capitulo iv diseÑo de un modelo de...
TRANSCRIPT
Capítulo IV
92
CAPITULO IV
DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS QUE CONTRIBUYA A LA DETERMINACIÓN DE COSTOS DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DISTRIBUIDORAS DE PRODUCTOS QUÍMICO FARMACÉUTICOS DEL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.
A. Generalidades Con el propósito de superar la falta de una efectiva herramienta de un modelo de
control de inventarios que contribuya en la determinación de costos en las medianas
empresas Distribuidoras de Productos Químicos Farmacéuticos en el municipio de
San Salvador, se ha diseñado un modelo de control de inventarios con el cual se
logrará mejorar los controles contables sustancialmente, mediante el registro
oportuno y adecuado de los inventarios y que al final se obtenga como producto la
información necesaria para una mejor toma de decisiones.
B. Objetivos de la Propuesta 1. Objetivo General
Diseñar un modelo de control de Inventarios que contribuya a la determinación de
costos en las Medianas Empresas Distribuidoras de productos Químico
Farmacéuticos del Municipio de San Salvador.
2. Objetivos Específicos Facilitar políticas y procedimientos para el control y manejo de inventarios, con
el fin de asegurar que estos sigan un orden en la compra, recepción y
almacenamiento de los productos.
Proporcionar los lineamientos para la elaboración de los presupuestos, como
elementos de planificación de inventarios con el fin de constituir una
herramienta útil de control de costos.
Capítulo IV
93
Contribuir a la toma de decisiones gerenciales mediante la identificación de
los tipos de costos de inventarios.
C. Importancia de la Propuesta
La importancia radica en la contribución a las medianas empresas distribuidoras de
productos químicos farmacéuticos de un modelo del que se propone el control y
manejo eficiente de inventarios para propiciar la determinación de los costos.
El control de los inventarios resulta de vital importancia, para la toma de decisiones,
control de desempeño, organización eficiente y capacitación al personal de la
empresa; dado que la falta de este puede causar un fuerte impacto en las utilidades
de la empresa, con un adecuado control y manejo de los inventarios la empresa
puede hacer frente a las demandas de sus productos y de esta manera incrementar
las ventas.
D. Justificación de la Propuesta
Mediante la investigación de campo se determinó que las medianas empresas
distribuidoras de productos químico farmacéuticos del Municipio de San Salvador; no
cuentan con algunos controles de inventarios para la determinación de costos, pues
los controles actuales además de ser incompletos no garantizan que los mismos
aporten información exacta, debido a que presentan las siguientes deficiencias:
políticas incompletas al control de los inventarios, falta de presupuestos relacionados
a inventarios, procedimientos no definidos para la recepción de los productos, falta
de registros de productos dañados y obsoletos en el período contable; es por ello
que con el modelo propuesto se espera mejorar la calidad y complementar los
controles existentes, mediante el ordenamiento y registro sistematizado y oportuno
de la información, de forma tal que se reduzcan los riesgos de inventarios
relacionados a la escasez, excesos, faltantes, deterioro, obsolescencia, lo que
redundaría en los efectos de los costos y por ende en la reducción de las utilidades
Capítulo IV
94
de estas empresas. Además, se espera que con la implementación de dicha
propuesta que la gerencia cuente con la información adecuada y oportuna para la
toma de decisiones estratégicas para el negocio.
Dada la magnitud de los inventarios de estas empresas clasificados por materiales
de empaques secundarios, productos maquilados y productos terminados, deben
contar con instrumentos que faciliten y les permita un control eficiente de los mismos,
por medio de procesos y procedimientos desde que se inicia la negociación de la
compra con los proveedores hasta la colocación de los productos en las bodegas
correspondientes, así como el control y manejo interno en las diferentes áreas
involucradas.
Los programas de cómputo son excelentes, sin embargo, el que estén bien
estructurados no garantiza que vayan a cubrir las necesidades de información, si no
son alimentamos con información real y constante.
E. Beneficios del Modelo de Control de Inventarios
Contribuirá en la obtención de información oportuna y confiable para la toma
de decisiones.
Se podrá mediante el control de los inventarios facilitar el proceso de control
de compras.
Permitirá la coordinación entre las diferentes áreas de la empresa.
F. Características del Modelo
El modelo es flexible porque puede estar sujeto a cambios de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
Es una guía, que permite orientar a los empleados de la empresa a realizar el
trabajo de control en una forma lógica.
Capítulo IV
95
Es de tipo proactivo debido a que los resultados del control sirven para tomar
las medidas necesarias en las operaciones futuras de la empresa mediante el
la determinación de los costos.
G. Esquema del Modelo
Introducción
El esquema del Modelo de Control de Inventarios, que contribuya a la determinación
de Costos, en las Medianas Empresas Distribuidoras de productos Químico
Farmacéuticos del Municipio de San Salvador, se ha diseñado en cuatro etapas
como se detalla a continuación:
La primera etapa se denomina “Proceso de obtención de inventarios” esta se
clasifica en cuatro procesos que son: primero identificación y evaluación de
necesidades de inventarios, segundo negociación, tercero autorización de compras y
el cuarto es la compra. La identificación y evaluación de necesidades de inventarios
se considera importante para el proceso de obtención de inventarios, es por ello que
en este proceso se desarrollan diferentes aspectos relacionados con la planificación,
producción, insumos y proveedores; en el proceso de negociación se pactan precios,
cantidad, calidad, y fechas de entrega, es por eso que se ha desarrollado
procedimientos que ayuden a la negociación con los proveedores de la empresa; en
el proceso de autorización de compras se esquematiza un procedimiento para dicha
autorización y en el último proceso de compra, se desarrolla el procedimiento para la
adquisición y las políticas a considerar.
La segunda etapa se denomina “Control de inventarios” en esta etapa se incluyen
temas importantes relacionados al control, está dividida en tres partes: control físico,
control contable y control financiero, esta clasificación obedece a un orden lógico
iniciando con el control físico debido a que este debe brindar seguridad en las
operaciones realizadas en el almacenaje, control de las existencias mediante el
Capítulo IV
96
registro oportuno de las entradas y salidas del almacén, en fin todo lo relacionado al
control y manejo de inventarios. Como en toda empresa se necesita confiabilidad y
veracidad en la información para poder tomar decisiones de inversión, compra y
ventas, es por ello que en el control contable, se incluyen procedimientos para que
los encargados del control físico en el almacén, compras, ventas y producción
proporcionen la información sobre las operaciones realizadas al departamento
contable, la que servirá para que los registros se realicen oportunamente en la
contabilidad. El control financiero comprenden los presupuestos, control de máximos
y mínimos, niveles de inversión y las razones financieras relacionadas a inventarios,
este control es importante para la empresa pues contribuye a tomar decisiones
gerenciales.
La etapa tres denominada “Determinación de costos” está clasifica por los
métodos de valuación y medición de inventarios, costos de inventario, determinación
y valorización de costos. Los métodos de valuación y medición de inventarios se
presentan mediante un esquema detallando cada uno de los métodos aceptados por
las Normas Internacionales de Contabilidad y el Código Tributario. En el desarrollo
de Costos de Inventarios se muestran en dos partes, en la primera parte se ha
desarrollado los costos de inventarios según NIC los que son utilizados para la
valuación de inventarios, y en la segunda parte se detallan los inventarios de gestión.
Para finalizar esta etapa se detalla cada uno de los costos directamente utilizados en
el proceso de acondicionamiento, de los que se necesita obtener la información para
la eficiente determinación de los mismos.
La etapa cuatro “Contribución a la determinación de Costos” se ha diseñado para
mostrar los beneficios que se obtienen al realizar el control eficiente, según los
procesos y procedimientos diseñados en las tres etapas anteriores.
Capítulo IV
97
ETAPA III
DETERMINACIÓN
DE COSTOS
MÉTODOS DE VALUACIÓN Y MEDICIÓN DE INVENTARIOS
COSTOS DE LOS INVENTARIOS DETERMINACIÓN DE COSTOS
ETAPA I
PROCESO DE OBTENCIÓN DE INVENTARIOS
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE
NECESIDADES DE INVENTARIOS
AUTORIZACIÓN DE COMPRAS
NEGOCIACIÓN
COMPRA
ETAPA IV CONTRIBUCIÓN
A LA DETERMINACIÓN
DE COSTOS
INFORMACIÓN SOBRE INVENTARIOS
INCORPORACIÓN DE LOS COSTOS A LA CONTABILIDAD FINANCIERA
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
Plan de Implementación FUENTE: EQUIPO DE TESIS
Esquema de un Modelo de Control de Inventarios, que contribuya a la determinación de Costos, en las Medianas Empresas Distribuidoras de Productos Químico Farmacéuticos del Municipio de
San Salvador.
ETAPA II
CONTROL CONTABLE DE INVENTARIOS DAÑADOS Y OBSOLETOS
REALIZACIÓN DE INVENTARIOS FÍSICOS
REGISTRO CONTABLE DE INVENTARIOS.
CONTROL Y REGISTRO CONTABLE
PRESUPUESTOS CONTROL DE MÁXIMOS
Y MÍNIMOS NIVELES DE INVERSIÓN TÉCNICAS DE ANÁLISIS POLÍTICAS
CONTROL
FINANCIERO CONTROL
FÍSICO
CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE INVENTARIOS
CONTROL EN EL MANEJO DE INVENTARIOS
FORMATOS DE CONTROL DE INVENTARIOS
POLÍTICAS
Capítulo IV
98
ETAPA I PROCESO DE
OBTENCIÓN DE INVENTARIOS
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE
NECESIDADES DE INVENTARIOS
AUTORIZACIÓN DE COMPRAS
NEGOCIACIÓN COMPRA
Capítulo IV
99
1. Etapa I. Proceso de Obtención de Inventarios En la presente etapa se desarrollan diferentes temas para evaluar la obtención de los
inventarios.
1.1 Obtención de Inventarios En la siguiente figura se detallan los diferentes productos para la obtención de
inventarios para el proceso de acondicionamiento.
OBTENCIÓN DE
INVENTARIOS
INVENTARIOS PARA PROCESO
DE ACONDICIONAMIENTO
MATERIALES DE EMPAQUES:
FRASCOS Y TAPAS CAJAS ETIQUETAS OTROS
Emblistados y Celofanados
Elixires, jarabes, suspensiones, soluciones y tinturas
Ungüentos, pomadas, cremas y gels
Tabletas, tablecaps, grageas, grageatabs, capsulas y granulados
PRODUCTOS TERMINADOS LISTOS PARA LA VENTA
MAQUILAS:
FORMAS SÓLIDAS
FORMAS SEMISÓLIDAS
FORMAS LIQUIDAS
OTROS
Figura 1
Inventarios de Productos para Proceso de Acondicionamiento y su posterior Venta.
Capítulo IV
100
1.2 Identificación y Evaluación de Necesidades de Inventarios
La identificación y Evaluación de necesidades de inventarios inicia desde el momento
en que se toma la decisión de producir un articulo nuevo o vigente para atender la
demanda del mercado, entonces, es necesario identificar las diferentes opciones de
proveedores, midiendo los aspectos cualitativos (calidad, garantía, tiempo de
entrega, etc.) y cuantitativos (precios y volumen o cantidad); todo con el propósito de
aprovisionarse con los insumos y materiales necesarios en la producción en el
momento en que se necesitan y evitar con ello problemas de desabastecimiento que
puedan conllevar inclusive a la pérdida de mercado.
