NỘI DUNG ÔN TẬP MÔN KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

CẤU TRÚC ĐỀ THI:

5 CÂU TỰ LUẬN TRONG ĐÓ CÓ 1 CÂU CÔ ĐÃ CHO THẢO LUẬN TRÊN LỚP

THỜI GIAN LÀM BÀI:

60 PHÚT

CHƯƠNG 1:1. Khái niệm nhóm :?????• -Nhóm là tập hợp những con người có hành vi tương tác nhau trên

cơ sở những kỳ vọng chung có liên quan đến lối ứng xử củangười khác. Bao gồm một số vị trí và vai trò để thựchiện các mục tiêu (chung và riêng) và thỏa mãn các nhu cầu cánhân. Sự thỏa mãn các nhu cầu cá nhân này phải phụthuộc vào việc thực hiện mục tiêu chung của nhóm vàm ứ c độ thỏa mãn tất nhiên phụ thuộc vào nhóm hiệu quả haykém hiệu quả .

• Sự tác động hỗ tương ở nhóm có được là nhờ mỗi cá nhânphát triển vai trò của mình, thể hiện cá tính của mình và củng cốvị trí trong nhóm qua tương tác công việc hàng ngày.

VD: Chèo thuyền nhóm, Nhóm học tập môn kỹ năng nhóm,…

Nguyên nhân gia nhập nhóm:

Sự lôi cuốn giữa các cá nhân Mục tiêu nhóm/Mục tiêu cá nhân Phương tiện để đạt được lợi ích Sự an toàn Địa vị và tự trọng (muốn tham gia đóng góp và có sự hãnh diện) Sự tương tác và sự liên minh (Có được và phát triển các mối quan hệ

xã hội) Quyền lực và sức mạnh

Hiện tại bạn đang tham gia hoạt động trong những nhómnào ? cho ví dụ

2. 4 tiêu chuẩn trong nhóm : 2 thành viên trở lên:Có tối thiểu hai người cùng

làm việc, tức là phải cùng gánh vác trách nhiệmcông việc

Phụ thuộc lẫn nhau : Các thành viên phải dựa vàonhau để đạt mục tiêu và thành công của nhóm phảicao hơn thành công bất cứ cá nhân nào

Có cùng chung mục đích : Các thành viên phải cùngtiến đến mục tiêu chung và nhất trí cùng nhau làmviệc để đạt mục tiêu chung

Tự quản : Nhóm phải có khả năng điều chỉnh hoạtđộng và hành vi của mình, mà không bị ảnh hưởngbởi những yếu tố tác động từ bên ngoài. Nhóm phảibiết tự quản

3. Nhóm được phân loại như thế nào, so sánh sự giống vàkhác nhau

So sánh các nhóm chính thức & không chính thức

Nhóm chính thức Nhóm không chính thức

Tổ chức cao và phân công rõràng

Tổ chức ít chặt chẽ

Thực hiện công việc hàngngày

Hoạt động theo yêu cầu dự án.

Hoạt động lâu dài Ngắn hạn

Có kế hoạch và kỷ luật cao Công việc đột xuất, thời vụ

Cùng chung chuyên môn để Thường khác chuyên môn, văn hóa

giải quyết các vấn đề vàmục tiêu tương đối chuyênbiệt

Tuân theo các quy tắc,chuẩn mực thông thường

Không tuân theo quy tắc, chuẩn mực

thông thường

Thường cùng quan điểm Góc nhìn đa dạng

Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chínhthức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về việc hoànthành mục tiêu và có sự phối hợp hiệu quả của các thànhviên với nhau

4. Các vị trí trong nhóm (nhóm trưởng, nhóm phó, thànhviên) có vai trò, nhiệm vụ như thế nào?

Người lãnh đạo nhóm (team leader):• Nhiệm vụ: lãnh đaọ , hướng dẫn, dẫn dắt cả nhóm đạt được mục tiêu

đã đề ra.• Có uy tín và năng lực quyết đoán• Khả năng điều hành công việc• Khả năng phán đoán năng lực và cá tính của các thành

viên trong nhóm• Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.• Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm• Biết khích lệ và động viên

Người phó lãnh đạo (assistant team leader):• Nhiệm vụ: hỗ trợ hoặc thay mặt teamleader trong việc lãnh

đạo,hướng dẫn, dẫn dắt cả nhóm đạt được mục tiêu đề ra• Có khả năng điều hành công việc• Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm• Biết khích lệ và động viên

Thành viên (activemember):• Nhiệm vụ:tham gia các hoạt động của nhóm và đảm trách các công

việc được phân công• Có khả năng hoàn thành các công việc được giao.• Tích cực tham gia các hoạt động của nhóm và hỗ trợ các

thành viên khác (khi cần)

