6

Com s’utilitza aquest llibre

Presentació de la unitat

Desenvolupament dels continguts

Tancament de cada unitat didàctica

4Unitat

En aquesta unitat aprendràs a:

• Classificar els tipus més habituals de documents dintre de l’empresa segons la seva finalitat.

• Redactar el document apropiat, complint les normes ortogràfiques i sintàctiques, segons la seva finalitat i la situació inicial.

• Identificar els suports per elaborar i transmetre els documents: tipus de paper, sobres i d’altres. Diferenciar-los segons els criteris de rapidesa, seguretat i confidencialitat.

• Identificar els canals de transmissió: correu convencional, correu electrònic, fax, missatges curts o similars.

• Identificar el destinatari i observar les normes de protocol corresponents.

• Identificar les eines de cerca d’informació per elaborar la documentació.

I seràs capaç de:

• Transmetre informació escrita i aplicar les tècniques d’estil a diferents tipus de documents propis de l’empresa i de l’Administració pública.

• Rebre i processar les comunicacions internes i externes.

Estudiaràs:

• Els elements de la comunicació escrita. • La redacció d’escrits.• Les normes de protocol segons el destinatari.• Els tipus de documents propis de l’empresa

i de l’Administració pública.• Els suports per elaborar i transmetre documents. • Els canals de transmissió de documents.• Les eines de cerca d’informació.• Les aplicacions informàtiques de processament

de textos.

Comunicacions escrites

Aquí trobaràs els criteris d’avaluació de la unitat.

A més, t’avancem els continguts que s’hi desenvoluparan.

Comunicacions escrites4

114

P ràc tica finalCom a tècnic en Gestió Administrativa encarregat del lloc d’atenció al client a la recepció de l’empresa, has rebut de la cap del departament d’atenció al client els encàrrecs se-güents relacionats amb la comunicació escrita a l’empresa:

1. El cap del departament de recursos humans ens demana que redactem un avís per col·locar-lo en el tauler d’anuncis.

En l’avís, la cap del gabinet mèdic comunica a tots els em-pleats de l’empresa que han de passar per les oficines del servei mèdic divendres vinent de 8 a 14 hores, amb una mostra d’orina, per a la revisió anual.

2. La secretària del director general està sobrecarregada de treball. Per això ens demana que l’ajudem redactant un model de saluda per anunciar als clients l’obertura de les noves instal·lacions de l’empresa i convidar-los a la recep-ció que tindrà lloc amb aquest motiu.

La remitent és la directora general de l’empresa, la senyo-ra Clara Font Riera, i l’acte tindrà lloc a les pròpies instal-lacions de l’empresa, situades a l’avinguda dels Tresors, 15, CP 08156 de Tarragona, el proper 29 d’abril a les 13.30 hores. Els assistents hi hauran de confirmar l’assistència amb prou temps mitjançant una trucada telefònica al 952 426 371.

3. La secretària de la directora general està de baixa per estrès i el company que la substitueix ens ha demanat que l’ajudem redactant la convocatòria de la propera reu-nió amb els caps dels departaments de l’empresa.

Aquesta reunió tindrà com a únic punt de l’ordre del dia l’anàlisi dels resultats de l’empresa en el primer trimes-tre de l’any i es desenvoluparà el proper 15 d’abril a les 9.00 hores a la sala de reunions de direcció. Després l’has d’enviar per correu electrònic a l’adreça indicada pel teu professor.

4. El cap del departament comercial ens encarrega que cerquem a Internet dades de, com a mínim, cinc clients potencials per als productes de la nostra empresa en dife-rents municipis de la província.

5. El cap del departament comercial novament ens demana ajuda per redactar una carta comercial en la qual presen-tem el nostre catàleg de productes per a aquest any. L’has d’enviar als clients potencials que has cercat anterior-ment, així com a l’empresa d’un dels teus companys de classe. Afegeix-hi lliurement totes les dades que necessitis per redactar-la.

