CAPACITACION EN VENTAS

Actualmente las organizaciones buscan obtener mayores ingresos en sus empresas, y la gran mayoría de estas empresas disponen de fuerzas de ventas que son los que se encargan de dicha tarea. Sin embargo para lograr los objetivos y cuotas de ventas propuestos no solamente se necesita un gran número de vendedores sino que también se necesita darles una capacitación integral y altamente competitiva para que ellos puedan lograr esos objetivos y por ende lograr grandes beneficios para las organizaciones. La capacitación en ventas busca tomar los recursos humanos destinados para las ventas de una organización para desarrollarlos en marketing y así lograr un equipo eficiente con métodos eficaces que puedan cumplir con la empresa. La capacitación además de ser de alta complejidad también se renueva y se mejora constantemente para que los vendedores puedan mantenerse a la vanguardia de las técnicas de ventas día con día y además puedan adaptarse mejor a un mercado cambiante.

Beneficios de la capacitación de ventas

El objetivo principal como ya se ha mencionado antes es el de maximizar las utilidades de la organización, mejorar las relaciones con los clientes, reducir la rotación de la fuerza de ventas, y lograr un mejor control sobre los vendedores. Esta capacitación no solamente beneficia a la empresa sino también al personal ya que al incrementar sus ventas, también incrementaran sus comisiones y eso los mantendrá alegres durante su empleo en la empresa.

Claves para el éxito de la capacitación de ventas

En la actualidad millones de dólares son desperdiciados en cursos de capacitación de ventas. A menudo las empresas se empeñan en someter a la fuerza de ventas a constantes capacitaciones que muchas veces no son las apropiadas o simplemente están mal diseñadas, convirtiendo todos estos esfuerzos en meros desperdicios de recursos. Para que una capacitación será exitosa, deberá de ser completa, ajustada a las necesidades, pertinente, vinculada con resultados mesurables de desempeño, motivadora, de un ritmo razonable, fácil de comprobar y medir, interactiva, eficaz con relación al costo, y finalmente adoptada por la alta gerencia. Sin embargo la gran pregunta aquí seria ¿Cómo implementar una capacitación de ventas?

Desarrollo e implementación de la capacitación en ventas

El desarrollar un programa de capacitación de ventas representa un gran reto para la organización ya que involucra una coordinación entre canales y departamentos y también un amplio estudio acerca de lo que realmente se requiere (necesidades) y lo que el vendedor ofrecerá a la empresa (capacidades). En base esta brecha, comienzan los esfuerzos para la creación del vendedor perfecto. Para lograr este desarrollo se deberán de tomar en cuenta las siguientes fases:

- Proceso de desarrollo de la capacitación en ventaso El proceso de diseñar e implementar un programa de capacitación

en ventas inicia con el análisis de las necesidades, el establecimiento de objetivos, el desarrollo del contenido del programa, la determinación transferencia, la preparación, motivación, el reforzamiento y la evaluación.

- Realizar una evaluación de las necesidades de la capacitacióno Paso del proceso de desarrollo de la capacitación en ventas que

analiza las necesidades de capacitación de la fuerza de ventas, con el fin de determinar las brechas entre lo que sabe y lo que necesita saber.

- Determinar los objetivos de la capacitacióno En este paso se deberán de fijar los objetivos que el vendedor

deberá de cumplir usando sus nuevas habilidades aprendidas en la capacitación, posteriormente se le realizara una evaluación de desempeño para saber sus aciertos y errores y así poder reiniciar una nueva capacitación para pulir las deficiencias. La capacitación no solo ayuda a incrementar la productividad de la fuerza de ventas sino que también ayuda a disminuir su rotación. Como resultados positivos, los vendedores podrán aumentar su satisfacción por trabajar en la organización y además serán acreedores a mas comisiones a medida que incrementen sus ventas.

- Determinar el contenido del programa de capacitacióno Los programas de capacitación a menudo aparecen de dos formas

Programa inicial de capacitación de ventas: este programa es diseñado para los nuevos integrantes de la fuerza de ventas y se busca enseñarles los conceptos básicos, así como también el conocimiento de la empresa, productos, clientes, tecnología de información y mercado.

