ausgabe 4/2007 service · • beachten sie ferner die din-regeln, damit der...

Erfolgsideen für Büromanagement und Chefassistenz

Ausgabe März 4/2007 www.sekretaerinnen-service.de

Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen.

Sekretärinnen SERVICE

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Ausgabe 4/2007

Mit diesen Medien unterstützen Sie MeetingsViele Unternehmen schnallen den Gürtel schon seit einiger Zeit bedeu-tend enger. Messbare Erfolge werden sehr schnell bei unmittelbar sichtbaren Kosten erzielt: Ausgaben für Flüge, Hotels, Büromaterial, Weiterbildung oder Werbung. Allzu oft werden die unsichtbaren Kosten vergessen. So lässt sich beispielsweise auch die interne Besprechungs-kultur effektiver gestalten: Meetings sind nämlich ein enormer Kosten-faktor für Unternehmen.

Wissen Sie, was „:-D“ bedeutet,

Ohne Zweifel: E-Mail-Emoticons sind praktisch, witzig und bisweilen eine Zeit- und Platzersparnis.

Auch wenn es einige jüngere Kol-leginnen anders sehen: Meines Erachtens haben diese bildlichen Anhänge in der Geschäftskorres-pondenz dennoch nichts zu suchen. Ausnahme: Ich kenne eine Kollegin/einen Kollegen in einem anderen Unternehmen oder in einer anderen Abteilung so gut, dass wir uns auch duzen.

Für diesen Fall – und auch damit Sie die ganzen Bedeutungen nicht im Kopf behalten müssen – haben wir für Sie die häufigsten Emoti-cons zusammengestellt. Übrigens: Das Zeichen „:-D“ heißt übersetzt: Ich lache.

Viel Spaß mit dieser Ausgabe wünscht Ihnen Ihre

Doris Bader Herausgeberin und Chefsekretärin

Zunächst sollte eine Frage genau geklärt werden: Ist eine Bespre-chung mit diesen Beteiligten über-haupt notwendig? Geht es nicht um grundlegende Entscheidungen, sondern nur um die Weitergabe oder das Beschaffen einiger Infor-mationen, reicht oft die Kommuni-kation per Telefon oder E-Mail aus.

Hier ein Rechenbeispiel: Wenn Ihr Chef 8 Teilnehmer zu einem Meeting einlädt und jeder inklusive Vorbereitung nur 2 Stunden dafür aufwendet, sind schon 18 Arbeits-stunden investiert. Das multipli-zieren Sie mit den jeweiligen Stun-densätzen. So bekommen Sie eine ungefähre Vorstellung der Kosten. Alternativen für eine Besprechung sind Videokonferenzen oder Tele-fonkonferenzen.

Zeigen Sie Ihr Können bei der VorbereitungBei einer Umfrage von 635 lei-tenden Mitarbeitern über alle Bran-

chen hinweg wurde von 77 % der Befragten als Kritikpunkt bei Mee-tings die schlechte Vorbereitung genannt. Sie als Sekretärin und Assistentin können also viel dazu beitragen, dass Meetings optimal und ergebnisorientiert abgehalten werden (siehe auch den Download auf Seite 2):

• Bei der Planung der Bespre-chungsdauer sollten Sie beach-ten, dass sich die Teilnehmer sel-ten länger als 2 Stunden voll auf ein Thema konzentrieren können. Bei längeren Meetings planen Sie besser eine kurze Pause ein.

• Die Dauer wird auch ganz ent-scheidend vom „Wohlfühlfak-tor“ beeinflusst – gemeint ist die Bewirtung. So richtig gemüt-lich lässt es sich mit Kaffee oder Gebäck diskutieren.

Haben Sie die Besprechung optimal vorbereitet, halten Sie die wichtig-sten Informationen für die Teilneh-mer in der Agenda fest.

Moderne Korrespondenz 4 Keine Angst vorm Gratulieren

PC-TopTIPPS 7 PDF: So erstellen Sie kostengünstig

Dateien

Kommunikation 9

Willkommen – in der arabischen Kultur

Business English 10 Fax or Facts?

So meistern Sie Verständnisfallen

� ‹�Fortsetzung auf Seite 2

Kontakt und Internet-Archiv:www.sekretaerinnen-service.de

Benutzername: sekretaerinAktuelles Passwort: blumen

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Effektive Chefassistenz

TOP-Themen


� www.sekretaerinnen-service.de

PRAXIS-TIPP: Ist wenig Zeit vor-handen, um mit Ihrem Chef persön-lich die Punkte der Checkliste vor der Besprechung zu klären, kann er sie z. B. am Bildschirm ausfüllen und an Sie weiterleiten.

Sparen Sie Zeit mit einem SimultanprotokollSind Sie für das Protokoll verant-wortlich, dann verfassen Sie dieses bereits während der Sitzung auf einem Laptop. Parallel können Sie per Beamer die Besprechungs-

punkte an der Wand für alle Teilneh-mer visualisieren.

Das hat den großen Vorteil, dass sofort sichtbar wird, wenn sich die Teilnehmer zu lange an einem Punkt aufhalten – jedoch noch kein Ergebnis festgehalten wurde. Sie als Protokollführerin können dann den Moderator unterstützen, indem Sie auf die Ergebnissicherung pochen: „Meine Herren, was soll ich nun zu Punkt 3 als Ergebnis festhalten?“

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Zuständigkeiten und Termine ge-meinsam vereinbart und für alle visualisiert werden.

PRAXIS-TIPP: Machen Sie Ihrem Chef den Vorschlag, eine neue Besprechungskultur im Unterneh-men einzuführen – wenn es diese in der dargestellten Form bisher nicht gab. Und übernehmen Sie die Projektleitung. Erwarten Sie nicht, dass sofort alle begeistert sind. Die Einhaltung dieser Kultur setzt eine enorme Disziplin der Teilneh-mer voraus. Wichtig ist, dass die Geschäftsführung mit gutem Bei-spiel vorangeht. Step by step – so haben Sie dann dazu beigetragen, dass sich die neue Kultur etablie-ren/durchsetzen wird.

Die Autorin: Irmtraud Schmitt arbeitet als Assistentin der Geschäftsführung in einem mittelständischen Unternehmen und ist Expertin für neue Medien. n

‹�Fortsetzung von Seite 1

Besser gecheckt als vergessenWenn Sie mit Checklisten arbei-ten, erleichtern Sie sich die Arbeit. Im aktuellen Download finden Sie eine Anleitung, wie Sie schnell und sicher Ihre persönlichen Checklis-ten erstellen. Als Beispiel haben wir für Sie eine Muster-Vorbereitungs-Checkliste für Besprechungen hin-terlegt.

Den Download „So erledigen Sie Routine mit System“ und die Muster-checkliste erhalten Sie unter www.sekretaerinnen-service.de ➜ Down- loads ➜ Downloads für Abonnen-ten. Ihre aktuellen Zugangsdaten fin-den Sie wie gewohnt im Kasten auf Seite 1 unten links.

Download

Beispiel für eine Agenda

Thema, Raum und Zeitrahmen werden im elektronischen Kalender einge-tragen.

Ziel der Besprechung: …………………………………………………………

Moderator: …………………………..…………………………………………

Protokollführer: …………………….………………………………………….

Art des Protokolls: ………………….…………………………………………

TOP:

Besprechungspunkt verantwortlich Zeitrahmen Unterlagen

1.

2.

3.

Auch diese modernen Medien helfen IhnenArbeiten Sie mit einem elektro-nischen Kalender (z. B. mit Out-look). Kopieren Sie die Agenda als Anlage in das Notizfeld des jewei-ligen Termins. So sind alle notwen-digen Details für die Besprechung mit einem „Klick“ für alle Teilneh-mer verfügbar.

Während des Meetings unterstützt der Laserpointer die Präsentati-on. Ein Elektronisches Flipchart oder Whiteboard ersetzen heute das Fotoprotokoll per Digitalka-mera. Dann können Sie nämlich alle handschriftlichen Notizen auf dem Flipchart oder Whiteboard per Knopfdruck in Druckschrift umwan-deln und haben somit gleich eine gedruckte Abschrift.

Sie können praktisch etwas dazulernenVom 11. bis 13. Juli bietet sich Ihnen auf dem 28. Deutschen Assis-tentinnen- und Sekretärinnen-Tag wieder die Möglichkeit, direkt Ihre Weiterbildungswünsche umzuset-zen und Lösungswege für konkrete Alltagsprobleme zu finden.

Sie können zum einen an einem der 3 IHK-Kurse zu den Themen-gebieten „Moderne Methoden zur optimalen Chef-Entlastung“, „Inter-nationales betriebswirtschaftliches Know-how“ und „Business-Englisch für die Assistenz“ teilnehmen und/oder gezielt aus der breiten Palette an Vorträgen und Workshops das für Sie Interessante auswählen.

Detaillierte Informationen finden Sie unter www.sekretaerinnen-tag.de. Dort können Sie sich auch für einen Extra-E-Letter registrieren und werden automatisch alle 14 Tage per E-Mail über alle Neuig-keiten informiert. n

Office News


�www.sekretaerinnen-service.de

Ziel der Frachtbörsen ist es, …

• frei verfügbare Ladungen bzw. Laderäume für potenzielle Kun-den im Internet aufzuzeigen,

• den Vermittlungsprozess zu ver-einfachen und zu beschleunigen und

• die Gesamtkosten zu senken.

So funktioniert das elek-tronische FrachtgeschäftMöchte ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmens Waren transpor-tieren lassen – ohne sich an ein bestimmtes Transportunternehmen zu binden –, ist es möglich,

• sich über das Internet bei einer Frachtbörse einzuloggen,

• die Ladungsdaten einzugeben oder

• unter den Laderaumangeboten der Frachttransporteure nach einer Freifläche für seine Ladung zu suchen.

Mittlerweile gibt es im Internet sowohl Transportgüteradressen, die nur das tägliche Frachtgeschäft anbieten, als auch solche, die lang-fristige Logistikverbindungen ver-mitteln.

Was in der Theorie gut klingt, stößt jedoch in der Praxis bislang noch auf gewaltige Schwierigkeiten.

• Ein großer Teil der Ladungen und Transportkapazitäten ist traditio-nell durch langfristige Geschäfts-vereinbarungen fest gebunden.

• Stehen einzelne Transporte an,Stehen einzelne Transporte an, greifen viele Disponenten auf ihre bekannten persönlichen Geschäftskontakte zurück, anstatt den Umweg über das Internet zu gehen.

Die Alternative „elektronische Fracht-börse“ kann für Sie und Ihren Chef auf jeden Fall dann interessant sein, wenn

• kurzfristig dringend eine Ladung versandt werden muss oder

• Ihr Vorgesetzter nicht mehr zufrie-den mit der bisherigen Logistiklö-sung ist. n

Hieran erkennen Sie elektronische FrachtbörsenIn Unternehmen, in denen regelmäßig Transporte organisiert werden und in denen es keinen eigenen Fuhrpark gibt, wird auch über die Nut-zungsmöglichkeit von elektronischen Frachtbörsen diskutiert. Im Fol-genden erfahren Sie, was diese im Einzelnen auszeichnet.

Nachgefragt

Zukünftig immer korrekt: Protokoll-führung und Unterschriften Anfrage einer Leserin: Eine Projektgruppe hat ein Meeting abgehalten und im Nachhinein ein Protokoll verfasst, um die besprochenen Punkte festzu-halten und Informationen an andere Mitarbeiter weiterzugeben. Eine Mit-arbeiterin, die auch federführend in der Projektgruppe involviert ist, konnte krankheitsbedingt nicht an dem Meeting teilnehmen, hat jedoch das Proto-koll unterschrieben. Bei dessen Verteilung kam es dann zu der Diskussion, ob dies richtig sei oder ob ein Formfehler vorlag.

Antwort der Redaktion: Es handelt sich tatsächlich um einen Formfehler, wenn die Mitarbeiterin Ihres Hauses das Protokoll unterschrieben hat, ohne am Meeting teilgenommen zu haben. Der Grund: Das Protokoll zu einem Meeting dient dazu, nochmals das Besprochene zusammenzufassen. Mit ihrer Unterschrift bestätigen die Meetingteilnehmer, dass alle besprochenen Punkte richtig schriftlich wiedergegeben wurden.

Die Mitarbeiterin konnte lediglich mit ihrer Unterschrift bestätigen, dass sie das Protokoll „zur Kenntnis genommen hat und mit dem Besprochenen einverstanden ist“. Dies müsste aber auch so zusätzlich auf dem Protokoll formuliert werden, damit jeder den Sachverhalt richtig versteht.

Lassen Sie sich helfen Kennen Sie schon Ihr Forum auf unserer Internetseite www.sekre-taerinnen-service.de? Hier kön-nen Sie Kolleginnen zu Problemen in Ihrem Arbeitsalltag – aber nicht nur hierzu – fragen. Ein weiterer Vor-teil: Kann Ihnen keiner helfen, grei-fen wir das Thema in der folgenden Ausgabe von „Sekretärinnen SER-VICE“ auf.

BWL im Office

Herausgeber: GWI Gesellschaft für Wirtschaftsinformation GmbH & Co. OHG, Steinheilstraße 4, 85737 Ismaning bei München, Tel.: 089 231103-0, Fax: 089 231103-50, E-Mail: [email protected]: www.sekretaerinnen-service.de

Geschäftsführung: Stephanie P. Kreuz-hage, Dr. Heinz Weinheimer

Redaktion: Dr. Jutta Gröschl (Chefredak-teurin, V.i.S.d.P.), Doris Bader (Herausge-berin), Stephanie Twele (Objektleitung), Johanna Ellsworth, Stephan Lamprecht (Autoren)

Layout/Satz: Nathalie Knieps, Mayschoß

Alle Angaben in Sekretärinnen SERVICE wurden mit äußerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Veränderungen. Eine Gewähr kann deshalb nicht übernom-men werden, auch nicht für telefonisch erteilte Auskünfte. Wiedergabe, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers. Erscheinungsweise monatlich.ISSN: 1861-6933

Impressum



Möchten Sie im Auftrag Ihres Chefs Geburtstagsglückwünsche an …

• Geschäftspartner,

• Ihren Geschäftsführer oder

• die Vorstände bzw. Aufsichtsrats-mitglieder

senden, dann sollte sich in Ihrem Schreiben diese Doppelsinnigkeit widerspiegeln. Daher beachten Sie Folgendes:

• Schneiden Sie die schriftlichen Grüße konkret auf die Person zu, sodass sie unverwechselbar und nur für den Empfänger bestimmt sind.

• Vermeiden Sie austauschbare Standardfloskeln, wie beispiels-weise „Nehmen Sie an diesem Tag unsere besten Wünsche für die Zukunft entgegen“ oder „Wir gratulieren Ihnen herzlich zu Ihrem …“.

• Lassen Sie dennoch Sorgfalt bei Ihren Formulierungen walten.

• Beachten Sie ferner die DIN-Regeln, damit der Geschäftsbrief-Charakter nicht verloren geht.

• Wenn Sie ein Zitat verwenden möchten, dann prüfen Sie genau, ob es auch auf die betreffende Person passt. Nichts ist peinlicher als ein Spruch, mit dem der Emp-fänger nichts anzufangen weiß oder der ihn im schlimmsten Fall beleidigt.

So finden Sie immer den richtigen TonMit der unten stehenden Checklis-te können Sie vorab prüfen, wie der Inhalt Ihres Glückwunschschreibens gestaltet sein sollte, damit er gut beim Empfänger ankommt.

PRAXIS-TIPP: Wie Sie Ihr Glück-wunschschreiben noch mit einem Wasserzeichen aufwerten können, erfahren Sie in dieser Ausgabe in den PC-Top-Tipps.

Zitate für GeburtstageFür gut bekannte Geschäftspart-ner:

Man jagt mit vierzig Jahresringen Wohl nicht mehr gern nach Schmet-terlingen, Wenn manches hat man in reiferen Jahren Sowohl von Welt als Kunst erfahren …Otto Julius Bierbaum, dt. Schriftsteller 1865 - 1910

Für Geschäftspartner, die Ihr Chef nicht so persönlich kennt

Es tritt der Mensch in jedes Alter als Novize ein.Chamfort, frz. Schriftsteller, 1741 - 1794

Reifer werden, heißt schärfer tren-nen, inniger verbinden.Hugo von Hofmannsthal, österr. Dichter, 1874 - 1929

Keine Angst vorm GratulierenGlückwunschbriefe bereiten vielen Sekretärinnen und Assistentinnen Kopfschmerzen, da sie unter die halbgeschäftliche Korrespondenz fallen: Einerseits ist es kein reiner Geschäftsbrief, weil es sich um ein persönliches Ereignis handelt, andererseits ist es auch kein reines Pri-vatschreiben.

Mustertext GlückwunschschreibenSehr geehrter Herr Eisenhauer, [1]

als Opernkenner und -liebhaber sind Ihnen die folgenden Zeilen von Albert Lorzing gut vertraut: „Auch ich war ein Jüngling mit lockigem Haar. An Mut, wie an Hoffnung reich.“ Mut haben Sie im vergan-genen Jahr mit Ihrer Entscheidung für den FuE-Standort Ballheim bewiesen. Auf bessere Zahlen müs-sen Sie inzwischen glücklicherweise nicht mehr hoffen. [4]

Im Name der FuE-Abteilung [2] möchte ich Ihnen herzlich zu Ihrem 60. Geburtstag gratulieren. [3] Hof-fentlich gefällt Ihnen der Bildband. Sie sind doch ein Frankreichfreund? [5]

Ich wünsche Ihnen für Ihre kommen-den Lebensjahre weiterhin beruf-lichen Erfolg, Glück und Gesund-heit – aber auch Zeit für Ihre beiden Enkel. [6]

Mit freundlichen Grüßen

Petra Schneider Leiterin Forschung und Entwicklung

n

Ihre Checkliste: GlückwunschschreibenWie persönlich kennt Ihr Vorgesetzter den Empfänger? (Hinweis: Prinzi-piell gilt: Je besser, desto humorvoller/privater können die Glückwünsche gestaltet sein) [1] _______________________________________________

Wer gratuliert: nur Ihr Chef, die ganze Abteilung, Ihre Firma? [2]_______________________________________________________________

Wie wichtig ist dem Adressaten selbst das Ereignis (unter Umständen möchte er seinen Geburtstag gar nicht groß erwähnt wissen)? [3]_______________________________________________________________

Worauf ist er besonders stolz (Mitwirkung am Aufbau des Unternehmens, bestimmte Geschäftserfolge, Führungsstil etc.)? [4]_______________________________________________________________

Will Ihr Vorgesetzter ihm für etwas danken (Geschäftsbeziehungen, per-sönlicher Einsatz etc.)? [4] ________________________________________

Möchten Sie ein Geschenk beifügen? Wenn ja, wollen Sie es explizit im Brief erwähnen? [5] ______________________________________________

Was können Sie dem Empfänger für die Zukunft wünschen (z. B. Gesund-heit, weiteren Erfolg, mehr Ruhe als bisher etc.)? [6]_______________________________________________________________

Moderne Korrespondenz

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PC-Top TIPPS

� ‹�Fortsetzung auf Seite 6

Individuell für Sie: Schriftstücke mit Wasserzeichen Seit Word 2003 können Sie Ihre Schreiben/Einladungen/Akten mit Ver-traulichkeitshinweisen mit beeindruckenden Wasserzeichen versehen.

Word unterscheidet zwischen Text- und Grafikwasserzeichen. Mit den grafischen Wasserzeichen lassen sich beispielsweise Veranstaltungs-hinweise oder Einladungen mit dem passenden Hintergrund versehen.

