costeo abc

Métodos y Técnicas para el Gerenciamiento

Andrea Camaño Capocasale

Leonardo M. López Silva

Jorge Franco Murtagh

Pablo Pelufo Meier

[APLICACIÓN DE COSTEO ABC ] Estudio del costo de producción de un informe de aprobación de proyecto ejecutivo de una cooperativa en la Agencia Nacional de Vivienda utilizando el Método de Costeo ABC.

Aplicación del Método de Costeo ABC Maestría INTERINSTITUCIONAL

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APLICACIÓN DE COSTEO ABC

Andrea Camaño, Jorge Franco Murtagh, Leonardo López Silva, Pablo Pelufo

RESUMEN

Este trabajo implica la aplicación de uno de los métodos gerenciales de costeo – el método ABC – al estudio de un producto de la Agencia Nacional de Vivienda. La ANV es un Servicio Descentralizado del Ministerio de Vivienda Ordenamiento Territorial y Medio Amiente (MVOTMA), que está encargado de facilitar el acceso y la permanencia en la vivienda a la población de bajos recursos.

Uno de los programas gestionados para cumplir los objetivos presentados es el desarrollo de Cooperativas de Vivienda, cuyo estudio de Proyecto Ejecutivo es el proceso de costeo analizado en este trabajo.

El sistema de costeo adoptado discrimina aquellos costos indirectos relacionados con las actividades realizadas para obtener el producto, permitiendo alcanzar valores más ajustados a la realidad, especialmente importante en este caso por tratarse de dineros públicos.

Para hacer esto fue necesario identificar los objetos de costo – productos y sus actividades –, así como seleccionar los inductores de costos de las actividades que vinculan dichos costos con los productos, servicios y clientes. El modelo desarrollado debió contar con algunas adaptaciones para simplificar su aplicación a un proceso largo y complejo, lo que derivó en plantear un modelo monoproducto.

Realizado el cálculo, el análisis de los resultados obtenidos permitió visualizar la importante magnitud de los costos indirectos en el total de los costos del producto, confirmando la conveniencia del método utilizado. Las diferentes formas de presentación de los resultados sirvieron para identificar aspectos pasibles de mejora y por tanto generar propuesta para la misma.

INTRODUCCIÓN

Frente a los altos costos del Estado, el gobierno ha estado trabajando en la implementación de un programa referido a su gestión que ha denominado “reforma democrática del estado”.

Entre las acciones planteadas, se incluyó la reorganización de las instituciones oficiales encargadas de facilitar el acceso a la vivienda a población de bajos recursos. Por Ley 18.125, en el año 2007 se modificó la carta orgánica del Banco Hipotecario del Uruguay (BHU), y se creó la Agencia Nacional de Vivienda (ANV), como un servicio descentralizado del Ministerio de Vivienda Ordenamiento Territorial y Medio Amiente (MVOTMA).

La ANV obtiene su personal (aproximadamente 600 funcionarios) de la reestructura del BHU y tiene entre sus fines el promover y facilitar el acceso a la vivienda.

Para el cumplimiento de tales fines se le encomienda, entre otras, la gestión del programa de cooperativas de viviendas financiadas por el MVOTMA, que se realiza dentro de una de sus tres Áreas de Negocio: el Área de Programas Habitacionales.

Esta Área está integrada por tres Divisiones: la División Desarrollo y Gestión Urbana (DDGU), la División Seguimiento y Apoyo Técnico (DSAT) y la División Planificación y Diseño (DPD). Esta última, está integrada por tres Departamentos: el Departamento de Desarrollo de Programas (DDP), EL Departamento Contralor de Programas (DCP) y el Departamento de Estudio de Costos (DEC).


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Fig. 1. Organigrama de la ANV. En color las áreas de negocio

Dentro del Departamento de Desarrollo de Programas (DDP), se realiza: el estudio de programas bajo la modalidad de Proyecto-Precio-Terreno (PPT), el estudio de Licitaciones y el estudio de Cooperativas (Programa Ministerio de Vivienda: PMV).

El estudio de Cooperativas, genera tres subproductos: el Estudio de la Factibilidad del Terreno (FT), el Estudio de la Viabilidad del Anteproyecto (VA) y el Estudio del Proyecto Ejecutivo (PE). En cada una de estos estudios, el producto final es un Informe, que se envía al Ministerio de Vivienda, y son independientes entre sí.

En la siguiente figura, se ilustra, dentro del Proceso total de las Cooperativas, las etapas involucradas con el DDP:

Fig. 2. Fases del proceso de gestión de un Programa Ministerio de Vivienda (PMV)


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El presente trabajo aborda el análisis del costo de uno de los tres subproductos del estudio del Programa Cooperativas de Viviendas: el Proyecto Ejecutivo, aplicando uno de los Sistemas Gerenciales de Costos: el Costeo ABC.

El objeto de estudio se corresponde con uno de los principales procesos del Departamento de Desarrollo de Programas: la gestión de las Cooperativas de Vivienda. La elección de este proceso para su análisis responde a que existe interés de la gerencia del sector por conocer los costos de los diferentes servicios que se realizan para el MVOTMA, además de contar con la posibilidad de acceso a la información requerida y el conocimiento de los sub-procesos, actividades y recursos involucrados.

Cabe destacar que el análisis del costo por actividades de una de las etapas involucradas en uno de los principales procesos del Departamento de Desarrollo de Programas, como lo es la gestión de las Cooperativas de Vivienda, servirá de base para la continuación del costeo de todas las actividades del proceso y sus productos asociados.

MARCO TEORICO Y MODELO CONCEPTUAL

El Costo o Coste es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. Dicho en otras palabras, el costo es el esfuerzo económico total (el pago de sueldos, la compra de materiales, la producción, la obtención de fondos para su financiamiento, la administración de la organización, etc.) que se debe realizar para lograr un objetivo operativo.

Los costos pueden agruparse según diferentes clasificaciones en:

Total (valor de los bienes o servicios consumidos para producir un conjunto de unidades de producto) o Unitario (valor de los bienes o servicios consumidos para producir una unidad de producto);

Variable (el que varía proporcionalmente con una medida de resultado de producción, normalmente el volumen de producción) o Fijo (el que se mantiene inalterado a lo largo de un determinado periodo de tiempo, aunque ocurran cambios asociados con una medida de resultado de producción, normalmente el volumen de producción);

Directo (todo costo que está directamente asociado con La producción de determinado bien o servicio: objeto de costo) o Indirecto (aquel que no puede o no interesa ser atribuido directamente a determinado bien o servicio).1

El Objeto de Costo es todo aquello cuyo costo se desea determinar. Todo producto es un objeto de costo, pero no todo objeto de costo es un producto.2 La asignación de costos a los diferentes objetos de costo, especialmente a los productos, es sin lugar a dudas el problema más importante a resolver de cualquier sistema de costos. Además, es un problema ineludible pues la organización necesita tener información confiable, oportuna y lo más exacta posible sobre el costo de sus productos, para una correcta toma de decisiones.

Existen varios métodos de costeo, entre los que se encuentra el Costeo ABC (Activity Based Costing). El modelo ABC es un mapa económico de los costos y la rentabilidad de la organización en base a las actividades.3 Uno de los objetivos del costeo ABC es mostrar a la Alta Dirección y en general a toda la Organización del importante papel que juega la Estructura dentro del proceso productivo y de cómo los gastos indirectos incurridos en dicha estructura contribuyen al éxito de toda empresa.

1 Isatto, 2009: Clases dictadas en el Curso de Métodos y Técnicas para el Gerenciamiento de la Maestría Interinstitucional en Construcción UFRGS-UDELAR. 2 Ibíd. 3 Kaplan et al, 2003. Coste y Efecto. Cómo usar el ABC, el ABM y el ABB para mejorar la gestión, los procesos y la rentabilidad.


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Los sistemas de costos basados en las actividades (ABC) emergieron a mediados de los años 80 para satisfacer la necesidad de información fidedigna respecto al costo de los recursos asignables a los productos, servicios, clientes y canales de distribución, y permitieron que los costos indirectos y de estructura fueran conducidos primero hasta las actividades y procesos y luego a los productos, servicios y clientes.4

El método ABC se fundamenta en que:

no son los productos sino las actividades las que causan los costos; y

son los productos los que consumen las actividades.

Los cuatro pasos secuenciales de este método, según son descritos por Kaplan y Cooper, son:

1. Desarrollar el diccionario de actividades 2. Determinar cuánto está gastando la organización en cada una de las actividades 3. Identificar los productos, servicios y clientes 4. Seleccionar los inductores de costos de las actividades que vinculan dichos costos con los

productos, servicios y clientes.