La identificación de necesidades de inventarios se determina de la siguiente manera:
Por medio de la Planificación
Identificación de insumos y proveedores.
1.2.1 Planificación
La planificación a corto plazo para la obtención de inventarios es importante, ya que
constituye la base para proyectarse, prever y organizar sobre las necesidades de
inventarios en la empresa. La planificación es elemental para tomar decisiones de
producción, compra y venta.
A continuación se detallan dos asuntos fundamentales que se deberán concretar
para la planificación de inventarios:
1. Cuando (en que momento) debe realizarse los distintos pedidos de
materiales
2. Cuanto debe pedirse de cada material al emitir un pedido
Capítulo IV
101
Para dar respuesta a las interrogantes anteriores la administración tendrá que
considerar los siguientes factores:
Análisis de la demanda.
Costos de los Inventarios.
Necesidades de los Insumos
Proveedores Locales o Exteriores
Duración del plazo de Abastecimiento.
1.2.2 Identificación Insumos y Proveedores
En la figura 2 se muestra el proceso por medio del cual se identifican los insumos y
proveedores que la empresa requiere para la obtención oportuna de inventarios. El
proceso inicia con la planificación, esta requiere de información sobre inventarios,
como son el consumo, las existencias, las ventas, los máximos y mínimos, los
costos, los precios de los productos y el abastecimiento de inventarios; después de
analizar la información proporcionada sobre los inventarios se da paso a los
requerimientos al departamento de compras donde se encargarán de las
negociaciones y de evaluar las diferentes ofertas de proveedores, las cantidades, los
precios, etc. Para posteriormente concretizar la compra ya sea a proveedores locales
o exteriores. (Ver figura 2)
Capítulo IV
102
Procedimiento para la Identificación de insumos y proveedores
1.3 Negociación
En el proceso de obtención de inventarios, la negociación con los proveedores de la
empresa consiste en fijar precios, cantidades, calidad, cantidad, fechas de entrega
de las mercaderías, lugar de entrega de las mercaderías, formas y fechas de pago.
Para la buena negociación, se debe tomar en cuenta que la obtención de inventarios
esta debe ser justo a tiempo, compras eficientes y el trabajo en equipo que incorpore
proveedores de confianza que reduzca el riesgo de quedarse sin existencias.
La siguiente figura detalla asuntos importantes que ayudarán en la negociación con
los proveedores.
Fuente: Equipo de Tesis
Información de
Inventarios
Consumo de Inventarios Existencias Actuales Venta Anual Máximos y Mínimos Costos Actuales Precios de los Insumos Abastecimiento
Requerimientos
Compra
Planificación de las necesidades de
Inventarios
Proveedores: - Locales - Externos
Figura 2
Capítulo IV
103
Determina las condiciones aceptables en cuanto a fletes, descuentos, tiempo mínimo para la entrega de la mercadería
Crear un Registro de proveedores aprobados por la Gerencia, con las descripciones de los productos de cada uno.
Negociación
Comunicar el compromiso de calidad a los proveedores
Mantener una lista actualizada de precios de cada uno de los productos y por proveedor
Confianza Comunicación Compromiso Compra
Jefe de compras
Figura 3
Capítulo IV
104
1.3.1 Procedimiento de Negociación
Determinar el proveedor al que se realizará la compra
Jefe de Compra
Analiza precios, según archivo de proveedores
Negocia precios, cantidad y calidad de los productos a comprar.
Determina condiciones aceptables en cuanto a fletes, descuentos, tiempo para la entrega de la mercadería
Solicita cotizaciones a tres de los proveedores
Proporciona las cotizaciones a la Gerencia para la respectiva autorización
Capítulo IV
105
1.4 Autorización de Compras
El proceso de autorización de compras para la obtención de inventarios depende de
la negociación pactada con los proveedores, la gerencia recibe las requisiciones y/o
solicitudes de compra las que posteriormente son analizadas por la gerencia para su
aprobación.
1.4.1 Procedimiento para la Autorización de Compras
Recibe solicitudes de Compras para revisión y autorización.
Analiza la disposición para proporcionar calidad, precios, cantidad, entregas oportunas y servicio de los proveedores.
Revisa orden de compra con la cotización del proveedor.
Autoriza la solicitud y la compra.
Gerente General
Capítulo IV
106
1.5 Compra
El objetivo de las compras en la empresa además de la previsión de posibles
variaciones de la demanda, tiene la función de obtener factores productivos al menor
costo posible dentro de los estándares de calidad, debe de tenerse en cuenta
aspectos tales como las mermas, deterioros u obsolescencia a los que pueden estar
sujetos los productos adquiridos.
Los factores que deben considerarse con relación a la planeación de las compras
son:
Cuánto y cuando comprar en cada ocasión basados en Presupuestos
relacionados a los inventarios (compra y producción)
Adecuarse a la Políticas de compra establecidas.
Funciones a realizar al gestionar las compras:
Estudio del Mercado en el que se encuentra
Realización de peticiones de oferta a los proveedores
Selección de Oferta
Ejecución de Pedidos
Seguimiento de las ofertas y pedidos
Realización de reclamaciones, devolución o anulación de pedidos
Conocer las políticas de cada proveedor en cuanto a devoluciones.
Capítulo IV
107
1.5.1 Procedimiento de Compra
Departamento de Producción
Emite solicitud de Compra (Formato CI-02)
Jefe de Compras
Verifica en la información sobre las existencias actuales, para constatar la necesidad de la compra (tomando en cuenta la política de máximos y mínimos)
Sigue el procedimiento de negociación.
Remite solicitud al jefe de compras.
Recibe Solicitudes de Compra
Recibe orden de compra autorizada.
Envía orden de compra autorizada al proveedor seleccionado (vía fax o e mail).
Capítulo IV
108
1.5.2 Políticas de Compra
Toda información sobre cotizaciones se manejará única y exclusivamente por
los miembros del personal de compras en forma confidencial.
Se deberá hacer del conocimiento del proveedor que de no cumplir con la
entrega en la fecha convenida, se le cancelara la compra.
Las requisiciones, se podrán cotizar con tres proveedores como mínimo.
Solo se recibirá mercadería de proveedores que estén de acuerdo a las
facturas, precios y condiciones pactadas en el pedido.
No se recibirán mercaderías de los proveedores que no vengan acompañadas
de su factura de cobro original y orden de compra correspondiente.
Todo material, solicitado mediante requisición por las unidades, deberá estar
debidamente detallado y especificado, de lo contrario no se le dará el trámite
correspondiente.
Deberán negociarse los descuentos por volúmenes comprados
Deberán pactarse los plazos de pago de las compras al crédito
No se recibirán obsequios, gratificaciones o cualquier tipo de invitaciones, que
puedan influir, de algún modo en la selección del proveedor.
Toda operación de compra de materiales e insumos, deberá estar considerada
en el presupuesto de compras y producción.
Las compras serán presupuestadas anualmente, basadas en datos de años
anteriores y en las proyecciones de la empresa.
El departamento de bodega deberá hacer la requisición de compras para los
materiales al tener una existencia del 20% de la última compra, tomando en
cuenta el ritmo del consumo y el plazo de entrega de los proveedores.
Capítulo IV
109
ETAPA II
CONTROL CONTABLE DE INVENTARIOS DAÑADOS Y OBSOLETOS
REALIZACIÓN DE INVENTARIOS FÍSICOS
REGISTRO CONTABLE DE INVENTARIOS
PRESUPUESTOS
CONTROL DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS
NIVELES DE INVERSIÓN
TÉCNICAS E ANÁLISIS
POLÍTICAS
CONTROL Y
REGISTRO CONTABLE
CONTROL FÍSICO
CONTROL
FINANCIERO
CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE INVENTARIOS
CONTROL EN EL MANEJO DE INVENTARIOS
FORMATOS DE CONTROL DE INVENTARIOS
POLÍTICAS
Capítulo IV
110
2. Etapa II Control de Inventarios El control de inventarios consiste en un trabajo técnico y de procedimientos utilizados
para establecer y mantener las cantidades óptimas de materiales requeridas, para
que la empresa cumpla con sus objetivos.
2.1 Control Físico
El control físico consiste en la acción del control de las existencias reales y en
producción y su comparación con las necesidades presentes y futuras, teniendo en
cuenta el ritmo del consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas
para atender la demanda. Además es necesario tener adecuados niveles de stock, a
continuación se detallan las funciones de la gestión de stock:
Funciones de la Gestión de Stock:
Coordinar programas de venta, producción y compras.
Establecer niveles de inventarios de cada producto en función de la
demanda.
Realizar el seguimiento sistemático de los pedidos a los proveedores.
Conocer las existencias, entradas y salidas.
Asegurar que las peticiones de materiales sigan un orden adecuado,
evitando olvidos y retrasos en las entregas.
Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.
El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.
Capítulo IV
111
2.1.1 Control de Entradas y Salidas de Inventarios.
El control de las entradas y salidas de inventarios se llevará a cabo mediante
registros e informes periódicos que se relacionan con la compra, recepción,
almacenamiento y entrega de los materiales. Los registros deberán mostrar la
cantidad y el costo de los materiales pedidos a los proveedores, recibidos de éstos,
almacenados y posteriormente entregados de manera que las existencias mostradas
en el Kardex computarizado de Inventarios estén correctamente registradas.
Como parte del control de las entradas y salidas de inventarios se detalla en la figura
5 considerando la necesidad de segregación de funciones relativas a inventarios,
tales como adquisición, recepción y almacenaje; posteriormente a esto se muestra el
control para los materiales enviados a los Laboratorios Maquiladores en el que se
presenta mediante una figura el procedimiento y operación de los materiales
enviados a los laboratorios y finalmente un procedimiento para el control de
Inventarios para detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco
movimiento.
Capítulo IV
112
Almacenaje
Acondicionamiento
Compra
Recepción
- Consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se requieren
- Y colocar la orden de compra, mantener la vigilancia sobre la entrega oportuna del material.
- Encargarse del envío de los materiales e insumos comprados a los proveedores para los laboratorios maquiladores.
- La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
- Preparación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación.
- La entrega o envío de los productos recibidos a los almacenes determinados.
El control incluye lo siguiente: - Comprobación de las cantidades que se
reciben para determinar que son correctas. - Facilitar almacenaje adecuado, como
medida de protección contra las extracciones no autorizadas.
- Control de extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción
- Control en los envíos de Materiales a los laboratorios maquiladores.
- El control y prevención de obsolescencia y daño en las existencias de inventarios.
- La información adecuada sobre el movimiento de la adecuación y los inventarios.
- Notificación rápida sobre productos dañados o averiados, de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios puedan ser debidamente contabilizados.
Figura 4
Capítulo IV
113
Control para los materiales enviados a los Laboratorios Maquiladores
Para el control de los insumos enviados a los laboratorios se requiere de involucrar a
los departamentos de compras, producción y almacén, para trabajar en coordinación
con los proveedores y los laboratorios maquiladores. En la siguiente figura se sugiere
un procedimiento para dicho control.
