Séminaire CETOSéminaire CETOHEC MontréalHEC Montréal

Février 2004

Renouvellement de la prestation de services à la Régie des rentes du Québec

«Gestion de sa transformation organisationnelle »

2

Plan

1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services

2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats

3. Échanges

3

Plan

1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services

2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats

3. Échanges

4

Mission de la RRQ

Sensibiliser les citoyennes et les citoyens à la nécessité de se constituer un revenu suffisant pour la retraiteOffrir aux travailleuses et aux travailleurs qui ont suffisamment cotisé au régime de rentes du Québec, ainsi qu’à leurs proches, une protection financière de base au moment de la retraite, du décès ou en cas d’invaliditéAdministrer le régime de prestations familiales et assurer le paiement des allocations familiales et des allocations pour enfant handicapéSurveiller les régimes complémentaires de retraite au moyen d’activités de vérification et de prévention

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Planification stratégique 2002-2007

Vers une autonomie financière à la retraite accessible à tous les québécois.

Enjeux:

Renforcer la connaissance du système de sécurité financière à la retraiteAssurer l’autonomie financière des Québécois à leur retraite.Étendre notre influence auprès des citoyens et le milieu gouvernemental.S’acquitter de notre mission avec performance.

Parmi les moyens:Favoriser l’autonomie du client

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Planification stratégique RRQ et le renouvellement de sa prestation de service

« RPS »

Nos orientations stratégiques

Informer et former les citoyens en matière de sécurité financière à la retraite

Consolider le système de sécurité financière à la retraite

Hausser notre notoriété, mettre à profit et partager notre expertise

Créer et développer des partenariats

Viser un niveau élevé de performance dans nos activités et notre prestation de services au citoyen

La contribition du RPS

Fournir davantage l'information de sensibilisation à la sécurité financière directement accessible en tout temps par les citoyens

D’ici à 2007, augmenter à 80% le pourcentage de travailleurs québécois gagnant plus de 20 000$ et ayant épargné régulièrement dans un régime complémentaire de retraite ou un REER.

Rendre plus accessible, conviviaux, facilement compréhensibles et «pratico-pratiques» les produits et services du RPS

Faire profiter l’appareil gouvernemental de nos solutions d’affaires en matière de RPS, voire même, développer des travaux en équipe multi-partenaires :CARRA, SQAG, SQCA, CEFRIO

D’ici à 2007, offrir par voie électronique 70% de nos produits et services et en faire la promotion auprès des citoyens

Informer les citoyens sur les éléments de base des régimes publics de retraiteD'ici 2007, augmenter à 2700 le nombre de visites par jour du site Internet de la Régie

D’ici à 2007, augmenter à 65% le pourcentage de Québécois ayant commencé leur préparation financière en vue de la retraite autrement que par des cotisations au Régime de rentes du Québec.

D’ici à 2007, participer à des réseaux d’échange en matière de prestation de service aux citoyens avec d’autres organismes publics

Établir des ententes de partenariats avec les partenaires pertinents de placements publics et privés qui ont la mission ou l’intérêt de susciter l’épargne personnelle et l’épargne dans un RÉER

Profiter de l'interactivité du Web pour faciliter la demande de service des clientset favoriser le traitement des demandes sans intervention humaine

Développer un outil personalisé de simulation des revenus à la retraiteet amener plus de 20% des cotisants à utiliser cet outil d'ici 2007

Adapter la mise en œuvre du RPS en cours de route afin d’être aligner sur les besoins, le comportement et les attentes des clients et sur le plan directeur des services à la clientèle

Nos orientations stratégiques

Informer et former les citoyens en matière de sécurité financière à la retraite

Consolider le système de sécurité financière à la retraite

Hausser notre notoriété, mettre à profit et partager notre expertise

Créer et développer des partenariats

Viser un niveau élevé de performance dans nos activités et notre prestation de services au citoyen

La contribition du RPS

Fournir davantage l'information de sensibilisation à la sécurité financière directement accessible en tout temps par les citoyens

D’ici à 2007, augmenter à 80% le pourcentage de travailleurs québécois gagnant plus de 20 000$ et ayant épargné régulièrement dans un régime complémentaire de retraite ou un REER.

