arsip nasional republik indonesiaanri.go.id/assets/download/50protap no 15 tahun 2011 tentang...
TRANSCRIPT
Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Kerumahtanggaan telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal September 2011
SEKRETARIS UTAMA,
GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP
NOMOR 15 TAHUN 2011
TENTANG
KERUMAHTANGGAAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Umum
Dalam upaya melaksanakan tugas dan fungsi kerumahtanggaan di Lingkungan
Kantor Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Bagian Perlengkapan dan Rumah
Tangga khususnya Subbagian Rumah Tangga berperan penting dalam melaksanakan fungsi
pelayanan umum kerumahtanggaan.
Pelayanan tersebut meliputi pelayanan intern dan pelayanan ekstern. Pelayanan
intern meliputi Pelayanan terhadap pimpinan yaitu melayani keperluan pimpinan dalam hal
kebutuhan rumah tangga pimpinan dan jamuan tamu pimpinan; dan Pelayanan terhadap unit
kerja lain adalah kegiatan melayani dalam hal penggunaan ruang rapat dan konsumsi rapat,
pelayanan penggunaan telepon, pelayanan penggunaan operasional pengemudi, dan
penggunaan kendaraan dinas operasional.
Sedangkan pelayanan ekstern meliputi Pelayanan telepon masuk dari instansi lain
dan Pelayanan SPPD yang berkunjung ke ANRI dari instansi lain.
Fungsi-fungsi pelayanan tersebut untuk memberikan dukungan dalam
mempersiapkan prasarana dan sarana sebagai penunjang dan memperlancar kegiatan
pimpinan dan unit kerja di Lingkungan Kantor ANRI.
B. Maksud dan Tujuan
Prosedur Tetap tentang Kerumahtanggaan ini dimaksudkan untuk memberikan
panduan yang tepat dan mudah dalam melaksanakan fungsi-fungsi kegiatan
kerumahtanggaan di Lingkungan Kantor ANRI.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
Prosedur Tetap tentang Kerumahtanggaan ini bertujuan untuk menunjang
kelancaran kegiatan pimpinan dan unit kerja.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap tentang Kerumahtanggaan ini meliputi Pelayanan Pimpinan dan
Tamu Pimpinan, Pelayanan Telepon Keluar Kantor, Pelayanan Penyambungan Telepon Dari
Luar Kantor, Pelayanan Permintaan Pengemudi Operasional, Pelayanan Penggunaan
Kendaraan Dinas, dan Pelayanan Penggunaan Ruang Rapat di Lingkungan Kantor ANRI.
D. Dasar
1. Undang Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 4286);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5071);
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008
tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;
4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 tahun 2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua
kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 05 Tahun 2010;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia.
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:
1. Pelayanan adalah kegiatan/pekerjaan atas permintaan pimpinan/unit kerja untuk
membantu memberikan jasa sehingga pimpinan/unit kerja terebut merasa ringan dan
puas.
2. Telepon adalah alat komunikasi di dalam kantor dan ke instansi lain.
3. Etika adalah sopan santun dan perilaku yang baik dalam berbicara dan bertindak.
4. Informasi telepon adalah hal-hal yang berkaitan dengan line telepon, nomor telepon
intern, dan nomor telepon ekstern kantor.
5. Pimpinan dan unit kerja adalah unsur yang terlayani.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
6. Atasan langsung pengemudi adalah unsur pimpinan yang memberi tugas dan yang
bertanggung jawab langsung atas tugas–tugas pengemudi.
7. Pengemudi operasional adalah Staf Unit Kerja Subbagian Rumah Tangga sebagai unsur
pelaksana yang bertugas melayani pimpinan dan unit kerja atas perintah atasan di
Lingkungan Kantor ANRI.
8. Rapat adalah pertemuan dalam rangka koordinasi untuk kelancaran tugas pokok fungsi
organisasi.
9. Konsumsi adalah makanan atau minuman yang disajikan dalam rapat/pertemuan.
10. Form adalah lembaran isian yang harus ditulis dalam rangka permintaan/permohonan
ruangan, pengemudi, dan kendaraan.
