archivage de données sap

7/22/2019 Archivage de donnes SAP

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CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS

CENTRE REGIONAL ASSOCIE DE LYON

Centre denseignement du pays de GEX

___________________

MEMOIRE

prsent en vue d'obtenir

le DIPLOME D'INGENIEUR CNAM

SPECIALITE : INFORMATIQUE

OPTION : INFORMATIQUE, SYSTEMES DINFORMATION

par

Michel BOLOGNESI

___________________

Archivage de donnes SAP

Soutenu le 17 septembre 2010

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JURY

PRESIDENT : Christophe Picouleau

MEMBRES : Bertrand David

Claude Genier

Jacques Savioz

Jean-Luc Philippona

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Remerciements

Difficile dtre exhaustif aprs ces annes de recherches, mais je tiens remercier

toutes les personnes suivantes qui mont aid mener bien ce travail de mmoire :

Monsieur Claude Genier, professeur CNAM, pour son soutien, sa disponibilit

et son encouragement pour ce cette formation dingnieur.

Monsieur Jacques SAVIOZ, coordinateur SAP, Romande Energie SA, pour la

coordination et lorganisation des sances avec les diffrents intervenants chez

Romande Energie.

Madame Laure BOULIANNE, juriste, Romande Energie SA, pour tous les

renseignements concernant le code des obligations suisse.

Monsieur Pascal MARMY, responsable systme, Romande Energie SA, pour

les conseils techniques concernant le systme darchivage.

Monsieur George CORONADO, responsable de lapplication JetForm, socit

Cisel SA, pour la collaboration dans la cration des fichiers pdf.

Monsieur Jean-Luc PHILIPPONA, responsable tude et dveloppement, neo

technologies SA.

Madame Rgine PRALONG, socit Affaires classes, pour la relecture et la

correction du prsent rapport.

Monsieur Jean-Pierre WERMEILLE, consultant logistique SAP, neo

technologies SA, pour la relecture et la traduction en anglais.

Monsieur Martial GUERRY, analyste programmeur, neo technologies SA,

pour les diffrentes conseils concernant larchivage.

Monsieur Laurent MARGELISCH, consultant SAP, neo technologies SA, pour

ses explications concernant les modules de finance.

Madame Carmelina BOLOGNESI, mon pouse, pour son soutien et sa

patience.

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Bolognesi Michel 25.08.2010 5/145

REMERCIEMENTS .............................................................................................................................. 3

INTRODUCTION ............................................................. ................................................................... ... 9

I PREMIERE PARTIE : PERIMETRE DU PROJET............................................................... 11

1 NAISSANCE DU PROJET .......................................................... .............................................. 11

2 ENVIRONNEMENT .................................................................................................................. 11

2.1 PRESENTATION DES SOCIETES ................................................................................................... 11

2.2 GENERALITE SUR LE PGI(PROGICIEL DE GESTION INTEGRE) ..................................................... 12

2.3 PGISAP EN GENERAL............................................................................................................... 13

2.4 IMPLEMENTATION DE SAP A ROMANDE ENERGIE..................................................................... 16

3 OBJECTIFS DU PROJET ............................................................... .......................................... 18

II LES CONCEPTS DE LARCHIVAGE ELECTRONIQUE ................................................... 21

1 DEFINITION............................................................................................................................... 21

1.1 TERMINOLOGIE ......................................................................................................................... 22

2 BESOIN DE CONSERVATION ................................................................ ................................ 22

3 ENVIRONNEMENT JURIDIQUE ................................................................. .......................... 23

3.1 DROIT SUISSE DES SOCIETES...................................................................................................... 23

3.2 SPECIFICITE CONCERNANT LES FACTURES ET PIECES JUSTIFICATIVES AU REGARD DE LA TVA . 26

3.3 PROCEDURE CIVILE ................................................................................................................... 27

3.4 TEMPS DE CONSERVATION......................................................................................................... 27

4 CONTRAINTES TECHNIQUES DU SYSTEME DARCHIVAGE. .................................... 28

4.1 FORMAT DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES .............................................................................. 28

4.2 CONTRAINTES SECURITAIRE...................................................................................................... 31

4.3 LA SIGNATURE ELECTRONIQUE ................................................................................................. 34

4.4 CYCLE DE VIE DE LINFORMATION ARCHIVEE............................................................................ 36

4.5 SUPPORT PHYSIQUE. .................................................................................................................. 38

4.6 SYSTEME DARCHIVAGE ELECTRONIQUE (SAE) ............................................................. ........... 44

III PRINCIPE DE LARCHIVAGE SAP ................................................................ ....................... 51

1 DEFINITION............................................................................................................................... 51

2 MOTIVATIONS ......................................................................................................................... 51

3 PRINCIPE ................................................................................................................................... 52

4 OBJET DARCHIVAGE ................................................................ ............................................ 53

4.1 PROGRAMMES ASSOCIES AU PROCESSUS ARCHIVE .................................................................... 54

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4.2 STRUCTURE DUN OBJET DARCHIVAGE .................................................................................... 56

4.3 TUPLES DE TABLES NON ARCHIVES............................................................................................ 57

4.4 DEPENDANCE ENTRE OBJETS ARCHIVE ...................................................................................... 57

4.5 PROGRAMME DE LECTURES DES FICHIERS ARCHIVES ................................................................. 58

4.6 TEMPS DE RESIDENCE DANS LA BASE DE DONNEES .................................................................... 584.7 TABLES INFORMATION .............................................................................................................. 59

4.8 FONCTIONS SPECIFIQUES (USER-EXIT) ................................................... .................................... 60

4.9 REMARQUES .............................................................................................................................. 60

5 PROCESSUS ............................................................................................................................... 60

5.1 PARAMETRAGE PROCESSUS DARCHIVAGE (CUSTOMIZING) .................................................. .... 61

5.2 PROCESSUS PRINCIPAL .............................................................................................................. 65

5.3 PROCESSUS ANNEXES ................................................................................................................ 67

6 ARCHIVELINK .......................................................... .............................................................. .. 68

6.1 PRINCIPE ................................................................................................................................... 69

6.2 OBJET METIER........................................................................................................................... 69

6.3 TABLES DE LIENS....................................................................................................................... 70

6.4 PROTOCOLE HTTP. ..................................................................................................................... 74

7 BILAN DE CONFORMITE .......................................................... ............................................. 75

IV REALISATION DU PROJET ................................................................................................... 79

1 PREPARATION DU PROJET ............................................................. ..................................... 80

1.1 ANALYSE DE LA CROISSANCE DU VOLUME DE LA BASE DE DONNEES ........................................ 80

1.2 ANALYSE SELON LA LOI PARETO............................................................................................... 81

1.3 CIBLER LES OBJETS DARCHIVAGE ............................................................................................ 83

1.4 TEMPS DE RETENTION DES DONNEES ......................................................................................... 93

1.5 VISUALISATION DES ARCHIVES ................................................................................................. 95

1.6 EQUIPE PROJET .......................................................................................................................... 95

2 BUSINESS BLUEPRINT(CONCEPTION GENERALE) ...................................................... 96

2.1 ARCHITECTURE TECHNIQUE ...................................................................................................... 97

2.2 VISUALISATION DES ARCHIVES ................................................................................................. 98

2.3 AUTORISATIONS...................................................................................................................... 104

3 REALISATION .................................................................... ..................................................... 104

3.1 ARCHIVAGE DES DONNEES ...................................................................................................... 104

3.2 ARCHIVAGE DES DOCUMENTS ................................................................................................. 107

4 PREPARATION FINALE........................................................................................................ 111

4.1 TEST ARCHIVAGE DES DONNEES .............................................................................................. 111

4.2 TESTS ARCHIVAGE DES DOCUMENTS ....................................................................................... 112

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5 GO LIVEET SUPPORT ................................................................. .......................................... 113

5.1 RESULTAT APRES LE PREMIER CYCLE DARCHIVAGE DES DONNEES ........................................ 113

5.2 RESULTAT APRES LARCHIVAGE DES DOCUMENTS .................................................................. 114

V CONCLUSION .............................................................. ............................................................ 117

1 BILAN DU PROJET .................................................................. ............................................... 117

2 CONSIDERATIONS PERSONNELLES ........................................................... ..................... 119

3 AUTRES PROJETS .............................................................. .................................................... 120

3.1 PAYNET .................................................................................................................................. 120

3.2 ARCHIVAGE DE DONNEES SAP CHEZ ALCAN ALUMINIUM VALAIS SA ................................... 121

3.3 ARCHIVAGE DES DOCUMENTS ESBBIENNE ............................................................................ 122

3.4 GESTION DES DOCUMENTS AUX SERVICES INDUSTRIELS DE LAUSANNE .................................. 122

VI ANNEXES ........................................................... .............................................................. ......... 125