Según el procedimiento mostrado en la figura 6, esta función de control obedece, a
la necesidad de satisfacer oportunamente los requerimientos de acondicionamiento,
optimización de espacios en las bodegas así mismo el pago de transporte por los
envíos de los materiales e insumos a los laboratorios. El control de los materiales se
Compras
Proveedor
Gerente de Producción
(Acondicionamiento)
Control de los Materiales
Solicita
Requerimientos
Maquilador Entrega
Procede a Maquilar, previa orden de compra
RecibeInforma
Despacho
Entrega
Entrega
Informa
Figura 5
Capítulo IV
114
preocupa de optimizar los requerimientos, vía su satisfacción en forma oportuna y
procura tener el conocimiento lo mas exacto posible de las existencias, el flujo de las
compras y el envío a los laboratorios, de los materiales e insumos necesarios para
las maquilas.
Control de Inventarios para detectar y gestionar los materiales
obsoletos, dañados o de lento movimiento
En atención a que pueden generarse pérdidas de valor de los inventarios en el
proceso de las operaciones de la empresa, deben existir procedimientos
permanentes que permitan identificar las existencias con problemas de
obsolescencia, averiados o daño; a continuación se sugieren los siguientes
procedimientos para el control antes mencionado:
Identificar y revisar los productos después de recibirlos que estos estén en
buenas condiciones y sean los solicitados según orden de compra; e informar
al jefe de compras en el caso de que se reciban productos dañados para que
realice las devoluciones al proveedor (Ver Formato CI-03); dicha devolución
se realizará a más tardar en dos días hábiles posteriores a la recepción.
Realizar revisiones cada tres meses especialmente a los productos con fecha
de vencimiento, e informar a la gerencia referente a los que se encuentran
próximos a vencer; cuando los productos presenten evidencia de daño físico o
vencimiento se informará al departamento de contabilidad mediante formato
de baja de productos autorizada por la gerencia (Formato CI-04).
El personal de Contabilidad realizará y coordinará inventarios con el propósito
de comprobar que las existencias estén debidamente identificadas y detectar
a tiempo posibles pérdidas por vencimientos y/o deterioro.
Capítulo IV
115
En la siguiente figura se muestra el procedimiento de control para detectar y
gestionar los materiales dañados y obsoletos, este procedimiento detalla las
funciones a realizar por los departamentos de bodega y contabilidad.
Procedimiento de Control de Inventarios para detectar y gestionar los materiales dañados y obsoletos
BODEGUERO
● Recibe Productos (Empaques, Productos Farmacéuticos)
● Revisión de Productos
CONTABILIDAD ● Realiza Inventarios Físicos
INFORMES
Productos con corto vencimiento.
Adecuada Identificación de productos
● Comprobación ● Verificación
Productos Recibidos con averías
Productos con corto vencimiento
Productos con poco movimiento
● Realiza inspecciones en las bodegas.
● Identificación adecuada de los productos (Nombre y fecha de Vencimiento)
Figura 6
Capítulo IV
116
2.1.2 Control en el Manejo de Inventarios
La importancia del control en el manejo de inventarios está en la eficiencia del buen
control interno. La siguiente figura muestra el control en el manejo de los inventarios,
el control en los procesos de gestión del almacenamiento, las ubicaciones de los
productos, informes, identificación, separación de mercaderías para laboratorios y
bodegas, tener la mercadería debidamente identificada teniendo en cuenta el ritmo
del consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones.
Almacenamiento
Ubicaciones
Existencias
Control y Registro de
Compras
Figura 7
Capítulo IV
117
El jefe de bodega será el responsable de mantener el control y manejo de los
materiales, según los siguientes lineamientos:
Los materiales deben ser marcados o etiquetados con claridad,
identificándolos con el nombre y fecha de vencimiento. Sin lo anterior es fácil
colocar mal o perder los materiales.
Controlar las temperaturas adecuadas para cada tipo de materiales.
La entrega de materiales deben ser únicamente contra las requisiciones
autorizadas
El jefe de bodega en coordinación con el auxiliar serán los responsables de la
correcta ubicación de cada uno de los productos en las bodegas.
Colocar los materiales recibidos adecuadamente en los estantes de las
bodegas correspondientes.
Organizar la bodega mediante zonificación (ver ejemplos de zonificación de
bodegas Figura 8 y 9).
Control y Manejo de Materiales en el Almacenamiento
Control y Manejo de las Ubicaciones de los Materiales
Proceso de Control en el Manejo de Inventarios
Capítulo IV
118
Ejemplo de Zonificación e Identificación de Bodegas El siguiente ejemplo de zonificación de Bodega para el control de los materiales y de
la bodega se presenta como una alternativa para la mejor identificación de los
diferentes productos existentes.
Bodega # 1 de Materiales
Numerar Estantes
Clasificar Productos
Cajas Etiquetas Dispensadores Insertos, etc.
Estante 1
Nivel 1, Identificar con Letra A
Nivel 2, Identificar con Letra B
Nivel 3, Identificar con Letra C
Nivel 4, Identificar con Letra D
Ubicación de los Productos
Estante 1 Nivel A
Cajas para productos:
Línea A
Línea B
Línea C
Estante 1 Nivel B
Etiquetas para los
productos:
Línea A
Línea B
Ejemplo de Zonificación de Bodegas para el Control de Ubicaciones
Figura 8
Capítulo IV
119
Bodega # 2 de Productos Formulados o Maquilados
Numerar Estantes
Clasificar Productos
Ampollas Inyectables Ampollas Bebibles Jarabes Soluciones Bebibles Tabletas Capsulas Grageas Cremas
Estante 1
Nivel 1, Identificar con Letra A
Nivel 2, Identificar con Letra B
Nivel 3, Identificar con Letra C
Nivel 4, Identificar con Letra D
Ubicación de los Productos
Estante 1 Nivel A
Ampollas Inyectables:
Línea A (Vitaminas)
Presentación 1
Estante 1 Nivel B
Ejemplo de Zonificación de Bodegas para el Control de Ubicaciones
Ampollas Inyectables:
Línea A (Vitaminas)
Presentación 2
Estante 1 Nivel C
Ampollas Inyectables:
Línea B (Antigripales)
Estante 1 Nivel D
Ampollas Inyectables:
Línea C (Analgésico)
Figura 9
Capítulo IV
120
Para el control de las compras como parte del control en el manejo de materiales, el
jefe de compras deberá realizar las siguientes actividades:
Coordinar con los proveedores que las compras de materiales y materias
primas sean enviadas directamente a los Laboratorios Maquiladores.
Que los viajes de manejo de materiales siempre que sea posible, no debe
hacerse un viaje vacío, ejemplo: Al recoger los productos formulados o
maquilados a los laboratorios, llevar los pedidos a los clientes.
Para el control de los registros será responsabilidad del departamento de
contabilidad:
Revisar el registro de las compras y devoluciones.
Revisar el costo de los productos registrados en el sistema de inventario
computarizado.
El Control y manejo de los inventarios para las existencias el jefe de compras en
coordinación con el jefe de bodega deberán realizar las siguientes actividades:
Revisar las existencias de los inventarios a fin de determinar los productos
que tengan mayor rotación.
Controlar el punto máximo a cubrir y lo mínimo de los materiales que tendrá
en bodega (ver políticas de máximos y mínimos página 152)
Control y manejo de los Inventarios para el registro y control de las Compras
Control y Manejo de Existencias
Capítulo IV
121
2.1.3 Formatos de Control de Inventarios
Los formatos de control inventario se consideran importantes en el control de los
mismos, a continuación se muestran algunos formatos con su respectiva guía de
utilización. (Ver Formatos CI-01 al CI-08)
Formato CI-01: Orden de Compra EMPRESA XYZ, S.A. DE C. V. Registro No._______________ NIT: _____________ ORDEN DE COMPRA Proveedor: No. Orden: _____________ Días de Crédito: Fecha: Código Producto Cantidad Unidad Precio Unitario Total Observaciones: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _______________ _________________ Aprobado por Hecho por
Capítulo IV
122
ORDEN DE COMPRA
El formato CI-01 “Orden de compra”, tiene como objetivo registrar y solicitar los
diferentes pedidos de productos a los proveedores.
Guía de llenado Proveedor: Anotar el nombre completo del proveedor al cual se le esta solicitando
los artículos.
No de Orden: Se deberá llenar un correlativo de las órdenes de compra
Días de Crédito: Se especificara el plazo en días de crédito que se tiene con ese
proveedor.
Fecha: Anotar la fecha en la que se elabora la orden de compra
Código: Anotar el código de los productos que se están solicitando
Producto: Anotar el nombre completo de los artículos que se están solicitando
Cantidad: Anotar el numero de unidades solicitadas
Unidad: Anotar la unidad de medida que se solicita ya sea esta yardas, metros,
libras, kilogramos, quintales, etc.
Precio Unitario: Anotar el valor monetario en la cal se pacto los artículos
solicitados.
Total: Se deberá totalizar la cantidad solicitada por el precio unitario.
Observaciones: Se deberá especificar cualquier dato que sea necesario para la
compra de los productos.
Aprobado Por: La deberá firmar el jefe de compra
Generada Por: La deberá firmar la persona quien elaboro la orden de compra
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
123
EMPRESA, X, Y, Z
Departamento Solicitante ________________ Fecha de Elaboracion de Solicitud__________Fecha requerida________________________ Fecha de Recibido en Compras____________
COD. EXIST. Cant. Solic. Unidad de Medida Descripcion
Destino de los Articulos________________________________________________________
Proveedores Recomendados______________ Observaciones___________________________________________________________ __________________________________
_______________ ________________ _______________ _______________Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma Solicitante Jefe Inmediato Gerente Jefe de Compras
COTIZACIONES A PROVEEDORES
SOLICITUD DE COMPRA
Formato CI-02: Solicitud de Compra
Fuente: Equipo de Tesis
Nº ____________
Capítulo IV
124
SOLICITUD DE COMPRA
El formato CI-02 “Solicitud de compra”, tiene como finalidad solicitar al
departamento de compras para que adquiera determinados materiales, ya sea
para reponer las existencias actuales o para adquirir algunos materiales de los
cuales no hay existencias o están en su nivel mínimo de existencia.
Guía de llenado Indicaciones Generales 1- Llenar la solicitud a maquina o manuscrito con letra legible
2- Las solicitudes serán presentadas en el departamento de compras
3- No se recibirán la solicitud que estén incompletas
Identificación del departamento. Anotar el nombre del departamento que esta solicitando los materiales
Fecha requerida Anotar la fecha en la cual necesita que los materiales le sean entregados
Fecha de elaboración de Solicitud. Anotar la fecha en la cual esta haciendo la solicitud
Fecha de recibido en compras Casilla de uso exclusivo del departamento de compras, fecha en la cual se recibe.
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
125
Código Anotar el número de código de los materiales que esta solicitando
Existencia. Casilla de uso exclusivo del departamento de compras, para determinar si los artículos
solicitados están en existencia.
Cantidad Solicitada. Anotar el número de artículos que esta solicitando.
Unidad de Medida. Anotar la unidad de medida kilos, gramos, libras en el caso que no sea por unidades.
Descripción Anotar las especificaciones necesarias de los artículos que esta solicitando.
