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FICHA DE DESCRIPCIÓN DE

PROCESOS

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MACROPROCESOS

1. Docencia

2. Investigación

3. Extensión

4. Vinculación

5. Gestión

DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y

PROCEDIMIENTO

PROCESO

Conjunto de actividades

mutuamente relacionadas o que

interactúan, las cuales

transforman elementos de

entrada en resultados.

PROCEDIMIENTO

Es una serie de actividades relacionadas entre sí y ordenadas cronológicamente, que muestran la forma establecida en qué se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quién, qué, cómo, cuándo, dónde y con qué se realiza cada una de las actividades

PROCESO PRODUCTIVO

MAPA DE PROCESO GENERAL DE LA UAEH

IMPLEMENTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN

PROCESOS

I.

Identificació

n de procesos

II.

Planificación de los

procesos III. Implementación y medición de los

procesos IV.

Análisis del proceso

V.

Corrección y mejora

del proceso

a) Defina el propósito

de la organización.

Mediante la

identificación de sus

clientes y otras partes

interesadas así como

de sus necesidades y

expectativas.

b)Defina los objetivos y

políticas.

Basado en el análisis

del propósito de la

organización defina los

objetivos y políticas del

proceso.

c)Determine los

procesos.

Los necesarios

para alcanzar

los resultados

establecidos.

d)Defina la

secuencia en

los procesos.

I. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

II. PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

a) Defina las actividades dentro del proceso:

Determine las actividades necesarias para lograr

los resultados planificados;

Determine como se llevara a cabo cada

actividad.

c) Defina los requisitos de seguimiento y medición:

Determine dónde y cómo deberán aplicarse el

seguimiento y medición.

III. IMPLEMENTACIÓN Y MEDICIÓN DE LOS

PROCESOS

a) Implemente los procesos y sus actividades tal

como se planificó;

a) Aplique los controles y realice el seguimiento y

las mediciones planificadas.

IV. ANÁLISIS DEL PROCESO

a) Analice y evalúe la información del proceso

obtenida, mediante el seguimiento y la medición

aplicadas, con el propósito de cuantificar el

desempeño del proceso.

a) Compare los resultados de la información del

desempeño con los requisitos definidos, para

confirmar la eficacia y eficiencia del proceso.

V. CORRECCIÓN Y MEJORA DEL PROCESO

La organización deberá enfocar sus esfuerzos en

acciones para mejorar el desempeño del proceso

de manera continua.

Cuando, cada tarde, se sentaba el gurú

para las prácticas del culto, siempre

andaba por allí el gato del ashram (lugar

de retiro espiritual) distrayendo a los

fieles. De manera que ordenó el gurú que

ataran el gato durante el culto de la tarde.

Mucho después de haber muerto el gurú,

seguían atando al gato durante el

referido culto. Y cuando el gato murió,

llevaron otro gato al ashram para poder

atarlo durante el culto vespertino.

Siglos más tarde, los discípulos del gurú

escribieron doctos tratados acerca del

importante papel que desempeña el gato

en la realización de un culto como es

debido.

De Mello

Algunas características de la

descripción de procesos son:

• Un proceso bien descrito puede ser

comunicado y enseñado, reforzando las

posibilidades de la capacitación y de la

inducción.

• Es una oportunidad de reforzar la

comunicación y la participación, ya que la

descripción de procesos requiere del aporte de

todos.

• Se logra mejor control con el conocimiento de

cómo se hacen las cosas, se refuerza el

trabajo de la auditoría.

• Cuando el trabajo es conocido, se incrementa

la posibilidad de trabajar en equipo y hay

menores motivos de conflicto. En

consecuencia, aumenta la motivación.

• Un proceso descrito se hace visible, deja de

estar operando en forma subconsciente.

• El trabajo se orienta a describir lo que se hace

y a garantizar que así se hace.

• Permite dejar bien establecidas las fronteras y

responsabilidades.

INSTRUCCIONES

1. Colocar el logotipo de la dependencia, centrar en la celda;

2. Dependencia responsable del proceso: poner el nombre de la dependencia

de la cual se describe el proceso, con letra Arial 12, centrar en la celda;

3. Fecha de elaboración: citar la fecha en que se elabora por primera vez la

ficha de descripción de proceso, colocando el día, mes y año a dos dígitos

(dd/mm/aa), con letra Arial 12, centrar en la celda;

4.Fecha de actualización: mencionar la fecha de actualización, colocando el

día, mes y año a dos dígitos (dd/mm/aa), con letra Arial 12, centrar en la

celda;

5. Versión: poner el número de versión, si se realiza por primera vez será la

versión 1, si se le hacen cambios será la versión 2 y así sucesivamente

hasta un límite de 5 versiones, una vez dado este número de versiones se

reinicia la numeración, con letra Arial 12;

6. Nombre del proceso: dar un nombre al proceso (corto pero descriptivo),

debe declarar una acción, debe abarcar todo el proceso en cuestión, con

letra Arial 12;

7. Objetivo del proceso: poner el objetivo del proceso, alineado a la misión

y visión institucional con letra Arial 12;

8. Alcance: citar el número de dependencias, departamentos o áreas según

sea el caso que abarca el proceso, con letra Arial 12;

9. Políticas de Operación: nombrar aquellas políticas que sirven como

líneas de acción para la operación del proceso;