1 ILM OU GESTION DU CYCLE DE VIE DE LINFORMATION. .................................... 125

1.1 DEFINITION ............................................................................................................................. 125

1.2 OBJECTIF ................................................................................................................................. 125

1.3 DEMARCHE ............................................................................................................................. 125

1.4 CYCLE DE VIE DE LINFORMATION .......................................................................................... 126

2 NOM DU FICHIER LOGIQUE .................................................................. ............................ 127

2.1 CREATION DUN CHEMIN LOGIQUE .......................................................................................... 127

2.2 DEFINITION DU NOM DE FICHIER LOGIQUE............................................................................... 127

2.3 MOTS RESERVES...................................................................................................................... 128

3 HTTP CONTENT SERVER DE SAP ........................................................... .......................... 129

4 CODE SOURCE ZP_ISU_LOAD_FACTURE_PDF ............................................................. 131

5 EXEMPLE DE PROGRAMME DE LECTURE DES ARCHIVES ..................................... 136

VII BIBLIOGRAPHIE .......................................................... ..................................................... 139

1 LIENS INTERNET ................................................................. .................................................. 139

2 SUPPORT DE COURS SAP ................................................................ .................................... 141

VIII LISTE DES FIGURES ................................................................... ...................................... 143

IX LISTE DES TABLEAUX ............................................................. ............................................ 145

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Introduction

SAP (SAP Systems Analysis and Program Development) est un progiciel intgr degestion dentreprise, compos de plusieurs modules lis troitement entre eux. Il permet de

satisfaire les exigences, mme les plus pointues, dun vaste ventail de socits, de nature, de

milieu et de mtier trs diffrents. Ce progiciel sappuie solidement sur une base de donnes,

qui, au fil du temps, augmente considrablement de volume. Cet accroissement implique une

perte de performances progressive et exponentielle, une augmentation des cots lis la

gestion du volume de donnes et un temps inacceptable dindisponibilit en cas de problme.

Lobjectif premier de ce projet d Archivage de donnes SAP dfini il y a cinq ans

tait dtudier et de mettre en uvre une solution visant matriser les problmes lis la

croissance du volume de la base de donnes mentionns prcdemment. Cela signifiait

amliorer les temps de rponse des transactions, rduire les cots dexploitation et diminuer le

temps dindisponibilit du systme en cas de problme. Cependant, au cours de ces annes, le

client, pour lequel ce projet tait prvu, a renvoy la date de mise en uvre maintes reprises.

Nanmoins, lapprentissage de larchivage lectronique, ltude de la mise en uvre du projet

et une ralisation partielle a t ralise.

De manire subjacente lobjectif premier du projet, dautres aspects indissociables

larchivage ont d tre tudis tels que la gestion de contenu, le systme de stockage et les

bases juridiques concernant la conservation des documents. Ces derniers, en particulier la

gestion de contenu, ont fait lobjet de plusieurs ralisations non prvues dans les besoins

initiaux.

La rdaction de ce mmoire va sarticuler entre plusieurs parties. La premire se

concentre sur le primtre du projet : ses acteurs, l'environnement SAP install et les

perspectives. La deuxime vise dmystifier le concept darchivage lectronique. Ensuite, la

troisime se focalise sur le fonctionnement des outils darchivage SAP. La quatrime dcrit la

partie ralis du projet. Enfin, la dernire partie sera ddie une brve projection des projets

annexes et des considrations personnelles.

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I Premire partie : primtre du projet

Cette premire partie vise exprimer brivement la raison de la naissance de ce projetdarchivage, le postulat de base et les volutions de ce dernier, influenc par lenvironnement

et par lvolution des besoins exprims par les acteurs. Tout cela aboutira la dfinition du

primtre du projet.

1 Naissance du projet

Le projet est n de manire atypique, cest--dire que le besoin na pas t exprim par

le client, mais par lditeur du progiciel SAP. Ce dernier prconise quaprs un certain temps

dutilisation du progiciel, il faut prvoir et mettre en uvre de larchivage. Neo technologies

SA, mon employeur, a propos Romande Energie SA, son client, dtudier et mettre en

place un systme et des processus darchivage.

Le projet na pas encore abouti car ce besoin nest pas vital pour le client et ce dernier

a repouss sa ralisation maintes reprises car il avait dautres priorits.

2 Environnement

2.1 Prsentation des socits

2.1.1 neo technologies SA

neo technologies SA est une socit de services informatiques et de consulting qui

offre des prestations de conception et ralisation, dexploitation et support de systmes

dinformation. Reconnue sur le march comme centre de comptences Utilities , elle

ralise des projets de dveloppement et dintgration de nouvelles technologies dans cesecteur. Outre le march de lnergie quelle matrise depuis de nombreuses annes, neo

technologies uvre dans le secteur public et offre aux collectivits un service et des solutions

de gestion sappuyant sur la plateforme SAP.

2.1.2 Romande Energie SA

Romande Energie SA est la socit oprationnelle du Groupe Romande Energie cot

en bourse. Ce dernier est le cinquime fournisseur en Suisse de production, distribution et

vente dlectricit.

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L'Etat de Vaud et plus de deux cents communes vaudoises (dont 130 lies par une

convention) sont, ensemble, ses plus gros actionnaires. Romande Energie dtient des

participations importantes dans Alpiq et les Forces Motrices Hongrin-Lman.

2.1.3 SAP

SAP est une socit allemande fonde en 1972. Grce ses nombreuses annes

dexprience et son incessante innovation, SAP est devenu un vritable leader mondial dans le

logiciel de gestion dentreprise1 et inter-entreprise.

2.2 Gnralit sur le PGI (progiciel de gestion intgr)

Le progiciel de gestion intgr se caractrise par une conception unique pouvant

couvrir lensemble des besoins du systme dinformation2 de lentreprise. Dans ce dessein, il

est subdivis en modules qui couvrent chacun un des domaines ou primtres de gestion de

lorganisation.

En cas dimpact dun module, linformation est mise jour en temps rel dans

lensemble des autres modules associs. Par exemple, la saisie d'une vente gnre

automatiquement une criture comptable en partie double dans le journal des ventes, avec

calcul automatique de la TVA collecte. Le grand livre et le compte de rsultat sont

automatiquement impacts.

Grce ce lien troit entre modules, le PGI facilite la recherche et lanalyse

dinformations lors daudits.

Chaque entreprise a ses propres flux et modes de fonctionnement. Dans ce but, un PGI

est paramtrable souhait et peut tre adapt pour le dveloppement de programmes

spcifiques. Cependant, les dveloppements sont, en gnral, rduits au minimum, car ils sont

trs coteux la ralisation et surtout la maintenance, sans compter les risques de

dysfonctionnements mal matriss sur les autres modules.

1Soit nomm par lacronyme anglais ERP Enterprise Ressource Planning , soit, dans le monde

francophone, par la dnomination PGI (Progiciel de gestion intgr). Cependant, la terminologie anglo-saxonne

prime.

2

Un systme d'information (not SI) reprsente l'ensemble des lments participant la gestion, au

stockage, au traitement, au transport et la diffusion de l'information au sein d'une organisation. (Wikipdia)

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2.3 PGI SAP en gnral

Comme dj voqu, SAP, depuis sa fondation, a progress et innov aussi bien

fonctionnellement que techniquement, pour satisfaire une clientle trs diverse, de milieux et

domaines trs diffrents. On pourrait presque affirmer que SAP a cr son propre monde trs

riche et vari, dont je vais me limiter mentionner les principales solutions en mappuyant sur

la Figure 1 : intgration des solutions mySAP 3.

Figure 1 : intgration des solutions mySAP

2.3.1 SAP ERP (Entreprise Ressource Planning)

SAP ERP est une suite de modules de gestion relative la finance, aux services

d'entreprise, aux applications analytiques, aux fonctions de self service et la gestion des

ressources humaines et des oprations. En quelques mots, cest le vrai PGI de loffre SAP. Le

projet Archivage de donnes SAP se droule dans cet environnement.

2.3.2 SAP PLM (Product Lifecycle Management)

SAP PLM est une application spcifique pour la gestion des cycles de vie des produits.

PLM est un environnement qui assure un accs rapide et fiable aux informations les plus

rcentes pour tous les acteurs du processus de dveloppement du produit, de fabrication et de

maintenance.

3

Rgulirement, lditeur allemand change et modifie la dnomination de ses produits. Cependant, le

contenu et les fonctionnalits deviennent beaucoup plus stables.

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2.3.3 SAP CRM (Customer Relationship Management)

SAP CRM est une application centrale sur laquelle les diffrents canaux de

distribution traditionnels viennent se greffer pour la gestion de la clientle. Elle fournit les

outils ncessaires pour le support et le service de la clientle, ainsi que pour le marketing et lavente.

