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FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTOCódigo:FO-EM.01Versión: 01Fecha: Febrero de 2017

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CORRECCIÓN CAUSA RAÍZ ACCIÓN CORRECTIVA RESPONSABLE FECHA DE LOGRO

1

No se evidencia trazabilidad entre lo que expresan los siguientes procedimientos y lo que ejecutan en las labores diarias:

-Gestión del presupuesto.-Contabilidad.-Administración de la Tesorería. -Administración de la información.-Mantenimiento y expansión.-Asistencia técnica.-Contratación.-Administración de bienes.-Mantenimiento de infraestructura.-Administración de seguros (falta lista de bienes y personas aseguradas).-Control de registros.-Gestión documental.-Atención a las PQRS.

5.4.28.2.34.2.4

Socializar e implementar con el directo responsable de la ejecución los procedimientos mencionados

- No se realizó una adecuada inducción a los responsables de los procesos

-No se realiza verificación a la adherencia de los procesos y procedimientos institucionales

-Realizar la inducción y evaluación a los responsables de cada Proceso.

- Realizar acto administrativo para la conformación del comité de calidad y MECI, donde se definan los Auditores Internos.

-Programar dentro del cronograma de Auditorías internas la Adherencia a los procesos y procedimientos institucionales.

- Ejecutar el plan de Auditorías.

-Seguimiento al cumplimiento del cronograma de Auditorías

Líder del Proceso de Talento Humano

Líderes de procesos y Asesor Jurídico

Comité de Calidad y Auditores internos

Auditores Internos

Gerente

28 de Febrero de 2017

28 Febrero de 2017


31 de Diciembre de 2017

Trimestral(Mayo, Agosto, Noviembre)

2

No se evidencia que se dé cumplimiento a los procedimientos de:-Alumbrado navideño-Inducción y reinducción.-Evaluación al personal- Evaluación al Sistema de Control Interno.-Control de servicio no conforme.-Medición y análisis a la

4.14.2.45.4.27.5.37.5.58.2.18.2.3

Socializar e implementar con el directo responsable de la ejecución de los procedimientos mencionados

- No se realizó una adecuada inducción a los responsables de los procesos

-No se realiza verificación a la adherencia de los procesos y procedimientos institucionales

-Realizar la inducción y evaluación a los responsables de cada Proceso.

- Realizar acto administrativo para la conformación del comité de calidad y MECI, donde se definan los Auditores


Líderes de procesos y Asesor Jurídico


28 Febrero de 2017

COPIA CONTROLADA Página 1 de 13


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satisfacción del cliente.-Acciones correctivas.- Acciones preventivas -Acciones de mejora.-Seguimiento a los planes de mejoramiento.-Mejora continua.

Internos.

-Programar dentro del cronograma de Auditorías internas la Adherencia a los procesos y procedimientos institucionales.

- Ejecutar el plan de Auditorías.

-Seguimiento al cumplimiento del cronograma de Auditorías

Comité de Calidad y Auditores internos

Auditores Internos

Gerente


31 de Diciembre de 2017

Trimestral(Mayo, Agosto, Noviembre)

Tienen actualizado el plan de acción con fecha de corte al 30 de septiembre, sin embargo, este no ha sido presentado a la junta directiva y equipo de trabajo.

No se evidencia el Plan de comunicaciones actualizado de manera que se definan los instrumentos adecuados de comunicación, así mismo en la página web no está disponible la información, debido a que se encuentra en construcción.

Realizar y Presentar a la junta directiva y al equipo de trabajo el plan de acción para el periodo

Actualizar el plan comunicaciones con todos los requerimientos Normativos e instrumentos de comunicación

-No se cuenta con un procedimiento de planeación de la organización donde se establezca la ruta del plan de acción de la Gerencia y de cada proceso.

El plan de comunicación carece de instrumentos y medios requeridos para divulgar, socializar e informar.

No se cuenta con un responsable directo

-Documentar, socializar e implementar el procedimiento de planeación

El Plan de Acción se presentó a la Junta DirectivaY se hizo socialización de los avances en concordancia con el plan de desarrollo del municipio.

-Ajustar y actualizar el plan de comunicación definiendo los canales para cada tipo de información interna y externa.

