auditoria logística - miebach

Miebach Consulting White Paper, Outubro de 2020

Auditoria Logística Como tirar o máximo proveito de seu armazém

Uma publicação de Ibrahim Al Hassan e Raghunandan Rao, Miebach Consulting

A COVID-19 apontou a necessidade de que toda a cadeia de abastecimento, e em particular os ar-mazéns logísticos, sejam proativos e bem prepara-dos para enfrentar situações inesperadas de picos e vales, às quais devem ser capazes de se adaptar, aproveitando as oportunidades e assim liderar o mercado.

A realização de entrevistas, observação e coleta de dados sobre seu armazém lhe ajuda a identi-ficar potenciais lacunas e estabelecer o plano de ação mais apropriado para otimizar seu layout, melhorar os processos, gerenciar seu pessoal e reduzir custos operacionais.

Raghunandan Rao

Diretor e Líder da Prática de

Auditoria

Miebach Consulting

[email protected]

Como você pode começar a preparar seu armazém para o futuro?

A Miebach Consulting tem as respostas

Introdução

Ibrahim Al Hassan

Consultor

Miebach Consulting

[email protected]

Miebach Consulting White Paper: Auditoría logística 2

Você é capaz de entregar seus pedidos a tempo e na íntegra?

Seu processo tem gargalos, especialmente durante a separação e embalagem, que afetam negativamente seu desempenho e a motivação de seu pessoal?

Você gerencia seu estoque constantemente e com precisão? Você tem visibilidade em tempo real sobre desempenho e custo?

Você está bem preparado para as exigências da omnicanalidade?

Introdução

Uma auditoria logística no armazém o ajuda a responder a estas perguntas e ganhar transparência sobre o que está acontecendo em suas instalações em termos de pessoas, processos, desempenho e custo. A maneira de con-seguir isto é analisar a configuração existente e detectar gargalos e riscos potenciais em suas operações.

Além disso, uma auditoria pode lhe dar uma orientação clara sobre quais questões você precisa abordar tanto no curto prazo – priorizando aquelas que requerem um investimento mínimo, para obter retornos rápidos e mo-tivar sua equipe – quanto no longo prazo. O sucesso alcançado com soluções de curto prazo pode impulsionar a de-cisão de implementar soluções de longo prazo para as exigências estratégi-cas da empresa.

Esta publicação descreve o que fazer, quais problemas potenciais a identi-ficar e o que você precisa fazer para superar os desafios que seu armazém apresenta hoje para passar para o próximo nível.

Após a COVID-19, a auditoria do armazém está se tornando uma tarefa essencial para manter a sustentabilidade do serviço e reduzir os custos operacionais.


Os fatores críticos para a auditoria serão determinados e priorizados de acordo com a situação e as necessidades particulares de cada empresa.

Por onde começar?

Análise dos dados do sistema/fluxo de materiaisAnálise do fluxo de materiais: pedidos diários de entrada e saída, transações de entrada e saída de estoque para determinar as áreas de foco

ProcessoDescobrir garga-los e redundân-cias nos proces-sos, mapeando-os e entrevistando executivos e operadores da instalação

Sistemas e funcio-nalidades de TISistemas de gestão de armazéns e funcionalidades de-talhadas das inter-faces com o ERP e plataformas de fácil utilização

Indicadores-chave de desempenho (KPI)Monitoramento dos KPIs atuais e das fórmulas alvo em relação às rea- lizações efetivas

Custos do armazémAvaliar indica-dores-chave de custos e analisar atividades basea-das em custos

Futuro e mitigação de riscos Considerando seu crescimento futuro e estratégias comerciais impulsio-nadas por fatores internos (com-plexidade dos pedidos) e externos (pandemia) e focadas na mitigação de riscos

Infra-estruturaDefinição das categorias de produtos e das tecnologias de armazenagem e equipamentos de movimentação de material mais apropriados


