bild 1 - logistikprogrammet...2010-01-08 1 fredag den 8 januari 2010 2 operativt inköp svante...

2010-01-08

1

fredag den 8 januari 20102

Operativt inköp

Svante Axelsson Mobil: 070-623 64 59

E-mail: [email protected]

fredag den 8 januari 2010www.logistikprogrammet.org

Agenda 12 januari och 9 februari

• grunder – vad lärde vi då?

• Inköpsprocessen

• Introduktion till en inköpsorder.

• Operativ inköp – innehåll

• Operativt inköp – styrning och mål

• Repetition och frågor.

• Offentlig upphandling (2 dgr v4)

mailto:[email protected]

2010-01-08

2

Kort om Effso

Effso utvecklar Inköpsorganisationer

genom att:

• Hjälpa till med rekrytering

• Hyra ut resurskonsulter vid arbetstoppar

• Träna befintlig personal genom workshops

• Tillhandahålla en verktygslåda

• Stå för drift av inköp av indirekt material

Jobbar heltäckande men BARA inom INKÖP

Agenda

1. Presentationer av lärare och studenter

2. Kursintroduktion.

3. Introduktion

operativt inköp


2010-01-08

3

Agenda



3. Introduktion

operativt inköp


Svante Axelsson Context

•Technician (Civil engineering)

•Swede

•In Purchasing since 1971

•University on Sociology and Pedagogic

•International business experience since 1973

•Worked in Waste water (Granges), Farming equipment (Alfa Laval), Pharmaceuticals (Astra), Defence electronics (Philips), Telecommunication (Telia/Swedish Telecom), Training (Silf)

•Responsible for all purchasing for a Joint Venture new Pharmaceutical factory in China

•Responsible for Outsourcing of central warehouse including “procurement” 350 employees.

•Open and manage a Purchasing office in New York

•International presenter since 1990 on purchasing

•Open and manage a Purchasing office in Hong Kong

•CEO for 8 years

•BoD; Ecolabelling Sweden (Appointed by the Swedish Government – representing the Purchasing profession)

•Sr Consultant & Partner

• President Elect IFPSM

Studenter

• Namn

• Ev erfarenhet av Inköp

• Andra erfarenheter (Arbetsrelaterade)

• Förväntningar efter avslutade studier

• Förväntningar på detta kursavsnitt

2010-01-08

4

Kurslitteratur.

• Van Weele, Purchasing and Supply Chain Management,– kap 1-5.

• Håkansson & Gadde – Professionellt Inköp

• Pdf från LogProg ”Inköpshandbok” (under uppdatering)

• Pdf CWA-PUMA

• Effso – Toolbox (www.effso.se)


.

Andra bra informationskanaler.


Offentlig upphandlingwww.konkurrensverket.se.

Silf – Sveriges Inköp & Logistik Förbundwww.silf.se Studerandemedlem.

International Federation for Purchasing and

Materials Managementwww.ifpmm.org

Researching, Developing, Networking and Sharing

Innovation and Best Practice in Purchasing

Transformation Worldwide www.futurepurchasing.com

Andra intressanta sidor.

• CAPS www.capsresearch.org

• APICS www.apics.org

• CIPS www.cips.org

• ELA www.elalog.org

• IPSERA www.ipsera.org

• ISM www.ism.ws


http://www.konkurrensverket.se/

http://www.silf.se/

http://www.ifpmm.org/

http://www.futurepurchasing.com/

http://www.capsresearch.org/

http://www.apics.org/

http://www.cips.org/

http://www.elalog.org/

http://www.ipsera.org/

http://www.ism.ws/

2010-01-08

5

Agenda



3. Operativt inköp


Inköp

Bikupa (Prata med den som sitter närmast)

• Fundera på vad NI anser att INKÖP är?

Inköp

• Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna

• Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen

• Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i ”Leverantörsreskontran” (dvs. där alla utbetalningar som ej är LÖN eller SKATT är registrerade)

2010-01-08

6

Inköp

• Inköp består av olika moment från direkt operativt till strategiskt

• Inköp innebär såväl administrativt arbete som affärsbedömningar

• Inköp kan utföras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)

Inköp

• Inköp kan omfatta 15 – 90 % av kostnadsmassan

• Inköp har därför (varierande men ofta) stor påverkan på resultatet (Vinst eller budgetram)

Inköp

• Inköp omfattar ibland hela ”Supply Chain”

• Inköp kan även definieras som den affärsslutande delen (Avtal – Beställning)

• Inköp kan organiseras på många olika sätt både vad avser HUR men även VAR man är placerad

• Ansvaret måste definieras i den aktuella organisationen – då det inte finns en allmängiltig definition

2010-01-08

7

Inköp

• Inköp har en standard (CWA-PUMA ; SIS-CWA 15896-1:2009) där en bred definition gjorts som avser ”Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation”

• Inköp finns även berört i ISO 9001

Inköp

• Supply Chain Management (SCM) betyder ”Att leda hela området från leverantörens leverantör till slutkund” Ofta uttolkas det som ”Från leverantörens leverantör in till vår organisation” (Inköp och ”Inbound logistics”)

• Value Chain avser samma sak men med fokus på var kundvärde skapas

Inköp

• Inköp är enbart värdeskapande då det sätts i ett samband

• Samband kan vara Budget (för enhet eller hela organisationen – affärsverksamhet respektive anslagsverksamhet)

• Inköps bidrag kan vara att ”få mer för pengarna” (Anslagsverksamhet) eller att ”spara på pengarna” (Affärsverksamhet) men även att ”skapa mervärden” (Kundtillfredsställelse)

2010-01-08

8

Definitioner av INKÖP• CWA PUMA:

‘Purchasing’ shall mean the totality of the process of acquisition including the meanings of

procurement, sourcing, requisitioning, commissioning, and the functions of sourcing, receiving, post contract management and disposal operations.

The wider subject of Supply Chain Management; include stores management and logistics aspects.

• Inköp

• hela anskaffningsprocessen, inklusive begrepp som upphandling, val av leverantör, beställning och avrop

• samt funktionerna för sourcing, mottagning, uppföljning och implementering av kontrakt, kontraktshantering

• samt bortskaffande.

• Begreppet ska INTE omfatta lagerstyrning, lagerhantering och logistik där dessa utgör delar av det vidare begreppet ”Supply Chain Management”.

• IFPSM (in progress)

Vad är inköp?

Exempel på definition:

”Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en

externfaktura”


Semantik

• Purchasing

• Procurement

• Supply Management

• Sourcing

• Category Management

• Inköp

• Upphandling

• Anskaffning

• Supply Chain

• Value Chain

• Buying

2010-01-08

9


Gustav Vasa som inköpare

”I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder

att utslå tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar.

Detta mitt påbud haven I ej förkommit!

Vid fara att till förnöjelse för Stockholms borgerskap

någon lämplig helgafton låta Edra huvuden falla för yxan

å Stortorget, tillsäger jag Eder ånyo att rätta Eder efter

mina önskningar”

Gustav Vasa till Kronobruket Kungshammaren vid Nora

på 1500-talet

Gustav Vasa (ca 1496-1520)

Inköp

Inköp som religion

• En Gud – Kraljic

• Många profeter

– A van Weele (NL)

- Björn Axelsson (SWE)

27

Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy

Leverage items(Competitive

procurement)

Strategic items(Partnership)

Standard items(System agreement +

e-business solution)

Bottleneck items(Reliable supply +

search

alternative)

High

Low

Financial impact

HighLow Supply risk

Source: van Weele, Purchasing and Supply

Chain Management, 2002

2010-01-08

10

Bikupa

Vilka ”Roller” har Inköp i en organisation?

