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FICHA DE DESCRIPCIÓN DE
PROCESOS
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
MACROPROCESOS
1. Docencia
2. Investigación
3. Extensión
4. Vinculación
5. Gestión
DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y
PROCEDIMIENTO
PROCESO
Conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales
transforman elementos de
entrada en resultados.
PROCEDIMIENTO
Es una serie de actividades relacionadas entre sí y ordenadas cronológicamente, que muestran la forma establecida en qué se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quién, qué, cómo, cuándo, dónde y con qué se realiza cada una de las actividades
PROCESO PRODUCTIVO
MAPA DE PROCESO GENERAL DE LA UAEH
IMPLEMENTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN
PROCESOS
I.
Identificació
n de procesos
II.
Planificación de los
procesos III. Implementación y medición de los
procesos IV.
Análisis del proceso
V.
Corrección y mejora
del proceso
a) Defina el propósito
de la organización.
Mediante la
identificación de sus
clientes y otras partes
interesadas así como
de sus necesidades y
expectativas.
b)Defina los objetivos y
políticas.
Basado en el análisis
del propósito de la
organización defina los
objetivos y políticas del
proceso.
c)Determine los
procesos.
Los necesarios
para alcanzar
los resultados
establecidos.
d)Defina la
secuencia en
los procesos.
I. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
II. PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
a) Defina las actividades dentro del proceso:
Determine las actividades necesarias para lograr
los resultados planificados;
Determine como se llevara a cabo cada
actividad.
c) Defina los requisitos de seguimiento y medición:
Determine dónde y cómo deberán aplicarse el
seguimiento y medición.
III. IMPLEMENTACIÓN Y MEDICIÓN DE LOS
PROCESOS
a) Implemente los procesos y sus actividades tal
como se planificó;
a) Aplique los controles y realice el seguimiento y
las mediciones planificadas.
IV. ANÁLISIS DEL PROCESO
a) Analice y evalúe la información del proceso
obtenida, mediante el seguimiento y la medición
aplicadas, con el propósito de cuantificar el
desempeño del proceso.
a) Compare los resultados de la información del
desempeño con los requisitos definidos, para
confirmar la eficacia y eficiencia del proceso.
V. CORRECCIÓN Y MEJORA DEL PROCESO
La organización deberá enfocar sus esfuerzos en
acciones para mejorar el desempeño del proceso
de manera continua.
Cuando, cada tarde, se sentaba el gurú
para las prácticas del culto, siempre
andaba por allí el gato del ashram (lugar
de retiro espiritual) distrayendo a los
fieles. De manera que ordenó el gurú que
ataran el gato durante el culto de la tarde.
Mucho después de haber muerto el gurú,
seguían atando al gato durante el
referido culto. Y cuando el gato murió,
llevaron otro gato al ashram para poder
atarlo durante el culto vespertino.
Siglos más tarde, los discípulos del gurú
escribieron doctos tratados acerca del
importante papel que desempeña el gato
en la realización de un culto como es
debido.
De Mello
Algunas características de la
descripción de procesos son:
• Un proceso bien descrito puede ser
comunicado y enseñado, reforzando las
posibilidades de la capacitación y de la
inducción.
• Es una oportunidad de reforzar la
comunicación y la participación, ya que la
descripción de procesos requiere del aporte de
todos.
• Se logra mejor control con el conocimiento de
cómo se hacen las cosas, se refuerza el
trabajo de la auditoría.
• Cuando el trabajo es conocido, se incrementa
la posibilidad de trabajar en equipo y hay
menores motivos de conflicto. En
consecuencia, aumenta la motivación.
• Un proceso descrito se hace visible, deja de
estar operando en forma subconsciente.
• El trabajo se orienta a describir lo que se hace
y a garantizar que así se hace.
• Permite dejar bien establecidas las fronteras y
responsabilidades.
INSTRUCCIONES
1. Colocar el logotipo de la dependencia, centrar en la celda;
2. Dependencia responsable del proceso: poner el nombre de la dependencia
de la cual se describe el proceso, con letra Arial 12, centrar en la celda;
3. Fecha de elaboración: citar la fecha en que se elabora por primera vez la
ficha de descripción de proceso, colocando el día, mes y año a dos dígitos
(dd/mm/aa), con letra Arial 12, centrar en la celda;
4.Fecha de actualización: mencionar la fecha de actualización, colocando el
día, mes y año a dos dígitos (dd/mm/aa), con letra Arial 12, centrar en la
celda;
5. Versión: poner el número de versión, si se realiza por primera vez será la
versión 1, si se le hacen cambios será la versión 2 y así sucesivamente
hasta un límite de 5 versiones, una vez dado este número de versiones se
reinicia la numeración, con letra Arial 12;
6. Nombre del proceso: dar un nombre al proceso (corto pero descriptivo),
debe declarar una acción, debe abarcar todo el proceso en cuestión, con
letra Arial 12;
7. Objetivo del proceso: poner el objetivo del proceso, alineado a la misión
y visión institucional con letra Arial 12;
8. Alcance: citar el número de dependencias, departamentos o áreas según
sea el caso que abarca el proceso, con letra Arial 12;
9. Políticas de Operación: nombrar aquellas políticas que sirven como
líneas de acción para la operación del proceso;
10. Proveedor: mencionar los proveedores que proporcionan las entradas
al proceso. Pueden ser internos o externos;
11. Entrada: listar lo que el proceso necesita para generar las salidas, con
letra Arial 12;
12. Especificación de las entradas: especificar las características que se
requiere de cada una de las entradas, con letra Arial 12;
13. Proceso: nombrar la(s) actividad(es) que transforma(n) la entrada en
salida, con letra Arial 12;
14. Salida: listar lo que el proceso provee (producto o servicio), con letra Arial
12;
15. Especificación de la salida: mencionar las características que debe
contener la salida y puede tomarse en cuenta lo que el cliente o usuario
requiere, con letra Arial 12;
16. Cliente: listar al cliente o usuario de cada salida, con letra Arial 12;
17. Elaboró: nombrar a la persona que elabora la ficha de descripción de
proceso, con letra Arial 12;
18. Actualizó: citar a la persona que revisa (titular de la dependencia), con
letra Arial 12.
