1

Den Danske Kvalitetsmodel

2

Hvem er vi?

Zainab Al-Zergani Kvalitetskonsulent, København Rådgiver på apoteksområdet T: 20679451

E: zaz@ikas.dk

Lone Staun Poulsen Seniorkonsulent, Aarhus Projektleder og rådgiver på apoteksområdet T: 2482 2503 E: lsp@ikas.dk

Formål med kurset

3

At introducere jer til DDKM og akkrediteringsprocessen

4

Dagens program

• Præsentation af deltagere

• Introduktion til DDKM

• Akkrediteringsstandarderne

• Dokumenter

• Kvalitetsudvikling

• Implementering af DDKM

• Akkrediteringsprocessen

• Afslutning på dagen

5

Kort præsentation af deltagere

• Navn

• Apotek

• Hvad er din funktion og erfaring på apoteket i forhold til kvalitetsarbejdet?

• Hvad er dine forventninger til kurset?

Introduktion til DDKM

6

7

Hvad er IKAS?

• Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet udvikler, planlægger og står for driften af DDKM

• Kontor i Århus og en mindre satellit København – 32 ansatte

• Ledet af en bestyrelse

• ISQua akkrediteret

8

Hvem deltager i DDKM

9

Den Danske Kvalitetsmodel • Modellen sætter rammerne og intentionen for arbejdet med kvalitet

• Den angiver ikke hvad, og hvordan man skal gøre konkret

• For apoteker er der 35 standarder

• En standards formål og baggrund beskriver

intentionen for standarden

• Hver standard har et antal indikatorer

• En indikator beskriver det konkrete krav, der skal

opfyldes for at opnå akkreditering af apoteket

DDKM og apoteker?

Apoteket får et kvalitetsudviklingssystem, der:

• er udviklet til apoteker og af apotekere i samarbejde med DA og IKAS

• fremmer kvalitetsudvikling og læring

• dækker alle apotekets ydelser og væsentlige arbejdsgange

• involverer alle apotekets medarbejdere

10

DDKM er ikke?

• Et kontrolsystem – tilsyn ligger hos Lægemiddelstyrelsen

• Et nyt sæt ”regler til overholdelse” – regler / lovgivning udsendes af Ministeriet (Sundheds- og Ældreministeriet) og Lægemiddelstyrelsen

11

12

DDKM bygger på akkreditering

Akkreditering kan defineres som

”Kvalitetsvurdering, hvor et anerkendt organ vurderer, hvorvidt en aktivitet, ydelse eller institution lever op til et sæt af fælles standarder.”

(Det Nationale Begrebsråd for Sundhedsvæsenet, 2006)

12

Akkrediteringsstandarder

• Sætter rammerne for god kvalitet

• Har ikke til formål at gøre alle institutioner ens

• Indeholder indikatorer, hvis formål er at udpege mål for kvalitetsudvikling, som konkretiseres af den enkelte institution

• Foreskriver ikke, hvordan målet nås

13

Akkrediteringsstandarder for apoteker

• Forord

• Læsevejledning

• Indledning

• Akkrediteringsstandarder

• Bilag, fx begrebsliste, oversigt over indikatorer på trin 3 og gode råd

14

Akkrediteringsstandardernes tre kategorier er organiseret i temaer

15

Rammestandarder – udgangspunktet for arbejdet med DDKM

• 1.1.1 – Virksomhedsgrundlag

• 1.2.1 – Kvalitetsstyring

• 1.3.1 - Dokumentstyring

16

Patientsikkerhedskritiske standarder

• 2.1.1 – Recepthåndtering

• 2.1.4 - Håndtering af dosispakket medicin

• 2.1.6 - Rådgivning om lægemidler og om egenomsorg til enkeltpersoner

17

18

Kvalitetscirklen - PDSA

• Trin 1 – Plan (planlægge)

• Trin 2 – Do (udføre)

• Trin 3 – Study (undersøge)

• Trin 4 – Act (handle)

Standardernes opbygning - grundskabelonen

19

Snak med din sidemand - 10 min

Læs baggrundsafsnittet i standard 1.1.5 - Apotekets indretning, faciliteter, rengøring, tilgængelighed og sikkerhed

• Hvilken information får I?

• Hvad kan I bruge baggrundsafsnittet til?

