deskripsi sistem otomasi pengolahan perpustakaan ... · deskripsi sistem otomasi pengolahan...

1 | H a l a m a n

Deskripsi Sistem Otomasi PengolahanPerpustakaan Universitas Gadjah Mada

Disusun oleh: Arif Surachman, SIP., MBA.(Kepala Bidang Basis Data dan Jaringan)

PENGANTAR

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sejak tahun 2013 menggunakan sistem

informasi perpustakaan terintegrasi sebagai basis untuk pengolahan dan pelayanan. Sistem

informasi perpustakaan ini disebut sebagai SIPUS Integrasi. SIPUS Integrasi memungkinkan

perpustakaan yang ada di lingkungan Universitas Gadjah Mada melakukan pengolahan dan

pengelolaan koleksi perpustakaan melalui satu aplikasi terintegrasi. Semua data bibliografis

yang diolah akan ditampilkan dalam satu portal OPAC (Online Public Access Catalog)

Terintegrasi yang beralamat di http://opac.lib.ugm.ac.id.

Selain SIPUS Integrasi, perpustakaan UGM juga mengembangkan aplikasi untuk

pengelolaan koleksi digital atau elektronik yakni ETD (Electronic Theses Dissertation),

Institutional Repository, dan Portal Koleksi Langka. ETD adalah aplikasi untuk mengelola

karya tulis mahasiswa berupa tugas akhir, skripsi, tesis dan disertasi. Sedangkan Institutional

Repository yang beralamat di http://repository.ugm.ac.id merupakan satu portal untuk

pengelolaan koleksi repositori UGM di luar ETD dan menggunakan aplikasi E-Prints.

Kemudian untuk Portal Koleksi langka (http://langka.lib.ugm.ac.id) merupakan portal yang

digunakan untuk mengelola hasil alih media koleksi langka yang berasal dari layanan koleksi

langka dan yayasan Hatta.

Perpustakaan UGM melakukan pemisahan sistem pengolahan koleksi cetak dan

digital. Hal ini untuk mempermudah proses pengembangan sistem otomasi masing-masing

koleksi yang ada. Selain itu untuk keperluan klasifikasi koleksi, perpustakaan UGM

melanggan e-DDC atau electronic Dewey Decimal Classification sebagai standar sistem

pengklasifikasian yang digunakan di UGM.

2 | H a l a m a n

SISTEM OTOMASI PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA CETAK

Pada SIPUS integrasi salah satu modul yang digunakan untuk otomasi pengolahan

bahan pustaka cetak adalah modul data referensi dan modul koleksi.

a. Modul Data Referensi

Gambar 1. Tampilan depan SIPUS Integrasi

Gambar 2. Tampilan Sub Menu Data Referensi

Modul Data Referensi merupakan satu modul yang dipergunakan untuk mengatur

berbagai kebutuhan data yang dijadikan referensi atau digunakan dalam pengolahan koleksi.

Beberapa sub modul yang ada dalam data referensi yakni:

Asal Koleksi: untuk mengatur asal koleksi seperti pembelian, hibah, tukar menukar,

penggantian, dan lain-lain

Jenis Buku: untuk mengatur jenis buku misal referensi, teks, prosiding, dll

Golongan: untuk mengatur klasifikasi koleksi berdasarkan persepuluhan dewey

2 | H a l a m a n














2 | H a l a m a n














3 | H a l a m a n

Subyek: untuk mengatur dan menampung berbagai subyek yang digunakan untuk

keperluan penelusuran.

Tipe: untuk mengatur tipe peminjaman buku, bisa dipinjamkan atau tidak.

Status Buku: untuk mengatur jenis-jenis status buku misal dipinjam, tersedia, hilang,

diperbaiki, fotokopi, dihibahkan, weeding, diolah, dll

Pengarang: untuk menampung indeks pengarang atau penulis.

Penyedia: untuk mengatur nama-nama penerbit

Bahasa: untuk mengatur bahasa koleksi

Kondisi: untuk mengatur kondisi buku seperti rusak, baik, kurang lengkap

Frekuensi: untuk mengatur masa terbit koleksi misal harian, mingguan, bulanan, dll.

Biasanya digunakan untuk koleksi terbitan berkala.

