capitulo ii : ¨ marco teorico sobre: manual...
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CAPITULO II: ¨ MARCO TEORICO SOBRE: MANUAL PARAMETRICO DE FUNCIONES, EVALUACION DEL DESEMPEÑO, RECURSOS HUMANOS ¨.
A. MANUALES DE FUNCIONES Es un instrumento básico en la administración de las organizaciones sociales y en
todas las demás.
1. CONCEPTOS DE MANUALES
A continuación se presentan algunos conceptos de manuales
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar
(manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos
administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se
presenta entre cada grupo humano en la empresa" (A. REYES PONCE)
A nuestra manera de pensar, el autor no deja clara su definición de manuales, por
que solo presenta una orientación para la ejecución, pero no explica la causa y el
objetivo que se pretende con el manual.
"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a
seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro
grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un
procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar
para ejecutar algún trabajo" (GRAHAM KELLOGG).
El autor expone un concepto muy claro, ya que hace su aporte exponiendo por
escrito los procedimientos en la ejecución de las labores, siendo estos los
esenciales para el manejo eficiente de cualquier organización, por lo que al
obtener una técnica por escrito de los pasos a seguir en cualquier tipo de trabajo,
se obtiene también menos pérdida de trabajo, ofreciendo así servicios
competitivos.
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"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado
y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una
empresa" (TERRY. G. R).
Este concepto es muy preciso, porque va al punto exacto con pocas palabras, ya
que lo que se pretende con el manual es guiar en los procedimientos al empleado
y con esto minimizar todo el tiempo posible.
"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para
operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la
dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo" (CONTINOLO G )
Este autor redunda en los conceptos de los autores anteriores ya que también
demuestra en su concepto que los manuales son guías que orientan el verdadero
procedimiento de realizar las tareas de forma competente y correcta.
Por otra parte los manuales deben ser evaluados permanentemente por los
respectivos jefes de las organizaciones sociales para garantizar un adecuado
desarrollo de la gestión en proceso.
2. OBJETIVOS Y FINES DE LOS MANUALES DE FUNCIONES
Los objetivos generales que se persiguen con el estudio se presentan a
continuación.
2.1 OBJETIVOS GENERALES
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle que obtienen las
organizaciones sociales, los manuales permiten cumplir con los siguientes
objetivos:
• Instruir al personal de las organizaciones sociales con aspectos tales como:
objetivos, funciones, relaciones laborales, políticas, procedimientos, normas,
etc.
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• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa de la
organización social, para definir responsabilidades, evitar duplicidad y detectar
omisiones en las labores ejecutadas.
• Contribuir con la organización social en la ejecución correcta de las labores
asignadas al personal idóneo, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales de la
organización social
• Proporcionar información básica para la planeación e implementación de
reformas administrativas que ayuden a las organizaciones sociales a
desarrollarse de manera correcta.
• Proporcionar las bases técnicas, para el desarrollo de la organización
funcional en las organizaciones sociales, como un instrumento básico de
administración.
2.2 FINES A continuación se presentan los propósitos que se esperan obtener con los
manuales:
• Proveer a las organizaciones sociales de una herramienta técnica que defina,
Ilustre y aclare la estructura organizativa y el funcionamiento de las distintas
Unidades de la administración de acuerdo a sus objetivos.
• Presentar las diferentes unidades o departamentos que normalmente integran
las organizaciones sociales.
• Definir el marco de acción de las diferentes unidades que integran
organizativamente, la organización de la empresa.
• Establecer en las líneas jerárquicas, los niveles de autoridad y grados de
responsabilidad entre los diferentes cargos de las organizaciones sociales.
• Servir como guía de trabajo, ya que este presenta las funciones y
responsabilidades que cada departamento debe poseer.
• Contribuir al proceso de capacitación del empleado, tanto de los
experimentados como de los nuevos.
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• Facilitar los procesos de actualización, análisis y evaluación permanente de los
sistemas de organización de las funciones de las empresas.
3. POSIBILIDADES Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES
Los manuales ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia
de éstos; Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le
restan importancia.
3.1 POSIBILIDADES
Algunas posibilidades que presentan los manuales son:
• Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
• Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
• Evitan discusiones y mal entendidos en las operaciones.
• Asegura continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo.
• Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
• Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
• Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. 16
Las posibilidades que nos presentan los manuales para el desarrollo de las
actividades son muchas, ya que nos presentan lo más sustancial del trabajo a
ejecutar en las organizaciones sociales.
3.2 LIMITACIONES
Algunas limitaciones que se presentan con los manuales son:
16www.itlp.edu.Mx_:;Mx/publica/tutoriales/rechum 1/u3parte/.htm
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• Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.
• El costo de producción y actualización puede ser alto.
• Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.17
• Incluye sólo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
• Muy sintético, carece de utilidad y muy detallado los convierte en complicados.
Las limitantes son a veces un obstáculo en la ejecución de las actividades, en
este caso, se puede dar una de las anteriores; lo que provocaría que las
organizaciones sociales disminuyan su calidad de servicios, ya sea por
deficiencias o por falta de actualización en los procesos.
4. IMPORTANCIA DE LOS MANUALES
El estudio de la ciencia administrativa ha posibilitado el desarrollo de un gran
número de herramientas, que ayudan en el logro de una efectiva sistematización,
tanto en la aplicación teórica como en la fase operativa.