29

Value

RiskCost

Purchasing 3 tasks (Van Weele)

Risk management:- Single vs multiple

sourcing- Performance based

contracting

- Buyer dependence

- Supplier dependence- Financial position

- Proprietary

knowledge

Traditional agenda of procurement is gradually changing…

1

Materials cost reduction:- Purchasing savings

- Doing more with less- Agressive sourcing

- Contract management

Value improvement:- Business orientation

- Improving customer value proposition

- ESI in NPD

- Alliance management

2

Source: A van Weele,


Inköps roll (Björn Axelsson)(hur?)

Rationaliseringsrollen (extern fokus)

Löpande aktiviteter för att minska organisationens

kostnader.

Utvecklingsrollen (extern/intern fokus)

Utnyttja leverantörens kunskap i produkt/tjänst utvecklingen

Strukturrollen (extern/intern fokus)

Val som en / flera leverantörer

Val av geografisk lokalisering

=> ger långsiktiga konsekvenser

=> vill vi stärka/motverka trender och dess konsekvenser?

2010-01-08

11

Rationaliseringsrollen

Tre huvuduppgifter1. Prisreduktion.

a) Välja de produkter/leverantörer som är billiga.

b) Välja de billigaste funktionella lösningarna

2. Hålla ned indirekta kostnader vid anskaffning.a) Specifikationsarbete.

b) Kvalitetskontroll

c) Rationalisering i flöden tex. reduktion av olika lager, JIT. Eller informationsflöden, prognos, order, faktura etc.

3. Hålla ned egna produktionskostnader genom att minska resursförbrukning och/eller öka värdeskapande.a) Stillestånd /produktionsstopp pga bristande leveransäkerhet

b) Utveckling/konstruktionskostnader.


Utvecklingsrollen

1. Bevaka att olika tekniska möjligheter hos leverantörerna utnyttjas i den interna FoU verksamheten

a) passivt, ger seriell utvecklingsaktivitet

b) aktivt ger parallell utvecklingsaktivitet och tidsbesparing

2. Intressera leverantörer för att utveckla produkter som företaget behöver för att medverka i utvecklingsprocesser.

3. Tillsammans med andra interna funktioner driva utvecklingsprojekt i samarbete med leverantörer


Struktur- och nätverksrollen


1. Åtgärder för att öka, behålla eller minska

antalet tänkbara leverantörer.

2. Åtgärder för att påverka

leverantörserbjudandenas

standardiseringsgrad.

3. Aktiviteter för att identifiera, följa och bevaka

tendenser med avseende på

leverantörsstrukturens utveckling

2010-01-08

12

Inköps övergripande roller

A van Weele

• Cost(Kostnadsminskning)

• Value (Kundvärdeskapande)

• Risk

(Riskhantering)

Björn Axelsson

• Rationaliseringsroll (Kostnadsminskning)

• Utvecklingsroll (Kundvärdeskapande)

• Strukturroll

(Påverka leverantörsmarknaden)

Inköp


• Vad är Inköps arbetsuppgifter?

Agreementprocess

Needs analysis process

Marketanalysisprocess

Supplyprocess

Payment &Follow-upprocess

Generic Purchasing process

2010-01-08

13


Taktiskt / operativt inköpKälla: Purchasing management av A.J. Van Weele

Internal

customer

Avgöra

Produktspec

Lev.

val

Skriva

kontrakt

Order

läggning

Order

styrning

Efter

Leveranshantering

Leve-

rantör

Purchasing function

Tactical purchasing Operative purchasing / order

Sourcing Supply

Procurement

Buying

Inköp


• Vilken typ av verksamhet är Inköp?

(Administration, Teknik, Affärer)

Passiv V/S Aktiv inköpsorganisation

Passiv (då)

• Väntar på att bli uppsökt av leverantörer och bli informerad om möjliga lösningar

• Alternativ presenteras och bedöms av inköpsenheten. Problemlösningarna utvecklas av leverantör enskilt. Inköp väljer från marknadens meny.

• Spenderar pengar. En dominerande strävan är att spara på utgifterna. Låga kostnader för inköpsenheten och minsta möjliga spendering eftersträvas.

• Övertygas av leverantören om att den erbjudna problemlösningen är bäst. Passivt genom ja eller nej på propåer.


Aktiv (nu)• Söker själv upp leverantörer för att

finna de bästa resurserna.• Informerar om egna behov och

önskemål och ”skapar” lösningar tillsammans med leverantörer.

• Skapar värden till gagn för företagets bästa. Kostnadseffektivitet är viktigt men också inslag av affärsutveckling.

• Övertygar leverantören om att företaget är en intressant partner med intressanta behov. En relation som kan vara stimulerande, lönsam och lärorik

2010-01-08

14

Inköp


• Vad kan Inköps bidrag vara till organisationen?


Inköp av vara eller tjänst

Sex typfall av inköp

1. Utrustning

2. Komponenter

3. Råvaror och material

4. Förnödenheter

5. Tjänster

6. Utveckling

DuPont-modellen

Material-

kostnader

Lönekostnader

Övriga

kostnader

Summa

kostnader Vinst-

marginal %

Försäljnings-

intäkter

Vinst före finan-

siella kostnader

Avskrivningar

Vinst före

avskrivningar

Ränteintäkter

Försäljnings-

intäkter

Omsättnings-

tillgångar

Likvida medel

Fordringar

Lager + PIA

+ förråd

Totalt

kapital

Anläggnings-

tillgångar

Försäljnings-

intäkter

Kapitalomsätt-

ningshastighet

Räntabilitet på

Totalt kapitalX

/

/

-

+

+

+

+

+

+

-

2010-01-08

15

Cost of purchased goods

Cost for salary

Other costs

Revenue

TotalCost of sold products

Net income before depreciation

Interest-Income

Net profit after depreciation Profit

margin

ROI

RevenueDepreciation

Receivables

Revenue

CashFixed assets

Current assets

Capital employed

Store + GIP

Capital Turn over

+

+

+

+

+ +

-

-

x

CEO/CFO – Map DuPont model



Internal

customer

Avgöra

Produktspec

Lev.

val

Skriva

kontrakt

Order

läggning

Order

styrning

Efter

Leveranshantering

Leve-

rantör

Purchasing function


Sourcing Supply

Procurement

Buying

Taktiskt v/s strategiskt inköp

Tydliga begrepp inte etablerade och de används om vart annat.

En tankemodell är att se på tidsfaktorn:

Operativt 0 - 0,5 år

Taktiskt 0,5 - 2 år

Strategiskt 2 år >


2010-01-08

16

Inköp


• Vilka behöver Inköp kommunicera med för att kunna utföra sitt arbete?

Exempel på funktioner som inköp arbetar

med i en större organisation.


Planering

Logistik

Marknad

Försäljning

Transport och skeppning

Produktion och lager

Ekonomi

Internleverantörer

Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område.

Kvalitet

Ledningsgrupp.

Kommunikation med leverantör


Administrativt utbyte av information

Köpare Säljare

Offertförfrågan

Offert

Beställning

Ordererkännande

Orderändring

Leveransplan - JIT

Faktura

Leveransbesked

Lager rapporter

Pris/artikeldata

Betalning/kontoställning

Kommersiell tvist

2010-01-08

17

Inköparens kontaktmönsterFrån 1978, Håkansson & Wootz


Kontakt med leverantör som procentuell del av total

arbetstid:

Kontakt med leverantör 21 %

Kontakt internt 45 %

Annat arbete (utan kontakt) 34 %

Operativt Inköp

• Det operativa inköpet är som regel inriktat på orderläggning, leveransbevakning och allt annat dagligt problemlösande som uppkommer vid förvaltning av kontrakt och leverantörsbas.

Vad gör en operativ Inköpare?• Prognoser; hämtar/tar emot, justerar, vidarebefordrar

• Orderläggning; Kollar underlag, eventuellt konterar, kompletterar, letar befintlig leverantör, skriver ut, skickar, kollar ordererkännande

• Behovs administration; hämtar/tar emot underlag (från IT eller manuellt) bedömer, justerar, vidarebefordrar frågor, hanterar svar

• Mottagning; hämtar/tar emot ankomstinformation, kollar mot beställning/order, (Antal, tid, etc. ) meddelar avvikelser (internt/externt), får information om kvalitetsavvikelse, hanterar internt/externt

2010-01-08

18

Vad gör en operativ Inköpare, forts?

• Fakturahantering; hämtar/tar emot, kollar mot beställning/order, (speciellt tillägg, rabattsatser), evkonterar, vidarebefordrar för attest

• Statistik; upprättar mot fastställda mallar (kan beröra samtliga områden ovan), Upprättar underlag för leverantörsutvecklingsbeslut

• Övrigt; Administrerar möten internt och externt. Arkiverar, uppdaterar IT-system (”Stansning”)

Arbetsbeskrivning för en operativ inköpare.


Prognostisering till leverantör.

Orderläggning.

Bevaka att ordererkännande erhållits.

Orderändringar.

Leveransbevakning.

Följa upp kvalitetsavvikelser.

Följa upp faktura avvikelser.

Mäta och följa upp leverantörens leveransförmåga.

Meddela leveransavvikelser internt.

Förbereda leverantörsmöte.

Koordinera med taktiskt inköpare.

Agreementprocess



Supplyprocess



2010-01-08

19

Define need:Product or service technical demandAlternative solutionsVolumes actual total and in timeSupply, lead-times and flexible demandPrice, payment- delivery-termsCSR demandTrade offs – balance different internal and external demandsOthers: Spare parts, serviceTooling - conditionsCall off quantitiesCurrency, price variation terms

Defineneed

Alternativesolutions Specification

FunctionalQualityaspects

Analysing-Tools

Needsanalysis process

Supplier Market “as is”

Informationmeans

Supplier

evaluation

DevelopSuppliermarket

Navigate in the global market:

- Google

- Open door for information

- Fairs, exhibitions, invitation on home page

- Advertising

- Catalogues

- Supplier catalogues

- Colleges in purchasing

Supplier Marketanalysis

Supplier

evaluation


Agreement Process covers:

- Request for information

- Prequalification of suppliers (optional)

- Dialogue with suppliers and Negotiations

- Set up and Decision re Supplier(s)

- Conditions

- Supply plan

- Quality assurance process

- Documentation requirement

RFI &

Pre- Q

RFQOffer

Evaluation

Supplier

choiceNegotiation Agreement

Agreementprocess

2010-01-08

20

Supplier

evaluation


Supply Process covers:

- Call offs /Order

- Order acknowledgement

- Supply plan and re-planning

- Logistics, incl. Transport, storage and documentation

- Receiving and inspection (Quality, number, timeliness)

- Check vs. conditions

Supplyprocess

Call of & Order-Acknowledge-

ment

Supply &

RecivingReplanning

Changes

Quality-

check

Introduktion till inköpsorder1. Titel ”inköpsorder.”

2. Beställare (företagsnamn,adress och telefonnummer).

3. Referens till inköpare.

4. Inköpsordernummer.

5. Leverantör (adress och referens).

6. Leveransadress.

7. Fakturaadress.

8. Specifikation av vara.

9. Pris och valuta.

10. Betalningsvillkor.

11. Leveransvillkor (ev förpackning och transportinstruktioner).

12. Hänvisning till avtal, offert eller villkor.

13. Antal (enhet).

14.Dokumentation (Intyg etc.)

15. Leveransdatum.

16. Instruktion, (t ex ordererkännande inom 24h).

17. Organisation och momsregistreringsnummer.

18. Underskrift.fredag den 8 januari 2010

60

Supplier

evaluation


Payment & follow up Process covers:

- Payment against conditions

- Statistics on process efficiency

- Statistics on supplier performance

- Feed back to supplier

- Information internally

- Improvement plans

Payment &follow up

process

PaymentSupplier

performanceProcess

efficiency

Development

plans

Mätning &Uppföljningav Inköps-processen

2010-01-08

21

Agreementprocess



Supplyprocess



Operativt Inköp


Inköp


• Ska alla produkter hanteras lika ur inköpssynpunkt?

2010-01-08

22




1. Utrustning

2. Komponenter


4. Förnödenheter

5. Tjänster

6. Utveckling

Tankemodell


Internal

customer

Avgöra

Produckt

spec

Lev.

val

Skriva

kontrakt

Order

läggning

Order

styrning

Efter

Leverans

hantering

Leve-

rantör

Förnöden-

Råvaror &

material

Tjänster

Kompo-

nenter

Utrustning

Taktiskt inköp Operativt inköp

Internal

customer

Avgöra

Produkt

spec

Lev.

val

Skriva

kontrakt

Order

läggning

Order

styrning

Efter

Leverans

hantering

Leve-

rantör

Förnöden-

heter

Råvaror &

material

Tjänster

Kompo-

nenter

Utrustning


Utveckling

Hur styrs arbetet vid en operativ inköpsfunktion?

• Vision, affärside, företagsstrategier• Policy och värderingar.

– Etik.– Inriktning (baseras på företagsstrategierna)– Miljö, kvalitet.

• Krav• Processer• Verktyg (system) metoder och handböcker.

– Affärssystem– Mall för inköpsorder– Mall för leverantörsmätning. – Etc

• Roller– Operativ inköpare

• Rättigheter


2010-01-08

23

Ett dagsverk för en operativ inköpschef.


Process för prognosgenerering och utskick

Process för orderläggning.

Process för bevakning av ordererkännande

Process för orderstyrning

Process för leveransbevakning

Process för bevakning av kvalitetsärenden

Process för faktura avvikelser.

Process för mätning av leverantör. (Hur säkerställa att all data

registreras som ger ett gott underlag för leverantörs mätning?)

Rutin för avvikelsehantering (supply matchar ej demand)

Process för hantering av överskotts material.

Process för mätning av inköpsavdelningen. Vad bör mätas?

Vad är en process?Indata, aktiviteter & utdata.

Instruktioner beskriver hur aktiviteter skall genomföras

Exempel hantera inköpsanmodan


Exempel orderlägga genom ehandel

Roller beskriver vem som har

ansvar och befogenhet

Varför dokumenterade processer?

• Säkerställa att alla arbetar korrekt.

• Kunskap om arbetssätt skall inte endast finnas hos en individ.

• Inger förtroende.

• Grund för förbättring.


2010-01-08

24


PrognosprocessBrutto-

prognos per

komponent

Lager?

Inköpsorder?

Avropsavtal?

Val lev.

Subtrahera

Lager & Order

Till avtals

process

Splitt mellan

leverantörer

No

Yes

Yes

Yes

No

Splitt

enligt avtal

Nettoprognos

per lev. och

komponent

No

Frågor / diskussion.


Givet aktuell process:

• Går den att tillämpa på ert företag och typfall?

• Vad skall bort / Vad skall läggas till?

Spelar det någon roll om ert företag skulle vara:

• ett stort eller litet företag?

• nationellt/internationellt?

För att driva processen;

• Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar &

handböcker?

• Går det mha systemstöd att automatisera processen?

Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk

inköpare) med leverantör för att processen skall stödjas.


OrderprocessInköpsförslag/

anmodan

Avropsavtal?