11. Unit kerja adalah bagian dari struktur organisasi yang mempunyai tugas dan fungsi
tersendiri di lingkungan ANRI.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
BAB II
PROSEDUR KERUMAHTANGGAAN
A. Pelayanan Pimpinan dan Tamu Pimpinan
Prosedur Pelayanan Pimpinan dan Tamu Pimpinan dilaksanakan melalui tahapan
sebagai berikut:
1. a. Kepala Subbagian (Kasubbag) Rumah Tangga menerima informasi mengenai
kebutuhan pimpinan dan tamu pimpinan dari Kepala Bagian (Kabag)/Kasubbag Tata
Usaha Pimpinan/Kabag Humas.
b. Kasubbag Rumah Tangga mengecek dan berkoordinasi dengan Kabag/Kasubbag
Tata Usaha Pimpinan.
2. Kasubbag Rumah Tangga melaporkan kegiatan pelayanan kebutuhan pimpinan dan
tamu pimpinan kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga.
3. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga menerima laporan dan memerintahkan
Kasubbag Rumah Tangga untuk memenuhi kebutuhan pimpinan dan tamu pimpinan.
4. Kasubbag Rumah Tangga memerintahkan kepada Pemelihara Wisma untuk menyiapkan
berbagai kebutuhan pimpinan dan tamu pimpinan.
5. a. Pemelihara Wisma melaksanakan pemenuhan kebutuhan pimpinan dan tamu
pimpinan.
b. Pemelihara Wisma mencatat pada buku harian, membuat laporan dan menyampaikan
kepada Kasubbag Rumah Tangga.
6. Kasubbag Rumah Tangga menyampaikan laporan pelaksanaan pemenuhan kebutuhan
pimpinan dan tamu pimpinan kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga.
B. Pelayanan Penggunaan Telepon Keluar Instansi
Prosedur Pelayanan Penggunaan Telepon Keluar Instansi dilaksanakan melalui
tahapan sebagai berikut:
1. a. Operator Telepon menerima telepon dari Pegawai yang minta disambungankan ke
nomor tujuan tertentu.
b. Operator Telepon mencatat nomor telepon tujuan pada buku catatan.
2. a. Operator Telepon menanyakan dan mencatat maksud dan tujuan menghubungi nomor
tujuan yang diminta.
b. Operator Telepon meminta persetujuan kepada Kasubbag Rumah Tangga apabila
nomor tujuan tersebut berada di luar negeri.
3. Kasubbag Rumah Tangga memberikan persetujuan dan memerintahkan kepada
Operator Telepon untuk proses lebih lanjut.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
4. Operator Telepon menghubungkan nomor tujuan yang diminta kepada Pegawai yang
bersangkutan.
Norma waktu: 10 menit
C. Pelayanan Penyambungan Telepon Dari Luar Instansi
Prosedur Pelayanan Penyambungan Telepon Dari Luar Instansi dilaksanakan
melalui tahapan sebagai berikut:
1. Operator Telepon menerima telepon masuk kemudian menanyakan dan mencatat
identitas, maksud dan tujuan penelepon.
2. Operator Telepon menghubungi Pegawai yang dimaksud dan menanyakan apakah
Pegawai tersebut bersedia menerima atau tidak.
3. a. Apabila Pegawai yang dimaksud menerima maka Operator Telepon menyambungkan
dengan Penelepon.
b. Apabila Pegawai yang dituju tidak bersedia menerima maka telepon akan
dikembalikan dan diputus.
Norma waktu: 10 menit
D. Pelayanan Permintaan Pengemudi Operasional
Prosedur Pelayanan Permintaan Pengemudi Operasional dilaksanakan melalui
tahapan sebagai berikut:
1. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga menerima surat permohonan permintaan
pengemudi operasional dari Pemohon/Unit Kerja kemudian mendisposisikan kepada
Kasubbag Rumah Tangga.
2. Kasubbag Rumah Tangga menerima dan memerintahkan Pengadministrasi Kendaraan
Dinas untuk memproses lebih lanjut surat permohonan permintaan pengemudi
operasional.
3. Pengadministrasi Kendaraan Dinas menerima perintah dan memberikan form
permintaan pengemudi operasional kepada Pemohon/Unit Kerja untuk diisi dan
dilengkapi.