Rendre plus accessible, conviviaux, facilement compréhensibles et «pratico-pratiques» les produits et services du RPS

Faire profiter l’appareil gouvernemental de nos solutions d’affaires en matière de RPS, voire même, développer des travaux en équipe multi-partenaires :CARRA, SQAG, SQCA, CEFRIO

D’ici à 2007, offrir par voie électronique 70% de nos produits et services et en faire la promotion auprès des citoyens

Informer les citoyens sur les éléments de base des régimes publics de retraiteD'ici 2007, augmenter à 2700 le nombre de visites par jour du site Internet de la Régie

D’ici à 2007, augmenter à 65% le pourcentage de Québécois ayant commencé leur préparation financière en vue de la retraite autrement que par des cotisations au Régime de rentes du Québec.

D’ici à 2007, participer à des réseaux d’échange en matière de prestation de service aux citoyens avec d’autres organismes publics

Établir des ententes de partenariats avec les partenaires pertinents de placements publics et privés qui ont la mission ou l’intérêt de susciter l’épargne personnelle et l’épargne dans un RÉER

Profiter de l'interactivité du Web pour faciliter la demande de service des clientset favoriser le traitement des demandes sans intervention humaine

Développer un outil personalisé de simulation des revenus à la retraiteet amener plus de 20% des cotisants à utiliser cet outil d'ici 2007

Adapter la mise en œuvre du RPS en cours de route afin d’être aligner sur les besoins, le comportement et les attentes des clients et sur le plan directeur des services à la clientèle

Le RPS est aligné sur la planification stratégique de la Régie

Le RPS vise à atteindre des objectifs précis

1. Information accessible et compréhensible par le client pour exercer ses droits

2. Service à valeur ajoutée aux clients3. Élimination de contraintes au client pour

réaliser facilement ses demandes4. Service direct aux cotisants dans la

réalisation de la mission éducative de la Régie

5. Accroissement de la confiance du client dans la Régie

1. Information accessible et compréhensible par le client pour exercer ses droits

2. Service à valeur ajoutée aux clients3. Élimination de contraintes au client pour

réaliser facilement ses demandes4. Service direct aux cotisants dans la

réalisation de la mission éducative de la Régie

5. Accroissement de la confiance du client dans la Régie

1. Hausse de la renommée de la RRQ2. Amélioration de la productivité

organisationnelle pour absorber la hausse de la demande sans croissance proportionnelle des coûts d’administration

3. Élargissement du périmètre d’influence de la RRQ tant auprès de la population qu’auprès de l’industrie de la planification financière

4. Meilleure connaissance de la clientèle5. 2,5 M $ /année en 2010-2011 (phase1)

1. Hausse de la renommée de la RRQ2. Amélioration de la productivité

organisationnelle pour absorber la hausse de la demande sans croissance proportionnelle des coûts d’administration

3. Élargissement du périmètre d’influence de la RRQ tant auprès de la population qu’auprès de l’industrie de la planification financière

4. Meilleure connaissance de la clientèle5. 2,5 M $ /année en 2010-2011 (phase1)

Objectifs du RPSObjectifs du RPS

ClientsAutonomie- avec la Régie- planification Information

Transaction

Sensibilisation

Régie Performance- opérationnelle- sociétale

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Plan

1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services

2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats

3. Échanges

Actualisation du conceptActualisation du concept

Planification stratégiqueAnalyse de la clientèleVision d’affairesGestion du changement

Organisation du travailMobilisationIntégration des connaissancesCommunicationÉvaluation et mesure de l’intégration des changements

Mise en œuvre avec la participation des unités administratives (développement matriciel)

10

Actualisation du concept:Actualisation du concept:Structure matricielleStructure matricielle