Val lev.

Till avtals

process

Splitt mellan

leverantörer

No

Yes

Yes

Splitt

enligt avtal

Inköpsorder

per lev.

No

2010-01-08

25

Automatisera orderläggning?


Omsättningshastighet i lager och ”risk villighet”.

Tänk Wilson.

Component-class A B C

Order frequency Min 1 time/week 2 times/month Once a quarter

Safety Stock 5 days 1 week 4 weeks

A = Average 8 days of stock = 300/8 = Turnover 38 times 70% of total value

B = Average 14 days of stock = 300/14 = Turnover 21 times 20% of total value

C = Average 70 days of stock = 300/70 = Turnover 4 times 10% of total value

=(0,7 * 38)+(0,2 * 21)+(0,1 * 4) = Turnover 31 times/Year.










• Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar & handböcker?


Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk inköpare)

med leverantör för att processen skall stödjas.


Bevakning Av Ordererkännande

Sortera ut inköpsorder

som ej är ordererkända3 dagar efter orderdatum.

Kontakta leverantör.

Registrera

ordererkännande.

2010-01-08

26










• Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar & handböcker?

• Går det m.h.t. systemstöd att automatisera processen?

Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk inköpare)

med leverantör för att processen skall stödjas.



• Annulleringsförslag.

• Senarelägga leveransdatum.

• Tidigarelägga leveransdatum.

• Ändra orderlagd kvantitet.

• Behovsbild (t ex prognos) förändras.

• Svårt att manuellt skapa orderändringsförslag.

Korta ledtider =>ger färre antal inköpsorder =>

=> minskad administration =>minskade kostnader.


0

200

400

600

Behov

Saldo

Behov 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

Saldo 400 300 200 100 0 400 300 200 100 0 400 300 200 100 0 400

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

0

200

400

600

800

Behov

Saldo

Behov 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80

Saldo 420 340 260 180 100 520 440 360 280 200 620 540 460 380 300 720

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

2010-01-08

27


0

100

200

300

400

Behov

Saldo

Behov 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80

Saldo 320 240 160 80 0 320 240 160 80 0 320 240 160 80 0 320

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

0

200

400

600

Behov

Saldo

Behov 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80

Saldo 420 340 260 180 100 20 440 360 280 200 120 40 460 380 300 220

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16











handböcker?





Leveransbevakning.


som ej är levererade 1 dag

efter leveransdatum.

Sortera, utsorterade sena,

order per leverantör och

kontakta leverantör.

Registrera

nytt leveransdatum.

2010-01-08

28











handböcker?





Kvalitets Returer.

Fel leverans från

leverantör

Felrapport

Begär RMA

nummer

Retur till

leverantör

Kvalitets fel på leverans identifieras av

godsmottagning

Kvalitetsavdelningen tar fram felrapport

Inköpare skickar felrapport och begär RMA (Return

Material Authorization) från leverantör. RMA består av

returinstruktioner inkl transport, märkning och förpackning.

Dessutom begärs antingen ersättningsleverans eller

kreditnota.

Materialet returneras efter att RMA erhållits

från leverantör.











handböcker?




2010-01-08

29


Faktura Avvikelser

Prisdiff.?Faktura pris

OK?

Inköpare

kontaktar leverantör

Begär kreditnota

på överstigande belopp

Kvantitets-

diff?

=inrank skiljer

från faktura

Ja

JaNej

Nej

Kontrollera inrankning

(och skeppnings-

dokument) mot order.

Stämmer antal?

Nej

Ja

Annat

fel

Utredning av

inköpare

Ja

Nej

Begära kreditnota

om vi debiterats för många

Vid debitering av färre

än mottaget påtala skillnad

för leverantör.Nej

Justera WAPP

Inköpare/PM beslutar om WAPP

skall ändras. Nytt WAPP

anges i SEK vid berörd artikel

för lev.reskontra att justera.

Använd WAPP ändringsmall.

Om order kan anses slut-

levererad ändra (efter OK

från leverantör) beordrat

antal till levererat antal.

Ja

Fakturor från

lev.reskontra

till inköpare.

Meddela PM

Inköpare meddelar vilka

kundorder som riskerar att

ha fel fakturerats.

Avslut

ärende











handböcker?





Avyttring Excess & Obsolete (E&O).

Det viktigt med en tydlig definition av E & O.

Excess kan vara allt material bortom 3 månaders behov.Obsolete kan t ex vara allt material som helt saknar

behov.

Annan avyttring kan t ex Broker, annan fabrik, kund,

reservdelslager, Factory Outlet, etc

Identifiera

E&O material

Returnera material

till leverantör

Annan avyttring

Excess eller

Obsolete?

Material till

leverantör

Skrota?

Obsolete

Excess

Yes

No

2010-01-08

30











handböcker?





PrognosprocessBrutto-

prognos per

komponent

Lager?

Inköpsorder?

Avropsavtal?

Val lev.

Subtrahera

Lager & Order

Till avtals

process

Splitt mellan

leverantörer

No

Yes

Yes

Yes

No

Splitt

enligt avtal

Nettoprognos

per lev. och

komponent

No


OrderprocessInköpsförslag/

anmodan

Avropsavtal?

Val lev.

Till avtals

process

Splitt mellan

leverantörer

No

Yes

Yes

Splitt

enligt avtal

Inköpsorder

per lev.

No

2010-01-08

31


Bevakning Av Ordererkännande


som ej är ordererkända3 dagar efter orderdatum.

Kontakta leverantör.

Registrera

ordererkännande.



• Annulleringsförslag.

• Senarelägga leveransdatum.

• Tidigarelägga leveransdatum.

• Ändra orderlagd kvantitet.

• Behovsbild (t ex prognos) förändras.

• Svårt att manuellt skapa orderändringsförslag.

Korta ledtider =>ger färre antal inköpsorder =>

=> minskad administration =>minskade kostnader.


Leveransbevakning.


som ej är levererade 1 dag

efter leveransdatum.

Sortera, utsorterade sena,

order per leverantör och

kontakta leverantör.

Registrera

nytt leveransdatum.

2010-01-08

32


Kvalitets Returer.

Fel leverans från

leverantör

Felrapport

Begär RMA

nummer

Retur till

leverantör

Kvalitets fel på leverans identifieras av

godsmottagning

Kvalitetsavdelningen tar fram felrapport

Inköpare skickar felrapport och begär RMA (Return

Material Authorization) från leverantör. RMA består av

returinstruktioner inkl transport, märkning och förpackning.

Dessutom begärs antingen ersättningsleverans eller

kreditnota.

Materialet returneras efter att RMA erhållits

från leverantör.


Faktura Avvikelser

Prisdiff.?Faktura pris

OK?

Inköpare

kontaktar leverantör

Begär kreditnota

på överstigande belopp

Kvantitets-

diff?

=inrank skiljer

från faktura

Ja

JaNej

Nej

Kontrollera inrankning

(och skeppnings-

dokument) mot order.

Stämmer antal?

Nej

Ja

Annat

fel

Utredning av

inköpare

Ja

Nej

Begära kreditnota

om vi debiterats för många

Vid debitering av färre

än mottaget påtala skillnad

för leverantör.Nej

Justera WAPP

Inköpare/PM beslutar om WAPP

skall ändras. Nytt WAPP

anges i SEK vid berörd artikel

för lev.reskontra att justera.

Använd WAPP ändringsmall.

Om order kan anses slut-

levererad ändra (efter OK

från leverantör) beordrat

antal till levererat antal.

Ja

Fakturor från

lev.reskontra

till inköpare.

Meddela PM

Inköpare meddelar vilka

kundorder som riskerar att

ha fel fakturerats.