Auditoria de desempenho do armazém

Pontos fracos e ameaças

Complexidade do processo

Recebimento às cegas

Não há avaliação do desempenho

Falta de responsabilidade

Atrasos na operação

Sobrecarga de estoque

Quebras de estoque

Discrepâncias

Alta recontagem

Baixa eficiência

Reclamações por dis-crepâncias não resolvidas

Perda de oportuni-dades de vendas

Baixa utilização do armazém

Alto custo de ma-nutenção de estoque

Baixa acuracidade do estoque

No passado, as partes interessadas consideravam a cadeia de suprimentos como uma despesa, e não como um gerador de receita. Nos últimos anos, esta per-cepção está começando a mudar e, de fato, a cadeia de suprimentos é cada vez mais vista como a espinha dorsal de qualquer negócio. E se a cadeia logística é a espinha dorsal, então os armazéns logísticos são os elementos que dão vida à cadeia de suprimento.

Um armazém deve ser suficientemente flexível para acomodar variações nos pedidos, ser capaz de geren-ciar diferentes padrões de pedidos e estar bem

equipado para lidar com sucesso com picos de deman-da a curto prazo e a um custo razoável. Estes são os objetivos operacionais típicos de um armazém.

O que é necessário para melhorar continuamente?

Os armazéns logísticos variam de operações total-mente manuais a totalmente automatizadas, e as iniciativas de auditoria de armazém se aplicam a todos os tipos de instalações com diferentes complexi-dades, debilidades e ameaças, mas resultam em soluções e benefícios distintos em cada caso.


Metodologia universal e soluções personalizadas para seu benefício

Tendo feito auditorias de armazém logísticos em muitos tipos diferentes de empresas, a Miebach provou que a metodologia pode ser aplicada a qualquer hora e em qualquer lugar.

Abordagem de longo prazo

O passo seguinte foi avançar gradualmente para uma solução de longo prazo, analisando o fluxo de materiais e implementando processos S&OP eficazes. A análise havia revelado a necessidade de introduzir um sistema de prateleiras, e para levar o armazém ao próximo nível, era essencial automatizar os processos e aplicar o WMS e outras tecnologias de informação. Medidas claras de KPI para o processo de rastreamento e desempenho dos funcionários foram colocadas em prática para monitorar e alcançar os objetivos. Quando chegar a hora de ex-pandir ainda mais, a introdução de tecnologias e equipamentos de automação e manuseio de materiais mais complexos fará sentido para manter uma vantagem competitiva. Custo e retorno do investimento são sempre fatores importantes para moldar a solução necessária para seu negócio.

É aqui que começa sua jornada: Situação real

Uma auditoria do armazém de um varejista de moda, que era operado manual-mente utilizando processos primitivos, revelou múltiplas áreas de preocupação:

• As mercadorias eram armazenadas no piso

• As transações eram executadas manual-mente de forma ale-atória

• Os itens eram recebidos de diferentes indústrias / categorias e colocados em qualquer espaço disponível sem qualquer separação.

"Ganhos rápidos" -> Ação e requisitos

Ações rápidas podem ser tomadas para ajudar a reduzir a complexi-dade e a resolver problemas. Como pré-requisito e base para qualquer solução de longo prazo, são necessárias uma visão clara e uma alocação da disponibilidade de estoque. O armazém foi dividido em duas zonas, uma de recebimen-to e uma zona de expedição, que por sua vez foram divididas em endereços com uma etiqueta definindo cada local, algumas tão simples quanto paletes etiqueta-dos. O estoque foi segregado em nível de item por categoria/fornecedor. A contagem do estoque foi realizada utilizando um leitor de código de barras. O estoque foi alocado e armazenado nos locais especificados e o ERP foi atualiza-do de acordo.