Ressources utilisateurs

Ressources utilisateurs

Ressources utilisateurs

Ressources utilisateurs

Conception et suivi

Réalisation

Direction

Alain CyrOrientations, architecture,

intégration, assurance-qualité

Jean-Charles GodboutSoutien à la mise en oeuvre

Marc LandryGestionnaire de la mise en oeuvre

Comité desrépondants clients

Louise LabelleDirectrice du RPS

Léo-Paul FrigonVigie, innovation, évolution

Gérard ThiviergeAdjoint

COT, audit,Protection des

renseignements personnels

Alain CyrOrientations, architecture,

intégration, assurance-qualité

Jean-Charles GodboutSoutien à la mise en oeuvre

Marc LandryDirecteur de la mise en oeuvre

Comité desrépondants clients

Louise LabelleDirectrice du RPS

Léo-Paul FrigonVigie, innovation, évolution

Gérard ThiviergeAdjoint

Comité de stratégieCOT, audit,

Protection desrenseignements personnels

Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux

opérations

CommunicationsAffairesjuridiques

Ressourceshumaines

Ressourcesfinancières et

matérielles

Systèmesd'information

Performance

Aide à lafamille

Évaluation etrévision

Régimes deretraite

Président C. A.

Donald C

houinardC

oordonnateur destravaux des utilisateurs

Continuité

Évolution du portail et promotion

Évolution du portail et promotion

Ressourcesutilisateurs

Solution applicative

Michel Denommé

à la retraite

Infrastructure développement

et méthodologie

Ressources DSI Ress. DSI

Équipe de réalisationfonctionnalité #1

Équipe de réalisationfonctionnalité #2

Ress. DSI

Équipe de réalisationGestion des données SécuritéI

Équipe de réalisationIndicateurs RPS

Infrastructure technologique

Ress. DSI

Marie H

élène Duval

Organisation du travail et

gestion du changement

Ressources DSI Ress. DSIRessources DSI

Charlotte Gagné, coordonnatrice DSI

11

Choix de la Régie de se doter d’un portail Choix de la Régie de se doter d’un portail à succès durableà succès durable

Contexte

Vision

Impacts

Décisions

Alignement besoins réels

Fiabilité technique

UtilisabilitéUtilisabilité

Adhésion

Vision d’avenir (évolution)Vision d’avenir (évolution)

Valeur ajoutéeValeur ajoutée

Fiabilité du service

Continuité,Intégrité de l’informationContinuité,Intégrité de l’information

Cat

astro

phe

Inut

ile

(She

lfwar

e)

BO

F (T

eflo

npo

rtail)

Suc

cès

mod

este

sS

uccè

svi

sibl

e

Suc

cès

dura

ble

Source: Synthèse de Gartner 2002

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12

Identification des objets de transformationIdentification des objets de transformation

PartenairesPartenaires

Environnement RRQEnvironnement RRQ

SystèmesSystèmes

Client

Employé RRQEmployé RRQ

Systèmes centrauxSystèmes centraux

1. Site WEB (RRQ)

4. Indicateurs de

performance

3. Services interactifs et transactionnels

WEB PartenairesWEB Partenaires

5. Référencement

extérieur

2. Refonte informationnelle

du portail

•Nouveau concept de portail par événements de vie

•Rubriques éducatives sur la sécurité financière à la retraite

•Services interactifs et transactionnels

13

Dimensions d’une gestion intégrée de la Dimensions d’une gestion intégrée de la transformation organisationnelletransformation organisationnelle

StratégieCorporative (t-0)

StratégieCorporative (t-1)

(t-0) (t-1)

(t-0) (t-1)

(t-0) (t-1)

SolutionsApplicatives

HCLIENTÈLE

MISSION

Gestionnaire

Analyste

Chef

Bureau d’aide financièred’un établissement

d’enseignement

Établissementfinancier

Intervenants Demandeur d’aide

Outils systèmes

DA 1

ConvertirInformation

Supporter les analystes dans le contenu

DA 2

Validationspécialisée

Vérificateur

Valid. visuelle

VérifierValidité

Cas spéciaux

Rejoindredemandeur

VérifierConformité

Valider oublis

DemandeRenseignement

Éval. Lot/charge travail

Assignerlots

DA 3

Suivregestion

Suivre gestion

État de laproduction

Vérificationmensuelle

Org

anisat

ionn

el

Processus

Gestionnaire

Analyste

Chef

Bureau d’aide financièred’un établissement

d’enseignement

Établissementfinancier

Intervenants Demandeur d’aide

Outils systèmes

DA 1

ConvertirInformation

Supporter les analystes dans le contenu

DA 2

Validationspécialisée

Vérificateur

Valid. visuelle

VérifierValidité

Cas spéciaux

Rejoindredemandeur

VérifierConformité

Valider oublis

DemandeRenseignement

Éval. Lot/charge travail

Assignerlots

DA 3

Suivregestion

Suivre gestion

État de laproduction

Vérificationmensuelle

Org

anisat

ionn

el

Processus

SolutionsApplicatives

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Portée de l’intervention en gestion du changement Portée de l’intervention en gestion du changement associée à cette transformation organisationnelleassociée à cette transformation organisationnelle

ClientèlePartenaires

Humains de la RRQ concernés par le RPS

RRQ

ClientèlePartenaires

RRQGestionnaire

Analyste

Chef

Bureau d’aide financièred’un établissement

d’enseignement

Établissementfinancier

Intervenants Demandeur d’aide

Outils systèmes

DA 1

ConvertirInformation

Supporter les analystes dans le contenu

DA 2

Validationspécialisée

Vérificateur

Valid. visuelle

VérifierValidité

Cas spéciaux

Rejoindredemandeur

VérifierConformité

Valider oublis

DemandeRenseignement

Éval. Lot/charge travail

Assignerlots

DA 3

Suivregestion

Suivre gestion

État de laproduction

Vérificationmensuelle

Fonctions« Rôles et

responsabilités »« Processus »concernées

par le changement

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Changement (1)Prise en charge à l’interne de l’administration physique et logique du site WEB RRQ.

DescriptionLe site WEB est physiquement dans les locaux de la RRQ, l’administration physique et logique devient en responsabilité directe.Responsabilité directe signifie que entretien de l’équipement, sécurité physique et logique (Confidentialité, Intégrité, Disponibilité)

Impacts HUMAINS

DSI

Impacts: Organisation du travailOrganisationnel

Nouveau profil de compétence (DSI)Service de garde (DSI)

Processus et procédures

Gestion et entretien des infrastructures technologiques (DSI)

Identification des impacts par objet de Identification des impacts par objet de transformation organisationnelle (transformation organisationnelle (exemple)exemple)

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Plan

1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services

2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats

3. Échanges

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Les conditions:Les conditions:«« une philosophie qui supporte la démarcheune philosophie qui supporte la démarche » »

La nécessité d’être à l’écouteÊtre présent auprès de ceux qui travaillent à mettre en place lechangement.Être présent auprès de ceux qui vivent le changement.Favoriser la collecte d’information formelle et informelle.

Le besoin d’accompagnementFaire la gestion du changement avec les acteurs concernés. Réaliser le changement avec ceux qui l’intègreront dans le travail quotidien.Adapter les interventions en fonction des besoins.

La gestion des attentesPartager une compréhension commune des changements et des impacts.Procéder au transfert de connaissance et de savoir faire.Passer à l’action et en mesurer les résultats.Rendre compte des résultats.

18

Les conditions:Les conditions:«« un lexique partagéeun lexique partagée » »

La Gestion du changement concerne l’ensemble des activités favorisant le passage harmonieux des humains d’un temps actuel à un temps futur.

Moyens: Intégration des connaissances, Communications, Activités, Accompagnement, Entrevues, Ateliers de synergie, Conférences…

L’Organisation du travail concerne l’ensemble des activités pour organiser le travail en vue de le rendre plus efficient et plus efficace.

Volet organisationnel: Rôles et responsabilités, profils de compétence, descriptions d’emploi, dotation…Volet processus et procédures

Les Solutions applicatives concernent les outils pour supporter la réalisation du travail des humains dans certaines parties de la chaîne de travail.

19

Les conditions:Les conditions:«« une gestion des enjeuxune gestion des enjeux » »

Au premier rang, l’intégration des planifications des différents objets de gestion et des chantiers de réalisation.La synchronisation des livraisons des différents chantiers.

Solutions applicatives – Organisation du travail – Gestion du changement Nous sommes présents sur le comité de suivi du RPSNous encourageons les responsables de chantier à nous informer de l’état d’évolution de leur chantier

La disponibilité des collaborateurs RPS pour s’acquitter des différentes tâches et activités RPS dans le cadre de l’ensemble des activités qui leur sont confiées par leur unité administrative respective.

20

Plan

1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services

2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats

3. Échanges

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Le processus:Le processus:«« étape de mise en œuvre : étude préliminaire» étape de mise en œuvre : étude préliminaire»

vision clientèle

arch. processus arch. fonctionnelle

solution d’ensemble

diagramme d’activation

obtenir approbation

réaliser étude d’impacts

étude d’impacts

arch. processus arch. fonctionnelle

validation

Étude préliminaire

Révision de la prestation de services,

des processus et de l’organisation du travail

Gestion du changement

Évaluation des changements et des impacts

Gestion de la mise en

œuvre

démarrage,organisation

mandatsaffectation et constitution

des équipes de travailsuivi

stratégie et plan de mie en œuvre de la phase

plan détaillé de mise en œuvre

liste des mandats et des responsables

mandats

vision clientèle

arch. processus arch. fonctionnelle

solution d’ensemble

diagramme d’activation

obtenir approbation

réaliser étude d’impacts

étude d’impacts

arch. processus arch. fonctionnelle

validation

Étude préliminaire

Révision de la prestation de services,

des processus et de l’organisation du travail

Gestion du changement

Évaluation des changements et des impacts

Gestion de la mise en

œuvre

démarrage,organisation

mandatsaffectation et constitution

des équipes de travailsuivi

stratégie et plan de mie en œuvre de la phase

plan détaillé de mise en œuvre

liste des mandats et des responsables

mandats

22

Le processus:Le processus:«« étape de mise en œuvre: analyse détaillée » étape de mise en œuvre: analyse détaillée »

obtenir approbation

Vision clientèle Solution d’ensemble Architectures des processus et fonctionnelles Diagramme d’activationÉtude d’impacts

réaliser doss. fonctionnels arrière-boutique

doss. fonctionnels arrière-boutique

réaliser maquettes

maquettes niv. 1 (PowerPoint)

visuel

élaborer stratégie essais d’utilisabilité

éléments à évaluer

webifier

maquette niv. 2 (Photoshop)

obtenir approbationréaliser essais d’utilisabilité

observations

prioriser

modifi-cationsà faire

réaliser doss. fonctionnels Web

doss. fonctionnels Web

aller chercher expertises(normatif, juridique, utilisabilité, domaine)

élaborer stratégie et plan de gestion du changement

stratégie et plan de gestion du changement

préparer le matériel de gestion du changement

gestion du changement

organisation du travailintégration des connaissancescommunicationévaluation et mesure de l’intégration du changementmobilisation

prototypefaire

prototype

utilisabilité

produire texte complet et webifier

traduire texte webifier

obtenir approbation

réaliser

texte complet, webifier et traduit

Analysedétaillée G

estion du changement

Gestion de la mise en œuvre

mandatscoordination des interventionsgestion des points en suspens, des demandes de changements et des risquessuivi d’avancement, des efforts, des coûts, des échéancesreddition

obtenir approbation

Vision clientèle Solution d’ensemble Architectures des processus et fonctionnelles Diagramme d’activationÉtude d’impacts

réaliser doss. fonctionnels arrière-boutique

doss. fonctionnels arrière-boutique

réaliser maquettes

maquettes niv. 1 (PowerPoint)

visuel

élaborer stratégie essais d’utilisabilité

éléments à évaluer

webifier

maquette niv. 2 (Photoshop)

obtenir approbationréaliser essais d’utilisabilité

observations

prioriser

modifi-cationsà faire

réaliser doss. fonctionnels Web

doss. fonctionnels Web

aller chercher expertises(normatif, juridique, utilisabilité, domaine)