Cotizaciones a proveedores. Casilla de uso exclusivo del departamento de compras
Destino de los artículos Anotar las especificaciones necesarias para detallar en que se le darán uso los
artículos solicitados.
Proveedores Recomendados. Anotar el nombre de algún proveedor que se tenga seleccionado en el caso cumpla
con todas las especificaciones necesarias.
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
126
Observaciones.
Anotar cualquier dato que considere necesario para que se le realice la compra
Nombre y firma del solicitante. Anotar el nombre y firma de la persona que esta solicitando los materiales
Nombre y firma del jefe inmediato. Anotar el nombre y firma del jefe del área donde se están solicitando los
materiales.
Nombre y firma del gerente. El gerente de área firmará la solicitud de autorizada.
Nombre y firma del jefe de compras. El jefe de compras firmara la solicitud para dar proceso a la compra.
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
127
Formato CI-03: Devolución a Proveedor.
Logo y Nombre de la Empresa (1)No. De Folio ________
(2) C.C.F. #____________ (3) Fecha de C.C.F. (4) Fecha de
Elaboración DIA MES AÑO
(5) Proveedor: (6) Lote No. _____________
(7)
No
(8) Código
(9) Descripción
(10)
Presentación
Cantidad (13)
Costo
Unitario
(14) Costo
Total (11) Pedido (12) Devolver
(15) Observaciones:
(16) Elaboró
(17) Autorizó
(18) Recibió
Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
128
Guía de Llenado
1 FOLIO Anotar el número correlativo, correspondiente
2 C. C. F. # Anotar el numero del Comprobante de Crédito
Fiscal, con el cual fueron recibidos los productos
en el Almacén
3 Fecha de C.C.F. Anotar la fecha del CCF
4 Fecha de Elaboración Anotar el día, mes y año en que se elaboró el
Formato de devolución
5 Proveedor Anotar el nombre o denominación del proveedor
que surtió los productos.
6 Lote No. Anotar el número de lote del producto a devolver
(Sólo para los productos farmacéuticos),
Empaques
7 No. Anotar el número correlativo de los productos a
devolver.
8 Código Anotar el código de identificación del producto
9 Descripción Anotar la descripción del producto a devolver.
10 Presentación Anotar el tipo de presentación del producto
devuelto.
Devolución a Proveedor
El formato CI-03 “Devolución a Proveedor”, Tiene como finalidad registrar y
controlar las devoluciones de artículos recibidos en mal estado o averías a los
proveedores.
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
129
Fuente: Equipo de Tesis
11 Cantidad Pedido Anotar la cantidad de productos que se recibieron
en su momento.
12 Cantidad Devuelta Anotar la cantidad de productos a devolver.
13 Costo Unitario Anotar el costo en dólares al que se adquiere los
Productos.
14 Costo Total Anotar el importe total en dólares de los
productos a devolver.
15 Observaciones Anotar las causas que originan la devolución.
16 Elaboró Anotar nombre y firma del jefe del almacén
17 Autorizó Anotar el nombre y firma del gerente
18 Recibió Anotar el nombre y firma del proveedor
Capítulo IV
130
Formato CI-04: Baja de Productos.
Logo y Nombre de la Empresa
BAJA DE PRODUCTOS DAÑADOS Y OBSOLETOS
(1) No de Folio
(2) Fecha Día Mes Año
(3) Descripción (4)
Presentación(5)
Cantidad(6)
No Lote (7) Fecha de
Vencimiento
(8) Observaciones:
(9) Jefe de Almacén
Nombre y Firma
(10) Gerente
Nombre y Firma
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
131
Baja de Productos
El formato CI-04 “Baja de Productos”, Tiene como finalidad el informe, registro y
control de los inventarios dañados y obsoletos para ser reconocidos contablemente
en el período contable.
Guía de Llenado
1 Folio Anotar el número consecutivo correspondiente al
Formato
2 Fecha Anotar el día, mes y año en que se elabora el-
Formato.
3 Descripción Anotar detalladamente las características
Generales de cada uno de los bienes dañados
y/o obsoletos.
4 Presentación Anotar la presentación de los artículos dañados u
Obsoletos, sean kilos, litros, cajas, cápsulas, etc.
5 Cantidad Anotar el número de unidades de cada artículo
6 No. De Lote Anotar el número de lote de los productos,
Cuando sean productos farmacéuticos.
7 Fecha de Vencimiento Anotar la fecha de vencimiento, cuando los
Productos sean farmacéuticos.
8 Observaciones Anotar los comentarios a que den lugar las
Características de los productos dañados u
Obsoletos.
9 Jefe de Almacén Anotar el nombre completo y firma del jefe del –
Almacén.
10 Gerente Anotar el nombre completo y firma del jefe del –
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
132
Formato CI-05: Requisición Nº ________
Logo y Nombre de la Empresa
REQUISICIÓN
Bodega: (2) ___________________________ (1) Fecha Día Mes Año
(3) CANTIDAD (4) DESCRIPCIÓN (5) COSTO UNITARIO
(6) COSTO TOTAL
____________________ ______________________ ___________________ (7) Autorizado por (8) Entregado por (9) Recibido por
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
133
Fuente: Equipo de Tesis
Requisición
El formato CI-05 “Requisición”, Tiene como finalidad el registro de las salidas y
control de los productos solicitados del departamento de producción a las bodegas.
Guía de Llenado
1 Fecha Anotar el día, mes y año en que se elabora el-
Formato.
2 Bodega Anotar la bodega a la que se le solicitan los
Materiales (Materiales o Productos formulados)
3 Cantidad Anotar la cantidad solicitada de los productos
4 Descripción Anotar la descripción de los artículos solicitados
5 Costo Unitario Anotar el costo unitario de los artículos (realizado-
(realizado-
por el departamento contable)
6 Costo Total Anotar el costo total de los artículos requeridos
(realizado por el departamento contable)
7 Autorizado por Anotar el nombre completo y firma del jefe de –
Producción
8 Entregado por Anotar el nombre completo y firma del jefe del –
almacén que entrega los materiales requeridos.
9 Recibido por Anotar el nombre completo y firma de la persona
que los productos requeridos.
Capítulo IV
134
Formato CI-06: Tarjetas de Inventario Físico
Logo y Nombre de la Empresa
TARJETA DE INVENTARIO FÍSICO
(1) Bodega: _____________________________ (2) No de Folio
(3) Fecha de
Inventario
Día Mes Año
(10) Elaboró
(11) Revisó
Nombre y Firma
Responsable del Conteo
Nombre y Firma
Jefe de Almacén
(4) Código
(5) Descripción
(6) Presentación
(7) Existencia
Física
(8) Existencia de
Sistema de Inventario
(9) Diferencias
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
135
Tarjeta de Inventario Físico
El formato CI-06 “Tarjetas de Inventario Físico”, Este formato tiene como
finalidad registrar y reportar las existencias obtenidas en la realización de
inventarios físicos en las diferentes bodegas de la empresa.
Guía de Llenado 1 Bodega Anotar la bodega en la cual se realiza el
inventario
(Material de Empaque, Productos Maquilados,
Productos Terminados)
2 FOLIO Anotar el número correlativo, de las tarjeta de –
Inventario.
3 Fecha de Inventario Anotar el día, mes y año que se realiza el –
Inventario.
4 Código Anotar el código del producto
5 Descripción Detallar las características generales de cada uno
De los artículos.
6 Presentación Anotar el tipo de presentación del artículo: Caja, -
Frasco, galón, litro, polvo, pastillas, ampollas,
según sea el caso.
7 Existencia Física Anotar la cantidad de artículos existentes según
Conteo realizado
8 Existencia según sistema de Inventario computarizado.
Anotar la cantidad mostrada según el sistema –
de Inventario.
9 Diferencias Anotar las diferencias encontradas
10 Elaboró Anotar el nombre y firma de la persona que –
realizó el conteo físico.
11 Revisó Anotar el nombre y firma del jefe almacén
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
136
Formato CI-07: Autorización de Envío a Laboratorios
Logo y Nombre de la Empresa
Autorización de Envío de Materiales a Laboratorios
Envío a:
(1) Laboratorio:____________________________
(2) No de Folio
(3) Fecha de
Envío
Día Mes Año
Código (4) Cantidad (5) Descripción (6)
______________ _______________ ______________ Autorizado (7) Entregado (8) Recibido (9)
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
137
Autorización de Envíos a los Laboratorios
El formato CI-07 “Autorización de Envíos a los Laboratorios”, Este formato
tiene como finalidad registrar y controlar el envío de materiales y materias primas a
los Laboratorios maquiladores.
Guía de Llenado 1 Laboratorio Anotar el nombre del Laboratorio al que se envían
envían
los materiales.
2 FOLIO Número Correlativo del Formato Prenumerado.
3 Fecha de Inventario Anotar el día, mes y año que se realiza el envío –
de los materiales al laboratorio.
4 Código Anotar el código del producto
5 Cantidad Anotar la cantidad enviada del producto
6 Descripción Detallar las características generales de cada uno
de los productos a enviar
7 Autorizado Nombre y firma del gerente de producción
8 Entregado Nombre y firma del encargado de bodega que -
Entrega los materiales
9 Recibido Nombre y firma de la persona que recibe los
Productos en el laboratorio
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
138
Formato CI-08: Hoja de Kardex
_________________
Bodeguero:
Nombre del Producto:
Entrada Salida Saldo Entrada Salida SaldoValores
DrogueríaKARDEX DE MATERIALES
#
DocuementoMovimientosFecha Tipo de
Movimiento
Capítulo IV
139
Hoja de Kardex
El formato CI-08 “Hoja de Kardex”, Este formato tiene como finalidad Controlar
mediante el registro de las entradas y salidas de los productos ya sea por compra,
ventas o producción, para comprobar las existencias físicas con las registradas en
el Kardex.
Guía de Llenado 1 Nombre del Producto Identificar el producto al que se realizan los
Movimientos de entradas y salidas.
2 Fecha Anotar la fecha en que se realiza la entrada o
La salida de los productos.
3 # de Documento Anotar el numero de documento con el que se–
Le da el ingreso o salida al producto, sea este
Comprobante de Credito Fiscal, Factura de
Importación, requisición, Etc.
4 Tipo de Movimiento Anotar el tipo de movimiento que se realiza
Este puede ser por medio de códigos, por –
Ejemplo “EC”= Entrada por Compra, “SP” =
Salida por Producción, “SA”= Salida por Avería
5 Movimientos Detallar las cantidades entradas o salidas y el
Saldo.
6 Valores Anotar el Valor por las entradas o Salidas
7 Bodeguero Anotar el nombre del responsable del registro
De las entradas y salidas
NOTA: Este formato puede ser utilizado de forma computarizada y de forma
manual.
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
140
2.1.4 Políticas Generales de Control Físico de Inventarios
Los inventarios de productos que la empresa adquiera para el desarrollo de
sus operaciones recibidos e ingresados al almacén serán codificados y
registrados oportunamente en el software de inventarios.
La información para el registro de entradas serán las facturas, créditos fiscales
o notas de remisión, para efectos de salida para producción será por medio de
requisiciones y las salidas por venta será la copia de factura o crédito fiscal del
pedido o notas de remisión.
En el interior del almacén no podrán permanecer personas ajenas al manejo
del mismo, el acceso del área será responsabilidad del encargado del
almacén.