Establecer los responsables de las actividades del plan

Gerente, Representante de la Dirección, Directores y Asesor Jurídico

Gerencia, Directores.

Gerente

Gerente

Marzo 15 de 2017

¿?

Marzo 31 de 2017

Marzo 31 de 2017



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3

El plan de capacitaciones no cuenta con un cronograma que permita evidenciar su cumplimiento (faltan análisis y tabulación de encuestas de evaluación de las capacitaciones así mismo acciones de mejora implementadas a las capacitaciones brindadas al personal).

Implementar el procedimiento para la capacitación de personal

para liderar el procedimiento.

- No se realizan actualizaciones normativas relacionadas con las publicaciones en la página web.

No hay adherencia al procedimiento para capacitaciones del personal

de comunicación

Actualizar la página web institucional con la información que debe publicarse.

Recibir solicitudes de necesidades de capacitación por parte del personal.

Clasificar, analizar y Priorizar las solicitudes de capacitación

Construcción Plan de Capacitación con los temas priorizados y los que la gerencia y directivos consideren de importancia para el mejoramiento de las competencias de su personal

-Implementar el plan de capacitaciones programado para el año 2017.

-realizar seguimiento a la adherencia al procedimiento

Asesor Jurídico y Líder del Proceso

Gerente y Directores


Líder de Calidad


Líder SGC

Permanente




Fechas programadas en el cronograma de capacitaciones

Semestral



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No se evidencia el plan de mantenimiento anual para equipos de información y comunicación, así mismo no se evidencian hojas de vida de información y comunicación.

-Elaborar y ejecutar el plan de mantenimiento para los equipos de información y comunicación.

-No se incluye en el Procedimiento para el mantenimiento de infraestructura y Equipos el mantenimiento de los equipos de información y computo

para capacitaciones de personal

Complementar el Procedimiento para el mantenimiento de infraestructura y equipos, con los equipos de información y cómputo

Solicitar las hojas de vida de los equipos de información y computo a la empresa de mantenimiento, con sus respectivas fichas técnicas e informes de mantenimiento

-Solicitar y verificar la aplicación del plan de mantenimiento de equipos de información y comunicación por la empresa IATECH.

-Realizar seguimiento al plan de Mantenimiento Institucional de infraestructura y equipos

Director Líder de Contratación





03 de Marzo de 2017

03 de Marzo de 2017

TrimestralAbril, Julio, Octubre, Enero

4

No se evidencia que se diligencie los siguientes formatos y planillas:

-Formato de informe de asistencia técnica.-Formato de relación de documentos al archivo central.-Formato de productos y

- Implementación de los formatos estandarizados por la institución

Desconocimiento de los diferentes formatos por los funcionarios y responsables de los procedimientos

Socializar e implementar el diligenciamiento a los formatos de:-Informe de asistencia técnica y formato de visitas.-Relación de documentos al archivo central.-productos y servicios no conformes.-Planilla de correspondencia

Secretaria General, S.G.C.

10 de Marzo de 2017



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servicios no conformes.-Planilla de correspondencia enviada.

enviada.

5

No se evidencia convocatorias realizadas y actas de reunión con los diferentes grupos de interés para construir el Plan Estratégico.

No se ha llevado a cabo la revisión por la dirección al sistema de gestión de la calidad, en donde se asegure su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad.

No se tiene establecido las actas de reuniones (excepto las de calidad) que sirvan para proporcionar evidencia.

-Planear y realizar convocatoria a los grupos de interés para socializar y evaluar la formulación del plan estratégico.

-Realizar revisión por la dirección del sistema de gestión de la calidad.

Realizar seguimiento al cumplimiento de las reuniones institucionales mediante las actas

-No se recolectaron las evidencias que demuestran la participación de la comunidad en la construcción del Plan Estratégico 2016-2026, ni su socialización

-No se realiza la planeación para el cumplimiento del procedimiento para la Revisión por la Dirección.

-No se realiza programación y seguimiento a los comités institucionales

-Realizar difusión y divulgación del Plan Estratégico 2016-2026, para todo el personal, la comunidad en general y las partes interesadas, dejando las evidencias correspondientes desde la convocatoria hasta la divulgación.