élaborer stratégie et plan de gestion du changement

stratégie et plan de gestion du changement

préparer le matériel de gestion du changement

gestion du changement

organisation du travailintégration des connaissancescommunicationévaluation et mesure de l’intégration du changementmobilisation

prototypefaire

prototype

utilisabilité

produire texte complet et webifier

traduire texte webifier

obtenir approbation

réaliser

texte complet, webifier et traduit

Analysedétaillée G

estion du changement

Gestion de la mise en œuvre

mandatscoordination des interventionsgestion des points en suspens, des demandes de changements et des risquessuivi d’avancement, des efforts, des coûts, des échéancesreddition

23

Le processus:Le processus:«« étape de mise en œuvre: de la réalisation à la étape de mise en œuvre: de la réalisation à la

promotion » promotion »

Obtenir approbation

Réaliser la programmation Web et les modifications aux systèmes actuels

Composantes informatiques

Élaborer les stratégies

Mettre en ligne

Acceptation

Réaliser ou réviser les composantes administratives (procédures administratives, pratiques opérationnelles, structures organisationnelles, …)

Réaliser les essais• Unitaires• Fonctionnels• Intégrés

Services web au point

Préparer et réaliser les essais d’acceptation

Obtenir autorisation

Stratégies de formation Stratégies

d’essais d’acceptationPréparer la

formation

Matériel de formation

Planifier, organiser et diffuser la formation

Personnelformé

Préparer la promotion

Matériel de promotion

Planifier, organiser la promotion

Stratégies de promotion

Préparer le déploiement

Stratégies de déploiement

Planifier, organiser le déploiement

Service en ligne

Rodage

Promotion

Composantes à déployer

Composantes informationnelles, navigation Web et révision linguistique

Réviser la structure informationnelle et de navigation

Obtenir approbation

Réalisationet essais

Déploiement et mise en ligne

Rodage et promotion

Composantes administratives

gestion du changement

Gestion du changement

organisation du travailintégration des connaissancescommunicationévaluation et mesure de l’intégration du changementmobilisation

mandatscoordination des interventionsgestion des points en suspens, des demandes de changements et des risquessuivi d’avancement, des efforts, des coûts, des échéancesreddition

Ges

tion

de la

m

ise

en œ

uvre

MaquettesTexte webifier et traduitDossiers fonctionnels (avant scène et arrière boutique)Matériel de gestion du changement

Obtenir approbation

Réaliser la programmation Web et les modifications aux systèmes actuels

Composantes informatiques

Élaborer les stratégies

Mettre en ligne

Acceptation

Réaliser ou réviser les composantes administratives (procédures administratives, pratiques opérationnelles, structures organisationnelles, …)

Réaliser les essais• Unitaires• Fonctionnels• Intégrés

Services web au point

Préparer et réaliser les essais d’acceptation

Obtenir autorisation

Stratégies de formation Stratégies

d’essais d’acceptationPréparer la

formation

Matériel de formation

Planifier, organiser et diffuser la formation

Personnelformé

Préparer la promotion

Matériel de promotion

Planifier, organiser la promotion

Stratégies de promotion

Préparer le déploiement

Stratégies de déploiement

Planifier, organiser le déploiement

Service en ligne

Rodage

Promotion

Composantes à déployer

Composantes informationnelles, navigation Web et révision linguistique

Réviser la structure informationnelle et de navigation

Obtenir approbation

Réalisationet essais

Déploiement et mise en ligne

Rodage et promotion

Composantes administratives

gestion du changement

Gestion du changement

organisation du travailintégration des connaissancescommunicationévaluation et mesure de l’intégration du changementmobilisation

mandatscoordination des interventionsgestion des points en suspens, des demandes de changements et des risquessuivi d’avancement, des efforts, des coûts, des échéancesreddition

Ges

tion

de la

m

ise

en œ

uvre

MaquettesTexte webifier et traduitDossiers fonctionnels (avant scène et arrière boutique)Matériel de gestion du changement

24

Le processus:Le processus:«« axes d’interventionaxes d’intervention en gestion du changement » en gestion du changement »