Jenis Terbitan Berkala: untuk mengatur jenis-jenis terbitan berkala seperti jurnal,

majalah, buletin, tabloid, terbitan pemerintah, dll.

Rumpun: untuk mengatur rumpun koleksi yang ada apakah masuk rumpun sosio

humaniora, agro, kesehatan kedokteran, sains teknik, dll.

Jenis Penelitian: untuk mengatur jenis-jenis koleksi penelitian seperti skripsi, tesis,

disertasi, laporan kerja, pidato pengukuhan, dan sejenisnya khususnya untuk koleksi

cetak.

b. Modul Koleksi

Modul koleksi adalah modul utama yang digunakan dalam sistem otomasi pengolahan

bahan pustaka di Perpustakaan UGM. Modul Koleksi dalam SIPUS Integrasi terbagi ke

dalam sub modul Buku, Terbitan Berkala, Penelitian, Pengadaan Buku, dan Cetak Kartu.

Gambar 3. Tampilan Modul Koleksi

3 | H a l a m a n


















cetak.

b. Modul Koleksi





3 | H a l a m a n


















cetak.

b. Modul Koleksi





4 | H a l a m a n

1. Sub Modul Buku

Modul ini digunakan untuk melakukan entri data bibliografis koleksi bahan pustaka

berupa buku dan juga penambahan eksemplar koleksi. Pada bagian ini petugas atau

pustakawan dapat melakukan pencarian koleksi bahan pustaka yang sudah diolah, melakukan

penambahan koleksi dan entri data bibliografis, editing data, menghapus data dan menambah

eksemplar buku.

Gambar 4. Tampilan Sub Modul Koleksi Buku

Untuk melakukan penambahan entri koleksi dapat dilakukan melalui tombol Tambah

Buku sehingga akan tampil halaman seperti pada gambar 5 di bawah ini

Gambar 5. Menu Entri Tambah Koleksi Buku – Entri Bibliografis.

4 | H a l a m a n

1. Sub Modul Buku





eksemplar buku.





4 | H a l a m a n

1. Sub Modul Buku





eksemplar buku.





5 | H a l a m a n

Sedangkan untuk penambahan eksemplar koleksi dapat dilakukan dengan menekan

tombol atau icon tambah eksemplar seperti gambar 6 dan 7 di bawah ini.

Gambar 6. Tampilan menu tambah eksemplar

Gambar 7. Tampilan entri data tambah eksemplar

Adapun editing data dapat dilakukan secara mudah dengan menekan icon editing data.

Fitur pencarian dapat digunakan untuk melakukan pencarian data bibliografis koleksi yang

akan diedit atau diperbaiki datanya.

2. Sub Modul Terbitan Berkala

Sub Modul Terbitan Berkala digunakan untuk melakukan pengolahan dan entri data

bibliografis koleksi terbitan berkala yang terdiri dari entri nama publikasi terbitan berkala,

entri eksemplar atau volume, dan entri artikel.

5 | H a l a m a n












5 | H a l a m a n












6 | H a l a m a n

Gambar 8. Tampilan halaman utama pengolahan terbitan berkala

Untuk menambah judul publikasi terbitan berkala, maka petugas atau pustakawan

hanya perlu mengaktifkan tombol tambah sehingga akan tampil form entri judul seperti

gambar 9 di bawah ini.

Gambar 9. Tampilan penambahan judul publikasi Terbitan Berkala

Untuk melakukan penambahan volume atau nomor terbitan berkala, maka petugas

hanya perlu menekan icon tambah volume pada bagian judul publikasi yang sesuai. Gambar

10 di bawah ini memperlihatkan form untuk melakukan penambahan volume pada salah satu

judul publikasi Terbitan berkala.

6 | H a l a m a n










6 | H a l a m a n










7 | H a l a m a n

Gambar 10. Tampilan form penambahan volume atau nomor publikasi terbitan berkala.

Untuk melakukan penambahan artikel atau indeks artikel, maka petugas atau

pustakawan dapat melakukan input melalui icon indeks, sehingga akan tampil form entri data

seperti pada gambar 11 di bawah ini.

Gambar 11. Tampilan entri data Indeks Artikel Publikasi Terbitan Berkala

Secara umum sub modul terbitan berkala dirancang untuk dapat melakukan berbagai

entri data bibliografis terkait dengan berbagai jenis terbitan berkala yang ada di Universitas

Gadjah Mada.

7 | H a l a m a n








Gadjah Mada.

7 | H a l a m a n








Gadjah Mada.

8 | H a l a m a n

3. Sub Modul Penelitian

Pada beberapa perpustakaan fakultas dan atau sekolah, masih ditemukan ada yang

melakukan pengelolaan bahan pustaka cetak berupa karya penelitian. Untuk itu, SIPUS

integrasi tetap menyediakan satu sub modul yang memungkinkan pustakawan melakukan

entri atau pengolahan data koleksi karya penelitian. Seperti halnya koleksi buku, pada koleksi

penelitian juga memungkinkan pustakawan melakukan entri data judul koleksi dan

eksemplar. Gambar 12, 13 dan 14 memperlihatkan tampilan form untuk entri judul dan

eksemplar.

Gambar 12. Tampilan utama sub modul penelitian

Gambar 13. Tampilan entri data bibliografis koleksi penelitian

8 | H a l a m a n








eksemplar.



8 | H a l a m a n








eksemplar.



9 | H a l a m a n

Gambar 14. Tampilan penambahan eksemplar karya penelitian

4. Sub Modul Pengadaan Buku

Sub Modul pengadaan buku merupakan tambahan fasilitas di SIPUS integrasi. Namun

saat ini belum diaktifkan. Berikut ini adalah gambar tampikan sub menu pengadaan buku.

Gambar 15. Tampilan sub modul pengadaan buku

5. Sub Modul Cetak Kartu

Sub Modul ini digunakan untuk melakukan pencetakan berbagai macam kartu seperti

cetak kantong kartu, cetak label, cetak kartu dan cetak barcode. Pemanfaatan masing-masing

fasilitas ini diserahkan kepada masing-masing perpustakaan.

9 | H a l a m a n










9 | H a l a m a n










10 | H a l a m a n

Gambar 16. Tampilan sub Modul Cetak Kartu

SISTEM PENGOLAHAN KOLEKSI DIGITAL/ELEKTRONIK

Secara garis besar pengolahan koleksi digital/elektronik di Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada terdiri dari beberapa sistem otomasi:

a. Sistem Pengelolaan ETD (Electronic Theses Dissertation)

Sistem otomasi untuk pengelolaan ETD dimulai dari satu sistem otomasi yang diberi

nama unggah mandiri. Mahasiswa atau sivitas akademika dapat melakukan sendiri unggah

karya akhir mahasiswa secara online melalui portal unggah ETD yakni

http://unggah.etd.ugm.ac.id (lihat pada modul pedoman unggah mandiri). Selanjutnya

pustakawan akan melakukan verifikasi dan pengelolaan koleksi melalui sistem back office

ETD.

Gambar 17. Tampilan Dashboard Back Office ETD

10 | H a l a m a n











ETD.


10 | H a l a m a n











ETD.


11 | H a l a m a n

Gambar 18. Tampilan Edit dan Entri Data ETD (Back Office)

Melalui menu dan fitur back office di atas, pustakawan dapat melakukan entri, editing

dan pengelolaan koleksi ETD seperti skripsi, tesis dan disertasi baik yang sudah diunggah

oleh mahasiswa maupun staf. Data yang dientrikan ke dalam sistem ETD baik melalui

unggah maupun back office akan ditampilkan dalam halaman penelusuran ETD yakni di

http://etd.repository.ug,.ac.id

Gambar 19. Tampilan portal pencarian ETD

b. Sistem Pengelolaan Institutional Repository

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada juga menyediakan satu sistem otomasi untuk

pengelolaan karya-karya repositori institusi yang dapat digunakan oleh sivitas akademika

untuk mengunggah karya-karya tulisnya secara langsung. Sivitas akademika dan pustakawan

dapat mengunggah karya repositori dengan menggunakan akun single sign on yang dimiliki.

11 | H a l a m a n













11 | H a l a m a n













12 | H a l a m a n

Pustakawan berfungsi sebagai verifikator karya-karya yang diunggah sebelum ditampilkan ke

publik atau masyarakat secara umum.

