workom präsentation deutsch
TRANSCRIPT
alphasystems gmbh
Kommunikationskosten im Griff ?
e-Billing - Der Weg durch das Unternehmen
Bill Payment(Rechnungs-begleichung)
Bill Posting (Übermittlung der
Zahlungsdatenan den
Rechnungssteller)
Bill Presentment
(Rechnungs-übermittlung)
24 Mrd.Rechnungen
in 2005
9 €4,80 €
1,5 €
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
e-Billing – Ist-Zustand im Unternehmen
Rechnungs-verwaltung
Informations-mangel
ProfitCenterPhilosophie
Sammel-Kostenstelle
n
Hoher Verwaltungs
-aufwandMedienbruch
in derBuchhaltung
Controlling-Anforderungen
SteuerlicheAnforderungen
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
e-Billing - Zielsetzung
Automatische Verteilung der Kosten auf KostenstellenZuordnung von Kosten bis auf MitarbeiterebeneWorkflows zur Kostenprüfung und -freigabeAutomatische Rechnungsverarbeitung in ERP-SystemenUmfangreiche Controllingmechanismen zur KostentransparenzErfüllung der Wirtschaftsprüfungs-Anforderungen (GDPdU)Reduktion der Prozesskosten – Gardner-Group: „nie war der ROI schneller zu erreichen !“
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
e-Billing – Die Lösung - Workom
Empfangen
Empfangen derRechnung,
Prüfung
Konvertieren
Konvertierung,Prfüsummen
Verteilen
Verteilung,Verwaltung,Zuordnung
und Einsammeln
Organisieren
Workflow,Freigabe, Abrechnung, Prüfung der
Rechnungsdaten
Controllen
Controlling, diverse Reports,
Missbrauchs-Reporting,Schnittstellen
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
e-Billing – warum Internet/Intranet
Einfache Erweiterung
Keine Client-Installation
Standort-übergreifend
Rund um die Uhrverfügbar Hohe User-
Affinität
Geringe Kosten
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
e-Billing - Ablaufdiagramm
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
e-Billing – Workom Funktionsumfang
Manuelles oder automatisches Einlesen und Konvertieren der elektronischen Rechnungsdaten mit PrüfsummenbildungKonfigurierbare Workflows bis auf Mitarbeiterebene (Ausrichtung an Geschäftsprozesse) im Intranet und per Email, SMS, etc.Freigabeprozesse für Teildaten oder GesamtrechnungenUmfangreiches RechtemanagementBeliebige Vertretungs- und VorgesetztenebenenFrei konfigurierbare EskalationsebenenBudgetwarnungen für jeden Mitarbeiter oder ganze AbteilungenSummierung von definierbaren Rechnungsobjekten (Tarife, Nummern, Kennzeichen) (z.B. für Privatabrechnungen).
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
e-Billing – noch mehr Funktionen…
Beliebe Reports und Abrechnungen für Controlling Autom. Workflow zur Telekom zur Initiierung von Geschäftsprozessen (Bestellung von Mobiltelefonen, neuen Karten, etc.)Controlling-Funktionen zur Dokumentation von Missbrauch oder Budgetüberschreitungen (z.B. 0190-Nummern)Zuordnung beliebiger Objekte zu Kostenstellen. Kostenstellen-Verwaltung.Erweiterte Vertragsverwaltungen zur Organisation-Optimierung (Mobifunk-Verträge, Leasing-Verträge, etc.)Objektverwaltung (Mobiltelefone, Fahrzeuge, etc.)Disposition von LeihobjektenImport/Export – Schnittstellen für Dritt-Systeme (ERP, CRM, etc.)Mandantenfähigu.v.m.
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
e-Billing – Workflows zur Prozessoptimierung
Vert
retu
ngse
bene
nEs
kala
tions
eben
en
Workflow
Prüfung / Freigabe
Workflow
Kontrolle / Freigabe
Workflow
Bezahlung
Eingang
Controlling
Zuordnung / Verteilung Alle relevanten Prozesse innerhalb der Rechnungsver- und bearbeitung lassen sich in Form von frei definierbaren Workflows abbilden.
Für jeden Workflow lassen sich mehrere Eskalations- und Vertretungsebenen einrichten. Damit wird gewährleistet, dass der Prozess die verschiedenen Stufen möglichst verzögerungsfrei durchläuft.
Der Workflow kann über das Intranet, Email, SMS oder andere Publikationswege vollzogen werden.