La estructura de cálculos relativos al Activity Based Costing se proyecta sobre todos los ámbitos de la organización, recogiéndose todas las actividades que figuran en el ciclo de vida del producto.5 Para medir las actividades es necesario conocer el origen del costo y su medida, lo que es conocido como “cost drivers”,

Si bien conserva la estructura de la relación de materiales, añade una nueva dimensión: una relación de actividades. En lugar de mostrar unos costes indirectos como los costes generales, pone de relieve los costes de las actividades realizadas para el producto.6

Este modelo conceptual se puede representar gráficamente de la siguiente manera:

Fig. 3. Modelo conceptual. Fuente: E. Isatto, 2009

En el caso que nos ocupa, debido a la complejidad y volumen de procesos y productos asociados en el accionar del Área Programas Habitacionales de la ANV, se decidió restringir el alcance del estudio a un solo producto; lo que implica analizar la incidencia del producto en las actividades desde el inicio del cálculo.

Este hecho llevó a realizar una variación al modelo de manera de simplificar el estudio. Se parte de la asociación de productos y actividades para continuar luego con el costeo de las mismas. Prácticamente, esto significa girar el modelo anterior 180º.

4 Kaplan et al, 2003. op. cit. 5 Grisoli et al, 1998. Costos de la Calidad. 6 Kaplan et al, 2003. op. cit.


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Fig. 4. Modelo adaptado

La siguiente figura representa el modelo adaptado a la realidad estudiada. Para permitir un mejor análisis de los resultados, se han separado además los costos directos de los indirectos, con resultados parciales para los mismos.

TOTALES REFERIDOS AL

PRODUCTO SELECCIONADO

Activ 1 Activ 2 Activ 3 Activ 4

Rec MO $ MO

Rec E $ E

Activ 5 Activ 6 Activ 7 Activ 8 Activ 9 Activ 10

Rec M $ M

Rec I $ I

Rec INDIREC $ 4

Prod. FT

Prod. VA

Prod. PE

% R FT

% R VA

% R PE

% R1 % R2 % R3 % R4 % R5 % R6 % R7 % R8 % R9 % R10

DEBIDO AL VOLUMEN Y

COMPLEJIDAD DE

ACTIVIDADES

SE DESCARTAN LAS

RELACIONADAS A LOS

PRODUCTOS F.T. Y V.A.

TOTAL % REC. PE

% DE USO DE

LOS RECURSOS

POR

PRODUCTO

RE

CU

RS

OS

DIR

EC

TO

S

$ D1 $ D2 $ D3 $ D4 $ D5 $ D6 $ D7 $ D8

$ 1 $ 2 $ 3 $ 4 $ 5 $ 6 $ 7 $ 8

TOTAL $ DIRECTOS

TOTAL $

Fig. 5. Modelo conceptual desarrollado

DESARROLLO DEL CÁLCULO

La aplicación del modelo presentado se desarrolló a través de sucesivos pasos identificados a continuación:

1. Selección del objeto de estudio 2. Identificación de las actividades realizadas 3. Identificación de los Recursos involucrados 4. Identificación de fuentes de datos y recolección 5. Asociación de los Recursos a las Actividades 6. Costeo Basado en Actividades


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1. Selección del objeto de estudio.

Por motivos estratégicos se determina realizar el estudio de alguno de los productos producidos por la ANV para el MVOTMA, acordando centrar el análisis en los servicios relacionados a las cooperativas de vivienda (PMV). El producto final es el servicio asociado a la vivienda cooperativa, el que se desarrolla a partir de un proceso complejo (Anexo 1), que produce diferentes subproductos en las distintas etapas que transita. Debido al volumen y complejidad de este proceso, se decidió restringir el trabajo a uno de los subproductos, lo que implicó la variación al modelo conceptual que se presentó en el punto anterior.

2. Identificación de las Actividades realizadas

El producto en consideración es un Informe técnico que se entrega al cliente (MVOTMA), y su proceso de producción (según se desprende del diagrama de flujo del proceso presentado en el Anexo 1) involucra diferentes tipos de actividades que se agrupan según el siguiente detalle:

1. Notificar a las Cooperativas 2. Recibir documentos del Proyecto Ejecutivo 3. Citar por Observaciones 4. Estudiar proyecto de Arquitectura 5. Estudiar proyecto de Ingeniería 6. Evaluar Costos 7. Evaluar composición socio-económica de los grupos (estudio social) 8. Elaborar el Informe de Aprobación

3. Identificación de los Recursos involucrados:

Los recursos que se requieren para llevar a cabo estas actividades son: 1. Mano de Obra (MO) 2. Materiales (M) 3. Equipos (E) 4. Instalaciones (I)

4. Identificación de fuentes de los datos y recolección.

Para desarrollar el cálculo de costeo se relevaron datos procedentes de diferentes fuentes. Las fuentes consultadas y los datos obtenidos de las mismas se presentan en el siguiente listado:

a) Información del Sector Contaduría: Gasto en Salarios Gasto en Equipos Gasto en Materiales Gasto en Instalaciones Incidencia de los gastos en el Área Programas Habitacionales

b) Información de la División Gestión y Desarrollo Humano Discriminación de gastos por concepto de salarios

c) Información de Gerencia de Área Programas Habitacionales Organigrama de la Organización Nómina de funcionarios del Área discriminada por sectores Incidencias de los niveles gerenciales

d) Información del Departamento de Desarrollo de Programas Incidencias relacionadas con el producto y sus actividades Capacidad del sistema respecto del proceso

e) Información del Departamento Estudio de Costos Incidencias relacionadas con el producto y sus actividades


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Capacidad de estudio de costos

f) Información de la División Seguimiento y Apoyo Técnico Incidencias relacionadas con el producto y sus actividades

g) Información del Departamento de Gestión de Inmuebles Discriminación de gastos por concepto de seguridad

5. Asociación de los Recursos a las Actividades:

Asociados a las actividades definidas, se identificaron los recursos humanos y materiales correspondientes.

Si bien es posible establecer la relación entre el recurso y la actividad, no se cumple en este caso que los recursos sean variables según el volumen de actividad realizada, sino que su costo es un factor rígido no modificable.

Los inductores de costo de los recursos aplicados a las actividades varían según el carácter de dichos recursos: los recursos humanos directos se ponderaron en función del tiempo de funcionario aplicado a cada actividad. Para los equipos, al estar éstos afectados al funcionario, se utilizó el mismo inductor. Los recursos indirectos, tanto humanos como materiales (servicios de agua, electricidad, acondicionamiento térmico, consumibles, etc.), se asignaron en primera instancia según los inductores ya establecidos para la dedicación de los sectores al producto, y en segunda instancia en igual proporción entre todas las actividades del mismo.

Para identificar qué recursos y en qué medida están afectados a cada una de las actividades desarrolladas, se operó de la siguiente forma:

5.1. Análisis de la Mano de Obra. Para este recurso se utilizó como medida de costo la dedicación al producto, medida porcentualmente en unidades de tiempo. Se detectaron tres factores de afectación a la dedicación: a) la dedicación del funcionario al Departamento de Desarrollo de Programas; b) la dedicación del funcionario o del Departamento (según corresponda) al Programa Ministerio de Vivienda (PMV); y c) la dedicación del Programa Ministerio de Vivienda al estudio de los Proyectos Ejecutivos (PE). La dedicación final (Df) de cada recurso de mano de obra resulta de operar estas dedicaciones parciales (da, db y dc) entre sí, de manera que:

Df = da x db x dc

5.1.1. Los funcionarios de los diferentes sectores del Área Programas Habitacionales (ver Fig. 1) dedican distinta cantidad de tiempo a apoyar las actividades del Departamento de Desarrollo de Programas. Los funcionarios de ese Departamento dedican un 100% de su tiempo, y las dedicaciones de los otros sectores del Área se presentan en las siguientes tablas., con valores que surgen de entrevistas realizadas con funcionarios involucrados.

Tabla 1. Gerencia de Área P.H.

Sector de incidencia Dedicación

División D. y C. de P.H. 5%

División D. y G.U. 5%

División S. y A.T. 5%

Departamento de G. de I. 25%

Alta Dirección 60%

Total 100%

Tabla 2. Gerencia de División D. y C. de P.H.


Departamento de D. de P. 30%

Departamento de C. de P. 30%

Departamento de Costos 30%

Otros 10%

Total 100%

Tabla 3. Departamento de Costos


Departamento de D. de P. 50%

Departamento de C. de P. 20%

Departamento de G. de I. 20%

Otros 10%

Total 100%


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Tabla 4. Gerencia de División de S. y A. T.