Se establecerán medidas de seguridad y salvaguarda para las existencias de
inventarios, las cuales incluyen procedimientos preventivos y de seguridad
contra siniestros.
Los formularios utilizados para el control de inventarios serán prenumerados al
momento de emitirse y su uso será controlado permanentemente por el
encargado del almacén.
El punto de recepción final de los productos de compra se centralizará en el
almacén y se distribuirá en las áreas solicitadas.
Los errores que cometa el encargado del almacén en la recepción y entrega
de bienes deben notificarse a contabilidad y ajustarse por medio del proceso
de levantamiento de inventarios para el artículo en cuestión.
Toda recepción se deberá confrontar que los bienes recibidos cumplan con las
especificaciones descritas en el crédito fiscal o factura.
Toda recepción de pedidos estará amparada por el crédito fiscal o la factura
del consumidor final según corresponda.
Todos los documentos como Comprobantes de Crédito Fiscal o Facturas
deberán mostrar fecha de recibido, firma y nombre de la persona que recibió
los productos como evidencia de haber recibido de conformidad.
Capítulo IV
141
Toda compra en la que los productos presenten daño y/o no cumplan con las
características indicadas en la factura o crédito Fiscal, serán devueltos para
que sean sustituidos dando así inicio al proceso de reclamo.
Los errores que cometa el encargado del almacén al momento del registro en
la entrega de los productos deberá corregirse por él y tendrá que justificar el
error cometido y ser validado por el departamento de contabilidad.
Las devoluciones de los productos próximos a vencer, se recibirán solamente
con tres meses de anticipación al vencimiento, para darles el tratamiento en
cuanto a donaciones o ventas al personal.
2.2 Control y Registro Contable El control sobre los inventarios se relaciona directamente con la contabilidad, pues se
necesita que la información recibida de estos sea confiable, oportuna y exacta para
la toma de decisiones. Para el reconocimiento oportuno se clasifican las siguientes
categorías de inventarios: Materia Prima, Productos Terminados adquirido de
Proveedores, Inventario en Transito, Material de Empaque utilizado en Producción,
Inventario en Proceso.
2.2.1 Control Contable de Inventarios Dañados y Obsoletos
Los inventarios obsoletos, dañados deben ser dados de baja oportunamente de los
registros contables de inventarios, previa la investigación pertinente, y la debida
autorización del responsable.
Sin excepción alguna, se deberá contar con las justificaciones documentadas
requeridas; elaborándose un acta de destrucción de los inventarios dañados si ese
es el caso.
Capítulo IV
142
El registro contable de inventarios dañados y obsoletos se realizará mediante
informes proporcionados por el jefe de almacén, los que estarán debidamente
autorizados por la gerencia para el registro contable respectivo.
En la figura 10 se muestra el procedimiento para realizar el descargo de inventarios
dañados y obsoletos, estos se pueden identificar en el proceso de la recepción y en
la bodega dentro de la empresa por medio de realización de inventario físico y
revisión de la identificación de las mercaderías.
Procedimiento de Descargo de Inventarios Dañados y obsoletos.
En la Recepción de los Productos
Llenar formulario de devolución al
proveedor
Productos Averiados
Solicitar Nota de Crédito
Productos dañados dentro de la
Empresa
Descargar del Inventario
3- Productos Próximos a Vencer Donaciones ó venta a bajo precio
a empleados
Contabilizar la devolución
Reconocimiento Contable del daño u obsolescencia (Ver ejemplo de partida)
Realizar la Devolución Parcial
Se identifican por medio de: Inventarios Físicos, revisiones de identificaciones de los productos
Determinación de: 1- Productos dañados 2- Productos obsoletos
Preparación de informes de los resultados obtenidos
Figura 10
Capítulo IV
143
Tipo de Operación: DiarioFecha : _________________ Comprobante No. XX
Concepto : Productos dañados y obsoletos
Cuenta Descripción de Cuentas Parcial Debe Haber
1102 PROVISION PARA INVENTARIOS OBSOLETOS -$ 110201 PROVISION PARA INVENTARIOS OBSOLETOS -$
1101 INVENTARIOS -$ 110101 MATERIAS PRIMAS11010101 MAQUILAS -$ 110102 MATERIALES DE EMPAQUE -$ 110103 PRODUCTOS TERMINADO -$
4201 GASTOS DE VENTA -$ 420107 AVERIAS -$ 1101 INVENTARIOS110103 PRODUCTOS TERMINADO -$ -$
410104 COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIONAVERIAS -$
1101 INVENTARIOS -$ 110101 MATERIAS PRIMAS11010101 MAQUILAS -$ 110102 MATERIALES DE EMPAQUE -$
TOTALES -$ -$ ar
DROGUERIA:COMPROBANTE CONTABLE
Valores expresados en Dolares de los Estados Unidos de América
__________________Elaborado
_______________Autorizado
_________________Revisado
Ejemplo de partida para la contabilización de Productos dañados y obsoletos
SI HAY PROVISIÓN
SI NO HAY PROVISIÓN
Capítulo IV
144
2.2.2 Realización de Inventarios Físicos
La responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias, normalmente,
está a cargo del Almacén; no obstante la transparencia y veracidad de sus saldos
recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre
el Balance General y los Resultados del año. Por ello es necesaria la realización de
recuentos físicos mensuales los que deben basarse en procedimientos claramente
definidos, por consiguiente en la figura 11 se describe gráficamente los pasos a
seguir para la realización de inventarios físicos.
INVENTARIO FÍSICO DE EXISTENCIAS
ACTIVIDADES PRE-LIMINARES
Informar sobre la realización del inventario físico mediante un Memoramdum.
Ordenamiento previo del stock. Codificación del stock por ubicación. Verificación física de la ubicación del stock, de acuerdo
a su codificación. Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico. Verificación de colocación de las Tarjetas de Inventario.
Ordenamiento de stock de difícil conteo.
Conteo físico utilizando el método de “ barrer”
Se llenan Tarjetas o listados de Inventario físico (ver Formato CI-06) Redacción de Acta de Inventarios
CONTEO
FÍSICO
VERIFICACIÓN DE CONTEO FÍSICO.
Comparación con el Sistema de inventario Tarjetas de Conteo Físico Vrs. Reporte del Sistema de Inventarios
Determinación de Resultados.
Fuente: Equipo de Tesis Figura 11
Capítulo IV
145
2.2.2.1 Conciliación entre Controles contables y auxiliares.
La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues debe
compararse con los saldos que muestra el kardex del Sistema computarizado con el
resultado del inventario Físico. El objetivo final es la identificación de posibles
diferencias que pueden representar faltantes o sobrantes en las existencias debido a
roturas, daños, errores de registro por los empleados del almacén, lo que producirá
el ajuste de las existencias de inventarios.
Las conciliaciones que se realicen deberán estar soportadas por los registros de
pruebas selectivas mensuales, facturas de proveedores, entradas, salidas de
almacén, formatos de corrección y formatos de devolución.
En la figura 12 se esquematiza el procedimiento para la conciliación entre los
controles contables y auxiliares, para determinar las causas que originan las
diferencias, y así proceder a realizar el tratamiento contable y ajustes de diferencias
respectivo.
Conciliación entre Controles Contables y
Auxiliares
Inventarios Físicos Existencias de
Inventarios mostradas en Kardex Computarizado
Versus
Diferencias de Inventarios Sobrantes y/o Faltantes
Determinación de Ajustes de Inventarios
Comparación de Resultados
Figura 12
Capítulo IV
146
2.2.2.2 Determinación de Ajustes a Existencias de Inventarios
Las correcciones resultantes de las conciliaciones deberán estar sustentadas con la
documentación soporte pertinente, tales como: formatos de correcciones,
memorando informativos.
En la siguiente figura expresa gráficamente el proceso a seguir para los ajustes de
las diferencias de inventarios, este proceso inicia con el procedimiento de
investigación de los faltantes y sobrantes para determinar las causas que originaron
las diferencias, y así proceder a realizar los ajustes respectivos ya sea por faltantes o
sobrantes.
Determinación de Ajustes a Inventarios
FALTANTES SOBRANTES Procedimientos de Investigación
Determinación de responsables.*1
Se realizan los descuentos en planilla
Si no detectan responsables, realizar el ajuste contra las provisiones
*1 Se emiten facturas por el valor del
faltante
Se ajusta dando el ingreso de la mercadería al Sistema de Inventarios
Computarizado
Determinación de las causas que originaron
las diferencias
Las causas pueden ser originadas por: Errores de clasificación, Duplicidad de Información, Errores contables, Errores de localización
Figura 13
Capítulo IV
147
De acuerdo a la figura anterior, a continuación se detallan los pasos a seguir para los
ajustes de inventario.
Identificar las diferencias: faltantes o sobrantes de inventarios.
Se realizan los procedimientos de investigación de las causas que originaron
los faltantes y/o sobrantes, tales como: errores de clasificación, duplicidad de
información, errores contables, errores de localización y otros.
Se procede a realizar los ajustes contables correspondientes:
a) En el caso de faltantes:
Se cargará a la cuenta de Gastos o costos, en la que principalmente se
llevaran los faltantes de inventarios, contra las cuenta de Almacén. (Ver Ejemplo de partida)
b) En el caso de Sobrantes:
Luego de practicar la toma física, se cargara a la cuenta de Almacén contra la
cuenta costos o Gastos.
El registro de los ajustes (sobrantes y/o faltantes) será aprobado por la
Gerencia Administrativa y el Contador.
Las bajas o descargos de inventarios, ya sea por obsolescencia, pérdida,
faltante o daño, serán autorizados por la Administración, detallando los
artículos descargados del inventario, esto avalado por el auditor externo
Capítulo IV
148
Tipo de Operación: Fecha : _________________ Comprobante No. XX
Concepto :
Cuenta Descripción de Cuentas Parcial Debe Haber
4102 COSTO DE VENTAS -$ 410201 MEDICAMENTOS -$
1101 INVENTARIOS -$ 110101 MATERIAS PRIMAS11010101 MAQUILAS -$ 110102 MATERIALES DE EMPAQUE -$ 110103 PRODUCTOS TERMINADOS -$
1101 INVENTARIOS -$ 110101 MATERIAS PRIMAS11010101 MAQUILAS -$ 110102 MATERIALES DE EMPAQUE -$ 110103 PRODUCTOS TERMINADOS -$
4102 COSTO DE VENTAS -$ 410201 MEDICAMENTOS -$
TOTALES -$ -$
DROGUERIA:COMPROBANTE CONTABLE
Valores expresados en Dolares de los Estados Unidos de América
__________________Elaborado
_______________Autorizado
_________________Revisado
2.2.2.3 Ejemplo de partida para la Contabilización de faltantes y Sobrantes de Existencias de Inventarios.
Fuente: Equipo de Tesis
Faltante de Inventarios
Sobrante de Inventarios
Capítulo IV
149
2.2.3 Registro Contable de Inventarios.
El registro contable sobre información proveniente de compras, ventas y almacén
referente a inventarios es importante para el control, el registro oportuno de esta
información permite conocer contablemente la inversión y rotación que tienen los
inventarios para tomar decisiones a nivel gerencial. Mediante la siguiente figura se
muestra la información que emiten cada una de las áreas y que es necesaria para el
registro contable, posteriormente un el ejemplo del registro contable de las entradas
y salidas de inventarios.
