6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Prosedur

2.1.1. Definisi Prosedur

Menurut Koontz dan Weihrich dalam Nuraida (2014 : 43) mengatakan

bahwa “Prosedur merupakan bagian dari rencana kantor. Jenis-jenis rencana

meliputi misi, tujuan, strategi, kebijaksanaan, prosedur, peraturan, program, dan

anggaran”.

Menurut Narko dalam (Wijaya & Irawan, 2018) “Prosedur adalah urut-urutan

pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang yang disusun untuk menjamin

adanya perlakuan yang sama terhadap penanganan transaksi perusahaan yang

berulang-ulang”

Menurut Moekijat dalam Nuraida (2014 : 43) mengatakan bahwa “Prosedur

perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau

pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan) melakukan suatu pekerjaan, berhubungan

dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di

mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

Menurut Sutabri dalam (Kusuma Wardani & AR Topowijono, 2014) “Prosedur

merupakan suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan

7

beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk

menjamin penangganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-

ulang”.

Menurut Mulyadi dalam (Rahmawati, 2012) “Prosedur merupakan suatu

kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau

lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara transaksi perusahaan yang

berulang- ulang”.

Menurut Nuraida (2014 : 43) dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan:

1. Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang

akan datang.

2. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.

3. Pedoman untuk bertindak

2.1.2. Metode Penulisan Prosedur

Menurut Nuraida (2014 : 47) Penulisan prosedur perlu diketahui untuk

mencari cara yang paling efektif dan efisien bagi setiap kantor dalam membuat

pedoman kerja. Banyak cara atau metode yang dapat dipilih untuk menulis

prosedur, di antaranya sebagai berikut:

1. Deskriptif

Ini adalah cara yang paling sederhana sehingga prosedur yang dituliskan juga

merupakan prosedur yang sederhana yang tidak memerlukan simbol-simbol

khusus. Kontrak kerja sama dengan supplier biasanya menggunakan prosedur

deskriptif.

8

2. Chart

Jika perusahaan semakin berkembang maka struktur organisasi perusahaan dan

prosedur kerja pun semakin rumit dan kompleks. Oleh karena itu, jika semua

prosedur dibuat dalam bentuk tertulis, akan lebih sulit dimengerti oleh para

pelaksana. Prosedur kerja yang dibuat dalam bentuk gambar atau simbol

bertujuan agar terlihat lebih sederhana bagi pelaksana sehingga lebih mudah

dipahami dan diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari. Untuk mempermudah

analisis terhadap prosedur atau metode kerja serta mempermudah komunikasi,

sebaiknya informasi disajikan secara visual. Untuk keperluan tersebut, disusun

berbagai simbol (kode) bagi setiap kegiatan yang penting. Simbol dapat berupa

gambar-gambar visual yang melukiskan instruksi-instruksi, macam kegiatan,

perpindahan satu kegiatan ke kegiatan yang lain, dan sebagainya sehingga

tampak jelas kaitan atau ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang

lain.

2.1.3. Tahapan Penulisan Prosedur

Menurut Nuraida (2014 : 55) Prosedur kerja kantor harus mendukung

pencapaian tujuan bagian, departemen, divisi, dan organisasi secara keseluruhan,

serta menciptakan arus kerja yang efisien untuk mempermudah pengambilan

keputusan oleh yang berwenang serta mempermudah pelaksanaan kegiatan

operasional kantor sehari-hari. Untuk itu ada beberapa tahapan yang harus dilalui,

yaitu sebagai berikut:

9

1. Identifikasi pekerjaan atau operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis

dengan sistem yang sudah ada.

2. Selaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang

ada di perusahaan.

3. Buat urutan langkah yang paling cocok dan logis.

a. Hindarkan penulisan yang panjang lebar.

b. Buat tiap langkah ke arah penyelesaian pekerjaan.

c. Hindarkan keterlambatan, pengulangan, dan back tracking, yaitu

pegawai harus kembali ke tahap awal prosedur lagi apabila

mengalami hambatan di tengah-tengah pelaksanaan suatu prosedur.

d. Minimalkan duplikasi dokumen. Artinya, jangan sampai dokumen

diberikan kepada orang yang tidak membutuhkan sehingga

menimbulkan ketidak efisienan.

e. Cantumkan dengan jelas penanggung jawab pada setiap kegiatan

dalam prosedur tersebut dan sesuaikan dengan kemampuan

individu

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Prosedur kerja ada pada setiap

bagian dalam perusahaan. Prosedur kerja yang baik mencerminkan pengelolaan

sistem informasi manajemen yang baik yang mempermudah dan menyederhanakan

pelaksanaan pekerjaan dan bukan untuk mempersulit, apalagi sampai menghambat

pelaksanaan pekerjaan kantor. Secara garis besar, prosedur kerja harus mendukung

pencapaian tujuan secara efisien, mempermudah koordinasi intern dan ekstern,

serta membantu terciptanya informasi yang baik dan siap pakai.