5. Các phong cách lãnh đạo trong nhóm : Độc đoán : quyết tất cả, tập trung vào công việc, không quan tâm

đến ý kiến của thành viên Dân chủ: tham khảo, lắng nghe từng ý kiến của nhóm viên trước,

cho biểu quyết theo số đông Tự do: thành viên tự do hoạt động, nhóm trở thành vô chính phủ

CHƯƠNG 2: Các yếu tố để xây dựng tính làm việc hiệu quả của một

nhóm :1. Yếu tố ngoại vi bao gồm những yếu tố nào ?

o Môi trường khuyến khích làm việc:

Tính làm việc đồng đội chỉ được phát triển thực sự khiBan lãnh đạo xây dựng một môi trường khuyến khích làm việccho nó.Mức độ khuyến khích làm việc sẽ giúp cho tập thểhướng những bước đi cần thiết đầu tiên về tính làm viêc đồngđội. Những bước đi này sẽ đóng góp vào việc cộng tác, tintưởng và tương thích hơn nữa.

o Nêu rõ vai trò và kỹ năng của thành viên:

Mỗi thành viên trong một nhóm phải thực sự có năng lựcđể thực hiện tốt công việc và có thiện chí cộng tác. Bêncạnh đó, sau khi đã hiểu rõ vai trò của những thành viênkhác mà mình sẽ làm việc cùng thì tất cả các thành viên sẽchung sức làm việc trên tinh thần đồng đội. Một khi đã thônghiểu nhau thì các thành viên sẽ tự giác làm việc dựa trênyêu cầu công việc mà không cần đợi đến mệnh lệnh. Hay nói

cách khác, các thành viên tự nguyện đáp ứng nhu cầu côngviệc và hành động một cách thích hợp nhằm thực hiện tốt mụctiêu của nhóm.

o Mục tiêu tiên quyết:

là mục tiêu cao hơn, đòi hỏi sự hợp nhất những nỗ lựccủa 2 hay nhiều người. Mục tiêu này chỉ đạt được nếu như mọingười cùng chung sức để tiến đến mối quan tâm, sự hợp nhấtnỗ lực và khuyến khích nhóm làm việc liên kết.

o Khen thưởng:

Một yếu tố khác góp phần đáng kể trong việc khuyếnkhích tinh thần làm việc đồng đội đó là phần thưởng. Nó cóthể là hiện kim, hoặc là một hình thức biểu dương.

2. Yếu tố nội vi bao gồm những yếu tố nào ?o Sự tin tưởng lẫn nhau :

Sự tin tưởng lẫn nhaucần phải có một thời gian dài để xâydựng nên, nhưng rất dễ bị phá vỡ trong giây lát. Sự tintưởng sẽ được thiết lập trong một tập thể khi mọi thành viênđược tự do diễn đạt ý kiến, thảo luận vấn đề và nêu câu hỏitrên tinh thần xây dựng.

o Sự ủng hộ lẫn nhau:

sự ủng hộ lẫn nhau thể hiện ở việc các thành viên thực sựquan tâm đến nhau từ công việc, phúc lợi, đến thành tích cánhân. Nếu như sự ủng hộ đã được hình thành trong nhóm thìmỗi thành viên không cần phải phí thời gian và sức lực để"giữ khư khư" vị trí của mình. Tất cả đều là "cho và nhận"sự giúp đỡ của mỗi thành viên nhằm hoàn tất công việc mànhóm đó đang thực hiện.

o Kỹ năng giao tiếp:

kỹ năng giao tiếp thể hiện ở 2 mặt: một mặt là chất lượng,mức độ thẳng thắn và tính xác thực của người nói và mặt kháclà chất lượng lắng nghe tích cực của người nghe.Cuộc nóichuyện cởi mở, chân thực và thẳng thắn chỉ xảy ra khi sự tintưởng và ủng hộ lẫn nhau được thiết lập tốt đến độ khôngthành viên nào cảm nhận rằng người nói phải dè dặt và e ngạivề lời nói của mình.

o Sự tôn trọng lẫn nhau:

Trong cách làm việc đồng đội hướng đến mục đích chung, cónhững quyết định cần đến sự quyết định của tập thể. Vìvậy những quyết định đó đòi hỏi sự chung sức của mọingười và mỗi thành viên phải tôn trọng ý kiến của cá nhânkhác.

8 nguyên tắc làm việc nhóm:

1. Tạo sự đồng thuận:

Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bồi đắp tinhthần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúcđầu mới thành lập nhóm.

Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quenvới nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng cácvấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức.

• Những điểm cần ghi nhớ: 

Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về mục tiêuphải nhắm tới.