2.3.4 SAP SRM (Supplier Relationship Management)

SAP SRM est une application pour la gestion des relations fournisseur. Elle met

disposition un systme de collaboration pour toutes les fonctions qui touchent la gestion des

achats et la relation fournisseur.

2.3.5 SAP SCM (Supply Chain Management)

SAP SCM est une application pour la gestion globale de la chane logistique allant du

fournisseur du fournisseur au client du client.

2.3.6 Bus dintgration SAP NetWeaver

Depuis 2004, SAP a mis disposition une plate-forme applicative et dintgration

nomme NetWeaver. Elle permet la communication entre la suite logicielle mySAP Business

Suite, reprsentes par la figure 1, et toutes autres tierces applications. Ce socle technologique

est compatible avec les normes internet telles que le protocole HTTP ou le langage XML,

ainsi que les services Web. NetWeaver se caractrise galement par son ouverture et son

interoprabilit avec Microsoft .NET et les environnements J2EE (Java 2 Platform Enterprise

Edition) tels que IBM WebSphere.

2.3.7 Architecture SAP

SAP ERP est un progiciel client/serveur n-tiers subdivis en trois couches :

prsentation, application et base de donnes selon la figure 2.

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Figure 2 : modle en trois couches.

2.3.7.1 Couche reprsentation (Presentation layer)

SAPgui (graphical user interface) est la couche reprsentation install sur le poste des

utilisateurs pour visualiser ou modifier les textes, les champs de la base de donnes, les tapes

dun flux de travaux, etc..

2.3.7.2 Couche applicative (Application Layer)

La couche applicative, comme son nom lindique, est un ensemble de programmes,

dapplications excutes par un ou plusieurs serveurs. Le lien entre ces serveurs est fait par un

dispatcher. Ce dernier reoit les requtes de la couche prsentation et lachemine vers le

serveur disponible. Le serveur interagit avec la couche prsentation, le gestionnaire de base de

donnes et avec toutes autres connections externes tel que NetWeaver mentionn

prcdemment.

2.3.7.3 Couche base de donnes (DataBase Layer).

La couche base de donnes est un systme central contenant toutes les donnes. Dans

ce dessein, un gestionnaire de base de donnes (Database Management System) est trait

dunion entre la couche applicative et une base de donnes. Dans le cadre de ce projet,

ORACLE version 10 est la base de donnes utilise.

2.3.7.4 Paysage systme

Chaque solution SAP est installe dans un paysage systme distinct dfini par trois

environnements reprsents par la figure 3: dveloppement, qualit et production. Un

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environnement est une instance de la couche applicative et de base de donnes installe sur un

ou plusieurs serveurs appartenant au mme domaine rseau.

Figure 3 : paysage systme

Lenvironnement de dveloppement est utilis pour le codage des programmes

spcifiques, pour le paramtrage et pour les tests sommaires. La vrification de la pertinence

de ces derniers est accomplie par des tests approfondis dans lenvironnement de qualit.

Aprs approbation, les nouvelles fonctionnalits sont utilises dans lenvironnement de

production. Le passage du code des programmes spcifiques et du paramtrage se fait par

lappel de fonctions distantes entre les environnements appels transport.

2.4 Implmentation de SAP Romande Energie

Depuis 2002, Romande Energie a implment SAP pour couvrir la quasi-totalit des

besoins de son systme dinformation, principalement par les modules suivants :

IS-U (Industrie system utilities) : cest un module spcialis pour toutes lesentreprises du domaine de la vente et de la distribution dlectricit, gaz, eau,

multimdia et chauffage distance. Ce dernier comprend plusieurs parties :

o La gestion des donnes de base : commerciales (les clients, les contrats,

etc.) et techniques (les appareils, les installations, etc.).

o La gestion du processus de facturation et de comptabilisation

o La gestion de la maintenance par des contrles priodiques des appareils

du rseau, la dlivrance de certificats de conformits des installations, etc.o La gestion des changes des courbes de charges de consommation.

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MM (Material Management) : cest le module logistique de SAP. Il gre les

achats darticles et les stocks darticles (les mouvements de stocks : entres et

sorties, transferts de stocks). MM permet en particulier le calcul des besoins, la

gestion des achats et des rapprovisionnements, mais aussi les demandes dachat

et les contrats. MM gre aussi les emplacements magasin (WM Warehouse

Management) et contrle les factures dachat.

SD (Sales and Distribution) : cest le module dadministration des ventes. Il gre

les appels d'offres, les offres, les contrats, les commandes clients, les expditions

et livraisons, les remises, la facturation et le systme d'information commercial.

PM (Plant Maintenance) : cest le module de maintenance des appareils installs

sur le rseau de distribution lectrique. PM permet de dcrire le rfrentiel

technologique des postes techniques et des quipements. Il traite galement les

ordres de maintenance jusqu lachvement de lensemble des oprations

dentretien des quipements et des appareils.

FI (Financial) : cest le module comptable contenant toutes les critures

comptables de ventes, dachats et dimmobilisations, qui se centralisent dans la

comptabilit gnrale. FI se subdivise en plusieurs sous modules :

o FI-AR (Accounts Receivable) : comptabilit client

o FI-AP (Accounts Payable) : comptabilit fournisseur

o FI-AM (Assets Management) : comptabilise les immobilisations

o FI-GL (General Ledger) : comptabilit gnrale

CO(Costing) : cest le module de contrle de gestion de lentreprise. Il permet

lanalyse des cots par centre de profits, par catgorie de

produits/services/projets. Il permet galement ldition du compte de rsultat, de

reportage dactivits et danalyses financires.

HR(Human Resources) : cest le module de la gestion du personnel. HR permet

de grer les recrutements, les paies des employs, les comptences des employs,

de suivre les temps de travail et les volutions de carrire, de grer les demandes

et les frais de dplacement.

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3 Objectifs du projet

Aprs la prsentation des acteurs et de lenvironnement, ce travail se consacre aux objectifs de

ce projet darchivage de donnes SAP tels quils mont t attribus :

1. Dcouvrir le milieu de larchivage lectronique, son langage, ses pratiques et son

application de manire gnrale.

2. Dcrire les outils propres au systme SAP dans le domaine de larchivage de donnes,

ainsi quun systme darchivage pour le stockage des fichiers darchive.

3. Cibler les objets darchivage potentiels par une analyse des besoins techniques et

fonctionnels tels que la volumtrie des donnes, les problmes de performances, la

suppression dentits organisationnelles obsoltes.

4. Dfinir les besoins en termes de rtention de donnes et les contraintes lgales dedonnes.

5. Prsenter une structure de projet complte avec les intervenants ainsi que les

responsabilits dans un projet darchivage SAP.

6. Raliser,dans un premier temps, une maquette dans le systme de qualit pour valider

les concepts thoriques tudis. Puis, dans un deuxime temps, raliser la mise en

uvre de larchivage dans le systme productif en orchestrant tous les intervenants de

la structure du projet prsent.7. Planifier lexcution priodique des lots de programmes darchivage et larchivage

long terme.

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II Les concepts de larchivage lectronique

Cette partie vise donner un aperu thorique et gnrique de larchivage

lectronique, sans prendre en considration les spcificits de lditeur allemand. Il sagit enquelque sorte de labcdaire de larchivage lectronique, largement inspir par louvrage

Dmatrialisation et archivage lectronique (voir VII Bibliographie rfrence 1) et la

compilation de plusieurs ressources trouves sur la toile (voir VII1Liens internet).

Pour apprhender le sujet, le premier chapitre va dfinir larchivage lectronique. Il

sera suivi par les besoins de conservations qui convergent principalement aux contraintes

lgales. Par consquence le troisime chapitre est consacr aux lois et aux codes des

obligations qui dfinissent dans une certaine mesure les caractristiques dun systme

darchivage. Le dernier chapitre relve le dfi de dcrire comment ces caractristiques

peuvent tre mises en uvre par les outils et technologies actuelles.

1 Dfinition

L'archivage lectronique consiste archiver des donnes sous forme lectronique sur

un support lectronique ddi cet effet. Les informations sont donc dmatrialises, cest--

dire converties en donnes numriques (pour des informations issues de supports analogiques

tels que papier, film, microfilm, etc.) ou simplement transposes (pour des informations issues

de formats lectroniques).

A noter que par abus de langage, les termes de sauvegarde et darchivage sont parfois

confondus. Cependant, ces notions sont bien diffrentes :

La sauvegarde : elle a comme finalit de permettre une copie des donnes dorigine

dite copie de scurit afin dviter de les perdre en cas de dysfonctionnement du dispositif

sur lequel elles sont enregistres. La dure de conservation est dconnecte de la valeur du

contenu et relative la priodicit de la sauvegarde.