4. Pemohon/Unit Kerja mengisi dan menandatangani form permintaan pengemudi
operasional kemudian menyerahkan kepada Pengadministrasi Kendaraan Dinas.
5. Pengadministrasi Kendaraan Dinas menyampaikan surat permohonan beserta form
permintaan pengemudi operasional yang sudah ditandatangani Atasan Langsung
Pemohon/Unit Kerja terkait kepada Kasubbag Rumah Tangga.
6. a. Kasubbag Rumah Tangga menerima dan memahami maksud surat permohonan
beserta form permintaan pengemudi operasional yang telah diisi dan
ditandatangani.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
b. Kasubbag Rumah Tangga menghubungi/berkoordinasi dengan Pemohon/Unit Kerja
untuk mendapatkan keterangan lebih jelas.
7. a. Kasubbag Rumah Tangga memerintahkan Pengadministrasi Kendaraan Dinas
mencatat jadwal tugas dan menyimpan berkas.
b. Kasubbag Rumah Tangga menghubungi dan memerintahkan Pengemudi untuk
melaksanakan tugas.
8. Pengadministrasi Kendaraan Dinas mencatat jadwal tugas dan menyimpan berkas
permohonan dari Pemohon/Unit Kerja.
9. a. Pengemudi menerima perintah dan tugas dari Kepala Subagian Rumah Tangga.
b. Pengemudi menghubungi Pemohon/Unit Kerja untuk melaksanakan tugas.
10. Pengemudi melaporkan pelaksanaan tugas kepada Kepala Subagian Rumah Tangga.
E. Pelayanan Permintaan Penggunaan Kendaraan Dinas
Prosedur Pelayanan Penggunaan Kendaraan Dinas dilaksanakan melalui tahapan
sebagai berikut:
1. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga menerima dan memahami surat permohonan
dari Unit Kerja untuk menggunakan kendaraan dinas kemudian mendisposisikan kepada
Kasubbag Rumah Tangga.
2. Kasubbag Rumah Tangga menerima disposisi dan berkoordinasi dengan Unit Kerja
untuk mendapatkan keterangan lebih jelas mengenai maksud dan tujuan peminjaman
kendaraan dinas.
3. Kasubbag Rumah Tangga mempertimbangkan permohonan unit kerja diterima atau
ditolak (berdasarkan ketersediaan kendaraan dinas) kemudian melaporkan kepada
Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga.
4. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga menerima laporan dan memberikan
persetujuan permintaan penggunaan kendaraan dinas.
5. Kasubbag Rumah Tangga memerintahkan kepada Pengadministrasi Kendaraan Dinas
untuk menyiapkan kendaraan dinas.
6. Pengadministrasi Kendaraan Dinas menyiapkan kendaraan dinas dan mencatat di
agenda peminjaman kemudian menyerahkan kunci kendaraan dinas kepada
Pengemudi/Unit Kerja Pemohon.
7. Apabila telah selesai penggunaannya kendaraan dinas segera dikembalikan kepada
Kasubbag Rumah Tangga.
8. Kasubbag Rumah Tangga Menerima kunci kendaraan dan memerintahkan pemeriksaan
kondisi kendaraan 9. Pengadministrasi Kendaraan Dinas mencatat waktu kembali kendaraan dinas dan
memeriksa kondisinya.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
F. Pelayanan Penggunaan Ruang Rapat
Prosedur Pelayanan Penggunaan Ruang Rapat dilaksanakan melalui tahapan
sebagai berikut:
1. a. Pemelihara wisma menerima permohonan peminjaman ruang rapat dari unit kerja
pemohon (minimal sehari sebelum pelaksanaan rapat) melalui telepon.
b. Pemelihara Wisma mengecek ketersediaan ruangan, jika tersedia unit kerja
pemohon datang ke Subbag Rumah Tangga untuk mengisi form peminjaman
ruangan.
c. Pemelihara Wisma menerima form peminjaman ruangan yang sudah diisi dan
ditandatangani minimal oleh pejabat eselon IV Unit Kerja Pemohon kemudian
menyampaikan kepada Kasubbag Rumah Tangga.
2. a. Kasubbag Rumah Tangga menerima dan memahami permohonan peminjaman
ruangan.
b. Apabila ada permintaan konsumsi, Kasubbag Rumah Tangga berkoordinasi dengan
unit kerja mengenai anggaran kegiatan.
c. Kasubbag Rumah Tangga memerintahkan Pemelihara Wisma untuk menyiapkan
ruangan dan konsumsi apabila diminta.
3. Pemelihara Wisma mencatat di papan white board dan buku pencatatan kemudian
memberitahukan kepada unit kerja ruangan yang akan dipergunakan.
G. Perawatan Kendaraan Dinas Eselon I
1. a. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga menerima pengajuan perbaikan
Kendaraan Dinas dari Pejabat Eselon I.
b. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga memerintahkan Kasubbag Rumah Tangga
untuk memproses perbaikan kendaraan dinas Pejabat eselon I.
2. Kasubbag Rumah Tangga memerintahkan Pengadministrasi Kendaraan Dinas untuk
mengecek kondisi kendaraan.
3. Pengadministrasi Kendaraan Dinas mengecek kondisi kendaraan dan melaporkan
kondisi kendaraan kepada Kasubbag Rumah Tangga.
4. Kasubbag Rumah Tangga berkoordinasi dengan bengkel dan memerintahkan
pengemudi untuk membawa kendaraan dinas ke bengkel untuk perbaikan.
5. Pengemudi membawa kendaraan dinas ke bengkel dan menyerahkan invoice kepada
Pengadministrasi Kendaraan Dinas.
6. Pengadministasi Kendaraan Dinas menerima invoice dari bengkel kemudian memproses
administrasinya dan memberkaskan arsipnya kemudian melaporkan kepada Kasubbag
Rumah Tangga.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 -
7. Kasubbag Rumah Tangga menyampaikan laporan kepada Kepala Biro (Karo) Umum
melalui Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga.
H. Perawatan Kendaraan Dinas Eselon II dan III
1. a. Kabag Perlengkapan Rumah Tangga menerima nota dinas dari unit kerja Eselon
II/III tentang pengajuan bantuan biaya perawatan kendaraan dinas kemudian
mendisposisikan kepada Kassubbag Rumah Tangga.
b. Kabag Perlengkapan Rumah Tangga memerintahkan Kasubbag Rumah Tangga
untuk memberikan bantuan biaya perawatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Kasubbag Rumah Tangga menerima nota dinas dan memerintahkan Pengadministrasi
Kendaraan Dinas untuk mengadministrasikan, memberkaskan, membuat tanda terima,
dan menyampaikan bantuan perawatan kendaraan dinas kepada Pejabat Eselon II/III
apabila dana sudah tersedia.
I. Pengurusan STNK dan KIR
1. a. Pengadministrasi Kendaraan Dinas memeriksa daftar masa berlaku kendaraan
dinas.
b. Pengadministrasi Kendaraan Dinas melaporkan kepada Kasubbag Rumah Tangga
mengenai jumlah kendaraan dinas yang akan diperpanjang STNKnya dan yang
akan dilakukan KIR.
2. Kasubbag Rumah Tangga memeriksa dan memerintahkan Pengadministrasi Kendaraan
Dinas untuk menyiapkan administrasi.
3. Pengadministrasi Kendaraan Dinas menyiapkan administrasi pengurusan perpanjangan
STNK dan KIR kemudian menyampaikan kepada Kasubbag Rumah Tangga.
4. Kasubbag Rumah Tangga dan Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga
menandatangani administrasi yang diperlukan.
5. Pengadministrasi Kendaraan Dinas mengurus perpanjangan STNK dan KIR.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 9 -
BAB III
PENUTUP
Prosedur tentang Kerumahtanggaan ini sebagai pedoman dalam proses melakukan
pelaksanaan kegiatan di Unit Kerja Subbagian Rumah Tangga di Lingkungan Kantor Arsip
Nasional Republik Indonesia.