Áreas-chave de interesse

Processos de Movimentação de Materiais

Custos de armazengem e níveis de serviço

Sistemas informáticos

Tecnologias de armazena-gem e manuseio

Indicadores chave de desempenho (KPIs)

As abordagens básicas mais amplamente adotadas para identificar as questões-chave nos processos de mo- vimentação de materiais são a análise de custos baseada em atividades e a avaliação do desempenho do pro-cesso. Em um ambiente operacional complexo, a simulação de operações provou ser a melhor abordagem para identificar gargalos nos fluxos de materiais.

A avaliação das tecnologias de armazenagem é realizada analisando o uso e a influência sobre os processos de movimentação de materiais. Uma solução de armazenamento deve ser utilizada de forma otimizada no nível do local, com um mínima repetição do manuseio do produto durante a separação ou armazenagem.

Os sistemas de TI são a questão central para aumentar a velocidade operacional e eficiência, minimizando erros de execução, reduzindo o número de funcionários e aumentando a visibilidade e o controle das atividades no ar-mazém.

Um armazém visa garantir o nível de serviço prometido com o menor custo possível. A avaliação dos custos atuais do armazém é essencial para definir a linha de base atual de desempenho de custos ou nível de serviço para o armazém.

Um armazém pode ser definido por vários indicadores de desempenho: por exemplo, desempenho de descarre-gamento, níveis de serviço alcançados, etc. Entretanto, os KPI são definidos principalmente para supervisionar e avaliar os parâmetros de desempenho específicos, claramente definidos para um benefício estratégico.

Uma auditoria genérica geralmente cobre todas as áreas de interesse no armazém, ou seja, processos de movimentação de materiais, recursos, desempenho, infraestrutura de armazenagem e manuseio de materiais, sistemas de tecnologia da informação, custos e indicadores-chave de desempenho (KPIs), bem como a qualidade da manutenção e segurança operacional.

Pode haver desafios e ineficiências ocultas em uma ou mais dessas áreas, que devem ser cuidadosamente

analisadas através de uma abordagem integrada, tal como um diagrama de causa e efeito. Isto permitirá identificar possíveis oportunidades de melhoria com um objetivo geral de redução de custos, melhoria no nível de serviço ou ambos.

Abaixo estão algumas das abordagens para identificar os principais desafios e definir "ganhos rápidos", bem como soluções de longo prazo para os desafios enfrentados no caso em análise, e que são aplicáveis a outros tipos de armazém.



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Sistemas de TI (gerenciamento de armazém, tarefas, docas, etc.)

Alguns dos métodos para avaliar a eficácia do sistema de TI existente que suporta as operações de armazém são a identificação da profundidade das operações realizadas com o suporte do sistema (WMS), bem como a maturidade da configuração e a utilização das capacidades das soluções de TI.

Os "ganhos rápidos" típicos para melhorar o suporte de sistemas de TI para armazéns poderiam ser:

• Identificação e implementação de parâmetros de configuração adicionais ou melhorados para otimizar o desempenho e a eficiência das operações, tais como a adição de uma sequência de rotas de separação aos operadores

• Zoneamento das áreas de armazenagem com base nos parâmetros de fluxo de material, tais como classificação ABC, categorias de produtos por requisitos de separação, etc.

• Estabelecimento de um mecanismo de controle apropriado (por exemplo, estratégia de loca- lização fixa, limites de quantidade, definição do tipo de armazenamento para rastreamento, etc.) no WMS

• Treinamento regular para minimizar erros e melhorar as capacidades operacionais (iniciação, controle, monitoramento, etc.) durante o uso das soluções de TI aplicadas

Tecnologias de armazenagem e movimentação

As tecnologias de movimentação são analisadas por sua funcionalidade para realizar os processos definidos, bem como pelas limitações para realizar processos ajustados ou alternativos. A tecnologia de movimentação é analisada de perto com os processos de manuseio de material para determinar os equipamentos mais adequados para os processos chave.

