Comunicación en Power Point

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COMUNICACIÓN EN POWER POINT: MANEJO DE

LA HERRAMIENTA Y OPTIMIZACIÓN DE LA

EFICACIA COMUNICATIVA

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Marta Moreno - 2 -

ÍNDICE

1. Introducción .............................................................................................................................. - 3 -

2. Objetivos .................................................................................................................................. - 3 -

3. Manejo de la herramienta .......................................................................................................... - 4 -

3.1. Estilo de presentación y diseño de diapositivas ..................................................................... - 4 -

3.1.1. Plantilla de diseño ....................................................................................................... - 4 -

3.1.2. Diseño de diapositiva .................................................................................................. - 4 -

3.1.3. Patrón de diapositivas ................................................................................................. - 4 -

3.1.4. Patrón de títulos .......................................................................................................... - 4 -

3.2. Texto y notas ..................................................................................................................... - 6 -

3.2.1. Asistente para autocontenido ....................................................................................... - 6 -

3.2.2. Autoajustar texto ......................................................................................................... - 6 -

3.2.3. Páginas de notas ........................................................................................................ - 6 -

3.2.4. Incrustar fuentes True Type ......................................................................................... - 6 -

3.3. Gráficos, diagramas e imágenes .......................................................................................... - 7 -

3.4. Efectos y animaciones ........................................................................................................ - 7 -

3.4.1. Transición de diapositiva ............................................................................................. - 7 -

3.4.2. Combinación de animación preestablecida .................................................................... - 7 -

3.4.3. Animación personalizada ............................................................................................. - 8 -

3.4.4. Crear hipervínculos ..................................................................................................... - 8 -

3.4.5. Crear botones de acción .............................................................................................. - 8 -

3.5. Multimedia ....................................................................................................................... - 10 -

3.5.1. Insertar películas y archivos GIF animados ................................................................. - 10 -

3.5.2. Grabar una narración sonora ..................................................................................... - 11 -

4. Optimización de la eficacia comunicativa .................................................................................. - 13 -

4.1. Criterios para la utilización de los elementos formales ...................................................... - 13 -

4.2. El estilo cognitivo de PowerPoint y sus riesgos ................................................................ - 15 -

5. Implicaciones para la docencia ................................................................................................. - 16 -

6. Bibliografía y webgrafía ........................................................................................................... - 17 -

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Comunicación en Power Point: Manejo de la Herramienta y Optimización de la Eficacia Comunicativa

1. Introducción

Un programa de presentación es un paquete de software que se emplea para mostrar información mediante una serie de diapositivas de manera sintética y estructurada. Típicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato, un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido de forma continua. El ejemplo más común de programa de presentación es Microsoft PowerPoint, aunque hay alternativas, como la de OpenOffice (programa gratuito que puede descargarse en español en http://es.openoffice.org/). Debido a que PowerPoint es la herramienta más ampliamente extendida; cada año, se utilizan más de 250 millones de copias por todo el mundo (Doumont, 2005), la información que contiene esta guía se basa en las características del programa en su versión 2003.

El término "diapositiva" es una referencia al pasado, ya que originalmente estos programas fueron utilizados para generar diapositivas de 35mm, que eran mostradas utilizando un proyector de diapositivas. Cuando los programas empezaron a ser más comunes en los años 80, varias compañías empezaron a diseñar programas que pudiesen almacenar las presentaciones en disquetes e imprimir las presentaciones en transparencias. A principios de los años 90, gracias a las pantallas de cristal líquido, las presentaciones se pudieron colocar en proyectores de transparencias, ser conectadas al ordenador y mostrarse a través del ordenador. Al final de los 90, casi todos estos dispositivos fueron sustituidos por proyectores de vídeo que se conectan directamente al ordenador y proyectan las diapositivas en una pantalla.

Las presentaciones permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. Ampliamente usadas en campos como la enseñanza o los negocios, pueden servir de ayuda o reemplazar a las formas tradicionales de hacer una presentación, como resúmenes en papel, pizarras o transparencias. Es posible crear presentaciones de forma fácil y rápida. Los programas permiten personalizar cada detalle, el estilo de los textos y párrafos, insertar gráficos, dibujos, imágenes, efectos animados y contenidos multimedia. Pero una vez familiarizados con las posibilidades que ofrece la herramienta, el paso siguiente consiste en dotar de calidad a nuestro trabajo para incrementar su valor comunicativo, lo que definitivamente redundará en beneficio de los destinatarios. Tan crucial es esta tarea que es aconsejable, que para superar las barreras que pudieran resultar del uso de PowerPoint, se dedique, al menos, el doble de tiempo a depurar el mensaje respecto al empleado en la mera elaboración. De cómo usar esta herramienta, cómo mejorar la comunicación y de los posibles inconvenientes que pueden derivarse de su utilización trata esta guía.

2. Objetivos

1. Proporcionar orientaciones sencillas sobre el manejo básico de PowerPoint. 2. Aportar criterios de actuación y recomendaciones útiles que orienten las decisiones en el proceso de

preparación de una presentación, hacia la obtención de la máxima eficacia comunicativa posible. 3. Dar a conocer los resultados de la investigación en la aplicación de esta herramienta en el ámbito

docente.

Estos tres objetivos atienden las necesidades de los que comienzan a trabajar con programas de presentaciones, sobre todo a través del primero. Proporcionan criterios de actuación para mejorar la eficacia comunicativa de las presentaciones de los que tienen cierta experiencia, tanto en el manejo (que hayan trabajado con características avanzadas) como en su aplicación (que hayan presentado

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numerosas veces). Para todos, las observaciones obtenidas como resultado de su uso en la docencia proporcionan espacio para la imprescindible reflexión previa a la utilización de este tipo de herramientas.