Programa de incidencia Dedicación

Programa PPT 30%

Programa PMV 30%

Programa MS 30%

Otros 10%

Total 100%

Tabla 5. Técnico de la División de S. y A. T.


Programa PPT 0%

Programa PMV 100%

Programa MS 0%

Otros 0%

Total 100%

Tabla 6. Semitécnicos de la División de S. y A. T.


Programa PPT 30%

Programa PMV 30%

Programa MS 30%

Otros 10%

Total 100%

Tabla 7. División de S. y A. T.

Proceso de incidencia Dedicación

Factibilidad de Terreno 15%

Viabilidad de Anteproyecto 20%

Proyecto Ejecutivo 25%

Ejecución de Obras 40%

Total 100%

El apoyo de otros sectores de la Agencia se estimó en función del total de funcionarios de la misma en relación a los funcionarios de las unidades de negocio existentes por no disponer de otro parámetro más adecuado. El resultado da un valor del 18% de dedicación de la Estructura Organizacional (exceptuando las áreas de negocio) asignado al Departamento.

5.1.2. Para el análisis de la dedicación al estudio de cooperativas (PMV) por parte del Departamento de Desarrollo de Programas, se utilizó como unidad de medida la cantidad total de viviendas gestionadas por año, discriminada por programa (licitaciones, PPT, PMV). Dado que el estudio de cooperativas (PMV) requiere menos cantidad de tiempo que el estudio de Programas P.P.T. y que el estudio de Licitaciones de obras, se incorporó un factor de corrección que equipara las mediciones.

La tabla 8 nos indica que el Departamento de Desarrollo de Programas, destina un 44% de su tiempo al estudio de Cooperativas

Tabla 8. Descomposición de tiempo según programas

Cantidad Viviendas F.C.

Viviendas equivalentes

Tiempo aplicado

Licitaciones 446 1 446 11%

Estudio de PPT 1438 1,25 1797,5 45%

Estudio de Cooperativas 2048 0,85 1740,8 44%

Total viviendas 2009 3932 3984,3

5.1.3. Para identificar la incidencia del Proyecto Ejecutivo dentro del estudio de cooperativas, se tomó en consideración el tiempo del año dedicado a cada uno de los subprocesos, como se aprecia en la tabla 9.

Tabla 9. Descomposición de tiempo dentro del Programa PMV

meses Tiempo aplicado

Factibilidad de Terreno 2 17%

Viabilidad de Anteproyecto 4 33%

Proyecto Ejecutivo 6 50%

Total año 12

El tiempo para el estudio del Proyecto Ejecutivo de las Cooperativas resulta en un 50% del total.


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5.1.4. Una vez establecidas las diferentes dedicaciones de la mano de obra al producto, se incorporaron a una tabla indicando:

1. El tipo de mano de obra, representada por su función; 2. la dedicación, en porcentaje, al Depto. de Desarrollo de Programas (da); 3. la dedicación, en porcentaje, al proceso de estudio (db); 4. la dedicación, en porcentaje, al subproducto objeto de este estudio (dc); y 5. finalmente el subtotal (Df), producto de las tres dedicaciones mencionadas.

Estos resultados se observan en la tabla 10, a continuación.

Tabla 10. Incidencias de los Recursos Humanos

FUNCIONARIO DEDICACIÓN

SUBTOTAL Departamento PMV P.E.

Gerente de Área 5% 44% 50% 1,10%

Gerente de División 30% 44% 50% 6,60%

Jefe de Departamento 100% 44% 50% 22,00%

Técnico 1 (Arquitecto) 100% 44% 50% 22,00%







Técnico 2 (Asistente Social) 100% 100% 10% 10,00%



Técnico 3 (Ingeniero Civil) 100% 44% 50% 22,00%

Técnico 3 (Ingeniero Civil) 100% 44% 50% 22,00%

Ayudante Técnico 100% 44% 30% 13,20%


Ayudante Técnico (Sobrestante) 50% 44% 10% 2,20%

Administrativo 15% 44% 50% 3,30%


Ayudante Técnico (Sobrestante) 15% 44% 50% 3,30%





Jefe de Departamento 50% 44% 50% 11,00%





Gerente de División n/a* 30% 25% 7,50%

Técnico 1 (Arquitecto) n/a* 100% 25% 25,00%

Ayudante Técnico n/a* 30% 25% 7,50%

Ayudante Técnico n/a* 30% 25% 7,50%

Mano de Obra indirecta (estructura) 18% 44% 50% 3,91%

* La dedicación de los funcionarios de la División Seguimiento y Apoyo Técnico se establece desde el principio al Programa ya que así está organizado este sector, por lo que no aplica (n/a) la dedicación al Departamento.


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5.1.5. Continuando con el estudio, se analizó en qué actividad y medida realiza cada uno de los funcionarios su aporte al producto, incorporando los resultados en una nueva tabla, que se presenta a continuación.

Tabla 11. Dedicación según actividades del producto

FUNCIONARIO DEDICACIÓN A LAS ACTIVIDADES

1 2 3 4 5 6 7 8

Gerente de Área 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0%

Gerente de División 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0%

Jefe de Departamento 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0%

Técnico 1 (Arquitecto) 0,0% 1,0% 4,0% 80,0% 0,0% 0,0% 0,0% 15,0%







Técnico 2 (Asistente Social) 0,0% 0,0% 1,0% 0,0% 0,0% 0,0% 95,0% 4,0%



Técnico 3 (Ingeniero Civil) 0,0% 1,0% 4,0% 40,0% 40,0% 0,0% 0,0% 15,0%


Ayudante Técnico 0,0% 40,0% 40,0% 20,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%


Ayudante Técnico (Sobrestante) 0,0% 0,0% 0,0% 100,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%

Administrativo 15,0% 0,0% 70,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 15,0%

Administrativo 15,0% 0,0% 70,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 15,0%


Administrativo 15,0% 0,0% 70,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 15,0%

Administrativo 15,0% 0,0% 70,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 15,0%

Administrativo 15,0% 0,0% 70,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 15,0%

Administrativo 15,0% 0,0% 70,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 15,0%










Mano de Obra indirecta (estructura) 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%

5.1.6. Otro elemento incidente para conocer el costo unitario de las actividades del proceso es determinar la capacidad de producción del sistema.

En este punto se define CAPACIDAD como la cantidad total de productos “Estudio de Proyecto Ejecutivo de cooperativas” que es capaz de procesar el Área Programas Habitacionales en un mes. Este valor está íntimamente relacionado con la capacidad del recurso humano ya que el proceso es de carácter principalmente intelectual, y que denominamos PRODUCTIVIDAD, o sea, la capacidad o grado de producción por unidad de tiempo,

Analizada la capacidad, se identificó que la misma estaría determinada por la productividad de los ingenieros civiles (recurso crítico) en un mes. Por medio de una entrevista personal se comprobó que cada ingeniero civil es capaz estudiar aproximadamente 10 ½ proyectos ejecutivos con su


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cálculo de estructuras por mes, lo que resulta en un total de 21 proyectos entre los dos ingenieros civiles disponibles.

Este valor límite de capacidad se trasladó al resto de las funciones determinando la Tabla 12 para luego obtener las dedicaciones de todas las actividades del producto para un solo producto (costo unitario), el que se presenta en la Tabla 13.

Tabla 12. Capacidad según funciones

Funciones Capacidad Funciones Capacidad

Gerente de Área 21 Ayudante Técnico DDP 7

Gerente de División 21 Administrativo PH 3

Jefe de Departamento 21 Arquitecto DEC 10,5

Arquitecto DDP 3 Ayudante Técnico DEC 10,5

Asistente Social DDP 7 Arquitecto DSAT 21

Ingeniero Civil DDP 10,5 Ayudante Técnico DSAT 10,5

Tabla 13. Incidencia final unitaria según a las actividades del producto

FUNCIONARIO DEDICACIÓN FINAL UNITARIA POR ACTIVIDAD

1 2 3 4 5 6 7 8

Gerente de Área 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,05%


















Administrativo 0,02% 0,00% 0,11% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,02%

Administrativo 0,02% 0,00% 0,11% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,02%


Administrativo 0,02% 0,00% 0,11% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,02%

Administrativo 0,02% 0,00% 0,11% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,02%

Administrativo 0,02% 0,00% 0,11% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,02%

Administrativo 0,02% 0,00% 0,11% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,02%










Mano de Obra indirecta (estructura) 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02%


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El resultado presentado para cada una de los funcionarios se obtiene al multiplicar el subtotal de Incidencias de los Recursos Humanos (Tabla 10) de cada funcionario por su dedicación a las actividades del producto (Tabla 11) dividido entre la capacidad según su función (Tabla 12) . Se señala con naranja en qué actividades existe participación de cada funcionario y en qué porcentaje.

Por último, se integró en la Tabla 14 el gasto para la ANV que significan los funcionarios por concepto de salarios y beneficios salariales (sueldo, aguinaldo, salario vacacional y aportes patronales).

Tabla 14. Salarios mensuales según función 1

Funciones Sueldos

Nominales Mensual

Cuota parte Aguinaldo Mensual

Cuota parte Salario

Vacacional Mensual

Aportes Patronales Mensuales

Subtotal

Can

. Fu

nc.

Mano Obra

Mensual

Dirección y control de gestión 81.690 6.808 5.786 23.807 118.091 4 472.362

Técnicos

Arquitecto 70.091 5.841 4.965 20.426 101.323 7 709.262

Ingeniero 70.091 5.841 4.965 20.426 101.323 2 202.646

Asistente Social 40.236 3.353 2.850 11.726 58.165 3 174.495

Semitécnicos 25.102 2.092 1.778 7.315 36.287 3 108.862

Administrativos 20.333 1.694 1.440 5.926 29.393 7 205.753

Estudio de Costos2 272.076 22.673 19.272 79.290 393.311 1 393.311

Seguimiento y Apoyo Técnico3 201.985 16.832 14.307 58.864 291.988 1 291.988

Notas: 1. Los montos están expresados en pesos uruguayos y vinculados a la escala salarial del personal abocado al proyecto en Programas Habitacionales; 2. Este ítem toma el costo agregado de 1 Gerente + 2 Arquitectos + 2 Semitécnicos. 3. Este ítem toma el costo agregado de 1 Gerente + 1 Arquitecto + 2 Semitécnicos.

5.2. Análisis de Equipos. Este recurso fue discriminado según su incidencia en las actividades en directa o indirecta, siendo esta última la generada por los servicios de apoyo y control a las actividades (DSAT). Por otra parte, al estar los equipos directamente afectados a los funcionarios que realizan las diferentes actividades, como medida de costo se usó la propia de la mano de obra.

Para el análisis de la incidencia de los diferentes ítems se usó el mismo procedimiento que fuera descrito pala la mano de obra en el punto 5.1 y siguientes, de forma que

Df = da x db x dc

siendo en este caso que da no aplica por estar analizando equipos del propio Departamento. De esta manera se obtuvieron las siguientes tablas:

Tabla 15. Incidencias de los Equipos

EQUIPO Tipo DEDICACIÓN


Informática (Hardware) D n/a 44% 50% 22%

Software específico (Licencias) D n/a 44% 50% 22%

Fotocopiadora; Scanner; Impresoras D n/a 44% 50% 22%

Informática (Hardware) I n/a 44% 50% 22%

Software específico (Licencias) I n/a 44% 50% 22%

Fotocopiadora; Scanner; Impresoras I n/a 44% 50% 22%

Otros (calculadora, escalimetro) T n/a 44% 50% 22%

Referencias: D: Directo; I: Indirecto; T: Total; n/a: no aplicable.


UFRGS- UDELAR

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EQUIPO Tipo DEDICACIÓN A LAS ACTIVIDADES

1 2 3 4 5 6 7 8

Informática (Hardware) D 0,0% 0,0% 10,0% 15,0% 15,0% 40,0% 10,0% 10,0%

Software específico (Licencias) D 0,0% 0,0% 10,0% 15,0% 15,0% 40,0% 10,0% 10,0%

Fotocopiadora; Scanner; Impresoras D 0,0% 0,0% 50,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 50,0%

Informática (Hardware) I 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%

Software específico (Licencias) I 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%

Fotocopiadora; Scanner; Impresoras I 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%

Otros (calculadora, escalimetro) T 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%

En este caso la capacidad de cada equipo es la misma que la total del sistema (21), con lo que:


EQUIPO Tipo DEDICACIÓN FINAL UNITARIA POR ACTIVIDAD

1 2 3 4 5 6 7 8

Informática (Hardware) D 0,00% 0,00% 0,02% 0,03% 0,03% 0,07% 0,02% 0,02%

Software específico (Licencias) D 0,00% 0,00% 0,02% 0,03% 0,03% 0,07% 0,02% 0,02%

Fotocopiadora; Scanner; Impresoras D 0,00% 0,00% 0,09% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,09%

Informática (Hardware) I 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02%

Software específico (Licencias) I 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02%

Fotocopiadora; Scanner; Impresoras I 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02%

Otros (calculadora, escalimetro) T 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02% 0,02%

El costo de los diferentes equipos se ilustra en la tabla 18, estudiado a partir del gasto global de la ANV para cada uno de los ítem, según la información brindada por el sector contaduría, y relacionado a la cantidad de funcionarios afectados (Gasto general). La amortización de los equipos se estableció con el siguiente criterio: las máquinas deben amortizarse en 5 años (60 meses)mientras que las licencias deben hacerlo en 3 años (36 meses) de acuerdo a los contratos de servicio existentes.

Tabla 18. Gasto en Equipos1

EQUIPO Tipo Gasto general Amortización2 Gasto final

Informática (Hardware) D 331.200,00 60 5.520,00

Software específico (Licencias) D 552.000,00 36 15.333,33

Fotocopiadora; Scanner; Impresoras D 60.720,00 60 1.012,00

Informática (Hardware) I 86.400,00 60 1.440,00

Software específico (Licencias) I 96.000,00 36 2.666,67

Fotocopiadora; Scanner; Impresoras I 10.560,00 60 176,00

Otros (calculadora, escalimetro) T Despreciable Despreciable

Notas: 1. Los montos están expresados en pesos uruguayos y vinculados al gasto en el Área Programas Habitacionales; 2 La amortización está expresada en meses

5.3 Materiales e Instalaciones. El gasto directo de materiales no pudo ser discriminado por no contar con información de calidad, por lo que tanto los consumibles como los servicios y tributos relacionados a las instalaciones necesarias para realizar las actividades se han considerado en general como costos indirectos y se han distribuido en forma equitativa entre las actividades.

Siguiendo los mismos pasos que para los equipos obtuvimos las siguientes tablas:

Tabla 19. Incidencias de los Materiales

MATERIAL DEDICACIÓN

Departamento PMV P.E.

Consumibles n/a 44% 50%


MATERIAL DEDICACIÓN A LAS ACTIVIDADES

1 2 3 4 5 6 7 8

Consumibles 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%


UFRGS- UDELAR

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MATERIAL DEDICACIÓN FINAL UNITARIA POR ACTIVIDAD

1 2 3 4 5 6 7 8

Consumibles 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13%

Tabla 22. Gasto de Materiales1

MATERIAL COSTO

Consumibles 8.550,00

Notas: 1. Los montos están expresados en pesos uruguayos y vinculados al gasto en el Área Programas Habitacionales.

Tabla 23. Incidencias de las Instalaciones

INSTALACIONES DEDICACIÓN


Servicios básicos (teléfono / electricidad / agua) n/a 44% 50% 22%

Mantenimiento edilicio n/a 44% 50% 22%

Limpieza n/a 44% 50% 22%

Seguridad n/a 44% 50% 22%

Tributos Nacionales n/a 44% 50% 22%

Tributos Departamentales n/a 44% 50% 22%


INSTALACIONES DEDICACIÓN A LAS ACTIVIDADES

1 2 3 4 5 6 7 8

Servicios básicos (teléfono / electricidad / agua) 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%

Mantenimiento edilicio 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%

Limpieza 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%

Seguridad 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%

Tributos Nacionales 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%

Tributos Departamentales 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%


INSTALACIONES DEDICACIÓN FINAL UNITARIA POR ACTIVIDAD

1 2 3 4 5 6 7 8

Servicios básicos (teléfono / electricidad / agua) 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13%

Mantenimiento edilicio 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13%

Limpieza 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13%

Seguridad 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13%

Tributos Nacionales 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13%

Tributos Departamentales 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13% 0,13%

Tabla 26. Gasto en Instalaciones1

INSTALACIONES COSTO

Servicios básicos (teléfono / electricidad / agua) 562.500,00

Mantenimiento edilicio 90.000,00

Limpieza 87.750,00

Seguridad 64.377,97

Tributos Nacionales 49.500,00

Tributos Departamentales 54.000,00

Notas: 1. Los montos están expresados en pesos uruguayos y vinculados al gasto en el Área Programas Habitacionales.

6. Costeo Basado en Actividades.

Con los datos obtenidos en los pasos anteriores, se confeccionó la tabla resumen presentada a continuación.