Avslut

ärende


Avyttring Excess & Obsolete (E&O).

Det viktigt med en tydlig definition av E & O.

Excess kan vara allt material bortom 3 månaders behov.Obsolete kan t ex vara allt material som helt saknar

behov.

Annan avyttring kan t ex Broker, annan fabrik, kund,

reservdelslager, Factory Outlet, etc

Identifiera

E&O material

Returnera material

till leverantör

Annan avyttring

Excess eller

Obsolete?

Material till

leverantör

Skrota?

Obsolete

Excess

Yes

No

2010-01-08

33

Operativt Inköps effektivitet

Mätning av operativ inköpsenhetsinre effektivitet?

Antal öppna inköpsförslag.

Antal icke ordererkända order.

Antal orderändringsförslag, flytta leveransdatum framåt/bakåt samt annulleringsförslag.

Antal öppna order med leveransdatum i dåtid.

Antal öppna faktura avvikelser.

Antal öppna kvalitetsärenden.


Mätning av Operativt Inköp

• Antal order per Inköpare

• Antal oe/rekl/levbev/etc per Inköpare

• Kostnad för Op Ink som % av inköpsvolym

• Genomloppstidför

1. Order

2. OE

3. Reklamationer

4. Fakturaavvikelser

5. Etc.

2010-01-08

34

Mätning av (Operativt) Inköp externa effektivitet

• Prisutveckling

• Kostnadsutveckling

• Störningsfria leveranser in och ut

• Ledtider

Summering

• Nu vet ni vad operativt inköp är.

– Hur en operativ inköpsfunktion styrs.

– Vilka processer som finns tillgängliga.

– Vad som en operativ inköpare gör

1. Frågor






• Inköp






2010-01-08

35

Semantik

• Purchasing

• Procurement


• Sourcing


• Inköp

• Upphandling

• Anskaffning

• Supply Chain

• Value Chain

• Buying


A van Weele



• Risk

(Riskhantering)

Björn Axelsson



• Strukturroll


Agreementprocess



Supplyprocess



2010-01-08

36




1. Utrustning

2. Komponenter


4. Förnödenheter

5. Tjänster

6. Utveckling


Cost for salary

Other costs

Revenue



Interest-Income


margin

ROI

RevenueDepreciation

Receivables

Revenue

CashFixed assets

Current assets

Capital employed

Store + GIP

Capital Turn over

+

+

+

+

+ +

-

-

x


109



procurement)





search

alternative)

High

Low

Financial impact

HighLow Supply risk



2010-01-08

37




Planering

Logistik

Marknad

Försäljning



Ekonomi

Internleverantörer


Kvalitet

Ledningsgrupp.









2010-01-08

38













• Rättigheter



2010-01-08

39

Slut Dag 1

Dag 2

• Repetition

Vad har vi lärt hittills

• Vad är Inköp?

• Hur definieras Inköp?

• Hur påverkar Inköp organisationens resultat?

• Hur styrs Operativt Inköp?

• Vilka operativa processer finns tillgängliga?

• Vad gör en Operativ Inköpare?

2010-01-08

40





• Inköp







A van Weele



• Risk

(Riskhantering)

Björn Axelsson



• Strukturroll


Agreementprocess



Supplyprocess



2010-01-08

41


Cost for salary

Other costs

Revenue



Interest-Income


margin

ROI

RevenueDepreciation

Receivables

Revenue

CashFixed assets

Current assets

Capital employed

Store + GIP

Capital Turn over

+

+

+

+

+ +

-

-

x


123



procurement)





search

alternative)

High

Low

Financial impact

HighLow Supply risk







2010-01-08

42











• Rättigheter


Hantverket

• It stöd

• Beställning

2010-01-08

43

Bikupa

Vilka IT system påverkar inköps arbete

Databaser i affärssystem


Leverantörs

data

Komponent

data

Avtalsdata

data

Produkt

register

(struktur)

Behov

(prognos alt

försäljning)

Lager

Inköpsorder

Lev

per

kmp Avt

lev

per

kmp

Brutto

behov

Netto

behovPrognos

Order

etc

Rapportgenerator

Olika beställningssätt

Beställnings-

sätt

Exempel på

produkter/tjänster

Beskrivning

Katalog

• Standard produkter och

tjänster

• Kontorsmateriel,

bemanningstjänster,

kemikalier, verktyg, IT-

hårdvara

• Produkter och tjänster hittas genom sökning på t ex

produktnamn, artikelnummer, beskrivning, leverantörsnamn

• Produkt/tjänstespecifikation och pris finns i katalogen

• Ordern skickas efter attest direkt till leverantören

Fritext

• Produkter och tjänster med

ramavtal som är svåra att

katalogisera

• Konsulter, Reklamproduktion

• Leverantörerna hittas genom sökning på t ex

produktnamn, beskrivning, leverantörsnamn

• Specificering av produkt/tjänst och pris görs av beställaren

• Order går efter attest via inköpsavdelningen till

leverantören

Inköps-

anmodan

• Icke standard

produkter/tjänster där inköp

måste vara involverade i köpet

• Produktionsrelaterad

utrustning

• Beställaren hittar varken produkt/tjänst eller leverantör,

fyller därför i inköpsanmodan

• Inköpsanmodan skickas till inköpsavdelningen efter

attestering. Inköpsavdelningen finner lämplig leverantör och

ordern skickas till leverantör

Andra

flöden

• Resor, fast telefoni, el/energi • För vissa tjänster görs inga avrop tjänsten utförs baserat på

årliga avtal


2010-01-08

44

Vad är e-procurement?

• Web-baserat inköpsverktyg som alla når via intranet.

• Leverantör ofta genom ASP-lösning

• Endast kontrakterade leverantörer finns publicerade.

Process Beställa - Betala

Leverantör

Beställning

&

Kontering

Godkännande

Attest

3-vägs-

match

Betalning

Faktura

Workflow

(e.Fact)Bekräfta

mottagen

leverans

Godkänd

ordereFakturaL

ev

ok

mismatch

Pappers-

faktura

Scanning

& Manuell

Registrering


Operativt inköp - Procure to pay


Click & Buy

order

Approval flow

Goods reciept

Auto

Order - invoice

Matching

Purch req

Auto

Order - invoice

Matching

No Activity

Deviation

workflow

No activity

Frame order

Auto

order - invoice

matching

Order

InvoiceRules set up

for auto

approval

Catalogue

& Free text

Subscriptions

&

Rental

contracts

Purchasing

requisition

Outside

C & B

orderingProcess

Way of

ordering

Purchasing

card

Auto

Order - invoice

Matching

Purchasing

Card

Procure to pay process excellence.

E-procurement - indirekt mtrl

• E-procurement tool includes products and services from suppliers contracted after competitive bidding by purchasing functions.

• All employees can search and order products and services in the tool. Managers receive a request for authorization by mail.

• If product/services or relevant suppliers cannot be found a requisition can be issued and sent to the purchasing department.

• When a purchase order is authorized by a manager the order is sent to the supplier by EDI.

• Product delivery or service completions are registered in SIV and Invoices can then be paid without second authorization.

• E-procurement tool can be accessed via Intranet


2010-01-08

45

Pipechain

PipeChain is a simple way to organize the supply chain

between companies. Mindbreakingly easy to handle, the

PipeChain user interface connects customers,

manufacturers and suppliers. A patented logistics system

with full transparency, allowing you and your partners to

– online – create a chain driven by real demand

• EDI, WEBEDI mm


Vendor Managed Inventory

• Driven by demand

• Collaboration

• Can be automated

• High information transparency

• Real-time information


Information (stock level and demand)

Basware

• ”BasWare är global marknadsledare för automatiserade finansiella processer. 500 000 användare runt om i världen använder BasWares lösningar. BasWare grundades 1985 och är idag börsnoterat på Helsinki Stock Exchange”.