Larchivage 4: il est dfini comme lensemble des actions visant identifier, recueillir,

classer et conserver des informations, en vue de consultation ultrieure, sur un support adapt

et scuris, pour la dure ncessaire la satisfaction des obligations lgales ou des besoins

dinformation. Contrairement la sauvegarde, les donnes archives sont considres comme

figes (non modifiables) et aisment consultables.

4Selon norme NF Z42 013

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1.1 Terminologie

Avant de continuer, il est opportun de dfinir certains termes utiliss dans le contexte

de larchivage lectronique: donne, information, connaissance, document numrique et

dossier.

Donne : est la reprsentation dune ide ou dun fait sous une forme

conventionnelle, code et structure pour que son traitement puisse tre

automatis, gnralement laide doutils informatiques.

Information : est un ensemble de donnes lies entre elles et porteuses de sens.

Connaissance : est une information que son utilisateur, dans un contexte donn,

entend explorer pour une action particulire.

Document numrique : est un ensemble de donnes organises selon unestructure stable associe des rgles de mise en forme permettant une lisibilit

partage entre son concepteur et ses lecteurs.

Dossier : est constitu par lensemble de document ou /et dinformations qui

tracent et documentent une action.

2 Besoin de conservation

Larchivage lectronique est une rponse au besoin dune entit de conserver desdocuments. La conservation est lie principalement trois facteurs majeurs : lobligation

lgale et daudit, le contentieux et le besoin oprationnel de lentit. Nanmoins, ce sont

principalement les exigences lgales et daudit qui ont influenc les bonnes pratiques de mise

en uvre dun systme darchivage.

Lobligation lgale et daudit : est encadre par la rglementation et les codes

dobligations cantonales, fdrales ou internationales. Ces derniers sont requis

en cas daudit fiscal ou financier, ou daudit interne.

Le contentieux : est la capacit de fournir, lors dun litige, des documents

probants, authentiques et dans le temps imparti. Cet ensemble est le plus

difficile cerner car la matire contentieuse est, par nature, imprvisible.

Lindentification de ces archives relve dune valuation des risques de non

disponibilit de linformation en cas de recherche. La valeur de preuve tant

dcide par le juge, il sagit danticiper au mieux la survenance et lvolution

des litiges.

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Le besoin oprationnel de lentit : constitue lensemble des informations qui

sont utiles lentit pour son fonctionnement soit par le pass, soit pour le

futur. Parmi ces informations, il y a les comptes rendus de sances

stratgiques, les procds, les projets de brevets abandonns, les tudes, etc.

3 Environnement juridique

Les socits suisses ont lobligation de conserver les documents au regard du droit des

socits et du droit fiscal. Les entits soumises surveillance, tels les intermdiaires

financiers ou les banques, ont des exigences supplmentaires relatives cette obligation de

conservation. Ce chapitre vise donner un bref aperu de la lgislation fdrale concernant

larchivage lectronique. Le but est de mettre en vidence cette problmatique. Il va de soi

que des particularits demeurent selon les domaines (notamment les professions mdicales) et

que des prescriptions cantonales entrent galement en ligne de compte.

De manire gnrale, les lois et rglements servent de base la dtermination des

rgles de conservation, qui spcifient aussi bien la dure que le support des documents.

Malheureusement, en Suisse, peu de textes fixent des dlais relatifs la conservation des

documents pour les entreprises prives. Le Code des Obligations (CO) et lOrdonnance

concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) donnent des indications

uniquement pour les documents comptables. Les lois sur les archives publiques ou dautres

textes lgaux, comme la LPD (Loi Fdrale sur la protection des donnes), apportent quelques

complments. Il est galement souvent admis de prendre modle sur certaines pratiques

trangres.

3.1 Droit suisse des socits

En droit suisse, toute entit inscrite au Registre du commerce a lobligation de

conserver les documents commerciaux pendant une priode de 10 ans ou plus selon les cas.

Cette obligation sapplique en particulier aux socits anonymes et aux socits

responsabilit limite.

Les documents qui entrent dans le champ dapplication de cette obligation gnrale de

conservation et darchivage sont :

- les documents comptables de la socit, savoir les divers tats financiers que la

socit est tenue de conserver en vertu des dispositions de droit comptable (comme le

bilan, les comptes de rsultats, etc.),

- les justificatifs y affrents (factures, reus, relevs de comptes, etc.),

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- les procs-verbaux (assembles gnrales, runions du conseil dadministration) ,

- les contrats et

- la correspondance commerciale (entrante et sortante).

3.1.1 Correspondance

Concernant la correspondance en particulier, les entreprises devraient au moins

conserver celle qui prsente un intrt du point de vue comptable. Dune manire gnrale,

les documents purement internes, tels notes, projets, correspondance interne et documents

similaires, nont pas tre conservs et archivs.

Il nest nanmoins pas toujours vident de tracer une limite claire entre documents

internes et externes. A titre dexemple, un contrat de travail sera qualifi de document externe

dans ce contexte.

3.1.2 Forme darchivage

Le droit suisse des socits contient des dispositions concernant la forme de

larchivage : seuls les comptes de rsultats et de bilans doivent tre conservs sous forme

crite et dment signs. Par contre, les documents sociaux, les documents comptables, la

correspondance et les autres documents peuvent tre conservs sous forme crite ou sur un

support lectronique ou comparable, condition que lauthenticit soit garantie. Les donnessur supports lectroniques doivent toutefois tre accessibles tout moment.

3.1.3 Disposition sur la conservation lectronique

Lordonnance fdrale sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico art.

957) donne certaines directives. Ces dernires sont considres de la bonne pratique pour la

conservation des documents de manire gnrale. Voici le contenu des principaux testes :

Intgrit (authenticit et infalsifiabilit) (art.3)

Le mode de tenue, de saisie et de conservation doit garantir que les livres, les pices

comptables et la correspondance ne puissent tre modifis sans que la modification soit

apparente .(art. 3)

Disponibilit (art. 6)

Jusqu la fin du dlai de conservation, toute personne autorise doit pouvoir, en

tout temps et dans un dlai raisonnable, consulter et vrifier les livres, les pices comptables

et la correspondance.

Organisation (art.7)

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Les informations archives sont spares des informations actuelles, ou sont

signales de telle manire que la distinction soit possible. La responsabilit des donnes

archives doit tre clairement rgle et consigne dans un document.

Laccs aux donnes archives doit tre possible dans un dlai raisonnable.

Archives (art.8)

Les informations sont inventories systmatiquement et protges contre les accs

non autoriss. Les consultations et les accs sont enregistrs. Ces enregistrements sont

soumis la mme obligation de conservation que les supports de donnes.

Supports dinformation autoriss (art.9)

1. Sont autoriss pour la conservation de documents:

a. les supports dinformation non modifiables, notamment le papier, les supports

dimages et les supports de donnes non modifiables.

2. Les supports dinformation modifiables si:

a. des procds techniques (p. ex. signature lectronique) sont utiliss, qui garantissent

lintgrit des informations enregistres;

b. le moment o les informations ont t enregistres peut tre prouv sans possibilit de

falsification (p. ex. grce un systme dhorodatage);

c. les autres prescriptions relatives lutilisation du procd en question qui existent au

moment de lenregistrement sont respectes, et les procdures et les modes

dutilisation de ces supports sont consigns et les informations ncessaires

(protocoles, journal de bord des connexions [log files]) sont galement conserves.

Les supports dinformation sont rputs modifiables lorsquils peuvent tre modifis

ou effacs sans que lopration soit dtectable sur le support de donnes lui-mme (p.

ex. bandes magntiques, disquettes magntiques ou optico-magntiques, disques durs

ou disques amovibles, disques ltat solide [solid-state]).

Contrle et migration des donnes (art. 10)

Les supports informatiques doivent faire lobjet dun contrle de leur intgrit et de

leur lisibilit. Les donnes peuvent tre modifies et transfres sur un autre support

et/ou format dans le cas dune migration, mais les lments suivants doivent tre

garantis :

- Les informations restent compltes et exactes.

- La disponibilit et la lisibilit continuent de satisfaire aux exigences lgales.

- La migration doit faire lobjet dun procs-verbal.

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3.1.4 Lieu de conservation

Concernant le lieu darchivage des documents, il ny a aucune disposition en droit

suisse qui impose que ces documents doivent tre conservs en Suisse (mise part certaines

obligations concernant la lgislation en matire de blanchissement dargent

5

). Il ny a donc,aucun obstacle ce que des documents soient archivs ltranger, pour autant que les

personnes habilites puissent y accder dans un dlai raisonnable.

3.2 Spcificit concernant les factures et pices justificatives au

regard de la TVA

La conservation des factures et des autres pices justificatives est une des obligations

fondamentales des assujettis. Elle permet ladministration de procder aux vrifications dela comptabilit et des dcomptes au regard de la TVA (art. 43 OLTVA).