Os "ganhos rápidos" típicos para a área chave das tecnologias de armazenagem e movimentação poderiam ser:

• Identificação dos requisitos de ar-mazenagem mais adequados de acordo com a natureza do produto e limitações de espaço e a um custo razoável levando em conta o cresci-mento futuro esperado

• Reorganização do layout, definindo as áreas de tráfego necessárias, traje-tos e áreas restritas, aumentando as capacidades de armazenagem do sistema existente

• Reorganização dos produtos e suas áreas de armazenamento, com base na classificação atualizada dos produtos de acordo com padrões de movimen-to, classificação ABC, etc

Processos de movimentação de materiais

Os enfoques básicos mais amplamente adotados para identificar as questões chave dos processos de manuseio de materiais são as análises de custos baseados em atividades e a avaliação do desempenho dos processos. Num ambiente operacional complexo, a si- mulação das operações tem demonstra-do ser o melhor enfoque para identificar os gargalos nos fluxos de materiais.

Os "ganhos rápidos" típicos para a área chave de processos poderiam ser:

• Eliminação de passos redundantes num processo para melhorar o seu foco (desde a escolha de um pedido até a formação de ondas, etc.)

• Racionalização da distribuição de recursos para reduzir o tempo de entrega, a funcionalidade cruzada da equipe de operações, etc.

• Definição dos horários de corte e controle dos prazos de processa-mento para gerir o desempenho do armazém

• Estabelecimento de um processo simples, curto e realista



Custos de armazenagem e níveis de serviço Este é um KPI para estabelecer o benefício de potenciais melhorias, bem como um referen-cial interno para avaliar outros armazéns na cadeia de suprimento da empresa. Uma vez que os KPIs tenham sido avaliados, é essencial desenvolver uma estrutura de custos, como uma estrutura baseada em atividades ou em processos, a fim de priorizar áreas de melhoria para o desenvolvimento de soluções. Ao identificar potenciais melhorias, é necessário contribuir direta ou indiretamente para melhorar os custos e/ou o nível de serviço. Os KPIs que sugerem a linha de base atual e futuras estimativas de custos e indicadores de nível de serviço são críticos para calcular os retornos dos “ganhos rápidos”, bem como para soluções de melhoria a longo prazo.

Abordagem de longo prazo

A abordagem amplamente aceita para se chegar a soluções de longo prazo é avaliar os efeitos para todo o armazém, reconsiderando holisticamente as restrições fixas e ajustáveis para cada área de foco. Além disso, as soluções devem ser definidas após avaliação cuidadosa de sua influência nas áreas de Processos - TI - Equipamentos de Movimentação de Materiais - Siste-mas de Armazenagem, bem como sua influência no impacto geral sobre os custos e níveis de serviço do armazém.

Soluções típicas poderiam ser:

• Atualização da área de separação de pedidos com prateleiras para melhorar a produtivi-dade e a capacidade de despacho

• Implementação do WMS e, além disso, do Sistema de Gerenciamento de Tarefas para atribuir tarefas ideais aos recursos operacionais do armazém

• Atualização das estratégias de separação, desde a coleta de um único pedido até a sepa-ração de várias ordens ou ondas

• Automação dos processos para simplificar e reduzir erros em atividades repetidas, tais como etiquetagem, classificação, consolidação de pedidos, etc.

Indicadores-chave de desempenho (KPIs)

No processo de auditoria, que leva a ganhos rápidos com oportunidades potenciais de melhoria, é necessário que sejam definidos os indicadores-chave de desempenho (KPIs) a serem abordados, enquanto se aplica o curso de ação futuro para melhorias específicas no armazém. Estes KPIs devem apoiar a medição, rastreamento e monitoramento de melhorias na solução aplicada. A equipe do armazém, com acompanhamento, monitoramento e reforço contínuos, busca a conformidade com os KPIs do armazém.

Exemplos de KPIs alvo resultantes de auditorias de armazém

• Devolução ao armazém devido separação incorreta (número de linhas de pedidos de-volvidos pelo cliente devido à não aceitação da entrega por motivos controláveis no armazém)

• A eficiência geral e a eficácia dos processos e custos críticos do armazém (confiabilidade de entrega, taxa de preenchimento de pedidos, precisão do estoque, precisão da loca- lização, prova de entrega, etc.)

