workom präsentation deutsch

alphasystems gmbh

Kommunikationskosten im Griff ?

e-Billing - Der Weg durch das Unternehmen

Bill Payment(Rechnungs-begleichung)

Bill Posting (Übermittlung der

Zahlungsdatenan den

Rechnungssteller)

Bill Presentment

(Rechnungs-übermittlung)

24 Mrd.Rechnungen

in 2005

9 €4,80 €

1,5 €

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

e-Billing – Ist-Zustand im Unternehmen

Rechnungs-verwaltung

Informations-mangel

ProfitCenterPhilosophie

Sammel-Kostenstelle

n

Hoher Verwaltungs

-aufwandMedienbruch

in derBuchhaltung

Controlling-Anforderungen

SteuerlicheAnforderungen

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

e-Billing - Zielsetzung

Automatische Verteilung der Kosten auf KostenstellenZuordnung von Kosten bis auf MitarbeiterebeneWorkflows zur Kostenprüfung und -freigabeAutomatische Rechnungsverarbeitung in ERP-SystemenUmfangreiche Controllingmechanismen zur KostentransparenzErfüllung der Wirtschaftsprüfungs-Anforderungen (GDPdU)Reduktion der Prozesskosten – Gardner-Group: „nie war der ROI schneller zu erreichen !“

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

e-Billing – Die Lösung - Workom

Empfangen

Empfangen derRechnung,

Prüfung

Konvertieren

Konvertierung,Prfüsummen

Verteilen

Verteilung,Verwaltung,Zuordnung

und Einsammeln

Organisieren

Workflow,Freigabe, Abrechnung, Prüfung der

Rechnungsdaten

Controllen

Controlling, diverse Reports,

Missbrauchs-Reporting,Schnittstellen

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

e-Billing – warum Internet/Intranet

Einfache Erweiterung

Keine Client-Installation

Standort-übergreifend

Rund um die Uhrverfügbar Hohe User-

Affinität

Geringe Kosten

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

e-Billing - Ablaufdiagramm

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

e-Billing – Workom Funktionsumfang

Manuelles oder automatisches Einlesen und Konvertieren der elektronischen Rechnungsdaten mit PrüfsummenbildungKonfigurierbare Workflows bis auf Mitarbeiterebene (Ausrichtung an Geschäftsprozesse) im Intranet und per Email, SMS, etc.Freigabeprozesse für Teildaten oder GesamtrechnungenUmfangreiches RechtemanagementBeliebige Vertretungs- und VorgesetztenebenenFrei konfigurierbare EskalationsebenenBudgetwarnungen für jeden Mitarbeiter oder ganze AbteilungenSummierung von definierbaren Rechnungsobjekten (Tarife, Nummern, Kennzeichen) (z.B. für Privatabrechnungen).

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

e-Billing – noch mehr Funktionen…

Beliebe Reports und Abrechnungen für Controlling Autom. Workflow zur Telekom zur Initiierung von Geschäftsprozessen (Bestellung von Mobiltelefonen, neuen Karten, etc.)Controlling-Funktionen zur Dokumentation von Missbrauch oder Budgetüberschreitungen (z.B. 0190-Nummern)Zuordnung beliebiger Objekte zu Kostenstellen. Kostenstellen-Verwaltung.Erweiterte Vertragsverwaltungen zur Organisation-Optimierung (Mobifunk-Verträge, Leasing-Verträge, etc.)Objektverwaltung (Mobiltelefone, Fahrzeuge, etc.)Disposition von LeihobjektenImport/Export – Schnittstellen für Dritt-Systeme (ERP, CRM, etc.)Mandantenfähigu.v.m.

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

e-Billing – Workflows zur Prozessoptimierung

Vert

retu

ngse

bene

nEs

kala

tions

eben

en

Workflow

Prüfung / Freigabe

Workflow

Kontrolle / Freigabe

Workflow

Bezahlung

Eingang

Controlling

Zuordnung / Verteilung Alle relevanten Prozesse innerhalb der Rechnungsver- und bearbeitung lassen sich in Form von frei definierbaren Workflows abbilden.

Für jeden Workflow lassen sich mehrere Eskalations- und Vertretungsebenen einrichten. Damit wird gewährleistet, dass der Prozess die verschiedenen Stufen möglichst verzögerungsfrei durchläuft.

Der Workflow kann über das Intranet, Email, SMS oder andere Publikationswege vollzogen werden.