Phases du projet

Définition et portée du

projet

Conception Dévelop-pement

Livraison et implantation

Post-implantation

Axe

s d’in

terv

entio

n

Gestion de la démarche de changement

Analyse du contexte, des enjeux et risques

Stratégies de changement

Mobilisation des équipes du projet

Transformation organisationnelle

Communications

Intégration des connaissances

Gestion intégrée des enjeux, des risques et des impacts

Évaluation et mesure de l’intégration du changement

25

Plan

1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services

2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats

3. Échanges

26

Les acteurs:Les acteurs:«« Phase de conception : étude préliminaire et détaillée / Phase de conception : étude préliminaire et détaillée /

structure matriciellestructure matricielle »»

Responsable du service Web

Réalisation

Alain CyrOrientations, architecture,

intégration, assurance-qualité

Marc LandryGestionnaire de la mise en oeuvre

Comité desrépondants clients

Alain CyrOrientations, architecture,

intégration, assurance-qualité

Jean-Charles Godbout

Marc LandryDirecteur de la mise en oeuvre

Comité desrépondants

Continuité

Comité demise en oeuvre

Responsable du service Web

Mandataires :• offre de services Web• propriétaire d’information

Spécialistes :• Données• Indicateurs• Sécurité• Infrastructure

Gestion du changement

Secteurs opérationnels ou spécialisés

Architecte deprocessus

Analystes duservice Web

Architectede système Charlotte Gagné

Coordonnatrice des travaux informatiques

Donald ChouinardCoordonnateur des

travaux des utilisateurs

Soutien à la mise en oeuvre

Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux

opérations

CommunicationsAffairesjuridiques

Ressourceshumaines

Ressourcesfinancières

Systèmesd'information

Performance

Aide à lafamille

Évaluation etrévision

Régimes deretraite

Offre de services Internet

Ressources matérielles

Responsable du service Web

Réalisation

Alain CyrOrientations, architecture,

intégration, assurance-qualité

Marc LandryGestionnaire de la mise en oeuvre

Comité desrépondants clients

Alain CyrOrientations, architecture,

intégration, assurance-qualité

Jean-Charles Godbout

Marc LandryDirecteur de la mise en oeuvre

Comité desrépondants

Continuité

Comité demise en oeuvre

Responsable du service Web

Mandataires :• offre de services Web• propriétaire d’information

Spécialistes :• Données• Indicateurs• Sécurité• Infrastructure

Gestion du changement

Secteurs opérationnels ou spécialisés

Architecte deprocessus

Analystes duservice Web

Architectede système Charlotte Gagné

Coordonnatrice des travaux informatiques

Donald ChouinardCoordonnateur des

travaux des utilisateurs

Soutien à la mise en oeuvre

Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux

opérations

CommunicationsAffairesjuridiques

Ressourceshumaines

Ressourcesfinancières

Systèmesd'information

Performance

Aide à lafamille

Évaluation etrévision

Régimes deretraite

Offre de services Internet

Ressources matérielles

Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux

opérations

CommunicationsAffairesjuridiques

Ressourceshumaines

Ressourcesfinancières

Systèmesd'information

Performance

Aide à lafamille

Évaluation etrévision

Régimes deretraite

Offre de services Internet

Ressources matérielles

27

Réalisation

Continuité

Équipe administrative

Donald C

houinardC

oordonnateur destravaux adm

inistratifs

à la retraiteResponsable de services Web # 1

Responsables de services Web #2 Mod. syst. existants

Gestion des données SécuritéIndicateurs RPS

Marie H

élène Duval

Organisation du travail et

gestion du changement

Charlotte Gagné, coordonnatrice des travaux informatiques

Équipe administrative

Équipe administrative

Équipe administrative

Équipe administrative

Équipe informatique

Équipe informatique

Équipe informatique

Équipe informatique

Équipe informatique

Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux

opérations

CommunicationsAffairesjuridiques

Ressourceshumaines

Ressourcesfinancières

Systèmesd'information

Performance

Aide à lafamille

Évaluation etrévision

Régimes deretraite

Offre de services Internet

Ressources matérielles

Alain CyrOrientations, architecture,

intégration, assurance-qualité

Marc LandryGestionnaire de la mise en oeuvre

Comité desrépondants clients

Alain CyrOrientations, architecture,

intégration, assurance-qualité

Marc LandryDirecteur de la mise en oeuvre

Comité desrépondants

Comité demise en oeuvre

Jean-Charles GodboutSoutien à la mise en oeuvre

Jean-Charles GodboutSoutien à la mise en oeuvre

Infrastructure technolgique

Équipe informatique

Infrastructure développement et méthodologie

Équipe informatique

Réalisation

Continuité

Équipe administrative

Donald C

houinardC

oordonnateur destravaux adm

inistratifs

à la retraiteResponsable de services Web # 1

Responsables de services Web #2 Mod. syst. existants

Gestion des données SécuritéIndicateurs RPS

Marie H

élène Duval

Organisation du travail et

gestion du changement

Charlotte Gagné, coordonnatrice des travaux informatiques

Équipe administrative

Équipe administrative

Équipe administrative

Équipe administrative

Équipe informatique

Équipe informatique

Équipe informatique

Équipe informatique

Équipe informatique

Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux

opérations

CommunicationsAffairesjuridiques

Ressourceshumaines

Ressourcesfinancières

Systèmesd'information

Performance

Aide à lafamille

Évaluation etrévision

Régimes deretraite

Offre de services Internet

Ressources matérielles

Cotisations etprestations Renseignements Soutien aux

opérations

CommunicationsAffairesjuridiques

Ressourceshumaines

Ressourcesfinancières

Systèmesd'information

Performance

Aide à lafamille

Évaluation etrévision

Régimes deretraite

Offre de services Internet

Ressources matérielles

Alain CyrOrientations, architecture,

intégration, assurance-qualité

Marc LandryGestionnaire de la mise en oeuvre

Comité desrépondants clients

Alain CyrOrientations, architecture,

intégration, assurance-qualité

Marc LandryDirecteur de la mise en oeuvre

Comité desrépondants

Comité demise en oeuvre

Jean-Charles GodboutSoutien à la mise en oeuvre

Jean-Charles GodboutSoutien à la mise en oeuvre

Infrastructure technolgique

Équipe informatique

Infrastructure développement et méthodologie

Équipe informatique

Les acteurs:Les acteurs:«« Phase de réalisation / structure matriciellePhase de réalisation / structure matricielle »»

28

Comité de gestion du changement et OT• Coordination des interventions• Évaluation et mesure de

l’intégration du changement

Équipes par processus

de travailP11

P10 P9P8

P7

P6P5P4P3

P2

P1

Équipe Volet organisationnel

Organisation du travail Gestion du changement

Équipe de communication

Équipe Mobilisation

des équipes RPS

Équipe intégration des connaissances

Les acteursLes acteurs«« Un travail d’équipeUn travail d’équipe » »

29

Plan

1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services

2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats

3. Échanges

30

Les résultatsLes résultats«« Lecture de l’environnement» Lecture de l’environnement»

Phases du projet

Définition et portée du

projet

Conception Dévelop-pement

Livraison et implantation

Post-implantation

Axe

s d’in

terv

entio

n

Gestion de la démarche de changement

Analyse du contexte, des enjeux et risques

Stratégies de changement

Mobilisation des équipes du projet

Transformation organisationnelle

Communications

Intégration des connaissances

Gestion intégrée des enjeux, des risques et des impacts

Évaluation et mesure de l’intégration du changement

31

Les résultatsLes résultats«« Lecture de l’environnement» Lecture de l’environnement»

1Aucune préoccupation

2Sécurité d’emploi

3Sérieux à entreprendre le changement

4 Nature du changement

5Support disponible

6Collaboration

7 Amélioration continue

Les 7 phases de préoccupationLes 7 phases de préoccupation

C.Bareil HEC Montréal et chercheure associée au CETO

32

Plan

1. La Régie des rentes du Québec• Sa mission• Sa planification stratégique 2002-2007• Son Renouvellement de la prestation de services

2. Sa transformation organisationnelle• Le contenu• Les conditions• Le processus• Les acteurs• Les résultats

3. Échanges

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MERCI !