Les donnes et les informations qui sont transmises ou conserves lectroniquement

ou de faon analogue et qui sont pertinentes pour la dduction de limpt pralable, pour la

perception ou pour le recouvrement de limpt ont la mme force probante que celles qui sont

lisibles sans moyen auxiliaire, pour autant que les conditions suivantes soient remplies:

Preuve de lorigine

Preuve de lintgrit

Incontestabilit de lenvoi et de la rception

Les assujettis, doivent garantir que ces donnes et ces informations puissent tre

lisibles en tout temps pendant la dure du dlai lgal de conservation. A cet effet, lassujetti

doit mettre disposition les moyens ncessaires. Il doit, sur demande, permettre

lAdministration fdrale des contributions daccder directement aux donnes conserves

lectroniquement. En ce qui concerne la tenue et la conservation par un moyen lectronique

ou de faon analogue des livres comptables, des pices comptables et de la correspondance

commerciale, les prescriptions de lart. 957 du code des obligations (CO) sont applicables par

analogie.

5 Des exigences spcifiques rsultant de la lgislation et de la rglementation bancaire et de la loi

fdrale sur le blanchiment dargent, prvoit que les intermdiaires financiers, auxquels appartiennent les

banques, doivent tablir et conserver les documents concernant les transactions et les clarifications obtenues en

vertu de la lgislation anti-blanchiment. A ce sujet le serveur sur lequel ces documents conservs sous une forme

lectronique doit tre situ en Suisse. Si tel nest pas le cas, il faut que lintermdiaire financier dispose en Suisse

soit dune copie papier des documents pertinents, soit dune copie lectronique.

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3.3 Procdure civile6

Lorsquune procdure civile advient entre deux parties adversaires, des titres sont

prsents pour prouver les faits. La partie qui invoque un titre doit en prouver lauthenticit si

la partie adverse la conteste sur la base de motifs suffisants (art. 175).

Ces titres sont des documents, tels que des crits, des dessins, des plans, etc. (art. 174).

Cela nimporte pas quils soient sur un support traditionnel ou digital, ou quils soient issus

dun support lectronique ds lorigine ou dun document traditionnel scann. Cela rsulte

galement du droit la preuve (art. 150). On peut mme faire valoir une copie classique ou de

produits de llectronique valeur probante lorsque larchivage de cette dernire est conforme

aux rgles du doit commercial (Olico).

3.4 Temps de conservation

Le temps de conservation lgal des documents commerciaux est fix en gnral dix

ans. Cependant, il convient dviter de confondre dlai de conservation et dlai de

prescription. En effet, si certaines actions judiciaires dans lesquelles un document est requis

sont toujours en cours avant le terme de la dure de prescription, ce dernier ne doit en aucun

cas tre dtruit.

Cest la raison pour laquelle plusieurs experts en archives7 prconisent un dlai de

rtention bien suprieur. Le tableau ci-dessous en donne un aperu :

6La procdure civile est un ensemble de moyens mis la disposition des particuliera par lEtat pour leur

permettre dobtenir la conscration de leurs droits privs, quils soient contests ou subordonnes au prononc

dune dcision.7

Voirhttp://www.archives.ch/

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Type de document Dlai lgal Dlai suggrDOCUMENTS COMPTABLESJournal

Livre dinventaire,

Grand livre,Bilan annexe,

Comptes de rsultat,

Journaux auxiliaires,

Balances, etc.

10 ans aprs laclture de lexercice

11 ans aprs laclture de lexercice

FACTURES ET PRTSFactures,

Contrats dassurance,

Contrats de prts, etc.

10 ans aprs la

clture de lexercice.

11 ans aprs la

clture de lexercice

DOCUMENTS FISCAUXImpts,

TVA, etc.

10 ans aprs la


11 ans aprs la

clture de lexercice

DOCUMENTS BANCAIRESRelevs de comptes,

Bordereaux de remises, etc.

10 ans aprs la


11 ans aprs la

clture de lexercice

CONTRATS COMMERCIAUXMarchs,

Plans,

Cahiers des charges, etc.

Aucun dlai nest fix

par la loi30 ans

INVESTISSEMENTSContrats dacquisition,

Contrats de cessions,

Contrats de participations, etc.

Aucun dlai nest fix

par la loi30 ans

SALAIRESLivre de paie,Bulletin de paie, etc.

10 ans 80 ans

SAUVEGARDES INFORMATIQUES Aucun dlai nest fixpar la loi

10 ans

Tableau i: Temps de conservation

4 Contraintes techniques du systme darchivage.

Ce chapitre relve le dfi de dcrire comment les lois et les obligations vuesprcdemment peuvent tre mises en uvre par les outils et technologies actuelles, en

abordant notamment les notions suivantes : le format de fichier, la scurit, la signature

lectronique, le cycle de vie de linformation, le support physique et le systme darchivage.

4.1 Format des documents lectroniques

Come dfini prcdemment, un document numrique est un ensemble de donnes

organises selon une structure stable associe des rgles de mise en forme permettant une

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lisibilit partage entre son concepteur et ses lecteurs. Ces rgles sont rgies par des formats

de fichiers.

La lisibilit des formats de fichiers est lie au matriel physique, au systme

dexploitation et au logiciel. Il est possible de distinguer les types de format que lon peut

rencontrer du plus ouvert au plus ferm :

Standard : lorsquils sont produits par un organisme de normalisation et que

leur utilisation est libre.

Ouvert : quand les spcifications sont libres.

Propritaire : lorsquils sont dfinis par une entreprise prive et que leur

utilisation est soumise des droits.

Ferm : quand les spcifications sont tenues secrtes par leur propritaire.

Les formats fichier peuvent, pour diffrentes raisons, disparatre au cours du cycle

darchivage du document. Pour cette raison, il est ncessaire de pouvoir accder aux

spcifications dudit format et ainsi pouvoir crire au besoin un programme destin

linterprter. Ce sont les raisons pour lesquelles, dans le cadre darchivage, il est fortement

recommand dutiliser des formats standards ou ouverts tel que XML ou PDD/A.

4.1.1 XML (eXtensible Makup Language)

XML est un langage informatique de balisage gnrique. Il sert essentiellement

stocker/transfrer des donnes au format texte Unicode8 structures en champs arborescents.

Ces principaux atouts sont :

Format standard ouvert, gratuit et libre de droits. Il est dfini sous la

responsabilit du World Wide Web Consortium (W3C).

Facilement lisibles et comprhensibles car il est au format texte unicode.

XML est un mtalangage extensible souhait et permet de crer ses propres

balises9.

8Unicode est une norme informatique, dveloppe par le Consortium Unicode, qui vise donner tout

caractre de nimporte quel systme dcriture un nom et un identifiant numrique, et ce de manire unifie,

quelle que soit la plate-forme informatique ou le logiciel (voirhttp://fr.wikipedia.org/wiki/Unicode )

9

Marque qui permet d'identifier un lment d'un fichier, sa fonction, son emplacement

(http://www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/balise/)

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Sa structure arborescente permet de modliser la majorit des problmes

informatiques.

Il est universel et portable : le format texte tient compte des diffrents jeux de

caractres est comprhensible par tous les systmes d'exploitation.

Il est dployable : il peut tre facilement distribu par n'importe quels

protocoles mme de transporter du texte, comme HTTP10.

Il a un niveau lev d'intgrabilit: un document XML est utilisable par toute

application pourvue d'unparser11.

Grce tous ses atouts, XML facilite la migration des documents qui peuvent ou

doivent tre migr lors du cycle de vie de conservation.

4.1.2 PDF/A

Avant de parler de PDF/A ( A comme archive), il convient de prciser ce qu'est le

format PDF. Le PDF (Portable Document Format) a t initialement cr par Adobe Systems,

pour grer ses changes de documents en interne. Son usage sest ensuite largement rpandu

principalement grce au fait quil permettait de reproduire fidlement des textes et images

complexes lcran comme sur limprimante, quelle que soit l'application ou la plate-forme

utilise pour le crer.

Le PDF est un langage de reprsentation de documents, riche en fonctionnalits qui

na cess de stoffer au travers de ses versions successives. Les documents PDFs peuvent

tre simples ou complexes, structurs ou non structurs. Ils peuvent contenir du texte, des

images, des graphiques et mme des contenus multimdia (documents sonores ou images

animes). Les annotations, les mtadonnes, les liens hypertextes, les signets ainsi que la

signature lectronique sont galement supports par ce format de fichier.

Depuis juillet 2008, les spcifications et publications sont sous la tutelle de

lorganisme international de normalisation ISO sous la rfrence ISO 32000-1.

