módulo ix--diplomado avanzado supervisión de obras civiles b

Diplomado Avanzado Supervisión de Obras Civiles

Módulo IX. Documentos de Control para la Supervisión.

Para los fines del Control de la Supervisión, los documentos más importantes son:

Control del Tiempo Programa de Trabajo – Ejecución de Actividades

Programa de Desembolsos


Otros Documentos de no menos importancia que son utilizados para el Control son:

Diario del Proyecto (Bitácora) Directivas y Memoranda de Campo Ordenes de Suspensión de Trabajos Ordenes de Cambio Registro de Materiales Utilizados


LA BITÁCORA

La bitácora es para efecto de la ley, un medio oficial y legal de comunicación, además de ser un

instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de

prestación de servicios, regulando y controlando la ejecución de los mismos. En ella deben registrarse

los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten

diferentes a los establecidos en un contrato y sus anexos, así como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la

responsabilidad del contratista.


Definición Bitácora. Es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos, en el que deberán referirse los asuntos importante que se desarrollan

durante la ejecución de las obras y servicios. FORMA DE BITÁCORA El formato de bitácora se ajustará a las necesidades de cada proyecto, se podrán utilizar una

o varias libretas por contrato.


La libreta de bitácora La libreta de bitácora es el lugar donde

se materializa el registro denominado bitácora de obra. Por el significado

que tiene para bien del proceso constructivo, no puede ser cualquier libreta: se necesita una que tenga los atributos indispensables para cumplir debidamente su función. El costo de la libreta siempre será insignificante en relación con el servicio que presta.

Diplomado Avanzado Supervisión de Obras CivilesPor lo expuesto, las libretas deberán

ser de materiales muy resistentes para que puedan soportar el trato rudo a que estarán sometidas en las

oficinas de las obras. De preferencia, deberán estar

confeccionadas con papel autocopiante para evitar el uso de hojas de papel carbón, pues con el polvo propio de la construcción éstas acaban por no

permitir copias claras.


Además, las libretas que se utilicen habrán de cumplir cuando menos los siguientes requisitos: - Juegos de hojas. Deberán contar con juegos de tres hojas, foliadas cada una con el mismo folio. - Foliado. En cada libreta, el foliado debe iniciarse

con el folio 01.


Tamaño. Es recomendable utilizar libretas de 50 folios, las de mayor número de folios son difíciles de manejar y tienden a desencuadernarse. Sólo tratándose de obras menores, será aceptable usar libretas de 25 e incluso de 10 juegos de hojas. - Copias. Cada juego de hojas debe estar integrado por un original adherido firmemente a la libreta y cuando menos dos copias marcadas y desprendibles, una para el contratista y la otra para la supervisión. Puede haber más copias sí así lo requiere

alguna de las partes.


Apertura Nombre de la dependencia, que supervisará la obra, indicando la dirección del proyecto, activo o la región a la que pertenece. Número del contrato. Titulo de la obra y su localización. Nombre o razón social del contratista. En el caso de

supervisión por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisión. Nombre, firma, dirección y teléfono

del residente o supervisor. Nombre, firma, dirección y teléfono del superintendente de

construcción del contratista. Número del proyecto o su equivalente. Número de partida presupuestal.

Plazo de ejecución de la obra.


Apertura Nombre de la dependencia, que supervisará la obra, indicando la dirección del proyecto, activo o la región a la que pertenece.

Número del contrato. Titulo de la obra y su localización. Nombre o razón social del contratista. En el caso de supervisión por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisión.

Nombre, firma, dirección y teléfono del residente o supervisor.

Nombre, firma, dirección y teléfono del superintendente de construcción del contratista.

Número del proyecto o su equivalente. Número de partida presupuestal. Plazo de ejecución de la obra.


AperturaLa libreta debe contar con una hoja de apertura del registro de bitácora en la

que habrán de anotarse los datos indicativos del contrato y el nombre y cargo de los técnicos que serán los autorizados para intervenir en ella.

El formato considera además un espacio para anotar la clave de la libreta precedente, en caso de tratarse de una libreta que continúa el registro después de haberse

agotado una anterior.


Registro de abreviaturas

Se trata de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres

extensos a los que se hace referencia frecuentemente y para los que se utilizarán abreviaturas con fines prácticos. Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para

evitar textos extensos.


¿ Qué se asienta en la bitácora? Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de la obra.

Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra.

Modificaciones del programa de obra. Estado del tiempo que influya en la obra Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa.

Cuando el inmueble en que deberá ejecutarse la obra, o la información, o los accesos necesarios para realizar el trabajo, no estén disponibles.

Atraso en la contestación de aclaraciones.


¿ Qué se asienta en la bitácora? En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra.

Ordenes de corrección de defectos de obra. Equipo descompuesto o inapropiado. Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.

Condiciones de inseguridad, daños al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s) área(s) de trabajo.

Accidentes presentados en la obra, si es el caso. Acuse de recibo u observaciones de órdenes de la supervisión relativas a corrección de defectos, procedimientos de construcción y suministro de personal, equipo y materiales.


¿ Qué se asienta en la bitácora? Observaciones sobre el incumplimiento de las actividades críticas, enunciando razones y/o motivos así como su terminación.

Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas, almacenamientos inadecuados y fallas de calidad.

Solicitudes de información faltante, licencias, permisos, liberación de bancos o tramos, estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra, etc.


Comentarios importantes Todas las notas sin excepción alguna, deberán seriarse consecutivamente y bajo ninguna circunstancia deberá alterarse este orden.

Todas las notas sin excepción alguna, deberán estar fechadas en el día en que se efectuó la anotación.

Las anotaciones deberán efectuarse a mano con letra de molde legible y tinta indeleble, bajo ninguna circunstancia se harán con tinta susceptible de borrarse.


Incorporaciones. Cualquier documento puede incorporarse

total o parcialmente al registro de bitácora sin necesidad de transcribirlo; bastará con abrir un asiento donde se

indique que una minuta de junta de obra, un oficio, una especificación, un

instructivo de instalación de un equipo, una observación de auditoria, un reporte

de laboratorio, etc., se incorporan íntegramente o sus partes tal cual a la

bitácora.


Incorporaciones. A continuación, se obtienen tres copias del documento de que se trate –las que habrán de

antefirmar las partes–, y se engrapan a la hoja correspondiente de la libreta de manera que tanto

el original como las copias cuenten con un ejemplar adherido; pueden incorporarse incluso muestras de materiales, aunque no sea posible agregarlas a las hojas, para lo cual será

necesario obtener las muestras susodichas por triplicado, firmarse de manera indeleble y segura aunque sea con pintura y guardar cada quien la suya. Este procedimiento garantiza los intereses de las partes y facilita el manejo de la bitácora.


Costos y sobrecostos. Casi sin excepción, todas las notas de bitácora llevan implícito un costo, a

favor o en contra de una de las partes que intervienen en ella; por consiguiente,

debe meditarse muy bien lo que se pretende asentar antes de hacerlo. En otras

palabras, la bitácora es un registro muy serio, su manejo significa una

responsabilidad que asumen los que la operan, quienes deben tener cabal

conciencia de lo que ello significa.


Seguimiento de asuntos. La mayor parte de los asientos requieren una respuesta o su continuidad en otros asientos subsiguientes. En ocasiones, hay asuntos que

requieren varios asientos antes de concluirse; por consiguiente, cada tema que se abre con una solicitud o una orden tiene que ser concluido más adelante en la misma bitácora. La experiencia en revisión de bitácoras nos indica una tendencia muy general de abrir asuntos y omitir sus

conclusiones; es importante erradicar este vicio.


Comentarios importantes Cuando se cometa un error de redacción, de ortografía o de interpretación, la nota deberá anularse con una leyenda que diga “esta nota se anula por tener error”.

Una nota con tachaduras o enmendaduras automáticamente es legalmente nula con todas las consecuencias técnicas y legales que puede acarrear el hecho.

No está permitido sobreponer ni añadir nada a las notas de bitácora ni entre renglones ni en los márgenes, si fuese necesario, se abre otra nota haciendo referencia a la de origen.

Diplomado Avanzado Supervisión de Obras CivilesSolo están facultados para hacer asentamiento y firmar las notas de bitácora los residentes de obra por

parte de la supervisora y constructora acreditados en el acto de apertura de la misma o en su defecto los que hubieren sido

acreditados posteriormente mediante la nota correspondiente, en

sustitución o suplencia plenamente justificada.

