archivage de vos mails pro

Archiver ses mails pro Oct 2012 EMM Roanne

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ARCHIVAGE DE VOS MAILS PROFESSIONNELS via Outlook 2010

Comment désengorger efficacement sa boîte mail ?


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Lorsque votre boîte mail est pleine, vous ne pouvez plus ni envoyer, ni recevoir des messages. Il est temps d’agir. > On va dans un premier temps classer ses mails afin de pouvoir les enregistrer et les retrouver efficacement. (Cela dans ses mails reçus ET envoyés, car les uns prennent autant de place que les autres sur le serveur mairie qui gère votre boîte. *

1) Cliquer sur « réorganiser par : « DE » > Cela a pour objet de vous classer vos mails par expéditeur; c’est assez pratique.

2) Puis sélectionnez le groupe de mails choisi. (Ici : tous les mails reçus de Rosier Thomas)

*Nb : si vous utilisez un logiciel de type Outlook chez vous, les mails sont sur votre disque dur. Donc moins de soucis de stockage.

Ne confondez pas archiver(à l’extérieur),

et classer en dossier dans Outlook !


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Une fois le ou les groupe(s) de mails sélectionné, cliquer sur « transférer.


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On obtient une liste de mails, que l’on va enregistrer à l’endroit que l’on souhaite (Hors logiciel Outlook évidemment)

Nb : si on a qu’un seul mail à enregistrer, on peut le faire directement avec un clic droit sur

le mail; et « Enregistrer sous ».


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La commande « Enregistrer sous », dans Fichier, vous ouvre votre arborescence. Il ne reste plus qu’à donner un nom à votre mail ou au groupe de mail

(celui-ci sera transformé en dossier automatiquement)

Attention cependant avant d’enregistrer !!


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Il va falloir : 1) donner un nom facilement compréhensible (et retrouvable) à votre dossier de mails. (ici par exemple : « Envoyés 18 03 2012 – 19 09 2012)

2) bien penser à changer le format du fichier en : « Format de message Outlook », via le menu déroulant « Type »..

3) Penser à choisir l’emplacement du dossier :(documents, bureau…intranet…


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Attention, après avoir fini la manipulation précédente et donc enregistré votre dossier; il va falloir penser à supprimer de votre boîte ce paquet de mails. Sinon, la manipulation n’aura servi à rien :

> Aller dans Eléments supprimés, et supprimer le groupe de mails concernés (voire tout ce qui s’y trouve)


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• Répétez cette manipulation sur l’ensemble des mails que vous souhaitez archiver, et ce jusqu’à ce que votre logiciel Outlook vous permette de recevoir et envoyer à nouveau.

• Nb : Pour cela, il faudra sans doute fermer et réouvrir le logiciel afin de le réinitialiser.

Ci à gauche : des dossiers de mails enregistrés sur l‘ordinateur, que l’on place ensuite où l’on veut.

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