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Séminaire CETOSéminaire CETOHEC MontréalHEC Montréal
Février 2004
Renouvellement de la prestation de services à la Régie des rentes du Québec
«Gestion de sa transformation organisationnelle »
2
Plan
1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services
2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats
3. Échanges
3
Plan
1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services
2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats
3. Échanges
4
Mission de la RRQ
Sensibiliser les citoyennes et les citoyens à la nécessité de se constituer un revenu suffisant pour la retraiteOffrir aux travailleuses et aux travailleurs qui ont suffisamment cotisé au régime de rentes du Québec, ainsi qu’à leurs proches, une protection financière de base au moment de la retraite, du décès ou en cas d’invaliditéAdministrer le régime de prestations familiales et assurer le paiement des allocations familiales et des allocations pour enfant handicapéSurveiller les régimes complémentaires de retraite au moyen d’activités de vérification et de prévention
5
Planification stratégique 2002-2007
Vers une autonomie financière à la retraite accessible à tous les québécois.
Enjeux:
Renforcer la connaissance du système de sécurité financière à la retraiteAssurer l’autonomie financière des Québécois à leur retraite.Étendre notre influence auprès des citoyens et le milieu gouvernemental.S’acquitter de notre mission avec performance.
Parmi les moyens:Favoriser l’autonomie du client
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Planification stratégique RRQ et le renouvellement de sa prestation de service
« RPS »
Nos orientations stratégiques
Informer et former les citoyens en matière de sécurité financière à la retraite
Consolider le système de sécurité financière à la retraite
Hausser notre notoriété, mettre à profit et partager notre expertise
Créer et développer des partenariats
Viser un niveau élevé de performance dans nos activités et notre prestation de services au citoyen
La contribition du RPS
Fournir davantage l'information de sensibilisation à la sécurité financière directement accessible en tout temps par les citoyens
D’ici à 2007, augmenter à 80% le pourcentage de travailleurs québécois gagnant plus de 20 000$ et ayant épargné régulièrement dans un régime complémentaire de retraite ou un REER.
Rendre plus accessible, conviviaux, facilement compréhensibles et «pratico-pratiques» les produits et services du RPS
Faire profiter l’appareil gouvernemental de nos solutions d’affaires en matière de RPS, voire même, développer des travaux en équipe multi-partenaires :CARRA, SQAG, SQCA, CEFRIO
D’ici à 2007, offrir par voie électronique 70% de nos produits et services et en faire la promotion auprès des citoyens
Informer les citoyens sur les éléments de base des régimes publics de retraiteD'ici 2007, augmenter à 2700 le nombre de visites par jour du site Internet de la Régie
D’ici à 2007, augmenter à 65% le pourcentage de Québécois ayant commencé leur préparation financière en vue de la retraite autrement que par des cotisations au Régime de rentes du Québec.
D’ici à 2007, participer à des réseaux d’échange en matière de prestation de service aux citoyens avec d’autres organismes publics
Établir des ententes de partenariats avec les partenaires pertinents de placements publics et privés qui ont la mission ou l’intérêt de susciter l’épargne personnelle et l’épargne dans un RÉER
Profiter de l'interactivité du Web pour faciliter la demande de service des clientset favoriser le traitement des demandes sans intervention humaine
Développer un outil personalisé de simulation des revenus à la retraiteet amener plus de 20% des cotisants à utiliser cet outil d'ici 2007
Adapter la mise en œuvre du RPS en cours de route afin d’être aligner sur les besoins, le comportement et les attentes des clients et sur le plan directeur des services à la clientèle
Nos orientations stratégiques
Informer et former les citoyens en matière de sécurité financière à la retraite
Consolider le système de sécurité financière à la retraite
Hausser notre notoriété, mettre à profit et partager notre expertise
Créer et développer des partenariats
Viser un niveau élevé de performance dans nos activités et notre prestation de services au citoyen
La contribition du RPS
Fournir davantage l'information de sensibilisation à la sécurité financière directement accessible en tout temps par les citoyens
D’ici à 2007, augmenter à 80% le pourcentage de travailleurs québécois gagnant plus de 20 000$ et ayant épargné régulièrement dans un régime complémentaire de retraite ou un REER.
Rendre plus accessible, conviviaux, facilement compréhensibles et «pratico-pratiques» les produits et services du RPS
Faire profiter l’appareil gouvernemental de nos solutions d’affaires en matière de RPS, voire même, développer des travaux en équipe multi-partenaires :CARRA, SQAG, SQCA, CEFRIO
D’ici à 2007, offrir par voie électronique 70% de nos produits et services et en faire la promotion auprès des citoyens
Informer les citoyens sur les éléments de base des régimes publics de retraiteD'ici 2007, augmenter à 2700 le nombre de visites par jour du site Internet de la Régie
D’ici à 2007, augmenter à 65% le pourcentage de Québécois ayant commencé leur préparation financière en vue de la retraite autrement que par des cotisations au Régime de rentes du Québec.
D’ici à 2007, participer à des réseaux d’échange en matière de prestation de service aux citoyens avec d’autres organismes publics
Établir des ententes de partenariats avec les partenaires pertinents de placements publics et privés qui ont la mission ou l’intérêt de susciter l’épargne personnelle et l’épargne dans un RÉER
Profiter de l'interactivité du Web pour faciliter la demande de service des clientset favoriser le traitement des demandes sans intervention humaine
Développer un outil personalisé de simulation des revenus à la retraiteet amener plus de 20% des cotisants à utiliser cet outil d'ici 2007
Adapter la mise en œuvre du RPS en cours de route afin d’être aligner sur les besoins, le comportement et les attentes des clients et sur le plan directeur des services à la clientèle
Le RPS est aligné sur la planification stratégique de la Régie
Le RPS vise à atteindre des objectifs précis
1. Information accessible et compréhensible par le client pour exercer ses droits
2. Service à valeur ajoutée aux clients3. Élimination de contraintes au client pour
réaliser facilement ses demandes4. Service direct aux cotisants dans la
réalisation de la mission éducative de la Régie
5. Accroissement de la confiance du client dans la Régie
1. Information accessible et compréhensible par le client pour exercer ses droits
2. Service à valeur ajoutée aux clients3. Élimination de contraintes au client pour
réaliser facilement ses demandes4. Service direct aux cotisants dans la
réalisation de la mission éducative de la Régie
5. Accroissement de la confiance du client dans la Régie
1. Hausse de la renommée de la RRQ2. Amélioration de la productivité
organisationnelle pour absorber la hausse de la demande sans croissance proportionnelle des coûts d’administration
3. Élargissement du périmètre d’influence de la RRQ tant auprès de la population qu’auprès de l’industrie de la planification financière
4. Meilleure connaissance de la clientèle5. 2,5 M $ /année en 2010-2011 (phase1)
1. Hausse de la renommée de la RRQ2. Amélioration de la productivité
organisationnelle pour absorber la hausse de la demande sans croissance proportionnelle des coûts d’administration
3. Élargissement du périmètre d’influence de la RRQ tant auprès de la population qu’auprès de l’industrie de la planification financière
4. Meilleure connaissance de la clientèle5. 2,5 M $ /année en 2010-2011 (phase1)
Objectifs du RPSObjectifs du RPS
ClientsAutonomie- avec la Régie- planification Information
Transaction
Sensibilisation
Régie Performance- opérationnelle- sociétale
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Plan
1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services
2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats
3. Échanges
Actualisation du conceptActualisation du concept
Planification stratégiqueAnalyse de la clientèleVision d’affairesGestion du changement
Organisation du travailMobilisationIntégration des connaissancesCommunicationÉvaluation et mesure de l’intégration des changements
Mise en œuvre avec la participation des unités administratives (développement matriciel)
10
Actualisation du concept:Actualisation du concept:Structure matricielleStructure matricielle
Ressources utilisateurs
Ressources utilisateurs
Ressources utilisateurs
Ressources utilisateurs
Conception et suivi
Réalisation
Direction
Alain CyrOrientations, architecture,
intégration, assurance-qualité
Jean-Charles GodboutSoutien à la mise en oeuvre
Marc LandryGestionnaire de la mise en oeuvre
Comité desrépondants clients
Louise LabelleDirectrice du RPS
Léo-Paul FrigonVigie, innovation, évolution
Gérard ThiviergeAdjoint
COT, audit,Protection des
renseignements personnels
Alain CyrOrientations, architecture,
intégration, assurance-qualité
Jean-Charles GodboutSoutien à la mise en oeuvre
Marc LandryDirecteur de la mise en oeuvre
Comité desrépondants clients
Louise LabelleDirectrice du RPS
Léo-Paul FrigonVigie, innovation, évolution
Gérard ThiviergeAdjoint
Comité de stratégieCOT, audit,
Protection desrenseignements personnels
Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux
opérations
CommunicationsAffairesjuridiques
Ressourceshumaines
Ressourcesfinancières et
matérielles
Systèmesd'information
Performance
Aide à lafamille
Évaluation etrévision
Régimes deretraite
Président C. A.
Donald C
houinardC
oordonnateur destravaux des utilisateurs
Continuité
Évolution du portail et promotion
Évolution du portail et promotion
Ressourcesutilisateurs
Solution applicative
Michel Denommé
à la retraite
Infrastructure développement
et méthodologie
Ressources DSI Ress. DSI
Équipe de réalisationfonctionnalité #1
Équipe de réalisationfonctionnalité #2
Ress. DSI
Équipe de réalisationGestion des données SécuritéI
Équipe de réalisationIndicateurs RPS
Infrastructure technologique
Ress. DSI
Marie H
élène Duval
Organisation du travail et
gestion du changement
Ressources DSI Ress. DSIRessources DSI
Charlotte Gagné, coordonnatrice DSI
11
Choix de la Régie de se doter d’un portail Choix de la Régie de se doter d’un portail à succès durableà succès durable
Contexte
Vision
Impacts
Décisions
Alignement besoins réels
Fiabilité technique
UtilisabilitéUtilisabilité
Adhésion
Vision d’avenir (évolution)Vision d’avenir (évolution)
Valeur ajoutéeValeur ajoutée
Fiabilité du service
Continuité,Intégrité de l’informationContinuité,Intégrité de l’information
Cat
astro
phe
Inut
ile
(She
lfwar
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BO
F (T
eflo
npo
rtail)
Suc
cès
mod
este
sS
uccè
svi
sibl
e
Suc
cès
dura
ble
Source: Synthèse de Gartner 2002
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12
Identification des objets de transformationIdentification des objets de transformation
PartenairesPartenaires
Environnement RRQEnvironnement RRQ
SystèmesSystèmes
Client
Employé RRQEmployé RRQ
Systèmes centrauxSystèmes centraux
1. Site WEB (RRQ)
4. Indicateurs de
performance
3. Services interactifs et transactionnels
WEB PartenairesWEB Partenaires
5. Référencement
extérieur
2. Refonte informationnelle
du portail
•Nouveau concept de portail par événements de vie
•Rubriques éducatives sur la sécurité financière à la retraite
•Services interactifs et transactionnels
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Dimensions d’une gestion intégrée de la Dimensions d’une gestion intégrée de la transformation organisationnelletransformation organisationnelle
StratégieCorporative (t-0)
StratégieCorporative (t-1)
(t-0) (t-1)
(t-0) (t-1)
(t-0) (t-1)
SolutionsApplicatives
HCLIENTÈLE
MISSION
Gestionnaire
Analyste
Chef
Bureau d’aide financièred’un établissement
d’enseignement
Établissementfinancier
Intervenants Demandeur d’aide
Outils systèmes
DA 1
ConvertirInformation
Supporter les analystes dans le contenu
DA 2
Validationspécialisée
Vérificateur
Valid. visuelle
VérifierValidité
Cas spéciaux
Rejoindredemandeur
VérifierConformité
Valider oublis
DemandeRenseignement
Éval. Lot/charge travail
Assignerlots
DA 3
Suivregestion
Suivre gestion
État de laproduction
Vérificationmensuelle
Org
anisat
ionn
el
Processus
Gestionnaire
Analyste
Chef
Bureau d’aide financièred’un établissement
d’enseignement
Établissementfinancier
Intervenants Demandeur d’aide
Outils systèmes
DA 1
ConvertirInformation
Supporter les analystes dans le contenu
DA 2
Validationspécialisée
Vérificateur
Valid. visuelle
VérifierValidité
Cas spéciaux
Rejoindredemandeur
VérifierConformité
Valider oublis
DemandeRenseignement
Éval. Lot/charge travail
Assignerlots
DA 3
Suivregestion
Suivre gestion
État de laproduction
Vérificationmensuelle
Org
anisat
ionn
el
Processus
SolutionsApplicatives
14
Portée de l’intervention en gestion du changement Portée de l’intervention en gestion du changement associée à cette transformation organisationnelleassociée à cette transformation organisationnelle
ClientèlePartenaires
Humains de la RRQ concernés par le RPS
RRQ
ClientèlePartenaires
RRQGestionnaire
Analyste
Chef
Bureau d’aide financièred’un établissement
d’enseignement
Établissementfinancier
Intervenants Demandeur d’aide
Outils systèmes
DA 1
ConvertirInformation
Supporter les analystes dans le contenu
DA 2
Validationspécialisée
Vérificateur
Valid. visuelle
VérifierValidité
Cas spéciaux
Rejoindredemandeur
VérifierConformité
Valider oublis
DemandeRenseignement
Éval. Lot/charge travail
Assignerlots
DA 3
Suivregestion
Suivre gestion
État de laproduction
Vérificationmensuelle
Fonctions« Rôles et
responsabilités »« Processus »concernées
par le changement
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Changement (1)Prise en charge à l’interne de l’administration physique et logique du site WEB RRQ.
DescriptionLe site WEB est physiquement dans les locaux de la RRQ, l’administration physique et logique devient en responsabilité directe.Responsabilité directe signifie que entretien de l’équipement, sécurité physique et logique (Confidentialité, Intégrité, Disponibilité)
Impacts HUMAINS
DSI
Impacts: Organisation du travailOrganisationnel
Nouveau profil de compétence (DSI)Service de garde (DSI)
Processus et procédures
Gestion et entretien des infrastructures technologiques (DSI)
Identification des impacts par objet de Identification des impacts par objet de transformation organisationnelle (transformation organisationnelle (exemple)exemple)
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Plan
1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services
2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats
3. Échanges
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Les conditions:Les conditions:«« une philosophie qui supporte la démarcheune philosophie qui supporte la démarche » »
La nécessité d’être à l’écouteÊtre présent auprès de ceux qui travaillent à mettre en place lechangement.Être présent auprès de ceux qui vivent le changement.Favoriser la collecte d’information formelle et informelle.
Le besoin d’accompagnementFaire la gestion du changement avec les acteurs concernés. Réaliser le changement avec ceux qui l’intègreront dans le travail quotidien.Adapter les interventions en fonction des besoins.
La gestion des attentesPartager une compréhension commune des changements et des impacts.Procéder au transfert de connaissance et de savoir faire.Passer à l’action et en mesurer les résultats.Rendre compte des résultats.
18
Les conditions:Les conditions:«« un lexique partagéeun lexique partagée » »
La Gestion du changement concerne l’ensemble des activités favorisant le passage harmonieux des humains d’un temps actuel à un temps futur.
Moyens: Intégration des connaissances, Communications, Activités, Accompagnement, Entrevues, Ateliers de synergie, Conférences…
L’Organisation du travail concerne l’ensemble des activités pour organiser le travail en vue de le rendre plus efficient et plus efficace.
Volet organisationnel: Rôles et responsabilités, profils de compétence, descriptions d’emploi, dotation…Volet processus et procédures
Les Solutions applicatives concernent les outils pour supporter la réalisation du travail des humains dans certaines parties de la chaîne de travail.
19
Les conditions:Les conditions:«« une gestion des enjeuxune gestion des enjeux » »
Au premier rang, l’intégration des planifications des différents objets de gestion et des chantiers de réalisation.La synchronisation des livraisons des différents chantiers.
Solutions applicatives – Organisation du travail – Gestion du changement Nous sommes présents sur le comité de suivi du RPSNous encourageons les responsables de chantier à nous informer de l’état d’évolution de leur chantier
La disponibilité des collaborateurs RPS pour s’acquitter des différentes tâches et activités RPS dans le cadre de l’ensemble des activités qui leur sont confiées par leur unité administrative respective.
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Plan
1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services
2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats
3. Échanges
21
Le processus:Le processus:«« étape de mise en œuvre : étude préliminaire» étape de mise en œuvre : étude préliminaire»
vision clientèle
arch. processus arch. fonctionnelle
solution d’ensemble
diagramme d’activation
obtenir approbation
réaliser étude d’impacts
étude d’impacts
arch. processus arch. fonctionnelle
validation
Étude préliminaire
Révision de la prestation de services,
des processus et de l’organisation du travail
Gestion du changement
Évaluation des changements et des impacts
Gestion de la mise en
œuvre
démarrage,organisation
mandatsaffectation et constitution
des équipes de travailsuivi
stratégie et plan de mie en œuvre de la phase
plan détaillé de mise en œuvre
liste des mandats et des responsables
mandats
vision clientèle
arch. processus arch. fonctionnelle
solution d’ensemble
diagramme d’activation
obtenir approbation
réaliser étude d’impacts
étude d’impacts
arch. processus arch. fonctionnelle
validation
Étude préliminaire
Révision de la prestation de services,
des processus et de l’organisation du travail
Gestion du changement
Évaluation des changements et des impacts
Gestion de la mise en
œuvre
démarrage,organisation
mandatsaffectation et constitution
des équipes de travailsuivi
stratégie et plan de mie en œuvre de la phase
plan détaillé de mise en œuvre
liste des mandats et des responsables
mandats
22
Le processus:Le processus:«« étape de mise en œuvre: analyse détaillée » étape de mise en œuvre: analyse détaillée »
obtenir approbation
Vision clientèle Solution d’ensemble Architectures des processus et fonctionnelles Diagramme d’activationÉtude d’impacts
réaliser doss. fonctionnels arrière-boutique
doss. fonctionnels arrière-boutique
réaliser maquettes
maquettes niv. 1 (PowerPoint)
visuel
élaborer stratégie essais d’utilisabilité
éléments à évaluer
webifier
maquette niv. 2 (Photoshop)
obtenir approbationréaliser essais d’utilisabilité
observations
prioriser
modifi-cationsà faire
réaliser doss. fonctionnels Web
doss. fonctionnels Web
aller chercher expertises(normatif, juridique, utilisabilité, domaine)
élaborer stratégie et plan de gestion du changement
stratégie et plan de gestion du changement
préparer le matériel de gestion du changement
gestion du changement
organisation du travailintégration des connaissancescommunicationévaluation et mesure de l’intégration du changementmobilisation
prototypefaire
prototype
utilisabilité
produire texte complet et webifier
traduire texte webifier
obtenir approbation
réaliser
texte complet, webifier et traduit
Analysedétaillée G
estion du changement
Gestion de la mise en œuvre
mandatscoordination des interventionsgestion des points en suspens, des demandes de changements et des risquessuivi d’avancement, des efforts, des coûts, des échéancesreddition
obtenir approbation
Vision clientèle Solution d’ensemble Architectures des processus et fonctionnelles Diagramme d’activationÉtude d’impacts
réaliser doss. fonctionnels arrière-boutique
doss. fonctionnels arrière-boutique
réaliser maquettes
maquettes niv. 1 (PowerPoint)
visuel
élaborer stratégie essais d’utilisabilité
éléments à évaluer
webifier
maquette niv. 2 (Photoshop)
obtenir approbationréaliser essais d’utilisabilité
observations
prioriser
modifi-cationsà faire
réaliser doss. fonctionnels Web
doss. fonctionnels Web
aller chercher expertises(normatif, juridique, utilisabilité, domaine)
élaborer stratégie et plan de gestion du changement
stratégie et plan de gestion du changement
préparer le matériel de gestion du changement
gestion du changement
organisation du travailintégration des connaissancescommunicationévaluation et mesure de l’intégration du changementmobilisation
prototypefaire
prototype
utilisabilité
produire texte complet et webifier
traduire texte webifier
obtenir approbation
réaliser
texte complet, webifier et traduit
Analysedétaillée G
estion du changement
Gestion de la mise en œuvre
mandatscoordination des interventionsgestion des points en suspens, des demandes de changements et des risquessuivi d’avancement, des efforts, des coûts, des échéancesreddition
23
Le processus:Le processus:«« étape de mise en œuvre: de la réalisation à la étape de mise en œuvre: de la réalisation à la
promotion » promotion »
Obtenir approbation
Réaliser la programmation Web et les modifications aux systèmes actuels
Composantes informatiques
Élaborer les stratégies
Mettre en ligne
Acceptation
Réaliser ou réviser les composantes administratives (procédures administratives, pratiques opérationnelles, structures organisationnelles, …)
Réaliser les essais• Unitaires• Fonctionnels• Intégrés
Services web au point
Préparer et réaliser les essais d’acceptation
Obtenir autorisation
Stratégies de formation Stratégies
d’essais d’acceptationPréparer la
formation
Matériel de formation
Planifier, organiser et diffuser la formation
Personnelformé
Préparer la promotion
Matériel de promotion
Planifier, organiser la promotion
Stratégies de promotion
Préparer le déploiement
Stratégies de déploiement
Planifier, organiser le déploiement
Service en ligne
Rodage
Promotion
Composantes à déployer
Composantes informationnelles, navigation Web et révision linguistique
Réviser la structure informationnelle et de navigation
Obtenir approbation
Réalisationet essais
Déploiement et mise en ligne
Rodage et promotion
Composantes administratives
gestion du changement
Gestion du changement
organisation du travailintégration des connaissancescommunicationévaluation et mesure de l’intégration du changementmobilisation
mandatscoordination des interventionsgestion des points en suspens, des demandes de changements et des risquessuivi d’avancement, des efforts, des coûts, des échéancesreddition
Ges
tion
de la
m
ise
en œ
uvre
MaquettesTexte webifier et traduitDossiers fonctionnels (avant scène et arrière boutique)Matériel de gestion du changement
Obtenir approbation
Réaliser la programmation Web et les modifications aux systèmes actuels
Composantes informatiques
Élaborer les stratégies
Mettre en ligne
Acceptation
Réaliser ou réviser les composantes administratives (procédures administratives, pratiques opérationnelles, structures organisationnelles, …)
Réaliser les essais• Unitaires• Fonctionnels• Intégrés
Services web au point
Préparer et réaliser les essais d’acceptation
Obtenir autorisation
Stratégies de formation Stratégies
d’essais d’acceptationPréparer la
formation
Matériel de formation
Planifier, organiser et diffuser la formation
Personnelformé
Préparer la promotion
Matériel de promotion
Planifier, organiser la promotion
Stratégies de promotion
Préparer le déploiement
Stratégies de déploiement
Planifier, organiser le déploiement
Service en ligne
Rodage
Promotion
Composantes à déployer
Composantes informationnelles, navigation Web et révision linguistique
Réviser la structure informationnelle et de navigation
Obtenir approbation
Réalisationet essais
Déploiement et mise en ligne
Rodage et promotion
Composantes administratives
gestion du changement
Gestion du changement
organisation du travailintégration des connaissancescommunicationévaluation et mesure de l’intégration du changementmobilisation
mandatscoordination des interventionsgestion des points en suspens, des demandes de changements et des risquessuivi d’avancement, des efforts, des coûts, des échéancesreddition
Ges
tion
de la
m
ise
en œ
uvre
MaquettesTexte webifier et traduitDossiers fonctionnels (avant scène et arrière boutique)Matériel de gestion du changement
24
Le processus:Le processus:«« axes d’interventionaxes d’intervention en gestion du changement » en gestion du changement »
Phases du projet
Définition et portée du
projet
Conception Dévelop-pement
Livraison et implantation
Post-implantation
Axe
s d’in
terv
entio
n
Gestion de la démarche de changement
Analyse du contexte, des enjeux et risques
Stratégies de changement
Mobilisation des équipes du projet
Transformation organisationnelle
Communications
Intégration des connaissances
Gestion intégrée des enjeux, des risques et des impacts
Évaluation et mesure de l’intégration du changement
25
Plan
1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services
2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats
3. Échanges
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Les acteurs:Les acteurs:«« Phase de conception : étude préliminaire et détaillée / Phase de conception : étude préliminaire et détaillée /
structure matriciellestructure matricielle »»
Responsable du service Web
Réalisation
Alain CyrOrientations, architecture,
intégration, assurance-qualité
Marc LandryGestionnaire de la mise en oeuvre
Comité desrépondants clients
Alain CyrOrientations, architecture,
intégration, assurance-qualité
Jean-Charles Godbout
Marc LandryDirecteur de la mise en oeuvre
Comité desrépondants
Continuité
Comité demise en oeuvre
Responsable du service Web
Mandataires :• offre de services Web• propriétaire d’information
Spécialistes :• Données• Indicateurs• Sécurité• Infrastructure
Gestion du changement
Secteurs opérationnels ou spécialisés
Architecte deprocessus
Analystes duservice Web
Architectede système Charlotte Gagné
Coordonnatrice des travaux informatiques
Donald ChouinardCoordonnateur des
travaux des utilisateurs
Soutien à la mise en oeuvre
Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux
opérations
CommunicationsAffairesjuridiques
Ressourceshumaines
Ressourcesfinancières
Systèmesd'information
Performance
Aide à lafamille
Évaluation etrévision
Régimes deretraite
Offre de services Internet
Ressources matérielles
Responsable du service Web
Réalisation
Alain CyrOrientations, architecture,
intégration, assurance-qualité
Marc LandryGestionnaire de la mise en oeuvre
Comité desrépondants clients
Alain CyrOrientations, architecture,
intégration, assurance-qualité
Jean-Charles Godbout
Marc LandryDirecteur de la mise en oeuvre
Comité desrépondants
Continuité
Comité demise en oeuvre
Responsable du service Web
Mandataires :• offre de services Web• propriétaire d’information
Spécialistes :• Données• Indicateurs• Sécurité• Infrastructure
Gestion du changement
Secteurs opérationnels ou spécialisés
Architecte deprocessus
Analystes duservice Web
Architectede système Charlotte Gagné
Coordonnatrice des travaux informatiques
Donald ChouinardCoordonnateur des
travaux des utilisateurs
Soutien à la mise en oeuvre
Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux
opérations
CommunicationsAffairesjuridiques
Ressourceshumaines
Ressourcesfinancières
Systèmesd'information
Performance
Aide à lafamille
Évaluation etrévision
Régimes deretraite
Offre de services Internet
Ressources matérielles
Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux
opérations
CommunicationsAffairesjuridiques
Ressourceshumaines
Ressourcesfinancières
Systèmesd'information
Performance
Aide à lafamille
Évaluation etrévision
Régimes deretraite
Offre de services Internet
Ressources matérielles
27
Réalisation
Continuité
Équipe administrative
Donald C
houinardC
oordonnateur destravaux adm
inistratifs
à la retraiteResponsable de services Web # 1
Responsables de services Web #2 Mod. syst. existants
Gestion des données SécuritéIndicateurs RPS
Marie H
élène Duval
Organisation du travail et
gestion du changement
Charlotte Gagné, coordonnatrice des travaux informatiques
Équipe administrative
Équipe administrative
Équipe administrative
Équipe administrative
Équipe informatique
Équipe informatique
Équipe informatique
Équipe informatique
Équipe informatique
Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux
opérations
CommunicationsAffairesjuridiques
Ressourceshumaines
Ressourcesfinancières
Systèmesd'information
Performance
Aide à lafamille
Évaluation etrévision
Régimes deretraite
Offre de services Internet
Ressources matérielles
Alain CyrOrientations, architecture,
intégration, assurance-qualité
Marc LandryGestionnaire de la mise en oeuvre
Comité desrépondants clients
Alain CyrOrientations, architecture,
intégration, assurance-qualité
Marc LandryDirecteur de la mise en oeuvre
Comité desrépondants
Comité demise en oeuvre
Jean-Charles GodboutSoutien à la mise en oeuvre
Jean-Charles GodboutSoutien à la mise en oeuvre
Infrastructure technolgique
Équipe informatique
Infrastructure développement et méthodologie
Équipe informatique
Réalisation
Continuité
Équipe administrative
Donald C
houinardC
oordonnateur destravaux adm
inistratifs
à la retraiteResponsable de services Web # 1
Responsables de services Web #2 Mod. syst. existants
Gestion des données SécuritéIndicateurs RPS
Marie H
élène Duval
Organisation du travail et
gestion du changement
Charlotte Gagné, coordonnatrice des travaux informatiques
Équipe administrative
Équipe administrative
Équipe administrative
Équipe administrative
Équipe informatique
Équipe informatique
Équipe informatique
Équipe informatique
Équipe informatique
Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux
opérations
CommunicationsAffairesjuridiques
Ressourceshumaines
Ressourcesfinancières
Systèmesd'information
Performance
Aide à lafamille
Évaluation etrévision
Régimes deretraite
Offre de services Internet
Ressources matérielles
Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux
opérations
CommunicationsAffairesjuridiques
Ressourceshumaines
Ressourcesfinancières
Systèmesd'information
Performance
Aide à lafamille
Évaluation etrévision
Régimes deretraite
Offre de services Internet
Ressources matérielles
Alain CyrOrientations, architecture,
intégration, assurance-qualité
Marc LandryGestionnaire de la mise en oeuvre
Comité desrépondants clients
Alain CyrOrientations, architecture,
intégration, assurance-qualité
Marc LandryDirecteur de la mise en oeuvre
Comité desrépondants
Comité demise en oeuvre
Jean-Charles GodboutSoutien à la mise en oeuvre
Jean-Charles GodboutSoutien à la mise en oeuvre
Infrastructure technolgique
Équipe informatique
Infrastructure développement et méthodologie
Équipe informatique
Les acteurs:Les acteurs:«« Phase de réalisation / structure matriciellePhase de réalisation / structure matricielle »»
28
Comité de gestion du changement et OT• Coordination des interventions• Évaluation et mesure de
l’intégration du changement
Équipes par processus
de travailP11
P10 P9P8
P7
P6P5P4P3
P2
P1
Équipe Volet organisationnel
Organisation du travail Gestion du changement
Équipe de communication
Équipe Mobilisation
des équipes RPS
Équipe intégration des connaissances
Les acteursLes acteurs«« Un travail d’équipeUn travail d’équipe » »
29
Plan
1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services
2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats
3. Échanges
30
Les résultatsLes résultats«« Lecture de l’environnement» Lecture de l’environnement»
Phases du projet
Définition et portée du
projet
Conception Dévelop-pement
Livraison et implantation
Post-implantation
Axe
s d’in
terv
entio
n
Gestion de la démarche de changement
Analyse du contexte, des enjeux et risques
Stratégies de changement
Mobilisation des équipes du projet
Transformation organisationnelle
Communications
Intégration des connaissances
Gestion intégrée des enjeux, des risques et des impacts
Évaluation et mesure de l’intégration du changement
31
Les résultatsLes résultats«« Lecture de l’environnement» Lecture de l’environnement»
1Aucune préoccupation
2Sécurité d’emploi
3Sérieux à entreprendre le changement
4 Nature du changement
5Support disponible
6Collaboration
7 Amélioration continue
Les 7 phases de préoccupationLes 7 phases de préoccupation
C.Bareil HEC Montréal et chercheure associée au CETO
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Plan
1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services
2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats
3. Échanges
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