del avance del segundo plan de choque realizado en la ciudad de Medellín, donde se identifican las razones de las desviaciones del plan con respecto a lo acordado antes de ejecutarlo y los riesgos

asociados al proyecto por las problemáticas detectadas en la ejecución del plan de choque, evidencia del mismo se puede encontrar en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\DICIEMBRE\2018-12-26_Evidencia_alertas_tempranas.docx).

14. Recopilar toda la

documentación física y digital de carácter técnico,

resultante del

desarrollo, implementación, puesta en marcha,

capacitación, soporte y

mantenimie

En el mes de octubre se recopila toda la documentación física y digital de carácter técnico resultante del proyecto, en evidencia se presenta la ruta donde reposa la comunicación dirigida al área de contratación donde se solicita la adición al expediente

contractual de la documentación física recibida del proyecto y que se encontraba en custodia de la gerencia del proyecto en la ruta (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS DE

COMUNICADOS\ENVIADOS A CONTRATACIÓN\2018-12-18_Proyecto_solicitud_adición_documentos_octubre_a_carpeta_ctto_254_de_2017.docx).

En el mes de noviembre se recopila toda la documentación física y digital de carácter técnico resultante del proyecto, en evidencia se presenta la ruta donde reposa la comunicación dirigida al área de contratación donde se solicita la adición al

expediente contractual de la documentación física recibida del proyecto y que se encontraba en custodia de la gerencia del proyecto en la ruta (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS

DE COMUNICADOS\ENVIADOS A CONTRATACIÓN\2018-12-18_Proyecto_solicitud_adición_documentos_diciembre_a_carpeta_ctto_254_de_2017.docx).

En el mes de diciembre Se recopila toda la documentación física y digital de carácter técnico resultante del proyecto, en

evidencia se presenta la ruta donde reposa la comunicación dirigida al área de contratación donde se solicita la adición al

nto del SIGEP II,

teniendo en cuenta los

lineamientos establecidos por Función

Pública.

expediente contractual de la documentación física recibida del proyecto y que se encontraba en custodia de la gerencia del proyecto en la ruta (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMUNICADOS\PROYECTOS

DE COMUNICADOS\ENVIADOS A CONTRATACIÓN\2018-12-18_Proyecto_solicitud_adición_documentos_diciembre_a_carpeta_ctto_254_de_2017.docx).

15. Mantener

actualizado el

repositorio de la

documentación técnica generada durante el desarrollo,

implementación, puesta en marcha,

capacitación, soporte y

mantenimiento del

SIGEP II, indicando la ubicación y descripción

de cada documento,

En el mes de octubre se cumplió la obligación, en constancia de ello se presentan todos las rutas documentales relacionadas en el presente informe que fueron creadas para la carga de evidencias de la gestión contractual en pro de mantener actualizado el

repositorio documental del proyecto SIGEP II, tales como (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE).

En el mes de noviembre se cumplió la obligación, en constancia de ello se presentan todos las rutas documentales relacionadas

en el presente informe que fueron creadas para la carga de evidencias de la gestión contractual en pro de mantener actualizado el repositorio documental del proyecto SIGEP II, tales como (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\NOVIEMBRE), de igual manera se realiza la actualización del repositorio documental del proyecto SIGEP II ubicado en la ruta (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\).

En el mes de diciembre Se cumplió la obligación, en constancia de ello se presentan todos las rutas documentales relacionadas

en el presente informe que fueron creadas para la carga de evidencias de la gestión contractual en pro de mantener actualizado el repositorio documental del proyecto SIGEP II, tales como (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\DICIEMBRE), de igual manera se realiza la actualización del repositorio documental del proyecto SIGEP II ubicado en la ruta (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\).

Se cumplió la obligación, en constancia de ello se presentan todos las rutas documentales relacionadas en el presente informe

que fueron creadas para la carga de evidencias de la gestión contractual en pro de mantener actualizado el repositorio documental del proyecto SIGEP II, tales como (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO

HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE COBRO\EVIDENCIAS\PRÓRROGA A 28 DE DICIEMBRE DE 2018), de igual manera se realiza la actualización del repositorio documental del proyecto SIGEP II ubicado en la ruta:

durante la ejecución

del contrato.

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\)

16. No efectuar

declaraciones,

representaciones ni

compromisos en nombre de Función Pública, ni suministrar

ninguna clase de

información o detalle a terceros sobre el

desarrollo del objeto

contractual.

En el mes de octubre se cumplió con la obligación. No se efectuaron declaraciones, representaciones ni compromisos en nombre de Función Pública.

En el mes de noviembre se cumplió con la obligación. No se efectuaron declaraciones, representaciones ni compromisos en

nombre de Función Pública.

En el mes de diciembre Se cumplió con la obligación. No se efectuaron declaraciones, representaciones ni compromisos en nombre de Función Pública.

Obligaciones Generales

1. Cumplir con el objeto contratado de acuerdo

con los requerimientos definidos

Se cumplió con la obligación de acuerdo con los requerimientos definidos por la Entidad.

por la Entidad.

2. Asistir a las

reuniones programada

s, relacionadas

con la ejecución del objeto

contractual y elaborar las

actas y/o ayudas de memoria

respectivas.

En el mes de octubre se elaboran las actas de los comites técnicos y directivos del proyectos que reposan en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\ACTAS\COMITE TECNICO - SEGUIMIENTO\26 -

Seguimiento -16-Oct_2018) y en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\ACTAS\COMITE DIRECTIVO - SEGUIMIENTO) respectivamente.

De igual manera las actas que se celebran de manera interna en FP para el seguimiento al equipo o decisiones de caracter técnico son almacenadas en la siguiente ruta (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP

II\IMPLEMENTACIÓN\ACTAS\ACTAS INTERNAS). Las presentaciones a los comités directivos de seguimiento del mes de octubre reposan en

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\PRESENTACIONES\COMITÉ DIRECTIVO DE SEGUIMIENTO).

En el mes de noviembre las presentaciones a los comités directivos de seguimiento del mes de noviembre reposan en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\PRESENTACIONES\COMITÉ DIRECTIVO DE

SEGUIMIENTO).

Se realiza seguimiento al análisis de la infraestructura propuesta para el montaje del sistema de información SIGEP II, y se almacen en la siguiente ruta (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\ACTAS\COMITE

TECNICO - SEGUIMIENTO\27 - Seguimiento - 27-Nov-2018\2018-11-27_Acta_comité_técnico_seguimiento_sigepII.pdf)

En el mes de diciembre Las presentaciones a los comités directivos de seguimiento del mes de diciembre reposan en (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\PRESENTACIONES\COMITÉ DIRECTIVO DE

SEGUIMIENTO).

3. Efectuar seguimiento

al cumplimient

o de los compromisos adquiridos

En el mes de octubre Se efectuó el seguimiento permanente a los compromisos adquiridos en todas las reuniones relacionadas con el objeto contractual, en constancia de ello se relacionan las actas y las presentaciones de los comités técnicos y directivos

de seguimiento del proyecto SIGEP II, donde se puede constara en la sección de compromisos (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMITÉS\COMITE DIRECTIVO\OCTUBRE\COMITÉ

25102018\2018-10-25 Presentacion Comite 38 SIGEP II.pptx y \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMITÉS\COMITE DIRECTIVO\OCTUBRE\COMITÉ 25102018\F022_Informe de Proyecto

Ejecutivo_Oct242018.pptx).

en las reuniones

relacionadas con el objeto contractual.

En el mes de noviembre se efectuó el seguimiento permanente a los compromisos adquiridos en todas las reuniones

relacionadas con el objeto contractual, en constancia de ello se relacionan las actas y las presentaciones de los comités técnicos y directivos de seguimiento del proyecto SIGEP II, donde se puede constatar en la sección de compromisos

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMITÉS\COMITE DIRECTIVO\NOVIEMBRE\COMITÉ 01112018\2018-11-01 Presentacion Comite 39 SIGEP II.pptx , \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMITÉS\COMITE DIRECTIVO\NOVIEMBRE\COMITÉ 08112018\2018-11-08 Presentacion Comite 40 SIGEP II.pptx , \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMITÉS\COMITE DIRECTIVO\NOVIEMBRE\COMITÉ 15112018\2018-11-08 Presentacion Comite 41 SIGEP II.pptx , \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMITÉS\COMITE DIRECTIVO\NOVIEMBRE\COMITÉ 22112018\2018-11-22 Presentacion Comite 42 SIGEP II.pptx , \\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMITÉS\COMITE DIRECTIVO\NOVIEMBRE\COMITÉ 29112018\2018-11-29 Presentacion Comite 43 SIGEP II.pptx)

En el mes de diciembre se efectuó el seguimiento permanente a los compromisos adquiridos en todas las reuniones

relacionadas con el objeto contractual, en constancia de ello se relacionan las actas y las presentaciones de los comités técnicos y directivos de seguimiento del proyecto SIGEP II, donde se puede constatar en la sección de compromisos

(\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMITÉS\COMITE DIRECTIVO\DICIEMBRE\COMITÉ 06122018\2018-12-06 Presentacion Comite 44 SIGEP II.pptx ,

\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\IMPLEMENTACIÓN\COMITÉS\COMITE DIRECTIVO\DICIEMBRE\COMITÉ 13122018\2018-12-13 Presentacion Comite 45 SIGEP II).

4. Entregar al supervisor del contrato el examen

médico pre-ocupacional o de ingreso,

como requisito

Correo electrónico enviado el día 14 de diciembre de 2018 al Ingeniero Francisco Urbina con asunto: Entrega de examen médico Carlos Cardona

para efectuar el

primer pago.

5. Presentar un (1)

informe mensual de

ejecución de las

obligaciones del contrato

y un (1) informe final

que dé cuenta del

cumplimiento integral del

mismo, como

requisito para el

respectivo pago. Así

mismo presentar los

informes que la

Función Pública

solicite en desarrollo

Se cumplió con la totalidad de la obligación. Se presentaron 4 informes parcilaes correspondientes a los meses de octubre, noviembre, diciembre y al periodo de prórroga en el mes de diciembre, por último el presente informe final da cumplimiento a

la totalidad de la obligación.

del objeto contractual.

