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La correspondencia comercialAutor: Ral Morueco Gmez

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Presentacin del curso

Sabra redactar correctamente una carta comercial? Cualquier profesional que sededique al secretariado, es conocedor de la importancia que tiene la cartacomercial en una empresa, por ello, es conveniente familiarizarse con ella,entender su estructura, formato, etc.

A lo largo de este curso, marcaremos las pautas necesarias para redactar cartascomerciales.

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1. Introduccin

Aunque es evidente que el empleo de las nuevas tecnologas: internet, intranet,videoconferencias, etc. ha desplazado a determinados documentos quetradicionalmente se soportan en papel, no podemos olvidar ni obviar la importanciaque tiene la carta comercial a la hora de mantener contactos y relacionescomerciales.

Desde el punto de vista de un profesional del secretariado, conocer los aspectos querodean a este documento escrito, sus formatos, sus normas, etc. dar un valoraadido a todo profesional que se precie.

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2. Escribir una carta. Secretariado

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema msrgido y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas, por ello, cuantonos referimos en este tema al concepto de carta siempre nos referiremos a la cartacorporativa. sta, representa un documento que sirve de medio de comunicacinpara la empresa con su entorno: clientes, proveedores, etc.La carta no solo cobra una gran importancia dentro de la empresa por la posibilidadde comunicar algo con solemnidad, sino que adems, representa la imagencorporativa y ofrece informacin a su destinatario: logo, direcciones, webs, etc. Encierta forma, publicita.Consejos a tener en cuenta para su escritura

Vamos a dar algunos consejos que a buen seguro le resultan tiles a la hora deredactar una carta:

- A diferencia de las cartas personales, una carta comercial no deber ir escrita amano o a mquina sino a ordenador.- Debemos cuidar con esmero la presentacin, sta deber ser impecable ya querepresenta la imagen corporativa de la empresa y la primera impresin y novolveremos a tener una segunda oportunidad. Para lograr una buena presentacin,debemos cuidar aspectos que afectan a la forma, tales como:

Elegiremos un papel de calidad libre de arrugas y/o manchas. Preferiblementede color blanco en tamao DIN A4 (21,5 x 29,5 cm) por ser este tamao el msutilizado por las impresoras, aunque tambin se podr usar el tamao 21,5 x35 cm.

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Estableceremos unos mrgenes adecuados, por ejemplo, 3 cm para losmrgenes laterales y 2,5 para el superior y el inferior.

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Deber existir una correcta separacin entre prrafos (espaciado), de al menos,dos saltos.

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Es conveniente definir una separacin entre lneas con el fin de repartir el textoa lo largo del documento y darle as una mejor lectura, por ejemplo, 1 y 1,5.

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Seleccionaremos un tipo de letra sobria, por ejemplo, Arial o Time New Romanen un tamao de entre 11 y 12. En la misma carta no se deberan usar dos oms estilos.

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Es recomendable justificar siempre los textos.6 .Pero otros aspectos afectan al fondo del documento, stos son:

Se revisar concienzudamente la ortografa.1 .Se revisarn las construcciones gramaticales.2 .Se revisar que aquello que deseamos comunicar es lo que realmente comunicala carta. A veces, esto no ocurre y el receptor de la misma no capta el mismomensaje que el que pretende portar la carta, producindose malos entendidos.

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El contenido de una carta comercial deber ser directo, objetivo, con unaredaccin clara y concisa, mantenindose el mismo estilo tanto al comienzocomo en la despedida.

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- Algunas cartas usan frmulas como s/ref(su referencia) o n/ref (nuestrareferencia) con el objetivo de indicar el asunto o la referencia de que se trata.

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- Algunas cartas comerciales, deben de adaptarse al formato del sobre que lasporta, por ejemplo, los sobres con ventanilla usados normalmente para cartascomerciales de tipo publicitarias o informativas.- En una carta comercial, tanto el papel como el sobre debern llevar membrete. Eneste tipo de misivas es comn adjuntar el franqueo de retorno.

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3. Estructura de una carta

La carta posee una estructura definida que debemos analizar en detalle.

