8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM)

Menurut Undang-Undang Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UU

UMKM) Republik Indonesia nomor 20 tahun 2008 kriteria UMKM adalah

sebagai berikut :

Kriteria Usaha Mikro, Kecil Dan Menengah (UMKM) menurut UU ini

digolongkan berdasarkan jumlah aset dan Omzet yang dimiliki oleh sebuah

usaha.

No. Usaha

Kriteria

Asset Omzet

1 Usaha Mikro Maks.50 Juta Maks. 300 Juta

2 Usaha Kecil > 50 Juta - 500 Juta > 300 Juta - 2,5 Miliar

3 Usaha Menengah > 500 Juta - 10 Miliar > 2,5 Miliar - 50 Miliar

Tabel 2.1 Tabel Kriteria Usaha Mikro Kecil dan Menengah

9

2.2 Sistem Informasi Akuntansi

2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Berikut beberapa pengertian sistem informasi akuntansi menurut

beberapa ahli diantaranya :

Menurut Mulyadi (2008 : 3) :

“Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan

yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi

keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan

pengelolaan perusahan.”

Menurut Bodnar & Hoopwood (2006 : 1) :

“Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan kumpulan sumber

daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah

data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi.”

Menurut Rama & Jones (2008 : 17) :

“Sistem informasi akuntansi adalah subsistem sistem informasi

manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan

seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin

transaksi akuntansi.”

10

2.2.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi

(2008:19) dalam bukunya ada 4 yaitu:

a. Untuk menyediakan informasi bagi pegelolaan kegiatan usaha baru.

Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan

baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang

berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini.

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur

informasinya

Ada kalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi

kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian

maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini

kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan,

sehingga menuntut sitem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan

dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan

struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,

yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi

akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai

pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan

Akuntansi merupakan alat pertanggung jawaban kekayaan suatu

organisasi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk

11

memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga

pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat

dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula

ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang

dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya.

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.

Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat

biaya. Informasi merupakan barang ekonomi. Untuk memperolehnya

diperlukan pengorbanan sumber ekonomi yang lain. Oleh karena itu

dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya

manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang yang dilakukan. Jika

pengorbanan untuk memperoleh informasi keuangan diperhitungkan

lebih besar dibanding dengan manfaat yang diperoleh, sistem yang

sudah ada perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan

sumber daya bagi penyediaan informasi tersebut.

2.2.3 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Azhar Susanto (2008 : 8) menyebutkan bahwa ada 3 fungsi dari

sistem informasi akuntansi, yaitu :

a. Mendukung Aktivitas Sehari-hari

Suatu perusahaan agar tetap eksis, perusahaan tersebut harus terus

beroperasi dengan melakukan sejumlah aktivitas bisnis yang

12

peristiwanya disebut dengan transaksi seperti melakukan pembelian,

penyimpanan, proses produksi dan penjualan.

Ada dua macam transaksi, yaitu :

Transaksi Akuntansi adalah transaksi yang dilakukan oleh

perusahaan yang berakibat antara sesuatu yang memilki nilai

ekonomi bagi perusahaan tersebut.

Transaksi Nonakuntansi adalah transaksi yang dilakukan oleh

perusahaan tapi transaksi tersebut tidak menimbulkan dampak

pertukaran nilai ekonomi bagi perusahaan tersebut.

b. Mendukung Proses Pengambilan Keputusan

Tujuan yang penting dari sistem informasi akuntansi adalah

memberikan informasi yang diperlukan untuk proses pengambilan

keputusan. Dimana keputusan harus dibuat dalam kaitannya dengan

perencanaan dan pengendalian aktivitas perusahaan.

c. Membantu Manajemen dalam Memenuhi Tanggung Jawab kepada

Pihak Eksternal

Salah satu tanggung jawab yang penting adalah keharusannya memberi

informasi kepada pemakai yang berada di luar perusahaan atau

stakeholder.

13

2.3 Sistem Pengendaian Intern

2.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Mulyadi (2008:163) menyebutkan pengertian sistem pengendalian

intern sebagai berikut:

“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,

mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya

kebijakan manajemen.”

2.3.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern

La Midjan & Azhar Susanto (2004:58) menyebutkan tujuan utama

dari sistem pengendalian intern yaitu:

a. Mengamankan Harta Perusahaan

Harta perusahaan perlu diamankan dari segala kemungkinan

penyelewengan dan kecurangan baik secara fisik maupun

administratif.

b. Menguji Ketelitian dan Kebenaran Data Akuntansi Perusahaan

Informasi yang dihasilkan oleh sistem akuntansi harus dapat dipercaya,

tidak menyesatkan dan dapat diuji kebenarannya. Data-data akuntansi

harus terus-menerus diuji coba (internal cek) agar kualitas data

akuntansi tersebut dapat dipertahankan.

