1 10 sd pe sa metodología para la evaluación de propuestas

Ifts 19 Tsas SdPeSA Metodología de Evaluación de Recursos de TI Prof. Ing. Marcelo Masci

METODOLOGIA DE EVALUACION DE RECURSOS de TI

Basada en la bibliografía del Lic. Juan Carlos BENIA

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METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Las tareas a desarrollar, en un proyecto tendiente a evaluar las alternativas que permitan satisfacer un requerimiento, dependen del nivel de requerimiento formalizado por el usuario. El caso mas general es aquel en el que, sin conocer una solución sistémica, el usuario solo plantea su necesidad o conflicto y solicita al especialista una implementación que lo resuelva. Para estos casos es necesario desarrollar las siguientes etapas: 1 Relevamiento y análisis de la situación existente. Acorde con la metodología para el Análisis y Diseño de Sistemas. 2 Diseño preliminar. Generación de esquemas alternativos de solución. 3 Estudio de factibilidad técnicoeconómico de cada alternativa. Determinación de la alternativa a desarrollar. 4 – Diseño detallado. Desarrollo completo de la alternativa elegida. A continuación se detallan las tareas a desarrollar durante un proyecto para asegurar la selección acertada de los elementos necesarios para satisfacer los requerimientos:

1. Especificación de los requerimientos. Planeamiento del proceso de selección. 2. Identificación de los elementos a seleccionar. Tipificación de cada componente requerido. 3. Determinación de los ítems a evaluar en cada componente. Uno por uno se deben desagregar los componentes para su estudio. 4. Confección del cuadro de Pesos Relativos 5. Determinación de los atributos de cada ítem Con consultas a proveedores para conocer la oferta del mercado 6. Confección del cuadro de Valoración de Atributos 7. Confección del Requerimiento de Propuestas Pliego licitario, Solicitud de cotización, etc. 8. Llamado a los proveedores para que coticen Atención de consultas y orientación de los mismos. 9. Recepción y verificación de ofertas Se descartan las que no cumplen las especificaciones Se verifica la veracidad de las mismas 10.Confección del cuadro de Ponderación de Propuestas

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11.Emisión de la Orden de Compra, Orden de Trabajo o Contrato 12.Recepción e implementación

13. Seguimiento y control

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EVALUACION DE RECURSOS DE TI Es conveniente contar con proveedores que satisfagan todos los requerimientos de un proyecto. Esto, en principio, nos aseguraría: 1 Compatibilidad entre los distintos componentes. 2 Planeamiento más sencillo de la implementación por no tener que coordinar tareas con varios proveedores. 3 Facilidad de control por necesitar controlar tan solo a un proveedor. 4 Posibilidad de negociar un contrato de mayor monto. Pero también tiene sus riesgos: 1 El compromiso del proveedor resulta factor clave en el éxito del proyecto. 2 De acuerdo con la especialización del proveedor, alguno de los componentes de la oferta puede no ser el producto del mercado que mejor se adapte al requerimiento.

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CUADRO DE PESOS RELATIVOS Aunque convenga contar con proveedores que satisfagan todos los requerimientos de un proyecto, en la práctica solo lo satisfacen por partes. Debido a la diversidad de elementos, en ambos casos, conviene contar con un cuadro que globalice el proyecto y lo muestre en forma integral. En principio, porque será necesario para evaluar cada propuesta. Luego, porque combinaciones de propuestas parciales, pueden significar una mejor solución global que si se toman por separado las mejores ofertas de cada componente. Un cuadro (global o parcial), puede contener ítems que se desagreguen en cuadros de mayor nivel de detalle, que nos harían perder la visión de conjunto necesaria si los niveles menos significativos se presentan junto a los mas relevantes. El esquema propuesto sería así:

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ESTUDIO DE CARACTERÍSTICAS Todos los ítems a analizar para la determinación de la mejor oferta en el momento de la adquisición, deben conocerse tan íntimamente como sea posible. Para ello se deben conocer sus componentes, a los que podemos clasificar en: 1 FISICOS: Son todos aquellos que conforman la parte física del bien analizado. Se determinan desde el punto de vista constitutivo. Pueden ser objeto de análisis mediante la observación de los mismos. Para la mayoría de ellos se requieren conocimientos específicos de mecánica, electrónica, etc. Son ejemplos:

Las dimensiones El peso Cantidad de agujas en una impresora Cantidad de disqueteras o discos en un equipo PC Cantidad de puertas en un automóvil Cantidad de asientos en un medio de transporte Cantidad de ambientes en un inmueble

2 FUNCIONALES: Nos referimos a las características de todo bien que solo se observan cuando el mismo está desarrollando su tarea, es decir, todo aquello que no es posible observar sin que el mismo este prestando el servicio solicitado. Son ejemplos:

La velocidad de impresión El consumo energético de un motor La velocidad final de un automóvil

3 DE SERVICIO: Corresponden a lo que llamamos “Servicio postventa” esperado del proveedor. En este grupo incluimos:

Garantía Mantenimiento Soporte técnico Capacitación Etc.