UFRGS- UDELAR

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Tabla 27. Costeo del Estudio del Proyecto Ejecutivo de PMV basado en Actividades1

1

Notificación a Cooperativas

2 Recepción de

documentación

3 Citación por

observaciones

4 Estudio de

Arquitectura

5 Estudio de Ingeniería

6 Estudio de

Costos

8 Estudio Social

9 Informe de aprobación

COSTO % $ % $ % $ % $ % $ % $ % $ % $

Man

o d

e O

bra

Administrativos (APH) 205.752,80 0,02% 48,50 0,00% - 0,11% 226,33 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,02% 48,50 323,33

Técnicos 1 y 2 (DDP) 911.908,00 0,00% - 0,01% 95,53 0,04% 382,13 0,74% 6.793,47 0,09% 849,18 0,00% - 0,00% - 0,16% 1.433,00 9.553,32

Técnicos 3 (DDP) 174.494,73 0,00% - 0,00% - 0,00% 8,31 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,45% 789,38 0,02% 33,24 830,93

Semitécnicos (DDP) 108.861,88 0,00% - 0,17% 182,47 0,17% 182,47 0,12% 129,25 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,00% - 494,20

Subtotal DC 393.311,37 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,52% 570,23 0,00% - 0,00% - 570,23

Dirección (DDP) 472.362,21 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,47% 22,27 22,27

Subtotal MO Directa 2.266.691,00 48,50 278,01 799,24 6.922,73 849,18 570,23 789,38 1.537,00 11.794,27

Equ

ipo

s

PC 5.520,00 0,00% - 0,00% - 0,13% 7,23 0,16% 8,67 0,16% 8,67 0,42% 23,13 0,13% 7,23 0,10% 5,78 60,72

Licencias programas 15.333,33 0,00% - 0,00% - 0,10% 16,06 0,16% 24,10 0,16% 24,10 0,42% 64,25 0,10% 16,06 0,10% 16,06 160,63

Periféricos 1.012,00 0,00% - 0,00% - 0,52% 5,30 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,00% - 0,52% 5,30 10,60

Equipos menores despreciable 0,13% - 0,13% - 0,13% - 0,13% - 0,13% - 0,13% - 0,13% - 0,13% - -

Subtotal E Directo 21.865,33 - - 28,59 32,77 32,77 87,39 23,29 27,15 231,96

SUBTOTAL DE COSTOS DIRECTOS 48,50 278,01 827,84 6.955,49 881,95 657,61 812,67 1.564,15 12.026,23

MO Subtotal DSAT 291.988,25 0,07% 206,39 0,07% 206,39 0,07% 206,39 0,07% 206,39 0,07% 206,39 0,07% 206,39 0,07% 206,39 0,07% 206,39 1.651,12

Subtotal MO Indirecta 291.988,25 206,39 206,39 206,39 206,39 206,39 206,39 206,39 206,39 1.651,12

Equ

ipo

s PC 1.440,00 0,13% 1,89 0,13% 1,89 0,13% 1,89 0,13% 1,89 0,13% 1,89 0,13% 1,89 0,13% 1,89 0,13% 1,89 15,09

Licencias programas 2.666,67 0,13% 3,49 0,13% 3,49 0,13% 3,49 0,13% 3,49 0,13% 3,49 0,13% 3,49 0,13% 3,49 0,13% 3,49 27,94

Periféricos 176,00 0,13% 0,23 0,13% 0,23 0,13% 0,23 0,13% 0,23 0,13% 0,23 0,13% 0,23 0,13% 0,23 0,13% 0,23 1,84

Subtotal E Indirecto 4.282,67 5,61 5,61 5,61 5,61 5,61 5,61 5,61 5,61 44,87

M

Consumibles 8.550,00 0,13% 11,20 0,13% 11,20 0,13% 11,20 0,13% 11,20 0,13% 11,20 0,13% 11,20 0,13% 11,20 0,13% 11,20 89,57

Subtotal M Indirecto 8.550,00 11,20 11,20 11,20 11,20 11,20 11,20 11,20 11,20 89,57

Inst

alac

ion

es

Servicios básicos 562.500,00 0,13% 736,61 0,13% 736,61 0,13% 736,61 0,13% 736,61 0,13% 736,61 0,13% 736,61 0,13% 736,61 0,13% 736,61 5.892,86

Mantenimiento edilicio 90.000,00 0,13% 117,86 0,13% 117,86 0,13% 117,86 0,13% 117,86 0,13% 117,86 0,13% 117,86 0,13% 117,86 0,13% 117,86 942,86

Limpieza 87.750,00 0,13% 114,91 0,13% 114,91 0,13% 114,91 0,13% 114,91 0,13% 114,91 0,13% 114,91 0,13% 114,91 0,13% 114,91 919,29

Seguridad 64.377,97 0,13% 84,30 0,13% 84,30 0,13% 84,30 0,13% 84,30 0,13% 84,30 0,13% 84,30 0,13% 84,30 0,13% 84,30 674,44

Tributos Nacionales 49.500,00 0,13% 64,82 0,13% 64,82 0,13% 64,82 0,13% 64,82 0,13% 64,82 0,13% 64,82 0,13% 64,82 0,13% 64,82 518,57

Tributos Departamentales 54.000,00 0,13% 70,71 0,13% 70,71 0,13% 70,71 0,13% 70,71 0,13% 70,71 0,13% 70,71 0,13% 70,71 0,13% 70,71 565,71

Subtotal I Directo 908.127,97 1.189,22 1.189,22 1.189,22 1.189,22 1.189,22 1.189,22 1.189,22 1.189,22 9.513,72

SUBTOTAL DE COSTOS INDIRECTOS 1.412,41 1.412,41 1.412,41 1.412,41 1.412,41 1.412,41 1.412,41 1.412,41 11.299,28

SUBTOTAL POR ACTIVIDAD 1.460,91 1.690,42 2.240,25 8.367,91 2.294,36 2.070,02 2.225,08 2.976,56 23.325,51

Notas: 1. El costeo está realizado para un producto singular (costo unitario). Los montos están expresados en pesos uruguayos.

ACTIVIDADES

RECURSOS


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ANÁLISIS DE RESULTADOS

Del costeo realizado obtuvimos los siguientes resultados:

El costo del estudio del Proyecto Ejecutivo de una Cooperativa de Vivienda (PMV) por parte de la ANV es de 23.325,51 pesos uruguayos. Este costo se distribuye en 12.026,23 pesos uruguayos de costo directo y 11.299,28 pesos uruguayos correspondientes a costos indirectos, lo que representa un 51, 56% y un 48, 44% respectivamente.

Fig. 6. Proporción de costos directos e indirectos

Este resultado confirma la importancia de este tipo de costeo para el producto seleccionado, ya que realizar un costeo tradicional sólo estaríamos considerando el monto de costos directos más una prorrata del total de costos de la estructura.

En algunos casos tal vez un prorrateo tradicional no tenga un impacto muy significativo en el resultado de la operación, pero al estos ocupar una proporción considerablemente relevante dentro de estos mismos, es conveniente analizarlos de manera más exacta para distribuir más equitativamente su importe en el costo unitario.

Los recursos se distribuyen con la siguiente proporción en el total de costos

57,64%

40,79%

1,19%0,38%

Mano de Obra

EquiposMateriales

Instalaciones

RECURSO

Mano de Obra 57,64%

Equipos 1,19%

Materiales 0,38%

Instalaciones 40,79%

Fig. 7. Proporción de costos de los recursos

Del total de los recursos, el mayor costo corresponde lógicamente a la mano de obra (58%) por tratarse de un producto fuertemente intelectual. Le siguen las instalaciones (40%), costo indirecto no eliminable pues las actividades deben realizarse en algún medio físico, pero sí reducible en la medida en que se actúe sobre la eficiencia del uso de la infraestructura física. La incidencia de los costos de Equipos y Materiales se considera despreciable en esta situación.

48,44%

51,56%

Costos Directos

Costos Indirectos


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Si analizamos su distribución separándolos por tipo (directos / indirectos) obtenemos

RECURSO

Mano de Obra

98 %

Equipos 2 %

Fig. 8. Proporción de costos de los recursos directos

RECURSO

Mano de Obra 14,61%

Equipos 0,40%

Materiales 0,79%

Instalaciones 84,20%

Fig. 9. Proporción de costos de los recursos indirectos

Tanto dentro del grupo de los costos directos como dentro del de costos indirectos, la incidencia de equipos y materiales se sigue considerando despreciable.