14

c. Meningkatkan Efisiensi Perusahaan

Dengan digunakannya berbagai metode dan prosedur pengendalian

biaya melalui penyusunan budget akan menjadi alat yang efektif untuk

mengendalikan biaya dengan tujuan akhir mencioptakan efisiensi.

d. Ketaatan terhadap Kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah Digariskan

Pimpinan Perusahaan

Kebijaksanaan pimpinan yang harus ditetapkan dalam surat keputusan,

karena dengan adanya surat keputusan ini pimpinan perusahaan dapat

mengendalikan berbagai aktivitas perushaan khususnya pengeluaran

antara lain biaya dan penerimaan antara lain pendapatan.

2.3.3 Komponen Pengendalian Intern

Soekrisno Agoes (2007 : 75) menyebutkan pengendalian intern

terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini :

a. Lingkungan Pengendalian

Menetapkan corak suatu organisasi dan memengaruhi kesadaran

pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan

dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain,

menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian

mencakup hal-hal berikut ini:

1) Integritas dan nilai etika.

2) Komitmen terhadap kompetensi.

3) Partisipasi dewan komisaris atau komite audit.

15

4) Struktur organisasi.

5) Pemberian wewenang dan tanggung jawab.

6) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia.

b. Penaksiran Risiko

Identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk

mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan

bagaimana risiko harus dikelola. Risiko yang relevan dengan

pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun

ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif memengaruhi

kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas dan

melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam

laporan keuangan.

c. Aktivitas Pengandalian

Kebijakan dan prosedur yang membantu manjamin bahwa arahan

manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan

bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam

pencapaian tujuan entitas sudah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian

mempunyai berbagai tujuan dan diterapkan di berbagai tingkat

organisasi dan fungsi.

Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit

dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan

dengan hal-hal berikut ini:

1) Review terhadap kinerja

16

2) Pengolahan informasi

3) Pengendalian fisik

4) Pemisahan tugas

d. Informasi dan Komunikasi

Pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam

suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan

tanggung jawab mereka. Sistem informasi yang relevan dengan tujuan

pelaporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi terdiri dari metode

dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas dan

melaporkan transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas bagi

aktiva, utang dan ekuitas yang bersangkutan.

Kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut berdampak

terhadap kemampuan manajemen untuk membuat keputusan

semestinya dalam mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan

laporan keuangan yang andal. Komunikasi mencakup penyediaan

suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual

berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan.

e. Pemantauan

Proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern

sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan

operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi.

Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara

terus-menerus, evaluasi secara terpisah atau dengan berbagai

17

kombinasi dari keduanya. Aktivitas pemantauan dapat mencakup

penggunaan informasi dari komunikasi dengan pihak luar dan

komentar dari badan pengatur yang dapat memberikan petunjuk

tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan.

2.3.4 Unsur-unsur Sistem pengendalian Intern

Mulyadi (2008 : 164) menyebutkan unsur-unsur pokok yang

menunjang terlaksananya sistem pengendalian intern yang baik sebagai

berikut :

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional

secara tegas.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan

biaya.

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

Cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam

menciptakan praktik yang sehat adalah:

1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya

harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

2) Pemeriksaan mendadak.

18

3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir

oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan

dari orang lain atau unit organisasi lain.

4) Perputaran jabatan.

5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan

catatannya.

7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek

efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Sistem pengendalian intern hanya akan berfungsi dengan baik apabila

petugas yang melaksanakan tugasnya memiliki kecakapan berdasarkan

pengalaman dan pendidikan dengan kualitas sesuai dengan tugasnya.

2.4 Teknik Sistem

Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan.

Pengertian Flowchart (bagan alir) menurut James A. Hall (2006 : 71) adalah :

“Flowchart adalah representasi grafikal dari sebuah sistem yang menjelaskan

relasi fisik di antara entitas-entitas kuncinya.”

Berikut ini akan disajikan simbol standar yang digunakan oleh analis

sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.

19

GAMBAR 2.1

Simbol Bagan Alir Dokumen

Simbol Nama Keterangan

Dokumen Digunakan untuk semua jenis dokumen.

yang merupakan formulir untuk merekam

transaksi

Dokumen

rangkap

Menggambarkan dokumen asli dan

tembusannya

Berbagai

dokumen

Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang

digabungkan bcrsama dalam satu paket

Catatan Menggambarkan caiatan akuntansi yang

digunakan untuk mencatat data vang direkam

sebelumnya di dalam dokumen

Penghubung

pada halaman

yang sama

Menggambarkan alir dokumen dibuat mengalir

dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. Simbol

penghubung yang memungkinkan aliran

dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman

tertentu dan kembali berjalan pada halaman

yang sama.