Adapun koleksi yang dapat diunggah ke dalam portal repositori institusi adalah:

artikel lepas,

laporan penelitian,

tugas kuliah,

file presentasi,

karya prosiding,

book chapter

materi pengajaran

dan sejenisnya.

Gambar 20. Tampilan Repository Institusi

Secara umum data koleksi yang ada di repository berasal dari unggah oleh sivitas

akademika UGM yang diverifikasi pustakawan, di samping beberapa juga ada yang diunggah

langsung oleh pustakawan seperti untuk pidato pengukuhan guru besar, laporan rektor,

laporan unit, dan karya-karya pustakawan. Namun beberapa data juga ada yang diambil

sebagai permalinks dari database yang ada di UGM seperti dari jurnal.ugm.ac.id dan

etd.ugm.ac.id.

12 | H a l a m a n




artikel lepas,

laporan penelitian,

tugas kuliah,

file presentasi,

karya prosiding,

book chapter

materi pengajaran

dan sejenisnya.







etd.ugm.ac.id.

12 | H a l a m a n




artikel lepas,

laporan penelitian,

tugas kuliah,

file presentasi,

karya prosiding,

book chapter

materi pengajaran

dan sejenisnya.







etd.ugm.ac.id.

13 | H a l a m a n

Gambar 21. Tampilan halaman administrasi Repository

c. Sistem Pengelolaan Koleksi Langka

Sistem otomasi digital lainnya yang disediakan oleh perpustakaan UGM adalah sistem

otomasi pengelolaan koleksi langka. Sistem ini digunakan untuk menampung hasil alih media

atau digitasi koleksi langka yang dimiliki UGM setelah melalui kurasi dari pustakawan

koleksi langka dan manajemen. Koleksi langka hasil alih media ini hanya dapat diunggah

oleh pustakawan yang sudah ditunjuk sebagai administrator. Portal koleksi langka ini dapat

diakses melalui halaman web http://langka.lib.ugm.ac.id.

Gambar 22. Tampilan portal koleksi langka

13 | H a l a m a n










13 | H a l a m a n










14 | H a l a m a n

d. Sistem Pengelolaan Koleksi Intranet

Satu lagi sistem otomasi pengolahan koleksi digital yang disediakan UGM adalah

sistem pengelolaan koleksi Intranet. Koleksi intranet ini merupakan koleksi hasil unduh

pustakawan, dosen maupun mahasiswa untuk artikel, buku maupun jurnal yang dianggap

penting dan dipergunakan untuk keperluan backup data. Koleksi yang didapat didapatkan dari

hasil unduh ke jurnal-jurnal dan database elektronik yang dilanggan UGM maupun hasil alih

media. Sistem ini digunakan murni untuk kebutuhan internal sehingga tidak dapat diakses

dari luar UGM.

Gambar 23. Tampilan halaman depan sistem Intranet

Gambar 24. Tampilan halaman login

14 | H a l a m a n








dari luar UGM.



14 | H a l a m a n








dari luar UGM.



15 | H a l a m a n

Gambar 25. Entri Data E-book

Gambar 26. Entri Data E-Journal

PENUTUP

Sistem otomasi perpustakaan saat ini dikembangkan dan dikelola oleh PerpustakaanUniversitas Gadjah Mada. Seiring dengan perkembangan teknologi ke depan, maka tidakmenutup kemungkinan sistem otomasi yang ada akan disatukan dalam satu sistempengolahan yang terintegrasi. Saat ini sekalipun sistem otomasi sendiri-sendiri, akan tetapipustakawan di seluruh UGM dapat mengakses dan ikut melakukan pengelolaan koleksiperpustakaan.

Untuk informasi lebih detail terkait sistem otomasi pengolahan dapat dilihat padamasing-masing panduan atau petunjuk penggunaan sistem informasi atau aplikasi yang ada.Semoga informasi ini dapat memberikan gambaran singkat sistem otomasi pengolahan yangdigunakan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.

Mengetahui, Yogyakarta, 28 Mei 2019Kepala Perpustakaan Kabid Database dan Jaringan

Dra. Nawang Purwanti, M.Lib. Arif Surachman, SIP., M.B.A.

15 | H a l a m a n



PENUTUP





15 | H a l a m a n



PENUTUP





deskripsi sistem otomasi pengolahan perpustakaan ... · deskripsi sistem otomasi pengolahan...

Documents