So geht’s:

1. Sofern nicht geschehen, aktivie-ren Sie zunächst die Ansicht Sei-tenlayout.

2. Wählen Sie das Menü Format und dann Hintergrund.

3. Entscheiden Sie sich nun für Gedrucktes Wasserzeichen und anschließend Bildwasserzeichen.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bild auswählen (* Abb. 1).

5. Es erscheint der Dialog Grafik einfügen. Über Suchen navigieren Sie zur gewünschten Grafik, die Sie mit Einfügen in Ihr Dokument übernehmen.

6. Über die Option Auswaschen lässt sich die Grafik so aufhellen, dass sie beim Lesen nicht stört.

7. Ihre Einstellungen schließen Sie mit OK ab.

Neben dieser grafischen Auflocke-rung können Sie auch einen Text für

den Hintergrund verwenden. Kenn-zeichnen Sie damit etwa vertrau-liche Unterlagen.

So geht’s:

1. Gehen Sie zunächst so vor, wie in den Schritten 1 und 2 beschrie-ben.

2. Entscheiden Sie sich nun für Gedrucktes Wasserzeichen und an-schließend Textwasserzeichen.

3. Klicken Sie im Feld Text auf einen der vorgegebenen Beispieltexte. Falls ein von Ihnen gewünschter Text nicht in der Liste enthalten sein sollte, überschreiben Sie einfach das Wort „Beispiel“ mit einem eigenen Text (* Abb. 2).

4. Entscheiden Sie sich nun für Grö-ße und Farbe Ihres Textwasserzei-chens.

5. Zuletzt klicken Sie noch an, ob der Text diagonal oder horizontal über Ihr Blatt laufen soll.

Um ein Wasserzeichen dann wieder zu entfernen, aktivieren Sie einfach die Option Kein Wasserzeichen, nach-dem Sie das Kommando Format/Hintergrund ausgeführt haben.

n

So wirken Kolumnenzeilen lebendigZahlreiche professionell gestaltete Dokumente zeichnen sich durch eine lebendige Kolumnenzeile aus. So werden gerade in Fachbüchern in der Kopfzeile gern die Überschriften des Kapitels und Abschnitts in wechselnder Folge dargestellt. Word bietet Ihnen alle Funktionen an, genau eine solche „lebendige Kolumnenzeile“ einzusetzen.

Hierzu bedienen Sie sich der Feld-funktionen in Word. Eine der ange-botenen Funktionen ist in der Lage, Inhalte aus dem Dokument auszule-

sen, die mit einer von Ihnen festzu-legenden Absatzvorlage formatiert wurden. Damit dies auch klappt, muss die Absatzvorlage auch bereits

* Abb. 1:Über diese Einstellungen steuern Sie ein Bildwasserzeichen.

* Abb. 2:Ist der gewünschte Text für ein Textwasserzeichen nicht dabei, tragen Sie ihn einfach ein.

* Abb. 3:Aktivieren Sie zunächst in den Seiteneinstellungen gerade und ungerade Kopfzeilen.

Word

Word

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PC-Top TIPPS

‹�Fortsetzung auf Seite 7


im Dokument verwendet worden sein. Möchten Sie also in der Kopf-zeile auf die Überschriften verwei-sen, müssen Sie zunächst wenigs-tens 2 Überschriften der Ebene 1 und 2 anlegen, bevor Sie unserer Anleitung folgen können.

So geht’s:

1. Richten Sie zunächst unter-schiedliche Kopfzeilen für rech-te und linke Seiten ein. Dazu führen Sie Seite einrichten aus dem Menü Datei aus und wechseln in das Register Layout. Aktivieren Sie hier Gerade/Ungerade anders im Abschnitt Kopf- und Fußzeilen (* Abb. 3). Verlassen Sie den Dialog mit einem Druck auf OK.

2. Aktivieren Sie nun die Kopfzeile über Ansicht/Kopf- und Fußzeile.

3. Platzieren Sie den Cursor in der Zeile und führen Sie das Kom-mando Feld aus dem Menü Ein-fügen aus.

4. Im nachfolgenden Dialog achten Sie zunächst darauf, dass im Lis-tenfeld Kategorie am oberen Bild-schirmrand die Option Alle ausge-wählt ist.

5. Blättern Sie nun in der Liste bis zum Eintrag StyleRef (* Abb. 4).

6. Markieren Sie im mittleren Feld des Dialogs den Eintrag „Über-schrift 1“. Verlassen Sie den Dia-log mit einem Druck auf OK.

7. Platzieren Sie die Schreibmar-ke …

• in einer geraden Kopfzeile, wenn Sie zuvor eine ungerade Kopf-zeile bearbeitet haben oder

• in einer ungeraden Kopfzeile, wenn Sie zuvor eine gerade edi-tiert haben.

Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5. Markieren Sie die Formatvorlage „Überschrift 2“ und verlassen Sie den Dialog wieder. Damit haben Sie erfolgreich die wechselnden Kopf-zeilen aktiviert. n

Unterschriftenzeilen elegant gestaltetIn Verträgen wird am Ende meist eine Unterschriftenzeile benötigt. Oft-mals stellen Sie fest, dass die Unterschriftenlinie auf 2 Zeilen erscheint. Wie können Sie das eleganter lösen?

Viele Anwender erzeugen eine punk-tierte Linie am Schluss eines Ver-trags tatsächlich durch eine Anein-anderreihung von Punkten. Kommt es dann durch das Einfügen von Text oberhalb dieses Bereichs zu Verschiebungen im Umbruch, teilen sich die Punkte plötzlich auf 2 Zei-len auf. Dies verhindern Sie, indem Sie mit sogenannten gefüllten Tabulatoren arbeiten.

So geht’s:

• Wählen Sie aus dem Menü Format den Eintrag Tabstopp.

• Im nachfolgenden Dialog tragen Sie zunächst die Position des Tabstopps ein. Geben Sie in das

Feld beispielsweise 6 cm ein (* Abb. 5).

• Aktivieren Sie unter Ausrichtung den Wert Links.

• Markieren Sie die Punkte oder Unterstriche im Abschnitt Füllzei-chen, je nachdem, wie die Unter-schriftenzeile gefüllt sein soll.

• Drücken Sie auf Festlegen. Mit OK verlassen Sie den Dialog.

• Drücken Sie nun im Dokument die Tabulatortaste, springt die Schreibmarke bis zur festgelegten Position und die punktierte Linie wird sichtbar.

* Abb. 4:In diesem Dialog lassen Sie Word nach der gewählten Formatvorlage suchen, um deren Inhalt als Feld anzeigen zu lassen.

Leser-HotlineSie haben eine Frage rund um Word, Excel, PowerPoint & Co? Ihr Computer macht einfach nicht das, was Sie wollen? Ärgern Sie sich nicht länger, sondern nutzen Sie unseren exklusiven Service für Abonnenten!

Unser Experte Stephan Lamprecht, Autor der PC-TopTIPPS und zahlreicher Fachbü-cher, beantwortet Ihre Fragen. Er hilft Ihnen gern und erarbei-tet gemeinsam mit Ihnen eine Lösung, damit Sie schneller vorankommen.

Als Abonnentin vom Sekretärinnen SER-VICE ist dieser Service 100% GRATIS für Sie!

Sie erreichen unsere Hotline telefonisch jeden Mittwoch von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr unter

04102 200832sowie jederzeit per E-Mail unter

[email protected].

Word

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PC-Top TIPPS


‹�Fortsetzung auf Seite 8

Für die klassische Unterschriften-zeile mit 2 Vertragspartnern benöti-gen Sie 3 Tabulatoren:

• einen gefüllten zu Beginn,

• dann einen nicht gefüllten, der für den Zwischenraum zwischen den beiden Unterschriften sorgt,

• einen weiteren gefüllten für die zweite Unterschrift.

PRAXIS-TIPP: Räumen Sie für jede Unterschrift 6 cm Länge ein, was

durchaus angemessen ist. Also,

bestimmen Sie einen Tabstopp

bei 6 cm, einen zweiten bei 8 cm,

was für 2 cm Zwischenraum sorgt,

und den dritten bei 14 cm. In der

nachfolgenden Zeile, in der Sie die

Namen der Unterschreibenden oder

Vertragspartner eintragen, legen Sie

2 Tabstopps fest, die Sie entspre-

chend anpassen (* Abb. 6).

n

* Abb. 7:Steuern Sie, wo Sie das neue PDFDokument ablegen wollen und legen Sie seine Qualität fest.

* Abb. 5:Setzen Sie in diesem Dialog die Tabstopps und wählen Sie das Füllzeichen aus.

* Abb. 6:Eine typische Unterschriftenzeile, die auch dann erhalten bleibt, wenn es zu Umbrüchen kommt.

So erstellen Sie kostengünstig Dateien Es muss nicht immer gleich ein teures Programmpaket sein, wenn Sie aus einem Office-Dokument gern eine PDF-Datei erstellen möchten. Wir zeigen Ihnen eine kostenlose Alternative!

FreePDF heißt eine leistungsfä-hige Software, mit der Sie ganz bequem PDF-Dateien erzeugen. Als Voraussetzung muss allerdings die Software Ghostscript installiert werden. Unter http://sourceforge.net/projekt/showfiles.php?group_id=1897&package_id=1845 können Sie oder Ihr Systemadministrator die aktuelle Version herunterladen.

Zur Installation klicken Sie doppelt auf die heruntergeladene Datei und drücken im nachfolgenden Fenster auf Setup. Damit öffnet sich ein neuer Dialog, bei dem Sie es bei den Voreinstellungen belassen und einfach auf Install drücken.

Nun laden Sie sich unter www.shbox.de/fpx732.htm die aktuelle Version von FreePDF auf Ihren Rechner. Auch in diesem Fall reicht ein Doppelklick auf den Namen der geladenen Datei, um so das Instal-lationsprogramm aufzurufen. Drü-cken Sie hier einfach auf Setup. Am Ende müssen Sie das Installations-programm mit einem Klick auf End abschließen.

Nach wenigen Minuten steht Ihnen bereits das Werkzeug zur Verfü-

gung. FreePDF bindet sich in Ihr Windows als Drucker ein. Möchten Sie ein PDF erzeugen, unabhängig davon, ob Sie Word, Excel oder ein anderes Office-Programm nutzen, müssen Sie die Datei lediglich auf diesem Drucker ausgeben.

So geht’s:

• In Word wählen Sie etwa Datei/Dru-cken. Es öffnet sich der typische Windows-Dialog zur Auswahl der Einstellungen:

• Wählen Sie aus dem Listenfeld der zur Verfügung stehenden Dru-cker den Eintrag FreePDF und ver-lassen Sie den Dialog mit OK.

• Damit übergibt Word den Auftrag an das Programm. Es öffnet sich das Programmfenster von FreePDF (* Abb. 7).

• Aktivieren Sie zunächst aus dem Listenfeld das gewünschte PDF-Profil. Hier können Sie sich entscheiden, ob die PDF-Datei lediglich am Bildschirm gele-sen werden soll (E-Book), Sie die höchste (High Quality) oder eine mittlere Qualität benötigen.

• In der Eingabezeile darunter ändern Sie auf Wunsch den Dateinamen

PDF

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PC-Top TIPPS


der PDF-Datei ab. Wenn Sie dies wollen, kann die Datei unmittelbar nach dem Drucken zu Kontroll-zwecken von Ihrem Reader geöff-net werden. In diesem Fall mar-kieren Sie die Option PDF öffnen. Am unteren Ende des Bildschirms stehen die eigentlichen Aktionen zur Auswahl. Entscheiden Sie sich für Per E-Mail senden, wird nach der Erstellung der Datei unmittelbar ein neues Mailfenster aufgerufen, dem bereits als Dateianhang die Datei hinzugefügt wurde.

• Mit einem Druck auf Ablegen öffnen Sie den unter Windows üblichen Dateidialog und definieren dort zunächst den Speicherort für die Datei.

• Verlassen Sie den Dialog mit einem Druck auf Speichern und die PDF-Datei wird erzeugt.

• Mit auf Desktop speichern Sie die Datei direkt auf dem Desktop, was zugleich der schnellste Zugriff auf das PDF-Dokument sein dürfte.

PDF verschlüsseln und absichernAuf Wunsch kann Ihnen FreePDF hier sogar verschlüsselte und funk-tional beschränkte Dokumente an-legen.

So geht’s:

• Bereiten Sie Ihr Dokument zunächst für den Druck vor und legen Sie fest, welche Seiten Sie drucken wollen.

• Wählen Sie den FreePDF-Drucker aus und beginnen Sie mit dem Druck.

• Es öffnet sich das Programmfens-ter. Aktivieren Sie hier den Eintrag PDF verschlüsseln.

• Nachdem Sie bestimmt haben, wo die Datei abgelegt werden soll, öffnet sich ein neuer Dialog für die Verschlüsselungseinstellungen (* Abb. 8).

• Entscheiden Sie sich im Feld Sicherheit für die Stärke der Verschlüsselung. Abhängig von diesem Wert stehen Ihnen unterschiedliche Optionen zur Verfügung.

• Im unteren Bereich des Bildschirms markieren Sie die Funktionen, die dem Leser der Datei in seinem Acrobat Reader erlaubt sind. Wie Sie dort sehen, dürfen Sie damit sogar das Kopieren von Textpassagen untersagen.

• Optional legen Sie Passwörter für das Öffnen und das Ändern der Datei fest. Entgegen sonstiger Programmgewohnheiten werden Sie beim Eingeben der Kennwörter nicht noch einmal dazu aufgefor-dert, die Eingabe zu wiederholen. Seien Sie also dementsprechend genau bei der Eingabe!

Haben Sie alle Änderungen vorge-nommen, schließen Sie den Dialog mit einem Druck auf OK.

EXTRA-TIPP: Stellen Sie eine Ver-schlüsslung der Stärke 128 Bit ein, können Sie das Dokument zusätzlich schützen, da es nun nur von aktu-ellen Versionen des Adobe Acrobat Readers gelesen werden kann!

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In Ihrer nächsten Ausgabe �/0�Tipps – nur für Sie Bringen Sie Ihre „Wut im Bauch“ zum Ausdruck

BWL im Office So profitieren Sie von einem Businessplan

Business English Erweitern Sie Ihren Wortschatz mit Vorsilben


* Abb. 8:Über diese Einstellungen steuern Sie die Sicherheitsfunktionen des neuen PDFDokument.

100 € für Ihre Erfolgsstory!Schreiben Sie uns, wie Ihnen Sekretärinnen SERVICE schon geholfen hat und zu Ihrem Erfolg beitragen konnte! Bei Veröffentli-chung belohnen wir Sie mit 100 €. Schi-cken Sie einfach Ihren Text mit Photo an:

[email protected]

oder per Post/Fax an

Laura Schmalzl, Fax: 089 23110350, GWI Gesellschaft für Wirtschaftsinformation GmbH & Co. OHG, Steinheilstraße 4, 85737 Ismaning.

Newsticker Sekretärinnentag��. Deutscher Assistentinnen- und Sekretärinnen-TagDer Countdown für den renommiertesten Kongress für Sekretärinnen und Assisten-tinnen läuft.Bleiben Sie am Ball und informieren Sie sich noch heute über den Event des Jahres unterwww.sekretaerinnentag.de.Für Ihre Weiterbildung auf höchstem Niveau!

Secretary´s WeeklyJetzt gratis online abonnierenKennen Sie schon „Secretary‘s Weekly“? Als Ergänzung zum Sekretärinnen SERVICE können Sie diesen kostenfreien top-aktu-ellen wöchentlichen E-Letter jetzt online abonnieren. Lassen Sie sich einfach auf der Internetseite www.sekretaerinnen-service.de in den Verteiler aufnehmen und schon profitieren Sie von diesem neuen Angebot.

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Treffen Sie zum ersten Mal auf den Geschäftspartner Ihres Chefs, dann warten Sie zunächst ab, wie Sie begrüßt werden. Die Vorgehenswei-se hängt nämlich traditionell von Status, Alter und Geschlecht der Kontaktperson ab.

• Kommt der Besucher aus einem traditionell religiös-konserva-tiv geprägten Land, wird er Sie als Frau nur mit einem kurzen Blickkontakt und einem höflichen Kopfnicken beachten. Männern hingegen reicht er mit leichtem Druck die Hand.

• Lebt er hingegen schon länger in europäischen Ländern, wird er Sie auf die Ihnen bekannte übliche Weise begrüßen.

Wichtig: Neugierde auf den BesucherFalls Ihr Chef zum ersten Mal einen Vertreter eines arabischen Landes empfängt, dann weisen Sie ihn unbedingt darauf hin, dass der Smalltalk eine wichtige Rolle bei der ersten Begegnung spielt. Dabei gilt es, dem jeweils anderen aus-führlich zuzuhören.

Der erste Kontakt nimmt in der ara-bischen Kommunikation nämlich eine zentrale Rolle ein: Sein Gegen-über wird sich traditionell zunächst

ein ausführliches Bild machen wol-len, ob er ihm auch vertrauen kann. Daher wird er Ihren Chef nicht nur nach dem Wohlbefinden seiner Fami-lie fragen, sondern auch zu seiner Herkunft, Heimat, Ausbildung usw.

PRAXIS-TIPP: Bereiten Sie Ihren Vorgesetzten auch darauf vor, dass arabische Geschäftsleute ein ande-res Körperdistanzverhalten pfle-gen, als Sie es hier gewohnt sind. So ist eine halbe Armlänge für sie etwas ganz Normales, während wir Europäer üblicherweise weniger als eine Armlänge als „in die Enge treiben“ empfinden. Weicht Ihr Vor-gesetzter jedoch zurück, kann dies sein Besucher als „Nichtmögen“ oder „Nichtvertrauen“ verstehen.

Achten Sie die islamischen SpeisevorschriftenWenn Sie Speisen für Bespre-chungen bestellen, denken Sie dar-an: Der Koran verbietet prinzipiell den Genuss von:

• Schweinefleisch • Schinken • Blutwurst • Gelatine • Alkohol

Verzichten Sie aber auch auf Rei-bekuchen, Sushi oder Spezialitäten Ihrer Region. Diese Speisen stoßen in der Regel nicht auf Begeisterung. Auch sollten beispielsweise Steaks immer durchgebraten sein und nicht blutig (keine „englische Art“).

PRAXIS-TIPP: Wählen Sie am bes-ten für Geschäftsessen Restaurants aus, die ein Buffet anbieten. Die meisten Araber bevorzugen die Aus-wahl unter verschiedenen Speisen, nicht zuletzt, weil sie es aus ihren Heimatländern so gewohnt sind.

Als Gastgeschenk immer beliebt: SüßesSollen Sie für den arabischen Geschäftspartner und dessen Frau ein Geschenk besorgen, dann

• verzichten Sie auf Blumen – die-se werden nur zu Hochzeiten ver-schenkt.

• empfehlen sich Süßigkeiten, Dekoratives zum Hinstellen oder Präsente, die einen persönlichen Bezug zu Ihrem Chef oder Ihrer Region haben (Lübecker Marzi-pan, Kuckucksuhren usw.).

• dekorieren Sie das Geschenk auf-wendig mit Papier, Bändern etc.

Erwarten Sie aber nicht, dass der Geschäftspartner Ihres Chefs sogleich das Geschenk auspackt. Im arabischen Raum geschieht dies erst dann, wenn der Schenkende nicht mehr anwesend ist.

Willkommen – in der arabischen KulturPflegt Ihr Unternehmen/Ihr Vorgesetzter Kontakte zu arabischen Geschäftspartnern? Dann ist es Zeit, sich auch mit den dortigen Benimm-Regeln zu beschäftigen – anderenfalls treten Sie womöglich gleich beim ersten Besuch ins Fettnäpfchen.

Ihre Wünsche sind gefragtZu welchen weiteren Ländern benötigen Sie außerdem spezielle Knigge-Kenntnisse? Wir führen diese Serie gerne für Sie fort. Faxen (089 231103-50) oder mailen ([email protected]) Sie uns Ihre Wünsche.

Übersicht: Unterschiedliche Erwartungen beim ersten Treffen

Deutsche Verhaltensweise Arabische Verhaltensweise

• kurzer Smalltalk• Anliegen wird kurz und knapp

vorgestellt• sachliches Gespräch steht im

Vordergrund• Ziel: in möglichst kurzer Zeit

möglichst viel erreichen

• ausgiebiger Smalltalk• Anliegen wird erst zu Gesprächs-

ende vorgetragen.• Es ist viel Zeit für dieses erste Tref-

fen eingeplant.• Ziel: eine persönliche Ebene zu

finden und Gemeinsamkeiten zu betonen

Nach: Gabi Kratochwil, Business-Knigge: Arabische Welt. Erfolgreich kommunizieren mit arabischen Geschäftspartnern

n

Kommunikation


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Ein Vorgesetzter Ihres US-ameri-kanischen Mutterunternehmens könnte zum Beispiel in Rage sein und Ihnen auftragen: „I want the facts on my desk this afternoon!“ Unter Umständen hat er Ihnen aber auch die Order gegeben: „I want the fax on my desk this afternoon!“? Also will er nun den Faxausdruck oder eine schriftliche Darlegung der Fakten?

PRAXIS-TIPP: Im Zusammenhang mit einem bestimmten Telefax

würde er wahrscheinlich that fax sagen, Tatsachen jedoch als the facts bezeichnen.

Und wenn Ihre Kollegin strahlend erzählt: „Yesterday I received a really nice mail“, meint sie vermutlich den Erhalt einer besonders netten E-Mail – und nicht den Empfang eines besonders netten Mannes!

Im Folgenden finden Sie eine Sammlung an Wortpaaren, die

gleich klingen, ohne das Gleiche zu bedeuten:

Für Sie: Kleine Recht-schreibübungWählen Sie im jeweiligen Zusam-menhang das richtige Wort aus und umkreisen Sie es! Tipp: Die Übersicht hilft Ihnen im Zweifelsfall hierbei.

1. Caution – hazardous waste/waist! hazardous = gefährlich)

2. Let’s see weather/whether the whether/weather will be sunny tomorrow.

3. One/won man one/won the game, the other won/one lost the game.

4. For sum/some people this is quite a some/sum.

5. On the whole/hole I wood/would say this is a fair/fare deal.

6. Last week/weak I went to the in/inn where/were I ate/eight chicken salad sandwiches.

7. He was in a daze/days for/four daze/days.

8. This letter/latter came in by male/mail today.

9. Would you like your omelett with cheese or plane/plain?

10. Better late/laid then/than never!

Fax or Facts? So meistern Sie Verständnisfallen Im Englischen gibt es eine Reihe von Wörtern, die zwar gleich oder täuschend ähnlich klingen, jedoch unterschiedlich geschrieben wer-den und auch unterschiedliche Bedeutungen haben. Obwohl sich die meisten von ihnen durch den Zusammenhang erkennen lassen, weil es sich um verschiedene grammatikalische Formen handelt, ist dies leider nicht immer und in jeder Situation der Fall.

Business-EnglishExklusiv für AbonnentenSekretärinnen SERVICE unterstützt Ihre Arbeit mit einer kostenfreien Übersetzung bei unserer Busi-ness-English-Expertin und Über-setzerin Johanna Ellsworth. Sie erreichen sie jederzeit per Fax unter: 089 231103-50 sowie per E-Mail: [email protected].

Übersicht: Vorsicht, Verständnisfallen!ad (Annonce, Werbeanzeige) add (hinzufügen, addieren) at (an, in)be (sein) bee (Biene)board (Vorstand, Bord) bored (gelangweilt)by (von, durch) bye (Kurzform von goodbye) buy (kaufen)cents (Cent) sense (Sinn)course (Kurs, Richtung) coarse (rauh, grob)days (Tage) daze (Dämmerzustand)eight (acht) ate (aß, aßen)fair (fair; Messe) fare (Fahrtkosten, z. B. taxi fare)fax (Telefax) facts (Fakten, Tatsachen)find (finden, feststellen) fined (zu einer Geldstrafe verurteilt)for (für) four (vier)forward (weiterleiten; nach vorne) foreword (Vorwort)in (in) inn (Landgasthaus)know (wissen) no (nein) now (jetzt, nun)late (spät) laid (legte, gelegt)letter (Brief; Buchstabe) latter (Letzterer/s)male (männlich; Mann) mail (Post; E-Mail)one (ein, eins) won (gewann, gewonnen)plain (einfach, schlicht) plane (Flugzeug; Ebene, gerade Fläche)said (sagte, gesagt) sad (traurig) sat (saß, gesessen)some (etwas, einige) sum (Summe, Betrag)sun (Sonne) son (Sohn)then (dann, danach) than (als)two (zwei) too (auch) to (zu, nach)waste (verschwenden; Müll) waist (Taille)week (Woche) weak (schwach)where (wo) were (warst, waren)whether (ob) weather (Wetter)whole (ganz, Ganzes) hole (Loch)would (würde, würden) wood (Holz)

Die richtigen Lösungen:1. waste2. whether, weather3. One, won, one4. some, sum5. whole, would, fair6. week, inn, where, ate7. daze, for, days8. letter, mail9. plain10. late, than

Business English


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Das sagen Ihnen E-Mail-EmoticonsImmer wieder finden sich in E-Mails kleine Symbole aus Satzzeichen-kombinationen, auch Emoticons oder Smilies genannt. Sie lesen diese richtig, wenn Sie Ihren Kopf so schräg stellen, dass der rechte Rand am Bildschirm unten steht. Auf diese Weise wird aus :–) ein lachendes Gesicht.

In der folgenden Übersicht finden Sie die am häufig verwandtesten E-Mail-Symbole. Aber bedenken Sie: In geschäftlichen E-Mails haben diese nichts zu suchen!

