UNIÃO DINÂMICA DE FACULDADE CATARATAS - UDC

CURSO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃOTRABALHO DE GRADUAÇÃO I

Missão: “Formar Profissionais capacitados, socialmente responsáveis e aptos a promoverem as transformações futuras”.

Business Process Management System

Thiêro Beppler

RESUMO

O artigo tem por objetivo um aprofundamento dos conceitos de business process management system. É um conjunto de sistemas que automatizam a gestão de processos de negócio, inclui o mapeamento dos processos, definição de workflow, regras de negócio, contribuindo para a implementação de mudanças, mantendo a empresa competitiva, com trabalhos definidos e automatizados, alinhados com os objetivos da organização.

PALAVRAS-CHAVE: Business Process Management System (BPMS), Gestão por Processos, Workflow.

Foz do Iguaçu – PR

2012

1. INTRODUÇÃO

Por ser uma ferramenta tecnológica bastante recente, o Business Process

Management System ainda é pouco compreendido pelos profissionais de informática

e, conseqüentemente, pelas próprias organizações.

Essa dificuldade de entendimento gerou o presente artigo, que tem por

objetivo discutir e apresentar o BPMS, pretendendo gerar maior clareza e

entendimento sobre os potenciais dessa nova ferramenta, para colaborar com a

gestão de processos de negócios.

Tendo em vista que as empresas necessitam criar ambientes com

definição de processo, gerenciador de transação e motor de processos, a solução

tecnológica BPMS vem para auxiliar a gestão de processos através dos

componentes que compõem a sua metodologia.

A gestão por processos permite a quebra do modelo de estruturação

funcional de uma organização, onde cada departamento se limita a resolver

os desafios e problemas empresariais dentro de cada área, faltando uma visão

sistêmica da empresa. A visão departamental limita a atuação dos

departamentos de uma organização e impede que os diversos

departamentos trabalhem em conjunto para atingir objetivos e metas globais

da organização como um todo.

A gestão por processos enfatiza a seqüência de atividades que são

realizadas, cruzando departamentos e níveis hierárquicos, até a saída dos

serviços e/ou bens para atender o cliente final. Trata-se, portanto, de uma

quebra do modelo de gestão funcional.

2. ORIGEM E EVOLUÇÃO DE BPMS

A nova onde sistemas BPMS surgiram pelo fato de pacotes de ERP e

wokflow até a década 90 prometerem agilidade em mudanças, embora sendo

inflexíveis e requerendo muitas customizações pesadas ou a readaptação da

organização para a ferramenta implantada (CARRARA, 2011).

Segundo PESSÔA E STORCH (2006) O BPMS emergiu como um conjunto

de aprimoramentos feito sobre sistemas workflow. Abaixo são listados alguns

avanços trazidos pelo workflow, que pode ser considerado o embrião do BPMS:

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a) Formulários eletrônicos;

b) Uso de imagens digitalizadas;

c) Regras de negócio para automação de certos tipos de decisão.

No entanto, sistemas workflow eram limitados para prover a velocidade e

flexibilidades necessárias pelas práticas atuais de BPM. As limitações dos sistemas

workflow, resolvidas por sistemas BPMS, são listadas a seguir:

a) Integração com bases de dados corporativas;

b) Integração direta com aplicações através do uso de conectores ou

arquiteturas orientadas a serviços;

c) Operação em tempo real;

d) Linguagem e padrões para a descrição de processos;

Para Chang (2006), o maior avanço dos sistemas BPMS sobre os antigos

sistemas workflow é a capacidade de supor de integrações centradas em

processo, ou seja, a integração de pessoas, sistemas e dados. Sistemas

workflow possuíam fraca capacidade de integração dos processos com os

sistemas, já sistemas BPMS oferecem capacidade robusta para este tipo de

integração. A figura 1 apresenta esta capacidade dos sistemas BPMS, de uma

forma macro.

Figura 1. Integração de Pessoas e Sistemas através de Sistemas BPMS.

