projektijuhtimise kiirkursus

Projektijuhtimine

Projekti planeerimise lühikursus

Martin Sillaots

martinsillaots@gmail.com

2014

Kursuse eesmärk

Projekti planeerimise oskus

Kursuse teemad

• Sissejuhatus• Projektijuhtimise raamistik• Probleem või idee• Meeskonnad• Vajaduste analüüs• Eesmärk• Ajaplaneerimine• Ressursid• Maksumus• Riskid

Kursuse ajakava

• 10:00 I sessioon• 12:30 Lõuna• 13:30 II sessioon• 15:00 Paus• 15:30 III sessioon • 17:00 Lõpp

Kursuse tegevused

• Juhatume sisse• Tutvustame ideid• Grupeerume• Kogume taustainfot• Sõnastame eesmärgi• Jagame eesmärgi

alamosadeks

• Planeerima aega• Ressursse• Kulusid• Ennetame riske

Allikad

• Projektijuhtimise e-konspekt www.tlu.ee/~martins/pj

• MS Project algajatele www.slideshare.net/martinsillaots/ms-project-algajatele

MS Project edasijõudnutele www.slideshare.net/martinsillaots/ms-project-edasijudnutele

Allikad

• Perens, A. (2002) Projektijuhtimine• Äripäev. (2011) Projekti- ja

protsessijuhtimise käsiraamat• PMI. (2009) A Guide to the Project

Management Body of Knowledge

Mis on projekt?

Mis on projekti tundemärgid?

Projekti mõiste

• Ühekordne• Kindla alguse ja lõpuga• Valdkonna piire ületav• Uudne• Kordumatu

Projekti üldised eesmärgid

• Kõrgem kvaliteet• Madalam hind• Lühem kestus

Hind

Kvaliteet

Aeg

Projekti elutsükkel ja raamistik

Algatamine

Planeerimine

Täitmine Kontroll

Lõpetamine

Algatamine Planeerimine Täitmine/ Kontroll Lõpetamine

Eesmärk Eesmärgi püstitamine

Eesmärgi planeerimineWBS

Aeg Ülesannete loeteluÜlesannete kestusedÜlesannete seosedAjakava lühendamine

Ajakava kontroll

Kulud Kulude planeerimine Kulude kontrol

Kvaliteet Kvaliteedi planeerimine Kvaliteedi tagamineKvaliteedi kontroll

Ressursid Organisatsiooni planeerimineRessursside planeerimine

Meeskonna arendamine

Meeskonna laialisaatmine

Info Infovahetuse planeerimine Info jagamineTegevusaruanded

Arhiveerimine

Riskid Riskide määratlemineRiskide analüüsVastumeetmed

Riskide jälgimine ja kontroll

Alltöö Pakkumiste planeeriminePakkumiste tegeminePakkumiste valimine

Alltöövõtjate juhtimine

Lepingute lõpetamine

Integr Integreeritud projektiplaan Muudatuste kontroll

Projekti planeerimine

Projekti täideviimine

Projekti algatamine

Algatamise teemad

• Probleemi analüüs• Ideede genereerimine• Huvigruppide analüüs• Lõpptulemuse kirjeldamine• Lahenduskäigu valimine• Eesmärgi püstitamine• Projektitaotluse koostamine

Probleemide analüüs

• Probleemide grupeerimine• Probleemi suuruse hindamine• Põhjuste ja tagajärgede leidmine• Probleemide omavahelised seosed

Probleemipuu

Ürituste organiseerimise kvaliteet on madal

Osalejate aktiivsus on madal

Osalejad pole rahul

Õpetajad pole rahul

Osalejatel palju vaba aega

Probleemid avaliku korraga

Lapsevanemad pole rahul

Üritused on igavad

Ideede genereerimise tehnikad

• Ajurünnak• 635• CNB (Collective NoteBook)• Võrdlusanalüüs (Benchmarking)• Delphi • Pro-Contra

Ülesanne: projekti idee

Tutvusta ühte probleemi või ideed, mida saaks lahendada või teostada

projekti abil

Vajadused ja võimalused

• Alternatiivsed lahendused• Projekti mõjutavad tegurid• Huvigrupid ja sihtgrupp• Piirangud ja oletused• Parima lahenduse valimine

Projekti eesmärk

Ulatus

Eesmärgi planeerimine

• Projekti tulemuse täiendav analüüs• Ulatuse kinnitus (sisaldab projekti

eesmärke)• Lõpptulemuse alamosad (WBS)• Ulatuse juhtimise plaan

Lõpptulemuse kirjeldus

Projekti käigus loodava toote või teenuse põhiomaduste kirjeldus

SMART reegel

• Spetsiifiline• Mõõdetav• Ajastatud• Realistlik• Täpne

Ülesanne: projekti eesmärk

Sõnastage oma projekti eesmärk

Work Breakdown Structure

projekti saavutustele (deliverable) orienteeritud projekti osade

grupeerimise meetod

WBS eesmärgid

• Täpsustab kestust, maksumust ja ressursse

• Alus edaspidisteks planeerimiseks• Vastutusalade piiritlemine

WBS loomine

• Defineeri projekti põhiosad• Hinda, kas on võimalik ennustada osade

maksumust ja kestust? • Kui ei, siis jaga põhiosade alamosadeks.