3. Manejo de la herramienta Como guía rápida para el manejo de la herramienta (PowerPoint en su versión 2003), se han seleccionado aquí las tareas básicas con las que empezar a trabajar una presentación y un esquema con los pasos a seguir para ejecutar cada tipo de acción. Puede encontrar buenos tutoriales para el manejo de PowerPoint en Internet (en la bibliografía están referenciados dos cursos de PowerPoint 2003 y 2007) y, en cualquier caso, la opción de ayuda del programa (on line o sin conexión), le ayudará a resolver problemas concretos que le vayan surgiendo sobre la marcha. Es recomendable que mientras trabaja guarde el archivo en el disco duro. Además de que es más arriesgado, puede haber una pérdida de corriente y perder todo el trabajo, PowerPoint puede no funcionar bien al guardarse en unidades de almacenamiento no permanente. Si necesita llevar la presentación de un equipo a otro, guárdelo en el disco duro, cierre PowerPoint y copie entonces la presentación a la unidad de disquete, CD, unidad USB, unidad de red, etc.

3.1. Estilo de presentación y diseño de diapositivas

3.1.1. Plantilla de diseño

Archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores de relleno, un patrón de diapositivas y el patrón de títulos opcional. Puede aplicarse a todas o algunas de las diapositivas y modificarse en cualquier momento.

3.1.2. Diseño de diapositiva

Combinación predeterminada de elementos integrantes de las diapositivas. Existen diseños de texto, de objetos, de texto y objetos, y otros diseños con posibilidades de incluir clips multimedia, tablas, organigramas, etc.

3.1.3. Patrón de diapositivas

Diapositiva que almacena información acerca de la plantilla de diseño aplicada, incluidos los estilos de fuentes, posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores.

3.1.4. Patrón de títulos

Diapositiva que almacena información de la plantilla de diseño a la que pertenecen los estilos de las diapositivas de títulos, incluidos las posiciones y los tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores.

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Estilo de presentación y diseño de diapositivas

Aplicar una plantilla de

diseño

1. En el menú Formato, haga clic en Estilo de la diapositiva (o bien, haga clic con el botón secundario del ratón un una miniatura de la diapositiva de la ficha Diapositivas y haga clic en el comando Diseño de la diapositiva del menú contextual).

2. Si desea que la plantilla de diseño se aplique a todas las diapositivas de la presentación o sólo algunas (mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las miniaturas de las diapositivas para seleccionarlas y después haga clic en la plantilla de diseño que desee utilizar), seleccione la flecha a la derecha del estilo seleccionado cuando pasa por encima el ratón.

3. Para cada estilo de diapositiva puede también escoger una combinación de colores.

Aplicar un diseño de

diapositiva

1. En el menú Formato, haga clic en Diseño de la diapositiva (o bien: haga clic con el botón secundario del ratón en una miniatura de diapositiva de la ficha Diapositivas y haga clic en el comando Diseño de la diapositiva del menú contextual).

2. Asegúrese de que está seleccionada la miniatura de diapositiva a la que desea aplicar el diseño; a continuación, haga clic en una miniatura de diseño para aplicarla.

3. Para insertar una nueva diapositiva con el diseño que desee, coloque el puntero sobre la miniatura del diseño que desee utilizar, haga clic en su flecha y, a continuación, elija Insertar nueva diapositiva en la lista.

Insertar un patrón de

diapositivas

1. En el menú Ver, elija Patrón y haga clic en Patrón de diapositivas. 2. Para insertar un patrón de diapositivas que utilice los estilos predeterminados de

Microsoft PowerPoint, en la barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas, haga clic en Insertar nuevo patrón de diapositivas.

3. Para insertar un patrón de diapositivas agregando una nueva plantilla de diseño, en la barra de herramientas Formato, haga clic en Diseño, elija un diseño y, por último, haga clic en la flecha y seleccione una de las opciones del menú contextual.

4. Si desea insertar un patrón de títulos para un patrón de diapositivas existente, seleccione la miniatura del patrón de diapositivas situada a la izquierda y, en la barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas, haga clic en Insertar nuevo patrón de títulos.

5. Al insertar un patrón nuevo o una plantilla de diseño, el diseño aparece en el panel de tareas Estilo de la diapositiva en Utilizado en esta presentación. A continuación, el diseño está disponible para aplicarlo a las nuevas diapositivas, si se trabaja en la vista Normal.

Insertar diapositivas de

otra presentación

1. Con la presentación actual abierta, coloque el puntero en la ficha Diapositivas, en el punto donde desea insertar las nuevas diapositivas.

2. En el menú Insertar, haga clic Diapositivas de archivos. 3. Utilice el botón Examinar para buscar la presentación que contiene las

diapositivas que desea copiar, seleccione la presentación y haga clic en Abrir. 4. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las diapositivas que

desea copiar. 5. PowerPoint adaptará las diapositivas insertadas al diseño actual, para evitarlo

escoja la opción Mantener formato de origen. 6. Haga clic en Insertar para incluir las diapositivas seleccionadas; haga clic en

Insertar todas para incluir todas las diapositivas.

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O bien abra el archivo, copie y pegue las diapositivas seleccionadas y utilice después los comandos del botón Opciones de pegado y pulse la opción Mantener formato original.

3.2. Texto y notas

3.2.1. Asistente para autocontenido Incluye plantillas de contenido que poseen contenido de texto sugerido para las diapositivas con un diseño ya aplicado. La presentación elegida se abrirá en el programa y únicamente tiene que rellenar el contenido de ejemplo con su propio contenido.

3.2.2. Autoajustar texto

Cuando la cantidad de texto supera el espacio disponible en el marcador de posición, de forma predeterminada el texto se reducirá para ajustarse al marcador.