Programa continuo de capacitación: este tipo de programa busca mejorar continuamente las habilidades de los vendedores para que estos tengan mejores resultados y cubran sus cuotas de manera exitosa

El entrenamiento es fundamental durante este paso del proceso, se espera que el vendedor salga lo suficientemente capacitado en todo lo relacionado en la empresa y además logre dominar y comprender el proceso de venta cuya importancia es esencial para el funcionamiento de la fuerza de ventas. Finalmente se debe de dar un gran énfasis al uso de tecnologías de información que brindan apoyo a la empresa como los sistemas CRM.

Toma de decisiones para llevar a cabo la capacitación

Una vez que se han determinado las necesidades de la fuerza de venta, entonces se deberán de asignar roles y responsabilidades para que la capacitación tenga el impacto y se logren los resultados planteados.

- Determinar la responsabilidad de la capacitación: los gerentes de venta son seleccionados a menudo para realizar esta tarea, sin embargo no siempre son los más adecuados para llevarla a cabo. Por lo tanto la empresa debe designar un encargado oficial de esta capacitación. Un capacitador que posea los conocimientos y habilidades para transmitir la información a los nuevos vendedores. Entre los posibles candidatos para este puesto son:

o Ejecutivos de ventas en líneao Capacitadores de staffo Especialistas de capacitación externos (como Rubén )

- Elegir entre capacitación grupal o individual: la elección entre los dos tipos de capacitación corresponde al tipo de vendedor que se desea entrenar. Si es un vendedor de piso de venta o es uno de campo.

o Capacitación grupal: métodos de instrucción como sesiones especializadas, discusiones grupales, desempeño de roles y conferencias a distancia que son ideales para la capacitación de grupos de vendedores.

o Métodos de capacitación individual: métodos de instrucción, como capacitación en el puesto, conferencias presenciales, y capacitación basada en computadora que son ideales cuando la capacitación es individual

Selección de métodos de instrucción

- Métodos de capacitación tradicionalesExisten numerosos métodos de capacitación de la fuerza de ventas, algunos son ya muy viejos y otros son altamente innovadores. Sin embargo todos persiguen un mismo objetivo: VENDER.Los métodos tradicionales son:

o Sesiones especializadaso Literaturao Discusiones grupaleso Desempeño de roleso Simuladoreso Demostracioneso Capacitación en el puestoo Mentoringo Conferencias presencialeso Audio grabacioneso DVDo Capacitación en computadora

- Métodos de capacitación emergentes

Los métodos de capacitación emergentes, son aquellos que van más involucrados al uso de tecnologías de información y poco a poco han ido tomando partido en la capacitación integral de las nuevas fuerzas de venta.Los métodos son:

o Conferencias a distancia: se aplica cuando los vendedores se encuentran en diferentes ubicaciones y se desea juntarlos en un solo lugar haciendo uso de la tecnología.

o Conferencias web: los participantes tienen una comunicación activa con los otros participantes ya sea por medio de video o chat.

o WEBINAR: consiste en implementar seminarios de venta por medio de internet.

o e-learning: es el término que describe el aprendizaje por medio de internet.

o Wiki: base de datos sencilla de utilizar para todo aquel que tenga acceso desde un ordenador

- Sede de la capacitaciónExisten dos tipos de sedes de capacitación: centralizada y descentralizada. La centralizada son todos aquellos cursos, seminarios, capacitaciones, convenciones celebrados en una ubicación centralizada por ejemplo las oficinas corporativas. Por el otro lado, las descentralizadas utilizan dos o más tipos de capacitación y tiene lugar cuando los vendedores están realizando su trabajo, normalmente los gerentes son los encargados de realizarla y la efectividad de este tipo se debe a que de inmediato se pueden evaluar criterios que talvez no saldrían en simuladores debido a que el vendedor está en la vida real.

- Oportunidad de los programas de capacitaciónLa gerencia deberá de decidir cuándo es el momento más oportuno de realizar la capacitación de los vendedores. La razón es que muchas veces se están cumpliendo con los objetivos y sería un desperdicio el hacerlo. Sin embargo existen ocasiones que los vendedores se sienten poco importantes y es por eso que la capacitación debe de hacerse continua para lograr una fuerza de ventas eficiente

Preparación, motivación y coaching de los participantes en programas de capacitación

Los gerentes no solamente deberá de tener en cuenta la planeación de lo que se llevara a cabo para la capacitación sino también deberán asignar a alguien para que la realice y un lugar para llevarse a cabo y finalmente preparar a los participantes.

o Preparación de los participantes para la capacitación: por naturaleza las personas necesitan un incentivo para sentir esa motivación de querer aprender algo nuevo. Por lo tanto antes de comenzar la capacitación, el gerente de ventas o el encargado deberá de realizar una sesión informativa previa para explicarles a los vendedores el ¿Por qué? De la sesión.

o Motivación de los participantes durante la capacitación: es muy importante que durante el curso, los participantes sientan entusiasmo por aprender. Por lo tanto se les debe de motivar constantemente para que se sientan una pieza muy importante en la organización y así ellos puedan mejorar como personas y vendedores. Además que el lugar de la sesión deberá de sentirse cómodo y seguro para ellos para que puedan desarrollar su verdadera actitud.

o Proporcionar reforzamiento posterior a la capacitación: así como se les dio una motivación durante la capacitación. Los vendedores necesitan incentivos y retroalimentación de sus nuevos conocimientos para que estos puedan seguir puliéndolos conforme pasa el tiempo hasta ser vendedores excelentes

Evaluación de los programas de capacitación

Una vez que se ha llevado a cabo un plan de capacitación de personal es necesario llevar una evaluación integral que mida el desempeño de la capacitación en base a los resultados de un periodo determinado. La razón por la cual se debe de llevar a cabo esta evaluación es para conocer si realmente los vendedores han mejorado sus habilidades para vender o simplemente el programa ha sido un costo inútil. Para llevar eso acabo existen formatos que deben de llevarse para conocer realmente el desempeño. En caso que el programa haya tenido el éxito previsto se procederá a mantener programas de capacitación continuos. Los programas son:

- Programas de capacitación continua- Capacitación de actualización- Capacitación gerencial

Retos en la capacitación de ventas en empresas globales

A pesar que muchas empresas trasnacionales han implementado programas muy avanzados de capacitación en sus vendedores, siguen existiendo deficiencias en las ventas a nivel mundial debido a las costumbres, culturas y demás variables que pueden existir en diferentes países. Por lo tanto, muchas empresas deberán de optar por crear centros de capacitación en países nuevos con personas originarias de ese país para que estos puedan vender con mayor facilidad los productos debido a su nacionalidad. En dado caso que la empresa no desee establecer un centro de esta índole, entonces deberá de invertir esfuerzos en adaptar su fuerza de ventas a los términos del nuevo territorio a conquistar.

La universidad ITESO, tiene la necesidad de capacitar al nuevo personal de promoción de carreras de Licenciatura los cuáles atenderán el segmento de mercado de Preparatorias, en donde darán a conocer a los alumnos de las mismas, los tipos de carreras que ofrece el ITESO, para lo cual se te han solicitado que desarrolles un programa de capacitación con los elementos que lo componen de cada una de sus partes:

1. Cuál es el problema de la necesidad de capacitación

El número de inscripciones en carreras como finanzas, ingeniería química e ingeniería en sistemas ha decrecido en un 4% en comparación del ciclo pasado. Esto se debe a que los vendedores que se tienen, no dan gran énfasis a este tipo de carreras y se enfocan a aquellas que son “estrella” dentro del ITESO. Como Arquitectura, Mercadotecnia y Administración de empresas.

2. Determinar los objetivos de la capacitación.

Capacitación de los vendedores para que conozcan más a fondo las carreras que están teniendo deficiencia en inscripciones por medio de instrucción por expertos

en la materia como coordinadores de carrera

- El vendedor deberá de ser capaz de explicar a fondo los beneficios y conocimientos que se aprenderán en las carreras antes mencionadas

- El vendedor deberá de aumentar las inscripciones de las carreras antes mencionadas para el próximo ciclo escolar (otoño 2015)

- El vendedor será capaz de hacer demostraciones de la importancia que tiene estudiar las carreras antes mencionadas para así aumentar las inscripciones.