En cuanto a las instalaciones en particular, la incidencia de los servicios básicos (teléfono, electricidad y agua) presenta el mayor porcentaje del total (62%) separándose ampliamente del resto.

Fig. 10. Proporción de costos indirectos de instalaciones


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En cuanto a los costos directos en relación a cada una de las actividades del producto, podemos decir que, un 90,41% de los mismos corresponden a actividades técnicas, donde el 57,84% son generados por el estudio del proyecto arquitectónico, un 19,56% es causado por los restantes estudios técnicos (7,33%; 5,47% y 6,76% respectivamente los estudios de ingeniería, costos y social) y un 13,01 % los informes de aprobación (actividad también de carácter técnico); siendo solo un 9,59% del total correspondientes a tareas administrativas o semitécnicas.

Fig. 9. Incidencia de los costos directos de las actividades

La incidencia de los costos indirectos en las actividades no es presentada ya que los mismos fueron repartidos en igual proporción debido a la falta de calidad de los datos.

PROPUESTA

A causa de la falta de calidad de los datos disponibles en relación a los costos, principalmente los relacionados a los costos indirectos, en primer término se debería mejorar la calidad de los mismos, y en función de ello rehacer el cálculo.

El resultado de capacidad del sistema, limitado por la productividad de los ingenieros civiles del sector lleva a proponer una redistribución de recursos del área para aprovechar el aporte de otros profesionales ingenieros civiles que actúan en otros sectores en tareas no directamente relacionadas con su especialidad, y de esta manera obtener un aumento en la capacidad del proceso.

Estudiar una posible disminución del peso de la estructura haciendo que costos que hoy son fijos, pasen a ser variables. Esto podría llevarse a cabo con la tercerización de ciertos servicios.

Aumentar la eficiencia en el uso de las instalaciones (teléfono, electricidad y agua) que tienen una muy significativa incidencia en los costos indirectos.

Como corolario de la propuesta, se sugiere la realización de cambios en la contabilidad de la ANV, de manera de incorporar la asignación de costos de los recursos a los productos elaborados por las unidades de negocio.

CONCLUSIONES

Para la realización del trabajo se tuvo que enfrentar dificultades en la obtención de datos de calidad

y el desarrollo de los inductores a causa de que los sectores contables de la empresa utilizan

métodos de contabilidad tradicionales y con una muy débil discriminación. Con la realización del

costeo basándonos en las actividades se obtienen cifras más reales de los costos de los productos.

Entre las actividades identificadas, las de carácter técnico representan un 90% del costo total del proceso estudiado, lo que es lógico por tratarse de un producto intelectual.


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Los costos indirectos tienen una incidencia determinante en el total (41%) por lo que merecerían una mayor aproximación a la realidad a través de la mejora de la calidad de los datos.

Las instalaciones representan un 84% de los costos indirectos, siendo los servicios básicos (teléfono, luz, agua, acondicionamiento térmico) un 62% de este total y constituyen un área pasible de mejoramiento.

Finalmente, el estudio permitió identificar oportunidades de mejora del proceso relacionadas con la distribución y aplicación de los recursos.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

GRISOLI, Martha; RIOVAS, Adriana; VILLAR, Teresita. (1998) Costos de la Calidad. Apuntes para el curso del mismo nombre dictado por el Instituto Uruguayo de Normas Técnicas (UNIT).

ISATTO, Eduardo (2009) Presentaciones para las clases del curso Métodos y Técnicas para Gerenciamiento en Construcción. Maestría Interinstitucional UFRGS-UDELAR en Construcción.

KAPLAN, Robert S.; COOPER, Robin (2003) Coste y Efecto. Cómo usar el ABC, el ABM y el ABB para mejorar la gestión, los procesos y la rentabilidad. Editorial Gestión 2000. Fecha de Publicación: 01/04/2003. ISBN: 978-84-8088-888-2. 402 pág.


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ANEXO A. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE GESTIÓN DE PMV.

Inicio (Grupo Cooperativo

envía formulario a registro

cooperativo@ mvotma.gub.uy

para solicitar entrevista)

7-Recibe solicitud

de inscripción de

la Cooperativa

¿Trajo toda la

documentación según

lista de chequeo?

Lista de

chequeo

(LS 2)

2 -Recibe a representantes

legales y chequea si está

toda la documentación

NO8-Informa a la

cooperativa sobre

la documentación

faltante

¿Existen razones

para no expedir el

certificado?

SI

SI5 -Informa a la

Coop. sobre las

razones por las

que no se expide

NO

6- Expide el

certificado de

regularidad

(validez 1 año)

Fin

Certificado de

regularidad

(FR 1) So

po

rte

info

rmá

t.

GA

PE

V

Lista de

chequeo

(LS1)

4 -Estudia la

documentación presentada

9 -Otorga a la

Coop. Nº de PMV

SI

So

po

rte

info

rmá

t.

GA

PE

V

1-Recibe formulario vía mail y

coordina día y hora para

entrevista personal con

representantes legales de la

Cooperativa

Espera hasta el

día y hora

coordinado

¿Trajo toda la

documentación

según lista de

chequeo?

3 -Informa a los

representantes de la

Coop. sobre la

documentación

faltante

NO

Fig. A1. Diagrama de Fase 1


UFRGS- UDELAR

Pág. 22 de 28


concurre a la ANV a solicitar la

factibilidad del terreno)

1- Recibe solicitud

de factibilidad del

terreno

¿Trajo toda la


lista de chequeo?

Lista de

chequeo

(LS 3)

5- Estudia la

propuesta: física y

social

NO

2- Informa a la

cooperativa sobre

la documentación

faltante

¿Amerita realizarle

observaciones?

6- Realiza las

observaciones

que sean

necesarias y cita a

la cooperativa

15- Aprueba

factibilidad del terreno

Fin

11- Realiza

informe físico

NO

SI

Espera -hasta

que la

cooperativa

levante

observaciones

7- Recibe la

documentación,

que motivó la

observación

17-Cita y Entrega certificado a

la coop. y lista de documentos

a presentar (LS 004)

16- Emite certificado

de factibilidad del

terreno y lo adjunta al

SIGB/ PCF

Declaración jurada

(FR 003) y recaudos

en formato digital y

papel

Informe físico

(FR 2)

Certificado de

factibilidad del

terreno (FR 3)

¿La factibilidad

queda condicionada

a una condición?

NO

13- Aprueba

factibilidad del

terreno

condicionada

SI

14-Emite certificado

de factibilidad del

terreno condicionada y

lo adjunta en el SIGB/

PCF

Certificado

de factib.

terreno

condic.

(FR 3)

SIG

B/

PC

F

¿Las

observaciones

descartan el

terreno?

NO

9- Cita a la Coop

y al IAT, para

notificarlos

10- Informa

al

MVOTMA

SI

Fin

18- Informa al MVOTMA y a la

División Seguimiento y Apoyo

Técnico de la aprobación

GA

PE

V

y S

IGB

/

PC

F

SIG

B/

PC

F

19- Toma nota en la ficha de

antecedentes del IAT y en la

Planilla de cooperativas

3- Ingresa a la

cooperativa

(persona jurídica)

al Módulo clientes

del SIGB

4- Ingresa al

inmueble (terreno)

al Sigb/ PCF/

Mantenedor de

inmuebles

SI

So

po

rte

info

rmá

t.

SIG

B

So

po

rte

info

rmá

t.

SIG

B/

PC

F

12- Adjunta el informe

al SIGB/PCF

Instructivo

(Coop IT

006)

Instructivo

Coop IT

002

Instructivo

Coop IT

001

Instructivo

Coop IT

003

Instructivo

(Coop IT

006)

Instructivo

(Coop IT

004)

Instructivo

(Coop IT

007)

Instructivo

(Cop IT

006)

Instructivo

(Coop IT

004)

GA

PE

V

??

?

Instructivo

(Coop IT

008)Se trata de una

factibilidad de

terreno

condicionada

20- Solicita información al

MVOTMA respecto a la

documentación que deben

traer para levantar la

Condición

SI

Espera -hasta

que el

MVOTMA

conteste

21- Toma nota en la Planilla

de cooperativas (columna

Observaciones)

NO

Instructivo

(Coop IT

007)

8- Realiza

informe físico

Informe físico

(FR 2)



UFRGS- UDELAR

Pág. 23 de 28


concurre a la Depto. de

desarrollo de Programas de la

ANV a solicitar Estudio de títulos

del padrón y del anteproyecto)

1- Recibe

documentación para el

estudio de los títulos del

padrón y del

anteproyecto, según lista

de chequeo

¿Trajo toda la


lista de chequeo?