Diplomado Avanzado Supervisión de Obras CivilesTodas las instrucciones emitidas por diversas autoridades mediante oficio, verbalmente, vía telefónica u otras, con relación a las obras en cuestión, deberán validarse mediante las notas de bitácora correspondientes en las

que se haga referencia a la procedencia de la instrucción recibida, fecha, por que medio, nombre y cargo de quien emite la

instrucción.

Diplomado Avanzado Supervisión de Obras CivilesLa bitácora estará disponible para

ambas partes en días y horas hábiles, es completamente

improcedente que alguna de las partes guarde bajo llave la bitácora o que impida el acceso a la misma, es incorrecto sacar la bitácora de la obra salvo en casos de fuerza mayor plenamente justificados y

acordados por las partes.

Diplomado Avanzado Supervisión de Obras CivilesLas notas de bitácora invariablemente

deberán ser firmadas por ambas partes, la que asienta la nota y el acuse de enterado de la contraparte, si una nota requiere de contestación o aclaración, ésta deberá hacerse en un término de 48 horas como máximo, de no hacerlo así, se tendrá por consentida y no se aceptará réplica o argumentación de desconocimiento de la

misma, esto sin menoscabo de las consecuencias de diversa índole que se

deriven de esta omisión.


Recomendaciones Es conveniente escribir previamente, en

lugar aparte, las notas que se va a asentar, así como revisar la redacción

para asegurarse de que se está diciendo lo que se pretende. Incluso conviene

consultar con un compañero para ver si entiende lo mismo que se quiere expresar.

Si fuese necesario, se consultará al superior jerárquico antes de efectuar el asiento; también conviene decir que debe

cuidarse la ortografía.


Conclusiones De acuerdo con todo lo dicho, y con muchas otras consideraciones que es imposible desarrollar en este espacio breve, se puede comprender la importancia de manejar adecuadamente la bitácora de obra. Esto vale por igual para los residentes de obra que para los supervisores. Podemos imaginar lo que puede hacer con la bitácora un residente aprovechado con un supervisor incapaz o viceversa; el resultado de estas combinaciones puede significar mucho dinero perdido o ganado para cualquiera de las partes.

Se requiere una preparación profesional especializada para intervenir en las bitácoras de obra. Por consiguiente, es indispensable capacitar y actualizar a todos aquellos que vayan a operar una bitácora.


Memorando de Campo (Informe de No Conformidad)

Existen tantos modelos de formatos de No Conformidiades como Sistemas de Calidad hay.

El modelo que desarrolla este post se corresponde con las premisas de seguir un cierto orden cronológico, simplicidad y flexibilidad para cumplimentarlo, es decir, que sea práctico.

Encabezamiento.Será el que establezca el Procedimiento correspondiente de cada Organización con su logotipo.

Incluirá el número de No Conformidad o su código de identificación.1. Identificación.Es lo primero en el orden cronológico. Identificar la unidad afectada, parte, lote y código correspondiente.

También hay que identificar a la persona que lo ha detectado y la fecha en que se ha producido.


2. Descripción y comunicación. En esta parte se describe la No Conformidad que se ha producido indicando los criterios que se incumplen.

También se procede a la clasificación de la No Conformidad. Estas clasificaciones dependerán de cada Organización o Cliente.

En la parte de comunicaciones (cuadro de firmas), en la celda correspondiente al Director de Obra se indica “Firma o medio de comunicación”. Esto es así, porque en algunos casos el Director de Obra no firma las No Conformidades. En este caso se debe rellenar con el modo en el que se le ha comunicado la No Conformidad: visita a obra en día tal, reunión de obra de fecha cual o carta con registro de salida nºx.


3. Cierre y comunicación.El responsable del cierre de la No Conformidad no tiene porque ser la misma persona que elabora el informe de No Conformidad (Jefe/Técnico de Calidad), lo más habitual es que el responsable del cierre sea un Jefe de Producción, un encargado e incluso en obras pequeñas el propio Jefe de Obra.

4. Seguimiento del cierre.Esto sólo ocurre en determinados casos, en que debido a las particularidades de la No Conformidad, está requiere de un seguimiento en el tiempo para comprobar la efectividad de las medidas correctivas realizadas.