3. Características del personal que se va a capacitar.

- Jóvenes entre 22 a 30 años ex alumnos y alumnos de últimos semestres de la carrera o carreras afines

- Jóvenes vendedores capacitados en técnicas de venta

- Coordinadores de carreras afines o de las carreras antes mencionadas

4. Responsables de la capacitación.

- Coordinadores de las carreras afines o de las carreras antes mencionadas

- Especialistas de capacitación externos

- Staff de capacitación de la institución

5. Tiempo de duración de la capacitación.

- 2 sesiones con duración de 4 horas cada una

6. Lugar de la capacitación.

- Edificio W, Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Occidente

7. Definición de la capacitación a un nivel individual o de grupo (Explicar el porqué)

Capacitación a nivel grupal:

La capacitación deberá de ser grupal debido a que los temas que se plantearan serán a grandes rasgos y además, el capacitador deberá de simplificar el proceso de venta y adaptarlo a las necesidades de ITESO. La razón principal de este tipo de capacitación es que se dispone de poco tiempo para una capacitación más profunda sin embargo se espera que el capacitador experimentado logre crear una fuerza de ventas altamente capacitada para aumentar las inscripciones de las carreras antes mencionadas.

8. Contenido del programa de la capacitación (Describir en que consiste en cada uno de los temas a desarrollar en la capacitación)

1. Primera sesión: a. Proceso de ventas simplificado: se les explicara a los vendedores

todo el proceso de venta para que sepan cómo actuar antes, durante y después de del proceso. Cabe destacar que el proceso será simplificado debido a su complejidad y además la sencillez que tiene la venta.

b. Simulador de ventas: para estudiar deficiencias y fortalezas de los vendedores, y en base a esas medidas de desempeño comenzar a forjar las técnicas de los nuevos vendedores para cumplir el objetivo.

2. Segunda sesióna. Teoría simplificada de las carreras a vender: se les va a explicar

de lo que están compuestas las carreras y los beneficios que les deben de explicar a los futuros alumnos para que ellos opten por elegir esas carreras.

b. Estrategias de ventas para atraer a los posibles prospectos para la carrera: se les van a explicar tácticas y técnicas para convencer a los prospectos de la carrera y también involucrara no solo los beneficios de elegir esa carrera sino también los beneficios financieros.

9. Quien realizara la capacitación

- Especialistas de capacitación externa

- Coordinadores de carreras afines

10. Métodos didácticos a utilizar en la capacitación (en qué forma se utilizará cada método)

- Discusiones grupales: al principio y al final de la sesión para que exista una retroalimentación proactiva de los temas y subtemas vistos.

- Desempeño de roles: este método se va a utilizar para que los vendedores puedan actuar y medir sus fortalezas y debilidades en ventas

11. Método de evaluación de la capacitación (La forma en que se evaluara la eficiencia de la capacitación en razón del resultado de la aplicación de la misma)

La evaluación de la capacitación será posterior al ciclo de inscripciones en donde se comprobara de manera precisa por medio de estadísticas si la implementación de esta capacitación en ventas tuvo resultados o no. De no tener los resultados esperados, se analizaran las causas y se ajustaran para no volver a cometer errores. Si el objetivo es logrado, será sometido también a ajustes para el próximo ciclo y así seguir aumentando la participación en estas carreras.

- Capacitación continua: si se obtienen o no los resultados esperados, deberá de establecerse una capacitación continua cada ciclo escolar para poder cumplir con los objetivos.

12. Que mejoras se esperan de la capacitación (Con relación a los objetivos fijados)

- Se espera que el vendedor de las carreras tenga un alto conocimiento en las carreras que se pretende aumentar las ventas

- Se espera que el vendedor pueda convencer de manera rápida y eficiente a los alumnos que piensan estudiar esa carrera

- Se espera que los vendedores puedan lidiar con los padres respecto a las cuestiones financieras que ofrece la institución

13. Que deben ser capaces los capacitados después de la capacitación

- El vendedor será capaz de explicar a la perfección en que consiste cada carrera del campus

- El vendedor sabrá hacer uso de distintas técnicas de convencimiento de ventas

- El vendedor podrá tratar con cualquier prospecto sin cometer errores en la venta