Fonte: (CHANG, 2006).

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3. O CONCEITO DE BPMS

Conforme PEREIRA (2007), é o sistema que define, digitaliza, executa

monitora e otimiza processos globais. Automatiza os processos de início ao fim,

incluindo atividades de pessoas e sistemas em múltiplas organizações, dentro e fora

da empresa. Do ponto de vista tecnológico o resultado de BPMS é melhor nível de

execução do processo, aumento da capacidade de mudar o modelo de negócio mais

rapidamente, maior escalabilidade e gestão de exceções, produzindo redução de

custos operacionais e de TI, maior satisfação de clientes, parceiros e funcionários,

melhor visibilidade e governança.

De Acordo com RIBAS (2007), O BPMS é uma ferramenta de TI que permite

à empresa modelar, simular, monitorar e integrar seus processos de negócio. A

implantação deste sistema tem seu sucesso condicionado a uma série de fatores:

fatores organizacionais, de gestão, treinamento de usuários, escolha da ferramenta,

mapeamento dos processos, implantação gradual ou completa, etc. Os processos

de negócio de uma empresa podem apresentar bastante variabilidade entre si, e

alguns processos podem ser mais propensos à integração pelo BPMS do que

outros.

4. A ARQUITETURA DO BPMS

De acordo com DANTAS (2011), a arquitetura que vai substituir os

tradicionais sistemas integrados empresariais, é a de uma plataforma de integração

baseada nos princípios, recursos e ferramentas orientadas a processos e serviços.

Essa arquitetura propõe que todos os elementos de sistemas/aplicações sejam

convertidos (quando possível) ou tratados como componentes autônomos (serviços),

e que sua integração, para realizar processos, seja feita por tecnologias orientadas a

processos.

Para DE SORDI E SPELTA (2007), a solução BPMS não emprega o conceito

de substituição de sistemas, pelo qual parte dos sistemas existentes na organização

(sistemas legados) é substituída por um novo sistema integrado, por exemplo, por

um sistema Enterprise Resource Planning (ERP). Ao invés disso, a solução BPMS,

considerando a característica do processo de negócio de ser distribuído e

segmentado, executado dentro dos limites de uma ou mais organizações e

envolvendo diversos sistemas de informação, disponibiliza um ambiente de

integração de sistemas de informação, que permite definir: fluxo de execução,

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regras, eventos e demais especificações necessárias à operação e gerenciamento

do processo de negócio.

5. INOVANDO A GESTÃO DE PROCESSOS

De acordo com PEREIRA (2007), o BPMS tem gerado atenção e entusiasmo

por razões concretas, baseadas em implementações de sucesso, com significativas

reduções de custo e aumento de agilidade empresarial. Não é um modismo, chegou

para ficar e é o tipo de tecnologia que de fato diferencia uma empresa, pois dinamiza

a gestão centrada em processos. Com o advento de BPMS, pela primeira vez na

história da administração de empresas, gestores têm a capacidade tecnológica de

mudar processos on-line, criando o "real time enterprise".

6. BPMS E SEU FUNCIONAMENTO

Para PEREIRA (2007), o BPMS funciona em paralelo aos outros sistemas de

gestão (compras, contabilidade, RH). Pode-se considerar que é uma camada de alto

nível, que conversa com sistemas informatizados ou não, executa, controla e

monitora o processo. BPMS dá ordens para a execução das atividades de um fluxo.

Essas ordens podem ser dadas a pessoas ou a sistemas. O funcionário recebe uma

mensagem na sua caixa postal, indicando qual tarefa/atividade deve executar. Cada

tarefa tem suas informações e regras de processamento (o conhecimento do

negócio fica depositado no sistema). Caso o funcionário não execute a tarefa no

tempo esperado, um alerta é automaticamente enviado ao nível superior de gerência

para devidas providências. Os atores participantes do fluxo de trabalho podem ver o

status atual do processo e acompanhar o seu andamento.