Korda 2. punkti. • Kui jah, siis kontrolli liigenduse

korrektsust.

WBS näide

Ülesanne: WBS

Jagage oma projekti eesmärk mõõdetavateks ja täidetavateks

alameesmärkideks

Ajaplaneerimine

Ajaplaani koostamise etapid

• ülesannete loetelu koostamine• ülesannete kestuse ennustamine • ülesannete järjekorra määramine• ajakava lühendamine ja kohendamine

Ajaplaneerimise tehnikad

• Ajatabel• Gantti graafik• Sõlmdiagramm

Ajatabel

Nr Ülesanne Kestus Algus Lõpp

1 Kava 3d 05.10 07.10

2 Tekst 4d 08.10 11.10

3 Graafika 2d 08.10 09.10

4 Küljendus 3d 12.10 14.10

Gantti graafik

Sõlmdiagramm

Ülesannete loetelu koostamine

• Projekti algus• WBS alamosade esitamine• Ülesannete grupeerimine• Ülesannete järjekorra täpsustamine

Ülesannete kestuse ennustamine

• Kestuse ühiku valimine• Kestuse ennustamine• Koondülesannete kestuse arvutamine• Verstapostid

Ülesannete järjekorra määramine

• Ülesannete vahelised seosed• Seoste tüübid• Kattuvused ja viivitused

Ajakava lühendamine

• Kriitiline tee analüüs (CPM)• Kuupäevalised piirangud

Ülesanne: ajakava

Koostage oma projekti ajatabel

Inimressursside planeerimine

Projektiga seotud inimeste võimalikult efektiivne rakendamine

Projekti inimressursid

• finantseerijad• kliendid• koostööpartnerid• meeskonna liikmed• projektijuht • alltöövõtjad

Inimressursside juhtimine osad

• üldjuhtimine• üksikisikute juhtimine• grupi juhtimine • personalijuhtimine

Ülesannete ja vastutuse määrangud (RAM)

Faas \ Huvigrupp Projektijuht Programmeerijad Kujundaja Testijad

Nõuded T A A

Funktsioonid A T A

Planeerimine A T A

Arendamine A T A

Testimine A A A T

Legend:T - Teostaja ja vastutajaA - Abistaja ja koostöö

Kohustuste jagamise 2. võimalus:T - teostaja V - vastutaja Ü - ülevaatajaK - kaasaaitaja

Ettevõtte juht

Projektijuht Raamatupidaja

Disainer Mehaanik Elektrik

Alltöövõtja

Sekretär

Organisatsiooni struktuur

Meeskond

Ettevõte

Tellija

Meedia

Ülesanne: RAM

Koostage oma projekti ülesannete ja vastutuse jagunemise maatriks

Kulude planeerimine

Projekti eelarve

Kulude hindamise meetodid

• Eelarvestamine ülevalt alla• Alt üles eelarvestamine

Kulude planeerimise tulemus

• Eelarve• Kassavooplaan• Projekti

kogumaksumus• Ressursside

täpsustunud hinnad

Eelarve ja kassavooplaan

Ülesanne: eelarve

Koostage oma projekti eelarve WBS lõikes

Riskid

Riskijuhtimise osad

• riskide määratlemine • riskianalüüs • vastumeetmete planeerimine • riskide järelvalve ja kontroll

SWOT-analüüs

Head Halvad (riskid) Sisemised Strengths

Tugevused Weaknesses Nõrkused

Välised Opportunities Võimalused

Threats Ohud

Riskide maatriks

Tõenäosus: Mõju:

Suur 0,3 Keskmine 0,5 Väike 0,7

Suur 0,7 0,2 0,3 0,5

Keskmine 0,5 0,2 0,2 0,3

Väike 0,3 0,1 0,2 0,2

Vastumeetmete planeerimine

Vastumeetmete planeerimise strateegiad

• Hoidumine• Leevendamine• Ülekandmine • Arvestamine

Ülesanne: riskimaatriks

Mis on teie projekti kõige suuremad riskid ja mida nendega teha

Veel …

Täideviimine lihtsustatult

• info ja ülesannete jagamine• ülesannete täitmine• tegevusaruannete esitamine• plaani ja tegelikkuse võrdlemine• plaanis muudatuste tegemine

Projekti lõpetamine

• kirjalik kokkuvõte• meeskonna eneseanalüüs• plaani ja tulemuse võrdlus

Lõpp

martinsillaots@gmail.com