Übersicht: E-Mail-EmoticonsZeichenart Zeichen Erläuterung

fröhlich :-)(:-;-)

:-D:-))):-):-):-):->:-,:*)==:0

Lächeln(Lächeln für) LinkshänderLächeln mit einem zwin-kernden AugeIch lache.Gelächterviel Gelächtersarkastisches LächelnGrinsenHerumalbernIch bin überrascht.

positiv :-x:~i:-/

KüsschenRauchverbotIch bin baff.

traurig :-|:/):-(:-<:-c:-(((:-...(:-$(:-&:-e

ernstnicht witzigtraurigelend, verlassentief unglücklichsehr traurigHerzzerreißende Nach-richtkrankwütendenttäuscht

negativ :-o:-O:-X:-\\>:-)>:-(

geschocktschreienIch sage nichts.unentschlossenteuflisches GrinsenIch bin sauer.

extrem flapsig :-p:~):-*B-)%-)#-(>----I/QQ/°D|

Zunge herausstreckenIch brauche ein Taschen-tuch.„ups“Ich bin cool.habe MattscheibeIch habe Kater.SektglasBrillenträgerKaffee(-tasse)

Keine Kompro-misse bei Unter-schriftenzusät-zenImmer noch geistert in vielen Büros die Auffassung, dass Unter-schriftszusätze wie beispiels-weise „i. A.“, „i. V.“ oder „ppa.“ handschriftlich in einem Zug mit der persönlichern Unterschrift gestellt werden kann. Das ist jedoch falsch. Die DIN 5008, die SN 010130 und die ÖNORM A 1080 geben Ihnen Schützenhilfe, wenn Ihre Kollegen oder Ihr Chef dennoch hierauf beharren.

So haben Sie gemäß der deutschen Norm die Wahl, ob Sie die oben genannten Zusätze entweder zwi-schen die Bezeichnung Ihres Unter-nehmens und der maschinenschrift-lichen Namenswiedergabe stellen, wie zum Beispiel:

Freundliche Grüße

LEERZEILE

SCHMITZ OHG

LEERZEILE

i. V. Carla KleinschmidtLEERZEILE

Carla Kleinschmidt

oder ob Sie den Zusatz in dieselbe Zeile wie den gedruckten Namen stellen:

Freundliche Grüße

LEERZEILE

SCHMITZ OHG

LEERZEILE

Carla Kleinschmidt LEERZEILE

i. V. Carla Kleinschmidt

In Österreich und in der Schweiz ist dagegen nur der 2. Unterschriften-block üblich. n

Flotte Feder Flotte Feder


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Wenn auch Ihr Chef zu dieser Grup-pe gehört, können Sie ihm helfen, diese zu mindern.

Wählen Sie gezielt Fluggesellschaften ausDer Blick auf den Flugpreis ist wichtig – bei Flugangst jedoch nicht hilfreich. Oder anders ausgedrückt: Gute Fluggesellschaften, die …

• auf den technischen Zustand ihrer Flotte sorgfältig achten und

• Wert auf das Ausbildungsniveau von Piloten, Flugbegleitern und Wartungstechnikern legen,

sind in der Regel teurer.

PRAXIS-TIPP: Unter www.iata.org finden Sie eine Übersicht, ob die von Ihnen ausgewählte Fluggesell-schaft den internationalen Quali-täts-Check IOSA erfüllt.

Geben Sie Tipps mit auf die ReiseEs hilft wenig, Ihrem Chef mit Statistiken die Angst vor einem

Absturz zu nehmen. Empfehlen Sie ihm stattdessen, …

• morgens vor dem Abflug keinen Kaffee zu trinken.

• die Furcht nicht mit Alkohol her-unterzuspülen.

• sich mit einem guten Buch von Gedanken an Katastrophenszena-rien abzulenken.

• während des Flugs viel Wasser oder Säfte zu trinken.

• bei einem flauen Magengefühl gezielt alle Muskeln im Körper gleichzeitig anzuspannen, die Anspannung ein paar Sekunden lang zu halten und dann abrupt alle Muskeln zu lockern.

• bei Angstgefühlen tief ein- und auszuatmen, um das Gleichge-wicht zwischen Sauerstoff und Kohlendioxid im Blut zu halten. Durch hastiges Ein- und Ausat-men wird diese nämlich nicht nur beeinträchtigt, sondern durch das Ungleichgewicht auch zusätzlicher Stress ausgelöst.

PRAXIS-TIPP: Luft-hansa hat gemein-sam mit der Agentur Texter-Millott eine eigene Homepage zum Umgang mit Flugangst ins Inter-net gestellt (www.flugangst.de). Unter dieser Adresse fin-den Sie und Ihr Chef weiterführende In-formationen, Lite-ratur, Filme sowie spezielle Seminar-angebote. n

So können Sie Ihrem Chef bei Flugangst helfen„Über den Wolken muss die Freiheit wohl grenzenlos sein. Alle Ängste, alle Sorgen, sagt man, blieben darunter verborgen …“, sang vor Jahr-zehnten Reinhard Mey. Tatsächlich stehen jedoch einer repräsentativen Umfrage von Lufthansa zufolge rund ein Drittel bis die Hälfte aller Flug-passagiere Ängste über den Wolken aus.

Gedanken zum Schluss

Sprechen Sie Paare einzeln an Vor Kurzem bekam mein Chef eine Einladung mit der folgenden Anschrift: Herrn Dr. Karl Hauser und Gattin. Wir haben beide darü-ber gelächelt, denn …

• erstens klingt diese Anschriftfor-mulierung sehr antiquiert und

• zweitens lebt er in einer eheähn-lichen Beziehung. Das heißt, seine Lebensgefährtin trägt einen ande-ren Namen als er.

„Ist das nicht ein Thema für Sekretä-rinnen SERVICE“, hat er mich darauf-hin gefragt und ich habe ihm zuge-stimmt. Also, wenn Sie demnächst Paare – seien es verheiratete, unver-heiratete oder gleichgeschlechtliche Lebenspartner – anschreiben sollen, dann achten Sie auf Folgendes:

• Erkundigen Sie sich nach dem Familienstand, eventuell anders lautenden Familiennamen/Dop-pelnamen, akademischen Titeln und den Vornamen („Herrn Prof. Dr. Günther Pfaff und Herrn Karl Schneider“).

• Nennen Sie in Ihrer Anrede die Dame zuerst („Frau Carla Gro-the-Speck und Herrn Dr. Philipp Speck“).

• Vergessen Sie altbackene Formu-lierungen wie beispielsweise:

– Herrn Peter Schuster und Gat-tin/Frau/Gemahlin

– An das Ehepaar Schuster

– Eheleute Schuster

– Herrn Peter Schuster und Frau Yvonne

• Und sprechen Sie auch in der Briefanrede jede Person einzeln an („Sehr geehrte Frau Grothe-Speck, sehr geehrter Herr Speck") .

Alles Gute für Ihren Arbeitstag wünscht Ihnen

Doris Bader Herausgeberin und Chefsekretärin

Reisemanagement

ausgabe 4/2007 service · • beachten sie ferner die din-regeln, damit der...

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