3.2.3. Páginas de notas

Profundizan en los puntos tratados en la diapositiva evitando recargarla con demasiado texto. Si sus notas superan el espacio de la página de notas, al imprimirlas quedarán cortadas. Para evitarlo, amplíe el panel de notas o envíe la presentación a Word.

3.2.4. Incrustar fuentes True Type

Si va a mostrar una presentación en otro PC, puede que desee incrustar fuentes TrueType en la presentación. De este modo, dispondrá de las fuentes necesarias, si bien esto aumentará el tamaño del archivo. Puede incrustar sólo los caracteres utilizados en la presentación (en vez del juego de fuentes completo) para mantener un tamaño de archivo más reducido. No obstante, si otras personas van a revisar y modificar el archivo, conviene incrustar el conjunto de fuentes completo. Texto y notas

Asistente para autocontenido

1. En el menú Archivo, haga clic en Nuevo. 2. En el panel de tareas Nueva presentación haga clic en A partir del Asistente

para autocontenido. 3. Siga todos los pasos del asistente y haga clic en Finalizar cuando haya

terminado.

Autoajustar texto

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Autocorrección. 2. Para controlar todas las Opciones de autoajuste, en el cuadro de diálogo

Autocorrección, active o desactive las casillas de verificación de las fichas: Autoformato mientras escribe: Listas con numeración y viñetas automáticas, Autoajustar texto al marcador, Autoajustar texto del título al marcador Aplicar mientras trabaja: Diseño automático a los objetos insertados

Ver e imprimir páginas de

1. En el menú Ver, haga clic en Página de notas. 2. Para imprimir sus notas y diapositivas en Word sin que aparezcan cortadas, en el

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notas menú Archivo, seleccione Enviar a y, a continuación, haga clic en Microsoft Office Word.

3. Seleccione una de estas dos opciones: Notas junto a las diapositivas o Notas debajo de las diapositivas.

Incrustar fuentes True

Type

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha Guardar y seleccione la opción Incrustar fuentes True Type.

2. Para incrustar sólo los caracteres utilizados en la presentación, active Sólo caracteres incrustados en uso (adecuado para reducir el tamaño del archivo) y para incrustar todos los caracteres del conjunto de fuentes, active Incrustar todos los caracteres (adecuado para que otros usuarios lo modifiquen)

3.3. Gráficos, diagramas e imágenes Gráficos, diagramas e imágenes

Insertar una imagen u otro

objeto

1. En el panel de tareas Diseño de la diapositiva, aplique un diseño de objetos (busque marcadores de posición que contengan iconos). O bien, En el menú Insertar, haga clic en el tipo de objeto que desea insertar.

2. En la diapositiva, haga clic en el icono correspondiente al objeto que desee usar: insertar tabla, gráfico, imagen prediseñada, imagen, diagrama u organigrama o clip multimedia.

Para controlar el ajuste automático del objeto: 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de autocorrección. 2. Luego en la ficha Autoformato mientras escribe, seleccione entonces Aplicar

mientras trabaja y la opción Diseño automático a los objetos insertados.

3.4. Efectos y animaciones

3.4.1. Transición de diapositiva La transición afecta al modo de aparición de las diapositivas.

3.4.2. Combinación de animación preestablecida

Enlaza varios tipos de efectos de animación que se complementan entre sí, de modo que en lugar de aplicar cada efecto, se aplica una combinación para obtenerlos todos. Los tipos de efectos generales utilizados, con variaciones diferentes, son:

- Transición: la diapositiva aparece con un efecto parecido a un barrido o a un modelo de tablero. - Entrada: el texto se desvanece o vuela hacia dentro. - Énfasis o atenuación: el énfasis llama la atención sobre un elemento de viñeta resaltando el texto; la

atenuación quita el énfasis del elemento de viñeta cuando el usuario avanza. - Salida: el texto vuela hacia fuera, se desvanece, rebota hacia fuera, o efectos similares. - Ruta de movimiento: traza un modelo que debe seguir un objeto. - Elipse y Neutrón: son dos esquemas que utilizan rutas de movimiento.

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Las combinaciones están diseñadas para el texto que se encuentra dentro de los marcadores de posición de texto predeterminados, (cuadros sombreados que se ven en cualquiera de los diseños de texto de PowerPoint), pero no funcionan con cuadros de texto (formas que se agregan desde la barra de herramientas Dibujo); éstos requieren animaciones personalizadas.

3.4.3. Animación personalizada Realiza cambios específicos en los efectos de animación. En el panel de tareas aparece la siguiente información:

- Lista de efectos: muestra los efectos de animación detallados según los elementos a los que se aplican en la diapositiva.

- Orden de reproducción de los efectos: se indica mediante un número que también aparecerá en los elementos de la diapositiva cuando se trabaja en vista Normal.

- Icono de ratón: significa que el efecto se inicia al hacer clic con el mismo. - Símbolos de estrella: indican el tipo de efecto. Por ejemplo, las estrellas verdes muestran que se

utilizaron efectos de entrada (al desplazarse por encima, aparece una información de pantalla que indica el nombre del efecto).

3.4.4. Crear hipervínculos

Un hipervínculo es una conexión entre diapositivas que se dirige a una presentación personalizada (presentación que agrupa diapositivas de una presentación existente para que se pueda mostrar a una audiencia concreta), a una página Web o a un archivo. Si el vínculo es a otra diapositiva, la diapositiva de destino se muestra en la presentación de PowerPoint. Si el vínculo es a una página Web, ubicación de red o un tipo diferente de archivo, la página de destino o archivo se muestran en la aplicación apropiada o en un explorador Web.

El hipervínculo puede ser un texto o un objeto como una imagen, gráfico, forma o WordArt (objetos de

texto creados con efectos ya confeccionados en los que se pueden aplicar opciones de formato adicionales). De forma predeterminada, los hipervínculos se crean automáticamente al escribir una dirección de correo electrónico o de Internet y se activan cuando se ejecuta la presentación. Tras señalar un hipervínculo, el puntero se transforma en una mano, para indicar que se puede hacer clic, y el texto que lo representa aparece subrayado y en un color que coordina con la combinación de colores seleccionada. Los hipervínculos de imágenes, formas y otros objetos no incluyen un formato adicional.

3.4.5. Crear botones de acción

Los botones de acción son botones predefinidos para los que puede definir hipervínculos e insertar en una presentación. Se utilizan cuando se desea incluir botones con símbolos convencionales para ir a las diapositivas siguiente, anterior, primera o última. PowerPoint también tiene botones de acción para reproducir películas o sonidos.

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Efectos y animaciones

Transición de diapositiva

1. Haga clic con el botón secundario del ratón en la miniatura de la diapositiva a la que quiere aplicar este efecto y haga clic en Transición de la diapositiva. O bien, haga clic en el menú, Presentación y en Transición de la diapositiva.

2. Escoja un efecto entre las diferentes opciones y configure la velocidad, el sonido y el modo en el que se aplicará: Al hacer clic con el ratón o Automáticamente después de. También puede escoger Aplicar al patrón o Aplicar a todas las diapositivas.

Combinación de animación

preestablecida

1. Haga clic con el botón secundario del ratón en la miniatura de la diapositiva a la que quiere aplicar este efecto y haga clic en Estilo de la diapositiva.

2. En el panel de tareas haga clic en Combinaciones de animación. 3. Puede aplicar la combinación a las diapositivas seleccionadas en la ficha

Diapositivas, al patrón de diapositivas o a todas las diapositivas.

Animación personalizada

1. En el menú, haga clic en Presentación y a continuación en Personalizar animación.

2. Para cambiar un efecto por otro, seleccione el efecto en la lista de efectos y haga clic en el botón Cambiar para expandir su menú y submenú, y elija un nuevo efecto en el menú. (Otro modo de seleccionar el efecto en la lista de efectos es hacer clic en el número de orden que corresponde al efecto en la diapositiva).

3. Para agregar un efecto, haga clic en el elemento de la diapositiva que desea animar, en el título, subtítulo, imagen, etc. El botón Cambiar se convierte en el botón Agregar efecto y debe seleccionar un efecto del menú.

4. Hay tres formas de iniciar un efecto: Al hacer clic, Con la anterior o Después de la anterior.

5. Algunos efectos llegan de una dirección determinada. Por ejemplo, el efecto Barrido se desplaza de izquierda a derecha. Cuando se aplica, la lista Dirección pasa a estar disponible con otras opciones de dirección. Las opciones de velocidad van de Muy lento a Muy rápido.

6. Para quitar un efecto que ha aplicado, en la lista de efectos, seleccione el efecto o los efectos que desea quitar y haga clic en el botón Quitar.

Crear hipervínculos

1. Seleccione el texto o el objeto que desea utilizar para representar el hipervínculo. 2. En el menú Insertar, haga clic en Hipervínculo. A otro archivo o página web 1. En Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente. 2. Desplácese a la página o archivo deseado. A una presentación personalizada o a un lugar de la presentación activa 1. En Vincular a, haga clic en Lugar de este documento. 2. Siga uno de estos procedimientos:

Vincular a una presentación personalizada En la lista, seleccione la presentación personaliza a la que desea ir. Haga clic en la casilla de verificación Volver al terminar la presentación. Vincular a una ubicación de la presentación activa En la lista, seleccione la diapositiva a la que desea ir.

A una diapositiva de otra presentación 1. En Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente. 2. Busque y seleccione la presentación que contiene la diapositiva con la que desea

establecer un vínculo.

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3. Haga clic en Marcador y, a continuación, seleccione el título de la diapositiva que desee.

A una dirección de correo electrónico 1. En Vincular a, haga clic en Dirección de correo electrónico. 2. Escriba la dirección de correo electrónico en el cuadro Dirección de correo

electrónico o seleccione una dirección en el cuadro Direcciones de correo utilizadas recientemente.

3. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrónico. A un archivo nuevo 1. En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento. 2. Escriba el nombre del archivo nuevo. 3. Para cambiar la ruta de acceso del nuevo documento, haga clic en Cambiar. 4. Seleccione Modificar documento nuevo más adelante o Modificar documento nuevo

ahora.

Crear botones de acción

1. Seleccione la diapositiva en la que desea colocar un botón. 2. En el menú Presentación con diapositivas, elija Botones de acción y, a

continuación, seleccione el botón que desee, por ejemplo, Inicio, Atrás o Anterior, Hacia delante o Siguiente, Comienzo, Final o Volver.

3. Haga clic en la diapositiva. 4. Compruebe que Hipervínculo a está activado. Haga clic en Aceptar para aceptar el

hipervínculo propuesto en la lista Hipervínculo a o haga clic en la flecha y seleccione otro vínculo.

3.5. Multimedia

3.5.1. Insertar películas y archivos GIF animados

Las películas son archivos de vídeo con formatos AVI, QuickTime y MPEG y extensiones de archivo .avi, .mov, .qt, .mpg y .mpeg. Los archivos GIF animados contienen movimiento y extensiones de archivo .gif. Aunque, desde el punto de vista técnico no son realmente películas, los archivos GIF animados contienen muchas imágenes que forman secuencias para crear un efecto de animación y con frecuencia se utilizan para destacar un diseño o un sitio Web. Se pueden agregar a las diapositivas películas y archivos GIF animados almacenados en su equipo, la galería multimedia de Microsoft (programa de Microsoft Office que contiene dibujos, fotografías, sonidos y vídeos), una red, una intranet o Internet.

Aunque esta acción se realiza mediante el menú Insertar, los archivos de películas están

automáticamente vinculados a la presentación, en lugar de incrustados dentro de la misma, como las imágenes o dibujos. Si una presentación tiene archivos vinculados y necesita impartirla en otro equipo, deberá copiar tanto la presentación como los archivos vinculados. Objeto vinculado: información que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexión ente los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen.

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Objeto incrustado: información contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino y los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.

3.5.2. Grabar una narración sonora

Puede agregar (vincular o incrustar) una narración para una presentación en la Web, para archivar una reunión y para presentaciones con diapositivas automáticas. Para grabar y escuchar la narración, deberá disponer de un equipo con tarjeta de sonido, micrófono y altavoces. Puede grabar la narración antes de proyectar la presentación o durante su proyección e incluir los comentarios de la audiencia en la grabación.

Mientras graba, PowerPoint registra el tiempo que tarda en comentar cada diapositiva. Puede elegir guardar estos intervalos de diapositiva con la narración o puede establecer los intervalos por separado. Los intervalos de diapositivas son de gran utilidad especialmente cuando se desea ejecutar la presentación automáticamente, pero también puede desactivar estos intervalos si no desea utilizarlos.

Si no desea incluir una narración en toda la presentación, puede grabar comentarios en las diapositivas seleccionadas. Al finalizar la grabación de una narración, aparece un icono de sonido en cada diapositiva en la que haya grabado, pudiendo hacer clic en el icono para reproducir el sonido, o configurarlo para su reproducción automática.

Tenga en cuenta que como la narración de voz tiene preferencia sobre otros sonidos, si ha insertado un sonido para que se reproduzca automáticamente en la presentación, la narración sustituirá al sonido. Multimedia

Películas y archivos GIF animados

1. Seleccione la diapositiva y en el menú Insertar, seleccione Películas y sonidos. 2. Haga clic en Película de archivo, busque la carpeta que contiene el archivo que

desea agregar y haga doble clic en el archivo. 3. Si recibe un mensaje indicándole que no puede insertar el archivo, intente insertar la

película en el Reproductor de Windows Media: • Abra el Reproductor de Windows Media. • En el menú Archivo, haga clic en Abrir y, a continuación, escriba o seleccione la ruta del archivo que desea insertar y haga clic en Aceptar. • Abra la diapositiva en la que desea insertar la película en PowerPoint y, en el menú Insertar, haga clic en Objeto. • En Tipo de objeto, haga clic en Clip multimedia y compruebe que ha seleccionado Crear nuevo. Para mostrar la película como icono, active la casilla de verificación Mostrar como icono. • Haga clic en Aceptar. • En el menú Insertar clip del Reproductor de Windows Media, haga clic en Vídeo para Windows. • En el cuadro Tipo de archivo, haga clic en Todos los archivos, seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. • Para reproducirla, haga clic en el botón Reproducir debajo de la barra de menús en el borde superior izquierdo. Para insertarla en la diapositiva, haga clic fuera del marco de la película.

Si desea agregar un clip con movimiento de la Galería multimedia de Microsoft 1. Seleccione la diapositiva y en el menú Insertar, seleccione Películas y sonidos. 2. Haga clic en Película de la Galería multimedia.

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3. En el panel de tareas Imágenes prediseñadas, busque el clip que desea y haga clic sobre éste para agregarlo a la diapositiva.

Las reproducciones se pueden iniciar automáticamente al mostrar la diapositiva, al hacer clic con el ratón o mediante la creación de un intervalo de modo que se reproduzca después de un retardo específico o también pueden formar parte de una secuencia de animación.

Grabar una narración sonora

Grabar una narración sonora 1. En la ficha Esquema o en la ficha Diapositivas de la vista Normal, seleccione el

icono de la diapositiva o la diapositiva en miniatura en donde desea iniciar la grabación.

2. En el menú Presentación, haga clic en Grabar narración. 3. Haga clic en Establecer nivel de micrófono, siga las indicaciones para ajustar el

nivel del micrófono y, a continuación, haga clic en Aceptar. 4. Si desea incrustar la narración, haga clic en Aceptar. 5. Si desea vincular la narración Active la casilla de verificación Vincular narraciones

en y haga clic en Examinar, haga clic en una carpeta de la lista y, a continuación, haga clic en Seleccionar. Por último, haga clic en Aceptar.

6. En la vista Presentación con diapositivas, lea el texto de la narración por el micrófono y haga clic en cada diapositiva para avanzar.

7. La narración se guarda automáticamente y aparece un mensaje preguntando si desea guardar también los intervalos de la presentación.

Grabar un sonido o un comentario sonoro en una sola diapositiva 1. Seleccione la diapositiva a la que desea agregar un sonido o comentario. 2. En el menú Insertar, elija Películas y sonidos y, a continuación, haga clic en

Grabar sonido. 3. Para grabar un sonido o comentario de voz, haga clic en el botón de grabar. 4. Una vez finalizada la grabación, haga clic en el botón de detener. 5. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el sonido y, a continuación, haga clic

en Aceptar. En la diapositiva aparecerá un icono de sonido.

Revisión, impresión y empaquetado Vista previa de la presentación con diapositivas y vista preliminar e impresión

Antes de dar a otros una copia de la presentación, es buena idea revisar la información personal y oculta, y decidir si es apropiado incluirla. Empaquetar la presentación

A diferencia de versiones anteriores, la característica empaquetar para CD-ROM de Microsoft PowerPoint 2003 permite copiar una o varias presentaciones junto con los archivos auxiliares en un CD, en una carpeta de su equipo o una ubicación de red. Con esta acción podrá ejecutar presentaciones empaquetadas en otro equipo incluso si no está instalado PowerPoint. PowerPoint Viewer se empaqueta con la presentación automáticamente, pero puede excluirlo si sabe que el equipo que utilizará para ejecutar el CD tiene PowerPoint instalado, o si va a copiar presentaciones en un CD de archivo.

Cuando empaquete una presentación, los archivos vinculados se incluyen automáticamente, aunque tiene la opción de excluirlos. También puede agregar otros archivos al paquete de la presentación. Si utiliza fuentes TrueType, puede incrustarlas en la presentación. La incrustación de fuentes garantiza su

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disponibilidad cuando se ejecute la presentación en otro equipo, sin embargo, el CD no puede empaquetar fuentes TrueType con restricciones de Copyright integradas.

Puede proteger el contenido del CD agregando contraseñas de apertura o modificación que se aplicarán a todas las presentaciones empaquetadas. Si agregó una contraseña para abrir una presentación antes de empaquetarla, el requisito de contraseña permanece con la presentación empaquetada en el CD pero también puede quitar la contraseña antes de empaquetar. Revisión, empaquetado e impresión

Vista preliminar e impresión

1. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar. 2. Utilice los botones de la barra de herramientas para revisar la página o realizar ajustes

antes de imprimir.

Vista previa de la

presentación con

diapositivas

1. Presione F5 (para comenzar en la primera diapositiva) o MAYÚS+F5 (para comenzar en la diapositiva actual). O bien:

2. Haga clic en la diapositiva a partir de la que desea iniciar la presentación y haga clic en el botón Presentación con diapositivas de la parte inferior izquierda de la ventana.

3. Presione ESC para volver a la última vista.

Empaquetar la

presentación

1. Abra la presentación que desee empaquetar. Si está trabajando con una presentación nueva que no se ha guardado aún, se recomienda guardar la presentación.

2. En el menú Archivo, haga clic en Empaquetar para CD-ROM. 3. Haga clic en Agregar archivos 4. Haga clic en Opciones y seleccione Visor de PowerPoint, Archivos vinculados y/o

Fuentes True Type incrustadas en función de sus necesidades. También puede incluir contraseñas para abrir o modificar el archivo.

5. Haga clic en Copiar a la carpeta o Copiar a CD.

4. Optimización de la eficacia comunicativa

4.1. Criterios para la utilización de los elementos formales

Las buenas presentaciones no ocurren por accidente, requieren una planificación y preparación cuidadosas. Es relativamente sencillo componer una diapositiva con los diversos elementos formales (texto, gráficos, tablas, imágenes, notación científica…), pero proporcionar una buena estructura de los elementos en cada diapositiva y de la presentación como conjunto, necesita una organización previa del trabajo. Ciertamente, aunque lo más importante de una presentación es su contenido, nos centraremos aquí en la utilización más apropiada de los elementos formales.

Para empezar, un buen consejo sobre cómo mejorar la comunicación sería "conozca a su audiencia". Si bien esta declaración puede conducirnos a un cierto desequilibrio hacia su consentimiento, es interesante realizar un análisis del público al que dirigirá su exposición en función de su conocimiento previo, ya que parte del éxito de la presentación depende de que la audiencia entienda bien el contenido. Otra consideración previa tiene que ver con la del tiempo disponible, lo que nos orienta acerca del número aproximado de diapositivas que necesitamos, teniendo en cuenta la cantidad de información que pondremos en cada una de ellas. Debemos decidir también los puntos principales que se quieren comunicar y escoger

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los datos que se necesitan mostrar para apoyar dichos puntos. Prevea asimismo los colores, estilos, fuentes y plantillas que vaya a utilizar. El criterio básico a seguir respecto la elección de los colores es conseguir el mayor contraste y legibilidad de los textos. La combinación de blanco y negro proporciona el máximo contraste, pero existen muchas otras opciones posibles. Por último, tenga presente que la claridad y simplicidad son cualidades que deben guiar todo el proceso de elaboración de la presentación, tanto en la decisión de incluir cada elemento como en el modo de hacerlo.

En cuanto al texto, es preferible usar frases concisas en lugar de largos párrafos evitando leerlos de principio a fin. Teniendo en cuenta el espacio limitado en el que se trabaja, es recomendable que optemos por recoger “sólo aquello que queremos que sea recordado”. Recuerde que la presentación no pretende sustituir un documento escrito y que el objetivo primordial de una presentación debe ser ayudar a la audiencia a entender el contenido, y no tanto el proporcionar puntos de referencia para el orador. Es conveniente que aparezca un título en las diapositivas. El título aumenta la eficacia de la comunicación y aprendizaje, aunque mal planteado, o si no captura todo el contenido de la diapositiva, puede tener el efecto contrario. En cuanto a las fuentes, se ha demostrado que algunas como Arial, Helvetica o Tahoma son más fáciles de leer cuando son proyectadas que otras como Times New Roman (Gilgen, 2003). A modo orientativo, para estas fuentes se recomienda un tamaño de fuente de alrededor de 24 para el texto y de 32 para los títulos.

Para incluir texto, el estilo por defecto de PowerPoint ofrece una lista con puntos para facilitar la lectura. Es preferible personalizar el estilo de PowerPoint de las listas de puntos e incluir otros elementos (gráficos o imágenes) que muestren de modo más visual la información, ya que abusar de este estilo de diapositiva puede hacer que la audiencia pierda interés. No sólo el modo en que se dispone la información sino también la cantidad, son cuestiones de gran relevancia. Una pared de texto tras otra garantiza que tras la charla se recuerde poco. En algunos casos la utilización de elementos como, por ejemplo, iconos de flechas, pueden ayudarnos a mostrar conexiones o relaciones de causa-efecto entre hechos o datos, constituyendo una mejor opción que las listas de puntos de PowerPoint.