6. Acreditar el pago al Sistema

Integral de Seguridad Social en

Salud, Pensión y Riesgos

Laborales, de

conformidad con la

normativa vigente,

presentando los soportes

de pago correspondi

entes, anexos a los informes de ejecución,

con el fin de tramitar

cada pago.

En el mes de octubre se cumplió con la obligación, se acredita lo solicitado con (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\OCTUBRE\ACREDITACIONES\Planilla_Octubre_Carlos_Cardona_31530785.pdf).

En el mes de noviembre se cumplió con la obligación, se acredita lo solicitado con (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\NOVIEMBRE\Planilla_Noviembre_Carlos_Cardona_31530999.pdf).

En el mes de diciembre se cumplió con la obligación, se acredita lo solicitado con (\\yaksa\10031GSI\2017\DOCUMENTO_APOYO\SIGEP II\TALENTO HUMANO\CARLOS CARDONA\CUENTAS DE

COBRO\EVIDENCIAS\NOVIEMBRE\Planilla_Noviembre_Carlos_Cardona_31530999.pdf).

7. Aplicar durante la ejecución

del contrato,

Se cumplió con la obligación. Se tomó en consideración los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad.

los lineamientos establecidos

en el Sistema de Gestión de

Calidad de la Entidad, así

como la Política

Ambiental.

8. Actualizar la hoja de vida en el SIGEP, en

caso de que, durante el plazo de

ejecución contractual, se presenten modificacion

es a la información inicialmente registrada en

dicho Sistema.

Se cumplió con la obligación. Se realizó la actualización al sistema SIGEP.

9. Atender con

prontitud y efectividad

Se cumplió con la obligación. Se atendió con prontitud y efectividad las solicitudes, condiciones y/o recomendaciones formuladas por la supervisión del contrato.

las solicitudes, condiciones

y/o recomendaci

ones que dentro de

los términos del contrato formule el supervisor del mismo.

10. Reportar al supervisor del contrato, novedades o

anomalías relacionadas

con la ejecución

contractual.

Se cumplió con la obligación. Se reportó oportunamente a la supervisión del contrato todas las novedades del mismo.

11. Mantener

actualizado e informar a la

Función Pública,

acerca de su lugar de domicilio durante la ejecución

Se cumplió con la obligación. Se realiza actualización permante de la información de contacto en el SIGEP.

del Contrato y cuatro (4) meses más.

12. Actuar con total

autonomía técnica y

administrativa, en el

cumplimiento de las

obligaciones que asume

por el contrato y

en consecuenci

a, no contrae relación laboral

alguna con la Función Pública.

Se cumplió con la obligación. Se actuó con total autonomía técnica y administrativa.

13. Responder

por las actuaciones u omisiones derivadas de

la celebración

Se cumplió con la obligación. Se cuenta con la disposición total para responder por las actuaciones u omisiones derivadas de la celebración del presente contrato.

del contrato y de la

ejecución del mismo,

de conformidad

con lo establecido en la Ley 80

de 1993.

14. Contar con los

elementos necesarios

para ejecutar el

objeto contractual.

Se cumplió con la obligación. Se cuenta con los elementos necesarios para ejecutar el objeto contractual.

15. Disponer de un

computador portátil

acorde con las

necesidades de las

actividades que

adelantará, en caso de requerirse, con guaya

Se cumplió con la obligación. Se dispone de un computador portátil acorde con las necesidades de las actividades adelantadas.

para proteger el mismo. La

Entidad suministrará

energía eléctrica (110 V),

registro en el directorio

activo (usuario y

clave), correo

electrónico y conectividad

a internet.

16. No acceder a

peticiones o amenazas de

quienes actúen por fuera de la

Ley con el fin de obligarlos

a hacer u omitir

cualquier acto o hecho.

Se cumplió con la obligación. No se accede a peticiones o amenazas.

17. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas

etapas contractuales, evitando dilaciones y

entrabamientos que puedan

presentarse y, en

general, cumplir con

lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de

2007, Ley 1474 de

2011, sus reformas y decretos

reglamentarios.

Se cumplió con la obligación. Se obró con lealtad y buena fe.

18. Las demás que se deriven del artículo 5° de la Ley

Se cumplió con la obligación.

80 de 1993, así como

todas aquellas que

señalen la Constitución

y la Ley.

Anexos:

CD con el extracto de todas las evidencias cargadas en el repositorio documental //YAKSA

Carlos Andrés

Cardona López

Francisco Urbina

Firma Contratista

Firma Supervisor

Nota: Corresponde al Supervisor revisar que las obligaciones y productos que constituyen el objeto del contrato sean ejecutadas, reportadas en el informe y con los soportes correspondientes, así como el seguimiento técnico, administrativo y financiero, según lo establecido en la Ley

1474 de 2011