Compras,

configuración y uso versión 1.0

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Presentación

La aplicación Horek es una aplicación desarrollada para dar respuesta al sector Hostelero

con una solución global que satisfaga las necesidades de un mercado cada vez más

profesional y exigente, que busca una gestión rigurosa y excelente.

Se gestiona desde HorekWeb y es en esta plataforma web donde se configura lo necesario

para la venta desde la TPV, y las aplicaciones complementarias como la cartelería digital y

las apps de gerencia, clientes y carta digital.

Desde la opción de Compras se gestionarán los proveedores y los procesos con ellos

realizados, como pedidos, albaranes y facturas.

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Índice

Presentación página 2

Navegación página 4

Ficha de proveedores página 5

Pedido a proveedor página 6

Entrada de mercancía página 7

Facturas página 8

Facturas detalle página 9

Familias página 9

Lista de la compra página 10

Generar pedido página 11

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Navegación

Iconos Acción

Icono para crear nuevos registros.

Icono que permite eliminar un registro.

Icono para guardar la información registrada en pantalla.

Icono que permite guardar la información sin salir de la pantalla de edición.

Icono para buscar información o aplicar los filtros previamente seleccionados.

Icono que permite salir de una pantalla o ventana sin guardar la información registrada.

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Ficha de proveedores

En esta opción se dan de alta los diferentes proveedores de la empresa.

Desde la pantalla principal se puede crear nuevos proveedores, eliminar y modificar.

Para mostrar en pantalla todos los proveedores dados de alta se deberá pulsar el icono Buscar

(Lupa), y sin aplicar ningún filtro mostrará todos los registros.

Para dar de alta un nuevo proveedor pulsar el Icono nuevo. Rellenar los datos de la ficha, siendo

obligatorios el Nombre, el NIF y la Forma de pago.

Para poder añadir archivos adjuntos, pulsar el botón Aplicar, y se mostrará una nueva pestaña

Adjuntos para poder añadir los documentos que se quieran incluir.

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Para editar la ficha de un proveedor ya dado de alta, hay que pulsar sobre el nombre del mismo.

Desde la página principal de esta opción se podrá filtrar por el nombre del proveedor, código y

ciudad.

Pedido a proveedor

Desde esta opción se podrán realizar los pedidos de artículos a los proveedores correspondientes

en función de las necesidades del almacén.

Para mostrar en pantalla todos los pedidos dados de alta se deberá pulsar el icono Buscar (Lupa),

y, sin aplicar ningún filtro, mostrará todos los registros.

Para dar de alta un nuevo pedido pulsar el Icono nuevo. Rellenar la opción Datos de la ficha, siendo

obligatorios el proveedor, la Serie de factura y la Forma de pago. Para seleccionar el proveedor

pulsar el botón Cód. Proveedor y mediante el filtro de descripción o código, pulsar la lupa y se

mostrará el proveedor. Si quisiéramos ver todos los proveedores, sin poner ningún dato en el filtro,

pulsar el icono Lupa.

El campo número de referencia es un campo donde poder registrar algún tipo de referencia o

código que sea necesario destacar.

En la ficha Otros Datos de la ficha del pedido se podrán marcar las opciones Cursado y Servido en

los casos que corresponda, así como la fecha de entrega del pedido y las observaciones que sean

pertinentes.

La opción Relacionados nos muestra todos los albaranes de entrada que se relacionan con el

pedido.

A continuación desde la pestaña Datos se irán agregando los artículos que van a pedirse al

proveedor.

1º Pulsar Nuevo producto.

2º Buscar el producto aplicando los filtros de Descripción, Código o Familia, o bien, mostrar todos

pulsando el icono Lupa.

3º Seleccionar el artículo. Este se añadirá al pedido. Hay que registrar el número de cajas que se

van a pedir. Por defecto se mostrarán el número de unidades del producto que hay por caja y el

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total de unidades solicitadas. Estos tres campos son modificables. Una vez modificados pulsar el

botón Aplicar unidades.

Los datos de unidades por caja están registrados en la pestaña Compras de la ficha del producto.

Una vez añadidos todos los artículos bastará con pulsar el botón Guardar para tener registrado el

pedido.

De esta forma cuando llegue la mercancía del proveedor se podrá pasar este pedido a Albarán y

gestionar la entrada de los artículos solicitados. Este proceso se realiza con el botón de la ficha del

pedido denominado Albaranar.

Entrada de mercancía

Cuando llegue el pedido se gestionará en la aplicación el Albarán de entrega. La gestión puede

hacerse de dos maneras.

A) Albaranar el pedido realizado al proveedor.

1º Buscar el pedido y editarlo pulsando el icono Lápiz (editar).

2º Pulsar botón Albaranar.

3º Completar los datos de la ficha del albarán que faltan:

- Número de documento del proveedor.

- Fecha del documento.

- Referencia, si fuera necesario destacar algún dato.

- Marcar la opción Servido cuando, después de chequear los artículos, se pueda dar el

pedido original por entregado. De esta manera el pedido original quedará servido.

4º Registrar las cajas/unidades de los productos que han servido.

5º Pulsar el botón Guardar.

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Mientras falte mercancía el pedido seguirá pendiente de servir y podrá ser albaranado

nuevamente hasta que toda la mercancía pedido esté entregada.

B) Crear una entrada de mercancía.

1º Pulsar el botón Nuevo.

2º Seleccionar el proveedor pulsando el botón Proveedor. Desde la ventana de búsqueda

pulsar el icono lupa para mostrar todos o aplicar los filtros para buscar uno concreto.

2º Rellenar los datos de Serie de factura, Forma de Pago, Almacén, Nº de Documento, Fecha

del documento y Referencia, si fuera necesario.

3º Añadir los artículos que han llegado indicando las cajas, unidades y unidades Servidas.

4º Pulsar el botón Guardar.

Facturas

En este módulo se registrará la facturación de albaranes por parte del proveedor. Es decir, una

factura que agrupa a varios albaranes.

1º Pulsar el botón Nuevo.

2º Buscar el proveedor por nombre o código, o mostrar todos pulsando la lupa.

2º Rellenar los datos de Nº de Factura, Fecha de factura, Serie de factura y Total de la factura.

3º Pulsar el botón Casar entrada de mercancía para seleccionar los albaranes de entrada que se van

a facturar en el documento.

4º Una vez verificados los totales se puede dar por cerrada/casada la factura con los albaranes. Para

finalizar pulsar el botón Guardar.

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Facturas detalle

En este módulo se registrarán las facturas que lleguen de proveedor como si de un albarán de

entrada se tratara. La configuración y registro es igual que para el albarán de entrada.

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Familias

En este módulo se pueden dar de alta las diferentes familias en las que agruparemos los artículos

que serán susceptibles de pedir a proveedor. De esta manera se podrá configurara la Lista de la

compra por familias de productos.

Por ejemplo, la Familia Pizzas agrupará a todos los ingredientes que necesitamos para la

elaboración del producto Pizza, en sus diferentes variedades. Otro ejemplo podría ser el producto

Mojito, que va a requerir de una serie de ingredientes que, no estando a la venta, si son necesarios

para su elaboración, y por lo tanto habrá que comprarlos, con lo que podríamos llamar a esa familia

Mojitos.

Los diferentes artículos o ingredientes deberán estar dados de alta como productos y en su ficha

Asignar la Familia Compra correspondiente.

Lista de la compra

En este módulo se gestionarán las listas de la compra, tanto las generadas desde la TPV como las

que se generen desde la aplicación de gestión. En pantalla aparecen todas las listas creadas y si

han sido generados los pedidos a proveedor o no.

1º Pulsar el botón Nuevo.

2º Rellenar los datos de Terminal y Turno.

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3º Introducir Nuevos productos, o bien, pulsar el botón Stock mínimo y seleccionar los artículos

que se quieran pedir. Para que esta opción muestre información previamente hay que configurar

en el artículo una serie de datos.

Ficha del artículoPestaña Almacénmarcar gestión de stockPoner un stock mínimo, para que

cuando se llegue a ese stock la aplicación avise y se puedan incluir esos artículos en la lista de la

compra.

4º Añadir las unidades/cajas a pedir y pulsar el botón aplicar unidades para que se actualice la lista

de la compra con las unidades totales a pedir.

5º Una vez verificados los artículos se puede dar por cerrada la lista. Para finalizar pulsar el botón

Guardar. Siempre se podrá modificar antes de gestionar el pedido a proveedor desde el icono

editar.

Generar pedido

Con esta funcionalidad podremos gestionar las listas de la compra generando los pedidos a

proveedor.

1º Al acceder aparecerán las diferentes listas. Si hay algún artículo en el que no aparezca

seleccionado el proveedor aparecerá un aviso en rojo para seleccionarlo. Al pulsar sobre el aviso

se abrirá el buscador para buscar y seleccionar.

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Si quisiéramos asignar el mismo proveedor a todas las listas bastará con pulsar el botón

Proveedor y buscar y seleccionar.

2º Añadir las unidades a pedir en la columna de Solicitadas (Sol.), se puede hacer de manera

manual o bien pulsar el Botón Completar Sol.

3º Una vez añadidas las unidades pulsar el Botón Guardar Sol. De esta manera modifiquemos lo

que modifiquemos en las listas las unidades no varían.

4º En este paso generamos el Pedido pulsando el Botón Generar.

5º Seleccionamos la serie de factura y seguimos las indicaciones de la ventana, corrigiendo lo que

indica antes de generar el pedido.

6º Una vez generado el pedido podremos consultarlo y tramitarlo desde la opción Pedido a

Proveedor.