Verantwortlicher

Buchhaltung

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

e-Billing - Wirtschaftlichkeit

FestnetzProzess

Ist-Prozess: 35 min.

Workom: 10 min.

Optimierung:25 Minuten

Einsparung:21 Std./Monat

MobilfunkProzess

Ist-Prozess: 26 min.

Workom: 8 min.

Optimierung:18 Minuten

Einsparung:120 Std./Monat

Verwaltung

Ist-Prozess: 32 min.

Workom: 16 min.

Optimierung:16 Minuten

Einsparung:120 Std./Monat

Kosten

Ist-Kosten: 70 Euro

Workom: ca 8%Kostensenkung

Einsparung:ca. 2400 €/Mon.

Basis: 400 Mobilfunk-, 50 Festnetzanschlüsse

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

e-Billing - Wirtschaftlichkeit

Telefonie

Telefonie

Administra tion

Administra tion

Prozesskosten

Prozesskosten

0 10 20 30 40 50 60 70 80

Mit Workom

Vorher

Kosten pro Anschluss pro Monat

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

Einsparung von 35 Euro pro Telefon, entspricht einemPotential von fast 70%

e-Billing – Vorteile für den Kunden

Prozesskostenersparnis bis zu 70%Vollständige KostentransparenzAnalyse der NutzungsverhaltensNahtlose Integration in die IT-LandschaftLange Lebensdauer durch hohe AdaptierbarkeitStringenter ProzessablaufAmortisation der Kosten in ca. 4-6 MonatenStandortunabhängige/-übergreifende VerwaltungSchnelle ImplementierungGeringe Schulungskosten

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

e-Billing – Vorteile für den Kunden

Hr. Kraut, eurocopter Donauwörth:

„Dank Workom sind unsere Verwaltungskosten im Mobilfunkbereich um fast 60% gesunken.Die Software spart uns viel Zeit, Geld und Arbeit.“

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

e-Billing – Produktübersicht

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

Hoch

•Performancegrenzen•Erweiterungsgrenzen• Integration begrenzt

• Individuelle Anpassungen•Kompletter Funktionsumfang

nutzbar•Kundenspezifische

Leistungsverrechnung

•Mehr Funktionen notwendig•Vertrauen in e-Billing

vorhanden•weitere Optimierung

Workom ASP

Mittel

•Anpassungen nur marginal•Performancegrenzen•eingeschränkter

Funktionsumfang

• Einheitliche Datenbasis für ALLE Kommunikationskosten

• Eigene Stammdaten-Zuordnungen

• Einfacher Einstieg, geringe Investition

• Keine zentrale Datenhaltung• Transparenz erwünscht• Geringes Vertrauen in e-Billing• Optimierungswunsch

WorKom Portal

Sehr Hoch

•Abrechnung nach Aufwand• Investitionsaufwand

•Horizontale und vertikale Erweiterungen

•Höchste Integration•Skalierbarkeit•Höchste Prozess-Optimierung

•Synergien nutzen•Vertrauen hoch•Ausnutzung aller

Optimierungsmöglichkeiten•Hohe Integrationsanforderung

WorKom Master

Prozess-optimierung

Vorteil

Kundensituation

Produkt

Nachteil

alphasystems - Referenzen

u.v.m.

e-Billing – Wer sind wir

alphasystems gmbhkirchbergstr. 2386157 augsburg

0821-50981-00821-50981-509info@alphasystems.comwww.alphasystems.com

e-Billing – Ausblicke

EAIEreignisse treten ein,

werden Workflowobjekten zugeordnet,von den Verantwortlichen qualifiziert,

in das Fremdverfahren exportiert.

EDIB2B Nachrichten gehen ein,

werden Workflowobjekten zugeordnet,von den Sachbearbeitern bestätigt,

in das ERP-System exportiert.

ebppElectronic billing, presentment and payment

Forderungen entstehen,werden Aufträgen zugeordnet,

gehen als Rechn. mit Werbung online,werden vom Empfänger gesichtet

und z.B. über T-pay bezahlt

re-billingRessourcenverbrauch wird gemessen,

Belastungen ermittelt,Kostenträger zugeordnet,

von den Verantwortlichen geprüft,nach Kostenart/-stelle kontiert,in das Controlling exportiert.

e-billingKosten entstehen,

werden Kostenträger zugeordnet,von den Verantwortlichen geprüft,

nach Kostenart-stelle kontiert,in die FIBU exportiert.

Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke