proceso de implantación de la administración electrónica

Plataforma de Administración Electrónica

Proceso de implantación

Contenido de la presentación

• Introducción

• ¿Cómo implantar la e-Administración?

• Fases de implantación

1. Web informativa

2. Sede Electrónica Básica

3. Gestión Expedientes Básica

4. Gestión Expedientes Avanzada

5. Sede Electrónica Avanzada

• Smart Government

Administración Electrónica

Mejora la interacción con el ciudadano

Administración Electrónica

Mejora los procesos internos de trabajo

aplicadas a la Administración

Administración Electrónica

Uso de las nuevas tecnologías

• Reparto automático de tareas

• Organización eficaz del trabajo individual

• Automatización de tareas

• Coordinación del trabajo

• Comunicación online

• Intercambio de datos con aplicaciones y plataformas

• Gestión documental

• Medición y control

Desde una sencilla página web informativa

Hasta participación ciudadana en tramitación

Y todo lo que está por llegar…

¿Cómo implantar la e-Administración?

en función de su grado de implantación

Beneficios

La Administración Electrónica permite

Ahorrar costes

Reducir el tiempo de tramitación

Realizar más trámites con el mismo personal

Atender mejor al ciudadano

…

Se puede implantar todo de golpe

Coste muy elevado

Alta complejidad

Necesidad de cambios organizativos

Se sienten amenazados

Supone un esfuerzo

Están ocupados

Cambio de papel a digital

Implantar todo de golpe

Empleados públicos

Necesario que conozcan el cambio

Necesario que lo entiendan y quieran participar

No perciben retorno a corto plazo

Todo cambio es traumático

Dudas y errores de cualquier comienzo

Implantar todo de golpe

Ciudadanos

La mejora continua permite obtener resultados de manera rápida sin desbordar a la organización

Se puede implantar de forma progresiva

Mejora continua

Establecer prioridades

Empezar por lo sencillo

Marcar objetivos específicos

Implantar de forma rápida y menos traumática

Medir resultados

Obtener avance visible a c/p

Mejora continua

El retorno conseguido en cada fasesirve para financiar la siguiente

Mejora continua

En definitiva, se trata de avanzar

de forma rápida pero ordenada

WEB INFORMATIVA

SEDE ELECTRÓNICA

BÁSICA GESTIÓN DE EXPEDIENTES

BÁSICA

GESTIÓN DE EXPEDIENTES

AVANZADASEDE

ELECTRÓNICA AVANZADA

SMART GOVERNMENT

1. Web informativa

Se informa al ciudadano

Se le permite hacer cosas básicas

Primer contacto online

Ofrecidos, a quién están destinados, cómo solicitarlos, documentación requerida…

Descarga de solicitudes

Algo vivo (lo puede modificar la Administración)

Enlazado con normativas

1. Web informativa

Catálogo de Servicios online

1. Web informativa

Otra información para el ciudadano

Información institucional

Tablón de anuncios y edictos

Horarios de atención al público

Calendario

Perfil del contratante

Información sobre envío de facturas electrónicas

Enlace a servicios externos: FACe, PLACE

1. Web informativa

Relación con empresas

La información disponible reduce las dudas dirigidas a los

empleados públicos

Se evitan desplazamientos sólo para informarse

Ciudadanos mejor atendidos

Más transparencia

1. Web informativa

Beneficios

1. Web informativa

¿Cómo medir el retorno de la inversión?

Consultas online

Solicitudes descargadas

Facturas presentadas electrónicamente

Solicitudes de información presencial

Solicitudes de atención telefónica

1. Web informativa

¿Cuál es el siguiente paso?

La información siempre es de carácter general

El ciudadano no puede realizar solicitudes online

Para cualquier trámite tiene que desplazarse al

ayuntamiento

No tiene constancia de lo que ha presentado

2. Sede Electrónica Básica

Intercambio online de documentos:

solicitudes, recibos, notificaciones…

Comienza la interacción

Solicitudes online con documentación adjunta

Pago telemático de recibos

Notificaciones telemáticas

Consulta de Registro

Volantes y certificados

2. Sede Electrónica Básica

La oficina online de la Administración

Usuario y contraseña

Certificado digital

2. Sede Electrónica Básica

Autenticación

Reducción de carga de trabajo en Registro

Envío de solicitudes sin desplazamiento

Solicitud y documentación ya digitalizada

Se facilita el pago de impuestos

Servicios públicos más accesibles al ciudadano

2. Sede Electrónica Básica

Beneficios

2. Sede Electrónica Básica

¿Cómo medir el retorno de la inversión?

Solicitudes online

Recibos pagados online

Notificaciones telemáticas

2. Sede Electrónica Básica

¿Cuál es el siguiente paso?

La tramitación interna tarda lo mismo (no está automatizada)

La información de las solicitudes tiene que ser introducida por

los empleados públicos

Los expedientes se gestionan de forma manual

El ciudadano no puede consultar sus expedientes

3. Gestión de Expedientes Básica

Empleados tramitan de forma colaborativa

Comparten documentos y firman online

Organizando el trabajo interno

Expedientes

Documentos y plantillas

Formularios de tramitación

Firma electrónica

Asignación de trámites

Localización de expedientes físicos

Integración del Registro

3. Gestión de Expedientes Básica

Herramientas para ser más eficientes

Validez legal

Documentos

Autorizaciones

Circuito de firmas

Portafirmas en movilidad

3. Gestión de Expedientes Básica

Firma electrónica

Acceso electrónico a expedientes

Seguridad y control de acceso

Trazabilidad

Tramitación más ágil

Menos errores en los documentos

Reducción del papel

3. Gestión de Expedientes Básica

Beneficios

3. Gestión de Expedientes Básica

¿Cómo medir el retorno de la inversión?

Trámites realizados

Tiempo de tramitación

Consultas de expedientes

Gasto en papel

3. Gestión de Expedientes Básica

¿Cuál es el siguiente paso?

Automatizar la coordinación del trabajo

Implantar procesos estandarizados

Que los empleados sepan qué tareas tienen que

hacer en cada momento

Disponer de formularios de tramitación más avanzados

4. Gestión de Expedientes Avanzada

El sistema asigna tareas a los empleados

Formularios avanzados para la tramitación

Coordinación automatizada del trabajo

Gestión por procesos

Formularios que automatizan la tramitación

Control de plazos

Hacer el mismo trámite sobre muchos expedientes

Cuadro de mando

4. Gestión de Expedientes Avanzada

Máxima eficiencia y calidad laboral

Cada expediente se modela como un conjunto de pasos

Cada paso asociado a un trámite y a un responsable

El motor de procesos (BPM) asigna trámites a las personas

cuando toca hacerlos

Lista priorizada de trámites pendientes

4. Gestión de Expedientes Avanzada

Gestión por procesos

Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y en qué orden

Todos los trámites están informatizados

Tareas más sencillas y rápidas de realizar

Empleados aportan trabajo de más valor añadido

Es posible trabajar con grandes volúmenes de información

Equipo de gobierno puede actuar rápidamente

4. Gestión de Expedientes Avanzada

Beneficios

4. Gestión de Expedientes Avanzada

¿Cómo medir el retorno de la inversión?

Trámites realizados

Tiempo de tramitación

Cumplimiento de plazos

Errores en tramitación

Expedientes finalizados

Ingresos por servicios prestados

4. Gestión de Expedientes Avanzada

¿Cuál es el siguiente paso?

Aumentar la integración con otros sistemas y Entidades

Alcanzar mayores niveles de transparencia

5. Sede Electrónica Avanzada

El ciudadano interactúa y colabora en la tramitación y en la toma de decisiones

La Administración en tu ordenador

Rellenar y enviar formularios online

Formularios personalizados por tipo de solicitud

Consulta de expedientes en Carpeta del Ciudadano

Comunicación directa con personal técnico

5. Sede Electrónica Avanzada

Siempre en contacto

Expediente incluye tareas que el ciudadano puede

hacer online

Firma electrónica de documentos

Participación en toma de decisiones

Integración avanzada con sistemas y Entidades

5. Sede Electrónica Avanzada

Colaborar para acelerar los trámites

Tramitación muy ágil

Empleados liberados de tareas de poco valor

Ciudadanos mejor atendidos y más implicados

Administraciones comparten información

Transparencia absoluta

5. Sede Electrónica Avanzada

Beneficios

5. Sede Electrónica Avanzada

¿Cómo medir el retorno de la inversión?

Atención de ciudadanos en sede física vs online

Solicitudes presentadas

Tiempo de finalización de un procedimiento

Citas con técnicos

Trámites realizados por el ciudadano

Intercambios de información

Quejas/peticiones enviadas

Smart Government

Máximo nivel de transparencia, cercanía al ciudadano y control de activos gestionados

La Administración que está por venir

Repositorio “Big Data” de la ciudad

Datos georreferenciados: personas, empresas, inmuebles,

colegios, centros de salud…

Información en tiempo real e histórico de datos

Integración con otras aplicaciones internas y externas (padrón,

contabilidad…)

API de la ciudad

Smart Government

Modelo ciudad

Cuadro de mando

Mapas temáticos

Análisis geoespacial

…

Smart Government

Análisis de datos y toma de decisiones

Integración con Catastro

Digitalizar y procedimentar

Activos gestionados por la Administración

Mejor control de modificaciones

Justicia y eficiencia en el cobro de tasas

Smart Government

Catastro Técnico Multifinalitario

Apps para ciudadanos y empleados públicos

Nexo de unión

Solucionar temas concretos del día a día

Gestión de incidencias, citas, movilidad…

Integradas con repositorio

Smart Government

Aplicaciones de la ciudad

Conclusiones

¿Preparado para dar a tus ciudadanosla Administración que se merecen?

• Moderniza tu administración

• Ahorra recursos y mejora su eficiencia

• Introduce avances por fases

• Marca objetivos y mide resultados

• Obtén un retorno visible y a corto plazo

• Reinvierte y fija nuevas metas asequibles

• Mejora la vida de los ciudadanos y empleados públicos

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Más información en:www.cividas.com

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Vigo

Edificio Citexvi

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36310 Vigo (Pontevedra), España

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A Coruña

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