Proveedor y Depto. De Compras
Contabilidad
Almacén Ventas
Todas las operaciones Producen Información y documentación
Se clasifican
Facturas -Proveedores
Facturas - Clientes
Entradas de Inventarios por Compra y Salidas por distribución, averías y
Ventas
Se Registran y Contabilizan
Registros Auxiliares
Compras
Ventas
Cobros y pagos
Contabilización de Producción
Mercaderías Recibidas durante un período
Cantidad de Unidades Vendidas
Costo de Ventas
Se Obtiene Información de:
Figura 14
Capítulo IV
150
Tipo de Operación: Fecha : _________________ Comprobante No. XX
Concepto :
Cuenta Descripción de Cuentas Parcial Debe Haber
1101 INVENTARIOS -$ 110101 MATERIAS PRIMAS11010101 MAQUILAS -$ 110102 MATERIALES DE EMPAQUE -$
1103 IVA CREDITO FISCAL -$ 110301 COMPRAS LOCALES -$
2101 PROVEEDORES -$ 210101 PROVEEDORES LOCALES -$
4102 COSTO DE VENTAS -$ 410201 MEDICAMENTOS -$
1101 INVENTARIOS -$ 110103 PRODUCTOS TERMINADO -$
TOTALES -$ -$
DROGUERIA:COMPROBANTE CONTABLE
Valores expresados en Dolares de los Estados Unidos de América
__________________Elaborado
_______________Autorizado
_________________Revisado
Ejemplo de partida para el registro contable de las entradas y salidas de Inventarios.
Entrada a Inventarios Por Compras
Salida de Inventarios Por Ventas
Capítulo IV
151
2.3 Control Financiero
El control financiero de los inventarios incluye a diferentes departamentos en la
empresa y cada uno ejerce un grado de control sobre los productos, a medida que
estos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios, estos controles
comienzan desde el procedimiento de desarrollar presupuestos tomando en cuenta
las funciones de compras, almacenaje y contables desarrolladas anteriormente.
2.3.1 Presupuestos
Los presupuestos constituyen un elemento importante de la planificación y control en
los inventarios, una vez elaborado el presupuesto constituye una herramienta útil
para el control de los costos. La siguiente representación muestra la dirección que
debe seguir para la elaboración de los presupuestos.
Políticas
Metas
Estrategias
Preparación de Presupuestos
Presupuestos Proceso para la Elaboración. Formatos para la Elaboración de Presupuestos.
Dirección de un Presupuesto
Planeación Control
Figura 15
Capítulo IV
152
La preparación de presupuestos relacionados a inventarios como lo son
presupuestos de compras y materiales, facilita el control de las actividades de
producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las
operaciones, para ello la administración debe de considerar lo siguiente:
a) Conocer el presupuesto de ventas
b) Conocer el presupuesto de producción (Presupuesto de Materiales)
c) Conocer los lineamientos para planificar, las políticas sobre inventarios,
compras
En la siguiente figura se representa gráficamente los diferentes presupuestos
necesarios en las empresas, entre los que se encuentran los relacionados a
inventarios como lo son el presupuesto de producción, inventarios y presupuesto de
compras. El modelo considera que para el desarrollo de presupuestos de inventarios
se debe fundamentar en información de períodos anteriores sobre las ventas y la
rotación de inventarios.
Pronóstico de Ventas
Planeación de Corto Plazo
Desarrollo de Presupuesto Maestro
INICIO
Presupuestos de Operación Presupuesto de
Ventas
Presupuesto de Producción
(Ver Anexos 1, 2 y 3)
Presupuesto de Producción por Línea. Presupuesto de Requerimiento de Materiales Presupuesto de Mano de Obra. Presupuesto de Gastos de Fabricación. Presupuesto de costo de Producción
Presupuesto de Compras (Ver Anexo 4)
Presupuestos Financieros
Figura 16
Preparación de Presupuestos
Capítulo IV
153
Consideraciones generales para los Presupuestos relacionados a Inventarios.
El presupuesto de Ventas será el punto de partida de todos los
presupuestos, ya que los planes están relacionados con los ingresos
esperados.
El presupuesto de producción mostrará las unidades que se han producido
de acuerdo a niveles de ventas planificadas y los inventarios de productos
terminados que se deberán mantener.
Para preparar presupuesto de producción en unidades se utilizaran los
inventarios iniciales y finales de productos terminados, además las ventas en
unidades de cada tipo de productos.
El presupuesto de Compra y producción es una consecuencia del
presupuesto de ventas, el cual es su base fundamental.
La finalidad principal es asegurar la disponibilidad permanente y en una
cantidad suficiente de productos disponibles para la venta.
Se debe satisfacer la demanda del departamento de ventas y mantener un
inventario a un nivel adecuado.
Si la cantidad de artículos terminados es insuficiente se corre el peligro de
perder las ventas por no tener mercancía disponible.
Si la cantidad producida es demasiado grande, se ocasionaría una pérdida
financiera por exceso de inventarios con riesgo de deterioro, obsolescencia y
costos elevados de manejo y almacenamiento
2.3.2 Control de Máximos y Mínimos en Inventarios
Un método muy importante en el desarrollo del control de los inventarios son los
máximos y mínimos. En el siguiente cuadro representa gráficamente las
consideraciones a tomar para la determinación de los niveles máximos y mínimos en
inventarios.
Capítulo IV
154
2.3.2.1 Políticas de Control para los Máximos y Mínimos en Inventarios.
Objetivo de las políticas de Máximos y Mínimos de Inventarios:
El objetivo de las políticas para los Máximos y Mínimos es asegurar que se cuenta
con las suficientes existencias de inventarios para evitar rupturas de stock y el
incumplimiento de la demanda de los productos también evitar excesos de
inventarios que afecten los costos de mantenimiento de estos.
Para el control de máximos y mínimos en existencias en inventarios la
Gerencia, determinará mediante reportes estadísticos de ventas.
Establecer un Stock y un período de revisión de los niveles de inventarios.
Para establecer y determinar los máximos y mínimos de inventarios se
realizará mediante análisis de reportes de las entradas y salidas de
inventarios ya sea este por fecha, por proveedor y por bodega.
Estadística de Ventas por Productos
Análisis de Entradas y Salidas por productos
Reportes
Por Fecha
Por Proveedor Por Bodega
Figura 17
Capítulo IV
155
Aplicar técnicas de aprovisionamiento en la Cantidad Económica de pedido
con el objeto de establecer y mantener cantidades óptimas de artículos para
la venta dentro de las bodegas, contribuyendo al logro de los objetivos de la
empresa.
2.3.3 Niveles de Inversión
Para determinar los niveles de inversión en inventarios la administración deberán
considerar diferentes factores, entre lo que se detallan los siguientes:
Planificación de Inventarios
Producción Programada
Eficiencia de los Proveedores
Eficiencia en la función de Compras
El flujo de Efectivo
Causas determinantes para la inversión de Inventarios
Nivel de Ventas
La tecnología en el proceso productivo
La durabilidad de los productos
Rotación de Inventarios
2.3.4 Técnicas de Análisis
Las Técnicas de Análisis como parte del control financiero, deberán realizarse para
conocer la inversión y rotación de los inventarios. Entre las principales técnicas de
análisis de inventarios, se detallan las siguientes:
Rotación de Inventarios
Capítulo IV
156
Plazo promedio de inventarios
Inventarios a Capital Neto de Trabajo
Inventarios a Activo Corriente
Inventarios a Activo Total
Inventarios a Capital Contable
Rotación de Inventarios Expresa el promedio de veces que los inventarios rotan durante el año en la
empresa, y su fórmula de cálculo se realiza de la siguiente manera:
Plazo promedio de inventarios
La fórmula que se presenta a continuación se calcula a partir de la rotación de
inventarios y representa los días que tarda el inventario en renovarse completamente
Inventarios a Capital Neto de Trabajo
Representa la parte que constituyen los inventarios de capital Neto de trabajo, la
fórmula para el cálculo se muestra a continuación:
Rotación de Inventario = Costo de Ventas Inventarios
Inventarios a Capital = Inventarios Neto de Trabajo Capital de Trabajo
Días de Inventario = 365 Rotación de Inventarios
Capítulo IV
157
Si el resultado es superior al 100% del capital de trabajo, puede generalmente indicar
una sobre existencia de inventarios.
Inventarios a Activo Corriente
Representa la parte que constituyen los inventarios del total de los activos circulantes
Inventarios a Activo Total
Representa la participación que los inventarios tienen en el total de los activos
Inventarios a Capital Contable
Representan la parte de la propiedad de los accionistas que ha sido invertida en
inventarios. Por lo tanto el porcentaje restante está siendo financiado vía pasivos.
Inventarios a Activo = Inventarios (Netos) Circulante Activo Corriente
Inventarios a Activos = Inventarios (Netos) Totales Activo Total
Inventarios a Capital = Inventarios (Netos) Contable Capital Contable
Capítulo IV
158
2.3.5 Políticas de Control Financiero
Las políticas de control financiero deben tener como objetivo elevar el máximo
rendimiento sobre la inversión, a continuación se detallan las políticas de control
financiero
Reducir al máximo la inversión de inventarios sin afectar las ventas, la
producción y el flujo de efectivo.
Obtener el máximo financiamiento (Sin Costo) a través de los proveedores
Fijar el nivel aceptable de crédito a los clientes y supervisar su cumplimiento.
Mantener las existencias, mediante una administración y planificación de
inventarios eficiente, respetando la política de inventarios emanada de la
Administración Superior.
Capítulo IV
159
ETAPA III
DETERMINACIÓN DE
COSTOS
MÉTODOS DE VALUACIÓN Y MEDICIÓN DE INVENTARIOS
COSTOS DE LOS INVENTARIOS
DETERMINACIÓN DE COSTOS
Capítulo IV
160
3 Etapa III Determinación de Costos.
Entre los objetivos y funciones de mayor importancia en la determinación de costos,
se encuentran los siguientes:
Permitir la valuación de inventarios.
Servir de base para fijar precios de venta y para establecer políticas de
comercialización.
Facilitar la toma de decisiones gerenciales.
Controlar la eficiencia de las operaciones.
Contribuir al planeamiento, control y gestión de la empresa.
3.1 Métodos de Valuación y medición de Inventarios
Para la valuación de los inventarios de las empresas distribuidoras de productos
químicos farmacéuticos se utiliza el método del costo promedio, ya que por el tipo de
empresa se considera el más adecuado. La valuación de inventario bajo el método
del costo promedio tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre
la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el
número de artículos comprados.
El objetivo principal de la valuación es determinar el costo que será asignado a las
mercaderías vendidas y el costo de las mercaderías disponibles al terminar el
período, se debe seleccionar el método que brinde a la empresa la mejor forma de
medir el costo o valor de los inventarios.