Pedoman ini dibuat sebagai upaya memberikan pelayanan yang efektif dan efesien
dalam rangka melayani pimpinan dan tamu pimpinan, melayani permintaan penggunaan telepon
kantor, melayani permintaan penggunaan ruangan dan permintaan konsumsi rapat, melayani
permintaan penggunaan kendaraan dinas, dan melayani permintaan pengemudi operasional.
Prosedur Tetap ini diharapkan dapat memberikan harapan motivasi kerja di lingkungan
Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pendukung dan memperlancar kegiatan.
Prosedur tetap ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, apabila dikemudian hari
terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal September 2011
KEPALA BIRO UMUM,
SYAIFUDDIN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 1 -
DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG KERUMAHTANGGAAN
LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN/TAMU PIMPINAN
LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PELAYANAN TELEPON KELUAR INSTANSI
LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PENYAMBUNGAN TELEPON DARI LUAR INSTANSI
LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PERMINTAAN PENGEMUDI OPERASIONAL
LAMPIRAN 5 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PERMINTAAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS
LAMPIRAN 6 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PENGGUNAAN RUANG RAPAT
LAMPIRAN 7 DIAGRAM ALIR PERAWATAN KENDARAAN DINAS ESELON I
LAMPIRAN 8 DIAGRAM ALIR PERAWATAN KENDARAAN DINAS ESELON II DAN ESELON III
LAMPIRAN 9 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN STNK DAN KIR
LAMPIRAN 10 FORMULIR PERMOHONAN PENGGUNAAN/PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS DAN/ATAU PENGEMUDI OPERASIONAL
LAMPIRAN 11 FORMULIR PERMOHONAN PENGGUNAAN RUANGAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011
DIAGRAM ALIR
PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN/TAMU PIMPINAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Pemelihara Wisma
Kasubag Rumah Tangga
Kabag Perlengkapan dan Rumah
Tangga
Pemohon Bagian TU Pimpinan
/Bag.Humas 1 a. Menerima informasi mengenai
kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan
b. Mengecek dan berkoordinasi
2 Melaporkan kegiatan pelayanan kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan
3 Menerima laporan dan memerintahkan pemenuhan kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan
4 Memerintahkan penyiapan
kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan
5 a. Melaksanakan pemenuhan kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan
b. Mencatat pada buku harian, membuat dan menyampaikan laporan
6 Menyampaikan laporan pelaksanaan pemenuhan kebutuhan pimpinan/tamu pimpinan
Norma Waktu: 1 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011
DIAGRAM ALIR
PELAYANAN TELEPON KELUAR INSTANSI
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Operator Telepon
Kasubbag Rumah Tangga
Pegawai /Pemohon
1 a. Menerima telepon meminta disambungkan ke nomor tujuan tertentu
b. Mencatat nomor telepon pada buku catatan
2 a. Menanyakan dan mencatat maksud dan tujuan menghubungi nomor tujuan tersebut
b. Apabila nomor tujuan berada di luar negeri atau tidak jelas, meminta persetujuan untuk menghubungi nomor tujuan tersebut
3 Memberikan persetujuan dan memerintahkan proses lebih lanjut
4 Menghubungkan nomor tujuan tersebut kepada pegawai yang bersangkutan
Norma Waktu: 10 menit
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : 15Tahun 2011 Tanggal : September 2011
DIAGRAM ALIR
PENYAMBUNGAN TELEPON DARI LUAR INSTANSI
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian
Operator Telepon Pegawai Penelepon
1 Menerima telepon masuk kemudian menanyakan dan mencatat identitas, maksud dan tujuan penelepon
2 Menghubungi dan menanyakan apakah bersedia menerima telepon atau tidak
3 Memutuskan untuk menerima telepon atau menolak telepon