B A

20

Akhir arus

dokumen

Mengarahkan pembaca ke simbol penghubung

halaman yang sama yang bernomor seperti yang

tercantum di dalam simbol tersebut.

Awal arus

dokumen

Berasal dari simbol penghubung halaman yang

sama, yang bernomor seperti yang tercantum di

dalam simbol tersebut.

Penghubung

pada halaman

yang berbeda

Untuk menggambarkan bagan alir dokumen

suatu sistem diperlukan lebih dari satu halaman.

Kegiatan

manual

Untuk menggambarkan kegiatan manual seperti :

menerima order, mengisi formulir,

membandingkan dll

Keterangan/ko

mentar

Untuk menambahkan komentar agar pesan yang

disampaikan lebih jelas

Arsip

sementara

Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen

Arsip

permanen

Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen

secara permanen yang tidak akan diproses lagi

On-line

computer

Menggambarkan pengolahan komputer secara

on-line

1

1

21

process

Keying, Typing Menggambarkan pemasukan data ke dalam

komputer melalui on-line terminal

Pita magnetic Menggambarkan arsip komputer yang

berbentuk pita magnetik

On-line

storage

Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk

on-line (di dalam memori komputer)

Keputusan Menggambarkan keputusan yang harus dibuat

dalam proses pengolahan data. Keputusan yang

dibuat ditulis dalam simbol

Garis alir Menggambarkan arah proses pengolahan data

Persimpangan

garis alir

Jika dua garis alir bersimpangan, untuk

menunjukkan arah masing-masing garis, salah

satu garis dibuat melengkung

Pertemuan

garis alir

Digunakan jika dua garis alir bertemu dan

salah satu garis mengikuti garis lainnya

Ya

Tidak

22

Mulai/berakhir Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem

akuntansi

Masuk ke

sistem

Menggambarkan kegiatan diluar sistem masuk

ke dalam alir sistem

Keluar ke

sistem lain

Menggambarkan kegiatan (di luar sistem) keluar

dari sistem

Sumber : Mulyadi. 2008 Sistem Akuntansi. 60-63

Gambar 2.1 Flowchart

2.5 Sistem Penjualan Kredit

2.5.1 Deskripsi Kegiatan Pokok

Perusahaan dalam penjualannya melakukan penjualan dengan dua

cara yaitu penjualan secara tunai dan penjualan secara kredit.

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara

mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari

pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai

tagihan kepada pembeli tersebut. (Mulyadi, 2008 : 210)

Ke sistem

penjualan

Dari pemasok

23

2.5.2 Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai dan kredit adalah

(Mulyadi, 2008 : 211) :

a. Fungsi Penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan

untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order

tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan

dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order

pengiriman.

b. Fungsi Kredit

Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi

penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit

pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada

pelanggan.

c. Fungsi Gudang

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh

pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang

diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk

24

menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa

ada otorisasi dari yang berwenang.

e. Fungsi Penagihan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta

menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi

penjualan oleh fungsi akuntansi.

f. Fungsi Akuntansi

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan

membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta

membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga

bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual

ke dalam kartu persediaan.

2.5.3 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari

kegiatan penjualan tunai dan kredit adalah (Mulyadi, 2008 : 213) :

a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok

produk selama jangka waktu tertentu.

b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.

c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.

d. Nama dan alamat pembeli.

25

e. Kuantitas produk yang dijual.

f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.

g. Otorisasi pejabat yang berwenang.

2.5.4 Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai dan kredit

adalah (Mulyadi, 2008 : 214) :

a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya

Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses

penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order

pengiriman terdiri dari:

1) Surat Order Pengiriman

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman

yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk

mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti

tertera di dokumen tersebut.

2) Tembusan Kredit (Credit Copy)

Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan

dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi

kredit.

3) Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)

26

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan

untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam

proses pengiriman.

4) Surat Muat (Bill of Lading)

Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan

sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada

perusahaan angkutan umum.

5) Slip Pembungkus (Packing Slip)

Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk

memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam

mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.

6) Tembusan Gudang (Warehouse Copy)

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke

fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah

seperti yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang

tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang

dijual dalam kartu gudang.

7) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh

fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan.

Arsip pengendalian pengiriman merupakan sumber informasi

untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum

dipenuhi.