-Crear mediante acto administrativo el comité Directivo para la revisión y seguimiento de los diferentes sistemas de Gestión Institucionales

-Realizar cronograma de comités institucionales

Realizar actos administrativos de los comités institucionales que deban tenerse por Norma

Gerente, Representante de la Dirección.

Alta Dirección

Representante de la Dirección y Líderes de Procesos

Gerente y Asesor Jurídico

31 de Marzo de 2017


03 de Marzo de 2017




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Socializar cronograma de reuniones con el personal, coordinadores de los comités con los formatos a aplicar.

Ejecución cronograma de Reuniones

Seguimiento al cumplimiento del cronograma de comités Institucionales

Responsable del proceso de Talento Humano

Coordinadores de Comités

Líder MECI

10 de Marzo de 2017

En las Fechas Programadas en el cronograma de comités

Trimestral Abril, Julio, Octubre y Enero

6

Se evidencia que no dan cumplimiento a las Normas Internacionales Contables NIC / NIIF y a la fecha no han ingresado los informes correspondientes a los meses de marzo, junio y septiembre. Tampoco se ha presentado el informe de convergencia a 31 de diciembre de 2015.

El Impuesto de industria y comercio no se le ha pagado al Municipio de Sabaneta porque EAPSA le debe al Municipio aproximadamente 518 millones de pesos a 31 de diciembre del 2015.

-Dar aplicación y cumplimiento a las Normas Internacionales Contables NIIF.

-Revisar y analizar deuda pendiente con Municipio en Junta Directiva y

-Desconocimiento de los cambios Normativos relacionados con el procedimiento contable y los informes a reportar.

Inadecuados seguimientos y controles a las obligaciones y cuentas por pagar de EAPSA

-presentación de informes de contabilidad pendientes relacionados con las Normas Internacionales y Próximos a cumplirse (Circular 016).

Adaptación del procedimiento contable de acuerdo a las Normas Internacionales que le apliquen

Realizar nueva verificación de los valores que se registran como adeudados al Municipio por Industria y Comercio

Contador

Contador

Contador

Febrero 28 de 2017

31 Marzo de 2017




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(Revisar Junta Directiva)

encontrar alternativas.

Programar reunión extraordinaria con la Junta Directiva para discutir situación y encontrar alternativas de solución

Realizar acercamientos con el Municipio para realizar acuerdos de pago o Propuestas para sanear estas obligaciones

Gerente

Gerente

Marzo 30 de 2017

Marzo 30 de 2017

7Se evidencia desactualizada la información de los Contratos en el SECOP, faltando por ejemplo la liquidación del contrato de obra 024 de 2016.

No se evidencia las notas de recibido a satisfacción de las facturas como lo establece el procedimiento.

Se evidencian humedades en la bodega que ponen en peligro la conservación de la mercancía.

-Dar cumplimiento a las actividades establecidas en el SECOP

-Revisar y ajustar el procedimiento de compras (recepción )

Realizar seguimiento constante al plan de mantenimiento

-No se tiene claramente definida la responsabilidad para el ingreso a la página del SECOP ni controles de remisión

-No se da cumplimiento al debido procedimiento de compras en cuanto a las actividades de verificación y recibido a satisfacción

-No se realizan reportes preventivos de deficiencias encontradas en la

-Delegar la responsabilidad de actualización de la contratación en el SECOP.

Poner al día el año 2016 con la información del SECOP

Ajustar el procedimiento de compra con los controles necesarios en la recepción de suministros y mercancias

-Socializar e implementar el procedimiento para las compras Ajustado.

Realizar reparación de las humedades de la bodega

Gerente, Asesor Jurídico

Asesor Jurídico

Director de servicios Públicos, Comité de calidad y Almacenista

Director de servicios Públicos, Comité de calidad y Almacenista

Director de servicios públicos

Diciembre 30 de 2016 (Cumplio)

Diciembre 30 de 2016 (Cumplio)

31 de Marzo de 2017

31 de Marzo de 2017

Diciembre 30 de 2016 (cumplida)



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de infraestructura infraestructura.

Fomentar la cultura de reporte de inconsistencias y del Autocontrol Líder de MECI

Permanente

8

-No cuentan con el Normograma de la Empresa de Servicios Públicos de Sabaneta EAPSA.

No se evidencio en las hojas de vida los siguientes requisitos: Contrato Nº 008 del 2016 Rubén Darío Zapata. Falta anexar la propuesta. Contrato Nº 001 del 2016 David Martínez contrato Nº1. Falta anexar la propuesta.Contrato Nº 023 del 2016 Maryline Giraldo Cano. Falta invitación de la propuesta y la aceptación.

-Elaborar políticas para la gestión del talento humano, para garantizar la permanencia y la productividad de los funcionarios dentro de la organización.

Actualizar el Listado de Documentos Externos de EAPSA

Revisar las hojas de vida de los

-No existen políticas definidas para la administración del talento y capital humano de la empresa

No se actualiza de manera permanente el Normograma Institucional con las normas relacionadas de cada dependencia.

-Incumplimiento de requisitos

Definir Políticas Institucionales para la Gestión y fomento del Capital Humano

-Implementar las actividades de administración del talento y capital humano, que conllevan a la integración, permanencia, productividad y organización del recurso humano

Identificar los cambios normativos aplicables a cada proceso

Compilar y complementar las normas que regulan las funciones y desempeño de las áreas que integran la empresa

Socializar con el personal el normograma institucional

Construir lista de chequeo

Gerente, Asesor Jurídico

Líder del proceso de Gestión de Talento Humano

Líder de Proceso

Asesor Jurídico

Líder del proceso de gestión de Talento Humano

Asesor Jurídico

Marzo 30 de 2017

Marzo 30 de 2017

10 de Marzo de 2017

31 de Marzo de 2017

10 Abril de 2017




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No se evidencia los criterios de evaluación (contribuciones, metas individuales, competencias comportamentales comunes y/o genéricas y las del nivel jerárquico y/o específicas asociadas al desempeño laboral), las cuales se deben tener en cuenta para la evaluación del personal.

No llevan a cabo el control del tiempo de respuesta a las solicitudes recibidas y no se archiva en carpetas por dependencias como lo menciona el procedimiento,solamente se cuenta con correspondencia recibida y correspondencia enviada por año.

empleados y anexar los documentos correspondientes.

-Definir los criterios generales de evaluación para el personal vinculado y contratista de la empresa.

contractuales y soportes en las hojas de vida laborales

-No se realiza medición del desempeño, del personal para el cumplimiento de metas y objetivos según funciones específicas y competencias laborales.

de los documentos que debe aportar cada contratista.

Aplicar lista de chequeo a cada hoja laboral para identificar documentos faltantes

-Solicitar a cada funcionario y contratista los documentos y certificados faltantes en su hoja de vida Laboral.

- Establecer como requisito la entrega de documentos para la contratación

-Construir Procedimiento de evaluación de competencias del personal vinculado y contratista, definiendo tiempos y formatos

Aplicación evaluaciones de competencias

Secretaria general

Asesor Jurídico

Asesor Jurídico


Jefe inmediato de cada colaborador con Asesora Jurídico y personas definidas en el procedimiento

Líder del S.G.C.


10 de Marzo de 2017

31 Marzo de 2017

31 Marzo de 2017

En los tiempos definidos en el procedimiento




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El área de Salud y seguridad en el trabajo cuenta con vigía y responsables de lo que suceda tanto en prevención de accidentes laborales como de convivencia laboral, sin embargo, no se evidencia actas de reuniones.

Se evidencia la carpeta de entrega de materiales y utensilios de protección personal, sin embargo, algunos no cuentan con la firma que soporte que recibieron dichos elementos. Por ejemplo: Merlo Villada y Byron Palacio

No se da cumplimiento al procedimiento de gestión documental

Formalizar los comités de COPASST, Gestión Ambiental, Emergencias y Convivencia Laboral

Documentar el procedimiento de

Desconocimiento del proceso de Soporte institucional por el equipo de trabajo

No se tienen definidos los comités institucionales a través de actos administrativos

No se tiene

Socializar el Proceso de Soporte institucional con el líder del proceso y su equipo de trabajo

Realizar adherencia al cumplimiento de los procedimientos del proceso y sus respectivos formatos

Realizar los actos administrativos correspondientes a los comités institucionales que deban implementarse por norma

Realizar cronograma de reuniones del COPASST, Gestión ambiental, Convencia Laboral y demás comités institucionales

Socializar el cronograma de reuniones

Elaborar Acta por cada reunión realizada.