6. Ensobra i envia per correu ordinari les cartes redactades.

7. Un cop haguem rebut la carta de l’empresa que ens ha escrit el company de classe, respon-la agraint la tramesa del catàleg de productes i sol·licitant una reunió en la qual pugueu tractar l’encàrrec d’una possible comanda.

8. El cap de personal ens ha demanat que sol·licitem el nos-tre informe de vida laboral i la targeta sanitària euro-pea, ja que, davant la baixa de la seva secretària, i atès el bon treball que hem estat desenvolupant, la directora general ens ha requerit per acompanyar-la en un viatge de negocis a Berlín. Realitza aquest tràmit en línia des del web de la Seguretat Social (www.seg-social.es), des de la seva seu electrònica, a la pestanya «Ciutadans».

Per a l’ensobratge i la tramesa que se’t demana a l’apartat 6 has de cuidar especialment:

• L’elecció de la mida dels sobres.

• El plegatge dels documents.

• El franqueig dels enviaments.

• El dipòsit a la bústia.

Claus i consells

Al web de la Seguretat Social, a través de la seva seu electrònica, podràs realitzar els tràmits de l’apartat 8, entre d’altres.

Claus i consells

Comunicacions escrites4

94

Basant-te en el model de la Figura 4.8 i en el que saps sobre els diferents estils d’una carta comercial, elabora’n una d’estil professional en la qual el director comercial de Tallers Marllopsa remeti a la seva clienta, la Sra. Grau Torrent, un catàleg de pneumàtics amb les darreres ofertes rebudes.

Has de tenir en compte que la tramesa d’un document adjunt a la carta comercial (elca-tàleg) se sol indicar en un apartat anomenat annex, que se situa a la part inferior de la carta.

Solució:

Cas pràctic 5

TALLERS MARLLOPSA

Sr. Arnau Martí LlopisDirector comercialC. Padilla, 508013 BarcelonaNIF: 73087189-Pwww.tallersmarllopsa.cat

Sra. Lluïsa Grau TorrentC. República Argentina, 33, 6è 2a

08023 Barcelona

Barcelona, 26 de gener de 2015

Assumpte: Catàleg 2015

Benvolguda Sra. Grau,Ens posem en contacte amb vosaltres per remetre-us el catàleg

dels diversos pneumàtics que hem rebut aquest mes.Si esteu interessats en alguna de les nostres ofertes podeu

trucar als nostres tallers o anar-hi personalment per sol·licitar una cita.

Aprofitem per recordar-vos que el nostre horari d'atenció al client és de 10.30 a 20.00 hores.

Rebeu una salutació cordial,

Sr. Arnau Martí LlopisDirector comercial

Annex: Catàleg de pneumàtics 2015

Estils de la carta comercial

L’estil d’una carta comercial és la manera de distribuir i d’ordenar els diferents elements de la seva estructura (vegeu la Figura 4.8) sobre el paper. En elaborar una carta comercial, una empresa pot optar per utilitzar diversos estils o formats. No hi ha un format que sigui més encertat que un altre, per això hi ha llibertat per escollir-ne un de concret. Podem des-tacar, per l’ús habitual en l’àmbit empresarial, els estils següents:

En l’enllaç web següent trobaràs models i consells per redactar car-tes comercials.

www.linguistic.urv.cat.

Web

Estil modernTots els elements de la carta queden alineats a l’esquerra del paper. No s’utilitza cap tipus de sagnat.

Estil modern modifi cat

Similar a l’estil anterior, llevat que el comiat i el tancament van alineats a la dreta.

Estil professional

S’utilitza sagnat en la salutació i al començament de cada paràgraf. Les dades del destinatari, el comiat i el tancament van alineats a la dreta.

Estil evolucionat

No s’utilitza cap salutació ni comiat. La resta del document pot utilitzar qualsevol de les disposicions anteriors. Aquest estil cerca un tracte més directe amb el client.