EJEMPLO
Hallazgos al respecto de la
auditoria externa
Tipo: 01
Criterio: 4.1. ISO 9001:2008
Sistema: SGC
Descripción del hallazgo:
Observación abierta de la auditoría anterior: No en todos los procesos han sido
completamente identificados los procesos contratados externamente por lo que no
han sido definidos dentro del SGC el tipo y grado de control necesarios (ej. en
docencia, entidades certificadoras como CONOCER y CIDFOR; en estudios de
opinión, subcontratación de muestrista, encuestadores y capturistas; Dirección
Universitaria de Idiomas, entidades certificadoras del idioma inglés, International
Trinity College London; para asignaturas y eventos de emprendurismo ponentes
en escuela superior de Zimapán; ponentes y facilitadores para conferencias y
eventos de propiedad intelectual y derechos de autor; mantenimiento externo en
escuela superior de Zimapán, para casos particulares como filtraciones de agua
en domos y mantenimiento a subestación eléctrica.
Descripción del requisito incumplido:
En los casos en que la organización opte por contratar externamente cualquier
proceso que afecte a la conformidad del producto con los requisitos, la
organización debe asegurarse de controlar tales procesos.
El tipo y grado de control a aplicar sobre dichos procesos contratados
externamente debe estar definido dentro del sistema de gestión de la calidad.
PROPUESTA:
Secretaría General con el apoyo de la Dirección
de Gestión de la Calidad elaborará un proceso
para homogeneizar la contratación de servicios
externos (personas morales y físicas) incluyendo
el control de los mismos, de ahí que se
desprendan los procedimientos necesarios para
darlos a conocer a todas las dependencias.
Tipo: 04
Criterio: 7.1. ISO 9001:2008
Sistema: SGC
Descripción del hallazgo:
Durante la Auditoría a la Coordinación de la División de Docencia, se detectó que
sus actividades solo se han enfocado en la atención a las solicitudes de servicio,
sin que hayan tomado en cuenta el planteamiento de acciones para dar
cumplimiento a los Objetivos Estratégicos y Proyectos indicativos establecido en el
PDI. Por ejemplo: Innovación educativa en programas de licenciatura.
Descripción del requisito incumplido:
La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la
realización del producto. La planificación de la realización del producto debe ser
coherente con los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de la
calidad (véase 4.1).Durante la planificación de la realización del producto, la
organización debe determinar, cuando sea apropiado, lo siguiente:
a) los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto
PROPUESTA:
La Coordinación de la División de Docencia elabore
los procesos necesarios de acuerdo a los objetivos
estratégicos y proyectos indicativos establecidos en
el PDI.
Tipo: 05
Criterio: 7.3. ISO 9001:2008
Sistema: SGC
Descripción del hallazgo:
No en todos los casos en los que el Diseño y Desarrollo es aplicable se han
determinado de forma clara las etapas de revisión, verificación y validación, así
como los registros necesarios para dar evidencia del cumplimiento de la etapa
correspondiente ej. Diseño y desarrollo de software en la Dirección de
Modernización y Sistemas; Sistemas y diseño, desarrollo y actualización de
planes y programas de estudio de posgrado; Diseño Institucional
Descripción del requisito incumplido:
La organización debe planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto.
Durante la planificación del diseño y desarrollo la organización debe
determinar:
a) las etapas del diseño y desarrollo, b) la revisión, verificación y validación,
apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo, y c) las responsabilidades
y autoridades para el diseño y desarrollo.
La organización debe gestionar las interfaces entre los diferentes grupos
involucrados en el diseño y desarrollo para asegurarse de una comunicación
eficaz y una clara asignación de responsabilidades.
PROPUESTA:
DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN Y SISTEMAS:
Elabore proceso para Diseño y Desarrollo de Software incluyendo en forma
precisa las características de la salida y posteriormente elaborar el indicador
que permita medir y en su caso retroalimentar el proceso así como llevar los
registros de dichas mediciones.
DIRECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO:
Hacer lo mismo para el Diseño, Desarrollo y Actualización de Planes y
Programas de Estudio de posgrado, en caso de que esto corresponda a los
Institutos, solo justificarlo mediante un documento y hacer el levantamiento de
la acción correspondiente.
NOTA:
Esto incluye a las dependencias que les aplique.
Es importante seguir el
procedimiento correspondiente
que establece el levantar la
acción correctiva, dar
seguimiento y cerrarla.