De estas herramientas, una de las más importantes son los manuales porque
ofrece una amplia información, que permite una correcta orientación a los
empleados de las organizaciones sociales, ya que todos hablan, piensan y actúan
en forma sincronizada ; Además de describir las funciones de cada puesto,
proporcionando a los empleados un conocimiento amplio de sus funciones, su
ubicación en el organigrama y la interrelación con los otros puestos dentro de la
organización social ; Aclaran los objetivos que tiene la empresa, así como el
trabajo necesario para conseguirlo, y ayuda al adiestramiento de los nuevos
empleados.
17 Lic. Melgar Callejas, “ Organización y Métodos ”, Editorial Mcgraw Hill, 2 a Edición, 1999, Pág. 193
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5. PROPOSITOS DE LOS MANUALES
Instruir a los miembros de las organizaciones sociales acerca de aspectos tales
como: funciones, autoridad, normas, procedimientos, políticas y objetivos.
Es conveniente no perder de vista que la complejidad y dimensión de las tareas
que las empresas se han fijado, requieren de un proceso de acertamiento total al
conocimiento de los problemas, para que se puedan destacar todos aquellos
elementos significativos del funcionamiento, todo esto permite que el ambiente
sea agradable y que las mejoras que requieran las empresas se den sin
problemas.
Por tanto el propósito principal de los manuales es, servir de guía de información
para que todos los trabajadores estén sujetos a cumplir lo establecido por las
organizaciones sociales en cuanto a los procedimientos que se requieren en la
ejecución de labores.
6. TIPOS DE MANUALES
Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de diferentes
manuales; es por eso que los tipos de manuales se determinan dando respuestas
a los propósitos que las organizaciones sociales han de lograr. En ciertos casos,
solo sirve a un objetivo y en otros se logran varios.
6.2 MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Su propósito es exponer en forma detallada completa y amplia la estructura
organizacional formal, a través de la descripción de los objetivos, funciones,
autoridad, responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones dentro de la
institución, así como también señala los requisitos y limitaciones para el
desempeño de cada puesto.
De tal manera que la organización social necesita un medio en donde pueda
manejar el rendimiento de los empleados, a través de la identificación de
objetivos apropiados para el desempeño, estos objetivos están ligados a las
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metas prioritarias de las organizaciones sociales, exponiendo a la vez todos
aquellos requisitos y limitaciones para poder optar un cargo, siendo revisadas en
un tiempo específico.
6.2.1 PROPOSITOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Los principales propósitos de este manual se presentan a continuación:
• Definir la organización formal con que debe funcionar la empresa.
• Determinar objetivos, políticas y funciones que la empresa debe cumplir y
desarrollar para lograr el éxito empresarial.
• Clasificar relaciones de autoridad, responsabilidad, coordinación y asesoría que
deben de existir entre puestos y unidades administrativas, para evitar conflictos
jurisdiccionales.
• Servir de herramienta de control en el trabajo que se desarrolla en la
organización social.
• Contribuir a capacitaciones, entrenamiento y adiestramiento de personal tanto
antiguo como nuevo.
• Facilitar la previsión y planificación del trabajo, evitando que en un momento
dado se improvise en las labores y ocasione desorden en el desarrollo del
manual.
6.3 MANUAL DE OBJETIVOS Y POLÍTICAS
Es una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos, el conocer de las organizaciones
sociales nos proporciona el marco principal, sobre el cual se basan todas las
acciones de la institución, es por eso que los manuales de organización se basan
en los objetivos y políticas, por tanto un manual debe contener en forma clara y
definida los propósitos originales de la institución para que sean los generadores
de acción en la empresa, y por otra parte las políticas servirán de marco
referencial, a través de las cuales los objetivos se canalizaran a la acción.
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Una adecuada definición de políticas por escrito permite:
• Agilizar el proceso de toma de decisiones en las organizaciones sociales
• Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
• Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Pueden elaborarse en las organizaciones sociales manuales de políticas para
funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal,
compras, etc.
6.8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales
se canaliza la actividad operativa de las organizaciones sociales, éste manual
describe detalladamente los medios, mecanismos y maneras de operar en la
organización social (como hacer las cosas), ya que induce al personal al
funcionamiento adecuado y es muy valioso para orientar al personal de nuevo
ingreso obteniendo una ayuda efectiva.
La implementación de éste manual sirve para aumentar la certeza de que el
personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos preescritos al
realizar su trabajo y es aquí donde las empresas ven los resultados de eficiencia o
deficiencia, ya que si la metodología que contiene no es la adecuada y no ayuda a
simplificar el trabajo.
Por otra parte contribuye a la utilización y aprovechamiento de los recursos
humanos, materiales y financieros de las organizaciones sociales, facilitando así
la distribución racional y equilibrada de cargos de trabajo entre el personal.
6.9 MANUAL DE PROPOSITOS MÚLTIPLES
Este documento contiene información diversa sobre la organización social, lo
que por lo general se describe en cada uno de los manuales mencionados
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anteriormente; ya que la sencillez y la poca complejidad de las organizaciones no
amerita que se elabore un manual para cada propósito, si no cumplir a la vez
varios de ellos.
Este tipo de manual es muy interesante, porque cualquier duda que se tenga éste
nos brinda cualquier información que necesitemos en un momento dado, siempre
y cuando sea relacionada con la funcionalidad de las organizaciones sociales, por
otra parte en este manual los empleados encuentran otros propósitos
competentes a otras áreas que no son de su trabajo pero que tienen relación.
6.10 MANUAL DE ESPECIALISTAS
El presente manual agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación especial
a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del
vendedor o manual de la secretaria; Este tipo de manual se justifica cuando el
número de empleados que lo utilizan es suficientemente grande como para
justificar su creación.