10. Proveedor: mencionar los proveedores que proporcionan las entradas

al proceso. Pueden ser internos o externos;

11. Entrada: listar lo que el proceso necesita para generar las salidas, con

letra Arial 12;

12. Especificación de las entradas: especificar las características que se

requiere de cada una de las entradas, con letra Arial 12;

13. Proceso: nombrar la(s) actividad(es) que transforma(n) la entrada en

salida, con letra Arial 12;

14. Salida: listar lo que el proceso provee (producto o servicio), con letra Arial

12;

15. Especificación de la salida: mencionar las características que debe

contener la salida y puede tomarse en cuenta lo que el cliente o usuario

requiere, con letra Arial 12;

16. Cliente: listar al cliente o usuario de cada salida, con letra Arial 12;

17. Elaboró: nombrar a la persona que elabora la ficha de descripción de

proceso, con letra Arial 12;

18. Actualizó: citar a la persona que revisa (titular de la dependencia), con

letra Arial 12.

EJEMPLO

Hallazgos al respecto de la

auditoria externa

Tipo: 01

Criterio: 4.1. ISO 9001:2008

Sistema: SGC

Descripción del hallazgo:

Observación abierta de la auditoría anterior: No en todos los procesos han sido

completamente identificados los procesos contratados externamente por lo que no

han sido definidos dentro del SGC el tipo y grado de control necesarios (ej. en

docencia, entidades certificadoras como CONOCER y CIDFOR; en estudios de

opinión, subcontratación de muestrista, encuestadores y capturistas; Dirección

Universitaria de Idiomas, entidades certificadoras del idioma inglés, International

Trinity College London; para asignaturas y eventos de emprendurismo ponentes

en escuela superior de Zimapán; ponentes y facilitadores para conferencias y

eventos de propiedad intelectual y derechos de autor; mantenimiento externo en

escuela superior de Zimapán, para casos particulares como filtraciones de agua

en domos y mantenimiento a subestación eléctrica.

Descripción del requisito incumplido:

En los casos en que la organización opte por contratar externamente cualquier

proceso que afecte a la conformidad del producto con los requisitos, la

organización debe asegurarse de controlar tales procesos.

El tipo y grado de control a aplicar sobre dichos procesos contratados

externamente debe estar definido dentro del sistema de gestión de la calidad.

PROPUESTA:

Secretaría General con el apoyo de la Dirección

de Gestión de la Calidad elaborará un proceso

para homogeneizar la contratación de servicios

externos (personas morales y físicas) incluyendo

el control de los mismos, de ahí que se

desprendan los procedimientos necesarios para

darlos a conocer a todas las dependencias.

Tipo: 04

Criterio: 7.1. ISO 9001:2008

Sistema: SGC

Descripción del hallazgo:

Durante la Auditoría a la Coordinación de la División de Docencia, se detectó que

sus actividades solo se han enfocado en la atención a las solicitudes de servicio,

sin que hayan tomado en cuenta el planteamiento de acciones para dar

cumplimiento a los Objetivos Estratégicos y Proyectos indicativos establecido en el

PDI. Por ejemplo: Innovación educativa en programas de licenciatura.

Descripción del requisito incumplido:

La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la

realización del producto. La planificación de la realización del producto debe ser

coherente con los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de la

calidad (véase 4.1).Durante la planificación de la realización del producto, la

organización debe determinar, cuando sea apropiado, lo siguiente:

a) los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto

PROPUESTA:

La Coordinación de la División de Docencia elabore

los procesos necesarios de acuerdo a los objetivos

estratégicos y proyectos indicativos establecidos en

el PDI.

Tipo: 05

Criterio: 7.3. ISO 9001:2008

Sistema: SGC

Descripción del hallazgo:

No en todos los casos en los que el Diseño y Desarrollo es aplicable se han

determinado de forma clara las etapas de revisión, verificación y validación, así

como los registros necesarios para dar evidencia del cumplimiento de la etapa

correspondiente ej. Diseño y desarrollo de software en la Dirección de

Modernización y Sistemas; Sistemas y diseño, desarrollo y actualización de

planes y programas de estudio de posgrado; Diseño Institucional

Descripción del requisito incumplido:

La organización debe planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto.

Durante la planificación del diseño y desarrollo la organización debe

determinar:

a) las etapas del diseño y desarrollo, b) la revisión, verificación y validación,

apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo, y c) las responsabilidades

y autoridades para el diseño y desarrollo.

La organización debe gestionar las interfaces entre los diferentes grupos

involucrados en el diseño y desarrollo para asegurarse de una comunicación

eficaz y una clara asignación de responsabilidades.

PROPUESTA:

DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN Y SISTEMAS:

Elabore proceso para Diseño y Desarrollo de Software incluyendo en forma

precisa las características de la salida y posteriormente elaborar el indicador

que permita medir y en su caso retroalimentar el proceso así como llevar los

registros de dichas mediciones.

DIRECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO:

Hacer lo mismo para el Diseño, Desarrollo y Actualización de Planes y

Programas de Estudio de posgrado, en caso de que esto corresponda a los

Institutos, solo justificarlo mediante un documento y hacer el levantamiento de

la acción correspondiente.

NOTA:

Esto incluye a las dependencias que les aplique.

Es importante seguir el

procedimiento correspondiente

que establece el levantar la

acción correctiva, dar

seguimiento y cerrarla.