20

21

Kort pause

Planlægning

22

Planlægning

• Apoteket gør sig overvejelser om og tager aktivt stilling til overordnede principper

• Beskrives fx i en retningslinje

• Apoteket planlægger og beskriver relevante arbejdsgange

• Beskrives fx i en instruktion

• Indikatorerne beskriver hvilke fokusområder, apoteket skal tage stilling til og beskrive for at leve op til kravene i DDKM

• Indikatorerne beskriver minimumskrav

23

24

Apotekets dokumenter

• Politiker

• Retningslinje

• Instruks

• Procedurebeskrivelse

• Guideline

• Vejledning

• Formularer

• M.fl

Dokumenter

• Vigtigt at dokumenter afspejler jeres arbejdsgange

• Uddelegér gerne ansvaret for vedligehold af dokumenter

• Alle skal kende og have adgang til relevante godkendte dokumenter

• Undgå overimplementering

25

Dokumentstyring - Hvordan gør I?

• Kravene er angivet i rammestandarden 1.3.1 - Dokumentstyring

• Apotekets arbejdsgang for udarbejdelse, godkendelse og opdatering af dokumenter

• Nem godkendelsesprocedure – hvem?

• Godkendelsesdato = gyldighedsdato?

• Sikre at kun gyldige dokumenter og formularer, tjeklister, mv. er tilgængelige

• Kopier - hvordan sikres dokumentstyringen her?

26

Dokumenthoved

Ledelse

Ledelse

1.1.1 - Virksomhedsgrundlag Udstedt af : XX Gyldighedsperiode:

14.09.2016-14.09.2019

1.1.1 - Virksomhedsgrundlag

Udstedt af: AB

Dato: 02.09.2016

Godkendt af: AA

Dato: 14.09.2016

Gyldig fra:

14.09.2016

27

Øvelse 1 – Dokumenter

28

29

Opsamling på øvelsen

30

Frokost

Kvalitetsudvikling

31

Kvalitetsudvikling

Kvalitetsovervågning

Kvalitetsforbedring

32

Kvalitetsovervågning

• Apoteket skal overvåge kvaliteten af apotekets strukturer og processer samt de leverede ydelser

• Den enkelte indikator beskriver principperne for den konkrete kvalitetsovervågning og hyppigheden heraf

• I vid udstrækning er det overladt til apoteket at vælge den konkrete form for overvågning og metode

• Uddeleger gerne ansvaret for kvalitetsovervågninger

33

Kvalitetsovervågning

• En kvalitetsovervågning kan være en evaluering med faste intervaller

• Apoteket tager stilling til: • hvordan evalueringen skal foregå • hvilke input der skal anvendes som grundlag for

evalueringen

34

Definition på evaluering:

Dokumenteret systematisk vurdering af en indsats for at se, hvordan det går, og om den lever op til fastlagte mål og krav.

Evalueringen danner grundlag for fremadrettede beslutninger om kvalitetsforbedringer.

35

Kvalitetsforbedring

• Efter hver kvalitetsovervågning tages der stilling til, om kvalitetsniveauet er tilfredsstillende

• Overvej på baggrund af kvalitetsovervågningen:

• Om der opnås tilstrækkelig effekt?

• Om apoteket lever op til fastsatte kvalitetsmål?

• Hvad kan gøres bedre?

• Nye mål?

• Kvalitetsforbedringer prioriteres og iværksættes i samarbejde med kvalitetsorganisationen og ledelsen

• Dokumentation af kvalitetsforbedrende tiltag

36

37

Standard Hvad skal

kvalitetsforbedres? Mål

Hvilke tiltag der skal gennemføres

Deadline Ansvarlig

Overvågning af målopfyldelse

Opfølgning på effekten

Status

1.1.4

Resultat: Gennemsnitlig kø-ventetid de sidste 2 måneder: 7 minutter hverdage mellem kl. 11.30 - 13.30 og 94 % venter højst 10 minutter Dato: 12/4 2016: Der har gentagne gange været problemer med

ventetiden i forbindelse med afholdelse af

frokosten. Et problem kan være at for mange går til frokost samtidig.

Den gennemsnitli

ge kø-ventetid må højst være 5 minutter, og

95 % af kunderne må højst vente

10 minutter.

Maks 2-3 personer må gå til frokost ad gangen. Frokosten fordeles evt. over

længere tid. Skema over frokosttider

udarbejdes og udfyldes dagligt af

den skrankeansvarlige.

AA

Skema over frokosttider

præsenteres på morgenmøde d.

18. april.

Ventetiden overvåges løbende.