En éstos manuales se da la especialización de trabajo que es cuando una
persona debe hacer tareas repetitivas por lo que se vuelven muy especializadas
en determinadas áreas y es ahí donde surge la división de trabajo y por tanto es
importante que exista el manual, requiriendo de inversión y por lo que se hace
necesario que exista un número considerable de personas que lo van a ejecutar.
6.11 MANUAL DE FUNCIONES El manual de funciones presenta en detalle todas las funciones inherentes a cada
una de las unidades organizativas que constituyen a la empresa.
En conclusión se puede definir un manual de funciones como un instrumento de
trabajo, que contiene un conjunto de normas y tareas que desarrolla cada
trabajador en sus actividades cotidianas, es elaborado de manera técnica,
basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas que resumen el
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establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores
cotidianas de dichas organizaciones, no interfiriendo así en las capacidades
intelectuales, ni en la autonomía propia , o en la independencia mental o
profesional de cada uno de los trabajadores de las distintas áreas que se
encuentran en las organizaciones sociales, ya que éstos pueden tomar las
decisiones mas acertadas, apoyados por las directrices de los superiores,
estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de
los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo los Informes de las
labores que deben ser realizadas por lo menos, anualmente dentro de los cuales
se indiquen cualitativa y cuantitativamente a manera de resumen las labores
realizadas en el período, los problemas, e inconvenientes que se encuentren y
sus respectivas soluciones, para que de esta manera se conozcan de una vez las
opiniones de los empleados y pueda hacerse una conclusión a la hora de tomar
una decisión.
6.12 MANUAL DE BIENVENIDA
Describe información valiosa al nuevo empleado, para que se identifique
rápidamente con la empresa y logre adaptarse fácilmente al nuevo puesto y al
ambiente que lo rodea.
Este manual es muy favorable porque permite al empleado familiarizarse de
manera rápida con el manejo de las organizaciones sociales, y por supuesto de
los cargos y obligaciones que le va a exigir el puesto que va a desarrollar.
7. PLANEACIÓN Y ELABORACIÓN DE MANUALES Es imprescindible una planeación cuidadosa si se desea producir un manual que
satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero
invertidos en ellos y que se distribuya oportunamente.
En esta parte se presentan indicaciones generales para la elaboración de los
manuales administrativos de las empresas, por lo que a preparación de un plan
está basado por consiguiente en dos motivos igualmente importantes:
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• El conocimiento de los objetivos que se quieren alcanzar.
• El conocimiento de la situación efectiva de la empresa y, en particular, de sus
principales componentes: personal, medios financieros, grado de organización,
etc.
8. CLASES DE ORGANIGRAMAS El organigrama es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la
organización formal de una empresa, sus relaciones, niveles de jerarquía y las
principales funciones que se desarrollan.
Todos los organigramas deben tener una referencia, el nombre del autor, la fecha
de elaboración, la fecha de aprobación en caso que se trate de una
reorganización y los símbolos utilizados como son las líneas de coordinación,
subordinación, etc.
8.1 ORGANIGRAMA VERTICAL Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular en la
parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada, son los de uso más generalizados en la administración, por lo que se
recomienda su uso en los manuales de organización.18.
La jerarquía suprema se representa en la parte superior, ligadas por líneas que
representan la comunicación de autoridad y responsabilidad a las demás
jerarquías que se colocan hacia abajo a medida que decrece su importancia.
8.2 ORGANIGRAMA HORIZONTAL Este tipo de organigramas despliegan las unidades de izquierda a derecha y
colocan al titular en el extremo izquierdo, por lo que, los niveles jerárquicos se
ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las
unidades por líneas se disponen horizontalmente. 19
18 Fincowsky Enrique Benjamín. “Organización de Empresas”, Editorial Mcgraw Hill, 1997, Pág. 67 19 Ibíd. Pág. 67
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Colocación de la jerarquía suprema en la parte izquierda y los demás niveles
hacia la derecha; el vínculo horizontal es utilizado para coordinar de forma
horizontal, a través de la organización sin vínculos horizontales, las decisiones y
actividades de un departamento podrían socavar los demás departamentos.
La relación horizontal asegura que la mano derecha e izquierda de la
organización saben lo que la otra está haciendo, la esencia del vínculo es el
control, coordinación y comunicación.
8.3 ORGANIGRAMA CIRCULAR Como su nombre lo indica, se encuentran formados por círculos concéntricos,
correspondiendo al centro las autoridades máximas y a su alrededor se
encuentran otros que se hallaran más o menos alejados en razón de su
jerarquía; Por tanto la jerarquía podrá desarrollarse del centro para la periferia.
8.4 ORGANIGRAMA FUNCIONAL Cosiste en delegar en un jefe de departamento de línea una autoridad específica
para ordenar procedimientos, métodos, políticas o aplicarse en las distintas
secciones de los departamentos ya sean éstos lineales de staff.
La forma funcional de organización es mejor cuando el contexto de la
organización pone de relieve la especialización funcional, eficiencia y calidad, la
similitud alienta la colaboración, eficiencia y calidad dentro de la función; pero
hace más difícil la coordinación y cooperación con otros departamentos.
En una estructura de organización funcional, las actividades son agrupadas por
función común desde la base hasta lo más alto de la organización.
8.5 ORGANIGRAMA MATRICIAL El organigrama matricial es la combinación de patrones funcionales y de
proyectos o de productos de la departamentalización en la misma estructura
organizacional, en la organización el equipo humano realiza las funciones
obteniéndolas de las unidades funcionales permanentes de la entidad ejecutora.
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Por lo anterior se puede deducir que la organización matricial, es una herramienta
que da una gran flexibilidad en el uso de recursos humanos calificados y escasos
en las situaciones en las que sea posible adoptarla.
