BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

KAMAL ARIFFIN BOLHANM.A PUBLIC ADMINISTRATION (USM) B.A HONS MARKETING MANAGEMENT (USM) DIP. ED (IPTAR)

EMAIL : Kabolhan05@yahoo.com HP : 0198150500

BAB 1 PENGURUSAN DAN CABARAN PENGURUSAN

PENGENALAN Amalan pengurusan berbeza di antara sesebuah organisasi dengan organisasi yang lain. Perbezaan akan lebih ketara jika kita bandingkan di antara organisasi awam dengan organisasi swasta.

dua faktor utama yang mempengaruhi pengurusan sesebuah organisasi : ii) Persekitaran Dalaman faktor input (sumber manusia, kewangan, bahan mentah, dan modal), iklim dan politik dalaman organisasi, serta gaya kepimpinan dan komunikasi yang diamalkan oleh sesebuah organisasi. ii) Persekitaran Luaran keadaan ekonomi, politik dan undang-undang, sosial dan budaya, dan pembangunan teknologi. Kedua-dua faktor di atas mempengaruhi membuat keputusan pengurusan.

PENGURUSAN DAN ORGANISASI Peringkat awal pekerjaan pengeluaran barangan adalah bercorak individu utk kegunaan sendiri dan keluarga Zaman Moden Pengeluaran adalah lebih kompleks dan berskala besar, lebih bersifat global Maka cabaran kepada pengurus adalah untuk melaksanakan amalan dan aktiviti pengurusan dengan lebih cekap dan berkesan.

Apakah yang anda ketahui mengenai hubungan di antara pengurusan dengan organisasi? Pengurusan adalah aktiviti yang dijalankan oleh pengurus, manakala persekitaran pengurus menjalankan tugas, peranan dan tanggungjawabnya dinamakan sebagai organisasi. Manusia sentiasa berurusan dengan organisasi membeli belah, bekerja, urusan kewangan etc Organisasi adalah sangat penting dalam kehidupan manusia.

Sebagai kesimpulannya, boleh kita katakan bahawa sesebuah organisasi, sama ada besar atau kecil saiznya, atau organisasi awam mahupun swasta memerlukan pengurusan yang cekap dan berkesan bagi mengendalikan setiap aktiviti organisasi

Definisi Organisasi Organisasi boleh didefinisikan sebagai satu entiti sosial atau struktur pentadbiran dan fungsional yang dikoordinasikan secara sedar dan mempunyai sempadan yang dikenal pasti. Organisasi terdiri daripada sekurang-kurangnya seorang individu atau sekumpulan orang yang mencebur diri dalam suatu usaha yang sistematik dan berterusan bagi mencapai objektif serta matlamat yang ditetapkan.

Objektif Organisasi Setiap organisasi yang ditubuhkan mempunyai objektif untuk dicapai. Objektif bermaksud sasaran yang dikenal pasti untuk dicapai melalui rancangan dan tindakan. Oleh itu, dapat kita definisikan objektif organisasi sebagai sasaran bagi memperoleh hasil sama ada barangan atau perkhidmatan untuk kegunaan ahli organisasi atau mereka di luar organisasi. Sebahagian organisasi berorientasikan perniagaan dan ditubuhkan bagi menghasilkan barangan dan perkhidmatan untuk dipasarkan. Terdapat juga organisasi yang ditubuhkan bagi memberi perkhidmatan kepada masyarakat.

Ahli organisasi Ahli organisasi merujuk kepada mereka yang mempunyai kepentingan di dalam sesebuah organisasi, termasuklah pemegang saham, pemilik, pengasas, serta pengurus dan kakitangan yang memberikan perkhidmatan. Kakitangan sesebuah organisasi memainkan peranan penting dalam membuat keputusan pengurusan dan menjalankan aktiviti organisasi. Setiap kakitangan menjalankan sebahagian daripada tugas organisasi, manakala pengurus pula diperlukan bagi memastikan koordinasi kerja, menyelesaikan tugas dan masalah organisasi dalam usaha mencapai matlamat organisasi.

Ciri-ciri asas organisasi

KEPENTINGAN PENGURUSAN Aktiviti pengurusan dalam sesebuah organisasi membantu pencapaian objektif dan matlamat organisasi. Pengurusan dalam sesebuah organisasi terdiri daripada pengurus di semua peringkat hierarki. Pengurusan juga merupakan jentera yang mengerakkan sesebuah organisasi. - Pengurus mempengaruhi semua fasa di dalam organisasi moden.

TANGGUNGJAWAB PENGURUSANTanggungjawab pengurusan boleh diketahui dengan memahami definisi pengurusan, peranan pengurusan dan proses pengurusan kerana elemen elemen ini melibatkan fungsi pengurusan, pencapaian matlamat organisasi, dan keperluan untuk mengurus sumber organisasi secara cekap dan berkesan.

DEFINISI PENGURUSAN Dalam pengurusan moden, kita dapat melihat bahawa istilah pengurusan boleh dan selalu digunakan dalam beberapa cara yang berbeza. Pengurusan boleh dirujuk sebagai suatu proses, suatu disiplin, manusia, dan suatu kerjaya (Ivancevich et al. 1997). Pengurusan juga boleh dirujuk sebagai : (Rujuk Buku ) i) Pengurusan Sebagai Suatu Proses Ii) Pengurusan Sebagai Suatu Disiplin

DEFINISI PENGURUSANiii) Pengurusan Sebagai Manusia iv) Pengurusan Sebagai Suatu Kerjaya Berdasarkan kepada definisi di atas, kita boleh rumuskan bahawa pengurusan mempunyai beberapa ciri tertentu, iaitu (i) pengurusan adalah suatu proses atau aktiviti yang berterusan; (ii) pengurusan tertumpu kepada pencapaian matlamat organisasi; dan (iii) pengurusan mencapai matlamat organisasi melalui kerjasama dengan sumber organisasi secara cekap dan berkesan.

DEFINISI PENGURUS Pengurus didefinasikan sebagai individu yang menjadi pemilik, pengasas atau kakitangan di dalam sesebuah organisasi. Mereka merupakan individu yang berada pada kedudukan berkuasa, mempunyai autoriti dan berupaya membuat keputusan ke atas sumber organisasi untuk tujuan mencapai objektif dan matlamat yang ditentukan. Pengurus boleh didefinisikan sebagai seorang individu yang digajikan bagi mempengaruhi, memimpin, membimbing serta membuat keputusan, dan menggunakan sumber organisasi untuk tujuan mencapai objektif dan matlamat organisasi.

Berdasarkan kepada definisi di atas, kita boleh merumuskan beberapa aktiviti pengurus seperti berikut: (i) Pengurus membantu merancang, mengorganisasi, mempengaruhi dan mengawal organisasi untuk mencapai objektif dan matlamat yang ditentukan. (ii) Pengurus menjalankan tugas mempengaruhi dan meneliti hasil kerja dan prestasi individu lain yang berada di bawah pengawasannya. (iii) Pengurus bertindak sebagai penghubung antara kakitangan di pelbagai peringkat dalam organisasi dan di antara kakitangan organisasi dengan mereka yang berada di luar organisasi.

(iv) Pengurus sebagai penjana dan pemangkin yang menggerakkan sesebuah organisasi bagi mencapai objektif dan matlamatnya. (v) Pengurus adalah seorang yang mempunyai kuasa untuk mengubah dan akan bertindak membuat perubahan ke atas aktiviti dan organisasi selaras dengan perubahan persekitaran kerja organisasi. (vi) Pengurus menyelaras semua aktiviti kakitangan dan sumber organisasi dengan cekap dan berkesan untuk memperoleh hasil yang berkualiti tinggi.

Kualiti Pengurus yang Berjaya Mengikut kajian Harbridge House (Ivancevich et al. 1997), sebuah firma perundingan Boston, terdapat sepuluh kualiti pengurus yang berjaya. Kualiti pengurus tersebut adalah seperti berikut: (a) Mengadakan Hala Tuju yang Jelas (b) Menggalakkan Komunikasi Terbuka (c) Memberi Tunjuk Ajar dan Sokongan kepada Pekerja (d) (d) Mengadakan Pengiktirafan Objektif (e) Membentuk Kawalan Berterusan

(f) Membentuk Kawalan Berterusan (g) Memahami Implikasi Kewangan terhadap Keputusan (h) Menggalakkan Inovasi dan Ide Baru (i) Memberikan kepada Subordinat Keputusan yang Jelas Apabila Mereka Memerlukannya (j) Menunjukkan Integriti yang Tinggi Secara Konsisten

Jenis Pekerjaan Pengurus (i) Dimensi Menegak : Tahap-tahap hierarki

Jenis Pekerjaan Pengurus (i) Dimensi Menegak : Tahap-tahap hierarki

(ii) Dimensi Mendatar : Bidang Tanggungjawab (a) Pengurus Fungsional (b) Pengurus Besar (c) Pengurus Projek