PDF/A est une famille de normes ISO (ISO 19005) qui dfinit des sous-ensembles du

format PDF des fins d'archivage long terme de documents lectroniques. Cette norme

dfinit les exigences pour la cration de documents adapts larchivage, en se basant sur le

10hypertext markup language : langage informatique permettant de dsigner la structure d'un document

l'aide de balises et d'tablir des liens hypertextuels entre ses diffrents constituants et d'autres textes.

(http://fr.encarta.msn.com/dictionary_2016011710/HTML.html )

11

Logiciel permettant d'analyser un code XML et d'en dterminer sa structure syntaxique afin

d'effectuer divers traitements, comme par exemple la visualisation.

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format de fichier PDF. Elle spcifie en dtails quels sont les types de contenu autoriss et

ceux qui ne le sont pas. Ces spcifications sont destines assurer la lisibilit dans le temps

des fichiers, indpendamment des applications et des systmes dexploitation dans lesquels ils

ont t produits. PDF/A repose sur la version 1.4 de PDF. Pour assurer la portabilit dans le

temps, certaines fonctionnalits contenues dans le PDF 1.4 sont exclues de la norme, comme

le mode transparent, l'inclusion de squences sonores, d'images animes, d'images fixes

comprimes avec JPEG 2000, etc. En revanche, le PDF/A impose certaines fonctionnalits

comme lincorporation des polices de caractres ncessaires l'affichage des textes, lajout

des mtadonnes au format XMP12, etc.

Les principaux avantages de ce format PDF/A sont :

Spcifications disponibles : La publication de la norme garantit la possibilit

pour toute entreprise ou toute administration de pouvoir accder librement aux

spcifications du format et donc de pouvoir crer librement des logiciels de

lectures ou de production de fichiers conformes PDF/A.

Metadonnes : Des mtadonnes, comme le titre, lauteur, la date de cration

du document, sa date de modification, le sujet, les mots-clefs, etc. peuvent tre

enregistres directement dans le fichier PDF/A. Ainsi, les documents peuvent

dune part tre classs automatiquement sans intervention manuelle et, dautre

part, ces dernires peuvent garantir lauthenticit du document.

Recherche texte avance : PDF/A peut enregistrer les documents en mode

"texte", ce qui permet une recherche avance sur un mot, des expressions, des

chiffres. Cela nest pas le cas pour des fichiers de type image tels que JPEG ou

TIFF (utiliss galement pour larchivage) sans laide dun ROC13.

4.2 Contraintes scuritaire

Les documents lectroniques dfinis par le format de fichiers dcrits doivent tre

scuriss en respectant les contraintes dcoulant de lordonnance fdrale sur la tenue et la

conservation des livres de comptes (Olico art. 957) voque prcdemment.

12 Extensible Metadata Platform ou XMP est un format de mtadonnes bas sur XML. XMP permet

d'enregistrer sous forme d'un document XML des informations relatives un fichier : titre, auteur, historique des

modifications, etc. Bien qu'ouvert tout type de donnes pouvant intgrer un document XML, XMP prdfinit la

faon de stocker un certain nombre d'informations les plus courantes.

13

La reconnaissance optique de caractres (ROC) : dsigne les procds informatiques pour la

traduction d'images de textes imprims ou dactylographis en fichiers de texte.

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Ci-aprs seront mentionnes les contraintes dintgrit, de traabilit, de

confidentialit, daccessibilit, dindentification et de traitement des virus.

4.2.1 Intgrit

Techniquement, lintgrit se concrtise par la cration dune empreinte lectronique

du document. Lempreinte est le rsultat dun calcul effectu laide dun algorithme

appropri appel fonction de hachage14. Cette fonction permet de garantir les proprits

suivantes :

Si lon change ne serait-ce quune virgule dans le document, son empreinte

change.

La probabilit que deux documents aient la mme empreinte est quasi nulle.

Il est impossible de reconstituer le document partir de sa seule empreinte.

Il est intressant de noter quil y a une diffrence entre intgrit technique et intgrit

au sens juridique. La premire, comme vu prcdemment, est mise en cause ds linstant o

un seul bit constituant le document est modifi. La seconde consiste conserver le sens de

linformation du document sans sattacher ncessairement la forme. Par exemple le fait de

changer un accent dans un texte ne va pas changer fondamentalement le sens, alors que cela

suffira lui faire perdre son intgrit technique.

Nanmoins, mme si le contrle dintgrit ne repose pas uniquement sur lintgrit

technique, il en est largement tributaire car il est vident que ce type de contrle peut tre

facilement automatis, contrairement un contrle sur le sens dun contenu. A ce sujet, il est

possible de distinguer trois types de contrles : contrle ponctuel, contrle rgulier par

sondage et contrle continu.

Contrle ponctuel : ce contrle est fait uniquement au moment o lobjet est

interrog. Le calcul dempreinte est effectu pour comparer le rsultat de

lempreinte faite au moment o lobjet est entr dans le systme darchivage.

Le principal inconvnient rside dans le risque de se trouver dans une situation

paradoxale o le systme darchivage sera juste capable davertir lutilisateur

que lobjet rclam a t chang pendant sa conservation, sans pouvoir lui

restituer lobjet sans modification.

14Voir chapitre La signature lectronique pour plus de dtails

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Contrle rgulier par sondage : afin dviter la situation dcrite prcdemment,

ce type de contrle est opr de faon systmatique, rgulire et automatique

sur des objets choisis. Le choix est fait de manire alatoire ou sur la base de

catgorie dobjets, par exemple en fonction de leurs criticits.

Contrle continu : ce type de contrle est une extension du prcdent, cest--

dire que les vrifications sont faites sur lensemble des objets et non pas

uniquement sur un chantillon.

4.2.2 Traabilit

La traabilit doit tre prsente tous les niveaux du systme darchivage afin

denregistrer les traces de lensemble des oprations effectues tant par les utilisateurs du

systme que par ses administrateurs. Elle doit galement garantir lintgrit des objets quant

au sens de leur contenu, en conservant la trace et les modalits des diffrentes migrations

ventuellement effectues.

4.2.3 Confidentialit

Le systme darchivage doit permettre de vrifier les accs aux objets uniquement par

les personnes autorises en assurant un complment la confidentialit. Cela se traduit par la

mise en place dautorisations, comptes utilisateur, mots de passe et parfois de systmes de

chiffrement.

4.2.4 Accessibilit

Laccessibilit du document est un lment crucial dans tout systme darchivage car

elle est dterminante pour retrouver linformation. Cette notion revt en fait deux

composantes : lorganisation des donnes et les performances techniques.

Lorganisation des donnes : est compose dune structure cohrente et

efficace permettant de trouver rapidement et facilement les documents. Cette

structure repose sur un plan de classement et la constitution dindex.

Les performances : sont directement lies au type dinfrastructure physique

(serveurs, disques, etc.) et rseau.

4.2.5 Identification, authentification

Afin de respecter la confidentialit, il est ncessaire quun utilisateur voulant se

connecter possde les droits affrents, cest--dire quil est bien habilit accder

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linformation. Le principe est en gnral didentifier la personne grce un systme

didentifiant (login) assorti dun mot de passe. Malheureusement, rien nindique de faon

certaine quil sagit bien de lutilisateur autoris. En effet, mme si lidentifiant et le mot de

passe sont corrects, il se peut trs bien que lutilisateur ait drob ces derniers son

propritaire.

Afin de pallier cet inconvnient, il est possible de faire recours un systme d

authentification forte . Un tel systme fait usage de cartes puces ou dauthentifications

biomtriques comme les empreintes digitales.

4.2.6 Traitement des virus

Dire que les virus informatiques, pris au sens large, sont en constante volution et quil

faut sen protger serait une vritable lapalissade. Toutefois, il est important de rappeler que

tout document doit tre conserv sain. Malgr tout, pour pallier toute ventualit quun virus

ait tout mme pu chapper aux contrles, il se doit de conserver la dfinition virale.

4.3 La signature lectronique

Certains documents lectroniques concernent les contrats. A ce sujet, il est important

de relever quen droit suisse, la forme des contrats est rgie sur le principe de libert de la

forme15

. Ds lors, le contrat conclu oralement ou encore par voie lectronique est tout fait

valable et protg par la loi, partir du moment o laccord ncessaire sa formation est

effectivement donn16.

Cependant, dans la perspective dun litige, lenjeu sera de convaincre le juge. De ce

fait, lexigence dune certaine forme devient importante pour lever toutes ambigits du

contrat oral . En pratique, ces derniers sont sous forme crite et signs la main par celui

qui soblige17. Le code des obligations, sous certaines conditions exposes ci-aprs, prvoit

que mme la signature lectronique est assimile la signature manuscrite

18

.