Ya que las presentaciones son medios fundamentalmente visuales, la utilización de imágenes es altamente recomendable. Existen millones de imágenes en Internet susceptibles de ser utilizadas en una presentación, pero el criterio para escogerlas debería ser el de “sólo si añaden información relevante al mensaje que se quiere transmitir”. Cuando se utilizan imágenes de fondo, deben ser escogidas de modo que no dificulten la lectura de textos superpuestos. En este caso, la opción de sombreado del texto mejora sensiblemente su lectura.

Para representar conceptos e ideas complejas, los gráficos son una excelente opción. Existen programas con los que confeccionar gráficos partiendo de información estadística, pero si disponemos de tiempo, podemos elaborar gráficos personalizados que transmitan mejor, no sólo el contenido estricto de los datos sino también sus implicaciones. En este sentido se puede afirmar que un buen gráfico es un instrumento para el razonamiento. (Tres magníficos ejemplos de gráficos están documentados en The Economist, en el artículo Worth a thousand words del 19 de diciembre de 2007).

Las animaciones deben utilizarse siendo conscientes del fin que queremos alcanzar ya que suelen atraer la atención de la audiencia hacia el movimiento y distraerla del contenido. Se suele recurrir a las animaciones en los casos en los que el conferenciante desea presentar ideas secuencialmente, de modo que la información va apareciendo a medida que se avanza en la explicación pudiendo controlar el orden y el ritmo de aprendizaje.

Por último un par de recomendaciones más. Recuerde que no hay sustituto de la práctica. Todo el tiempo invertido en reflexionar en qué modo diseñará su presentación le será útil para la próxima. Y recuerde

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que “hacerlo lo mejor posible” tampoco debe bloquearnos. Un buen consejo es intentar tomar cada oportunidad como una experiencia más para aprender.

4.2. El estilo cognitivo de PowerPoint y sus riesgos

El estilo de presentación con titulares de frases cortas distribuidos en listas de puntos, constituye el centro de las críticas más comunes a PowerPoint. La simplificación en exceso del contenido puede ocasionar omisiones de información relevante o la no especificación de relaciones cruciales dando lugar a interpretaciones erróneas. Este estilo de presentación de la información requiere ser muy preciso en la elaboración del texto, sobre todo en los títulos, ya que existe el peligro de que no recojan el mensaje principal de la diapositiva y transmitan confusión. Asimismo, ha sido reprochada la sensación de “prueba irrefutable” que proporciona el empleo de este estilo de diapositivas con listas de afirmaciones, sobre todo en el caso de los informes técnicos. En cuanto al modo en que se ofrece la información, la utilización de diseños predeterminados de forma repetida puede resultar monótona, lo que dificultará recordar la información, mientras que en el otro extremo, las posibilidades técnicas que ofrece la herramienta posibilitan un abigarramiento que también podría mermar la comunicación haciendo que pongamos demasiado énfasis en la forma, dejando un poco más de lado el fondo o contenido.

Según el psicólogo George Miller (1956), tenemos la capacidad de poder recordar en un solo intento aproximadamente unos 7 elementos no relacionados. Este estudio ha guiado el diseño predeterminado del programa PowerPoint, que haciendo de necesidad virtud, propone 5 ítems por lista pero no incorpora otros elementos esenciales del estudio de Miller como poner en contexto la evidencia, lo que ayuda a memorizar más allá de los pequeños grupos de datos, siendo ésta una consideración que se debería tener también en cuenta.

Durante las dos décadas pasadas, varias personas han abogado por un diseño de diapositiva claramente diferente al que ofrece PowerPoint por defecto. En el diseño alternativo que se propone destaca un titular que declararía la aserción principal de la diapositiva y que sería apoyada por pruebas presentadas de manera visual, incorporando únicamente el texto que sea imprescindible y evitando, en lo posible, las listas de puntos (Alley y Neeley 2005). Las pruebas visuales en el cuerpo de la diapositiva tienen ventajas comunicativas sobre la lista de puntos tradicionales. De los estudios experimentales de aprendizaje con multimedia realizados por el profesor Richard Mayer en la Universidad de Santa Bárbara en California, se desprende que se asimila mejor el contenido a través de la proyección de imágenes relevantes que son presentadas simultáneamente con un texto, que a través de sólo texto (Mayer, 2001).

En este diseño alternativo se deben presentar sólo las aserciones claves de la charla, lo que fuerza al orador a conocer perfectamente el contenido mediante la presentación de pruebas visuales y no mediante párrafos escritos. Otra de las desventajas de este diseño es que es más exigente y requiere más tiempo de elaboración que las listas de puntos. En cualquier caso, aunque estas presentaciones, realizadas por oradores no experimentados, pudieran reducir la conexión personal entre el presentador y la audiencia, son especialmente valiosas cuando observar y estudiar imágenes o relaciones visuales, permite optimizar la comprensión del contenido.

Otra cuestión que resulta ya inevitable es que la información dispuesta en diapositivas requiere que para exponer un tema sean necesarias varias o en ocasiones muchas diapositivas. Como consecuencia, además de la atomización del mensaje, cuando la información es apilada en el tiempo, se dificulta la comprensión el contexto y de las conexiones. El razonamiento visual por lo general trabaja más con eficacia en situaciones de paralelismo espacial, esto es, cuando se muestra la información “una al lado de otra” y no “una después de otra”. Esto se aplica, por ejemplo, a los datos estadísticos, donde el acto fundamental analítico consiste

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en hacer comparaciones (Tufte, 2003). La información troceada puede ser útil en algunos aspectos de la enseñanza, como por ejemplo para memorizar aspectos concretos o proporcionar una visión general, pero no en otras como en la comprensión del contexto, la profundización de las explicaciones, la realización de comparaciones o las tareas de evaluación de relaciones. De este modo, el formato, la secuenciación y la aproximación cognitiva deberían ser definidos más por el carácter del contenido de lo que va a ser explicado que por las limitaciones de la tecnología de presentación.

5. Implicaciones para la docencia

La literatura sobre PowerPoint presenta una ventana a la controversia sobre los efectos de las tecnologías de los ordenadores en las interacciones humanas, sobre si esas tecnologías dictan, limitan o invaden las comunicaciones de persona a persona, y también sobre sus efectos en la enseñanza y el aprendizaje.

Tom Creed, profesor de psicología en la Universidad de St. John de Minnesota, apunta que PowerPoint fue diseñado para gente con algo que vender, pero cuestiona su idoneidad cuando se utiliza para la enseñanza. Creed entiende que la estructura jerárquica del estilo PowerPoint favorece la creación de un ambiente de enseñanza-aprendizaje dominado por el profesor, promoviendo la pasividad por parte de los estudiantes (Creed, 1997).

Por su parte, Edward R. Tufte, profesor emérito de la Universidad de Yale y experto en el diseño de información visual, se muestra tajante al respecto. Entre sus comentarios se pueden encontrar afirmaciones del tipo: PowerPoint is evil o PowerPoint corrupts absolutely1, denunciando que el estilo cognitivo de las listas de puntos choca frontalmente con la manera en que funcionan el pensamiento humano y la comunicación (Simons, 2004; Bradbury, 2005). Tufte señala que más que aprender a escribir, los estudiantes son entrenados en formular frases tipo eslogan. Un ejercicio con PowerPoint consiste típicamente en la utilización de 10 a 20 palabras y un pedazo de “clip artístico”, lo que, para una presentación de seis diapositivas con un total de unas 120 palabras, supone una semana de trabajo para los alumnos y tan sólo 20 segundos de lectura silenciosa (Tufte, 2006). Para compensar estos ejercicios, es recomendable la petición de ensayos por parte del profesor.

En cuanto al formato de diapositiva, se ha señalado que éste tiene peor proporción de información por espacio que cualquier otro método de comunicación, ya sea en papel o en pantalla de ordenador, y ya que las diapositivas que acompañan una charla contienen mucha menos información que la charla, imprimir la presentación replicaría e intensificaría los problemas del estilo cognitivo del programa. En este caso, resultaría más interesante proporcionar material adicional impreso con el resto de la información: datos estadísticos, informes, etc. Un excelente tamaño de papel para ello sería el A3 (30x42cm), que doblado por la mitad equivale a cuatro páginas. Una pieza de papel que puede contener imágenes, unos 60.000 caracteres de palabras y números, tablas detalladas, u otro material estadístico con hasta 500.000 números, el contenido equivalente a unas 50 a 250 diapositivas de PowerPoint que puede leerse tres veces más rápido de lo que tardaría el presentador en contarlo (Tufte, 2006).

Wim Blokzijl y Roos Naeff de la Universidad Delft de Holanda analizaron las presentaciones de PowerPoint realizadas por sus estudiantes. Su investigación acertadamente titulada “el profesor como tramoyista” puede decepcionar a Microsoft y sorprender a los que puedan tener una visión estereotipada de una generación de estudiantes rica en medios. Los resultados no dejaron lugar a dudas, la mayoría de los estudiantes consideraron molestos los sonidos y las animaciones, los colores llamativos y los cambios

1 PowerPoint es malo o PowerPoint corrompe absolutamente.

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constantes en las disposiciones de los objetos. ¿Sus preferencias? un tamaño de fuente grande, una disposición fija, un fondo sólido y tranquilo, y combinaciones de color con gran contraste entre texto y fondo (Blokzijl y Naeff, 2004). Abusar de la variedad de efectos que ofrece el programa no sólo puede distraer de la información, sino que puede dar al presentador una imagen de orquestador de colores y sonidos, restando credibilidad y seriedad al contenido que pretende transmitir.

Con su trabajo en el Centenary College de Louisiana, Elizabeth Rankin y David Hoaas probaron la hipótesis de que el uso de PowerPoint no tenía ningún efecto sobre los estudiantes de grado. El mismo profesor enseñó dos secciones de “Introducción a la economía” con PowerPoint y otras dos más sin PowerPoint. Los resultados mostraron que PowerPoint no tuvo un efecto significativo diferencial en términos de aprendizaje del estudiante (Rankin y Hoaas, 2001). Según este estudio, aparentemente usamos PowerPoint no porque tengamos evidencia de que podría mejorar el aprendizaje o de que sea bueno para la audiencia, sino porque simplemente lo tenemos al alcance.

Para Tufte, los principios de demostración visual se apoyan en la idea de que la excelencia de un buen diseño está en correspondencia con las tareas mentales que se pretenden suscitar. Así, si la tarea consiste en reflexionar acerca de la causalidad, esta tarea demandaría un principio de diseño realizado con la intención de “mostrar causalidad”, o si la tarea consiste en comparar alternativas, el principio de diseño sería el de “mostrar comparaciones” (Tufte, 2006). Uno de los trabajos pendientes de la investigación sobre PowerPoint es identificar las características del programa que son provechosas para el estudiante (comprensión, capacidad de análisis, capacidad de establecer relaciones, retención, motivación…) de modo que los resultados orienten a los profesores hacia un uso más eficaz de la información visual que diseñan.

6. Bibliografía y webgrafía (2007, diciembre). Worth a thousand words. The Economist, 19. Recuperado de

http://www.economist.com/node/10278643 Alley, M. y Neeley, K. A. (2005). Rethinking the design of presentation slides: A case for sentence headlines

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Bradbury, D. (2005). Bad business presentations could be costing UK business pounds 8bn a year and the software tool designed to solve the problem are part of the cause. The Guardian, 10.

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