KEMAHIRAN PENGURUSAN Kemahiran boleh kita definisikan sebagai keupayaan khusus atau kefasihan dalam melakukan sesuatu tugas. Ada enam kategori penting yang diperlukan oleh pengurus untuk menjadikan pengurusan berjaya. Kategori tersebut adalah seperti berikut:

KEMAHIRAN PENGURUSAN (a) Kemahiran Teknikal (b) Kemahiran Analitikal (c) Kemahiran Konseptual (d) Kemahiran Membuat Keputusan (e) Kemahiran Manusia (f) Kemahiran Komputer

KEMAHIRAN PENGURUSAN

PERANAN PENGURUSAN Pengurus mesti melakukan beberapa peranan sekiranya mereka mahu organisasi mereka untuk terus beroperasi dan berkembang. Peranan boleh kita definisikan sebagai satu set tingkah laku yang ditunjukkan oleh pengurus, disusun secara bersesuaian dengan jabatan atau jawatan tertentu apabila mereka berfungsi dalam organisasi. Menurut Henry Mintzberg (Ivancevich et al. 1997), berbagai aktiviti yang dilakukan oleh pengurus dapat dikategorikan kepada tiga jenis peranan utama dan sepuluh peranan khusus :

(a) Peranan antara Perorangan (i) Peranan Tunggak (ii) Peranan Pemimpin (iii) Peranan Pegawai Perhubungan (b) Peranan Maklumat (i) Peranan Maklumat (ii) Peranan Penyebar (iii) Peranan Jurucakap (c) Peranan Membuat Keputusan (i) Peranan Usahawan (ii) Peranan Pengaman Kekacauan (iii) Peranan Pengagih Sumber (iv) Peranan Perunding

PROSES PENGURUSAN Fungsi pengurusan termasuk merancang, mengorganisasikan, melakukan tugas penstafan, mempengaruhi, memberi arahan dan membuat kawalan dalam sesebuah organisasi. Secara ringkasnya anda boleh fahami fungsi pengurusan sebagai aktiviti yang menghasilkan proses pengurusan. Antara fungsi pengurusan yang dijalankan oleh pengurus adalah seperti berikut:

(a) Aktiviti Berkaitan dengan Persekitaran (b) Proses Membuat Keputusan (c) Perancangan (d) Pengorganisasian (e) Pengaruh dan Hubungan antara Perorangan (f) Pengawalan (g) Penstafan dan Pengurusan Sumber Manusia

PENGURUSAN DAN SUMBER ORGANISASI Pengurus mesti sentiasa memberi perhatian kepada kedudukan dan kegunaan sumber organisasi. Kita boleh mendefinisikan sumber organisasi sebagai semua aset yang ada untuk digunakan semasa proses pengeluaran. Sumber organisasi termasuklah manusia, kewangan, bahan mentah dan modal. Sumber organisasi ini bertindak sebagai input yang boleh ditransformasikan kepada barangan atau perkhidmatan.

(a) Sumber Manusia (b) Sumber Kewangan (c) Sumber Bahan Mentah (d) Sumber Modal

RUMUSAN Setiap organisasi memerlukan pengurusan yang baik bagi mencapai matlamat organisasi. Proses pengurusan melibatkan empat fungsi asas pengurusan yang saling berkait antara satu sama lain, iaitu perancangan, pengorganisasian, pengaruh dan pengawalan. Fungsi asas ini saling berkait antara satu sama lain dan menentukan sejauhmana matlamat organisasi boleh dicapai.

Untuk mencapai matlamat, pengurusan perlu menggunakan empat jenis sumber organisasi asas, iaitu sumber manusia, wang, bahan mentah dan modal. Penggunaan sumber ini memerlukan kecekapan dan keberkesananpengurusan. Bagi memperolehi pengurusan yang cekap dan berkesan, perlu mempunyai pelbagai bentuk kemahiran individu dan kumpulan. Mereka juga perlu memahami dengan jelas bidang tugas dan tanggungjawab mereka. Oleh itu, dapat kita katakan bahawa kecekapan dan keberkesanan pengurusan akan menentukan kejayaan dankecemerlangan organisasi.

Quotes : A good manager is a man who isn t worried about his own career but rather the careers of those who work for him A good manager is best when people barely know that he exists. Not so good when people obey and acclaim him. Worse when they despise him. The conventional definition of management is getting work done through people, but real management is developing people through work.

Management is doing things right; leadership is doing the right things.

SEKIAN