15 La validit des contrats nest subordonne lobservation dune forme particulire quen vertu

dune prescription spciale de la loi (art. 11 CO)

16 Le contrat est parfait lorsque les parties ont, rciproquement et de manire concordante, manifest

leur volont. Cette volont peut tre expresse ou tacite (art. 1 CO)

17 Art. 14 al. 1 CO

18

La signature lectronique qualifie, base sur un certificat qualifi manant dun fournisseur de

service de certification reconnu au sens de la loi du 19 dcembre 2003 sur la signature lectronique est assimile

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Sans entrer dans le dtail de la cryptographie, le principe de signature lectronique ncessite

la dlivrance dun bi-cl constitu d'une cl publique et d'une cl prive. Cette dernire doit

absolument rester secrte et la seule connaissance de son dtenteur. A 1inverse, la cl

publique peut tre divulgue, en gnral assortie dautres renseignements, le tout tant

contenu dans un certificat lectronique.

4.3.1 Certificat lectronique

Il s'agit d'un document sous forme lectronique attestant du lien entre les donnes de

vrification de signature lectronique telles que les cls publiques et un signataire. Il joue

vritablement le rle de pice d'identit lectronique tel quun passeport dans le monde

physique . Ce dernier contient par exemple :

le nom du propritaire,

la cl publique,

la date dexpiration du certificat,

le numro didentification (unique) du certificat,

le nom de lautorit de certification qui a dlivr le certificat (ou PSCE),

etc.

4.3.1.1 Lautorit de certification

Comme pour un passeport, le certificat lectronique doit tre mis et valid par une autorit

comptente et autorise dlivrer ce dernier19. Il existe trois grandes classes de certificats qui

se diffrencient au niveau du contrle de linformation contenue dans le certificat :

Certificat de classe I : ne garantit pas lidentit du titulaire du certificat mais

seulement lexistence du courriel de celui-ci.

Certificat de classe II : les informations concernant le titulaire et son entreprise sont

contrles par lautorit de certification sur la base de pices justificatives qui sont

transmises en gnral par voie postale. On parle de contrle sur pices.

la signature manuscrite. Les dispositions lgales ou conventionnelles contraires sont rserves (art. 14 al. 2bis

CO). Pour plus de dtails voirhttp://www.bakom.admin.ch/themen/internet/00467/index.html?lang=fr.

19http://www.seco.admin.ch/sas/00229/00251/index.html?lang=fr: Dans ce lien, il y un rpertoire dans

lequel figurent les entreprises suisses qui dlivrent et grent des certificats lectroniques qualifis et qui sont

reconnues.

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Certificat de classe III : par rapport la classe II, un contrle supplmentaire de

lidentit du titulaire est effectu physiquement par un agent de lautorit de

certification. On parle de contrle de face face.

4.3.2 Principe de fonctionnement du certificat lectronique.

Le principe de fonctionnement du certificat lectronique se base principalement sur

deux lments : la signature du document et la vrification de la signature.

4.3.2.1 Signature du document.

La signature du document commence par lempreinte numrique de ce dernier et le

chiffrement de cette empreinte au moyen de la cl priv. Le rsultat de ce chiffrement

correspond la signature numrique du document. Ensuite, le document est transmis au(x)

destinataire(s) accompagn de sa signature et du certificat lectronique correspondant.

4.3.2.2 Vrification de signature

La cl publique transmise dans le certificat permet de dchiffrer la signature

numrique et donc de retrouver l'empreinte originale du document. Cette dernire est

compare une empreinte que l'on prend du document reu. Si les deux sont identiques, le

document transmis est authentique et mane bien du possesseur de la cl publique, comme

dfini dans le certificat lectronique. En effet, seule la cl publique contenue dans le certificat

est capable de dchiffrer la signature obtenue avec la cl prive correspondante du bi-cl,

attestant du mme coup de son origine.

Reste cependant vrifier la validit dudit certificat auprs de l'autorit comptente.

4.4 Cycle de vie de linformation archive

Le temps de conservation lgal des documents commerciaux, comme vu

prcdemment, est fix dix ans. Implicitement, cette obligation impose un cycle de vie de

linformation archiv. Ce cycle est linaire qui suit les phases de vie de linformation 20:

capture dans le systme, maintenance pendant la dure requise et destruction ou transfert.

20Voir annexe : ILM ou gestion du cycle de vie de linformation

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4.4.1 Identification et capture dans le systme

Toute information archivable doit tre identifie et capture dans le systme

darchivage selon un processus. Ce dernier peut tre par exemple :

1. Enregistrement dans le systme darchivage avec un identifiant unique.2. Rattachement au rfrentiel de conservation et au plan de classement.

3. Vrification de la qualit du format et du support avec refus du fichier ou

dclenchement dune procdure de conversion.

4. Capture des mtadonnes existantes relatives aux donnes et au contexte de

production : date, nom des documents, auteurs, destinataires, etc.

5. Vrification de lunicit des donnes, cest--dire vrification quelles ne sont

pas dj t archives.

6. Ajout, si besoin, de mtadonnes complmentaires.

7. Allocation dune adresse de stockage.

4.4.2 Maintenance

La maintenance, cest--dire la conservation des informations dans le systme

darchivage pendant toute la dure requise, comporte trois volets : la maintenance des

formats, la maintenance des mtadonnes et la maintenance des droits daccs.

4.4.2.1 Maintenance des formats

La prennisation des donnes suppose une matrise des formats et des supports avec,

en cas dobsolescence, des migrations systmatiques. Pour ce faire, des contrles rguliers de

la qualit des donnes et de leur lisibilit doivent tre entrepris tout au long de la

conservation. En cas de dficience, des actions correctives doivent tre appliques sans

omettre de tracer toute modification pour respecter les exigences lgales.

4.4.2.2 Maintenance des mtadonnes

Au fil du temps, les mtadonnes relatives aux plans de classement ainsi quau

rfrentiel peuvent changer. Il est donc ncessaire de les modifier et de les faire voluer pour

garantir la recherche, et par consquence laccs ais, aux utilisateurs. Comme pour la

maintenance des formats, les changements des mtadonnes doivent tre tracs.

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4.4.2.3 Maintenance des droits daccs

Enfin, la maintenance du systme inclut une gestion rigoureuse des habilitations ou

droits daccs, afin que les dparts et changements de poste des collaborateurs soient mis

jour dans le systme darchivage. On vite ainsi que des fichiers archivs soient inaccessiblesdu fait que la ou les personnes autorises ont quitt lentreprise alors que les donnes doivent

toujours tre conserves.

4.4.3 Destruction

Les documents et donnes prims doivent tre dtruits chance de leur dure de

conservation. Si ces derniers prsentent un intrt pour la mmoire historique, ils peuvent soit

changer de statut tout en restant dans le systme darchivage, soit tre transfrs vers un

centre darchives historiques.

4.4.3.1 Mise en application

Toute action de destruction devrait ncessiter lintervention de trois acteurs : le

responsable de larchivage qui tablit la liste des donnes dtruire, le responsable des

contenus qui valide la destruction en vrifiant quil ny a pas daffaire en cours ncessitant un

prolongement de la conservation, et le responsable du stockage qui effectue la destruction.

4.5 Support physique.

Aujourd'hui, un grand nombre de supports physiques sont disponibles pour

l'archivage. Cependant, il est gnralement admis quil y a deux familles : les supports

magntiques (bande et disque magntiques) et les supports optiques (CD, DVD et disques

magnto-optique).

La grande diffrence des supports optiques par rapport aux ceux magntiques rside

dans leur fiabilit, et surtout dans leur prennit. Elle est bien plus leve et n'est pas soumise

aux phnomnes physiques naturels dus, par exemple, au caractre magntique de la bande

pouvant long terme provoquer un phnomne de collage. Mme si certains constructeurs

de disques optiques n'hsitent pas annoncer des dures de garantie trs longues pour leurs

supports, il faut modrer une telle information. En effet, au bout de nombreuses annes, il y a

de fortes chances que les lecteurs n'existent plus dans ce format et qu'en consquence, on se

trouve avec un disque illisible. Par ailleurs, tant pour les CD que pour les DVD, l'information

est stocke d'une faon permanente par modification du substrat, l'origine de la notion de

WORM (Write Once Read Many). C'est pourquoi, les supports optiques avaient encore

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rcemment une large tendance tre privilgis pour rgler les problmes d'archivage.

Nanmoins, l'inconvnient majeur vient de son prix de revient, nettement plus lev que celui

de la bande magntique. La solution qui aujourdhui semble se rpandre de plus en plus est

lie de nouvelles technologies bases sur le disque magntique.

4.5.1 Le WORM

Avant dexpliciter les diffrentes technologies bases sur le disque magntique, il est

important de dvelopper la notion de WORM (Write Once Read Many). Cette dernire,

comme mentionn prcdemment, tait originalement attribue essentiellement aux disques

optiques. La norme ISO 18509 largit la notion de WORM une mthode denregistrement

dont la proprit intrinsque est dtre non effaable, non rinscriptible et non modifiable.