7. O OBJETIVO DO BPMS

O objetivo principal dos BPMS é orquestrar os processos enquanto são

executados e podem ser responsáveis inclusive pela modelagem de processos,

modelagem organizacional e simulação. Para Reis (2007), as principais

características de um BPMS são:

a) Permitir o controle do processo, que pode acontecer por meio de simulações

antes de o processo ser executado e também durante a execução, para

detecção de falhas no processo em operação, permitindo obter métricas e

efetuar correções mais facilmente.

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b) Possibilitar a publicação de novas versões do processo, e que as versões

antigas continuem enquanto houver atividades ainda sendo processadas.

Processos antigos devem continuar a ser executados como previstos, e

novos processos devem já ser executados de acordo com o novo desenho.

c) Permitir rápido realinhamento nos processos de negócios, isto quer dizer que

o resultado final deve se efetivar com dispêndio mínimo de tempo.

8. O CICLO DE VIDA DE BPMS

De acordo com SOUZA (2008), Os BPMSs foram introduzidos com o objetivo

de automatizar e prover controle para definir e coordenar a execução de processos

de negócio, Geralmente um BPMS apresenta quatro funcionalidades:

a) Projeto: O ciclo de vida se inicia com a modelagem do processo de negócio,

pois nesta fase acontece o levantamento dos processos, do ambiente

organizacional e requisitos técnicos.

b) Configuração: Nesta etapa, os modelos de processos são implementados.

c) Execução: BPMS cria instâncias de um modelo de processos, coordena a

execução e registra as informações coletadas durante a execução do

processo;

d) Diagnóstico: O histórico da execução é analisado, sendo possível a

identificação de problemas e melhorando os processos.

9. TIPOS DE BPMS

Por ser um conjunto de software e tecnologias existentes, os sistemas BPMS

podem ter focos diferentes, o que acarreta em distintos tipos de BPMS (CHANG,

2006):

a) Centrado em Dados (Data-Centric): Produtos deste tipo são focados na

extração, transformação e transporte de dados principalmente através

de sistemas de banco de dados. Essa classe de produto é limitada à

execução de processos Sistema-Sistema;

b) Centrado em Aplicações: Essa classe de produtos possui o foco na

integração de aplicações. São destinados à implantação de processos

dos tipos Sistema-Sistema e Pessoa-Sistema. Como meio de integração

utilizam mensagens e componentes;

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c) Centrado em Processos: São produtos com origem em antigos sistemas

workflow ou construídos a partir do zero. Possuem capacidades robustas para

o desenho dos processos através de uma ferramenta de desenho com

mais funcionalidades do que a categoria anterior de sistemas.

10. FERRAMENTAS DE BPMS

Para Pessôa e Storch (2006), um bom sistema BPMS deve possuir

ferramentas para:

a) Modelagem;

b) Definição de regras de negócios;

c) Integração com outros sistemas;

d) Execução dos processos;

e) Integração com usuários participantes dos processos;

f) Monitoramento dos processos.

11. BPMS E SUAS VANTAGENS

De acordo com Santos (2011), muitas são as vantagens que as ferramentas

de BPMS podem trazer para a organização, do ponto de vista dos gestores e

colaboradores, podemos citar:

a) Padronização: processos são executados de acordo com as regras definidas

pelo negócio e não de acordo com critérios individuais;

b) Alinhamento estratégico: processos são definidos e executados de acordo

com a estratégia;

c) Agilidade: novos processos e mudanças para atender às demandas do

mercado são implementados em prazos sem precedentes;

12. BPMS E SUAS DESVANTAGENS

Para Jobs (2012), Embora sistemas BPMS possam produzir vantagens

significativas, também têm riscos associados a qualquer esforço de automação de

sistemas:

a) O risco mais significativo é que podemos desenvolver um falso sentimento de

segurança ao supor que só porque podemos automatizar um processo, ele é

melhor. Automatizar processos mal feitos não resultará em melhores práticas

de negócio;

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b) A sofisticação de algumas aplicações BPMS pode mascarar erros ou

ineficiências de processos, e o entendimento cuidadoso e detalhado de

implementações é importante;

c) E finalmente o uso de BPMS pode aumentar a exposição a riscos de

segurança da informação.