SI

Lista de

chequeo

(LS 4)

3- Envía documentación

correspondiente a la

División Notarial con copia

de lista de chequeo LS 4,

controlada y firmada por el

responsable del control

NO

2- Informa a la

cooperativa y/o al

IAT, sobre la

documentación

faltante

¿Pueden aprobarse

los títulos

presentados

(escribanos)?

Notarial

10- Realiza las

observaciones que sean

necesarias y cita a la

cooperativa y al IAT

13- Aprueba los

títulos del punto

de vista notarial

SI

NO

Espera -hasta

que levante

observaciones

12- Recibe la

documentación,

que motivó la

observación

14- Envía copia escaneada

del informe (F.0012) al

Departamento de Desarrollo

de Programas

Informe de

aprobación de los

títulos (F.0012)

Desarrollo Progr.

4- Realiza estudio

de títulos

(agrimensores)

11- Avisa que el trámite

está observado (por mail)

al Departamento de

Desarrollo de Programas

Fase 3 b-

sigue fase

4 b

FASE 3 a

Sigue Fase 4 a

Instructivo

(Coop IT

009)

Instructivo

(Coop IT

010)

Instructivo

( IT 011)

Instructivo

(IT 012)

7- Recibe la

documentación,

que motivó la

observación

Espera -hasta

que levante

observaciones

6- Avisa que el trámite

está observado (por mail)

al Departamento de

Desarrollo de Programas

5- Realiza las

observaciones que sean

necesarias y cita a la

cooperativa

Instructivo

( IT 011)

¿Pueden aprobarse

los títulos

presentados

(agrimensores)?

SI

NO

9- Realiza estudio

de títulos

(escribanos)

8- Aprueba del

punto de vista

gráfico los títulos

Informe de

aprobación de los

títulos (F.0012)



UFRGS- UDELAR

Pág. 24 de 28

1- Estudia la

documentación

presentada

(Implantación,

Propuesta social,

Estructura.

Instalaciones)

¿Puede aprobarse el

anteproyecto?

2- Realiza las

observaciones

que sean

necesarias y cita a

la cooperativa

5- Realiza un decreto

informando que han sido

aprobados los títulos y el

anteproyecto

Fin

Plazo 1 mes

4- Realiza informe

físico – social de

aprobación del

anteproyecto e

ingresa a SIGB

SI

NO

Espera -hasta

que la

cooperativa

levante

observaciones

3- Recibe la

documentación,

que motivó la

observación

6- Cita a la cooperativa y al

IAT y les entrega copia de

informes de aprobación de

los títulos del predio y del

anteproyecto cooperativo

Informe físico

-social

GA

PE

V

ing

resa

y

co

nsu

lta

SIG

B/

PC

F

7- informa a la DINAVI y a

la Div. Seg. y A. Técnico

que han sido aprobados los

títulos y el anteproyecto

Decreto, informes de

aprobación de títulos y

de anteproyecto

escaneados (por mail)

Fa

se

4b

–

vie

ne

de

fa

se

3b

FASE 4 a

Viene de

Fase 3 a

Decreto

Instructivo

(Coop IT

013)

Instructivo

(Coop IT

014)

Instructivo

(Coop IT

006)

Instructivo

(Coop IT

004)

9- Incorpora la información

en la lista de coop. con

títulos y anteproy. aprobado

(LS 005)

Instructivo

(Coop IT

015)

8- registra la información en

antecedentes de

cooperativas

Instructivo

(Coop IT

007)

La Coop. tenía

factibilidad de terreno

condicionada?

NO

La Coop. cumplió con

la condición?

SI

SI

Espera -hasta que la

cooperativa certifique

que cumplió la

condiciónNO

SI

La documentación

entregada es

suficiente?

NO



UFRGS- UDELAR

Pág. 25 de 28

Inicio (MVOTMA se dispone a

realizar el sorteo de las coop. a

ser financiadas por el FONAVI)

1- Informa acerca de las

cooperativas con

anteproyecto y estudio de

títulos aprobados y

comunica a las coop.

correspondientes

¿La cooperativa

salió sorteada?

3- Elabora informe

del resultado del

sorteo

NO

6- Cita e Informa a la

cooperativa y al IAT,

que será sorteada

nuevamente al año

siguiente

7- Notifica a las

cooperativas e IAT

del resultado del

sorteo

Coop. con

anteproyecto y

estudio de títulos

aprobado (F.035)

2- Realiza el sorteo

Fin

SI

Formulario de

notificación

Informe

resultado de

sorteo

¿Es la 3era. vez

que la coop no sale

sorteada?

NO

SI

5- Cita e Informa a la

cooperativa y al IAT,

que el año que viene se

les adjudicará el

préstamo sin pasar por

sorteo

Fin

Formulario de

notificación

(FR 8)

Formulario de

notificación

4- Envía a la ANV -

Depto. Desarrollo

Progr.- una copia

escaneada del

resultado del sorteo

8- Envía la

adjudicación, a la

Presidencia para

su aprobación.

9- Aprueba la

adjudicación de

los préstamos

10- Envía la

Resolución

Presidencial al Tribunal

de cuentas

Resolución

Presidencial

11- Aprueba el gasto

¿Existen razones

para observar el

gasto?

NO

12- envía a la

Presidencia

Aprobación

del gasto

13- Toma nota y envía

al MVOTMA

14- Ordena la

disponibilidad

financiera

15- Comunica a la ANV

que la Coop. XXX

puede escriturar a

partir de dd/mm/aa

16- Manda la

observación del gasto

a la Presidencia

SI

17- Toma nota y envía

la observación del

gasto al MVOTMA

18- MVOTMA reitera el

gasto

5

Fig. A5. Diagrama de Fases 5 y 6


UFRGS- UDELAR

Pág. 26 de 28


concurre a la ANV a presentar

el proyecto ejecutivo)

SI

3- Verifica

recaudos de

proyecto ejecutivo

¿Trajo toda la

documentación

según lista de

chequeo?

SI

Lista de

chequeo

(F. 065)

6- Realiza un

estudio físico

social:

NO

4- Informa a la

cooperativa sobre

la documentación

faltante y no

recibe la solicitud

¿Puede aprobarse

el proyecto

ejecutivo?

7- Realiza las

observaciones

que sean

necesarias y cita

al IAT y a la Coop

Sigue

Fase 11

9- Realiza informe

físico – social y

aprueba el

proyecto

SI

NO

Espera -hasta

que la

cooperativa

levante

observaciones

8- Recibe la

documentación, que

motivó la

observación

10- Notifica al

MVOTMA que ha

sido aprobado el

proyecto definitivo

1- Recibe

solicitud de

estudio P.E.

Informe físico

-social

recaudos en

formato digital

y papel

¿fue presentado

dentro del plazo

máximo previsto?

2- comunica a

la coop.que la

desprogramará

y reutilizará

fondos

NO

So

po

rte

info

rmá

t.

So

po

rte

info

rmá

t.

Formulario ANV

de observaciones

PE

Sig

ue

Fa

se

5

5- Desgloza la

documentación de

Notarial y de Des.

de Programas

Depto. de

Desarrollo

Programas

División Notarial

Sig

ue

Fa

se

8


Inicio (recibe documentación

Notarial que envía la Secretaría

Administrativa de Programas

Habitacionales )

1- Realiza estudio de

los recaudos

notariales

presentados

¿Existen

observaciones que

realizar?

2- Realiza las

observaciones que

sean necesarias y cita

al IAT

6- Hace el

Decreto para

escriturar

NO

SI

Espera -hasta

que el IAT

levante

observaciones

4- Recibe la

documentación, que

motivó la

observación

Decreto

So

po

rte

info

rmá

t.

3- Comunica a Depto

de Desarrollo de

Programas que fue

observado el trámite

7

Fig. A7. Diagrama de Fases 8, 9 y 10


UFRGS- UDELAR

Pág. 27 de 28

14- Realiza

estudio de los

recaudos

presentados.

¿Existen

observaciones que

realizar?

15- Realiza las

observaciones que

sean necesarias y

cita al IAT

NO

NO

SI

Espera -hasta

que el IAT

levante

observaciones

16- Recibe la

documentación, que

motivó la observación

22- Recibe solicitud y

otorga fecha de

escritura

NO

SI

SI

NO

24- Recibe al IAT y a la

Coop. para escriturar

¿se trata de una

coop. de Ahorro y

Préstamo?

¿es necesario

realizar una

licitación?