4 a. Apabila Pegawai yang dimaksud menerima maka Operator Telepon menyambungkan dengan Penelepon
b. Apabila Pegawai yang dituju tidak bersedia menerima maka telepon akan dikembalikan dan diputus
Norma Waktu: 10 menit
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011
DIAGRAM ALIR
PELAYANAN PERMINTAAN PENGEMUDI OPERASIONAL
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Pengadm. Kendaraan
Dinas Pengemudi
Kasubbag Rumah Tangga
Kabag Perlengkapan dan Rumah
Tangga
Pemohon /Unit Kerja
1 Menerima dan mendisposisi surat permohonan permintaan pengemudi operasional
2 Menerima, memerintahkan untuk memproses surat permohonan
3 Menerima perintah dan memberikan form permintaan pengemudi untuk diisi dan dilengkapi
4 Mengisi dan menandatangani form permintaan pengemudi kemudian menyerahkan kembali
5 Menyampaikan surat permohonan beserta form permintaan pengemudi yang sudah ditandatangani atasan langsung pemohon/unit kerja
6 a. Menerima dan memahami maksud surat permohonan beserta form permintaan pengemudi operasional yang telah diisi dan ditandatangani
b. Menghubungi /berkoordinasi untuk mendapatkan keterangan lebih jelas
7 a. Menghubungi dan memerintahkan pelaksanaan tugas
b. Memerintahkan pencatatan jadwal tugas dan menyimpan berkas
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Pengadm. Kendaraan
Dinas Pengemudi
Kasubbag Rumah Tangga
Kabag Perlengkapan dan Rumah
Tangga
Pemohon /Unit Kerja
8 Mencatat jadwal tugas dan menyimpan berkas permohonan
9 a. Menerima perintah dan melaksanakan tugas
b. Menghubungi pemohon/Unit Kerja
10 Melaporkan pelaksanaan tugas
Norma Waktu: 1 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : 15Tahun 2011 Tanggal : September 2011
DIAGRAM ALIR
PELAYANAN PERMINTAAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Pengadm. Kendaraan
Dinas
Kasubbag Rumah Tangga
Kabag Perlengkapan dan Rumah
Tangga
Pemohon /Unit Kerja
1 Menerima dan memahami surat permohonan dari Unit Kerja untuk menggunakan kendaraan dinas kemudian mendisposisikan
2 Menerima disposisi dan berkoordinasi untuk mendapatkan keterangan lebih jelas mengenai maksud dan tujuan peminjaman kendaraan dinas
3 Mempertimbangkan permohonan unit kerja diterima atau ditolak kemudian melaporkan
4 Menerima laporan dan memberikan persetujuan
5 Memerintahkan untuk menyiapkan kendaraan dinas
6 Menyiapkan kendaraan dinas dan mencatat di agenda peminjaman kemudian menyerahkan kunci kendaraan dinas
7
Mengembalikan kendaraan dinas setelah selesai
8 Menerima kunci kendaraan dan memerintahkan pemeriksaan kondisi kendaraan
9 Mencatat waktu kembali kendaraan dinas dan memeriksa kondisinya
Norma Waktu: 1 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 -
Lampiran 6 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011
DIAGRAM ALIR
PELAYANAN PENGGUNAAN RUANG RAPAT
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian
Pemelihara Wisma
Kasubbag Rumah Tangga Unit Kerja
1 a. Menerima permohonan peminjaman ruang rapat
b. Mengecek ketersediaan ruangan, jika tersedia unit kerja pemohon datang untuk mengisi form peminjaman ruangan
c. menerima form peminjaman ruangan yang sudah diisi dan ditandatangani minimal oleh pejabat eselon IV dari unit kerja Unit Kerja Pemohon
2 a. Menerima dan memahami permohoan peminjaman ruangan
b. Apabila ada permintaan konsumsi, maka berkoordinasi dengan unit kerja mengenai anggaran kegiatan
c. Memerintahkan proses lebih lanjut
3 Memeriksa ketersediaan ruangan dan mencatat di papan whiteboard dan buku pencatatan peminjaman ruangan
4 Memberitahukan ketersediaan ruangan yang akan digunakan
Norma Waktu: 15 menit
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 9 -
Lampiran 7 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011
DIAGRAM ALIR
PERAWATAN KENDARAAN DINAS ESELON I
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Pengemudi Pengadm. Kendaraan