13. CONCLUSÃO

Considerando a carência de estudos sobre BPMS e a importância das

práticas de gestão de conhecimento para a evolução dos processos de negócios.

Vale à pena salientar o desenvolvimento do presente estudo, considerando as

funcionalidades das soluções BPMS que objetivam aumentar a capacidade de

identificação de atores para apoiar a geração de conhecimento a respeito dos

processos de negócios.

A Gestão por Processos tem trazido contribuições importantes para as

organizações, por se tratar de uma abordagem gerencial que privilegia os processos

de negócios orientados para a agregação de valor para os clientes, colaboradores e

parceiros de negócios. Para as empresas aumentarem os lucros oriundos da adesão

dessa metodologia é imprescindível que tenham conhecimento inerente aos

processos de negócios, para sustentar o uso, a organização e a propagação desse

conhecimento.

A crescente demanda na seleção e adesão das soluções BPMS tem

demonstrado maiores necessidades de estudos e desenvolvimento das questões

técnicas ao que diz respeito á integração de diferentes gerações de sistemas

existentes nas empresas, nos clientes e fornecedores.

14. TRABALHOS FUTUROS.

Conforme apresentado acima, este trabalho possui algumas limitações,

evidenciando a não pretensão em realizar um projeto completo, mas sim com o

intuito de agregar conhecimento do tema, explorando fatores encontrados como a

administração de sistemas, benefícios e possíveis problemas encontrados em

BPMS.

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15. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

PEREIRA, Hélio B. Business Process Management System Como Funciona. 2007. Disponível em: <http://www.heliobpereira.com>. Acesso em: 17 de abr. 2012.

DE SORDI, José Osvaldo. Spelta, Andrea Giovanni. Análise de Componentes da Tecnologia de Business Process Management System sob a perspectiva de um caso prático. 2007. Disponível em: < http://www.revistasusp.sibi.usp.br >.Acesso em: 18 de abr. 2012.

SANTOS, Maurício Affonso. Vantagens e Benefícios de uma Suíte para Automação de Processos. 2011. Disponível em: < http://www.thebpmexperience >. Acesso em 09 jun. 2012.

JOBS, Mark Fast. 2012. Conceito de Processo x BPM x BPMS. Disponível em: <http://www.vivenciandoti.com.br >. Acesso em: 09 de jun. 2012.

REIS, Glauco. O Que é Uma Solução BPMS. 2007. Disponível em: <http://www.portalbpm.com.br>. 2007. Acesso em: 20 de jun. 2012.

SOUZA, A. C. R. A Importância do Business Process Management nas empresas de software. 2008. Disponível em: < http://www.fateczl.edu.br >. Acesso em: 21 de jun. 2012.

CARRARA, André Ramos. Implantação de Sistema BPMS Para a Gestão por Processos. 2011. Disponível em: < http://www.teses.usp.br >. Acesso em: 21 de jun. 2012.

PESSÔA, Marcelo Schneck de Paula. STORCH, Sérgio. Gestão Integrada de Processos e da Tecnologia da Informação. 2006. Disponível em: <http://www.pro.poli.usp.br>. Acesso em: 21 de jun. 2012.

CHANG, J. F. Business Management Systems: Strategy and Implementation. 2006. Disponível em: < web.efzg.hr/2008-06.pdf >. Acesso em: 21 de jun. 2012.

RIBAS, Rafael de Toledo. Modelagem de Processos, Definição de Requisitos e Planejamento da Implantação de um Sistema de BPM em Empresa Têxtil. 2007. Disponível em: <www.pro.poli.usp.br >. Acesso em: 21 de Jun. 2012.

DANTAS, Esequiel. 2011. Arquitetura Orientada a Processos, Suportada por

Serviços. Disponível em: < http://uni.com.br > Acesso em: 21 de jun. 2012.

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