Resultat 14/6 2016:

Gennemsnitlig kø-ventetid de sidste

2 måneder: 5,5 minut hverdage

mellem kl. 11.30 - 13.30 og 95 % venter højst 10

minutter. Ventetiden er blevet meget bedre, men er

stadig for høj. Der iværksættes ikke noget nyt, men

ventetiden overvåges fortsat.

I gang

38

39

40

1.2.1 - Kvalitetsstyring

• Kvalitetsorganisationen/ledelsen kan vælge at placere/uddelegere ansvarsområder på relevante medarbejdere

• Hvem er tovholder?

• Overordnet plan for kvalitetsovervågning – Krav i 1.2.1 indikator 3

• Oversigt kvalitetsovervågning - Bilag 3 i Bogen om akkrediteringsstandarder

• Forskellige kvalitetsværktøjer

Øvelse 2 – kvalitetsudvikling

41

Opsamling på øvelse

42

43

Dagens kage - Kaffepause

Udføre

44

Implementering

Implementering af DDKM

• Er handlingsorienteret

• Viser at apoteket arbejder i overensstemmelse med apotekets dokumenter

• Der stilles ikke krav om særskilt skriftlig dokumentation for opfyldelse af indikatorer

• Vurderingen vil ske ud fra observation og interview ved ekstern survey

45

46

Drøftes i plenum - Implementering af en ny arbejdsgang. Tag evt. udgangspunkt i en arbejdsgang I fornylig har ændret på jeres apotek. Det kan være en arbejdsgang, som involverer alle eller kun få i organisationen.

• Hvordan implementeres den nye arbejdsgang?

• Hvem har ansvaret for at implementere den nye arbejdsgang?

• Hvilke medarbejdere skal informeres? I hvilket forum?

• Hvem har ansvaret for opfølgning?

• Hvor lang tid skal der gå, før der følges op?

47

Implementering af en kvalitetsforbedring

• Hvad er en kvalitetsforbedring? Store? Små?

• Hvordan implementeres en kvalitetsforbedring?

• Hvem implementerer en kvalitetsforbedring?

• Hvor mange kvalitetsforbedringer kan man arbejde med samtidig?

48

De 3 spørgsmål

• Hvad ønsker vi at opnå?

• Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring?

• Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring?

49

Hvad ønsker vi at opnå? - Flere medicinsamtaler

• Klart defineret mål: Fx 30 % flere samtaler/mdr.

Flere indikatorer:

• Antal gennemførte samtaler/mdr.

• Antal kunder der siger nej tak

• Antal kunder der får tilbudt ydelsen

• Fastlægge en tidsramme – fx 3 mdr.

50

De 3 spørgsmål

• Hvad ønsker vi at opnå?

• Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring?

• Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring?

51 Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet

Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring? • Hvad er problemet? - undersøg problemet

Flere problemstillinger:

• Rekruttering: viden, træning/uddannelse, hjælpeværktøjer

• Organisering: lokale/omgivelser, hvilke ugedage, ressourcer

• Afholdelsen: mødeform (fysisk eller telefon), mødestruktur, forberedelse

52

De 3 spørgsmål

• Hvad ønsker vi at opnå?

• Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring?

• Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring?

53 Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet

Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? - og ikke bare en forandring • Vi skal kende udgangspunktet

• Vi skal kende målet

• Vi skal måle og dokumentere vores data

• Vi skal analysere på data

• Vi skal følge op på, om det gik som forventet

Planlægnings-møde

Ekstern survey

Rådgivning Fysisk

midtvejsbesøg

Rådgivning

Akkrediteringsproces

54

Akkreditering er en treårig cyklus

men

kvalitetsudvikling er en løbende proces

Plan

Do

Study

Act

Plan

Do

Study

Act

Plan

Do

Study

Act

55

www.ikas.dk

56

www.ikas.dk

DIPUS App til IOS og Android

Brug af Logo

57

Den kvalitetsansvarliges rolle

Ambassadør – går forrest

Forståelse for standardernes indhold og krav

Kender akkrediteringsprocessen og guider apoteket herigennem

Støtter kolleger til at omsætte standarder til det faktiske arbejde

Medvirker til kontinuerlig læring og kvalitetsudvikling

Er bindeleddet mellem apoteket og rådgiveren fra IKAS

58

Inddragelse af kolleger

• Hvordan bliver kvalitetsudvikling til et fælles projekt?

59

60

Afslutning på kurset

• Formål: At introducere jer for DDKM for apoteker

• Jeres forventninger til kurset

• Hvad har været godt?

• Hvad har været mindre godt – hvorfor?

• Evaluering af kurset – hvilken e-mailadresse må vi sende til?

61

Tak for i dag