PROJEKTIJUHTIMISE KURSUS

Läbiviija: Jana Pavlenkova

Idee = tegema panev jõud

Läbimõeldud Uudne Aktuaalne Vajalik Jätkusuutlik Perspektiivne Koostööle kaasav Fondi prioriteetidele vastav

Idee peab olema kooskõlas Idee peab olema kooskõlas organisatsiooni organisatsiooni

arengudokumentidega ning arengudokumentidega ning põhikirjas märgitud põhikirjas märgitud

tegevustegategevustega

Projekti kavandamine I

KAVAND versus TAOTLUS

Eesmärk, detailsus, rahastamiskindlus Kavand on idee, tegevused ja tulemused Taotlus on suunatud kindalale

rahastajale vastavalt rahastaja reeglitele

Projekti kavandamine II

Olukorra analüüs ja kaardistamine Probleemi(de) analüüs ja probleemipuu Eesmärkide püstitamine Alternatiivsete lahendusvariantide

väljatöötamine Lahenduste teostatavuse hindamine Projekti planeerimine või otsus

mittekäivitamiseks

Olukorra analüüs

Hetkeolukorra kaardistamine Sihtgrupi määramine Poliitilised suunad, arengustrateegia /

prioriteedid Ohud ja riskid

Projekt osutub edukaks vaid siis, kui kõik sihtgrupid nõustuvad olukorramääratlusega, mille muutmist ühiselt soovitakse

Alternatiivid

Alternatiivide väljatöötamisel on abiks: sekundaarsed allikad, eksperdid, probleemide lahendamis- ja loovustehnika, intuitsioon.

Lahendusteede otsingul kasulikud loovustehnikad on: ajurünnak, 635 meetod, CNB meetod, Delphi meetod, sünergia

Probleemid ...

KESKNE PROBLEEM

PÕHJUSED

TAGAJÄRJED

Eesmärk = Sihtmärk

Eesmärk ei ole kunagi tegevus Üldised ja otsesed eesmärgid

Spetsiifilised Mõõdetavad Aktsepteeritud Realitslikud Täpsed

Eesmärgid ja nende analüüs on probleemide analüüsi peegelpildiks

EESMÄRK

TEGEVUS

TULEMUS

Eesmärkide funktsioonid

Nõudefunktsioon Juhtimisfunktsioon Hindamisfunktsioon Koordineerimisfunktsioon Motiveerimisfunktsioon

Tasuvuse analüüs – Vertikaalne loogika

Kirjeldus Saavutus indikaator

Kontroll Eeldused / riskid

Üldine eesmärk

Otsene eesmärk

Väljundid

Tegevused

Sisendid

Tasuvuse analüüs – Horisontaalne loogika

Saavutusindikaatorid Ajaliselt Kvantitatiivselt Rahaliselt Kvalitatiivselt Sihtgruppide lõikes Asukoha suhtes

Kontrolli meetod on kirjeldus kes, millal ja kauidas saavutamise indikatoreid kontrollib

Teostavuse hinnang

Tehnika – projekti tehniline realiseeritavus;

Keskkond – projekti käigus tehtavate tööde ja pärast projekti valmimist rakendatava süsteemimõju keskkonnale, projekti lõpptulemuse vastavus keskkonnakaitsenormatiividele jms;

Majandus – projekti majanduslik hinnang

Eeldused ja riskid

Eeldused on väljaspool projekti mõjuala olevad tegurid, mis mõjutavad projekti tegevusi ja tulemuslikkust positiivses suunas

Riskid on negatiivselt väljendatud eeldused, st asjaolud, mis võivad takistada projekti edukat elluviimist

Projekti riskid

Sündmus, mis toimudes võib ohustada projekti edukat läbiviimist

Riskid on teadvustatud ja teadvustamata – projekti eduka kulgemise huvides on, et enamik riske oleks projekti läbiviijate poolt teadvustatud.

Eeltingimuste ja riskide määratlemine

Mõtle ja sõnasta: mis võib valesti minna seosed nähtuste vahel uudsus mõõdetavus/nähtamatus muutlikkus;

Mõtle, millised võiksid olla riskiallikad Riskide klassifikatsioon

Eeltingimuste ja riskide määratlemine

Riskidele reageerimine: muuda projekti eesmärke kasuta alternatiivseid tehnoloogiaid kasuta teistsuguseid juhtimisviise tugevda juhtimist vähenda sisemisi sõltuvusi suurenda käsutuses olevat ressurssi suurenda paindlikkust

Riskide maandamine: riskide mujale suunamine riskide edasilükkamine riskide vähendamine riskidega leppimine riskide vältimine

Riskide hindamine ja maandamine

Risk on asjaolu, mis võib takistada projekti tegevuste tegemist, tulemuste ja/ või eesmärkide saavutamist

Eeldus on asjaolu, mis soodustab või teeb võimalikuks tegevuste elluviimise, tulemuste ja/või eesmärkide saavutamise

Riskide maandamine Riskide maandamine:

riskide mujale suunamine riskide edasilükkamine riskide vähendamine riskidega leppimine riskide vältimine

Arvestama peab: hind; keerukus; otstarbekus

Plaanimise eeldused

Ülesannete plaanimine Personali plaanimine Tähtaegade plaanimine Vahendite plaanimine Kulude plaanimine Kvaliteedi plaanimine Kontrolli ja aruandluse plaanimine

Abivahendid ja metoodikad projekti teostamiseks

Gantt’i graafik: töö algusaeg, lõpp, kestvus, selle täitmiseks vajaminev ressurss ja tegevuste omavaheline sõltuvus

Abivahendid ja metoodikad projekti teostamiseks

PERT Program Evaluation and Review Technique - programmi hindamise ja jälgimise tehnika, mille abil saab analüüsida tegevusi, mida on

vaja kogu projekti tulemuste saavutamiseks, tegvustele kuluvat (minimaalset) aega ja tegevuste omavahelist sõltuvust.