Elle distingue trois types de WORM :

Type A: transformation permanente du support, principe des disques optiques

avec modification du substrat ;

Type B: utilisation dun microcode WORM inclue dans le support au moment

de sa fabrication, reconnu par le lecteur ou le contrleur et protg de

leffacement et de la rcriture dans des conditions normales dutilisation,

principe des disques magnto-optiques ou des bandes quivalentes ;

Type C: gnration dun micro-code enregistr avec linformation et destin

traiter cet enregistrement comme un enregistrement de type WORM par le

logiciel de gestion du support, le protgeant du mme coup de leffacement et

de la rcriture dans des conditions normales dutilisation, principe des disques

magntiques. Dans certains cas, la protection de type WORM peut tre limite

une dure de conservation associe aux donnes protger.

Le type C permet ainsi aux technologies base essentiellement de disques

magntiques de pouvoir se positionner naturellement pour rsoudre des problmatiques

d'archivage.

4.5.1.1 Le disque dur magntique.

Pourquoi cet acharnement de la part des constructeurs utiliser le disque dur

magntique ? Il y a au moins quatre raisons : la rapidit d'accs et de transfert des donnes, la

fiabilit du support, la migration technologique et la possibilit de supprimer un fichier.

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Rapidit d'accs et de transfert des donnes : les supports optiques sont en effet

gnralement peu performants. Toutefois, concernant l'archivage, c'est--dire

des documents qui ne seront probablement consults que de manire

exceptionnelle, le critre de rapidit n'est pas forcment prdominant.

Fiabilit du support : la dure de vie des supports optiques tant relativement

courte (5 20 ans), il faut prvoir un cycle de duplication rgulire, permettant

d'assurer la prennit voulue. Les disques magntiques intgrs des baies de

type RAID21, peuvent tre remplacs chaud, les donnes se trouvant

dupliques et automatiquement rgnres.

Migration technologique : les normes et technologies inhrentes aux disques,

lecteurs, armoires... voluent rapidement. En cas de migration, il est plus

simple de vider le contenu d'une armoire ancienne dans une nouvelle, plutt

que relire tous les supports optiques ou toutes les bandes magntiques.

Possibilit de supprimer un fichier : cela peut paratre paradoxal de vouloir

supprimer une archive, mais la loi impose dsormais que les donnes ne soient

pas conserves au-del d'une dure normale d'utilisation. Or, sur un support

optique, les possibilits de suppression sont pour le moins limites.

4.5.2 Le Worm Logique

Il existe en fait trois approches diffrentes destines assurer cette conservation

scurise : le worm logiciel, les CAS et le stockage en grille.

4.5.2.1 Worm logiciel

La premire de ces approches, sans doute la plus simple , consiste utiliser des

baies de stockage traditionnelles sur disque et y ajouter une couche logiciel en amont

destine grer cette notion de WORM logique et ainsi bloquer toute tentative de rcriture,de modification ou de suppression.

En rsum, le principe repose sur une horloge logicielle indpendante de la baie qui

crit sa mesure systmatiquement sur les disques WORM toutes les 10 secondes. Toutes les

fonctions lies la manipulation des fichiers worm sont valides par l'horloge. Si jamais l'on

21 RAID (Redundant Array of Independent Disks) : est une technologie permettant de stocker des

donnes sur de multiples disques durs afin d'amliorer, en fonction du type de RAID choisi, la tolrance aux

pannes et/ou les performances de l'ensemble. (voirhttp://fr.wikipedia.org/wiki/RAID_(informatique))

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remplace le contrleur par un contrleur dune nouvelle armoire avec une nouvelle horloge et

avec une autre mesure de temps, le logiciel s'en aperoit et se recale. Les disques sont de type

RAID. Lors des manipulations, le contrleur effectue un calcul de contrle et, en cas derreur,

le segment est rcrit. Avec le RAID, les donnes sont cryptes et rparties, ce qui rend

impossible la lecture ou la modification directe.

L'avantage de ce dispositif rside dans sa simplicit :

n'importe quel volume peut devenir un WORM,

l'application n'a pas besoin d'une API22 pour accder aux archives, il suffit d'y

accder comme un NAS23.

4.5.2.2 Le CAS (Content Addressed Storage)

Une autre approche, est l'adressage de fichiers fixes appel CAS (Content Addressed

Storage). Ce dernier cre une empreinte numrique pour chaque objet entrant. Cette

empreinte devient ensuite le seul moyen pour consulter lobjet ainsi stock

Il sagit en fait dune logique apparente celle des consignes. En effet, vous dposez

un objet et en retour vous obtenez un ticket (adresse de contenu). Ultrieurement, seul ce

ticket vous permettra de retrouver lobjet dpos. La faon dont est conserv ce dernier est

totalement prise en charge par le systme.

Par exemple, habituellement, pour stocker le fichier "resultats.xls", le systme va

inscrire les donnes sur le disque et enregistrer sur une table d'allocation, le nom du fichier,

l'adresse physique correspondante (ou les adresses si le fichier est rparti sur plusieurs

segments), ainsi que quelques donnes supplmentaires comme la taille ou la date d'criture.

Ce systme comporte deux inconvnients dans une utilisation d'archivage :

Il peut arriver quun fichier strictement identique puisse tre enregistr

plusieurs fois ou dans un autre rpertoire.

Il est impossible de distinguer deux exemplaires dun fichier avec le mme

nom, la mme taille, mais avec un chiffre modifi, par exemple.

22 API (Interface pour la programmation d'applications) : Ensemble de bibliothques permettant une

programmation plus aise car les fonctions deviennent indpendantes du matriel. (voir http://www.futura-

sciences.com/fr/definition/t/informatique-3/d/api_465/)

23 NAS (Network Attached Storage) : est une unit autonome, relie un rseau dont la principale

fonction est le stockage de donnes en un gros volume centralis pour des clients-rseau htrognes. (voir

http://fr.wikipedia.org/wiki/Stockage_en_r%C3%A9seau_NAS )

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Dans le cas de l'archivage, il est important de ne pas multiplier les versions identiques

d'un mme fichier. Au contraire, il est intressant de distinguer une version mise jour. Pour

pallier ce problme, toute modification du contenu dclenche automatiquement la cration

dune nouvelle adresse de contenu. A linverse, si un mme objet se prsente, ladresse de

contenu tant dj existante, il ny aura pas de doublement en matire de stockage. Les accs

aux ressources sont rapides. La gestion et ladministration dune telle solution sont

considrablement simplifies, mme pour de gros volumes. Par ailleurs, le systme est en

mesure de garantir lintgrit du contenu long terme et la confidentialit des informations

peut tre obtenue par un chiffrement systmatique des donnes ainsi conserves.

4.5.2.3 Le stockage en grille

La troisime approche rpond une logique dorganisation en cellules, faisant appel

au concept de stockage en grilles ou grid . De telles solutions intgres darchivage sont

plutt indpendantes des applications, mais elles utilisent nanmoins une mthode daccs

aux enregistrements normalise.

Cette approche est constitue de plusieurs cellules interconnectes via un rseau

Ethernet24. Chacune dentre elle participe la solution et une demande darchivage est ainsi

rpartie sur lensemble des cellules. Une cellule possde un processeur, un espace de stockage

pour lindexation des contenus et les mta donnes ainsi quun espace de stockage

pour les donnes des contenus.

Lun des principaux avantages de cette approche est de permettre la ralisation facile

de systmes de stockage complexes partir dlments standards. Une telle technologie

permet en effet la ralisation de solutions trs performantes, indpendantes du nombre

denregistrements grs, vitant du mme coup tous les phnomnes lis aux baisses de

performances que lon peut observer au cours des montes en charge. Un autre avantage etnon des moindres rside dans sa capacit effectuer des migrations trs progressives, cellule

par cellule. Enfin, lexploitation de tels systmes est simplifie et surtout allge lextrme.

Ainsi, mme si en apparence le cot dacquisition peut sembler plus onreux quun systme

traditionnel, une comparaison plus complte tenant compte des cots dexploitation sur trois

ans ne laisse plus aucun doute. Lintrt est encore plus vident si lon prend en considration

la notion de migration, voque prcdemment.

24Ethernet est un protocole de rseau local commutation de paquets.

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4.5.2.4 Principaux acteurs du march

Ce sous-chapitre vise donner quelques exemples de grands acteurs du march

utilisant les approches dcrites prcdemment :

IBM : Ce constructeur bien connu, disposant toujours de juke-boxes de disquesoptiques son catalogue pour l'environnement iServer (AS/400), propose

galement depuis quelques annes une solution d'archivage WORM base de

archivage de données sap

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