• As áreas específicas de foco e objetivos de desempenho (curto e longo prazo) buscados pelo armazém

• Revisão da frequência e método de cálculo dos KPIs e definição de fórmulas apropriadas e da meta estabelecida para cada um.

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Pontos fortes e oportunidades

Em cada fase desenvolvida, a Miebach aplica sua experiência e considera as melhores práticas de cada setor, tendências na organização da cadeia de abastecimento, benchmarking, requisitos comerciais, potenciais economias de custos e, recentemente, as consequências da COVID-19 (por exemplo, a necessidade de distância no processo de separação de pedidos) e como ser flexível e equipado para operar em situações inesperadas.

Os objetivos da reengenharia, metodologia e medidas tomadas serão a chave para o bom desempenho do armazém. Tenha em mente que audito-rias regulares de armazém são uma necessidade a ser preparada para as rápidas mudanças que muitas vezes são geradas na cadeia de fornecimento e logística.

Maiores oportuni-dades para vender

a preço total

Monitoramento e melhoria

Assegurar que os objetivos sejam

alcançados

Redução do esforço de coordenação nas

interfaces

Um processo sim-ples com prazos de

entrega curtos

Redução de pessoal

Alto desempenho Melhor utilização do espaço

Atingir os KPI's alvo

Sustentabilidade/ Maior precisão no

planejamento

Precisão do inventário

Aumento da transpa- rência do processo

Redução do esforço de planejamento

As ações que você tomar nas princi-pais áreas de interesse serão refleti-das no desempenho de seu armazém e nos benefícios po-tenciais de retorno.


Conclusões

Nosso objetivo é transformar problemas em oportunidades

É importante ter uma visão holística das instalações e de suas operações para que possam desempenhar as funções que cumpram as promessas que fizemos ao cliente, para servir como geradores de valor comercial e para apoiar toda a cadeia de fornecimento como viabilizadores do negócio (em vez de ser visto como um fator de custo).

Dada a nova dinâmica na logística da cadeia de suprimentos trazida pela Covid-19, o desempenho de um armazém e a aceleração dos processos dentro dele estão se tornando ainda mais importantes para garantir que as promessas aos clientes sejam cumpridas, que a vantagem competitiva seja mantida e que a participação no mercado seja conquistada.

Leve em conta as necessidades futuras de sua empresa, a estratégia de sua equipe de vendas e seu plano futuro, confor-me refletem em seu padrão de pedidos, e deve, portanto, ser considerado como um input importante para derivar processos futuros, selecionar as soluções de TI mais adequadas e listar as tecnologias necessárias.

A otimização do layout do armazém e dos equipamentos com a tecnologia apropriada, bem como a aplicação das melhores práticas aos processos, reduzirá a complexidade e fará com que os funcionários trabalhem de forma eficiente e tranquila. Uma auditoria de armazém é a lupa que lhe mostrará exatamente onde você está e o que precisa fazer para alcançar e cumprir a estratégia de sua empresa.


Marcos [email protected] GeralMiebach Consulting Brasil

A Miebach Consulting oferece serviços de consultoria e engenharia de cadeia de suprimento na produção e logística através de sua rede internacional de es-critórios. Nossos clientes são empresas de médio porte e globais que desejam fortalecer e expandir suas posições competitivas através de soluções logísticas inovadoras.

O Grupo Miebach, fundado em 1973 em Frankfurt, Alemanha, tem 24 escritórios na Europa, Ásia, Améri-ca do Norte e América do Sul. Com mais de 370 funcionários, é uma das principais empresas de consultoria em logística e gestão da cadeia de forneci-mento. Como resultado, seus clientes recebem o que representam: excelência na cadeia de suprimentos.

2020 • 24 Escritórios • 380 Empregados

Miebach Consulting: Engenheiros de cadeia de suprimentos

Contato:

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