• Procure to pay

• Konkurrenter– IBX, E-fact, Agresso, mm


http://www.pipechain.se/o.o.i.s/1

2010-01-08

46


Leverantörsmätning / leverantörsutveckling

Target Management and KPI’s

Fundamentals

Holistic

Objetivs

Goal 3

Goal 2

Goal 1

KPI

KPI

KPI

KPI

KPI

KPI

KPI

KPI

2010-01-08

47

Goal criteria's

• Measurable

• Realistic

• Challenging

• Reachable

• Selfchosen

• Measurable

• Acceptable

• Realistic

• Time- limited

1. What does it take?

2. Which are the obstacles?

3. How to overcome the obstacles?

David Lega – The SMART- model

About KPI

• Quote;

• “The problem with PKI’s is that they drive performance, but not towards the company best, but for the individual KPI.

• Besides: there seems to be lacking a KPI for common sense”

• U Agren, CFO

2010-01-08

48

Exempel på kostnadsbesparingar:

• Långtidsprisavtal

• Årliga avtalade prisreduktioner, s.k. ’learning curve’

• Betalningsvillkor 60, 90 dagar etc

• Finslipning av ansvarsbestämmelser versus pris

• Konstruktionsförenklingar

• Processförbättringar

• Alternativa material

• Nya teknologier

• Emballage

• Produktviktsreduktion

• Materialinnehåll/materialutnyttjande

• Kassationsminskning

• Lager- eller ledtidsreduktion

• Konsignationslager

• Leverantörsstyrt lager

• Komplexitetsminskning

• Förbättrade underleverantörer

• Optimering av tillverkningslokalisering

• Optimering av av valideringskrav

• Fraktkostnader

• Multipel ’sourcing’

• Volymeffektivisering

• Tullreduktioner

• Internationell logistik

• Garantianspråksreduktioner

• Verktygsbesparingar

LISTA - FÖRSLAG TILL KOSTNADSBESPARINGAR

• Åtgärd

• Implementationstid

• Engångskostnad för implementation

• Kostnadsbesparing

• Prisreduktion

• Status (F, B, I, A, K)

F = Förslag, B= Beslutad, I= Implementation pågår, A= Avslag, K= Klar, införd och pris justerat.


Leverantörsutveckling 1

Syftet med ett leverantörsutvecklingsprogram

är att skapa ett, i relationen, formellt ramverk

som möjliggör ett strukturerat arbetssätt att

driva de aktuella ämnena/parameter som,

baserat på nuläge och framtida önskat läge, är

viktiga för företagets framgång och lönsamhet.

2010-01-08

49

Leverantörsutveckling

• För att lösa ett problem/utmaning

1. Kostnadsläge

2. Kvalitetsnivå

3. Administration

4. Etc.

• För att ”öka lönsamheten”

1. Hitta nya lösningar

2. Teknisk utveckling

3. Förenklingar

4. Etc.


• Baseras på

1. Leverantörsstatistik (1 – 3 års mätresultat)

2. Marknadsinformation

3. Kvalitetsnivå

4. Administration

5. Etc.



Genom ett program skapas en process som kräver

och möjliggör:

Definition av och överenskommelse om målbild i

samarbetet med leverantören.

Kontinuerlig förbättring genom klargörande av de

actions som måste genomföras av parterna.

En tätare kommunikation som i sin tur leder till ett

tätare samarbete.

Objektiv värdering av leverantören (och kundens)

prestation.

Objektiva mätningar med målbild möjliggör

feedback till leverantör rörande dess position

relativt konkurrenter.

2010-01-08

50


Leverantörsmätning 3

Inköpsstrategi

Företagsstrategi

Val av ämnen/ prameter

Mål

Actions

Mätning

=Aktivt program


Om ”leverantörs mätning”.

Det är inte allt enkelt.

Kräver gemensamma processer/rutiner.

Tex. hur mäta leveransprecision?

”Möter verkligt leveransdatum det leveransdatum angett på

inköpsorder!”


Exempel leveransprecision

Om verkligt leveransdatum är inom intervallet –3 till +0 dagar relativt inköpsorderns leveransdatum => Leverans OK.

Antag att vi har 100 leveranser under en bestämd tidsperiod:

88 leveranser sker inom intervallet.

Leveransprecision = 88/100 => 88 %.

2010-01-08

51


Exempel leveransprecision 2

Vilka ”datum” finns det?• Orderdatum.

• Önskat leveransdatum.

• Ordererkänt leveransdatum.

• Förändrat leveransdatum.

• Verkligt leveransdatum.

• Nytt önskat leveransdatum (vid orderändring).

• Nytt ordererkänt datum.

• Ledtid och transportvillkor…….

I affärssystem.


Exempel leveransprecision 3Att fundera över och som inköpschef skapa

rutiner för:

Skall leveransprecision endast mäta leverantörens

förmåga att leverera enligt ordererkänt datum? Vad

händer om leverantören ordererkänner flera

gånger?

Hur registrera ett ordererkänt datum som ej möter

önskat leveransdatum om inköpsorder är lagd på

kortare ledtid än avtalat?

Vilka olika mätningar kan göras och vad visar de?=> Klarhet undviker siso.


Supplier scorecard 1 (2)

2010-01-08

52


Supplier scorecard 2 (2)


2010-01-08

53



Forts measurement criteria



2010-01-08

54






Bilaga 2

Supplier evaluation form

Selection criteria Comment 0 Point 1-5 Points

1. General

Language English or Swedish as business language No Yes

Referances References from similar co-operation No Yes

If yes, please fill out the following information: Company name:____________________

Contact :___________________________

Phone:____________________________

Enviromental management system

Application and certification of enviromental management system acc to ISO 14000 or similar No Yes

Customer service/ support Possibility to a contact person No Yes

If yes, please fill out the following information: Name:___________________________

Phone:___________________________

Payment terms Payment terms 60 days No Yes

Delivery terms FCA from place of delivery No Yes

2.Economy

Turnover What are you current annual sales? _____________

Solidity Solidity of the company _____________

Liquidity Liquidity of the company _____________

Finances Do you have any record for non payment of debit? Yes No

Are all taxes and fees paid? No Yes

3.Logistics & Production

Delivery reliability Do you measure on-time deliveryperformance to your customers? No Yes

If yes, what is the percentage in average? _____________%

Lead time What is your current delivery lead time? _____________days

Production capacity Can you easily expand your production without major investments? No Yes

Support manufacture Do you have any back up manufacturing in other facilities? No Yes

Bottleneck in production Do you know where your bottleneck in production is? No Yes

Improvements Do you actively work with productivity improvements? No Yes

Stock Do you have any buffer stock? No Yes

If yes please fill out the following information: Location of stock:

2010-01-08

55


Bilaga 1

Utvärdering befintliga leverantörer

Leverantör:________________________________________________________________________ Datum:____________

Kriterier 5 poäng 4 poäng 3 poäng 2 poäng 1 poäng 0 poäng Antal poäng:

Leveransprecision 100% 90-99% 80-89% 70-79% 60-69% <60%

Kvalitetsavvikelser Alltid 0 1-2 st 3-4st 5st 6 st >6 st

Ordererkännade inom 48 h Alltid inom 48 h 2-3 dagar 4-5 dagar 6-7 dagar >8 dagar Uteblivet

Kundservice Svar och åtgärd inom 24 h Inom 48 h Inom 72 h Inom 96 h >96 h Inget svar

Ledtid 2 dagar 3-4 dagar 1-2 vecka 3 veckor 4 veckor >4 veckor

Pris

Årlig kostnadsreduktion minst 15 % Ja Nej

Konkurrenskraftigt pris Ja Nej

Öppna kalkyler Ja Nej

Egen värdering

Tillmötesgående Mycket bra

Ordning och reda Mycket bra

Service/attityd Mycket bra

Eget intryck Mycket bra

Atmosfär Mycket bra

Slutsumma poäng:

Komentarer egen värdering:









• Nya teknologier

• Emballage











• Fraktkostnader



• Tullreduktioner




Praktisk Leverantörsutveckling

• Processkartläggning

• Reducera antalet Processsteg

• Samordna/ta bort

• Flytta t/fr lev/köpare

2010-01-08

56


Vad är en aktivitet?

Tillv. Tillv.Pack.TranpPackn

Leverantör Kund

Analys av ett led – en lev & kund relation.


Vad är en aktivitet? nedbrytning ett steg

Tillv. Tillv.Packn.TranpPackn

Leverantör Kund

Steg 1 Steg 4Steg 3Steg 2 Steg 4 Steg 7Steg 6Steg 5


Vad är en aktivitet -nedbrytning ett steg (2)


Leverantör Kund


2010-01-08

57

Inköp


• Hur definieras vad som ska köpas?


Vem bestämmer vad som skall köpas in?

Internal

customer

Avgöra

Produktspec

Lev.

val

Skriva

kontrakt

Order

läggning

Order

styrning

Efter

Leveranshantering

Leve-

rantör

Förnöden-

heter

Råvaror &

material

Tjänster

Kompo-

nenter

Utrustning


?


Beskrivning av vad som skall köpas in.

• Funktionell specifikation (inkl kvalitet).

• Teknisk specifikation (inkl kvalitet).

• Logistisk specifikation.

• Ekonomisk specifikation.

• ”Politisk” specifikation. (informell spec).

2010-01-08

58


Vem tar inköpsbeslutet?

• Vad kan exempelvis ligga till grund för beslutet att införskaffa:– Material och råvara?

– Utrustning?

– Komponenter?

– Förnödenheter?

– Tjänster?

• Är taktiskt inköp enbart en beredande funktion?

• Är inköp verkligen inblandade i ”produktspecifikationen”?

• Fundera i x minuter.



Produkt komplexitet

Låg Hög

Kommersiell

komplexitet

Låg

Hög

Inköps avdelning

dominant

Teknisk avdelning

dominant

Ekonomi/ledning

dominant

Kors funktionellt

beslutsfattande

Fisher 1976


Vem tar inköpsbeslutet?Enligt Philipe Kotler.

• 1. Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst.

• 2. Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut.

• 3. Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet.

• 4. Buyer, individ som lägger inköpsordern.

• 5. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service.

2010-01-08

59


Attesträtt

• Beloppsgränser som reglerar värdet av den vara/tjänst när en position i företaget får besluta om införskaffning.

• Jmf avtalslagens begrepp behörighet/befogenhet.


Upphandlingsprocess

6.

Leverantörsv

al och avtal

4.

Välj

leverantörer

för

offertförfrågan

3.

Bestäm

Inköpsstrate

gi

1.

Projekt-

mobilisering

2.

Definiera

värde och

omfattning

7.

Operationell

implementeri

ng

5.

Besluta

specifikation

er och

urvalskriterier

•Etablera

projektteam

•Övergripande

planering

•Planera kick-

off möte

•Samla intern

och extern data

på nuvarande

volymer,

specifikationer,

leverantörer,

kontrakt etc

•Detaljplanera

projektet

•Justera mål

och omfattning

•Analysera

marknads-

konkurrens

och påverkan

på bolagets

affärer

•Beslut om att

fortsätta i

upphandling

eller att

utveckla

nuvarnade

relation

•Beslut om

gruppering

map geografi

och

varugrupper

•Ta fram

kandidatlista

•Samla in

interna krav

•Skicka ut

leverantörs-

marknads-

undersökning

•Välj

leverantörer

för

offertförfråga

n

•Samla in,

sammanställ,

förenkla och

standardisera

specifikatione

r

•Samla in

krav och

besluta om

standardiserad

e

urvalskriterier

och viktning

•Ta fram, skicka

ut och utvärdera

offertförfrågan

•Besluta om

manuell eller

elektronisk

förhandling

•Utveckla

förhandlings-

strategi och

förhandla

•Genomför

lverantörsbedöm

ning enl. ISO

•Välj leverantör

och teckna avtal

•Ta fram

organisation

och plan för

implementerin

g

•Besluta om

organisation,

källor,

periodicitet

och metod för

kontinuerlig

uppföljning av

leverantörerna

och

leverantörs-

marknaderna

•Säkra

implementerin

g av avtal

•Kontinuerlig

mätning på

avtalstrohet

och

besparingar

•Kontinuerlig

uppföljning av

leverantörsmar

knaden

•Åtgärder för

bättre

avtalstrohet

och

konkurrenskra

ftiga villkor

•Leverantörsut

veckling

8.

Kontinuerlig

uppföljning


Tillägg till specifikation av produkt




• Ekonomisk specifikation (inkl risk).


Vilka övriga kriterier kan tänkas vara styrande vid val av leverantör…

…förutom att de kan leva upp till

produkt specifikation?

15 min diskussion

2010-01-08

60

Inköps roll vs Kravspecifikationen

• Ifrågasätta

• Utmana

• Föreslå alternativ

1. Kvalitetsnivå

2. Omfattning

3. Låsning till leverantör

4. Standard vs Specifik

5. Sortimentsbegränsning (nyttja de som finns)


Val av möjliga leverantörer.

Internal

customer

Avgöra

Produktspec

Lev.

val

Skriva

kontrakt

Order

läggning

Order

styrning

Efter

Leveranshantering

Leve-

rantör

Förnöden-

heter

Råvaror &

material

Tjänster

Kompo-

nenter

Utrustning


?


Till vem/vilka skall jag skicka en offertförfrågan?

Möjliga

leverantörerFörsta

urval Val av leverantör(er)Kontrakt

eller

Order.

Initial

assessmentOffert

förfrågan.

2010-01-08

61


Som man frågar får man svar.

• Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov.

• Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat.

• Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild.


Val av möjliga leverantörer.

Internal

customer

Avgöra

Produktspec

Lev.

val

Skriva

kontrakt

Order

läggning

Order

styrning

Efter

Leveranshantering

Leve-

rantör

Förnöden-

heter

Råvaror &

material

Tjänster

Kompo-

nenter

Utrustning


?


Som man frågar får man svar 2.

• Tydlighet och ”lika” offerter underlättar jämförbarhet.

• Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde).

• Sena ändringar är ofta dyra ändringar.

2010-01-08

62



Internal

customer

Avgöra

Produktspec

Lev.

val

Skriva

kontrakt

Order

läggning

Order

styrning

Efter

Leveranshantering

Leve-

rantör

Purchasing function


Sourcing Supply

Procurement

Buying


Taktiskt inköpares vardag

Offertförfrågan /-utvärdering.

Kontraktsförhandling / -skrivning

Leverantörsutvärdering.

Marknadsbevakning. (förmedla internt).

Leverantörsutveckling. (verksamhetsutveckling)

Summering

• Nu vet ni vad operativt inköp är.

– Hur en operativ inköpsfunktion styrs.

– Vilka processer som finns tillgängliga.