10

2.2. Administrasi

2.2.1. Pengertian Administrasi

Secara etimologis, “administrasi” berasal dari bahasa latin yang terdiri dari

kata ad dan ministrare. Kata ad artinya intensif, sedangkan ministrare artinya

melayani, membantu, atau mengarahkan. Jadi, pengertian administrasi adalah

melayani secara intensif. Administrasi dari perkataan administrare atau kata benda

administrario juga berasal dari kata administravius yang masuk ke dalam bahasa

Inggris, yakni administration. Adapula yang berpendapat bahwa kata administrasi

diambil dari kata ad dan ministro. Ad mempunyai arti “kepada” dan ministro berarti

“melayani”, yang berarti pelayanan atau pengabdian.

Menurut Burhanuddin dalam Athoillah (2013 : 11) mengatakan bahwa, ”kata

administrasi diambil dari kata “ad” dan “ministro”. Ad mempunyai arti “kepada”

dan ministro berarti “melayani”. Dengan demikian, diartikan sebagai pelayanan

atau pengabdian terhadap subjek tertentu”.

Selain itu, kata administrate berasal dari bahasa Belanda, yang artinya lebih

sempit dan terbatas pada keterangan yang diperoleh secara sistematis, yang

berfungsi mencatat hal-hal yang terjadi dalam organisasi sebagai bahan laporan

bagi pimpinan, di dalamnya merupakan kegiatan tulis-menulis, mengirim, dan

menyimpan keterangan dan kaitkan pula dengan aktivitas administrasi perkantoran

yang hanya merupakan salah satu bidang dari aktivitas administrasi yang

sebenarnya.

Menurut Al-Buraey dalam Athoillah (2013 : 131):

Administrasi, ad atau to dalam bahasa Inggris artinya “ke” atau “kepada” dan

ministrare sama artinya dengan kata to serve atau to conduct yang berarti

“melayani”, “membantu”, atau “mengarahkan”. Dalam bahasa Inggris, to

11

administer berarti pula “mengatur”, “memelihara” (to look after), dan

mengarahkan atau mengurus.

Menurut Siagian dalam (Wijaya & Irawan: 2018) administrasi adalah ”

keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan

atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya”.

Menurut Waldo dalam Athoillah (2013 : 133) mendefinisikan “Administrasi

sebagai bentuk daya upaya manusia yang kooperatif, yang mempunyai tingkat

rasionalitas tinggi”.

Menurut Pfiffner dalam Athoillah (2013 : 133) mengatakan bahwa

“Administrasi adalah suatu proses yang terutama tersangkut-paut dengan alat-alat

untuk menyelenggarakan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan”.

Menurut Siagian dalam (Herliana, 2016) menyatakan bahwa “Administrasi

adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang

didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

sebelumnya”.

Dari berbagai definisi yang dikemukakan oleh pakar administrasi di atas,

dapat dipahami bahwa administrasi memiliki arti sempit dan arti yang luas. Dalam

arti sempit, administrasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan,

pencatatan, dan pembukuan informasi, serta pembuatan file-file seluruh komponen

dalam organisasi. Dalam arti luas, administrasi sama dengan arti manajemen, yaitu

proses kerja sama seluruh personal dalam organisasi yang erat kaitannya dengan

fungsi-fungsi manajemen dalam upaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.2.2. Ruang Lingkup Administrasi

12

Menurut Siagian dalam Athoillah (2013 : 146) Ruang lingkup administrasi

terdiri atas beberapa bidang, yaitu:

1. bidang tata usaha, yang terdiri atas:

a. organisasi dan struktur pegawai tata usaha.

b. anggaran belanja dan keuangan.

c. masalah kepegawaian dan personalia organisasi.

d. korespondensi atau surat-menyurat.

e. pengangkatan, pemindahan, penempatan laporan, pengisian, buku

induk, buku laporan, dan sebagainya.

2. bidang personalia, yang meliputi:

a. pendataan pegawai.

b. penempatan pegawai.

c. pembinaan pegawai.

d. kebijakan-kebijakan normatif bagi pegawai.

e. kenaikan gaji berkala.

f. kepangkatan pegawai.

3. bidang pengawasan, meliputi:

a. panduan pembinaan pegawai.

b. norma-norma kerja sama antar organisasi.

c. kode etik organisasi dan kepegawaian.

d. sistem penilaian kepegawaian.

e. sistem evaluasi pelaksanaan kinerja organisasi.

Menurut Athoillah (2013 : 147) dengan bidang-bidang tersebut di atas, ruang

lingkup utama administrasi, meliputi:

13

1. Pengadministrasian seluruh program kerja organisasi;

2. Pengadministrasian seluruh pegawai atau anggota organisasi;

3. Pengadministrasian anggaran pendapatan dan pembelanjaan (input dan

output)

4. Pengadministrasian keuangan;

5. Pengadministrasian inventaris organisasi;

6. Pengadministrasian informasi dan surat-menyurat;

7. Pengadministrasian tata tertib dan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga

organisasi;

8. Pengadministrasian absensi personal organisasi;

9. Pengadministrasian berbagai panduan berorganisasi;

10. Pegadministrasian hasil-hasil kegiatan;

11. Pengadministrasian hasil-hasil evaluasi;

12. Pengadministrasian hasil dan strategi pemberdayaan organisasi;

13. Pengadministrasian berbagai pandangan, konsep, dan rumusan-rumusan

berbagai alternatif pemecahan masalah.

Seluruh kegiatan administrasi yang berkaitan dengan ketatausahaan,

pengadministrasian anggaran keuangan, dan belanja perusahaan, juga inventaris

perusahaan digolongkan pada administrasi materiil. Adapun pengadministrasian

tata tertib dan kode etik kepegawaian, absensi pegawai, pemberdayaan pegawai,

dan kegiatan-kegiatan pegawai, digolongkan pada administrasi personal.

2.2.3. Konsep-Konsep Administrasi

14

Menurut Siagian dalam Athoillah (2013 : 144) Konsep administrasi

mempunyai konotasi yang luas, antara lain sebagai berikut:

1. mempunyai pengertian sama dengan manajemen yang berusaha

memengaruhi dan menyuruh orang agar bekerja secara produktif.

2. memanfaatkan manusia, material, uang, dan metode secara terpadu guna

mencapai tujuan institusional.

3. mencapai suatu tujuan melalui orang lain, fungsi eksekutif pemerintah, dan

memanfaatkan sistem kerja sama interaktif yang rfisien dan efektif.

Pada dasarnya, perhatian utama administrasi adalah tujuan, manusia, sumber,

dan waktu. Kalau digabungkan dan dilihat dari bentuk dan perilakunya, keempat

unsur tersebut akan tampak sebagai suatu satuan sosial tertentu, yang sering disebut

organisasi. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah

subsistem dari organisasi yang unsur-unsurnya terdiri atas unsur-unsur organisasi,

yaitu tujuan, orang-orang, sumber, dan waktu.

2.2.4. Unsur-Unsur Administrasi

Menurut Athoillah (2013 : 145) unsur-unsur penting yang terdapat dalam

administrasi adalah sebagai berikut:

1. Segenap proses pengarahan dan pengintegrasian segala sesuatu, baik personal,

spiritual, dan materiil yang berhubungan dengan pencapaian tugas organisasi.

2. Suatu proses keseluruhan, kegiatan bersama dalam organisasi yang meliputi

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengordinasian, pengawasan,

pembiayaan, dan pelaporan dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas

15

yang tersedia, baik personal, materiil maupun spiritual untuk mencapai suatu

tujuan secara efektif dan efisien.

3. Adanya cara bekerja sama dalam rangka mencapai tujuan pendidikan yang

efektif, yang berarti mendatangkan hasil yang baik dan tepat, sesuai dengan

tujuan organisasi yang telah ditentukan.

4. Adanya pelaksanaan pimpinan yang mewujudkan aktivitas kerja sama yang

efektif bagi tercapainya tujuan-tujuan organisasi.

5. Semua kegiatan organisasi dari yang meliputi usaha-usaha besar, seperti

perumusan kebijakan, pengarahan usaha, koordinasi, konsultasi,

korespondensi, kontrol, dan seterusnya, sampai pada pemecahan masalah.

6. Semua aspek dan kegiatan ditujukan untuk mencapai tujuan yang dicita-

citakan.

2.2.5. Fungsi-Fungsi Administrasi

Menurut Athoillah (2013 : 148) Administrasi memiliki fungsi-fungsi

tersendiri, sebagaimana dalam manajemen. Fungsi-fungsi tersebut adalah.

1. Pengelolaan perlengkapan

Pengelolaan perlengkapan khususnya dalam administrasi material. Pengertian

material adalah seluruh barang yang merupakan milik organisasi, sebagaimana

dalam administrasi negara, terdapat barang milik negara atau kekayaan negara,

yang dapat berwujud tahan lama (inventaris) maupun yang berwujud pakai

habis,yang satuannya dapat diukur, ditimbang, dan dihitung, kecuali surat-surat

berharga yang menunjang pelaksanaan tugas.

16

Pengelolaan perlengkapan merupakan salah satu fungsi administrasi, yang juga

merupakan fungsi manajemen, dalam organisasi yang berkaitan dengan unsur-

unsur administrasi lainnyaa, yaitu perencanaan, penentuan kebutuhan,

anggaran, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, inventarisasi, pemeliharaan,

penghapusan, serta pengendalian.

2. Pembukuan perencanaan

Dalam administrasi, fungsi perencanaan berkaitan dengan perencanaan

kebutuhan perlengkapan dan penganggaran. Dalam pelaksanaan, administrator

melakukan beberapa kegiatan administratif, yaitu:

a. mendata seluruh perlengkapan yang ada.

b. memeriksa kualitas material yang dimiliki.

c. mengelompokkan barang-barang yang dimiliki.

d. memisahkan perlengkapan yang tidak layak pakai dan masih layak pakai.

e. menampung usulan pengadaan barang.

f. melaporkan seluruh usulan.

g. merapatkan kebutuhan yang akan diadakan.

h. membicarakan rehabilitasi, rekonstruksi perlengkapan.

i. memperkirakan anggaran pembelanjaan.

j. mempersiapkan biaya pemeliharaan.

3. Pelaporan

Pembukuan seluruh perencanaan merupakan informasi yang sangat penting

bagi organisasi. Kepentingan tersebut dapat dijadikan bahan kajian dan

observasi internal dan eksternal organisasi, terutama berhubungan dengan arah

kemajuan dan pertumbuhan organisasi.

17

4. Fungsi pengawasan administratif

Fungsi pengawasan administratif didasarkan pada data-data dan fakta yang

tertulis. Misalnya, pembukuan seluruh aktivitas organisasi, jadwal kegiatan,

absensi karyawan, pembendaharaan, dan sebagainya. Pencocokan antara data

yang tertulis dengan fakta di lapangan sangat penting agar pengawasan dapat

terus ditingkatkan.

5. Fungsi filing

Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan arsip secara sistematis

sehingga setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan

cepat. Hal ini karena arsip sangat berperan dalam organisasi, yaitu sebagai

“pusat ingatan”. Pentingnya menyimpan data disebabkan oleh berbagai alasan.

Salah satunya adalah sebagai bahan informasi bagi organisasi dan rujukan kerja

organisasi demi ketertiban manajerialnya.

6. Fungsi kerja sama

Fungsi kerja sama merupakan salah satu fungsi administrasi, terutama

berkaitan dengan seluruh proses pengadministrasian yang terdapat di dalam

organisasi, sebagaimana terjadinya proses pengarsipan yang berlaku untuk

berbagai bidang pekerjaan karena adanya tugas dan kewajiban yang berbeda-

beda, tetapi merupakan kesatuan sistem.

7. Fungsi komunikasi

Kerja sama tidak dapat berlangsung dengan sempurna apabila di dalamnya

tidak terjadi komunikasi yang baik. Komunikasi adalah hubungan yang

dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk menyampaikan pesan dengan baik.

Pihak pertama disebut komunikator dan pihak kedua disebut komunikan.

18

Ketiga unsur ini (komunikator, komunikan, dan pesan) harus ada dalam

komunikasi. Unsur lainnya antara lain sarana.

8. Fungsi laporan

Laporan dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Laporan secara lisan biasanya

berlaku untuk kegiatan yang tidak resmi yang permintaannya pun dalam

keadaan tidak resmi. Misalnya, seorang ketua panitia menanyakan kegiatan

yang telah dilakukan oleh seksi komunikasi massa, lalu panitia tersebut

menjelaskannya secara lisan. Adapun laporan yang dilakukan dalam kegiatan

resmi harus berbentuk lisan.