PERT

Abivahendid ja metoodikad projekti teostamiseks

CPM Critical Path Method - Kriitilise tee meetod loob pildi kolmest omavahel seotud jaotusest:

(1) kõik tegvused, mida on vaja projekti elluviimiseks (2) nende ajaline kestvus, mis on vajalik iga tegvuse elluviimiseks ning (3) tegvuste omavahelised sõltuvused

Arvutamine: oodatav kestvus = (lühim kestvus + 4 x tõenäoliseim kestvus + pikim kestvus)/6

CPM

Abivahendid ja metoodikad

WBS – Work Breakdown Structure – tegevuste puu selle abil defineeritakse projekti koguulatus ja

hierarhia. I ja II hierarhia tase kirjeldavad väljundeid ning järgmised tasemed juba tegvusi ning alategvusi ja vajdusel ka alategvuste alategevusi.

kehtib 100% reegel, mis ütleb, et WBS sisaldab 100% kõiki saadusi, nii sisemisi, välimisi, vahetulemusi – mis saadakse tegevuste elluviimise tulemusena

WBS

Riskide hindamine

Riskide mõju Mõju all mõistetakse kahju, mida võib

põhjustada konkreetse riski avaldumine; Riskide esinemise tõenäosus

Tõenäosuse all mõistetaks seda, millise sagedusega võib konkreetne risk avalduda;

Olemasolevad kontrollmeetmed Kontrollimeede on igasugune juba algatatud

või olemasolev tegevus, mis on mõeldud riskide mõju ja tõenäosuse vähendamiseks

Riskide hindamine

Risk Mõju

A

Tõenäosus

B

Kontrolli-

meede

C

Riski-tegur

A*B*C

Maandamis-tegevus

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3

Riskide hindamine

Riski aste Riskiteguri skoor

Olulisuse määratlus

Madal risk 1-10 punkti probleemid, mis vajavad aeg-ajalt ülevaatamist.

Keskmine risk

11-24 punkti

probleemid, mis vajavad pidevat jälgimist.

Kõrge risk < 25 punkti probleemid, mis vajavad kohest sekkumist.

Projekti eelarve

Eelarve koostamise põhikriteeriumid: Kulu eesmärk peab olema selgelt seotud

projekti eesmärkide ja tulemuste saavutamisega;

Kulu toimumise aeg – oleneb rahastaja reeglitest, enamasti toetatakse kulusid, mida tehakse projekti rakendamise ajal;

Kululiik – vastavalt eelarve vormis antud kululiikidele;

NB! Sellest jaotusest tuleb kinni pidada ka projekti rakendamisel

Eelarvestamise põhimõtted

Tegevuspõhine eelarvestamine Head ja vead

Kulupõhine eelarvestamine Head ja vead

Projektide kululiigid

Personalikulud Materjalikulud Kapitalikulud Võõrkulud

Kulude plaanimise meetodid

Ümberarvutamine Võrdlemine Hinnang Pakkumiste kogumine Erinevad kombinatsioonid

Kontrolli ja aruandluse plaanimine

Sisene kontroll Väline kontroll

Ajakavast kinnipidamine Eelarvest kinnipidamine Grupiliikmete rakendamine Vahendite kasutamine Eesmärgi saavutamine

Kavand

Lühikokkuvõte Taust – probleem Eesmärk – Ülesanded – tegevused Tulemus – mis muutus (lahendatud

probleem) Maksumus

Edukas projekt

Konkreetsed, mõõdetavad ja tegelikele vajdustele vastavad eesmärgid

Realistlik tegevusplaan ja täpselt määratletud vastutus

Realistlik eelarve Pidev ja efektiivne kommunikatsioon Soodne väliskeskkond, sellest tulenevate

riskide ennetav analüüs

Projektijuhtimise meetodi eelised Paindlikkus ja dünaamilisus Lihtne organisatsioon ja täpne vastutus Olemasoleva loomingulise potentsiaali parem

rakendamine Õpisüsteemide loomine Kõikide huvide kaitstus Kiired ja selged otsused Aja kokkuhoid ja seostatud Parem tööõhkkond Aja kokkuhoid ja seostatus Parem infovahetus Uued edukuse kriteeriumid

Projekt – organisatsioon organisatsioonis Inimesed – kujundavad organisatsioonisisese

sotsiaalse süsteemi Struktuur – näitab seda, kuidas inimesed

organisatsioonis grupeeruvad Tehnoloogia – loob füüsilised ja majanduslikud

eeldused organisatsiooni seisvate ülesannete täitmiseks

Strateegia – on pikaajaliste eesmärkide ja nende saavutamise põhiteede omavahel seostatud ja üheks tervikuks sulatud kogum

Projekti osalejad

Igas projektis on kaasatud järgmised võtmeosalejad

Projektijuht Sihtgrupp ehk tarbija Projekti teostaja Rahastaja