Anexos.En todas las No Conformidades (no en todas es posible, dependen del tipo) es necesario adjuntar un anexo con fotografías y/o croquis donde se observe la incidencia que las motiva.

Igualmente se tienen que adjuntar fotografías y/o croquis una vez aplicadas las medidas correctivas que provocan el cierre de la No Conformidad.


Tipos.Las No Conformidad se pueden diferenciar por tipos, para hacer una primera selección para su posterior análisis. Esto resulta práctico cuando se gestiona un volumen importante de obras y se generan bastantes No conformidades. Tipos de No Conformidades habituales en Obras Civiles:Ejecución de Obra.Son las más habituales ya que engloban la parte más importante. Errores en colocación de armaduras, no colocación de separadores, empleo de suelos no aptos, etc.Control geométrico.Todo lo relativo a la comprobación geométrica de la obra y cumplimientos de tolerancias, tanto de estructuras, como de rasantes, pendientes, cotas,…


Aplicaciones.Una No Conformidad se puede definir como el incumplimiento de las especificaciones o indicaciones de un producto o servicio que tiene unos criterios de aceptación fijados previamente.Para que las No conformidades tengan una función práctica, se deben seguir los siguientes pasos. 1. Definición de criterios de exigencia de los productos y servicios. 2. Establecer el procedimiento de actuación.Tipos y clasificación de No Conformidades. (Definir incluso con posibles situaciones y tablas con baremos los tipos de No Conformidad).Acciones a realizar en función del tipo de No Conformidad.(Comunicaciones, paradas de tajo, penalizaciones sin parada)Definición de formatos y documentación a adjuntar.


Aplicaciones.3. Análisis de situaciones hipotéticas problemáticas.Intentar tener estudiado los pasos a seguir en casos de situaciones especiales no habituales (No conformidades imposibles de cerrar, no se hace caso de las No Conformidades, número elevado de las mismas). Las No Conformidades no son el objetivo de un sistema de Calidad, al contrario el fin de un sistema de Calidad es evitar las mismas.No se debe de abusar de las No Conformidades, se debe abrir las estrictamente necesarias y eso sí, garantizar que son cerradas según los criterios exigidos o a satisfacción del Cliente.Las No Conformidades deben llevar asociado un tipo de penalización (ya sea económica, de baremación para acceder a nuevas obras, etc) para que se tomen en serio y se eviten nuevas aperturas y reiteraciones de las mismas.


Tabla resumen de No Conformidades.Para llevar un mejor control de las No Conformidades (NC) abiertas y cerradas es conveniente realizar una tabla en la que aparezca el listado de No Conformidades junto a otros datos que permitan conocer el estado en cada momento.El tener todos los datos principales (nº, tipo, clasificación, fecha de apertura, fecha prevista de cierre) en un único documento, nos servirá para analizar y sacar conclusiones en todo lo concerniente a las No conformidades, acciones correctivas y en general, con el correcto funcionamiento del Sistema de Calidad globalmente.Análisis que se pueden realizar en un listado de No Conformidades:.-Frecuencia de las mismas..-Tipos de NC: sistema de calidad, laboratorio, control geométrico,etc..-Clasificación: cuantas, por ejemplo, son mayores o críticas..-Evolución en el tiempo de aparición de No Conformidades..-Comparativo: producción – aparición de NC..-Reiteración o incidencia de las NC sistemáticas..-Cumplimiento de las fechas previstas de cierre..-Unidades de obra y elementos más afectados.Por último recordar, que en una obra debe existir un único listado general de NC, no puede darse que el contratista tenga un listado y el consultor por su parte lleve otro distinto. Las dos partes trabajan en la ejecución de la misma obra.

Diplomado Avanzado Supervisión de Obras CivilesINCIDENCIAS DE TRATAMIENTO INMEDIATO (ITI)

Para una mayor operatividad y aplicación práctica, no todas las incidencias que tengan que ver con la calidad de la obra, deben ser documentadas como No Conformidad (NC), a excepción de que se indique lo contrario en el propio sistema de calidad de la empresa o así lo manifieste el Promotor de la obra. No sería muy operativo el aplicar el tratamiento previsto para las NC a aquellas incidencias que se resuelven sobre la marcha, por ejemplo:.-Una o varias densidades in situ que dan por debajo de la compactación exigida para una determinada capa, que se corrigen en el momento recompactando la capa..-Falta de algún separador entre las armaduras y los encofrados que se colocan antes de proceder al hormigonado..-Un defecto puntual en un armado que se corrige al momento.