Capítulo IV
161
3.2 Costo de los Inventarios
Para la medición de los inventarios debe ser al costo o al valor neto realizable, el
costo de los inventarios debe comprender todos los costos derivados de la
adquisición y conversión de los mismos, así como otros costos en los que se ha
incurrido para darles su condición y ubicación. A continuación se detallan los costos
para el control que comprende los costos Operativos y Costos Estratégicos:
3.2.1 Costos Operativos
Costos de Adquisición:
Precio de Compra
Aranceles de Importación
Otros Impuestos no Recuperables
Transporte
Almacenamiento
Otros Costos directamente Atribuibles a la Adquisición de las Mercaderías
3.2.2 Costos Estratégicos
Costos de Gestión de Inventarios
Por otra parte para tomar decisiones que afecte el tamaño del inventario, se deben
tomar en cuenta los costos de gestión de inventario entre los que se detallan en la
siguiente figura:
Capítulo IV
162
Para la aplicación de costos de gestión de los inventarios, la empresa es libre de
seleccionar el criterio de reparto de estos costos que estime más conveniente, lo
importante es que se trate de un criterio lógico que guarde relación con la generación
del costo. Por ejemplo los gastos de mantenimiento del almacén pueden ser en
función del número de unidades almacenadas de cada producto.
Costos Financieros de las Existencias
Seguros Deterioros, pérdidas y
degradación de mercadería Costo de Oportunidad del
Capital
Costos de Lanzamiento de Pedido
Costo de Movilización de Mercaderías Costos de Transporte exclusivamente vinculado al pedido Costos de Supervisión y Seguimiento de la necesidad de lanzar un
pedido. Costos de Recepción e Inspección
Costos Directos de Almacenaje: Personal, Mantenimiento, Reparaciones, Alquileres, Depreciación de Estanterías, Energía Costos Indirectos de Almacenaje: De Administración y Estructura De Entrenamiento a Personal
Costos de los Faltantes
Estos costos se refieren al equilibrio de las existencias para satisfacer la demanda y los costos por agotamiento de las mismas. El costo de establecer la cantidad correcta a pedir a los proveedores. La falta de materias primas provoca interrupciones y demoras en la producción. En cuanto al faltante de producto terminado el costo se refleja en las utilidades dejadas de percibir a causa de los pedidos no atendidos.
Costos de Almacenamiento
Figura 18
Capítulo IV
163
3.3 Determinación de Costos
La determinación de los costos es uno de los objetivos primordiales a alcanzar en
toda actividad económica, pues la eficiencia de los mismos se vuelve vital para la
posterior determinación de precios de los productos destinados a la venta. Mediante
el siguiente cuadro se detalla algunos elementos para la determinación de los costos,
de los que se necesita obtener la información para la eficiente determinación de los
mismos.
Determinación del Costo de los Inventarios
Retaceo de Materiales importados
Costos de Mantenimiento y Administración de Inventarios
Costos por faltantes, averiados, obsoletos, etc.
Costeo de la Materia Prima Directa
Determinación de la lista de materiales necesarios por
producto. (Ver Anexo 5) Determinación del costo unitario de los materiales
específicos utilizados en el proceso de acondicionamiento.
Costeo de la Mano de Obra Directa
Determinación de la cantidad de mano de obra directa
aplicada en la revisión de los artículos.
Determinación del valor de la mano de obra directa
necesaria en la revisión de los artículos.
Los Costos Indirectos de Fabricación
Determinación de los costos indirectos aplicados a la
revisión por producto.
Determinación de valor de los materiales indirectos de
fabricación y los gastos indirectos de fabricación, necesarios
en la revisión.
Costos de Acondicionamiento (Producción)
Determinación del costo total de acondicionamiento de los
artículos empacados y la determinación de los costos
unitarios (por medio de lotes de producción)
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
164
3.3.1 Ejemplo de Determinación de Costos
Para la determinación de costos es necesario disponer de la información sobre los
costos de los artículos comprados sean estos locales o exteriores (importaciones),
que esta información esté disponible en el momento que se necesita para determinar
el costo de adquisición de un producto determinado, a continuación se detalla
algunos procedimientos que contribuyen a la determinación de costos:
Determinación de los materiales a comprar basados en la planificación
Negociación de Precios, Calidad, Cantidad, proveedores
Solicitud de Compra
Elaboración de Orden de Compra
Autorización de la Orden de Compra
Compra de los Artículos a proveedores locales o exteriores.
Control y Secuencia del pedido
Entrega de los productos en las Bodegas de la empresa.
Recepción de los productos.
Ingreso y colocación de los productos en la Bodega
Retaceo de importaciones (en el caso de que los productos sean adquiridos
en otros países)
Registro y control de las compras mediante las entradas y salidas de
inventarios (Ver Formato de Kardex CI-08)
En el ejemplo de retaceo de una importación, por compra a un proveedor del
exterior del país, se han incluido valores hipotéticos, a fin de comprender mejor la
determinación del costo de adquisición de en una importación. Posteriormente a
la determinación del costo de adquisición se procede al registro de la entrada en
el Kardex; las salidas se registran en el kardex por medio de requisiciones
realizadas por el departamento de acondicionamiento en el momento que se
necesite preparar el producto con su respectivo empaque secundario para la
venta y dar inicio al costeo del lote de los productos adquiridos a los que se le
Capítulo IV
165
acumula los elementos del costo aplicados a la revisión y preparación del
producto.
Ejemplo de Retaceo de Importación
Precio de Compra
Proveedor : XYZ, Laboratories Declaración Nº : 4-14971Pais de Origen : China Tipo de Documento de Importación : BL# PLSSHAF08070208Factura Nº : 13 Aduana : Puerto de AcajutlaFecha de Factura : Transporte : Maritimo
COSTOS DE IMPORTACIONNelson Vásquez CF# 0054 Tramite Aduanal 171.87$ RED LOGISTICA CF#0101-Manejo Local 64.45$ RED LOGISTICA Recibo #R293 - Documentación 25.78$ Derecho de Visado-Consejo Superior de Salud Púb. 14.73$ Pado a Cuadrilla - (CARGA) 128.91$
Fotocopias, Fax, Email 17.19$ OIRSA - Pago de Fumigación 17.19$
Pago de Transferencias Bancarias 52.42$ Parqueo de Chazis 77.34$
Total Costos de Importación 569.88$ Impuestos Aduanales DAI 2,001.82$
(Derechos Aduanales de Importación)
XYZ Laboratories FACTURA # 13 - 07/07/2008
% PRECIO UNIT. Valor Impuesto Valor Más: Costo Costo
De Costos DE COMPRA FOB DAI CIF Costos de Imp. Total Unitario
Producto A 31.22% 0.25000$ = 12,500.00$ 624.97$ = 13,124.97$ 177.92$ = 13,302.89$ ÷ 50,000 0.266058$
Producto B 9.89% 1.28000$ = 3,957.76$ 197.98$ = 4,155.74$ 56.36$ = 4,212.10$ ÷ 3,088 1.364022$
Producto c 11.91% 1.59000$ = 4,770.00$ 238.42$ = 5,008.42$ 67.87$ = 5,076.29$ ÷ 3,000 1.692096$
Producto d 18.88% 1.83000$ = 7,557.90$ 377.94$ = 7,935.84$ 107.59$ = 8,043.43$ ÷ 4,128 1.948506$
Producto e 28.10% 1.83000$ = 11,250.84$ 562.51$ = 11,813.35$ 160.14$ = 11,973.49$ ÷ 6,148 1.947542$
Sumas 100.00% 40,036.50$ 2,001.82$ 42,038.32$ 569.88$ 42,608.20$
HECHO POR: XXXXXXX REVISADO POR: XXXXXXXX AUDITADO POR: XXXXXXXX
P R O D U C T O Unidades
Droguería La Capsulita, S.A. de C.V.RETACEO DE IMPORTACION
07/07/2008
Aranceles de Importación Almacenamiento Otros Costos directamente Atribuibles a la Adquisición de las Mercaderías
Determinación de Costo Unbitario = Costo de
Adquisición
Capítulo IV
166
3.3.2 Tipo de costos utilizados.
Debido a la naturaleza de las droguerías estas no sólo distribuyen si no que
adicionan un valor agregado a los productos que venden y estos son marcas de su
propiedad, por lo tanto el tipo de costo utilizado es el costo por lotes de producción
mediante la acumulación y liquidación mensual de los elementos del costo para darle
ingreso al inventario de producto terminado (Ver ejemplo de Registros Contables
de Consumo de liquidación de costos Etapa IV punto 4.2 “Incorporación de los
Costos a la Contabilidad Financiera). A continuación se presenta mediante una
figura la secuencia de los costos y la acumulación de los elementos del costo hasta
obtener el producto terminado listo para la venta.
Revisión del Producto Maquilado
Acumulación de Costos $
MOD, CIP
Marcado, de Precio, # Lote y Vencimiento al empaque secundario y
al producto
Acumulación de Costos $ MOD, CIP
Revisión y Preparación de empaque secundario
Acumulación de Costos $
MOD, CIP
Encajado de los productos.
Acumulación de Costos $ MOD, CIP,
MD
MD = Materiales Directos (Maquilas y material de empaque secundario) MOD = Mano de Obra Directa CIP = Costos Indirectos de Producción
Productos Terminados
Costo del Artículo = $ MD + MOD + CIP
Departamento de Acondicionamiento, solicita a las Bodegas de Maquilas y Empaque, productos de un lote determinado para iniciar el proceso de acondicionamiento.
Figura 19
Capítulo IV
167
ETAPA IV CONTRIBUCIÓN A
LA DETERMINACIÓN
DE COSTOS
INFORMACIÓN SOBRE INVENTARIOS
INCORPORACIÓN DE LOS COSTOS A LA CONTABILIDAD FINANCIERA
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
Capítulo IV
168
4 Etapa IV Contribución a la determinación de costos Esta etapa es la última de la propuesta, pero sin menoscabar su importancia dentro
de todo el proceso, ya que debe ser considerada en cada etapa del modelo.
La contribución a la determinación de costos consiste en mostrar los beneficios que
se obtienen con el modelo de control de inventarios, pues este es necesario para
obtener información confiable y oportuna sobre inventarios que al final contribuye a la
toma de decisiones.
4.1 Información Oportuna Sobre Inventarios El control eficiente de los inventarios proporciona información oportuna que
contribuye a la determinación de costos; en la siguiente Figura se muestra
gráficamente el resultado que se obtiene con la información oportuna de
inventarios.
CONFIABILIDAD EN LA INFORMACIÓN
INFORMACIÓN OPORTUNA DE INVENTARIOS
CONOCIMIENTO DE LA ROTACIÓN Y DEMANDA DE LOS PRODUCTOS.
FORTALECIMIENTO A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
FACILITAR LA TOMA DE DECISIONES
Inversión Proveedores Expansión de las Instalaciones Nuevas Líneas de Productos Ventas Expansión del Mercado
EVALUACIÓN DE NECESIDADES DE
DETERMINACIÓN DE NECESIDADES DE EFECTIVO
Usuarios de la Información Accionistas Gerentes Empleados Instituciones Financieras Instituciones Gubernamentales
SATISFACCIÓN AL CLIENTE
REGISTROS Y COSTOS DE INVENTARIOS
Figura 20
Capítulo IV
169
4.2 Incorporación de los costos a la Contabilidad Financiera
La incorporación de los costos a la contabilidad financiera se detalla a continuación
con el registro contable y la presentación de los Estados Financieros.