Taula 4.5. Diferents estils de les cartes comercials.

Qualsevol dels estils d’una carta comercial es pot veure alterat en cas que s’utilitzi un sobre amb finestra a la dreta, ja que les dades del destinatari s’han de col·locar de manera que siguin ben visibles un cop s’ha ensobrat la carta.

Important

Comunicacions escrites4

92

Manel Gallofré és tècnic en Gestió Administrativa i treballa a les oficines del magatzem d’una empresa editorial. L’encarre-gat del magatzem, amb data 20 de novembre, li demana que redacti a) un avís per informar la resta d’empleats del canvi d’ubicació de les oficines del magatzem i b) una nota interior

a la directora del departament comercial perquè li indiqui la quantitat d’exemplars que es tornaran al final de mes.

Redacta un exemple dels dos documents que li han sol·licitat al Manel.

Cas pràctic 4

AVÍS

S’anuncia que el proper 20 de desembre les oficines del

magatzem es traslladaran a una nova ubicació, situada

uns metres més a baix, en aquest mateix carrer. A partir

d’aleshores la nova adreça serà C. Garric, núm. 18, nau 4.

20 de novembre de 2014

La Direcció Logística

Solució:

a) b)

13. Jordi Segarra treballa en el departament administratiu d’una empresa constructora. Una de les seves funcions és redactar les convocatòries de juntes d’accionistes de l’em-presa i les actes corresponents a cadascuna.

El proper 15 de febrer a les 10.00 hores s’ha convocat una junta ordinària. L’ordre del dia es compon dels punts següents:

1. Distribució del benefici obtingut per l’empresa l’any ante-rior, que ascendeix a 400.000 €.

2. Precs i preguntes.

A la junta van assistir el 100 % dels accionistes. S’hi va decidir per unanimitat que el benefici es distribuís entre els socis de manera proporcional al capital aportat per cada un d’ells. En el torn de precs i preguntes ningú no va dir res, de manera que la reunió va concloure a les 11.00 hores.

Elabora tant la convocatòria de la junta d’accionistes com l’acta corresponent.

14. En grups de diversos alumnes, redacteu una convocatò-ria de reunió per debatre la possible destinació per a un viatge de fi de curs i els mitjans de finançament. Un cop feta la reunió, quan s’arribi a un acord, elaboreu una acta en la qual es resumeixi aquesta reunió i es deixi constàn-cia de l’acord pres i de les possibles votacions.

15. Hi ha alguna relació entre l’elaboració d’una convocatòria i la d’una acta?

16. Es podria utilitzar indistintament un avís o una nota inte-rior per comunicar un mateix assumpte? Justifica la teva resposta.

17. Cerca a Internet una convocatòria (la d’una Junta Gene-ral d’accionistes d’una empresa o la d’una comunitat de propietaris d’habitatges) i identifica les parts que la com-ponen. Per facilitar-t’ho et proporcionem l’enllaç següent:

www.ocu.org/vivienda-y-energia/comunidad-de-propietarios/modelos/convocatoria-de-junta-general-ordinaria-y-anexo-de-delegacion-de-voto530754.

Activitats

Casos pràctics: s’apliquen els coneixements apresos a problemes i situacions reals de l’entorn professional.

Activitats: permeten treballar els continguts a mesura que s’expliquen i asseguren un aprenentatge progressiu.

Test de repàs: ajuda a detectar qualsevol llacuna de coneixements.

Comprova el teu aprenentatge: una pàgina d’activitats fi nals agrupades per criteris d’avaluació.

Síntesi: esquema dels continguts estudiats en la unitat.

Se t’indiquen les destreses que adquiriràs.

Una exposició clara i concisa de la teoria, acompanyada de requadres al marge que ajuden a entendre els aspectes més importants:

Claus i consells

Sabies que...?

Vocabulari

Web

Important

Pràctica fi nal: per posar en pràctica de manera global tot allò que s’ha après en la unitat.