9. MANUAL PARAMETRICO DE FUNCIONES Este es diferente a otros tipos de manuales, porque lleva consigo la evaluación en
base a metas y propósitos que cada empleado y empresa se fijan.
9.1 CONCEPTO DE PARAMETRICO A continuación se presenta un concepto de paramétrico.
Es un término utilizado para detallar junto al manual de funciones las diferentes
medidas de evaluación del desempeño que se requieren al momento de conocer
los diferentes rendimientos que se buscan en cada empleado.
9.2 IMPORTANCIA DE LA MEDIDA PARAMETRICA Los servicios que prestan las diferentes compañías cada día van creciendo en
gran escala, es por esa razón que se hace necesario que el personal se
encuentre motivado y seguro en el lugar de trabajo, por lo tanto, hay que
encontrar grandes mecanismos, para brindar los servicios y satisfacer a los
clientes y con ello puedan quedar satisfechos.
El recurso humano soluciona el gran problema de relacionar al empleado con el
cliente, el estimular al personal trabajador y mantener al cliente satisfecho es un
reto de cada empresa. Las nuevas ideas, los nuevos métodos y los nuevos
procedimientos han sido, son y serán las formas de satisfacer esta coyuntura.
El recurso humano es esencial en todas las empresas, porque le concierne
directamente el hacer que el personal se encuentre ubicado correctamente
deacuerdo a sus habilidades y destrezas, es por esa razón que se quiere
proporcionar un manual paramétrico de funciones, que aparte de medir el
desempeño del personal, se proporcionan al mismo tiempo lineamientos o
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medidas en rangos numéricos para que el empleado se califique según crea
convincente o este el rango acorde a sus funciones.
El éxito de la mayoría de las empresas y del futuro progreso de las actividades de
recursos humanos, depende en gran parte de la ejecución eficiente de la
administración aplicada al campo del recurso humano.
9.3 CARACTERISTICAS Los parámetros pueden establecerse apartir de observaciones directas sobre el
puesto o de conversaciones con el supervisor inmediato.
No pueden fijarse arbitrariamente, por el contrario se desprende en forma directa
del análisis de puestos.
Los parámetros constituyen estándares o mediciones que permiten tomar
decisiones mas objetivas, de las responsabilidades y labores listadas en la
descripción de puestos, por tanto, el analista puede decidir que elementos son
esenciales y cuales deben evaluarse en todos los casos.
9.4 VENTAJAS DEL MANUAL PARAMETRICO DE FUNCIONES Es muy importante recalcar que existen muchos beneficios con el presente
manual, los cuales se manifiestan a continuación:
• Permite dar a conocer el tipo de trabajo que el empleado esta realizando, así
como también, si se encuentra en un nivel óptimo deseable de eficiencia.
• Se conoce con exactitud el grado de estimulación que cada empleado de las
diferentes organizaciones sociales poseen o pueden necesitar.
• Sirve como una revisión real del desempeño en base a las metas evaluadas o
medidas, las cuales proporcionan beneficios a corto, mediano y largo plazo.
• El trabajo y el esfuerzo del empleado puede ser reconocido, ya que si cumple
las metas puede dársele estímulos monetarios, de ascensos, u otros.
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9.5 DESVENTAJA DEL MANUAL PARAMETRICO DE FUNCIONES Se presentan a continuación una serie de desventajas en cuanto a los manuales
paramétricos se refieren:
• Las organizaciones sociales deben incurrir en gastos, ya que en lo específico
se requiere una inversión considerable de tiempo y presupuesto, para que su
aplicación sea un éxito en todas las organizaciones sociales.
B. EVALUACION DEL DESEMPEÑO A continuación se presenta un concepto de evaluación del desempeño
1. GENERALIDADES DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO La evaluación del desempeño humano es una práctica que se inicio desde que
un hombre le dio empleo a otro, considerando para la evaluación, la habilidad que
tienen los subordinados en una variedad de situaciones del trabajo mismo.
Durante mucho tiempo los administradores se han preocupado en forma exclusiva
en la eficiencia de la maquinaria como medio para aumentar la productividad de
las empresas; pero apartir de la humanización de la teoría de la administración y
el surgimiento de la escuela de recursos humanos se revirtió el enfoque y la
principal preocupación de la administración paso a ser el hombre.
Para muchas organizaciones el aporte más significativo del recurso humano lo
constituye la contribución de los empleados al logro de los objetivos de la
organización, lo que se conoce como el desempeño del empleado en sus
funciones, es decir, el grado de eficiencia con que un trabajador ejecuta las
actividades de su puesto.
La evaluación se prepara a través de los estándares del desempeño, que son
parámetros que permiten mediciones objetivas, las cuales deben guardar una
relación estrecha con los resultados que se desean de cada puesto; La
evaluación del desempeño requiere disponer de mediciones del desempeño, que
son los sistemas de evaluación de cada labor.
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2. CONCEPTOS
Es una apreciación sistemática del valor que un individuo demuestra por sus
características personales y su presentación con respecto a la organización de la
que forma parte, expresado periódicamente conforme a un previo conocimiento
por una o más personas encargadas, en tal sentido que conozca al individuo y su
trabajo. 20
El autor manifiesta que la evaluación del desempeño, es la valoración que cada
empleado le da al trabajo que desempeña para poder cumplir con las expectativas
de las empresas.
Constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado, si
el desempeño resulta inferior a lo estipulado, el gerente o supervisor deben
emprender una acción correctiva, por el contrario si es satisfactorio o excede de
lo esperado debe ser alentado. 21
El autor nos manifiesta que la evaluación del desempeño es el valor que se le da
a los rendimientos de cada empleado, y si los resultados no son eficientes debe
aplicar una medida de corrección antes que sea demasiado tarde, ya sea con
capacitaciones o con otros métodos.
Es una sistemática apreciación del desempeño del potencial de desarrollo del
individuo en el cargo, toda la evaluación en si es un proceso para estimular o
juzgar el valor, la excelencia y las cualidades de alguna persona. 22
Este concepto nos dice que el desempeño de los empleados depende de las
habilidades, capacidades y por ende de la percepción que tenga de su papel en
las empresas, a sí también se puede dar méritos a las personas por el
20 Zerille, Andrea, “Valoración del Personal” , Editorial DEUSTO, tomo 5 21 William, B. Werther, “Administración de Recursos Humanos”, 3 a . Edición 22 . Idalberto Chiavenato, “Administración de Recursos Humanos”, 2 a . Edición
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desempeño o se le hacen correcciones a las que se desenvuelven de manera
ineficiente en la empresa.
La evaluación del desempeño constituye el proceso por el cual se estima el
rendimiento total de los empleados, la mayor parte procura obtener
retroalimentación sobre la manera en que cumple sus actividades y las personas
que tienen a su cargo la dirección de otros empleados deben evaluar el
desempeño individual para decidir las acciones que deben tomar.
Las evaluaciones informales basadas en el trabajo diario son necesarias pero
insuficientes, contando con un sistema formal y sistemático de retroalimentación,
el departamento de personal puede identificar a los empleados que cumplen o
exceden lo esperado y a los que no lo hacen. Asimismo, ayuda a evaluar los
procedimientos de reclutamiento, selección y orientación e incluso las decisiones
sobre promociones internas, compensaciones y otras más del área del
departamento de personal dependen de la información sistemática y bien
documentada disponible sobre el empleado. Además de mejorar el desempeño,
muchas compañías utilizan esta información para determinar las compensaciones
que otorgan.
Una buena evaluación puede también identificar problemas en la información
sobre recursos humanos, las personas que se desempeñan de manera
insuficiente pueden poner en evidencia procesos equivocados de selección,
orientación y capacitación, o puede indicar que el diseño del puesto o los desafíos
externos no han sido considerados en todas sus facetas.
Una organización no puede adoptar cualquier sistema de evaluación del
desempeño, el sistema debe ser válido, confiable, efectivo y aceptado. Se deben
identificar los elementos relacionados con el desempeño, medirlos y proporcionar
retroalimentación a los empleados y al departamento de personal.
Por norma general, el departamento de recursos humanos desarrolla
evaluaciones del desempeño para los empleados de todos los departamentos,
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ésta centralización obedece a la necesidad de dar uniformidad al procedimiento.
Aunque el departamento de personal puede desarrollar enfoques diferentes para
ejecutivos de alto nivel, profesionales, gerentes, supervisores, empleados y
obreros, ya que necesitan uniformidad dentro de cada categoría para obtener
resultados utilizables.
3. OBJETIVOS Desde el punto de vista de la organización, las evaluaciones pueden ser llevadas
a cabo en vista de dos objetivos principales, primero el mantenimiento del control
organizacional y la medición de la eficiencia con la que se usan los recursos
humanos de la organización y el mejoramiento de los mismos, estos son:
a. Control Organizacional: al concebir el proceso de control organizacional como
un ciclo, la supervisión y la medición del desempeño son parte integrante del
proceso total, ya que de ello depende la transformación de productos
organizacionales, por tanto la evaluación del desempeño organizacional global es
un elemento necesario para el control y bienestar organizacional.
b. Medición de la eficiencia: el insumo principal de las organizaciones sociales es
el recurso humano, por tanto es importante examinar el papel de la evaluación en
la utilización efectiva y eficaz de este recurso, es por eso que la mayoría de
personal necesita de una estructura de su medio ambiente y una
retroalimentación, sin ambas el clima de la organización se vuelve ambiguo,
angustioso y tenso.
A continuación se presentan objetivos importantes de la evaluación del
desempeño:
• Mantener niveles de eficiencia y productividad en las diferentes áreas
funcionales, acorde con los requerimientos de las empresas.
• Establecer estrategias de mejoramiento continuo, cuando el candidato
obtiene un resultado "negativo".
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• Aprovechar los resultados como insumos de otros modelos de recursos
humanos que se desarrollan en la empresa.
• Permitir mediciones del rendimiento del trabajador y de su potencial laboral.
• Incorporar el tratamiento de los recursos humanos como una parte básica de
la firma y cuya productividad puede desarrollarse y mejorarse continuamente.
Dar oportunidades de desarrollo, crecimiento y condiciones de participación a
todos los miembros de la organización, considerando tanto los objetivos
empresariales como los individuales. 23
La evaluación del desempeño busca como fin último inspeccionar la calidad en las
diferentes áreas de desarrollo, dándole al empleado alternativas de medición en
cuanto a los propósitos planteados por las empresas
4. IMPORTANCIA
Los procedimientos de evaluación del desempeño no son nuevos, desde el
momento que un hombre dio empleo a otro, el trabajo de este ultimo pasa a ser
evaluado y su importancia radica en que le da al empleado la retroalimentación
necesaria para que se percate del adelanto que se esta logrando, mientras que al
mismo tiempo la gerencia recopila la información necesaria para tomar decisiones
en el futuro, por otra parte también ayuda a que la organización, los jefes y los
empleados tengan una visión clara sobre el rendimiento total de sus funciones, es
por eso que continuación se presenta la importancia para cada una de las antes
mencionadas.
4.1 PARA LA ORGANIZACIÓN
La importancia de la evaluación del desempeño se puede contemplar en dos
grupos, los cuales son:
23 Idalberto Chiavenato. “Administración de Recursos Humanos”, Editorial Mcgraw Hill, quinta edición 1999, Pág. 363
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a. La función evaluativa: los resultados de las evaluaciones se usan para tomar
decisiones administrativas sobre los empleados, ya que con ello se pueden
aplicar sistemas de recompensas al mérito, ascensos y transferencias, es por esa
razón que con ésta herramienta se podrán obtener datos más convincentes de la
funcionalidad de los empleados.
b. Desarrollo: las evaluaciones se diseñan para ayudar a mejorar el desempeño e
identificar aquellas áreas que requieren crecer y mejorar, el éxito de la
herramienta depende del impacto que tenga la evaluación en el deseo del
empleado de mejorar su desempeño en la precisión de la evaluación.
4.2 PARA LOS EJECUTIVOS
Generalmente los ejecutivos son los que realizan la evaluación, es por esa razón
que tienen que estar completamente familiarizados con las técnicas de evaluación
que se utilizaran de manera justa y objetiva, es importante que las evaluaciones
se realicen para todos respetando el nivel jerárquico y que no exista oposición
departe de este nivel para ser evaluados o para evaluar a los demás.
4.3 PARA EL PERSONAL
Esta técnica permite dar a conocer periódicamente a los empleados, si su trabajo
es eficiente y si puede mejorarse o puede ser que se encuentre en un nivel
deseable de eficiencia, el empleado puede corregirse, perfeccionarse y prevenir
sanciones o despidos, ésta técnica estimula el esfuerzo del empleado ya que ve
reflejado el reconocimiento de sus superiores.
5. METODOS DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO
A continuación se presentan los métodos de evaluación del desempeño para una
mejor planificación y ejecución de tareas.
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5.1 METODOS DE EVALUACION DEL DESEMPENO DURANTE EL PASADO
Los métodos de evaluación basados en el desempeño pasado tienen la ventaja
de versar sobre algo que ya ocurrió y que puede hasta cierto punto ser medido.
Su desventaja radica en la imposibilidad de cambiar lo que ocurrió; Las técnicas
de evaluación más comunes son: escalas de puntuación, lista de verificación,
método de selección forzada, método de registro de acontecimientos críticos,
escalas de calificación conductual, método de verificación de campo, métodos de
evaluación en grupos, método de categorización, método de distribución forzada,
método de comparación por parejas.
5.2 MÉTODOS DE EVALUACIÓN BASADOS EN EL DESEMPEÑO A FUTURO
El presente método se centra en el desempeño venidero mediante la evaluación
del potencial del empleado o el establecimiento de objetivos de desempeño.
En el desempeño a futuro las técnicas más utilizadas son: Auto evaluaciones,
Administración por Objetivos, Evaluaciones Psicológicas, Métodos de los centros
de evaluación. 24
5.3 IMPLICACIONES DE LOS PROCESOS DE EVALUACION Tanto el diseño del sistema de evaluación como sus procedimientos suelen ser
responsabilidad del departamento de personal, Si el objetivo consiste en la
evaluación del desempeño durante el pasado y en la concesión de
reconocimientos, es probable que se prefieran los enfoques de carácter
comparativo. Se pueden utilizar otros métodos para la evaluación del desempeño
pasado, en caso de que la función esencial del sistema consista en el suministro
de retroalimentación.
Los métodos de evaluación orientados a futuro pueden centrarse en metas
específicas, la auto evaluación o los centros de evaluación pueden proponer la
24 Ibíd. Pág. 366
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identificación de aspectos específicos que se pueden mejorar o servir como
instrumentos de la promoción interna, es necesario que el enfoque adoptado sea
utilizado por los gerentes de línea; Los sistemas de evaluación que implican la
participación de los gerentes y supervisores tienen mayor aceptación, la
participación incrementa el interés y la comprensión.
6. FORMAS ANTERIORES DE EVALUACION Anteriormente se evaluaban a las personas con herramientas obsoletas que si
bien es cierto llevaban sus funciones y especificaciones pero no así la medida
paramétrica en la que de una vez se puede analizar el comportamiento del
empleado en el desarrollo de las funciones, la presente herramienta busca
disminuir las pérdidas que tiempo que en muchas de las organizaciones sociales
se dan, de manera que esas pérdidas de tiempo vienen a afectar la productividad
de la empresa; Es ante tal situación que con la implementación del manual
paramétrico de funciones se busca de alguna manera motivar al empleado.
C. RECURSOS HUMANOS En los siguientes numerales se expresaran algunos conceptos de mayor
importancia, que están vinculados en el estudio para darle coherencia y
comprensión al contenido.
1. GENERALIDADES
El orígen de la administración de recursos humanos se remonta al pasado y su
aplicación se manifiesta en todas las áreas de las instituciones y empresas. Así
mismo los principios de Taylor y Fayol pusieron las bases de la administración, a
través de la coordinación, dirección y, por tanto, del mejor empleo de los recursos
humanos que intervienen en el trabajo. El mismo Taylor viendo la importancia del
área, creo las oficinas de selección; El propósito de la administración de recursos
humanos es mejorar las contribuciones productivas del personal a la
organización, de manera que sean responsables desde un punto de vista
estratégico, ético y social, Es por tal situación que los gerentes y los
departamentos de recursos humanos logran sus metas cuando se proponen fines
claros y cuantificables
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La organización funcional trajo la aparición de especialistas en las áreas de
mercados, finanzas, producción y en igual forma empezaron a aparecer en
Estados Unidos los departamentos de relaciones industriales, como consecuencia
de la necesidad de poner en manos de expertos una función tan importante y
dejar de improvisar en tal área.