Verantwortlicher
Buchhaltung
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
e-Billing - Wirtschaftlichkeit
FestnetzProzess
Ist-Prozess: 35 min.
Workom: 10 min.
Optimierung:25 Minuten
Einsparung:21 Std./Monat
MobilfunkProzess
Ist-Prozess: 26 min.
Workom: 8 min.
Optimierung:18 Minuten
Einsparung:120 Std./Monat
Verwaltung
Ist-Prozess: 32 min.
Workom: 16 min.
Optimierung:16 Minuten
Einsparung:120 Std./Monat
Kosten
Ist-Kosten: 70 Euro
Workom: ca 8%Kostensenkung
Einsparung:ca. 2400 €/Mon.
Basis: 400 Mobilfunk-, 50 Festnetzanschlüsse
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
e-Billing - Wirtschaftlichkeit
Telefonie
Telefonie
Administra tion
Administra tion
Prozesskosten
Prozesskosten
0 10 20 30 40 50 60 70 80
Mit Workom
Vorher
Kosten pro Anschluss pro Monat
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
Einsparung von 35 Euro pro Telefon, entspricht einemPotential von fast 70%
e-Billing – Vorteile für den Kunden
Prozesskostenersparnis bis zu 70%Vollständige KostentransparenzAnalyse der NutzungsverhaltensNahtlose Integration in die IT-LandschaftLange Lebensdauer durch hohe AdaptierbarkeitStringenter ProzessablaufAmortisation der Kosten in ca. 4-6 MonatenStandortunabhängige/-übergreifende VerwaltungSchnelle ImplementierungGeringe Schulungskosten
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
e-Billing – Vorteile für den Kunden
Hr. Kraut, eurocopter Donauwörth:
„Dank Workom sind unsere Verwaltungskosten im Mobilfunkbereich um fast 60% gesunken.Die Software spart uns viel Zeit, Geld und Arbeit.“
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
e-Billing – Produktübersicht
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
Hoch
•Performancegrenzen•Erweiterungsgrenzen• Integration begrenzt
• Individuelle Anpassungen•Kompletter Funktionsumfang
nutzbar•Kundenspezifische
Leistungsverrechnung
•Mehr Funktionen notwendig•Vertrauen in e-Billing
vorhanden•weitere Optimierung
Workom ASP
Mittel
•Anpassungen nur marginal•Performancegrenzen•eingeschränkter
Funktionsumfang
• Einheitliche Datenbasis für ALLE Kommunikationskosten
• Eigene Stammdaten-Zuordnungen
• Einfacher Einstieg, geringe Investition
• Keine zentrale Datenhaltung• Transparenz erwünscht• Geringes Vertrauen in e-Billing• Optimierungswunsch
WorKom Portal
Sehr Hoch
•Abrechnung nach Aufwand• Investitionsaufwand
•Horizontale und vertikale Erweiterungen
•Höchste Integration•Skalierbarkeit•Höchste Prozess-Optimierung
•Synergien nutzen•Vertrauen hoch•Ausnutzung aller
Optimierungsmöglichkeiten•Hohe Integrationsanforderung
WorKom Master
Prozess-optimierung
Vorteil
Kundensituation
Produkt
Nachteil
alphasystems - Referenzen
u.v.m.
e-Billing – Wer sind wir
alphasystems gmbhkirchbergstr. 2386157 augsburg
0821-50981-00821-50981-509info@alphasystems.comwww.alphasystems.com
e-Billing – Ausblicke
EAIEreignisse treten ein,
werden Workflowobjekten zugeordnet,von den Verantwortlichen qualifiziert,
in das Fremdverfahren exportiert.
EDIB2B Nachrichten gehen ein,
werden Workflowobjekten zugeordnet,von den Sachbearbeitern bestätigt,
in das ERP-System exportiert.
ebppElectronic billing, presentment and payment
Forderungen entstehen,werden Aufträgen zugeordnet,
gehen als Rechn. mit Werbung online,werden vom Empfänger gesichtet
und z.B. über T-pay bezahlt
re-billingRessourcenverbrauch wird gemessen,
Belastungen ermittelt,Kostenträger zugeordnet,
von den Verantwortlichen geprüft,nach Kostenart/-stelle kontiert,in das Controlling exportiert.
e-billingKosten entstehen,
werden Kostenträger zugeordnet,von den Verantwortlichen geprüft,
nach Kostenart-stelle kontiert,in die FIBU exportiert.
Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke