table displays and charity fair events - america's charities · title: microsoft word - table...

Table  Displays  and  Events  

Most  private  and  public  campaign  activities  may  include  employee  fairs,  agency  kickoffs  and  speaking  engagements.    Make  the  most  of  your  opportunity  with  this  advice:  

PREPARE  IN  ADVANCE  

• Get  all  the  details  from  the  event’s  representative  • Use  Google  maps  • Know  where  there  is  parking  or  public  transportation  access  • What  are  the  specific  security  requirements  for  this  agency?  • Call  and  confirm  event  details  24-­‐28  hours  before  you  go  (cancellations  can  happy  last  minute)  • Dress  neatly,  wear  comfortable  shoes  • Utilize  a  sturdy  carrier  for  transporting  your  materials  • Do  not  bring  too  many  materials,  it’s  overwhelming  • Give  yourself  plenty  of  time  and  arrive  early  to  select  the  best  table  • The  second  or  third  table  from  the  door  may  have  better  visibility,  choose  table  facing  door  

where  attendees  enter.  

SETTING  UP  

• Greet  the  coordinator  and  express  thanks  for  the  invitation  • If  possible  bring  a  tablecloth  with  your  logo  on  it,  and  make  sure  the  table  is  wiped  down  before  

covering  it  • Utilize  brochure  holders  to  keep  the  table  neat  and  organized  • Bring  candy  • Place  any  extra  materials  under  the  table  and  out  of  sight  • Determine  best  place  to  stand  (in  back,  front  or  side)  

RELATIONS  

• Make  a  connection  with  each  person  • Let  them  know  of  possible  opportunities  they  can  get  involved  (monetary  and/or  material  

donation  as  well  as  volunteering  opportunities)  • Warmly  greet  and  say  “Thank  You”  to  every  visitor  

AFTER    

• Check  with  the  events  coordinator  to  see  if  there  is  an  informational  table  or  kiosk  to  leave  your  organization’s  brochures  upon  departure  

• Thank  the  coordinator  immediately  after  the  event  and  follow  up  with  an  email  note  of  appreciation.