INCIDENCIAS DE TRATAMIENTO INMEDIATO (ITI)Claro está, que estas incidencias, aunque son solventadas al momento, si se convierten en sistemáticas, o si se producen sistemáticamente, evidencian un fallo en el sistema de aseguramiento de la calidad, lo que sí sería motivo para proceder a la apertura de una NC. Estas incidencias de tratamiento inmediato, deberían quedar registradas igualmente, si bien dicho registro se limita a la descripción de la incidencia y su corrección, no teniendo que seguir todo el procedimiento de apertura de una NC (comunicaciones, propuestas de acciones correctivas, aceptación de propuestas, firmas, etc). Si se diera el tratamiento de NC a todas las incidencias de la obra aumentaría su número considerablemente, así como la documentación, consultas y comunicaciones entre las distintas partes. Además se puede correr el riesgo que las NC dejen de tener valor y se conviertan en algo habitual en la obra. Por último indicar, que en la mayoría de los casos, si se diera el tratamiento de NC a todas las incidencias, la apertura de la misma se produciría una vez resuelta la incidencia, con lo que no aportaría nada eficaz al sistema.


ORDENES DE CAMBIOCuando, por algún motivo especifico, hay alguna circunstancia especifica que influye en cambios de la actividad que se lleva a cabo, ya sea, circunstancia de la naturaleza, circunstancia económica, cambio de alcance del proyecto, cambio por causa técnica, o cualquiera otra; estos cambios pueden tener un impacto en el costo del proyecto y/o en el periodo de terminación del mismo.Cuando el contratista o el supervisor son conscientes de esta realidad, se genera la necesidad de solicitar una Orden de Cambio.Según los contratos de obra, cualquier modificación que altere el costo o el plazo de entrega, debe estar justificada por una Orden de Cambio, para que esta sea valida.


ORDENES DE CAMBIOLas ordenes de cambio deben contemplar una primera etapa de solicitud, en esta etapa, se presenta el problema y se propone el cambio. En esta etapa se indica si este cambio tendrá como consecuencia cambios en el costo, en el tiempo o en el funcionamiento de la obra.En una segunda etapa, la supervisión notifica al contratista el estatus de recepción de la solicitud. Se indica si se puede continuar con la actividad o si tiene que esperar a la evaluación de la misma. En caso de necesitarse, se le otorga un plazo al contratista para que haga una propuesta técnica y/o económica correspondiente.


ORDENES DE CAMBIOLa tercera fase es el Dictamen Técnico. En este, la supervisión, después de recibir la propuesta técnica, analiza y presenta en informe: DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO, Descripción completa del cambio.FUNDAMENTO NORMATIVO, Se indican los artículos de las Leyes, Reglamentos, Políticas, Bases y Lineamientos Internos y Criterios Normativos, para fundamentar el cambio.ANTECEDENTES DEL CONTRATO, Descripción del alcance general de la obra y mencionar los convenios que se hubieran celebrado con anterioridad.JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO, Se detalla la modificación y cambios pretendidos, señalando los montos o plazo, así como los porcentajes respecto a las condiciones originales adjuntando en su caso, el presupuesto estimado y la modificación o actualización del programa convenido.DECLARACIÓN DE VERIFICACIÓN PRESUPUESTAL, Se declara que se verifico la disponibilidad presupuestal en caso de ampliación de monto. Si no existiere incremento al monto no aplica esta sección.


ORDENES DE CAMBIOFinalmente se genera la Orden de Cambio, la cual incluye:Monto del cambioPlazo a ejecutarse y si este afecta el plazo finalOtros (incidencias que esto pueda generar)

Anexo a la orden, se presentan:Oficios de solicitud ( Contratista, Supervisión, Área solicitante, etc.)Ingeniería ( planos )Notas de BitácoraModificación a programasPrecios Unitarios ExtraordinariosSanciones de campoAnálisis de precios unitariosNotificación(es) de cambio No(s)

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