Sau đó thảo luận các các biện pháp thực hiện mụctiêu

Tạo sự đồng thuận về mục tiêu, giải pháp, phâncông phân nhiệm

Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêucòn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữanhững mục tiêu chung và mục tiêu riêng

2. Thiết lập các mối quan hệ với BQT

Mọi nhóm cần có sự cam kết hỗ trợ từ BGĐ/ cơ quan chủ quản/cấp trên.

Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là:

- Người bảo trợ của nhóm- Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan- Bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm

3. Khuyến khích óc sáng tạo

Hãy phá bỏ “Sức ì”, sự chủ quan và tạo tính sáng tạo

Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con ngườichuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn luônbiết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng,để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.

4. Phát sinh những ý kiến mới

Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạovà cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp cóthể mở ra một hướng đi.

Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọingười có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ những ý kiến bất khảthi và tóm tắt những ý khả thi.

Thảo luận theo phương pháp Brain Storming:

• Phương pháp brain storming

Thảo luận mở, tự do đưa ra các ý kiến, kể cả nhữngý kiến điên rồ nhất

Yêu cầu tất cả mọi thành viên tham gia

Mỗi thành viên phải đưa ra giải pháp của riêngmình

Team leader tập hợp các sáng kiến

Ghi lên bảng, thảo luận mở và lựa chọn những sángkiến tốt nhất trên sự đồng thuận cao nhất của nhóm

Không có đúng sai mà chỉ chọn lựa giải pháp tốtnhất

Những ý kiến sáng tạo tập hợp trong những buổi họpthường bao giờ cũng tốt hơn ý kiến sáng tạo củamột cá nhân đưa ra

5. Học cách ủy thác

Sự ủy thác có hai hình thức: ủy thác công việc và ủythác quyền điều hành

Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phầnviệc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho cácthành viên của nhóm. Sau đó, để cho họ triển khai và chỉ canthiệp khi phát sinh vấn đề hoặc không đạt mục tiêu.

Việc ủy thác quyền điều hành là sau khi tham khảo ý kiến,trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền hạn để xử lý côngviệc trong nhóm

Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:

Chỉ giao việc cho hai đối tượng : Người có khả năng và muốnthực hiện, Người thiếu khả năng và muốn thực hiện:

6. Khuyến khích mọi người phát biểu

Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả vớiý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó.

Có tinh thần phản biện khoa học& đóng góp trên xây dựng tíchcực

7. Chia sẻ trách nhiệm

Chia sẻ trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm

- Khi có một thành viên gặp khó khăn- Khi áp lực công việc quá nhiều

Mục tiêu: Tạo sự đoàn kết, thông hiểu và…

8. Cần linh hoạt

Mỗi thành viên phải có khả năng đảm nhiệm một vài (hoặctất cả) công việc của thành viên khác.

Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trongnhóm

Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệuquả nhất của mình

Cách thức tổ chức họp hiệu quả

Các yêu cầu trước, trong và sau buổi họp như thế nào?

Tại lần họp đầu tiên:

• Thảo luận chung, tìm ý tưởng hay, phát biểu là đóng góp ý kiến

• Phân công, thảo luận công việc cho phù hợp với khả năng của từng người

Những lần gặp sau:

• Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến,giải đáp thắc mắc

• Biên soạn, chỉnh sửa các đóng góp, tài liệu của từngthành viên.

Lần họp cuối trước khi hoàn thành công việc:

• Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc củamỗi thành viên

• Viết báo cáo và slide trình bày

• Chuẩn bị sẵn những câu hỏi và trả lời

• Chọn người thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghichú và một số người dự bị.

1. Yêu cầu trước buổi họp:

Gửi nội dung buổi họp cho tất cả các thành viên tham dựhọp

Gửi các báo cáo trình bày trong buổi họp cho các thànhviên xem trước

Thông báo thời gian và địa điểm họp

Tất cả các thành viên phải xem trước báo cáo trình bày

2. Yêu cầu trong buổi họp:Có người chủ trìKéo dài chừng 90-120pTôn trọng mọi ý kiếnTránh xung đột, mất thời gian, lạc đềCó thư ký ghi biên bản họp

3. Yêu cầu sau buổi họp:Gửi Biên bản cho các thành viên Theo dõi tiến trình công việc đã triển khai trong buổihọp

CHƯƠNG 3Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm

+ Hình thành

+ Mâu thuẫn Nêu đặc điểm và hiệu suất làmviệc của từng giai đoạn

+Hợp nhất

+Thể hiên

HÌNH THÀNH:

Trong giai đoạn này, các thành viên xem xét thái độ nào sẽ được chấp nhậntrong nhóm.

• Đối với những nhóm mới thành lập, giai đoạn này là bướckhởi đầu chuyển từ tính cá nhân sang tinh thần đồng đội.