Para alcanzar los objetivos planeados, siempre ha sido imprescindible la
administración de recursos humanos; dado que el elemento humano tiene que ser
dirigido en forma eficiente, para que actúe en forma óptima sobre los demás
recursos.25
Los asuntos normalmente tratados en la administración de recursos humanos se
refieren a una multiplicidad enorme de campos del conocimiento. Se habla de
interpretación de test psicológicos y entrevistas, de tecnología del aprendizaje
individual y de cambio organizacional, de servicio social, diseño de cargos,
satisfacción del trabajo, de ausentismo, de salario y obligaciones sociales,
eficiencia, eficacia, estadísticas, registros, etc.26
Las técnicas utilizadas en la administración de recursos humanos para alcanzar
todos los objetivos esperados se dividen así:
• Las que se aplican en forma directa a las personas, tales como: reclutamiento,
entrevista, selección, integración, calificación de méritos, adiestramiento y
capacitación y por ultimo el desarrollo de recursos humanos.
• Las aplicadas indirectamente a través de: análisis y descripción de cargos,
evaluación y clasificación de cargos, higiene y seguridad, administración de
salarios, prestaciones sociales.
Estas técnicas mejoran la administración de recursos humanos pero también se
debe de contar con personal idóneo, elementos y materiales de la mejor calidad y
avances técnicos que vayan con la época. 25Idalberto Chiavenato. “Administración de Recursos Humanos”, Editorial Mcgraw Hill, primera edición 1988, Pág. 121 26 Ibíd. Pág. 121-122
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Para finalizar podemos concluir, que la administración de recursos humanos
consiste en la planeación, organización, desarrollo, coordinación y control de
técnicas capaces de promover el desarrollo eficiente del personal, a la vez de
colaborar con ella a alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o
indirectamente con el trabajo.
2. CONCEPTO Consiste en la planeación, la organización, el desarrollo, la coordinación y el
control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal, en
la medida en que la organización representa el medio que permite a las personas
que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales que se relacionan directa
o indirectamente con el trabajo. 27
Con respecto al autor estamos de acuerdo ya que el recurso humano es un
elemento muy importante en cualquier organización, por lo que se hace necesario
que se aplique el proceso administrativo para obtener un mejor conocimiento en
todos los sentidos posibles y poder cumplir con los objetivos proyectados.
3. PROCESO DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS La administración de recursos humanos como ya se dijo anteriormente es de
mucho impacto tanto para los empleados como para las organizaciones sociales
debido a que encuentran la manera de tratar a los empleados, buscarlos en el
mercado, integrarlos y orientarlos a las empresas, así como también hacerlos
trabajar y recompensarlos.28
Por tanto es muy importante administrar todos estos aspectos en la organización
ya que de esto depende que la competitividad exista en cada una de las
empresas, los procesos básicos en la administración de personal se detallaran a
continuación:
27Idalberto Chiavenato. “Administración de Recursos Humanos”, Editorial Mcgraw Hill, quinta edición 1999, Pág. 159. 28 Ibíd., Pág. 160
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3.1 PROVISION Contar con el personal adecuado es muy importante, es por eso que se busca en
el mercado al candidato idóneo ya sea por factores internos o por externos, luego
viene el reclutamiento que es donde se reciben todos los documentos de los
aspirantes al puesto, de ahí el paso último de este proceso es la selección del
personal que es la ubicación del personal en el cargo adecuado, ó sea que
escogemos entre los candidatos reclutados al mas adecuado para ocupar el
puesto buscando siempre que aumenten la eficiencia y el desempeño del
personal, a si como la eficacia de las organizaciones sociales.
3.2 APLICACIÓN Después de finalizado el proceso de provisión, se realiza la aplicación del
personal, o sea emplearlas como fuerzas de trabajo a las organizaciones sin
dificultad, los recién llegados son presentados ante el personal general, planteándosele a la vez todas sus responsabilidades y la cultura de la
organización, a sí como sus políticas y sus expectativas en cuanto a la conducta
de los empleados, es por esa y otras razones que se estará evaluando
constantemente.
3.3 GRATIFICACION En este proceso se busca la manera de mantener al empleado laborando en la
empresa, es por esa razón que recibe ciertas prestaciones en cuanto a
remuneraciones y compensaciones, beneficios y servicios sociales, higiene y
seguridad en el trabajo, relaciones laborales, etc.
El mantener a los empleados contentos no solo es adecuarlos al puesto, si no que
agradarlos con que las condiciones de trabajo garanticen salud y bienestar y con
las compensaciones monetarias y otras, éstas sirven para mejorar el desempeño
de los empleados, teniendo un estímulo, ellos buscaran la manera de poner todo
de su parte y porque los objetivos y propósitos se cumplan con efectividad.
78
3.4 DESARROLLO Los procesos de desarrollo de personas incluyen actividades de entrenamiento,
desarrollo de personal y organizacional; el entrenamiento es muy importante ya
que las personas se educan profesionalmente para generar cambios de
comportamiento y por tanto desarrollarse de manera efectiva en las empresas,
generando así cambios sustanciales en cuanto a lo aprendido en el entrenamiento
y lo aplicado en la organización social para que se pueda ver en proceso de
desarrollo.
En cuanto que el desarrollo organizacional estudia a las empresas como un
sistema total, comprometiéndose a si a mejorar la eficacia mediante
intervenciones constructivas en los procesos y en la estructura organizativa.
3.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL Las organizaciones sociales no funcionan con datos aleatorios, si no que se
plantean objetivos alcanzables ya que el control lleva a que las unidades de la organización marchen bien; el control se basa en información obtenida mediante
el procesamiento de datos y exige que los datos se almacenen y se acumulen en
registros y archivos denominados base de datos ya que pueden servir para el
proceso de la toma de decisiones en las personas.
Por otra parte la auditoria de recursos humanos analiza las políticas y practicas
del personal evaluando, así el funcionamiento que se desarrolle es para corregir
los errores o para mejorarlos.
4. POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS Las políticas son reglas que se establecen para dirigir funciones y asegurar que
éstas se desempeñen deacuerdo con los objetivos deseados; Por tanto las
políticas de recursos humanos se refieren a la manera como las empresas
aspiran a trabajar con sus miembros para alcanzar por medio de ellos los
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objetivos organizacionales, a la vez que cada uno logra sus objetivos individuales. 29
El autor plantea que las políticas contribuyen a una orientación del empleado para
que acate las órdenes de la organización y no poner en riesgo el éxito de las
funciones asignadas, en tanto que las organizaciones usan de intermediarios a los
empleados para alcanzar los objetivos proyectados, dando a la vez la satisfacción
al trabajador de poder cumplir sus objetivos; Todo lo anterior pone de manifiesto
que las políticas son guías de orientación.
4.1 POLITICA DE PROVISION DE RECURSOS HUMANOS A continuación se presentan las políticas de provisión:
• Donde reclutar, ya sea que las organizaciones sociales prefieran las fuentes
internas que las externas, a sí como también las técnicas preferidas por las
instituciones para realizar el reclutamiento.
• Criterios de selección de recursos humanos y estándares de calidad para la
admisión, aquí entran las aptitudes físicas e intelectuales, así como la experiencia
y el potencial de desarrollo que pueda tener.
• Como integrar, con rapidez y eficacia, a los nuevos miembros en las
empresas.
4.2 POLITICA DE APLICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS En las políticas de aplicación se encuentran:
• Como determinar los requisitos básicos de la fuerza laboral, ó sea los físicos,
intelectuales, etc. Todo para poder desempeñar las tareas y funciones de las
empresas.
29 Ibíd. Pág. 161.
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• Criterios de planeación, se determina la cantidad necesaria de recursos para
poderlos distribuir a los cargos asignados.
• Criterios de evaluación de la calidad y adecuación de recursos humanos, ósea
la aplicación de diferentes sistemas en la medición de eficiencia.
4.3 POLITICA DE MANTENIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS En las políticas de mantenimiento se encuentran:
• Los criterios de remuneración directa, teniendo en cuenta la evaluación del
cargo, salarios en el mercado laboral y la posición de las empresas frente a esas
dos variables.
• Los criterios de remuneración indirecta, teniendo en cuenta los beneficios
sociales adecuados a los cargos que existen en cada una de las organizaciones
sociales y considerando la posición de éstas frente a las otras.
• Mantener motivada la fuerza laboral, ó sea tenemos que tener personas que
siempre sean positivas, que participen en la empresa siendo productivas y que
mantengan un buen clima organizacional que los beneficie tanto a ellos como a la
empresa.
• Mantener los criterios de higiene y seguridad, porque son esenciales para que
existan buenas condiciones físicas de los trabajadores y puedan desempeñarse
con seguridad en la empresa.
• Mantener siempre buenas relaciones con los sindicatos de las organizaciones
sociales, así como con los representantes del personal.
4.4 POLITICA DE DESARROLLO DE RECUROS HUMANOS A continuación se presentan las políticas de desarrollo:
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• El diagnóstico, se realiza para hacer un estudio de los requerimientos que
puedan darse en cuanto a capacitaciones de los empleados, para que exista una
preparación efectiva de actividades y pueda darse la rotación de personal.
• Mejorar los recursos humanos con los que cuentan las organizaciones
sociales a mediano y largo plazo, haciendo estudios contínuos de potencial
humano en las diferentes posiciones de las empresas.
• Crear y desarrollar condiciones que sean capaces de garantizar el buen
funcionamiento y la excelencia empresarial, mediante el cambio de los
comportamientos de los miembros.
4.5 POLITICAS DE CONTROL DE RECURSOS HUMANOS Dentro de las políticas de control que se manejan en los recursos humanos se
tienen:
• Mantener una base de datos capáz de suministrar toda la información
necesaria para la realización de análisis cuantitativos y cualitativos de los recursos humanos disponibles en cada uno de los departamentos de las
empresas.
• Los criterios para mantener el sistema de auditoría permanente en la
aplicación y adecuación de políticas y procedimientos relacionados a los recursos
humanos de las empresas.
5. OBJETIVOS Los objetivos del área de recursos humanos dependen en gran medida de los de
la empresa, siendo el objetivo principal prestar los mejores servicios a los
usuarios, es ante tal situación que dentro de los objetivos del recurso humano se
tienen:
• Crear, mantener y desarrollar en los empleados habilidades para que se
desarrollen de manera eficiente en la organización social, al mismo tiempo
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motivarlos para que sigan adelante con los objetivos organizacionales y se
sientan satisfechos.
• Crear, mantener y desarrollar las condiciones empresariales en donde se
permita la aplicación y el desarrollo de los objetivos individuales y por tanto
mantener la satisfacción plena de los trabajadores.
• Alcanzar toda la eficiencia y eficacia con los recursos con que cuenta la
empresa.