Dinas
Kasubbag Rumah Tangga
Kabag Perlengkapan dan Rumah
Tangga 1 a. Menerima pengajuan perbaikan
Kendaraan Dinas dari Pejabat Eselon I
b. Memerintahkan untuk memproses perbaikan kendaraan dinas Pejabat eselon I
3 Memerintahkan untuk mengecek kondisi kendaraan
4 Pengadministrasi Kendaraan Dinas mengecek dan melaporkan kondisi kendaraan
5 a. Berkoordinasi dengan bengkel b. Memerintahkan pengemudi untuk
membawa kendaraan dinas ke bengkel untuk perbaikan
6 Membawa kendaraan dinas ke bengkel
7 Menerima invoice dari bengkel kemudian memproses administrasinya dan memberkaskan arsipnya kemudian melaporkan
8 Menyampaikan laporan kepada Kepala Biro Umum melalui Kabag Perlengkapan dan RT.
Norma Waktu: 1 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 10 -
Lampiran 8 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011
DIAGRAM ALIR
PERAWATAN KENDARAAN DINAS ESELON II dan ESELON III
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian Pengadm. Kendaraan
Dinas
Kasubbag Rumah Tangga
Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga
1 a. Menerima dan mendisposisikan nota dinas dari unit kerja Eselon II/III tentang pengajuan bantuan biaya perawatan kendaraan dinas
b. Memerintahkan untuk memberikan bantuan biaya perawatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
2 Menerima nota dinas dan memerintahkan untuk mengadministrasikan, memberkaskan, membuat tanda terima, dan menyampaikan bantuan perawatan kendaraan dinas kepada Pejabat Eselon II/III apabila dana sudah tersedia
3 Menerima dan melaksanakan perintah untuk mengadministrasikan, memberkaskan, membuat tanda terima, dan menyampaikan bantuan perawatan kendaraan dinas kepada Pejabat Eselon II/III apabila dana sudah tersedia kemudian melaporkan pelaksanaan kegiatan
Norma Waktu: 30 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 11 -
Lampiran 9 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011
DIAGRAM ALIR
PENGURUSAN STNK DAN KIR
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian Pengadm. Kendaraan
Dinas
Kasubbag Rumah Tangga
Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga
1 a. Memeriksa daftar masa berlaku kendaraan dinas
b. mengenai jumlah kendaraan dinas yang akan diperpanjang STNKnya dan yang akan dilakukan KIR
2 Memeriksa dan memerintahkan untuk menyiapkan administrasi pengurusan perpanjangan STNK dan KIR
3 Menyiapkan administrasi pengurusan perpanjangan STNK dan KIR
4 Menandatangani administrasi yang diperlukan dan memerintahkan pengurusan perpanjangan STNK dan KIR
5 Mengurus perpanjangan STNK dan KIR
Norma Waktu: 1 hari kerja
KEPALA BIRO UMUM,
SYAIFUDDIN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 12 -
Lampiran 10 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011
Arsip Nasional Republik Indonesia
PERMOHONAN PENGGUNAAN/PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS DAN/ATAU PENGEMUDI OPERASIONAL
N a m a : ……………………………………………………………
N I P : ……………………………………………………………
Unit Kerja : ……………………………………………………………
Hari/tanggal : ……………………………………………………………
Tujuan : ……………………………………………………………
……………………………………………………………
Keperluan : ……………………………………………………………
……………………………………………………………
Jenis Mobil : ……………………………………………………………
No.Polisi : ……………………………………………………………
Pengemudi : ……………………………………………………………
Berangkat : Pukul …………………………….....................................
Kembali : Pukul …………………………….....................................
Mengetahui/menyetujui, Jakarta, ………………………. Kasubag. Rumah Tangga Mengetahui Atasan Langsung ……………………………….. NIP..................................... NIP …………………………...
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 13 -
Lampiran 11 Prosedur Tetap Nomor : 15 Tahun 2011 Tanggal : September 2011
Arsip Nasional Republik Indonesia
PERMOHONAN PENGGUNAAN RUANGAN
Acara : ……………………………………………………………
……………………………………………………………
Biaya/Dana : Rutin/Proyek ……………………………………………
Hari/tanggal : ……………………………………………………………
Jam : ……………………………………………………………
Ruangan : ……………………………………………………………
Konsumsi : ……………………………………………………………
Juml.Peserta : ……………………………………………………………
Mengetahui/menyetujui, Jakarta, …………… Kasubag. Rumah Tangga Pemohon …………………………… NIP.................................. NIP ………………………