• Đối với những nhóm đã tồn tại mà thay đổi lãnh đạo, thànhviên hay phương châm làm việc, giai đoạn này là thời kì kiểmtra thái độ và tính phụ thuộc vào việc hướng dẫn của ngườilãnh đạo chính thức hay bán chính thức trong môi trườnglàm việc chưa định hình.

Đặc điểm:

• Thăm dò : Các thành viên biểu lộ thái độ thăm dò xem nhómcó chấp nhận hay phản đối gì không nhằm đánh giá tínhtương thích với nhóm và các cá nhân khác trong nhóm.

• Tính phụ thuộc : Các thành viên không tự mình quyết địnhhay làm bất cứ điều gì. Họ chờ đợi và cần sự hướng dẫncủa người lãnh đạo chính thức hay bán chính thức.

• Nghi ngờ, lo lắng và sợ hãi: Các thành viên điều có cảm giáckhông biết mình có được chấp nhận trong nhóm này haykhông, liệu mình có nên tin tưởng các thành viên kháchay không hay mình có đáp ứng những gì mà tổ chức mongđợi.

• Phàn nàn, thắc mắc: Trong giai đoạn này, các thành viênthường hay phàn nàn về điều kiện làm việc, về tình hìnhcủa nhóm và mối quan hệ giữa các thành viên.

• Mức độ hoàn thành công việc thấp : Hiệu suất công việc thấp vìbỏ phí nhiều thời gian, sức lực vào việc chờ đợi sựhướng dẫn, bầu người lãnh đạo, thăm dò thái độ nào đượcchấp nhận, thái độ nào không được chấp nhận và giảiquyết những nghi ngờ, lo lắng và sợ hãi

MÂU THUẪN:

Sau giai đoạn làm quen, các thành viên thể hiện cá tính của riêng mình, va chạmvới nhau đôi khi ganh tỵ lẫn nhau như là để thể hiện mình và chống lại sự gò bó.

Đặc điểm:

• Mâu thuẫn nội bộ : Các thành viên tự cho mình chỗ đứng củangười lãnh đạo và mở rộng phạm vi điều hành và ảnhhưởng công việc. Trong quá trình này, nỗi bất hòa ngàycàng phát triển giữa các thành viên và các thành viênnhận thấy cần phải bảo vệ vị trí của mình.

•  Ganh đua và tự vệ : Các thành viên thẳng thừng ganh đuanhững vị trí lãnh đạo và có ảnh hưởng. Vì vậy mối bấthòa càng thể hiện rõ rệt và các thành viên tạo ra nhữnghàng rào chắn (ví dụ nói chuyện thậm thì, lảng tránhnhau v.v...) như là cách tự vệ chống lại mối bất hòa.

• Phân chia bè phái: Các thành viên bắt đầu phân chia bè pháivới những người có cùng quan điểm và vị trí. Trong quátrình này, những nhóm bè phái ganh đua lẫn nhau vàgiành những vị trí đối nghịch và mâu thuẫn với nhau.

• Than phiền : Các thành viên thường dành thời gian và sứclực để theo dõi tình hình của nhóm và mối quan hệ trongnhóm ngay cả sau khi đã biểu lộ mối quan tâm đến nhữngngười mà họ xem là lãnh đạo. Bản thân các thành viênbắt đầu có thói quen phàn nàn chính bản thân mà khôngcó hành động cụ thể để giải quyết những than phiền đó.Điều này ảnh hưởng đến công việc và gây bất hòa trongnhóm.

• Thờ ơ: Các thành viên cố gắng đương đầu với tình thế bấtthuận của nhóm bằng thái độ thờ ơ, thiếu quan tâm đếnnhóm và các vấn đề cá nhân. Các quyết định và pháttriển ảnh hưởng đến nhóm không còn là vấn đề đối vớihọ. Hơn thế nữa, chất lượng công việc trung bình vànăng suất thấp.

• Yêu cầu công việc xen lẫn vào nhu cầu cá nhân: Yêu cầu công việcđối nghịch lại nhu cầu cá nhân khiến các thành viênthường xuyên né tránh yêu cầu công việc để đáp ứng nhucầu riêng.

• Dao động rõ rệt trong quan hệ : Quan hệ giữa các thành viênkhông bền vững. Tình cảm của người này đối với ngườikhác dao động từ tích cực sang tiêu cực. Sự dao động đóđược giải thích là do các vấn đề nảy sinh, khác nhau vềý nghĩ hoặc các điều kiện chung của toàn nhóm.

• Thiếu tin tưởng : Các thành viên không tin tưởng lẫn nhau vàthiếu sự ủng hộ khi cần thiết. Vì ý nghĩ này, họ khôngthiết tha khi thử nghiệm những hành vi mới có thể củngcố quan hệ giữa các cá nhân hoặc giúp nhóm thực hiệncông việc hiệu quả hơn.