– Vad som en operativ inköpare gör

1. Frågor


2010-01-08

63





• Inköp






Semantik

• Purchasing

• Procurement


• Sourcing


• Inköp

• Upphandling

• Anskaffning

• Supply Chain

• Value Chain

• Buying


A van Weele



• Risk

(Riskhantering)

Björn Axelsson



• Strukturroll


2010-01-08

64

Agreementprocess



Supplyprocess






1. Utrustning

2. Komponenter


4. Förnödenheter

5. Tjänster

6. Utveckling


Cost for salary

Other costs

Revenue



Interest-Income


margin

ROI

RevenueDepreciation

Receivables

Revenue

CashFixed assets

Current assets

Capital employed

Store + GIP

Capital Turn over

+

+

+

+

+ +

-

-

x


2010-01-08

65

194



procurement)





search

alternative)

High

Low

Financial impact

HighLow Supply risk






Planering

Logistik

Marknad

Försäljning



Ekonomi

Internleverantörer


Kvalitet

Ledningsgrupp.





2010-01-08

66

















• Rättigheter


2010-01-08

67


Hantverket

• It stöd

• Beställning

Databaser i affärssystem


Leverantörs

data

Komponent

data

Avtalsdata

data

Produkt

register

(struktur)

Behov

(prognos alt

försäljning)

Lager

Inköpsorder

Lev

per

kmp Avt

lev

per

kmp

Brutto

behov

Netto

behovPrognos

Order

etc

Rapportgenerator

2010-01-08

68


Leverantörsmätning / leverantörsutveckling

Holistic

Objetivs

Goal 3

Goal 2

Goal 1

KPI

KPI

KPI

KPI

KPI

KPI

KPI

KPI

• Selfchosen

• Measurable

• Acceptable

• Realistic

• Time- limited

1. What does it take?

2. Which are the obstacles?

3. How to overcome the obstacles?

David Lega – The SMART- model

2010-01-08

69









• Nya teknologier

• Emballage











• Fraktkostnader



• Tullreduktioner




LISTA - FÖRSLAG TILL KOSTNADSBESPARINGAR

• Åtgärd

• Implementationstid

• Engångskostnad för implementation

• Kostnadsbesparing

• Prisreduktion

• Status (F, B, I, A, K)

F = Förslag, B= Beslutad, I= Implementation pågår, A= Avslag, K= Klar, införd och pris justerat.



Syftet med ett leverantörsutvecklingsprogram

är att skapa ett, i relationen, formellt ramverk

som möjliggör ett strukturerat arbetssätt att

driva de aktuella ämnena/parameter som,

baserat på nuläge och framtida önskat läge, är

viktiga för företagets framgång och lönsamhet.

2010-01-08

70


• För att lösa ett problem/utmaning

1. Kostnadsläge

2. Kvalitetsnivå

3. Administration

4. Etc.

• För att ”öka lönsamheten”

1. Hitta nya lösningar

2. Teknisk utveckling

3. Förenklingar

4. Etc.


• Baseras på

1. Leverantörsstatistik (1 – 3 års mätresultat)

2. Marknadsinformation

3. Kvalitetsnivå

4. Administration

5. Etc.

Praktisk Leverantörsutveckling

• Processkartläggning

• Reducera antalet Processsteg

• Samordna/ta bort

• Flytta t/fr lev/köpare

2010-01-08

71


Vad är en aktivitet -nedbrytning ett steg (2)


Leverantör Kund



Beskrivning av vad som skall köpas in.




• Ekonomisk specifikation.




• Vad kan exempelvis ligga till grund för beslutet att införskaffa:– Material och råvara?

– Utrustning?

– Komponenter?

– Förnödenheter?

– Tjänster?

• Är taktiskt inköp enbart en beredande funktion?

• Är inköp verkligen inblandade i ”produktspecifikationen”?

• Fundera i x minuter.

2010-01-08

72


Attesträtt

• Beloppsgränser som reglerar värdet av den vara/tjänst när en position i företaget får besluta om införskaffning.

• Jmf avtalslagens begrepp behörighet/befogenhet.


Upphandlingsprocess

6.

Leverantörsv

al och avtal

4.

Välj

leverantörer

för

offertförfrågan

3.

Bestäm

Inköpsstrate

gi

1.

Projekt-

mobilisering

2.

Definiera

värde och

omfattning

7.

Operationell

implementeri

ng

5.

Besluta

specifikation

er och

urvalskriterier

•Etablera

projektteam

•Övergripande

planering

•Planera kick-

off möte

•Samla intern

och extern data

på nuvarande

volymer,

specifikationer,

leverantörer,

kontrakt etc

•Detaljplanera

projektet

•Justera mål

och omfattning

•Analysera

marknads-

konkurrens

och påverkan

på bolagets

affärer

•Beslut om att

fortsätta i

upphandling

eller att

utveckla

nuvarnade

relation

•Beslut om

gruppering

map geografi

och

varugrupper

•Ta fram

kandidatlista

•Samla in

interna krav

•Skicka ut

leverantörs-

marknads-

undersökning

•Välj

leverantörer

för

offertförfråga

n

•Samla in,

sammanställ,

förenkla och

standardisera

specifikatione

r

•Samla in

krav och

besluta om

standardiserad

e

urvalskriterier

och viktning

•Ta fram, skicka

ut och utvärdera

offertförfrågan

•Besluta om

manuell eller

elektronisk

förhandling

•Utveckla

förhandlings-

strategi och

förhandla

•Genomför

lverantörsbedöm

ning enl. ISO

•Välj leverantör

och teckna avtal

•Ta fram

organisation

och plan för

implementerin

g

•Besluta om

organisation,

källor,

periodicitet

och metod för

kontinuerlig

uppföljning av

leverantörerna

och

leverantörs-

marknaderna

•Säkra

implementerin

g av avtal

•Kontinuerlig

mätning på

avtalstrohet

och

besparingar

•Kontinuerlig

uppföljning av

leverantörsmar

knaden

•Åtgärder för

bättre

avtalstrohet

och

konkurrenskra

ftiga villkor

•Leverantörsut

veckling

8.

Kontinuerlig

uppföljning


Tillägg till specifikation av produkt




• Ekonomisk specifikation (inkl risk).


Vilka övriga kriterier kan tänkas vara styrande vid val av leverantör…

…förutom att de kan leva upp till

produkt specifikation?

15 min diskussion

2010-01-08

73

Inköps roll vs Kravspecifikationen

• Ifrågasätta

• Utmana

• Föreslå alternativ

1. Kvalitetsnivå

2. Omfattning

3. Låsning till leverantör

4. Standard vs Specifik

5. Sortimentsbegränsning (nyttja de som finns)


Som man frågar får man svar.

• Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov.

• Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat.

• Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild.



Internal

customer

Avgöra

Produktspec

Lev.

val

Skriva

kontrakt

Order

läggning

Order

styrning

Efter

Leveranshantering

Leve-

rantör

Purchasing function


Sourcing Supply

Procurement

Buying

2010-01-08

74


Taktiskt inköpares vardag

Offertförfrågan /-utvärdering.

Kontraktsförhandling / -skrivning

Leverantörsutvärdering.

Marknadsbevakning. (förmedla internt).

Leverantörsutveckling. (verksamhetsutveckling)

Vad har vi lärt oss

• Vad är Inköp?

• Hur definieras Inköp?

• Hur påverkar Inköp organisationens resultat?

• Offentlig upphandling

• Hur styrs Operativt Inköp?

• Vilka operativa processer finns tillgängliga?

• Vad gör en Operativ Inköpare?

• Mätning och mål

• Leverantörsmätning/leverantörsutveckling

bild 1 - logistikprogrammet...2010-01-08 1 fredag den 8 januari 2010 2 operativt inköp svante...

Documents