10- Cita al IAT y

a la Coop para

que realice el

pedido de tres

precios

Espera -hasta

que el IAT traiga

el informe de los

3 precios

12- Cita al IAT y

a la Coop para

que realice la

licitación

Espera -hasta

que el IAT traiga

el informe con

estudio de

ofertas

13- Recibe el

informe con el

estudio de las

ofertas

11- Recibe el

informe con el

estudio de los 3

precios

Informe

estudio ofertas

Informe

estudio ofertas

17- Corrobora que cumpla con

las condiciones previas a la

escritura

Instructivo

¿La coop pedirá

adelanto financiero?

19- Recibe solicitud

de adelanto

financiero

SISolicitud

adelanto

financiero

20- Informa al IAT que

puede pedir fecha

para escriturar (no

antes de 30 d)

21- Informa al IAT que

puede pedir fecha para

escriturar a partir de la

fecha autorizada

23- Solicita cálculo de

cuota 0 al Dpto. de

costos

25- Escritura préstamo

So

po

rte

info

rmá

t.

26- Realiza liquidación

cuota 0

27- Paga cuota 0

28- Recibe

documentación

social

Lista de

chequeo

Certificaciones de

registros, actas de

asamblea, etc.

¿Existen

observaciones

que realizar?

29- Realiza las

observaciones

que sean

necesarias y cita

al IAT

SIEspera -hasta

que el IAT

levante

observaciones

30- Firma Acta de

inicio de obras

NO

¿La cooperativa

pidió adelanto

financiero?

SI

31- Paga

adelanto

financieroNO

Acta de inicio

de obras

So

po

rte

info

rmá

t.

Sigue

fase 13

(Gestión

de obras)

32-Archiva

Acta de inicio

Acta de inicio

¿Se recibió

autorización del

MVOTMA para

que escriture la

Cooperativa?

SI

Espera -hasta

que venga la

autorización

del MVOTMA

NO

¿Trajo toda la

documentación

según lista de

chequeo?

SI

18- Cita a la Coop e

IAT solicitandole la

doc. faltante

Espera -hasta que

el IAT traiga la

docum. para

escriturar

Viene de

fase 7

75

Fig. A8. Diagrama de Fases 11 y 12


UFRGS- UDELAR

Pág. 28 de 28

¿Existe alguna coop.

que hace dos meses

que no presenta

solicitud de inspección?

7- Realiza

inspección de

oficio a la

coop.

NO

SI

¿la solicitud de

inspección presentada

responde al instructivo? No

6- Analiza las coop.

que no presentaron

solicitud de

inspección

15- Toma nota de la

previsión real y monto

por pagos al BPS

NO

1- Recibe solicitud de

inspección (del 1º al

3º de cada mes)

Transcurrieron 6m desde

el Acta de inicio de obra o

de la última evaluación

del Proy. Coop.?

4- Advierte al equipo

encargado de la

evaluación y monitoreo

5- Realiza informe de

evaluación y

monitoreo del

Proyecto Coop.

Fin

SI

SI

Instructivo

NO

So

po

rte

info

rmá

t.

2- Solicita la documentación

faltante y advierte que no se

pagará cuota si no la trae

8- Realiza

informe

9- Cita a la

coop. y al IAT

pidiendo

aclaraciones

Informe

FR 21

¿Existen conflictos que

impiden el normal

desarrollo de la

gestión?

10- Planifica y

ejecuta jornadas

de trabajo con

IAT y Coop.

SI

¿Se solucionaron los

problemas?

SI

NO

11- Realiza las

inspecciones de

las coop.que lo

solicitaron

¿Surge alguna

observación que atañe

a la protección de la

garantía?

12- Cita al técnico y a la

coop c/plazo 10d para

levantar observaciones

SI

¿Vencido el plazo

otorgado, levantó las

observaciones?

SI

13- Realiza informe

NO

Informe

(FR 23)

14- Notifica a la Coop y

al IAT la causa por la

que no se paga la

cuota

16- Informa al MVOTMA

sobre la previsión real

total del mes (día 15 de

c/mes)

17- Realiza

liquidaciones de

cuota

Prev. Total

(FR 22)

So

po

rte

info

rmá

t.

So

po

rte

info

rmá

t.

Instruct

18- Llena el anverso

de la solicitud con

los resultados

obtenidos

Instruct.

19- Envía al

MVOTMA planilla

con totalidad de

liquidaciones (día 20

de cada mes)

22- Compara la

liberación realizada

con lo pago por

leyes sociales

¿Surgen desvíos

significativos?

23- Cita al

IAT

SI

24-Remite solicitud

liquidada a Apoyo

Técnico para su

archivo provisorio

NO

Espera -hasta

que el

MVOTMA

autorice los

pagos

¿El MVOTMA autorizó

el pago de la cuota?

NO

25- Recaba firma

del ordenador de

pago

SI

26- Remite al

Sector encargado

de efectuar el

pago

27- Archiva copia

de inspección

liquidada

Inspección

liquidadaArchivo

¿La coop. alcanzó el

100% de avance de

obra?

NO

28- Recibe

documentación

para Recepción

Provisoria de obra

SI

Formulario de

solicitud (FR 24) y

otros documentos

So

po

rte

info

rmá

t. Lista de

chequeo

(LS 10)

¿Cumple con lista de

chequeo?

30- Realiza

inspección para

Recepción Prov.

de obra

SI

29- Cita al técnico

solicitando la

documentación

faltante

NO

Instruct.

¿Se constatan faltas o

defectos graves en la

obra?

32- Labra un Acta

con observaciones

y plazo para la

reparación

SI

33- Labra Acta de

Recepción

provisoria

NO

¿Afectan la

habitabilidad?

NO

31- No Labra Acta,

deja constancia y

fija plazo para

reparación

SI

So

po

rte

info

rmá

t.

SI

NO

34- Recibe

documentación

social

Instruct.

Acta ocupación

Acta Asamblea

Contratos c/coop

35- Fija fecha con

coop e IAT

36- Realiza

encuentro con

coop e IAT

40- Recibe

documentación

para Recepción

Definitiva

Lista de

chequeo

(L12)

Cumple con lista

de chequeo?

44- Labra Acta de

Recepción

Definitiva

SI

41- Solicita al

IAT la

documentación

faltante

NO

Acta Recepción

Definitiva

(FR 26)

So

po

rte

info

rmá

t.

Acta Recepción

Provisoria

(FR 25)

So

po

rte

info

rmá

t.

Espera -hasta

que el IAT y

COOP solicite

Rec..Def.

42- Realiza

inspección para

Rec. Def.

¿Existen razones

para no otorgarla?

NO

43- Notifica a la

Coop. y al IAT

de las

observaciones

SI

¿Fueron

levantadas las

observaciones?

SI

Espera -el

plazo

otorgado

46- Realiza cierre

documental de la obra

¿y desvinculación del

IAT?

47- Realiza un

informe social

sobre la propuesta

integral de la

coop.

FIN

Informe

social

(FR 27)So

po

rte

info

rmá

t.

Instruct.

Formulario de solicitud

(FR 20) y recibo de

pago de BPS

Inicio (la coop.

solicita inspecciòn

de obra)

3- Adjudica Coop. a

uno de los equipos

multidisciplinario

NO

Planilla con totalidad

de liquidaciones y

cuadro de uso de

préstamo

Planilla

NO

¿Se realizaron las

obras necesarias

satisfactoriamente

So

po

rte

info

rmá

t.

La coop. presenta

documentación, que

habilita a liberar

retenciones?

SI

La cooperativa opera en

régimen de Usuarios?

SI

37- Recibe la

documentación

38- Según la

documentación

presentada, dispone la

liberación de parte o del

total de las retenciones

(2%)

Instruct.

Lista de

chequeo

(LS11)

Espera -hasta

que la COOP

presente la

documentación

correspondiente

NO

Habilitación

IMM, Cierre

BPS y Final

Catastro

So

po

rte

info

rmá

t.

Trajo el total de la

documentación

requerida para la

liberación de parte de

las retenciones ?

NO

39- Dispone la

liberación

correspondiente

(1%)

SI

Instruct

So

po

rte

info

rmá

t.

NO

¿La coop opera

en el régimen de

propietarios?

NO

¿Fueron

presentadas

todas las

escrituras de

novación?

SI

48- Dispone la

liberación del

resto de las

retenciones (2%)

SI

So

po

rte

info

rmá

t.

49- Paga el monto

correspondiente

Espera

NO

¿Quedó documentación

pendiente, reclamada al

al momento de la

solicitud de cuota?

NO

20- Cita al IAT

reclamandole la

documetación

SI Espera -hasta

que el IAT traiga

la

documentación

21- Recibe la

documetación

faltante

45- Archiva Acta

de Rec. DefinitivaR. Definitiva


costeo abc

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