27

8) Arsip Index Silang (Cross-Index File Copy)

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan

secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan

menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status

pesanannya.

b. Faktur dan Tembusannya

Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar

untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur

penjualan terdiri dari:

1) Faktur Penjualan (Customer’s Copies)

Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi

penagihan kepada pelanggan.

2) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang

dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai

dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.

3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi

penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi

penjualan dalam jurnal penjualan.

4) Tembusan Analisis (Analysis Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi

penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung

28

harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk

analisis penjualan dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.

5) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga

untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di

tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung

komisi penjualan yang menjadi haknya.

c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung

total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi

tertentu.

d. Bukti Memorial

Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam

jurnalumum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial

merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang

dijual dalam periode akuntansi tertentu.

2.5.5 Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai

dan kredit adalah (Mulyadi, 2008 : 218) :

a. Jurnal Penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan.

29

b. Kartu Piutang

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian

mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

c. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian

mutasi setiap jenis persediaan.

d. Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi

dan persedian fisik barang yang disimpan di gudang.

e. Jurnal Umum

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk

yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

2.5.6 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai dan

kredit adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008 : 219) :

a. Prosedur Order Penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan

menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi

penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan

mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk

memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani

order dari pembeli.

30

b. Prosedur Persetujuan Kredit

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan

kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

c. Prosedur Pengiriman

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada

pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order

pengiriman.

d. Prosedur Penagihan

Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan

mengirimkannya kepada pembeli.

e. Prosedur Pencatatan Piutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur

penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan

tertentu mengarsipkan dokumen tembusan yang berfungsi sebagai

catatan piutang.

f. Prosedur Distribusi Penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusukan data penjualan

menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodic total

harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

31

2.5.7 Unsur Sistem Pengendalian Intern

Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan

dalam sistem penjualan tunai dan kredit, unsur pokok pengendalian intern

yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008 : 220) :

a. Organisasi

1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit

2) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi

kredit

3) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas

4) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi

penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan

fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang

dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan

dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.

2) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan

membubuhkan tanda tangan pada credit copy.

3) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi

pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap

“sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.

4) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan

barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur

32

pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal

tersebut.

5) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan

membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.

6) Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan,

jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi

akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen

sumber.

7) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan

yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.

c. Praktik yang Sehat

1) Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

2) Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pamakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.

3) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang

kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang

diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

4) Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan

rekening kontrol piutang dalam buku besar.

33

2.6 Sistem Penerimaan Kas

2.6.1 Deskipsi Kegiatan Pokok

Berdasarkan sistem pengandalian intern yang baik, sistem

penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur

oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya.

Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas

dari piutang mengharuskan:

1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara

pemindah bukuan melalui rekening bank (bilyet giro).

2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor

ke bank dalam jumlah penuh. (Mulyadi, 2008 : 482)

2.6.2 Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang

adalah (Mulyadi, 2008 : 487) :

a. Fungsi Sekretariat

Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat

bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan

(remittance advice) melaui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi

sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas

dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para

debitur.

34

b. Fungsi Penagihan

Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan

kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih

yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

c. Fungsi Kas

Fungsi kas bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi

sekretariat atau fungsi penagihan, menyetorkan kas yang diterima dari

berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.

d. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas

dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang

ke dalam kartu piutang.

e. Fungsi Pemeriksaan Intern

Fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan

penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik,

melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas

yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

35

2.6.3 Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari

piutang adalah (Mulyadi, 2008 : 488) :

a. Surat Pemberitahuan

Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud

pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa

tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan

dengan cek yang dikirimkan oleh debitur. Bagi perusahaan yang

menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai

dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam

kartu piutang.

b. Daftar Surat Pemberitahuan

Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas

yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Daftar surat

pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan

bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen

pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke

dalam jurnal penerimaan kas.

c. Bukti Setor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang

diterima dari piutang ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi

kas kepada fungsi akuntansi dan dipakai sebagai dokumen sumber

36

untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam

jurnal penerimaan kas.

d. Kuitansi

Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh

perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang

mereka.

2.6.4 Unsur pengendalian Intern

Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan

dalam sistem penjualan kredit, unsur pokok pengendalian intern yang

perlu diperhatikan adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008 : 490) :

a. Organisasi

1) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi

penerimaan kas.

2) Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Penataan

1) Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek

atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (bilyet giro).

2) Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar

piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

3) Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi

harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari

debitur.

37

c. Praktik yang Sehat

1) Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita acara

penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.

2) Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond

insurance)

3) Kas dalam perjalanan harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-

in-transit insurance)