• Năng suất làm việc thấp: : Các thành viên dành thời gian vàsức lực để tranh giành quyền lực trong nhóm và nhữngtranh chấp đó dẫn đến việc hiệu quả thực hiện công việcthấp.

HỢP NHẤT:

Trong giai đoạn này, các thành viên chấp nhận làm việc theo nhóm, tuân theonội quy của nhóm, chấp nhận vai trò và phong cách riêng của từng cá nhântrong nhóm.

Đặc điểm:

• Đi vào nề nếp : Các thành viên bắt đầu tìm cách làm việc. Họbắt đầu xây dựng các các hệ thống và thủ tục để giúpđạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn. Họ đề ra nhữngvị trí chịu trách nhiệm ở các khía cạnh khác nhau củacông việc.

• Nói chuyện cởi mở với nhau : Tại thời điểm này, các thành viêntỏ ra cởi mở với nhau. Họ có thể bộc lộ và lắng nghe ýnghĩ và tâm tư tình cảm của nhau, đồng thời bàn bạc vềsự bất đồng trong công việc để tìm hướng giải quyết.

• Đối đầu với các vấn đề: Các thành viên nhận thấy rằng họphải nêu ra các vấn đề khó khăn và mâu thuẫn để phòngtránh. Đồng thời họ bắt đầu đi vào thực tế nhận định,thảo luận và giải quyết các điều trên.

• Tinh thần và ý chí chung: Các thành viên bắt đầu có những suynghĩ đồng cảm và phân biệt rõ ràng giữa nhóm mình vớicác nhóm khác. Từng cá nhân hòa nhập mục đích riêng vàkhát vọng vào công việc chung.

• Xây dựng và duy trì quy định cảu nhóm : Xây dựng những nội quy,quy định cho các hành vi, thái độ được chấp nhận vàkhông được chấp nhận cho nhóm.

• Mức độ thực hiện công việc trung bình : Nhóm thực hiện mức độcông việc vừa phải. Sức lực được phân bố đồng đều đểthực hiện công việc và xây dựng mối quan hệ giữa cácthành viên và hệ thống làm việc.

THỂ HIỆN:

Đặc điểm:

• Có sự sang tạo và đổi mới : Các thành viên tìm ra những cáchtốt hơn và hiệu quả hơn để đạt được mục đích. Họ đặtcâu hỏi mang tính chất xây dựng, thu thập ý kiến, nêurõ cách thức và phương tiện làm việc một cách hiệu quả

hơn và có lợi hơn. Họ không bị các thói quen cũ ràngbuộc. Những ý kiến và khái niệm mới được thảo luận &thực thi.

• Thống nhất giữa phương châm, mục đích và mục tiêu : Các thành viêntham gia vào các hoạt động đề ra để hiểu rõ, chấp hànhvà đóng góp ý kiến cho phương châm, mục đích và mụctiêu của tổ chức. Phương châm, mục đích và mục tiêu cánhân phải phù hợp với phương châm, mục tiêu và mục đíchcủa tổ chức.

• Tự thay đổi để trau dồi bản thân : Các thành viên liên tục tìmtòi để trao dồi bản thân, và thường xuyên đánh giá bảnthân về kiến thức, kỹ năng và thái độ. Đồng thời cácthành viên phải tiếp nhận những thông tin phản hồi vàgóp ý để trao dồi bản thân. Họ có thể tự đào tạo vaphát triển thông qua các chương trình của công ty vàcủa bản thân.

• Quan tâm sâu sắc lẫn nhau : Các thành viên có mối quan tâmthực sự lẫn nhau, giúp đỡ và ủng hộ đồng nghiệp để cósự cởi mở và thi đua lành mạnh, để công việc suôn sẻ vàquan hệ giữa các cá nhân tốt hơn

• Thể hiện sự tháo vát : Các thành viên tỏ ra tháo vát để hoànthành công việc cho dù có sự bế tắc, có khả năng tìmkiếm các cách thức và phương tiện để thoát ra khỏinhững hạn chế đó và đơn giản hóa và thiết lập hệ thốngcho các hoạt động làm việc đang đa dạng.

• Thể hiện sự sáng tạo : Các thành viên không còn thụ động màchủ động hơn. Họ đoán trước được những nhu cầu tươnglai và chuẩn bị nhân lực và phương tiện để đáp ứng nhucầu đó. Và họ tự bắt đầu công việc để đạt được mục tiêuvà mục đích

• Niềm tin tưởng tăng cao : Các thành viên tin tưởng vào sựtrưởng thành của nhóm và đồng nghiệp. Chính sự tin

tưởng này mở đường cho những lần nói chuyện cởi mở,không e dè.

• Thường xuyên trao đổi những thông tin phản hồi : Các thành viênthường xuyên đưa ra và tiếp nhận những thông tin phảnhồi. Cả việc trao lẫn việc nhận thông tin phản hồi đósẽ khuyến khích cải tiến mối quan hệ và/ hoặc giảiquyết những vấn đề phát sinh bởi vì thông tin mang tínhchất 2 chiều.

• Thực hành những hành vi, thái độ mới : Các thành viên thử nghiệmnhững hành vi, thái độ mới mà họ đã trải qua để khuyếnkhích mối quan hệ giữa các cá nhân với nhau. Họ tiếptục thực hành và áp dụng những hành vi, thái độ đó.

• Mức độ hoàn thành công việc cao hơn : Các thành viên làm việchiệu quả. Năng suất và chất lượng công việc cao. Hầuhết các công việc hoàn thành trước hay vào khoảng thờigian dự định.

CHƯƠNG 4: Việc hoạt động nhóm có những thuận lợi và khó khăn gì ?

Thuận lợi khi làm việc nhóm:

Một tập hợp các tài năng Giúp đỡ lẫn nhau Hợp tác trên diện rộng Đổi mới hơn và sáng tạo hơn Giao tiếp tốt hơn Quyết định sáng suốt hơn

Khó khăn khi làm việc nhóm:

1. Lạm dụng nhóm: Có một số công việc, cá nhân thực hiệnsẽ tốt hơn là phân công cho cả nhóm. Nếu cứ để cả nhómcùng thực hiện công việc đó thì sẽ gây ra tình trạnglạm dụng vì điều đó là không cần thiết và tốn nhiềuthời gian và sức lực của các thành viên khác.

2. Lây truyền cảm tình cá nhân.: Có những vấn đề nảy sinh trongnhóm nhưng lại lan truyền ra cả một tổ chức. Mâu thuẫngiữa các thành viên có thể trở nên thù địch thườngxuyên, nhiều khi còn lan sang cả các đồng nghiệp ở bộphận khác.

3. Tránh trách nhiệm và ỷ lại: Các thành viên của nhóm làmviệc không hiệu quả hay tìm cách trốn tránh tráchnhiệm, đẩy trách nhiệm cho người khác. Vì vậy mục tiêunhóm khó đạt được và nguyên nhân thất bại khó tìm rađược..

4. Giảm hiệu quả: Nhóm làm việc không hiệu quả cần nhiềuthời gian hơn thực tế để thực hiện công việc. Vì vậynhóm hay họp hành và điều đó dẫn đến giảm hiệu quảtrong công việc

Đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả? 5P là gì?

o Mục đích(purpose)

o Vị trí(position)

o Quyền hạn(power).

o Kế hoạch(plan)

o Con người(people)

9 đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả? :1. Mục đích/qui định và vai trò rõ ràng2. Tham gia đồng đều3. Đoàn kết4. Kỷ luật5. Tôn trọng6. Thái độ tích cực7. Đồng thuận

8. Quan hệ bên ngoài: Nhóm phát triển và duy trìquan hệ tốt với không những bên trong mà cònbên ngoài tổ chức.

9. Tự đánh giá: Nhóm thường xuyên xem lại nhữngtiến bộ và thành quả của nhóm để điều chỉnhcông việc nếu cần.

Quản lý xung đột trong nhóm Khái niệm , vai trò của xung đột?

Khái niệm :

Xung đột là quá trình trong đó 1 bên nhận ra rằng quyền lợi của mình hoặcđối lập hoặc bị ảnh hưởng tiêu cực bởi một bên khác

Vai trò của xung đột

Một thống kê ở Mỹ, các nhà quản lý dùng 21% thời giantrong tuần để giải quyết các xung đột và mâu thuẫn.

Mâu thuẫn là điều không thể tránh được. Xung đột mâuthuẫn có ở mọi nơi, mọi cấp độ, từ nhỏ đến lớn

Tuy nhiên, xung đột cũng là nguồn gốc cho sự cáchtân,tăng trưởng và phát triển

Có những loại xung đột nào?

a. Xung đột chức năng (Positive conflict)

Xung đột xuất phát từ bất đồng năng lực chuyên môn

Nâng cao chất lượng của các quyết định.

Kích thích sự sáng tạo và đổi mới.

Khuyến khích sự quan tâm và tò mò.

Cung cấp những phương tiện theo đó vấn đề được bộ lộcvà làm giảm căng thẳng.

Thúc đẩy tự đánh giá và thay đổi môi trường làm việc.

b. Xung đột phi chức năng (Negative conflict)

Là xung đột về tinh thần,cảm xúc,mang tính chất cảm tính

Tốn nhiều thời gian giải quyết

Dẫn tới theo đuổi lợi ích cá nhân và hy sinh các lợiích của tổ chức.

Làm tổn hại tình trạng tâm lý và sức khỏe của các thànhviên tổ chức.

Tốn kém tiền bạc.

Mệt mỏi.

5 chiến lược giải quyết xung đột ?

Nhượng bộ

Né tránh

Ép buộc khi nào sử dụng các chiến lượcnày ?

Thỏa hiệp

Hợp tác

Né tránh: Rút lui khỏi xung độ và lờ đi về sựtồn tại của nó

Khi chưa có hướng xử lý rõ ràng Khi xung đột là nhỏ không đáng kể để giải quyết Khi các xúc cảm đang ở mức cao độ đòi hỏi phải có thời

gian để làm dịu nó. Khi ảnh hưởng đến quyền lợi của thành viên, của nhóm Khi cần thời gian để thu thập thêm thông tin.

Nhượng bộ: Duy trì quan hệ hài hòa bằng việcđặt lợi ích và quan tâm của đối tác lên trênlợi ích của bạn.

Khi mình thấy sai

Khi tranh chấp là không quan trọng.

Khi sự hòa thuận là quan trọng.

Khi muốn có những quan hệ cho những vấn đề tiếp sau tolớn hơn cho lợi ích của bạn.

Ép buộc: Những nỗ lực thỏa mãn các nhu cầu vàquan tâm của cá nhân bằng cách hy sinh lợi íchcủa đối tác.

Khi cần 1 giải pháp nhanh chóng cho tình thế.

Khi bạn biết chắc mình đúng.

Khi vấn đề là quan trọng với tổ chức.

Khi sự tích cực nhiệt tình tham gia cùng đối tác vớigiải pháp của bạn là không quan trọng.

Thỏa hiệp: Mỗi bên từ bỏ một ít và nhượng bộ lẫnnhau.

Khi hai bên là tương đồng về quyền lực, sức mạnh.

Khi mục tiêu là tương đối quan trọng.

Khi cần một giải pháp tạm thời cho những vấn đề phứctạp.

Khi những áp lực thời gian đòi hỏi một giải pháp thíchhợp.

Một giải pháp dự trữ khi các chiến lược khác thất bại.

Hợp tác.: Các bên tham gia, theo đuổi việc thỏamãn các lợi ích và quan tâm của tất cả cácbên.

Khi không bị áp lực về thời gian.

Khi quan tâm, lợi ích của cả hai bên là quan trọng.

Khi các bên thực sự quan tâm tới lợi ích của nhau vàmuốn đạt đến tình huống các bên đều thắng.

Khi vấn đề là quan trọng đến mức thỏa hiệp là không đápứng được.

Tùy thuộc vào Tầm quan trọng của vấn đề xung đột và tìnhhuống xung đột để chọn lựa chiến lược phù hợp

Lưu ý: Quan tâm việc duy trì mối quan hệ hữu hảo và lợi ích về sau

Nguyên nhân và kết quả của việc xảy ra xung độtgiữa các nhóm?

a.Nguyên nhân.

Mục tiêu khác biệt

Dấu hiệu đe dọa

Thành viên 2 nhóm xung đột dẫn đến 2 nhóm xung đột

Thái độ thắng thua cao

b. Kết quả

Những thay đổi trong nhóm

Sự vững chắc tăng lên

Sự trung thành tăng lên

Độc đoán tăng lên trong lãnh đạo

Những thay đổi giữa các nhóm

Thông tin giảm

Nhận thức bị bóp méo

Sự khái quát hóa tiêu cực, không nhìn thấy khía cạnhtích cực

CHƯƠNG 5:1. Thông tin trong nhóm :

Có các phương pháp thông tin nào?

• Trực tiếp : tương tác trực tiếp giữa các thành viên

a. Gặp trực tiếp giữa các thành viên

b. Điện thoại

c. Chat

d. Họp (gặp trực tiếp, teleconference, videoconference)

• Gián tiếp: tương tác gián tiếp giữa các thành viên

a. Nhờ chuyển thông tin

b. Báo cáo, sổ sách

c. Fax, email, forum, tin nhắn, video, voice…

2. Chọn phương pháp thông tin như thế nào?

Tùy yêu cầu, tính chất công việc, chúng ta lựa chọn cáchthức thông tin phù hợp:

- Vấn đề quan trọng: gặp trực tiếp, họp- Vấn đề phức tạp: họp, gặp trực tiếp, báo cáo- Vấn đề bảo mật: gặp trực tiếp, họp- Khẩn cấp: điện thoại- Trao đổi thông thường: chat, forum, email, nhắn

tin, chuyển thông tin- Báo cáo định kỳ: họp , forum, email

- Liên quan tài chính: giấy tờ xác nhận, email,fax, tin nhắn (sử dụng phương pháp có khả nănglưu trữ)

3. Chia sẻ và bảo mật thông tin như thế nào?Bảo mật thông tin:

Xếp loại thông tin bảo mật

Phương tiện và cách thức lưu trữ

Công nghệ bảo mật…

Chia sẻ thông tin

Xếp loại thông tin cần chia sẻ

Đối tượng chia sẻ…

4. 7 kỹ năng cơ bản để làm việc nhóm một cách hiệu quả làgì ?

Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọngnhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ýkiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng (hayxây dựng) ý kiến giữa các thành viên.

Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng tacó thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảoluận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ.

Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xétnhững ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệvà thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình.

Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ýkiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗtrợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.

Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau.

Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và tường thuậtcách họ nghĩ ra nó cho nhau.

Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùngnhau thực hiện kế hoạch đã đề ra.

CHƯƠNG 6:1. Lựa chọn các tiêu chuẩn đánh giá như thế nào?

Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá Có thể đo lường được Vídụ:

Doanh thu, Lợi nhuận, Mức giảm chi phí, Thị phần,Hoàn thành kịp thời gian, Điểm số

2. Có các tiêu chí nào đánh giá lãnh đạo và thành viên?

Đánh giá lãnh đạo:Đánh giá hiệu quả lãnh đạo nhóm trong việchỗ trợ và hướng dẫn nhóm

Tiêu chí đánh giá:

Mức độ hoàn thành mục tiêu công việc chung Mức độ đoàn kết, chung sức chung lòng trong nhóm Mức độ phát triển năng lực của từng thành viên

Đánh giá thành viên :

Tiêu chí đánh giá:

Mức độ hoàn thành công việc được giao Ý thức trách nhiệm, tinh thần chia sẻ hỗ trợ Các đóng góp hữu ích khác ( ngoài trách nhiệm của

mình) cho công việc chung

CHƯƠNG 7: Đào tạo nhóm

1. Xác định nhu cầu

Xác định nhu cầu đào tạo

• Đào tạo các kỹ năng phục vụ công việc đang làm

• Nội bộ tự đào tạo

• Mời chuyên gia từ các cơ quan chủ quản, phòng bankhác

• Gởi đào tạo bên ngoài

• Kết hợp cả hai

Xác định mức độ hỗ trợ (100%, 50%...) và bồi thường nếu nghỉviệc

2. Lên số lượng & dự trù ngân sách

• Lên số lượng nhân viên cần đào tạo từng phòng ban cảnăm

• Tính toán các chi phí đào tạo, nội bộ và bên ngoài…• Lập dự trù ngân sách đào tạo

3. Đào tạo nhân viên

Trao đổi kỹ với nhân viên về :

• Mục tiêu đào tạo• Nội dung đào tạo• Mong đợi của tổ chức sau đào tạo• Các quy định bồi thường

4. Đào tạo lãnh đạo

• Tập trung các khóa đào tạo kỹ năng quản lý nhân sự,thu phục nhân tâm, kỹ năng điều hành

• Bên cạnh đào tạo, nhà lãnh đạo cũng cần có “tố chấtlãnh đão” bẩm sinh

5. Sử dụng những ngày gặp gỡ

Định kỳ tổ chức các hoạt động như picnic, outing, caféparty, karaoke Xem đây là cơ hội để tăng cường sự thônghiểu, đoàn kết trong nhóm

Phát Triển Nhóm

1. Phát triển nhóm của bạn

Người lãnh đạo nhóm giỏi cần hiểu rõ rằng sự thành côngcủa nhóm tùy thuộc hoàn toàn vào sự phát triển của cácthành viên ra sao

Hãy quan tâm đến việc bồi dưỡng và đào tạo các thành viêncủa nhóm. Hãy giúp họ thăng tiến tay nghề bằng cách pháttriển các tài năng tự nhiên và tăng cường việc đào tạo,đưa ra những thử thách cùng những mục tiêu thiết thực

Phương châm “người giỏi không phải là người làm tất cả”

2. Để con người phát triển

Đào tạo và tái đào tạo

Luân chuyển công việc

3. Xây dựng sự nghiệp

Dù bạn hay các đồng nghiệp được việc đến đâu nhưng vấnđề là mọi thành viên phải biết là họ có trách nhiệm hoàntoàn đối với sự nghiệp của họ.

Hãy khuyến khích các thành viên coi việc làm việc trongnhóm là một phần của việc thăng tiến ở đó lúc nào cũng mởra các cơ hội mới để học hỏi, giúp họ tiến tới trên đườngsự nghiệp – dù họ có thuyên chuyển đi đâu chăng nữa.

Việc xây dựng sự nghiệp luôn hiệu quả hơn nếu nó là đíchnhắm của người có đầu óc cầu tiến để họ vững vàng bướctới thành công.

The END

Chúc may mắn !