-Documentar el procedimiento de Seguridad y Salud en el trabajo

Líder del S.G.C.

Coordinadores de ambos comités

Gerente y Asesor Jurídico

Directores y Líder de Procesos

Directores y Líder de Procesos

Secretarios de los comités asignados

Líder del de Salud y Seguridad en el trabajo

Semestral Julio y Enero

Febrero 15 de 2017

28 Febrero de 2017

28 Febrero de 2017

03 de Marzo de 2017

En las fechas programadas en el cronograma

15 Abril de 2017



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Seguridad y Salud en el Trabajo

estandarizado el procedimiento de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Socializar e implementar el procedimiento de Seguridad y Salud en el trabajo con cada uno de sus formatos

Líder del de Salud y Seguridad en el trabajo

20 de Abril de 2017

9No se presentó evidencia de haber realizado en el mes de Febrero la Evaluación del Sistema de control interno.

No se Evidencia capacitación ni apropiación del software de Mejoramiso que les permita plasmar y hacer seguimiento a las acciones de mejora, preventivas y correctivas.

No se evidencia revisión ni actualización del mapa de riesgos, y no se hace seguimiento a indicadores

Realizar los informes relacionados con el Sistema de Control Interno

Realizar Plan de capacitación sobre el aplicativo Mejoramiso

Actualizar el mapa de riesgos

No se ha implementado el sistema de control interno Institucional

No se incluye el manejo del Mejoramiso en el cronograma de capacitación de la Empresa.

No se hace análisis, evaluación ni medidas de mitigación de

-Realizar la evaluación al sistema de control interno, acorde a la Ley 87 de 1993 y desarrollar el Modelo Estándar de Control Interno- MECI, Resolución 943 de 2014.

-Realizar la Autoevaluación anual del sistema de Control Interno

Realizar evaluaciones cuatrimestrales de la Implementación del MECI

Incluir dentro del plan de capacitación el manejo de del Aplicativo del Mejoramiso y definir los roles de acuerdo a cada usuario

Construir y actualizar el Mapa de Riesgos institucional por Procesos

Representante de la Dirección,S.G.C.

Gerencia, Directores, S.G.C.

Gerencia, Directores, S.G.C.

Líder SGC

Representante de la Dirección,Directores, Líder de

Febrero 28 de 2017

Febrero 28 de 2017

Cada 4 meses

15 Abril de 2017




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de riesgo.

No se emprendieron acciones producto de los Planes de Mejoramiento de las auditorías internas y externas 2015.

No se evidenciaron indicadores y acciones tomadas producto de la mejora continua del sistema.

Realizar planes de mejoramiento de las Auditorías Internas y Externas

Definir indicadores de Calidad que permitan establecer la mejora continua del sistema

riesgos.

No se gestionan los planes de mejoramiento de las Auditorías realizadas a la Institución

No se realizan mediciones periódicas a los indicadores de los procesos y de los objetivos de calidad

Socializar el mapa de riesgos con cada uno de los líderes de procesos y explicar la metodología de la metodología

Hacer seguimiento a las acciones implementadas para seguimiento a riesgos

Levantar plan de mejoramiento de Auditoría de Control Interno

Ajustar el procedimiento de planes de mejoramiento que abarque la gestión de los planes de mejoramiento de las Auditorías Internas y Externas

Revisar y complementar el tablero de mando con los indicadores de procesos y de calidad

Definir las frecuencias de medición y los responsables

Analizar los resultados de

Procesos y S.G.C.

Representante de la Dirección,Directores, Líder de Procesos y S.G.C.

Líderes de los procesos

Comité de Calidad

Comité de Calidad

Comité de Calidad

Comité de Calidad


Con la frecuencia definida en la metodología


15 de Marzo de 2017

15 de Abril de 2017

15 de Abril de 2017

15 de Abril de 2017



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los indicadores en los comités Directivos y de Calidad

Comité de Calidad y Directivo

Elaborado por: Sistema de Gestión de Calidad Revisado y aprobado por:____________________________


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