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4. Estilos de disposicin de las cartas comerciales

Estilo Bloque Extremo: es el estilo ms sencillo y cmodo de utilizar ya quetodas las lneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel.Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo sedejan dos espacios verticales.

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Estilo Bloque: muy similar al anterior, aunque con algunas diferencias, as porejemplo, la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma seescriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

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Estilo Semibloque: es el estilo ms elegante y de hecho, es uno de los msutilizados en reas comerciales. Este estilo mantiene las mismas caractersticasdel estilo bloque pero cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco adiez espacios.

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Estilo Sangrado: tiene algunas diferencias con respecto al anterior: cada una delas lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cincoespacios en relacin con la anterior. De idntica forma se hace con ladespedida, la antefirma, las iniciales y la firma.

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Encabezado

Parte superior de la carta que inicia el escrito de una carta. Se compone de lossiguientes apartados:- Membrete.Se indicarn los datos del remitente, es decir, quien enva la carta.Deber de indicarse el nombre completo, cuando es una persona fsica, la RaznSocial, cuando se trata de una empresa, la direccin, el telfono, fax, direccin Web,correo electrnico, logo de la empresa, etc.- Destinatario.Se debern indicar todos los datos de contacto de la persona fsica ojurdica a quien se dirige la carta. Existen dos formas posibles de hacerlo:

Cuando la carta se le enva a una persona concreta:

Cuando la carta, a pesar de no enviarla a una persona concreta si quedeseamos hacer constar los datos de la persona que debera leerla primero

- Fecha.Se indicar la fecha en la que se ha escrito la carta. El da se indicar ennmero, el mes en letra y el ao completo en nmeros sin colocar el punto de

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nmero, el mes en letra y el ao completo en nmeros sin colocar el punto deseparacin de los millares, tampoco se pondr el punto al final.Por ejemplo: Madrid, 25 de septiembre de 2010o Madrid a 24 de octubre de2010.

- Referencias.Permiten la identificacin del asunto de la carta por medio deabreviaturas, habitualmente compuestas por caracteres alfa numricos. Lasreferencias solemos encontrarlas en , por ejemplo, lo anuncios de trabajo cuandouna determinada empresa pone un anuncio con varias ofertas de trabajo, a cada unade ellas le indican una referencia que el candidato deber aadir en la carta, de estaforma, a su recepcin ser ms fcil identificarlas por asuntos.Algunas frmulas usadas son:

S/Ref. (Sus referencias). Permite al destinatario identificar la carta o elexpediente correspondiente a la carta recibida.N/Ref. (Nuestras referencias).Identifica la carta o el expediente.

- Asunto.Se indicar de forma breve el asunto sobre el que versa la carta.- Lnea de atencin. Se suele utilizar para indicar que la carta vaya dirigidaexpresamente a una determinada persona o departamento aunque en la direccin sehaya indicado la direccin de la empresa. Se suelen usar frmulas como: A laatencin de seguida del nombre completo o el cargo de la persona a quien nosdirigimos.Por ejemplo: A la atencin del Sr. Luis Alcoyar Martn o A la atencin del Dpto.Recursos Humanos.

- Saludo. Permite comenzar la carta de una forma corts, para ello debemos usarfreses breves.

Por ejemplo, si conocemos al destinatario podremos usar: Estimado Sr. Daz,Estimado Jos Luis, Apreciado Rafael.Si se desconoce al destinatario, bastar con: Estimado Sr.:. Existen otras frmulas que podremos adoptar dependiendo del formato de la carta ya quien va dirigida, por ejemplo: Querido amigo: o Apreciado cliente:.Cuerpo

Parte clave de la carta, ya que en ella es donde se expone el motivo de la misma(motivos comerciales, de reclamacin, de informacin, de quejas, etc.).La exposicin deber ser clara, sencilla y precisa, sin rodeos. Es necesario que antesde su redaccin tengamos una idea clara de aquello que pretendemos exponerexponiendo las ideas de una forma estructurada para que el destinatario no sepierda en el mensaje. Se divide en tres partes:

Introduccin. Parte inicial donde se iniciar la carta y se captar la atencin deldestinatario.

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Exposicin. Parte central donde expondremos el contenido del mensaje.2 .Conclusin. Parte ltima, permite concluir la carta.3 .

Consejos con respecto al cuerpo de la carta

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- Lo ideal es que una carta trate un nico asunto, pero hay veces que no queda msremedio que la carta contenga varios, en ese caso, debern ir tratados en distintosprrafos o puntos con el objetivo de no mezclar los mismos.- Debemos usar frases en positivo, tener claro la estructuracin de las ideas,plasmar en un lenguaje correcto y sencillo aquello que deseamos transmitir, no darrodeos innecesarios a aquello que se desea explicar. Si la carta no es personal oconfidencial, podemos pedir que algn compaero la lea y nos ofrezca su opininantes de enviarla.

- Es necesario corregir la ortografa y las expresiones gramaticales. Pondremos unespecial cuidado a las preposiciones, stas, mal usadas cambiarn el sentido de lafrase, por ejemplo: este pedido se gener en FICASA o este pedido se gener paraFICASA.- En cuanto al formato le ofrecemos estos consejos:

Debemos establecer mrgenes de 3 cm a ambos lados de la carta. El tipo deletra ser Times New Roman o Arial en un tamao de 11 o 12, con excepcinde la referencia o el asunto en el que se podr usar un tamao 10.Se podr sangrar la primera lnea del prrafo a 1 o 1,25 cm, de esta forma, severn mucho mejor los prrafos del documento.Es recomendable justificar los prrafos aunque hay cartas cuya alineacin delos prrafos son a la izquierda.Cuando el texto de la carta no ocupa demasiada extensin, con el fin derepartir el texto en el documento podremos dejar los espacios entre lneas(interlineado) doble o a 1,5 cm, adems, se facilita la lectura.Si deseamos destacar alguna frase o palabra concreta, usaremos la letranegrita y no el subrayado.Evitaremos el empleo de abreviaturas como Sr/Sra., emplearemos,Seor/Seora.

A continuacin vamos a mostrar dos ejemplos donde podr comprobar a simplevista la importancia que tiene el correcto formato de una carta, en el primer ejemploencontrar una carta con formato: texto justificado, mrgenes, sangrado de laprimera lnea del prrafo, espacio entre lneas a 1,5 cm, reparto del texto, etc. Elsegundo ejemplo, a pesar de ser la misma carta, la presentacin es peor por norespetarse todo lo anteriormente citado.EJEMPLO CARTA CON FORMATO

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EJEMPLO CARTA SIN FORMATO

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CierreEs el texto con el que se concluye la carta, en ella podremos distinguir los siguientesapartados:- Despedida.Frmula de cortesa con la que despedimos la carta, sta, deber ir enconsonancia con la frmula usada en la cabecera o encabezado. Algunas frmulasempleadas son:

Atentamente o Cordialmente.Le envo un cordial saludo.Reciba un cordial saludo.Reciba un atento saludo.Estamos a su disposicin.Aprovecho la ocasin para saludarle atentamente.Se despide atentamente.Un saludo.Sin otro particular.En espera de sus noticias

Debemos evitar utilizar otras frmulas obsoletas o demasiado recargadas que en sumomento fueron utilizadas, como por ejemplo

Dios guarde a usted muchos aos.Me despido de usted, reiterndole mi amistad y consideracin.Quedo a sus pies.

- Firma. Es importante que una carta vaya siempre firmada, la firma da autenticidadal la misma y lo que es ms importante, la valida jurdicamente, por todo ello,debajo de la frmula de despedida (unas cuatro lneas por debajo), se deber indicar

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el nombre y la firma manuscrita (aunque en ocasiones sta suele ir impresa) que sesituar por encima del nombre del firmante.A menudo la persona firmante de la carta puede delegar o autorizar la firma de lamisma a otra persona que la representar en su nombre, en ese caso se indicarn lasabreviaturas: P.O. (por orden) o P.P. (por poder).- Adjuntos o anexos. Cuando a una carta la acompaan otros documentos, porejemplo, factura, catlogos, etc., se indicar los documentos que acompaan a lamisma en el adjunto o anexo de la cata, indicando siempre el nmero dedocumentos anexos o las pginas de los mismos para que en caso de extravopodamos cotejar todos los datos.- Posdata. Se utilizar para recordar un hecho importante, sta deber ser breve yse suele abreviar con la palabra: PD.

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5. Diseo de cartas

Una carta enfocada a la correspondencia comercial, podr tener distintos diseosque vendrn, en muchos casos, marcados por las caractersticas del sobre (ensobrar).Algunos los ms utilizados son los siguientes:

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6. Diseo de sobres

Con el fin de adoptar las cartas a los sobres cuando usamos la correspondenciacomercial (envo de cartas masivas), podemos utilizar distintos formatos o modelos,a continuacin ilustramos algunos de los ms utilizados.

Modelo de sobre estndar

Modelo de sobre de ventanilla.

Este modelo aprovecha la ventanilla transparentepara mostrar la direccin que lleva impresa la carta.

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7. Plegado de cartas

Dado que la mayora de las cartas usan un formato DIN A4, su doblado se realizaren tres partes iguales, de esta forma, podremos ensobrarla en un sobre estndar demedidas 22 x 11,50 cm.

Plegado de una carta en formato DIN A4

Si se utilizasen sobres de 26 x 18,5 cm, doblaremos una carta en formato DIN A4por su mitad.Si no se desea doblar la carta en formato DIN A4, tendremos que utilizar sobres de32 x 22 cm.

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8. Tipos de cartas

Como comentamos con anterioridad, una carta puede tener distintos motivos enfuncin de a quien se dirija la misma.Vamos a mostrar una serie de distintos tipos de cartas que sirvan como plantillas oguas en la redaccin de cualquier carta real en la empresa.Ejemplo 1: Carta comercial

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Ejemplo 2: Carta de solicitud

Ejemplo 3: Carta de pedido

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9. Abreviaturas ms utilizadas en las cartas

ABREVIATURA SIGNIFICADOAfmo. Afectsimoa.m. Antes de medioda (Ante meridiem)a/c. A cuentaacept. Aceptacinadmon. Administracinafmo/a. Afectsimo/aap. Aparteart o art. ArtculoAt. o Atto. AtentoAtte. Atentamentec / . Cargoc/c o cta. cte Cuenta corrientecap. o cap. Captulocgo. Cargoch/ . ChequeCa o C. Compaacol. ColumnaD./D. Don/DoaD.m. Dios medianted / f . Das fechad /v . Das vistadesct. o dto. Descuentodoc. Documentodupdo. Duplicadoed. Edicine f / . Efectoentlo. Entresueloetc. Etcteraf.c. Ferrocarrilfol. o f. Foliogral. General

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ib. Ibdemid. demImp. Imprentat. teml . ley o librol.c. En el lugar citado (loco citado)l ib. LibradoLic. o Licdo o Lcdo Licenciadom.n. Moneda nacionalmin. Minutoms. ManuscritoMtro. MaestroN.B. Ntese bienN S. Nuestra Seoran. Nmerontro/a. Nuestro/aO.M. Orden Ministerialp.a. Por autorizacinP.A. Por ausenciap.d. o P.S. (Post Scriptum) Posdatap.ej. Por ejemplop.p. Por poder (debajo de una firma)p. o pag. Pginapags. Pginaspdo. Pasadoprof. Profesorprl. Prlogoprov. ProvinciaR.O. Real Ordenrev. RevisinS.A. Sociedad Annimas.e.u.o. Salvo error u omisinsig. SiguienteSr./a. Seor/a

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Srs Sres. Seores (para Seoras Sras)Srta. SeoritaUd/s. Usted/es

Para terminar, recordaremos una cita del clebre poeta, ensayista, msico ycrtico estadounidense Ezra Weston Loomis Pound (1885-1972): Losbuenos escritores son aquellos que conservan la eficiencia del lenguaje. Esdecir, lo mantienen preciso, lo mantienen claro .

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Presentacin del curso1. Introduccin2. Escribir una carta. Secretariado3. Estructura de una carta4. Estilos de disposicin de las cartas comerciales5. Diseo de cartas6. Diseo de sobres7. Plegado de cartas8. Tipos de cartas9. Abreviaturas ms utilizadas en las cartas

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