4.2.1 Registro Contable Consumo de materiales en el proceso de acondicionamiento.
Tipo de Operación: Fecha : _________________ Comprobante No. XX
Concepto : Consumo de materiales, en la produccion del mes
Cuenta Descripción de Cuentas Parcial Debe Haber 41 COSTOS -$ 4101 COSTO DE PRODUCCION 410101 MATERIAS PRIMAS (MAQUILAS) -$ 410102 MATERIAL DE EMPAQUE -$
1101 INVENTARIOS -$ 110101 MATERIAS PRIMAS11010101 MAQUILAS -$ 110102 MATERIAL DE EMPAQUE -$
TOTALES -$ -$ ar
DROGUERIA:COMPROBANTE CONTABLE
Valores expresados en Dolares de los Estados Unidos de América
__________________Elaborado
_______________Autorizado
_________________Revisado
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
170
Tipo de Operación: Fecha : _________________ Comprobante No. XX
Concepto : Liquidación de Costo de Producción del mesIngreso de la producción a Inventarios de Producto Terminado
Cuenta Descripción de Cuentas Parcial Debe Haber 1101 INVENTARIOS -$ 110103 PRODUCTOS TERMINADOS
-$
41 COSTOS4101 COSTO DE PRODUCCION -$ 410101 MATERIAS PRIMAS (MAQUILAS) -$ 410102 MATERIAL DE EMPAQUE -$ 410103 MANO DE OBRA DIRECTA -$ 41010301 SUELDOS41010302 APORTE EMPLEADOR ISSS RC -$ 41010303 APORTE EMPLEADOR AFP -$ 410104 COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCION -$ 41010401 SUELDOS -$ 41010402 APORTE EMPLEADOR ISSS RC -$ 41010403 APORTE EMPLEADOR AFP -$ 41010404 DEPRECIACIONES -$ 41010405 HONORARIOS -$
TOTALES -$ -$ ar
DROGUERIA:COMPROBANTE CONTABLE
Valores expresados en Dolares de los Estados Unidos de América
__________________Elaborado
_______________Autorizado
_________________Revisado
Liquidación de Costos
Fuente: Equipo de Tesis
Capítulo IV
171
4.2.2 Presentación de Estados Financieros
Estado de costo de Producción
Inventario Inicial de Productos Terminados $Mas:Costo de Producción
Inventario Inicial $Materia Prima $Material de Empaque $Mas:Compras $Materias Primas $Material de Empaque $Disponible para su uso $Menos:Inventario Final $Materias Primas $Material de Empaque $
Costo de Materiales utilizados $
Mas:Mano de Obra Directa $Costos Indirectos de Fabricación $ $
Total Costos Incurridos en la Producción $
Costo de los Articulos Manufacturados $
Articulos Disponibles $
Menos:Inventario Final de Productos Terminados $
Costo de la Producción Vendida $
F: _____________________ F: ________________ F: _______________ Representante Legal Contador Auditor Externo
Empresa x
ESTADO DE COSTO DE PRODUCCION Y COSTO DE LO VENDIDO
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2xxx
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de Norte América)
Capítulo IV
172
Estado de Resultados
V E N T A S N E T A S -$ MEDICAMENTOS
MENOS :COSTO DE VENTAS -$ MEDICAMENTOS
UTILIDAD BRUTA -$
MENOS :GASTOS DE OPERACIÓN -$ GASTOS DE VENTAGASTOS DE ADMINISTRACIONGASTOS FINANCIEROS
UTILIDAD DE OPERACIÓN -$
MAS: OTROS INGRESOS -$ INTERESES BANCARIOS -$
UTILIDAD ANTES DE RESERVA -$
MENOS: RESERVA LEGAL -$
UTILIDAD ANTES DEL I.S.R. -$ MENOS :IMPUESTO SOBRE LA RENTA -$
UTILIDAD NETA DEL PERIODO -$
F: ______________________________________ F: ____________________________ CONTADOR
F.________________________ AUDITOR EXTERNO
DROGUERÍAESTADO DE RESULTADOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2xxx
(EXPRESADO EN DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA)
REPRESENTANTE LEGAL
(Ver Estado de Costo de Producción)
Capítulo IV
173
4.3 Supervisión y Monitoreo
El tipo de control de inventarios aplicado en el modelo como parte de la contribución
a la determinación de costos es por medio de la supervisión y el monitoreo diseñado
para proporcionar seguridad respecto al logro de objetivos en la eficacia y eficiencia
de las operaciones, confiabilidad de la información financiera, y cumplimiento con
leyes y regulaciones.
La supervisión y el monitoreo es la actividad y el proceso continuo de apoyar y vigilar
así como también de recolectar y analizar datos cualitativos y cuantitativos, con base
en cada uno de los procedimientos establecidos y la comparación del desempeño de
cada uno para tomar las acciones correctivas necesarias. La supervisión y monitoreo
es esencial para ayudar al personal a mejorar el desempeño en el trabajo y asegurar
que los procedimientos funcionen y se desarrollen con calidad. A continuación se
proponen guías de control y supervisión a los inventarios:
Revisión de los Stocks de inventarios, mediante la evaluación del
comportamiento de las ventas en el período con períodos anteriores.
Verificar mediante muestreos las existencias físicas para revisar los máximos
y mínimos establecidos por la gerencia.
Verificar que la aprobación de la orden de compra se haya realizado de
acuerdo a la negociación pactada con los proveedores.
Verificar que el registro de los proveedores esté actualizado con su dirección,
teléfono, condiciones de pago.
Monitorear la secuencia de los pedidos realizados a los proveedores.
Verificar que el encargado de la recepción de los productos realice las
revisiones de los ítems de los comprobantes fiscales emitidos por los
proveedores contra orden de compra emitida por la empresa, así también si
verifica el buen estado y la calidad de los productos recibidos, así como las
condiciones de precio.
Capítulo IV
174
5. Plan de Implementación
5.1 Generalidades
Una vez que la mediana empresa distribuidoras de productos químicos
farmacéuticos tome la decisión de adoptar el modelo de control de inventarios que
contribuya a la determinación de costos, deberá contar con un plan que le permita su
aplicación de forma efectiva.
El plan consiste en un conjunto de acciones que permite poner en marcha la
propuesta del modelo de control de inventarios, facilitando su adopción y ejecución;
estableciendo así mismo lineamientos y controles necesarios. El propósito es que la
empresa al implementarlo desarrolle evaluaciones y controles que les asegure poner
en marcha la propuesta del Modelo de Control de Inventarios, ya que es importante
en la toma de decisiones.
Para una implementación apropiada se necesita lo siguiente:
a- Presentación del Modelo de control de inventarios a la gerencia o
administración para su debida aprobación, con el propósito que esta
obtenga mejores controles en el desarrollo de sus actividades.
b- Asignar a un equipo de personas la responsabilidad para que se lleve a
cabo el plan de implementación, seleccionando al personal idóneo de
acuerdo a capacidad y experiencia para realizar las diferentes actividades
de manera satisfactoria.
c- Capacitar al personal de acuerdo al área y las funciones que desempeña
d- Establecer un cronograma de actividades, para la implementación.
Capítulo IV
175
5.2 Objetivos General
Facilitar la implementación para la aplicación del Modelo de Control de inventarios en
las medianas empresas distribuidoras de productos químico farmacéuticos que
contribuyan en un mejor control con el fin de lograr obtener mejores resultados.
Específicos Dar a conocer los beneficios que proporciona el Modelo de control de
inventarios que contribuya a la determinación de costos en las medianas
empresas distribuidoras de productos químicos farmacéuticos.
Actualizar la practica de control interno, así como los procesos de diseño,
implementación y evaluación que promuevan la mejora en los controles.
Determinar los recursos básicos para ejecutar con éxito el modelo de control
de inventarios.
5.3 Responsables de la Implementación
Es de suma importancia formar un equipo de personas que se responsabilicen de la
divulgación, ejecución, evaluación y control del modelo de control de inventarios
propuesto; por lo que se deben considerar como responsable las siguientes
personas:
a) Autores del Modelo Propuesto Para la implementación las responsables son las diseñadoras del Modelo, ellas
darán a conocer el modelo de control de inventarios a las medianas empresas
distribuidoras de productos químicos farmacéuticos.
b) Junta General de Accionistas, Administrador Único o Propietarios.
Capítulo IV
176
Serán los encargados de analizar, aprobar y promover el modelo de control de
inventarios, para luego aplicarlo en la empresa, así como también de velar por el
cumplimiento.
c) Gerente General y/o Contador de la Empresa
Serán los encargados de promover entre su personal la implementación y aplicación
del modelo en las áreas directamente relacionadas a los inventarios.
5.4 Presupuesto de Implementación Para establecer el modelo de control de inventarios se requiere de la determinación
presupuestaria.
DESCRIPCIÓN IMPORTES
Recursos Humanos
$ 700.00
$ 300.00
$1,000.00
Lic. Contaduría Pública
Asistente
Suma
Recursos Materiales
$ 550.00
$ 75.00
$ 50.00
$ 30.00
$ 705.00
Computadora ***
Proyector (alquiler)
Cañón (Alquiler)
Pizarra Acrílica
Suma
Recursos Financieros
$ 45.00
$1,750.00Papelería
Sub. Total
Imprevistos (10%) $ 175.00
Total $ 1,925.00
Capítulo IV
177
*** Corresponden a recursos que ya podría tener la empresa en el desarrollo
de las actividades económicas normales que no requieren una nueva inversión.
5.5 Cronograma de Implementación.
Descripción de Actividades Implementación del Modelo
Semanas Semana 1 Semana 2 Semana 3
Días 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1
Presentación de la propuesta del modelo
2
Etapa I Proceso de obtención de Inventarios
3
Etapa II Control de Inventarios
4
Etapa III
Determinación de
Costos
5
Etapa IV
Contribución a la
Determinación de
Costos
5.6 Control de Aprendizaje Al realizar la implementación del Modelo de Control de Inventarios que contribuya a
la determinación de costos, se debe ejercer un monitoreo para verificar la
comprensión del mismo por parte de las autoras del modelo; así identificar los
riesgos que obstaculicen su realización.
Capítulo IV
178
6. Conclusiones y Recomendaciones
6.1 Conclusiones
La planificación de inventarios es de suma importancia para cumplir con los
objetivos de la empresa.
El control habilidoso de los inventarios, puede hacer una contribución
importante a las utilidades.
La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la
buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa.
Los costos de control de los inventarios dependerá de la naturaleza del
análisis que la empresa necesite.
6.1 Recomendaciones
El Sistema de planificación de inventarios se deberá realizar en base a los
pronósticos, y una planificación estratégica en la que se fijen los objetivos,
metas que se desean alcanzar en la empresa. Para la planificación se debe
tomar en cuenta los niveles de inventarios y la planeación de la demanda sea
esta dependiente o independiente.
Implementar el modelo permitirá realizar controles e identificar desviaciones
así como también tomar acciones correctivas que permitan la eficiencia en el
manejo y control de los inventarios.
Con el modelo de control de inventarios que contribuya a la determinación de
costos, se deberá capacitar para la coordinación entre las diferentes áreas y
aportar excelentes resultados con la información de los inventarios.
Aplicar al control de los inventarios los costos operativos y de gestión, para
realizar un mejor análisis y mejorar la toma de decisiones para el futuro.