Lo distintivo de estos ítems es que se estudiarán por referencia, ya que solo sabremos realmente como será en el momento en que adquiramos el bien o (como en el caso de la garantía) en el momento que sea necesario recurrir al proveedor.

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CUADRO DE PESOS RELATIVOS ESQUEMA 1 En cada cuadro deben mostrarse los componentes que correspondan al nivel de detalle tratado (desagregación). 2 Un cuadro en sí puede mostrar n niveles. 3 Cada cuadro tendrá un "Nivel 0" (cero) que contendrá los ítems componentes básicos de lo que en él se trate. En este nivel, los pesos relativos SIEMPRE sumarán 100 (cien). 4 Cada cuadro tendrá un nivel llamado "Nivel General" que corresponde al máximo nivel de desagregación de cuadro. En este nivel, los pesos relativos SIEMPRE sumarán 100 (cien). 5 El cuadro tendrá el siguiente aspecto:

En el cuadro anterior vemos 3 niveles de desagregación del Proyecto o del Ítem x según sea el caso), más un "Nivel General" (NG).

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Si consideramos que el cuadro anterior representa un componente "A" del proyecto, su descomposición en forma de árbol sería la siguiente:

Como vemos, el árbol guarda correspondencia con el Cuadro de Pesos Relativos anterior, pero aquí los "niveles" se observan mas claramente. El Nivel General comprende los componentes de mayor desagregación a que podemos acceder dentro del componente "A". A estos componentes los llamamos "Ítems Elementales". Lamentablemente, esta presentación en forma de árbol deja de ser práctica cuando la cantidad de “Ítems elementales” resulta importante. Repetiremos el árbol anterior agregando información dentro de cada cuadro:

1. Para indicar que "peso" tiene un componente de nivel x dentro del componente de nivel x1 al que pertenece o del que forma parte.

2. Cual es el "peso" respecto del componente "A" que estamos analizando.

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Ahora, cada cuadro se verá de la siguiente forma:

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Traducido en forma de cuadro, este nuevo árbol se verá:

La información acerca del proyecto que muestra este cuadro se leerá de esta manera: 1 Para el Proyecto / Ítem x :

a. El Ítem 1 tiene un "peso relativo" del 50 %, es decir: le hemos asignado una importancia tal en la solución que la mitad de la decisión descansará sobre la satisfacción que obtengamos en la adquisición de este Ítem.

b. El Ítem 2, por tener un "peso relativo" del 20 %, indica que, siendo necesario para alcanzar la solución requerida, no gravitará tanto en nuestra decisión. Atención: por no encontrarse componentes del Ítem 2 que permitan analizarlo en su composición, este "peso relativo" pasa directamente al Nivel General, razón por la cual una errónea apreciación de este Ítem acarreará errores de decisión por su influencia relativa.

c. El Ítem 3, con "peso relativo" del 30 %, refleja una mayor importancia que el Ítem 2, pero mucho menor que la del Ítem 1.

2 Para el Proyecto / Ítem x / Ítem 1:

a. El Ítem 1.1 influirá un 30 % en nuestra decisión al adquirir ese producto. Por tratarse del 30 % de un Ítem que a su vez representa el 50 % de nuestra decisión (Ítem 1), en el Nivel General influirá en un 15 % (30 % del 50 %).

b. El Ítem 1.2 influirá en un 40 % pero, como tiene componentes, el "peso relativo" se reflejará en ellos y no en el ítem 1.2.

c. El ítem 1.3, con un peso relativo del 30 %, tiene un comportamiento similar al Ítem 1.1.

El resto de los Ítems se analizan de forma similar.

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CUADRO DE VALORACION DE ATRIBUTOS Debido a la posible diversidad de productos que ofrece el mercado, es necesario considerar de antemano el beneficio (o perjuicio) que obtendríamos al adquirir un producto o servicio de determinadas características, siendo muy probablemente distinto al que lograríamos con un producto o servicio de distintas características. A estos posibles ofrecimientos los llamamos Atributos del elemento considerado. En la práctica, estas diferencias en los componentes, deben reflejarse en valores económicos, predeterminados al iniciar su búsqueda en el mercado y analizados al momento de analizar la ecuación costos / beneficios del proyecto y por ende su justificación. Sin ahondar en detalles, pueden influir los costos (de compra, de financiación, de mantenimiento, etc), el futuro valor de reventa, la modularidad y, por consiguiente, la capacidad de absorción de incrementos de volumen, la durabilidad, la imagen empresarial resultante, etc. En principio, si algo me beneficia, debo poder medirlo en unidades económicas (dinero, producción, ventas, etc). Sea cual fuere el proyecto, el mismo se debe evaluar íntegramente utilizando la misma unidad económica. Otra forma de medir el beneficio asociado a un atributo se refiere al "grado de satisfacción" que logro para un ítem si cuento con un determinado valor de atributo. Ya que distintos atributos, de una u otra manera, nos brindan distintos resultados, debemos hallar una forma objetiva de cuantificar la satisfacción alcanzada. El Cuadro de Valoración de Atributos, pretende reflejar estos valores, por lo que en él se muestran, para cada ítem elemental, los posibles ofrecimientos que podemos recibir del mercado. Es evidente que habrá ítemes que contarán con mayor cantidad de atributos debido a la mayor diversidad de ofertas que presente el mercado. Por el contrario, cuando un ítem sea exclusividad de un proveedor, no tendremos alternativas (atributos distintos) y en su evaluación se considerará el reemplazo del ítem por otros que de una u otra forma satisfagan el requerimiento. El Cuadro de Valoración de Atributos, para mayor claridad, debe mantener la estructura de los ítemes y las características del Cuadro de Pesos Relativos, con el agregado de las distintas alternativas (Atributos) que, para cada ítem elemental, nos pueda ofrecer el mercado. Como este cuadro documenta el "valor" que, para nuestro proyecto, tiene cada atributo.

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Teniendo en cuenta el orden y prolijidad propios de nuestros trabajos, podemos presentarlo de la siguiente forma:

Los ítems para los que hemos analizado sus componentes, no tienen atributos, pues ellos sólo se consideran para los ítems elementales. Analizando el cuadro vemos que para todos los ítems elementales hemos indicado los atributos correspondientes. Esto significa que, si bien el mercado ofrece distintos productos correspondientes al "Ítem x", no haremos un análisis global de los mismos, sino que analizaremos, uno por uno, cada ítem elemental oferta por oferta. Las suma de condiciones del conjunto de componentes de cada oferta nos permitirá tomar una decisión respecto del producto a seleccionar para el "Ítem x".

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CUADRO DE PONDERACION DE PROPUESTAS Una vez recibidas las ofertas provenientes de los proveedores, se procede a analizar las mismas verificando, en una primera etapa, que cumplan con los requerimientos que consideramos indispensables. Las ofertas que no cumplan con algún requisito del requerimiento serán rechazadas y se comunicará al proveedor correspondiente. Estos requerimientos pueden ser técnicos o formales. Un ejemplo de incumplimiento de requerimiento técnico se presenta cuando el equipamiento (o parte de él) no brinda los tiempos de respuesta exigidos por el proyecto (terminales de cajero, equipos de comunicación, velocidades de impresión, tiempo de acceso a disco, etc.). El incumplimiento de requisitos formales se puede deber a la falta de avales, plazo de entrega de los elementos (o servicios) solicitados incompatibles con los plazos del proyecto, atraso en la entrega de la propuesta, etc. Como estos incumplimientos inhabilitan la propuesta, se deben poner en conocimiento de los proveedores, en forma fehaciente, todas las condiciones que debe respetar en la presentación. Por ejemplo:

● Publicándolas en medios idóneos

● Incorporándolas en el llamado a presentación de propuestas. Con las ofertas restantes se realiza la selección. Esta etapa de nuestro trabajo consiste en identificar, para cada ítem (propuesta por propuesta), cual es el atributo ofertado. En base a este análisis se confecciona el Cuadro de Ponderación, donde se realiza el producto del "Peso" del ítem en el Nivel General por el "Valor" asignado al atributo ofertado en cada caso. Luego se procede a sumar estos productos para cada oferta, hallando un total por propuesta. Este total será pequeño cuando la oferta sea poco favorable y crecerá a medida que obtengamos mayor satisfacción en los productos presupuestados.

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Cuadro de ponderación de propuestas:

En este cuadro, las columnas incluyen los siguientes datos: a) ÍTEM

DESCRIPCION: Corresponde a la descripción del ítem incluida en el Cuadro de Pesos Relativos.

PESO: Es el "peso relativo" del ítem en el Nivel General del Cuadro de Pesos Relativos.

b) PROPUESTA “x”:

ATRIBUTO: Atributo del ítem correspondiente, ofrecido en la propuesta analizada.

VALOR: Es el "valor" asignado a ese "atributo" en el Cuadro de Valoración de Atributos.

PONDERADO: Es el producto del "peso relativo" del ítem por el "valor" asignado a ese atributo y dividido por 100.

c) TOTAL PROPUESTA “x”: Corresponde a la sumatoria de los valores "ponderados" de de cada propuesta.

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